Hjemmekontor - lokaler og utstyr skattefritt?

[#1]

I forbindelse med covid-19 pandemien har mange blitt pålagt å ha hjemmekontor og mange har også ønsket å ha det.

Dekning av kostnader i forbindelse med hjemmekontor er todelt. Det ene er kostnader til selve lokalet, det andre er kostnader til utstyr, som f eks skrivebord, kontorstol, skrivebordslampe, headset til telefon mv.

Lokaler

Det er 3 måter å dekke hjemmekontor på.

• Hjemmekontor-godtgjørelse
• Dekke faktiske kostnader
• Arbeidsgiver leier lokaler

Hjemmekontor-godtgjørelse

Dersom arbeidstaker har et rom i boligen sin som utelukkende benyttes til hjemmekontor, kan arbeidsgiver utbetale en skattefri hjemmekontor-godtgjørelse på 1 850 kroner årlig til den ansatte. Utbetales mer enn den skattefrie godtgjørelsen må overskuddet skattemessig behandles som lønn.

Faktiske kostnader

Ansatt kan som et alternativ få dekket faktiske kostnader knyttet til hjemmekontoret. Det kan imidlertid være vanskelig å fastslå hvor stor andel av strøm, forsikring, husleie, kommunale avgifter mv. som kun relaterer seg til bruken av hjemmekontor. Her må det eventuelt gjøres en skjønnsmessig vurdering.

Arbeidsgiver leier lokaler av ansatte

Hvis arbeidsgiver leier et rom i boligen til den ansatte som kun skal brukes til hjemmekontor, kan det avtales leie på markedsmessige vilkår. Det vil si at leien kan fastsettes til hva en uavhengig tredjemann ville ha betalt i leie for kontoret (til markedsleie).

Markedsverdi kan være vanskelig å anslå. I vurderingen av om kontoret har markedsverdi er det viktig hvorvidt kontoret er integrert i boligen eller ikke. Kontor i sokkelen av en enebolig med egen inngang vil ha markedsverdi, mens kontor i en eneboligs soveromsfløy vil neppe ha markedsverdi.

Momenter i vurderingen av om det foreligger en reell leieavtale

• Det foreligger en skriftlig leieavtale.
• Arbeidsgiveren/selskapet har en eksklusiv disposisjonsrett til lokalene.
• Omfanget av arbeid som utføres for arbeidsgiver/selskapet i lokalene står i forhold til leiekostnadene.
• Lokalene kan nås uten å gå gjennom rom som benyttes av arbeidstakeren/aksjonæren/deltakeren til boligformål.
• Lokalene har sanitæranlegg som kan nås uten å gå gjennom rom som benyttes av arbeidstakeren/aksjonæren/deltakeren til boligformål.
• Lokalene er laget spesielt for arbeidsgivers/selskapets formål og kan ikke lett ominnredes til boligformål mv.
• Arbeidsgiveren/selskapet eier inventar og driftsmidler i lokalene av betydning, eller bruker lokalene som lager i noe omfang.
• Lokalene brukes av andre som er ansatt hos arbeidsgiveren/selskapet.
• Lokalene brukes til å motta arbeidsgivers/selskapets kunder eller utlevere varer.
• Lokalene er markert utad, f.eks. ved skilt, oppføring i telefonkatalog, oppføring på arbeidsgivers/selskapets brevark eller internettsider.
• Lokalene er i bruk i vanlig arbeidstid og ikke bare ved overtidsarbeid.
• Arbeidsgiveren/selskapet har ikke annet kontor i området.

En reell avtale om leie av et rom til hjemmekontor hos den ansatte skal ikke rapporteres i a-meldingen.

Skatteetaten

Her er lenke til Skatteetaten sin prinsipputtalelse “Hjemmekontor og skatt”.

Utstyr til hjemmekontoret

Arbeidsgiver kan enten låne ut kontorutstyr eller gi det til den ansatte.

Utlån av utstyr

Arbeidsgiver kan låne ut utstyr til hjemmekontor skattefritt til den ansatte, forutsatt at hovedformålet med utlån av utstyr er til bruk i arbeidet. Dette vil for eksempel gjelde skrivebord, kontorstol, skrivebordslampe, headset til telefon mv. Det er viktig å påpeke at stol eller skjerm som er spesielt egnet til “gaming eller underholdning” ikke vil komme inn under reglene for skattefritak, da denne type utstyr vil trekke i retning av at hovedformålet er privat og ikke arbeid.

Kjøp av solskjerming, panelovner/oppvarmings-/klimaanlegg, klær eller utstyr man normalt har i en privat husholdning, vil ha et privat hovedformål og kan ikke dekkes skattefritt.

Fordel ved arbeidstakers private bruk av datautstyr utplassert av arbeidsgiver er spesielt regulert i skattereglene og er skattefritt når utplasseringen er begrunnet med bruk i arbeidet.

Skattefritaket gjelder «datautstyr» som datamaskin (stasjonær/bærbar/nettbrett), programvare og tilleggsutstyr som skriver eller skanner, tastatur og mus.

Arbeidsgiver gir utstyr til den ansatte (den ansatte blir eier)

Ved vurderingen av om arbeidsgiver kan gi bort kontorutstyr til den ansatte skattefritt, må det gjøres en vurdering av om arbeidstakeren ville hatt fradragsrett dersom han hadde kjøpt utstyret selv.

Skattefritaket må bero på en vurdering av hva som er hovedformålet med anskaffelsen av kontorutstyret. Dersom det etter en slik vurdering kommer frem til at hovedformålet med kjøp av kontorutstyret er bruk i arbeidet, vil arbeidsgiver kunne dekke kostnaden skattefritt. Det kan eksempelvis gjelde skrivebord, kontorstol, skrivebordslampe, headset til telefon mv.

Følgende momenter vil kunne være relevante å vektlegge ved ved vurderingen av hovedformålet:

• Prisen på utstyret
• Egnetheten for privat bruk
• Utstyrets beskaffenhet, f. eks. hvor vanlig det er å ha denne typen utstyr i private husholdninger eller om det er utstyr som typisk er arbeidsrelatert
• Antatt varighet og intensitet på bruk av utstyret i jobbsammenheng fremover
• Grunnen til at arbeidsgiver velger å overdra eiendomsretten til utstyret fremfor å låne det bort

Når arbeidstakeren for det meste bruker hjemmekontor vil hovedformålet lettere være oppfylt. Det vil også kunne være oppfylt når arbeidstakeren har hjemmekontor jevnlig. Mer sporadisk hjemmearbeid vil trekke i retning av at arbeidet ikke kan anses som hovedformålet.

Anbefaling

Vår anbefaling er at arbeidsgiver låner ut kontorutstyr.

Følg RegelPOD

Ønsker du å få varsel når neste RegelPOD er tilgjengelig? Trykk på Follow i Soundcloud.

RegelPOD er også tilgjengelig i Spotify og iTunes.

Her finner du alle RegelPOD