Hva er åpenhetsloven og hvordan påvirker den din virksomhet?

[#1]

Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022 . Loven har et todelt formål som henger tett sammen.

Formålet med åpenhetsloven er:

• Fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester.
• Sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
  
  

Hva betyr grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold?

I lovens § 3 defineres grunnleggende menneskerettigheter som de internasjonalt anerkjente menneskerettighetene som følger av blant annet FNs konvensjon om økonomiske, sosiale og kulturelle rettigheter fra 1966, FNs konvensjon om sivile og politiske rettigheter fra 1966 og LOs kjernekonvensjoner om grunnleggende rettigheter og prinsipper i arbeidslivet.

Med anstendige arbeidsforhold menes arbeid som ivaretar grunnleggende menneskerettigheter og helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen, og som gir en lønn å leve av.

Gjelder åpenhetslovens krav bedriften din?

Åpenhetsloven gjelder for større virksomheter lokalisert i Norge som tilbyr varer og tjenester i eller utenfor Norge. Loven gjelder også for større utenlandske virksomheter som tilbyr varer og tjenester i Norge, og som er skattepliktige til Norge etter norsk intern lovgivning.

Hva som definerer en større virksomhet er basert på hvilke virksomheter som omfattes av plikten til å utarbeide årsberetning etter § 3-1 annet ledd i regnskapsloven, og omfatter store foretak og andre foretak som ikke er definert som små i regnskapsloven.

Større virksomheter er dermed definert som virksomheter som omfattes av regnskapsloven § 1-5, eller som på balansedagen overskrider grensene for to av følgende tre vilkår:

1. Salgsinntekt: 70 millioner kroner
2. Balansesum: 35 millioner kroner
3. Gjennomsnittlig antall ansatte i regnskapsåret: 50 årsverk.

Morselskaper skal regnes som større virksomheter dersom vilkårene er oppfylt for mor- og datterselskaper sett som en enhet. Det er nesten 9000 virksomheter som vil falle innenfor definisjonen større virksomheter, og dermed blir omfattet av åpenhetsloven.

Selv om det på nåværende tidspunkt kun er større virksomheter som er omfattet, legger departementet opp til at åpenhetsloven skal evalueres etter at den har virket en periode. Denne evalueringen vil blant annet ha som hensikt å vurdere effekten av loven og vurdere om mindre virksomheter også skal inkluderes som pliktsubjekter.

Hva er konsekvensene ved brudd på reglene?

Det er Forbrukertilsynet som veileder virksomheter og fører tilsyn med at bestemmelsene i loven overholdes. På nettsidene deres skriver de at i den første fasen etter at loven trer i kraft, vil veiledning være deres hovedprioritet, men at de forventer at berørte virksomheter nå har startet med arbeidet som åpenhetsloven pålegger. De er også klare på at de allerede nå vil slå ned på omfattende og åpenbare brudd på lovens bestemmelser.

Brudd på bestemmelsene i åpenhetsloven kan føre til forbud eller påbud, tvangsmulkt og, eller overtredelsesgebyr.

Aktsomhetsvurdering og åpenhetsloven

Åpenhetsloven henger sammen med det vi kaller aktsomhetsvurdering. Aktsomhetsvurdering er en prosess der bedrifter kartlegger, forebygger, begrenser og gjøre rede for hvordan de håndterer eksisterende og potensielle negative konsekvenser av sin virksomhet. Den er basert på OECDs (The Organisation for Economic Co-operation and Development ) retningslinjer som har klare forventninger til næringslivets aktsomhet på områder som blant annet menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, miljø, antikorrupsjon og åpenhet.

Virksomhetene skal utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper, jfr åpenhetsloven § 4. Da vurderinger skal følge OECDs retningslinjer vil de også være i tråd med FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter (UNGP, UN Guiding Principles).

Åpenhetsloven kommer i tillegg til de internasjonale prinsippene og retningslinjene. Den erstatter altså ikke disse. Alle virksomheter må fortsatt kjenne til og følge UNGP (UN Guiding Principles) og OECDs retningslinjer.

Ved at plikten utformes slik at OECDs retningslinjer skal følges, unngår man at det utvikles to ulike system: et nasjonalt og et internasjonalt for aktsomhetsvurderingen. For at virksomheten skal få et klart bilde av hva som kreves for å utføre tilfredsstillende aktsomhetsvurderinger, må de vite hva som til enhver tid forventes etter de gjeldende internasjonale prinsippene og retningslinjene, samt holde seg oppdatert på eventuelle endringer i disse.

Aktsomhetsvurderingen - hva innebærer denne?

Når det gjelder hva aktsomhetsvurderingen innebærer, er dette regulert i åpenhetsloven § 4. Virksomhetene skal kun gjennomføre de trinnene som er relevante ut fra egen virksomhet:

Med aktsomhetsvurderinger menes:

1. Å forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer.
2. Kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som virksomheten enten har forårsaket eller bidratt til, eller som er direkte knyttet til virksomhetens forretningsvirksomhet, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere.
3. Iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser basert på virksomhetens prioriteringer og vurderinger etter bokstav b.
4. Følge med på gjennomføring og resultater av tiltak etter bokstav c.
5. Kommunisere med berørte interessenter og rettighetshavere om hvordan negative konsekvenser er håndtert etter bokstav c og d.
6. Sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd.

Aktsomhetsvurderingene skal utføres regelmessig og stå i samsvar med virksomhetens størrelse, art, konteksten og alvorlighetsgraden av og sannsynligheten for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Hvordan skal du redegjøre for aktsomhetsvurderinger?

Virksomhetene som omfattes av åpenhetsloven, pålegges i § 5 en plikt til å offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene etter § 4. Pliktene som er regulert her er minimumskrav, det er altså fullt mulig å gi en grundigere redegjørelse dersom man ønsker det.

Redegjørelsen for aktsomhetsvurderingen skal oppdateres og offentliggjøres minst én gang i året. Fristen er innen 30. juni hvert år. Denne datoen samsvarer med hovedregelen i regnskapsloven knyttet til frist for fastsettelse av årsberetning, jf. regnskapsloven § 3-1 jf. § 1-7. Det kan være at virksomheten må oppdateres hyppigere, dette gjelder dersom det skjer vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger.

Redegjørelsen skal gjøres lett tilgjengelig på virksomhetens nettsider. Har ikke virksomheten nettside, må redegjørelsen gjøres lett tilgjengelig på annen måte.

Kontaktpunktet for ansvarlig næringsliv, har laget en veileder som kan hjelpe virksomhetene – OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv. De har i tillegg andre verktøy på sine nettsider som kan hjelpe virksomhetene med aktsomhetsvurderingen, blant annet veiledere for ulike sektorer.

DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) har utarbeidet den produktbaserte høyrisikolisten som kan være til hjelp for virksomheter. Her finner man informasjon om produktkategorier med høy risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden, merk at listen ikke er fullstendig.

Plikt til å svare på informasjonskrav?

Virksomheten er som hovedregel forpliktet til å til å svare på informasjonsforespørsler om virksomhetens håndtering av negative konsekvenser på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Enhver har rett til å sende et slikt skriftlig informasjonskrav. Det er noen unntak fra denne hovedregelen om informasjonsplikt, disse er regulert i lovens § 6, annet ledd, dette gjelder blant annet dersom kravet er åpenbart urimelig.

Informasjon skal gis fra virksomheten innen rimelig tid og senest innen tre uker etter at informasjonskravet er mottatt. Det kan være at mengden eller typen informasjon som etterspørres gjør det uforholdsmessig byrdefullt å besvare informasjonskravet innen tre uker. I disse tilfellene skal informasjonen gis innen to måneder etter at kravet er mottatt. Virksomheten skal da senest innen tre uker etter at informasjonskravet er mottatt, opplyse informasjonssøkeren skriftlig om forlengelsen av fristen, grunnene til forlengelsen, og når informasjonen kan ventes.

Når det gjelder hvilket språk man skal svare på, opplyser Forbrukertilsynet at hovedregelen er at virksomhetene kan svare på norsk, men at det også kan svares på det samme språket som er brukt i informasjonskravet.

Er du i bygg og anleggsbransjen? Se hvorfor det er kritisk å begynne å rapportere på bærekraft og hvorfor åpenhetsloven er et godt sted å begynne her.

Kilde:Prop.150 L (2020–2021) Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven).

Følg RegelPOD - bli en Regel-LYTTER du også

Følg gjerne vår RegelPOD for å holde deg oppdatert på nye og aktuelle fagtema innenfor Lønn og personal.  Hør Regelpod  her: høre podcast