Ny rapportering av permisjon fra 2023

[#1]

Hvis arbeidstaker har hel eller delvis permisjon i mer enn 14 dager er dette rapporteringspliktig i a-meldingen. Dette gjelder både sammenhengende og ikke sammenhengende permisjoner og lønnede og ulønnede permisjoner.

Fra 1. januar 2023 endres permisjonsbeskrivelsene i a-meldingen.

Hvorfor endres beskrivelsene?

Formålet med endringen er å i større grad å kunne automatisere saksbehandlingsprosesser både for NAV, pensjonsinnretninger (som benytter a-ordningsdata i forbindelse med OTP) og andre brukere av Aa-registeret. Endringen vil gjøre det enklere for arbeidsgiver siden de slipper å måtte gi ekstra informasjon utover det som meldes inn til a-ordningen.

For eksempel vil banker og forsikringsselskap (Pensjonsinnretninger), som bruker a-ordningsdata for beregning av obligatorisk tjenestepensjon (OTP), ha behov for å vite om en permisjon som er rapportert til a-ordningen/Aa-registeret, er en lovfestet permisjon eller ikke. Dette er informasjon som er nødvendig for å avklare medlemskap i pensjonsordningen i forbindelse med permisjon.

Permisjonsbeskrivelsene

Hvilken permisjonsbesrkivelse som skal velges avhenger av hva slags permisjon det er snakk om. Her er oversikten over permisjonsbeskrivelsene som gjelder ut 2022, og beskrivelsene som gjelder fra 2023.

Frem til og med 31.12.2022:

• Permisjon med foreldrepenger
• Permisjon ved militærtjeneste
• Utdanningspermisjon
• Velferdspermisjon
  
  

Permisjonsbeskrivelser fra 1.januar 2023

• Permisjon med foreldrepenger
• Permisjon ved militærtjeneste
• Utdanningspermisjon (lovfestet)
• Utdanningspermisjon (ikke lovfestet)
• Andre lovfestede permisjoner
• Andre ikke-lovfestede permisjoner

Permisjon med foreldrepenger

Denne beskrivelsen skal velges når arbeidstaker har foreldrepermisjon der det mottas foreldrepenger fra NAV.

Permisjon ved militærtjeneste

Dette gjelder når arbeidstaker har permisjon ved pliktig eller frivillig militærtjeneste eller lignende allmenn vernetjeneste.

Utdanningspermisjon (lovfestet)

Denne beskrivelsen skal velges når arbeidstaker har permisjon til utdanning i henhold til arbeidsmiljøloven § 12-11.

Utdanningspermisjon (ikke lovfestet)

Dersom arbeidstaker har permisjon til utdanning som innvilges av arbeidsgiver, som ikke er lovfestet i arbeidsmiljøloven, skal denne beskrivelsen velges. 

Andre lovfestede permisjoner

Denne beskrivelsen skal benyttes for alle andre lovfestede permisjonstyper som ikke er dekket av permisjonsbeskrivelsene over. Denne gjelder både lønnet og ulønnet permisjon.
Eksempler på andre lovfestede permisjoner:

• Utvidet foreldrepermisjon (permisjon i inntil 2 år etter perioden med foreldrepenger)
• Permisjon ved overtakelse av fosterbarn
• Pleie av alvorlig sykt barn eller pleie av noen i livets sluttfase - pleiepenger
• Fravær for å delta i opplæring for å kunne ta seg av sykt barn
• Omsorgspermisjon ved fødsel (far, eller annen som bistår mor, sin rett til permisjon i to uker)
• Omsorgspermisjon til adoptivforeldre og fosterforeldre ved overtakelse av omsorg (to uker)
• Religiøse høytider (inntil 2 dager)
• Offentlige verv
• Svangerskapskontroll
• Ammefri
• Nødvendig omsorg for foreldre, ektefelle, samboer, eller registrert partner (inntill 10 dager)
• Nødvendig omsorg for funksjonshemmet barn over 18 år (inntil 10 dager).

Når arbeidstaker har omsorgsdager (hjemme med kortvarig sykt barn eller ved barnepassers sykdom) skal dette ikke rapporteres som permisjon.

Andre ikke-lovfestede permisjoner

Denne beskrivelsen skal benyttes for permisjoner som ikke er hjemlet i arbeidsmiljøloven eller folketrygdloven, men som er avtalt gjennom tariffavtaler eller blir avtalt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Dersom arbeidstaker har sykefravær som varer mer enn 12 måneder, skal denne kategorien velges.

Brukertips - lønnssystem

Her kan du lese mer om hvordan du rapportere permisjon korrekt i ditt lønnssystem

• Visma.net.Payroll
• Visma Lønn
• Huldt & Lillevik Lønn

Følg RegelPOD - bli en Regel-LYTTER du også 

Hør oss snakke mer om de nye permisjonskategoriene i episoden "Nye kategorier for rapportering av permisjon i 2023"

Følg gjerne vår RegelPOD  for å holde deg oppdatert på nye og aktuelle fagtema innenfor Lønn og personal. Trykk på Follow i Soundcloud. RegelPOD er også tilgjengelig i Spotify og iTunes.

Hør Regelpod her: høre podcast

[kjes]

@Monica Bremtun-Olaussen - Hei, hvis en arbeidstaker har permisjon for å jobbe hos en annen arbeidsgiver så lurer vi på om denne personen skal sluttmeldes på "vanlig" måte eller om det skal rapporteres permisjon? Har du eventuelt forslag til hvilken sluttårsak som skal brukes i Visma eller eventuelt hvilken permisjon som skal benyttes?

[Monica Bremtun-Olaussen -]

@kjes 

Hei:-) Når ansatte får permisjon for å jobbe hos en annen arbeidsgiver skal du oppgi sluttdato for arbeidsforholdet. Dette fordi arbeidsgiveransvaret overføres til ny arbeidsgiver. Tenker at sluttårsak her blir "Arbeidstaker har sagt opp selv", da jeg regner med at det er arbeidstaker som har ønsket å ha permisjon?

[kjes]

@Monica Bremtun-Olaussen - takk for raskt svar. Vi lurer også på hvilken sluttårsak som skal benyttes i slike tilfeller? For eksempel egen oppsigelse, omorganisering eller en annen?

[Monica Bremtun-Olaussen -]

@kjes . Sluttårsak her blir "Arbeidstaker har sagt opp selv".

[Tove Herlufsen1]

Her har jeg fått et annet svar fra vår leverandør i går at vedkommende skulle settes til permisjon uten lønn i "arbeidsstatus", og velferdspermisjon i "type permisjon", og permisjonsprosent 100, vi har visma lønn.

[Monica Bremtun-Olaussen -]

Hei @Tove Herlufsen1

Dersom arbeidstaker har permisjon for å arbeide hos annen arbeidsgiver, skal det oppgis sluttdato for arbeidsforholdet i a-meldingen hos arbeidsgiveren man har permisjon hos. Følgende står i veiledningen til a-meldingen vedrørende dette:

"Dette regnes ikke som permisjon

• Ansatte som får permisjon for å jobbe hos en annen arbeidsgiver. Her skal du oppgi sluttdato for arbeidsforholdet. Dette fordi arbeidsgiveransvaret er overført til ny arbeidsgiver"

[Mari Ulsrud]

Men vi kan ikke sluttmelde en ansatt som ikke har sagt opp? Vi legger inn permisjon når de har søkt permisjon og bruker kode "Andre ikke-lovfestede permisjoner". De eier stillingen til de evt sier opp etter endt permisjon. 

[Monica Bremtun-Olaussen -]

Hei @Mari Ulsrud 

Selv om man legger inn sluttdato i a-meldingen, så har ikke arbeidsforholdte opphørt her. Arbeidstaker har både rett og plikt til å komme tilbake til arbeidet når det avtalte permisjonen er over. Arbeidsforholdet opphører ikke før en av partene eventuelt går til opphør av ansettelsesforholdet.

Dette er kun måten man skal rapportere i a-meldingen i de tilfellene arbeidstaker har permisjon for å arbeide for en annen arbeidsgiver. Dette er fordi arbeidsgiveransvaret i denne perioden er hos den arbeidsgiveren arbeidstakeren faktisk arbeider hos. 

[Tove Herlufsen1]

Man legger jo inn sluttdato på den ansatte i lønnsopplysninger, og da må man angi sluttårsak, hva skal det være da ? Ingen av de som kommer opp hører logisk til, arbeidstaker har jo ikke sagt opp selv ?

[Monica Bremtun-Olaussen -]

@Tove Herlufsen1 

Her skal man velge "arbeidstaker har sagt opp selv".

Eksempel hentet fra veiledningen til a-meldingen:

"Eksempel 3

Kari har søkt og fått en fast stilling i Finansdepartementet. Hun søker om permisjon fra stillingen hun har i Skatteetaten. Etter reglene for permisjon har hun krav på inntil ett års permisjon fra Skatteetaten når hun bytter til en annen jobb i staten. Siden Kari har byttet arbeidsgiver skal arbeidsforholdet avsluttes i Skatteetaten, selv om hun har fått permisjon. Skatteetaten sender a-melding og setter sluttdato på arbeidsforholdet. I tillegg oppgir de årsak til at de har satt sluttdato. De oppgir at arbeidstaker har sagt opp selv."

[Tove Herlufsen1]

Svaret jeg fikk på epost fra deg Monica, gjelder det også i privat sektor eller bare jobbytte i staten som du har referert til ?

[Monica Bremtun-Olaussen -]

@Tove Herlufsen1 

Dette gjelder både i privat, og offentlig sektor, (når det gjelder rapportering i a-meldingen).

[Ajgbralm]

Ser at i calender fortsatt ligger "permisjon" og "permisjon uten lønn" og at i disse i oppsettet rapporteres i A-melding som Velferdspermisjon. Kan disse fortsatt benyttes eller skal en benytte kodene "andre lovfestede permisjoner/andre ikke lovfestede permisjoner" i stedet?

[eligje]

@Monica Bremtun-Olaussen - Det står at hel eller delvis permisjon i mer enn 14 dager er rapporteringspliktig. Vil det si permisjoner fra dag 15 og mer som skal rapporteres? Tenker spesielt på omsorgspermisjon ifbm fødsel på 14 dager går utenfor denne regelen?

[Monica Bremtun-Olaussen -]

@eligje Rapporteringsplikten er når det er hel eller delvis permisjon i mer enn 14 dager, det vil si det skal rapporteres fra dag 15.

[Marius Fjeldstad]

@Ajgbralm Her skal man også benytte "andre lovfestede permisjoner/andre ikke lovfestede permisjoner". Jeg har gitt Calendar beskjed om å deaktivere/skjule de to kodene "Permisjon" og "Permisjon uten lønn" slik at de ikke feilaktig brukes.

[Monica Aarønes]

Hei.

Jeg blir ikke fortrolig med svaret om at en ansatt som har permisjon for å jobbe hos annen arbeidsgiver skal rapporteres som sluttet. At a-meldingen vil ha dette rapportert slik, betyr at det i systemet ligger feil opplysning om arbeidsforholdet - juridisk sett. Dette er såpass nytt, at jeg vil ta opp saken i egen kommune - og i nettverket her på Nordmøre. Takk til alle som har bidratt i denne "tråden".

[Catharina Livden]

Hei. Hvis en ansatt har foreldrepermisjon til medio desember og går ut i omsorgspermisjon fra barn fra 1. januar, skal den permisjonen merkes som lovfestet eller ikke? Det er utvidet permisjon, men den tas ikke ut direkte i etterkant av foreldrepermisjonen.

[Monica Bremtun-Olaussen -]

@Catharina Livden 

Regner med at den ansatte mottok 100 % foreldrepenger ved "første del" av permisjonen? Ved ulønnet permisjon etter slik foreldrepermisjon med foreldrepenger, så avhenger permisjonsbeskrivelsen ved den ulønnede permisjonen av om den tas direkte etter permisjon med foreldrepenger, eller ikke. For at permisjonen skal anses som en lovfestet permisjon, så må den her avvikles rett etter permisjonen med foreldrepenger.

Dersom arbeidstaker velger å komme tilbake til arbeidet her etter permisjonen der han/hun mottok foreldrepenger, for så å ta ulønnet permisjon på et senere tidspunkt, regnes den ulønnede permisjonen i utgangspunktet ikke som en lovfestet permisjon. Unntaket er dersom foreldrene avvikler hver sin del av foreldrepermisjonen direkte etter hverandre, for deretter å avvikle ulønnet permisjon.

Eksempel 1 - "Andre lovfestede permisjoner":

Mor er hjemme først i foreldrepermisjon med foreldrepenger, far tar så ut sin kvote med foreldrepenger, deretter tar mor ulønnet permisjon direkte etter far. Her skal den ulønnede permisjonen registreres som "andre lovfestede permisjoner".

"Eksempel 2 - Andre ikke-lovfestede permisjoner":

Mor er hjemme først i foreldrepermisjon med foreldrepenger, far tar så ut sin kvote med foreldrepenger. Begge foreldrene er deretter tilbake i arbeid i 4 uker før mor tar ut 2 måneder med ulønnet permisjon.  Her skal den ulønnede permisjonen registreres som "andre ikke-lovfestede permisjoner".

[Jorunn Vadla]

Når en ansatt har Arbeidsavklaringspenger, skal han da bruke "Andre ikke-lovfestede permisjoner"?

Ser at denne er satt opp som "Anses som fraværssøknad". Det vil si at leder må godkjenne hver dag den ansatte får AAP og fører til mye godkjenning for leder i forhold til før da den ansatte brukte koden "Arbeidsavklaringspenger" og leder kun  godkjente per uke eller måned.

Er det i tilfelle andre måter vi kan føre/gjøre dette på?

[Monica Bremtun-Olaussen -]

Hei @Jorunn Vadla 

Ja, dette skal registreres som "Andre ikke-lovfestede permisjoner".

Når det gjelder systemetspørsmålet ditt, så har jeg fått følgende informasjon fra systemsupport: "Her kan du opprette en ny lik fraværskode, men ikke sette på haken for anse som fraværssøknad."

[Jorunn Vadla]

@Monica Bremtun-Olaussen - 

Takk for svar. Jeg ser at koden "Arbeidsavklaringspenger" har ny gyldighet fra 01.01.2023, men fortsatt har rapporteringskode "Velferdspermisjon". Kan ikke denne endres til "Andre ikke-lovfestede permisjoner" så er problemet løst?

[Marit Rognaas]

Hei @Monica Bremtun-Olaussen - Dumt spørsmål i fra meg, men gjelder dette i fht sluttmelding av ansatte som er i permisjon for å jobbe hos annen arbeidsgiver for de som bruker HRM også? Hvordan blir i så fall fx. tjenestebeviset seende ut da? Hvordan synliggjør man at arbeidsforholdet ikke er avsluttet hvis man faktisk sluttmelder det? Da tenker jeg ikke bare i fht tjenestebevis, men rent praktisk i systemet? Legger man inn verdi i feltet for "ansatt til" kun i STI-bildet og ikke i ANS-bildet, eller hva? Du/dere har sikkert en god og gjennomtenkt måte å løse dette på. Fint om det kan formidles. 🙂

[Monica Bremtun-Olaussen -]

Hei @Marit Rognaas 

Ja, dette vil gjelde for alle ansatte, uavhengig av system. Når det gjelder spørsmålet om system anbefaler jeg at du kontakter systemsupport:-). 

[Camilla Mikalsen]

Hei, 

I Visma.net Payroll - hvilke kode skal man bruke hvis man skal oppgi permisjoner som er under 14 dager som ikke er et krav for å rapportere, og kunden ikke ønsker å rapportere?

Og hvilken kode skal man bruke på for permisjon uten lønn? Ser de nye har med lønn.

[Monica Bremtun-Olaussen -]

Hei @Camilla Mikalsen 

Du kan lese hvordan dette løses i brukertipset "Fraværskode som ikke rapporteres i A-meldingen". 

[Camilla Mikalsen]

@Monica Bremtun-Olaussen - og det er den man skal eventuelt bruke ved permisjon uten lønn og?

[Monica Bremtun-Olaussen -]

@Camilla Mikalsen 

I utgangspunktet så kan dere gjøre det. Denne vil ikke påvirke lønn, og vil ikke rapporteres til a-meldingen. Jeg anbefaler at du kontakter systemsupporten dersom du har flere spørsmål vedrørende hvordan dette skal løses i systemet😊

. 

[Bodil Sigurdsson1]

Delvis ufør, delvis i jobb 

Dersom en ansatt er delvis uføretrygdet (får stønad fra NAV) og delvis i jobb - hvordan registreres dette?

[Merete12]

Vi har en ansatt som er innkalt til 12 måneders førstegangstjeneste. Jeg har lagt inn fraværskode 20-Permisjon ved militærtjeneste i fraværsregistreringen i et helt år fram i tid. Jeg har haket av for "hent permisjonsopplysninger fra fraværsregistrering". Trenger jeg å gjøre noe i ansattopplysningene hans da?

[Dag-Eirik Lannem]

Vi har en ansatt som har fått 20 % ubetalt velferdspermisjon, i første omgang i ett år. Har jeg forstått det rett at vedkommende skal rapporteres med annen ikke-lovfestet, eller skal vi bruke lønnsart 10090 Stopp i fastlønn? Vi fikk beskjed om ikke å bruke permisjon, men stopp i fastlønn da vi hadde en ansatt i 90 % velferdspermisjon ett år.

[Monica Bremtun-Olaussen -]

Hei @Bodil Sigurdsson1 

Her skal arbeidstakeren ligge inne med den stillingsprosenten som er avtalt i arbeidsavtalen. Den delen av stillingen han ikke arbeider i pga arbeidsuførheten, skal rapporteres som permisjon. Dersom arbeidsavtalen endres pga uførheten, og han jobber fullt ihht. sin nye stillingsprosent, så endrer man på stillingsprosenten på informasjonen man sender til a-meldingen, og rapporterer ikke permisjon.

Eksempel: Kari har en 100 % stilling. Hun blir ufør 50 %. Arbeidsgiver og arbeidstaker avtaler at hennes stillingsprosent endres til 50 % da hun ikke lenger kan arbeide 100 %. Hun jobber deretter 50 %, ( som er hennes nye stilling). Her må stillingsprosenten hennes endres til 50 %. Det skal ikke rapporteres inn permisjon da hun jobber fullt ut ihht sin stillingsprosent.

[Marius Fjeldstad]

Hei @Dag-Eirik Lannem 

Det blir riktig å bruke koden "Annen ikke lovfestet" for registrering av fraværet. Merk at det er to koder for dette: "Med lønn" og "uten lønn".

• Koden "Med lønn" påvirker ikke lønnen automatisk i Payroll - så der kan du benytte "10090 - Stopp fastlønn" for å stoppe lønnen til den ansatte.
• Koden "Uten lønn" vil generere ett "trekk" som sendes til Payroll. Merk at dette trekket blir generert i timer, som vil si at dette kan variere fra måneden til måned.

Så generell anbefaling er å bruke koden "Med lønn" i Calendar og heller benytte stopp fastlønn på den ansatte 😊