Hva er en kreditnota, og når må jeg kreditere? Kan jeg slette en faktura?

[#1]

De fleste av oss har sett en kreditnota, og har kjennskap til hvordan et slikt dokument ser ut. Men hva trenger vi en kreditnota til? Når må man kreditere en faktura? Hvis en faktura er feil, kan man ikke bare slette den? I denne artikkelen svarer vi på disse spørsmålene. 

Hva er en kreditnota?

En kreditnota er i likhet med en faktura et salgsdokument som benyttes som dokumentasjon i et regnskap på omsetning av varer og tjenester. Ved salg av en vare eller en tjeneste blir det opprettet en faktura. En kreditnota representerer en hel eller delvis reversering av salget som ligger til grunn for denne fakturaen. Beløpet på kreditnotaen er i motsetning til fakturabeløpet negativt. De samme kravene til et salgsdokument gjelder for en kreditnota som for en faktura. Hvilke krav som gjelder for et salgsdokument finner du her. 

Når må jeg opprette en kreditnota?

Som klar hovedregel skal du alltid opprette en kreditnota når hele eller deler av fakturaens beløp må korrigeres. Du skal også opprette en kreditnota dersom faktruaen inneholder vesentlige feil eller mangler som gjør fakturaen ikke fungerer tilstrekkelig som dokumentasjon på handelen. Her er noen vanlige årsaker til at man må opprette en kreditnota: 

- Varen er levert tilbake 

- Varen har feil eller mangler som medfører prisreduksjon

- Fakturert beløp er ikke i henhold til avtale 

- Fakturadokumentet inneholder vesentlige feil eller mangler som må korrigeres

Kunden skal etter å ha mottatt kreditnotaen betale differansen mellom fakturaen og kreditnotaen. Dersom kunden har betalt fakturaen i sin helhet skal kreditnotaen komme kunden tilgode, enten i form av en utbetaling til kundens bankkonto, eller i form av en reduksjon av kundens neste faktura. 

Kunden skal ikke betale fakturaen. Kan jeg slette fakturaen?

Nei. Når en faktura er endelig bokført og sendt ut til kunden, skal den ikke slettes. Har du fakturert feil beløp, trengs det en kreditnota for å korrigere differansen tilsvarende beløpet kunden ikke skal betale. Uten en slik motpost vil ikke regnskapet eller kundens reskontro være i balanse. Det er heller ikke i tråd med regnskapsloven å slette en faktura. 

En sletting av en faktura vil i praksis medføre et hull i nummerrekken av fakturanummer som i henhold til regnskapsloven skal tildeles maskinelt. Med et slikt hull oppfyller du ikke kravet om en fullstendig og ubrutt rekke av fakturanummer. Kravet om fakturaens sporbarhet vil heller ikke være oppfylt om en faktura slettes. 

Jeg har angitt feil opplysninger på fakturaen. Kan jeg endre på fakturaen?

Det er ikke uvanlig at en faktura inneholder skriftlige feil eller mangler som må korrigeres. Kanskje har man stilet fakturaen til feil mottaker, informasjon om varen er mangelfull eller mva-spesifikasjon mangler. Det kan være fristende å endre direkte på fakturaen, men regnskapslovens krav om sporbarhet tillater ikke dette. I bokettersyn, revisjon og i tvistehåndtering skal det være mulig å gå tilbake til fakturaen slik den opprinnelig så ut. Hvis et fakturadokument er endret, er ikke lenger kravet til sporbarhet oppfylt. Du må derfor også i de tilfellene fakturaen må endres, utstede en kreditnota. Når dette er gjort kan du opprette en ny faktura som inneholder de riktige opplysningene.