Registrering av barn med adressesperre; kode 6 og 7

[#1]

Kripos har kommet med en Veileder for hvordan opplysninger om personer med adressesperre skal behandles. Det anbefales at hver enkelt tjeneste leser denne og iverksetter nødvendige tiltak basert på anbefalinger derfra. 

Visma har utarbeidet en anbefaling basert på punkt 4.3. Vi vil her gjennomgå hvordan barn og foresatte med adressesperre registreres i Flyt barnevern, samt tiltak som bør utarbeides og iverksettes i hver enkelt tjeneste. 

Tiltak:

Det anbefales at tjenesten utarbeider internkontroll med tiltak på følgende tre nivåer:

1. Systemrettede tiltak 
2. Organisatoriske tiltak
3. Individuelle saksbehandlingsrettede tiltak

1. Systemrettede tiltak:

a. Tilgangsstyring, grupper og team; 

Det anbefales at tjenesten bygger opp tilgangsstyringen slik at disse personene ligger i en egen skjermet gruppe som kun noen få ansatte har tilgang til. Dersom tjenesten har flere barn med adressesperre må det vurderes om det skal opprettes flere grupper med hvert sitt team, for å sikre at ansatte i tjenesten ikke får tilgang til flere barn enn de skal. 

En annen måte å gjøre dette på er ved å registrere alle barna i en gruppe - med et team tilknyttet seg. I dette teamet anbefales det at det kun er en eller to ledere tilknyttet. Lederne kan styre hvilke ansatte som skal ha tilgang til hvilket barn ved å bruke “Overstyr tilgang”. Her kan en eller to ansatte gis permanent tilgang til dette barnet. Ved å gjøre det på denne måten samles alle barna i en gruppe, men de ansatte som skal saksbehandle disse barna styres uten å være tilknyttet teamet til denne gruppen med barn. 

Vi ønsker å presisere at saksbehandlerne får tilgang til barnet og barnets relasjoner. I relasjoner vil saksbehandlerne se søsken. Dersom dette ikke er ønskelig må evt. søskenrelasjonen fjernes før saksbehandlerne får tilgang til barnet.

b. Registrering av barnet i Flyt (med personnummer)

Ved registrering av disse barna ved søk på personnummer i Folkeregisteret hentes Fortrolig eller Strengt fortrolig adresse.

c. Registrering av barnet i Flyt barnevern (manuelt håndtert) eller endringer på allerede registrerte barn

 

Husk at dersom foreldre også har hemmelig adresse må dette hukes av på personkortet til den enkelte forelder!

d. Visning av barna i Flyt barnevern

Registreringen av fortrolig eller strengt fortrolig adresse på barnekortet medfører at visning av adressen forsvinner på barnekortet og i listevisning.

e. Tilgangsstyring: roller.

Dersom en ansatt har tilgang til Loggene, under fanen Administrasjon har den ansatte tilgang til alle forsendelser i Forsendelsesloggen, alle dokumenter som arkiveres i Arkivloggen og alle sms’er i SMSloggen. Her må tjenesten evt. ta stilling til hvilke ansatte som skal ha tilgang til disse loggene, ettersom tilgang til disse loggene kan gi tilgang til informasjon om barn med sperret adresse.

2. Organisatoriske tiltak: 

Sammen med de systemrettede tiltakene i Flyt barnevern må tjenesten samarbeide med arkivar i kommunen knyttet til tilgangsstyring i arkivkjernen.

Informasjon som skrives i alle hendelser i Flyt barnevern vil bli overført til arkiv og dermed vil informasjon om barnet være tilgjengelig for arkivpersonell i tillegg til personalet i Flyt barnevern.  I Visma Samhandling Arkiv (VSA) anbefales det at det kun er arkivansvarlig i kommunen som har tilgang til alle arkivdelene.

I tillegg må det poengteres at det ikke er anbefalt at det er for mange fra hver tjeneste som har tilgang til arkivdelen til Flyt barnevern. 

For avklaringer knyttet til de ulike rollene i VSA se Brukerhåndbok VSA. 

Sammen med avklaringer og tiltak knyttet til hvem som har tilgang til arkivkjernen i kommunen er det viktig å tenke på hvem som har tilgang til KS portalen. De som har tilgang til KS portalen vil ha tilgang til å lese all post. 

3. Individuelle saksbehandlingsrettede tiltak

Som saksbehandler har du et særlig ansvar for å ivareta barnets (og evt. foresattes) sikkerhet, ved bl.a. å ha en særlig bevissthet rundt hvilke GEO-lokaliserende opplysninger du skriver om i dokumenter. Vær oppmerksom på flettekoder i tekstmalene; dersom et brev adresseres til skolen til barnet vil dette komme frem i brevet og dermed avsløre GEO-lokaliserende opplysninger.

Det er dermed anbefalt å ikke omtalte stedsnavn i dokumenter, nettopp for å ikke avsløre GEO-lokaliserende opplysninger. 

Veilederen fra KRIPOS sier følgende om å motta post:
“Det er en fordel for personer med adressesperre å motta post digitalt.” 

4. Andre anbefalinger:

Tekstmaler:

Ettersom mange tekstmaler inneholder flettekoder kan det være en anbefaling å gjennomgå disse og lage egne tekstmaler til saksbehandling tilknyttet barn med adressesperre. Dette for å sikre at det ikke fremkommer informasjon i flettekodene som kan avsløre GEO-lokaliserende opplysninger. Eks: brevmottakere, skole/bhg, som kan avsløre i hvilket område barnet bor.

Unndra opplysninger:

Det kan være lurt å aktivt bruke haken for “Vurder Unndratt” i de tilfellene der en av foreldrene er årsaken til at barnet bor på adressesperre. Dette for å synliggjøre at enkelte dokumenter må gjennomgås nøye dersom det bes om innsyn i saken.

Behov for bistand:

Ved spørsmål knyttet til rutinen eller behov for bistand fra konsulent, ta  kontakt med Visma på prosjektkontoret@visma.com.