Feilregistrering av utgående korrespondanser

[#1]

Vi får en del henvendelser på support om å slette utgående dokumenter som er enten registrert på feil klient, skrevet feil navn på eller sendt ut noe som ikke skulle vært det. 

Vi må dessverre si nei til disse forespørslene. Det skjønner vi at kan være frustrerende for mange, men fordi dokumentet er sendt ut til mottaker (og dermed også arkivert), så kan vi ikke manipulere faktiske hendelser. 

Per nå er alternativene å:

Bruke “revisjon av dokument” for å rette eventuell feil informasjon sånn at rett dokument kan sendes mottaker. Greit i tilfellet hvor dokumentet er på rett klient, men vil ikke fungere dersom dokumentet skulle ha vært på en annen klient.

Revisjon av dokumenter kan brukes på korrespondanser.

Under Administrasjon -> Innstillinger -> Korrespondanse -> “Kategorier som brukes til revisjon av et dokument”  bestemmer man hvilke kategorier som skal kunne revideres.

Markere det feile dokumentet som “internt” og velg deretter “Vurderes unndratt” for å unngå at dette blir med i utskrifter ved forespørsel om innsyn.

I VSA kan det enkelte dokumentet markeres som “utgår”. Dette gjør at hendelsen forblir arkivert, men at dokumentet (pdf’en) ikke blir med i deponering av arkivdelen. 

Vi ser på mulighet for å lage en egen funksjon som gjør denne prosessen bedre og mer automatisk.