Sikker Sak til Private Barnehager - Kommunen kan nå gi tilgang også for de private.

[#1]

Visma Flyt Sikker Sak er et saksbehandlingssystem for trygg håndtering av særlig sensitiv informasjon. Tilgjengeligheten til sikker saksbehandling og korrespondanse på digitale flater fjerner behovet for utskrift og lagring av data på andre mer usikre enheter. 

Når en kommune har kjøpt Visma Flyt Sikker Sak Barnehage, vil nå også private barnehager kunne få tilgang til løsningen, om kommunen og private barnehager er omforent om dette. Dette helt uten ekstra kostnader.

Dette betyr at også de private barnehagene kan:

• Enkelt produsere dokumenter med sensitivt innhold
• Samarbeide på tvers av ressurspersoner– sakkyndig vurdering rett inn i Sikker Sak
• Gjøre saksbehandlingen på en trygg og sikker måte (autentisering via ID-porten på nivå 4)
• Sende og motta  dokumenter digitalt via KS Fiks og SvarUt/Inn
• Ha tilgang til kvalitetssikrede maler
• Arkivering skjer automatisk

Kommunen har et overordnet ansvar for at alle barn og foresatte får et godt og likeverdig tilbud innenfor kommunen. Trygg og sikker saksbehandling for alle barn, uavhengig av om de går i privat eller kommunal barnehage, vil kunne bidra til nettopp dette. 

Med rette sikkerhetstiltak og avklaringer på plass i kommunen,  ser vi at det vil være store fordeler ved å gi de private barnehagene tilgang til å ta i bruk Visma Flyt Sikker Sak Barnehage.

 Vi vil trekke frem blant annet:  

• mulighet til å velge samme løsning der hvor det er aktuelt
• muligheten til å ha en felles strategi og løsning for barnehagebarn i samme kommune.
• sikre at de mindre, selvstendige private aktørene har tilgang til verktøy som oppfyller dagens krav.

Avklaringer og forutsetninger

En privat barnehage/barnehagekjede er en egen juridisk virksomhet og vil være behandlingsansvarlig for all informasjon som registreres i Visma Flyt Sikker Sak Barnehage. Kommunen er en annen juridisk virksomhet og har derfor i utgangspunktet ikke adgang til disse opplysningene. Det er kommunen som har det overordnede ansvaret for at nødvendige avklaringer og avtaler gjøres med de private barnehagen, før Visma Flyt Sikker Sak åpnes for de private.

Der kommunen ønsker at Visma Flyt Sikker Sak Barnehage åpnes for de private barnehagene anbefales følgende å  være på plass:: 

1. Tilgangskontroll må settes slik at de private barnehagene kun får innsyn i saker tilknyttet egne barn . Dette er normalt sett de samme innstillingene for tilgangsstyring som settes for de kommunale barnehagene, men er særlig viktig med tanke på at de private er selvstendige juridiske enheter.
2. Kommunen og den enkelte private barnehage må være omforent om at data i Sikker Sak arkiveres i kommunens arkivkjerne for Sikker Sak. Det må og sikres at et begrenset antall personer, kun de som har tjenstlig behov (fortrinnsvis arkivar),  har tilgang til arkivet.
3. Der kommunen åpner for at private barnehager kan saksbehandle i Sikker Sak, må kommunal systemadministrator overføre barn fra Visma Flyt Barnehage til Sikker Sak. Kommunale barnehageadministratorer i Visma Flyt Barnehage kan overføre barn fra VFB til Sikker Sak fra barnehagenivå. Denne mulighetene finnes ikke for barnehageadministratorer i private barnehager.

Dersom du har spørsmål til å åpne Visma Flyt Sikker Sak Barnehage for private barnehager, vennligst ta kontakt på e-post sikkersak.barnehage@visma.com