Elektronisk reiseregning: Slik fungerer det i praksis

[#1]

Overraskende mange fører fortsatt reiseregningene sine på papir. Er du på jobbreise, samles alle kvitteringene fra reisen og leveres inn for å få tilbakebetalt reiseutgiftene. Bruker du en elektronisk løsning til å føre reiseregningene dine, kan du registrere kvitteringene dine fortløpende og få full oversikt over alle utleggene dine og godkjenningen av dem.

Gratis Webinar: Elektronisk føring av utlegg, reiser, timer og fravær

Hvordan fungerer elektronisk reiseregning?

Det finnes flere digitale løsninger for registrering av utlegg og reiseregninger. Hvordan løsningene er bygget opp, varierer selvsagt. Her er et eksempel på hvordan elektronisk reiseregning fungerer i praksis:

Koble kredittkortet ditt til løsningen

Hvis du kobler kredittkortet eller visakortet ditt til løsningen, kan du hente inn alle utgiftene dine ved å trykke på en knapp. Etter du har hentet inn betalingsinformasjonen fra kortet ditt, huker du av de transaksjonen som hører til reiseregningen du ønsker å fylle ut.

Ta bilde av kvitteringene dine med mobilen

Er du ute på reise og betaler for noe som skal dekkes av bedriften din, tar du bilde av kvitteringen ved hjelp av en app. Appen sender kvitteringen rett inn i løsningen. Da trenger du ikke å være redd for å miste noen av kvitteringene dine. Når du skal fylle ut reiseregningen din, går du inn i din elektroniske løsning for reiseregninger og trykker på knappen “Kvitteringer”. Da får du opp alle kvitteringene du har sendt inn og kan enkelt huke av kvitteringene som hører til reiseregningen din.

Logg kjøringen din

Det finnes flere kjørebok-apper på markedet. Dette er apper som logger kjøringen din. Skal du kjøre fra Oslo til Sandefjord, regner appen ut kjørelengden for deg og kalkulerer hvor mye du skal få utbetalt i kjøregodtgjørelse. Appen henter også informasjon om bompenger og inkluderer dette i kalkuleringen av kjøregodtgjørelsen.  

Fyll ut reiseregningen

Flere løsninger lar deg fylle ut reiseregninger på mobilen. Det gjør det enkelt for deg å registrere reiseregningen på toget eller bussen hjem fra flyplassen. Den eneste manuelle jobben du må gjøre er å gi reisen et navn, velge dato, hente inn utgifter og kvitteringer og huke av for om det var en innenlands eller utenlandsreise.

Automatisk beregning av satser og oppdatert regelverk

Gjennom å registrere om reisen din var en innenlands eller utenlandsreise, vil løsningen regne ut alle satser automatisk. Ved å registrere reiseregningen elektronisk vil den alltid være i tråd med lover, regler, diettsatser og valutakurser. Det er derfor helt unødvendig å begynne å bla deg gjennom regelverket eller blåse støv av kalkulatoren din.

Les også: Elektronisk reiseregning: Hvorfor og hvordan?