Behandlingshistorikk i Visma eAccounting

[#1]

Denne artikkelen beskriver hvordan du kan få full oversikt over data som er registrert og låst i Visma eAccounting. Enkelte ønsker å presisere i en oppdragsavtale hvordan data er sikret i forhold til brukere med tilgang til systemet.

Regnskapsperioder skal lukkes innen fristene for ajourhold i Bokføringsloven § 7 annet ledd og Bokføringsforskriften § 7-6. Lukkingen skal skje på en måte som gir betryggende sikring mot endring eller sletting av bokførte opplysninger i hele oppbevaringsperioden. Lukkingen skal omfatte alle bokførte opplysninger som er nødvendige for å utarbeide spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering.

Det er i utgangspunktet ikke tillatt å endre bokførte opplysninger eller bokføre nye transaksjoner eller disposisjoner i en lukket regnskapsperiode. Gjenåpning av lukkede regnskapsperioder kan likevel skje dersom dette er nødvendig for etterlevelse av bestemmelser gitt i medhold av lov. Regnskapsperioden skal lukkes på nytt snarest mulig etter gjennomført bokføring.

Effekt i Visma eAccounting

Hver gang det gjøres en endring eller transaksjon i Visma eAccounting lages en logg. Denne loggen viser en unik id, utført dato, hva endringen var og hvilken bruker som gjorde den.

Denne rapporten kan hentes ut ved å gå på Regnskap - Utskrift - Behandlingshistorikk (Er dere flere brukere, vil kun administrator eller brukere med fulle rettigheter kunne hente ut denne rapporten)

Når du nå har denne fine muligheten til å lese av alt som er gjort og av hvem, så har du også sikret deg i forhold til viktige endringer du velger å gjøre i Visma eAccounting.

La oss si at du går på Innstillinger - Firmainnstillinger - Bokføringsopplysninger. Du har ført ferdig regnskapet til en viss periode og ønsker nå i feltet “Bokføring låst t.o.m.:” å sette hvilken måned og år systemet er låst til. Denne innstillingen kan reverseres, slik at klienten kan gå inn og sette at bøkføringen ikke lenger er låst. Merk at dette loggføres og oppfyller krav om endring/sletting av bokførte opplysninger.

Problemet er at du har gjort nødvendige innrapporteringer, avstemminger osv, og denne endringen kan føre til merarbeid for deg. I denne situasjonen er det ingen problem å finne ut hvem som er den “skyldige” og hvem som bør ta kostnaden på dette merarbeidet.

I avtalevilkårene til Visma eAccounting står også følgende: “Ved avtalens opphør lagres bedriftens regnskapsdata i et antall år i henhold til bokføringsloven.”