Passeli Laskutus käyttövinkit

Arvonlisäveroprosentin muuttuessa ohjelmaan tulee lisätä uusi arvonlisäverokanta. Voit näiden ohjeiden mukaisesti lisätä uuden verokannan, asettaa sille kirjanpidon tilinumeron ja asettaa sen kirjanpidon oletustiliksi. Lisäksi voit muuttaa kerralla kaikille myytäville nimikkeille uuden veroprosentin suorittamalla Arvonlisäveroprosentin muutos toiminnon. Arvonlisäveroprosentin muutos toiminnon suorittaminen vaatii ohjelmistopäivityksen. Muista ottaa ohjelmasta varmuuskopio ennen Arvonlisäveroprosentin muutos toiminnon suorittamista. Päivitys on nyt ladattavissa!   Mikäli ohjelmassa on muokattuja lomakkeita (erikseen tilattuja maksullisia lomakkeita) tulee nuo lomakkeet muokata uudelleen, jotta uusi verokanta 25,5% päivittyy  myös niille. Otathan tässä tapauksessa yhteyttä tukeemme kun ohjelmiston päivitys on asennettuna koneelle.     -Lisää ohjelmaan uusi arvonlisäverokanta Arvonlisäverokannat löytyy Perustiedot valikon kohdasta Arvonlisäverokannat. Saatte syötettyä uuden verokannan painamalla hiirellä viimeisen verokannan päälle jolloin avautuu uusi tyhjä rivi. Sinne syötetään Vero % 25,5 ja Selite Alv 25,5% (tilanne 1.9.2024) Ohjelma ehdottaa useissa toiminnoissa käytettäväksi ensimmäistä arvonlisäverokantojen ylläpidosta löytyvää verokantaa. Verokantojen järjestystä voidaan muuttaa työkalurivin nuoli -painikkeilla. -Lisää tarvittaessa uuden arvonlisäverokannan kirjanpitotilit tililuetteloon Kirjanpitotilit määritetään Perustiedot valikon kohdasta Tililuettelo käynnistyvässä Tilien muokkaus -toiminnossa. Uusi kirjanpitotili lisätään tilien muokkaus -ikkunan työkalupalkin Uusi tili -toiminnolla. Lisätään esimerkiksi rivi: Tili no: 3004 , Selite: Myynti 25,5%, Tilityyppi: Myyntitili, Verokäsittely: Suoritettavat verot.  Voitte tarkistaa halutun tilinumeron myös kirjanpitäjältänne. Tallennettaessa ohjelma lajittelee tilit numerojärjestykseen. -Määrittele tarvittaessa oletustilinumero uuden verokannan kirjanpitotilille Tiliöintiautomatiikka perustuu tapahtumatyypin mukaisiin järjestelmätileihin, joiden avulla ohjelma kirjaa tapahtumat käyttäjän ennalta valitsemille kirjanpitotileille, joita kutsutaan oletustileiksi. Järjestelmätilit ohjelma luo automaattisesti. Perustiedot - Järjestelmän oletustilit Tilinumero-kenttään valitaan hiirellä klikkaamalla ja alasvetovalikosta valitsemalla kirjanpitotili eli oletustili, jota ohjelma käyttää. Järjestelmätiliä vastaavan kirjanpitotili valitaan järjestelmässä käytössä olevista tileistä. Mikäli järjestelmätiliä vastaavaa kirjanpitotiliä ei ole valittu, näkyy kirjanpidon tilinumerona järjestelmätilin luoma 6-numeroinen numero. - Arvonlisäveroprosentin muutos -toiminto Arvonlisäveroprosentin muutos -toiminto löytyy Asetukset -Tietokantaoperaatiot valikosta. Toiminnolla muutetaan valinnan mukaan nimikekortistossa vanhat arvonlisäverokannat uusiksi ja ajetaan uudet Myyntihintatiedot.  Ohjelmaan on suoritettava päivitys ennen kuin toiminto on mahdollista suorittaa.   Lisäksi alkutoimenpiteet, jotka käyttäjän pitää tehdä ennen ajon käynnistämistä on esitelty artikkelissa tämän ohjeen yläpuolella. Lisäksi ennen toiminnon suorittamista on hyvä tehdä varmistus tietokannasta. Kun ylläolevat toimet on suoritettu valitaan Seuraava. Valitaan päivitettävä arvonlisäverokanta ja muutettavat tiedot ja valitaan seuraava. Nimikekortiston valinnan yhteydessä määritellään myös, mikä hinta lasketaan uudelleen. Verollinen hinta -valinnalla lasketaan uuden arvonlisäverokannan mukainen verollinen hinta. Veroton hinta -valinnalla verollinen hinta pysyy ennallaan ja lasketaan uusi veroton hinta uuden arvonlisäveroprosentin mukaan. Painetaan Aloita: Ok ja Suljetaan toiminto.   Arvonlisäverokannan muutosajon suorittamisen jälkeen tulee vielä tarkistaa asetukset ennen uusien laskujen kirjausta sekä katsottava huolellisesti läpi uudet kirjatut tapahtumat. Laskun kirjausnäkymässä ottamalla esiin sarakkeet Alv % ja K-Tilin näet mitä asetuksia ohjelma käyttää nyt oletuksena.   Näin voidaan varmistaa, että ohjelma toimii heti halutun mukaisesti.   * HUOM. on suositeltavaa ottaa ohjelmasta varmuuskopio ennen toiminnon suorittamista.  Varmistustoiminnon suorittaminen: Ohjelman kohdasta Asetukset - Tietokantaoperaatiot - Varmuuskopiointi ja varmuuskopioinnin palautus. Paina Tee varmuuskopio  ja valitse kohde: Passelin pilvipalvelu tai Omalle tietokoneelle. Mikäli varmistukselle annetaan salasana, se on oltava käyttäjällä muistissa. Jos varmistus pitää palauttaa ilman oikeaa salasanaa palautus ei onnistu. Salasanakohdan voi myös jättää tyhjäksi.  

Maventa on verkkolaskun lähetyspalvelu, jonka avulla voit lähettää laskusi helposti suoraan ohjelmastasi. Maventan käyttöönotto on suositeltavaa, koska rekisteröinti ei maksa mitään ja se tuo arvokasta lisäarvoa laskutusohjelmallesi. Maventan avulla yksinkertaistat laskutusprosessiasi ja säästät näin ollen aikaa ja rahaa.

Laskun tulostus laskun kirjausikkunasta Kaikki laskut voidaan tulostaa suoraan Laskun kirjausikkunasta. Tässä tulostuksessa ei ole siis väliä, että onko kyse verkkolaskusta tai paperilaskusta, vaan kaikki kirjatut laskut voidaan tulostaa kun avataan lasku auki ja klikataan Tulostin -kuvaketta yläpalkista.   Laskujen tulostus -toiminto Ohjelmasta löytyy oma toiminto laskujen tulostamiselle. Tässä listauksessa näytetään niiden asiakkaiden laskut, joilla ei ole merkittynä verkkolaskuosotteita asiakaskortille. Tämä helpoittaa sinua ja tiedät paremmin että mitkä laskut lähetetään esimerkiksi paperitulosteina.   Verkkolaskujen tulostus -toiminto Kun valitset ohjelman yläpalkista Tulosteet - Verkkolaskujen tulostus, niin pääset tähän toimintoon. Täällä näet ainoastaan ne laskut, joille on merkitty verkkolaskuosoitteet asiakaskortille. Tämä helpoittaa sinua taas siinä, että tiedät mistä laskuista tulisi tulostaa verkkolaskuaineistot (Finvoice). Tätä toimintoa käytetään kun lähetät verkkolaskuaineistot jonkun muun operaattorin kuin Maventan kautta.   Vinkki helppoon laskutukseen Laskutuksen helpoittamiseksi, meillä on Maventan integraatio Passeli Laskutus ohjelmassa. Tämän avulla voit lähettää laskut nopeasti riippumatta siitä onko kyse verkkolaskusta, sähköpostilaskusta tai paperitulosteesta. Laskun lähetystapa valitaan automaattisesti seuraavasti:   1. Jos asiakaskortilla on verkkolaskuosoitteet, niin lasku lähetetään verkkolaskuna. Jos asiakaskortilla on annettuna vain Y-tunnus, niin Maventa etsii Y-tunnuksen avulla verkkolaskutustietoja ja lisää ne aineistoon automaattisesti jos vain ne löytyvät yleisestä verkkolaskuosoiterekisteristä. 2. Jos asiakaskortilla ei ole verkkolaskuosoitteita, mutta sähköpostiosoite on lisätty, niin lasku lähetetään sähköpostilla. 3. Mikäli laskulla ei ole verkkolaskuosotteita eikä sähköpostiosoitetta, niin lasku lähetetään Maventan tulostuspalveluun. Tulostuspalvelu tulostaa paperin ja lasku lähtee seuraavan aamun postilähetyksen mukana asiakkaalle.  

Kun ensimmäistä kertaa avaat Passeli Laskutus ohjelman, niin sinulle avautuu Käyttöönotto -ikkuna, jonka avulla käyttöönotto on helppoa ja kaikki tarvittavat perustiedot tulee syötettyä. Huomioi, että käyttöönotto edellyttää internet -yhteyttä, jotta lisenssitiedot voidaan tarkistaa.   Lisenssitietojen syöttö 1. Lisenssitodistuksesta löydät Lisenssin haltijan ja Käyttöönottokoodin tiedot 2. Syötä nämä tiedot Käyttöönotto -ikkunaan ja siirry Seuraava -painikkeella eteenpäin   Yritystietojen syöttö 1. Syötä yrityksesi perustiedot ohjelmaan 2. Yrityksen tiedot syötetään kolmessa eri osassa. Ensiksi syötetään Perustiedot, sen jälkeen Muut tiedot ja lopuksi Pankkitilin tiedot 3. Suositeltavaa on että syötät tiedot tässä vaiheessa, mutta tämä ei ole pakollista. Voit myös täydentää tai muuttaa tietoja myöhemminkin ohjelmassa.   Maventan käyttöönotto Maventa on verkkolaskun lähetyspalvelu, jonka avulla voit lähettää laskusi helposti suoraan ohjelmastasi. Maventan käyttöönotto on suositeltavaa, koska rekisteröinti ei maksa mitään ja se tuo arvokasta lisäarvoa laskutusohjelmallesi. Maventan avulla yksinkertaistat laskutusprosessiasi ja säästät näin ollen aikaa ja rahaa.   1. Klikkaa Ota Maventan laskujen lähetys käyttöön 2. Jos olet jo aiemmin rekisteröitynyt Maventan käyttäjäksi, niin voit syöttää Maventan tunnisteavaimet, jotka löydät Maventan tilitiedoistasi. Maventaan tilitietoihin pääset kirjautumaan osoitteessa www.maventa.com 3. Jos rekisteröidyt uutena käyttäjänä Maventa palveluun, niin syötä rekisteröintiin tarvittavat Käyttäjätiedot (Etunimi, Sukunimi, Sähköpostiosoite, Salasana) 4. Maventan Pankkiverkkopalvelu tarkoittaa sitä että, tunnistaudut pankkiverkkoon ja näin ollen voit lähettää verkkolaskuja myös asiakkaillesi, jotka vastaanottavat laskuja suoraan pankkiinsa. Pankkiverkon aktivointi on suositeltavaa ja se tehdään ainoastaan kertaluontoisesti.   Automaattinen varmuuskopiointi Suosittelemme käyttämään automaattista varmuuskopiointia. Tämän avulla varmistat että tietosi on turvassa ja tallessa, siinäkin tapauksessa että koneesi äkillisesti hajoaa.  

Asiakaskortistoon toimii asiakasrekisterinäsi, joka nopeuttaa, helpottaa ja tehostaa laskutustasi.

Laskun luonti on nopeaa ja helppoa Passeli Laskutus ohjelmassa. Ohje sisältää myös videon, joka kertoo yksityiskohtaisemmin kaiken mitä tarvitset tietää laskun luomisesta Passeli Laskutus ohjelmalla.

Passeli Laskutus ohjelmiston uudelleen asennus tulee eteen esimerkiksi tietokoneen vaihdon yhteydessä. Tarvitsette aina ohjelmiston ajantasaisen latauslinkin, jonka saatte asiakaspalvelumme kautta. Voitte olla yhteyksissä sähköpostitse asiaan liittyen: helpdesk@passeli.com   1. Tietokoneen vaihdossa teidän tulee ensiksi ottaa vanhalla koneella Passeli ohjelmasta varmuuskopio. Asetukset > tietokantaoperaatiot > varmuuskopiointi ja varmuuskopioinnin palautus > tee varmuuskopio > Passelin pilvipalvelu.     2. Ladatkaa ohjelman asennuspaketti uudelle koneelle teille lähetetyn latauslinkin avulla. Sähköpostiviesti sisältää latauslinkin lisäksi myös asennuksessa tarvittavat haltijan sekä käyttöönottokoodin.     3. Asennuksessa teidän ei tarvitse antaa yrityksen tietoja, koska nämä tiedot palautuvat ohjelmaan varmuuskopion palautuksen jälkeen. Kun olette saaneet ohjelman auki, voitte palauttaa aiemmin vanhalla koneella otetun varmuuskopion. Asetukset > tietokantaoperaatiot > varmuuskopiointi ja varmuuskopioinnin palautus > varmuuskopion palautus > Passelin pilvipalvelusta > seuraava > valitse oikea varmuuskopio > seuraava > palauta tiedot.     Tämän jälkeen ohjelmaan palautuu kaikki vanhalla koneella olleet tiedot ja ohjelma on käyttö valmis.

Viivakoodin lisääminen laskulle tapahtuu oletuslomakkeen kautta.

 Webinaarissa käydään läpi sähköisen laskutuksen etuja ja näytetään miten sähköinen laskutus toimii ohjelmassa.

MITÄ HENKILÖTIETOJA PASSELI LASKUTUS OHJELMA SISÄLTÄÄ? Asiakaskortisto, sisältää asiakkaan nimi ja yhteystiedot, asiakaskortti voi pitää sisällään henkilön tietoja. Lasku sisältää asiakkaan nimen ja yhteystiedot. Suoritukset, sisältää asiakkaan nimen. Tulosteet, sisältää asiakkaan nimen ja mahdollisesti yhteystiedot. Raportit, sisältää asiakkaan nimen.   Kysymykseen, mitä ja millaisia tietoja minusta on teidän järjestelmästänne, voi kysyjälle kertoa kohtien 1. - 5. mukaiset asiat, riippuen missä roolissa tietoja ohjelmaan on henkilöstä tallennettu. Mikäli kysyjä haluaa nähdä tiedot, on mahdollista asiakaskortistosta ja henkilökortistosta tulostaa asiakkaasta ja henkilöstä tuloste. Varsinaisista tapahtumista kuten laskuista voi tietoja tulostaa näytettäväksi.   Henkilötietojen anonymisoimiseksi ja poistamiseksi on sopimusasiakkaalla mahdollista käyttää Passeli Henkilötietoapuri ohjelmaa. Ohjelmalla on anonymisoitavissa laskujen ja laskusuoritusten tietoja. Tietojen anonymisoinnin tai poiston jälkeen asiakkaan tai henkilön kortti on vielä ohjelmassa, kortit tulee poistaa käyttäjän toimesta manuaalisesti.   Anonymisoinnin jälkeen anonymisoiduilla tiedoilla teksti Anon pp.kk.vvvv, päiväys on anonymisoinnin suoritus päiväys ja yhteystiedot ovat tyhjät.   Anonymisointi kohdistuu asiakkaan laskujen ja suorituksien tapahtumiin joiden päiväyksestä on kulunut vähintään kuusi vuotta (Arvonlisäverolaki).    Tapahtumien asiakastiedoista anonymisoidaan asiakasid ja -numero nimi, nimi2, osoite, postinumero, -toimipaika, maa, maakoodi, kieli, puhelin ja sähköposti, molemmista laskutus sekä toimitusasiakas tiedoista.   Asiakaskortin tiedot käyttäjä anonymisoi itse, tai poistaa ko. asiakkaan asiakaskortin.   Laskuilla on lain määräämä säilytysvelvollisuus. (Arvonlisäverolaki)

Passelin varmistuspalvelu (Pilvivarmistus)   Passelin Pilvi Varmuuskopiot tallennetaan Eu alueelle (Irlanti). Tallennusalustan palveluntarjoajana toimii Microsoft (Azure). Kaikki liikenne pilvipalvelun ja Passelin välillä tapahtuu https protokollan mukaisesti salattuna.  Asiakas voi itse lisätä tietoturvaa entisestään, jos määrittää Passelin varmuuskopiot salasanalla suojatuksi.

Jotta saat hyvitetyn veloituslaskun ja veloituslaskua varten tehdyn hyvityslaskun pois avoimista laskuista,tulee hyvityslasku kohdistaa ns. suorituksesksi veloituslaskulle.   Huom! Sekä veloituslaskun että hyvityslaskun tulee olla tilassa AVOIN jotta kohdistuksen voi tehdä.   Kohdistus tehdään seuraavasti: 1. Valitse Tiedosto-Uusi suoritus 2.Valitse avautuvasta Suorituksen kirjaus-ikkunasta Laskuhaku-toimintoa painamalla hyvitettävä veloituslasku 3.Veloituslaskun valinnan jälkeen näet veloituslaskun tiedot laskutieto-sarakkeissa. Muokkaa Suoritus kentään summaksi 0,00. Kun olet muokannut suorituskentässä olevaa summaa etsi ja valitse Hyvityslasku-kentässä hyvityslasku jonka haluat kohdistaa hyvityslaskulle. 4.Tallenna tekemäsi valinnat tallenna painikkeella. Kun kohdistus on tehty oikein,löydät sekä veloitus että hyvityslaskun suoritettuna Laskun haku-listasta:        

Nimikekortisto on tuoterekisterisi, johon voit kirjata kaikki tuotteet joita myyt. Nimikekortiston käyttö nopeuttaa laskutustasi ja esimerkiksi sinun ei tarvitse näin ollen muistaa tuotteidesi myyntihintoja.   1. Avaa Nimikekortisto kohdasta Kortistot - Nimikekortisto 2. Uuden nimikkeen luonti tapahtuu Luo uusi nimike painikkeesta 3. Täydennä nimikkeen perustiedot, kuten Nimikekoodi, Nimike, Hinta, Myyntiverokanta ja Varastoyksikkö 4. Muistio -välilehdelle voit tallentaa omaan käyttöösi varten muistiinpanoja tuotteestasi   5. Tallenna lopuksi nimiketiedot  

Hyvitylasku tulee luoda mikäli asiakkaalle on lähetetty virheellinen lasku ja lasku tulee kokonaisuudessaan hyvittää ja tilalle tulee tehdä uusi lasku. Tarvittaessa voidaan luoda myös osahyvityslasku jolla hyvitetään esimerkiksi asiakkaan reklamaation perusteella osa lähetetystä laskusta.   Hyvityslasku luodaan Passeli Laskutus-ohjelmassa seuraavasti: 1. Valitse Uusi lasku 2. Lähde luomaan laskua kuten loisit veloituslaskua. Valitse asiakas asiakaskortistosta,tai anna asiakkaan tiedot Laskutusasiakas kohdassa. 3. Valitse nimike nimikekortistosta TAI kirjaa hyvitettävän nimikkeen tiedot nimikeriveillä. Anna joko määrä TAI a-hinta kentässä negatiivinen arvo, jotta saat laskun loppusumman miinukselle.     Osahyvityslasku tehdään täsmälleen samalla tavalla kuin hyvitettäisiin koko lasku. Huomioidaan vain että osahyvityksellä on annettu  negatiivisena arvona asiakkaan kanssa sovittu hyvitettävä summa tai merkataan määrä kentässä negatiivisellä arvolla määrä joka on sovittu hyvitettävän.   Jotta veloituslasku ja hyvityslasku ei jää reskontraan avoimiksi tulee hyvityslasku kohdistaa suoritukseksi veloituslaskulle. Löydät ohjeen hyvistylaskun kohdistukseen veloituslaskulle täältä:  https://community.visma.com/t5/Passeli-Laskutus-kayttovinkit/Hyvityslaskun-kohdistaminen-veloituslaskuun/ta-p/328699         

Saatavien Hallintaa Passeli Laskutus webinaarissa saat vinkkejä siihen, miten voit helpottaa nopeampaa saatavien kotiutusta Passeli Laskutuksen avulla. Webinaarissa käydään läpi maksukehotusten luominen, lähettäminen ja laskujen laittaminen perintään ohjelmasta.

PASSELI HENKILÖTIETOAPURI Lataa henkilötietoapuri tästä   Mikäli sinulla on tarve anonymisoida tai poistaa henkilötietoja niin voit ladata Henkilötietoapuri lisäohjelman koneellesi, jossa on myös Passeli asennettuna.  Ohjelman käyttö edellyttää aktiivista palvelusopimusta. Ohjelma on tietokantaan yhteydessä samoin kuin varsinainen ohjelma. Ohjelmaan sisäänkirjautuminen on mahdollista Pääkäyttäjä-tunnuksella, huomioiden ohjelmatasot.    Eräitä huomioitavia asioita: Työntekijöihin liittyviä tietoja poistettaessa ohjelma poistaa valitun työntekijän tiedot, ilman että se tarkastaisi ovatko tiedot yli 10 vuotta vanhoja(Iso varoituskolmio näkyy). Tietojen säilytysvelvollisuus mainitaan Ennakonperintälaissa. Asiakkaan tapahtumia ei voi poistaa jos: Kyseessä on Lasku tai kuitti ja se on tehty vuoden alusta 6v sisällä Tietojen säilytysvelvollisuus mainitaan Arvonlisäverolaissa. Muissa tapahtumissa tapahtuma on tehty vuoden sisällä vuoden alusta tai tapahtumaa ei ole käsitelty loppuun (esim. voimassaoleva tarjous). Henkilö- ja asiakaskortti on poistettava käyttäjän toimesta. Myyjäkortti on poistettava käyttäjän toimesta. Ostotilauksia ja -toimituksia ja ostolaskuja ei ohjelma käsittele. Toiminnanohjauksen kirjauksia ohjelma ei käsittele. Pankkiyhteysohjelman tiliotetietoja ohjelma ei käsittele, tiliotteet saattavat pitää sisällään hekilötietoja. Pääsääntönä asiakkaiden tapahtumilta anonymisoidaan vain ne kentät, joissa on melko varmasti henkilötietoa(esim. ei viitteenne- ja muistio-kenttiä). Ohjelma listaa toimintoon ne asiakkaat jotka luokitellaan yksityisasiakkaiksi, eli ei niitä asiakkaita joilla on Y- tai alv-tunnus.

MITÄ MINUN TULEE TIETÄÄ HENKILÖ-/ASIAKASTIETOJEN SÄILYTYKSESTÄ?    EU:n tietosuojalain uudistuksen mukainen tietosuoja-asetus (GDPR) tulee voimaan 25.5.2018 alkaen. Tietosuoja-asetusta sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn. Tietosuoja-asetus määrää säännökset rekisteröityjen oikeuksista sekä rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän velvollisuuksista. Lain tarkoituksena on taata korkeatasoinen ja johdonmukainen suoja henkilötietojen käsittelyssä sekä helpottaa henkilötietojen vaihtoa viranomaisten kesken. Tietosuoja-asetusta on tarkoitus  täydentää ja täsmentää kansallisella lainsäädännöllä. Tietosuojalain on tarkoitus tulla voimaan 25.5.2018.   Tiedoilla on myös säilytysvelvollisuus, kuten palkkojen ja verovapaiden matkakustannusten säilytysvelvollisuus, palkkakirjanpito on säilytettävä tilikauden päättymisestä kymmenen vuotta.   Mikäli ohjelma sisältää henkilötietoja, rekisterinpitäjän on huolehdittava tietosuoja-asetuksien mukaisten tietosuojaperiaatteiden noudattamisesta, henkilötietojen käsittelyjen kaikissa vaiheissa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus oikaista virheelliset tiedot ja poistettava tarpeettomat tai vanhentuneet henkilötiedot. Henkilötietojen oikaisu- tai poistopyynnön vastaanottamisen jälkeen on viipymättä, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa ryhdyttävä niiden korjauksiin tai poistamiseen.   Tietosuojaperiaatteiden mukaan henkilötietoja on   käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi käsiteltävä luottamuksellisesti ja turvallisesti kerättävä ja käsiteltävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten kerättävä vain tarpeellinen määrä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden päivitettävä aina tarvittaessa ‒ epätarkat ja virheelliset henkilötiedot on poistettava tai oikaistava viipymättä säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.   Yrityksessä on hyvä tehdä kartoitus henkilötietojen nykytilasta. Lisäksi kannattaa laatia suunnitelmat ja käytännöt henkilötietojen keräämisestä, päivittämisestä, säilyttämisestä ja poistamisesta. Yrityksen on voitava osoittaa noudattavansa rekisterinpitäjän velvollisuuksia, henkilötietolain mukaisesti. Yrityksen on varmistettava se, että henkilötietoja kysyvä taho on oikeutettu kysymään ja saamaan pyytämänsä tiedot, samoin on tietojen poistopyynnön suhteen. Yrityksessä on hyvä olla henkilö joka tuntee henkilötietolain vaatimukset henkilötietojen käsittelyn osalta ja vastaa niistä.

1.Tehdään ensin pankkitilimuutokset yrityksen yhteystietoihin Avataan Perustiedot-valikko Valitaan Yrityksen tiedot Valitaan Pankkitilit-välilehti Lisäätään uusi tili tai tarvittaessa muokataan pankkitilitietoja Muutokset tallennetaan OK-painikkeella   2.Valitaan laskulomakkeella näytettävät pankkitilit Avataan Asetukset-valikko Valitaan Lomakeasetukset Siirrytään Yritystiedot-välilehdelle Valitaan laskulla näytettävät pankkitilit Tallennetaan tiedot Käytä-painikkeella ja suljetaan ikkuna OK-napin painalluksella   Mikäli pankkitili ei näy oikein laskulla, mennään uudelleen Lomakeasetuksiin ja palautetaan oletusasetukset ikkunan vasemman alakulman Palauta oletukset -painikkeella. Tarkistetaan lisäksi vielä Yritystiedot-välilehden pankkitilivalinnat  

Ohjelmasta on mahdollista ottaa varmuuskopio automaattisesti Passeli pilvipalveluun. Pilvipalvelussa on tallessa aina viisi viimeisintä varmuuskopiota. Automaattinen varmuuskopiointi on hyödyllinen esimerkiksi sellaisessa tilanteessa jossa tietokone hajoaa ja uudelle koneelle tarvitsee siirtää Passeli ohjelma tietoineen.   Automaattisen varmuuskopioinnin saa otettua käyttöön suoraan ohjelmasta. Menkää Asetukset > tietokantaoperaatiot > automaattisen varmuuskopiointipalvelun käyttöönotto. Lukekaa ja hyväksykää palveluehdot ja painakaa "Ota käyttöön" -painiketta. Asetuksissa on oletuksena, että varmuuskopio otetaan maanantaina, keskiviikkona ja perjantaina siihen aikaan, kun käyttöönotto tehdään. Asetusten muuttaminen onnistuu "Muuta asetuksia nyt" -painikkeesta.