GDPR - Mitä henkilötietoja Passeli sisältää?

[#1]

 MITÄ HENKILÖTIETOJA PASSELI YRITYS OHJELMA SISÄLTÄÄ?

1. Asiakaskortisto, sisältää asiakkaan nimi ja yhteystiedot, asiakaskortti voi pitää sisällään henkilön tietoja.
2. Henkilökortisto, sisältää henkilön henkilötunnus, nimet, osoite, ym. yhteys- ja pankkitilin tiedot.
3. Työajankirjauksissa, matkalaskuissa ja palkanlaskennassa on henkilön nimi, henkilötunnus, pankkitili ja yhteystietoja.
4. Työajankirjauksissa ja palkanlaskennassa on poissaolotietoja.
5. Tarjous, myyntitilaus, myyntitoimitus, lasku, laskusuoritus, vuokraus, -toimitus, -palautus, projekti, kuitti, sisältää asiakkaan nimi ja yhteystiedot.
6. Suoritukset, sisältää asiakkaan nimen.
7. Tulosteet, sisältää asiakkaan nimen ja mahdollisesti yhteystiedot.
8. Raportit, sisältää asiakkaan nimen.

Kysymykseen, mitä ja millaisia tietoja minusta on teidän järjestelmästänne, voi kysyjälle kertoa kohtien 1. - 8. mukaiset asiat, riippuen missä roolissa tietoja ohjelmaan on henkilöstä tallennettu. Mikäli kysyjä haluaa nähdä tiedot, on mahdollista asiakaskortistosta ja henkilökortistosta tulostaa asiakkaasta ja henkilöstä tai/ja palkansaajasta tuloste.

Varsinaisista tapahtumista kuten tarjouksista, myyntitilauksista, ym. voi tietoja tulostaa näytettäväksi.

Henkilötietojen anonymisoimiseksi ja poistamiseksi on sopimusasiakkaalla mahdollista käyttää Passeli Henkilötietoapuri ohjelmaa. Ohjelmalla on anonymisoitavissa tarjouksien, myyntitilauksien, laskujen, laskusuoritusten, kuittien ja vuokrauksien tapahtumia niiden asiakkaiden osalta, joiden asiakaskorteilla ei ole syötettynä Y-tunnusta tai/ja Alv-tunnusta. Myös palkkalaskelmat, matkalaskut ja työajankirjaukset ovat poistettavissa ohjelmasta, valitulta henkilöltä. Tietojen anonymisoinnin tai poiston jälkeen asiakkaan tai henkilön kortti on vielä ohjelmassa, kortit tulee poistaa käyttäjän toimesta manuaalisesti.

Anonymisoinnin jälkeen anonymisoiduilla tiedoilla teksti Anon pp.kk.vvvv, päiväys on anonymisoinnin suoritus päiväys ja yhteystiedot ovat tyhjät.

Anonymisointi kohdistuu asiakkaan laskujen ja suorituksien sekä kuittien tapahtumiin joiden päiväyksestä on kulunut vähintään kuusi vuotta (Arvonlisäverolaki). Myyntitilaukset ja -toimitukset käsitellään mikäli ne ovat kuluvaa vuotta vähintään vuoden vanhempia ja tilana on toimitettu, toimitettu suoratoimitus tai valmis. Tarjoukset käsitellään, jos päiväys on kuluvaa vuotta vähintään vuoden vanhempi ja tila on 1(hyväksytty) ja tarjous ei ole enää voimassa. Vuokrauksen tapahtumat käsitellään tapahtuman päiväyksen ollessa kuluvaa vuotta vähintään vuoden vanhempi ja vuokrauksen tila on valmis. Projekti käsitellään kun lopetuspvm on kuluvaa vuotta vähintään vuoden vanhempi ja tila on valmis tai hylätty.

Tapahtumien asiakastiedoista anonymisoidaan asiakasid ja -numero nimi, nimi2, osoite, postinumero, -toimipaika, maa, maakoodi, kieli, puhelin ja sähköposti, molemmista laskutus sekä toimitusasiakas tiedoista.

Asiakaskortin tiedot käyttäjä anonymisoi itse, tai poistaa ko. asiakkaan asiakaskortin.

Laskuilla on lain määräämä säilytysvelvollisuus. (Arvonlisäverolaki)

Palkkojen ja verovapaiden matkakustannusten tiedoilla on lain määräämä 10 vuoden säilyttämisvelvollisuus. (Ennakkoperintälaki)