Kuluttaja-asiakkaiden verkkolaskutus ja Laskuttajailmoituksen luonti

[#1]

Passeli Yritys -ohjelmassa voit lähettää verkkolaskuja myös kuluttaja -asiakkaillesi.
Kuluttaja-asiakkaiden verkkolaskutus eroaa normaalista yritysten välisestä verkkolaskutuksesta, koska kuluttaja-asiakkaiden tulee aina tehdä verkkolaskutus -sopimus omissa verkkopankeissaan.

Mikäli et ole koskaan käyttänyt kuluttajien verkkolaskutus -ominaisuutta aiemmissa taloushallinto -ohjelmissanne, aloitetaan luomalla uusi laskuttajailmoitus.

Kuluttaja-asiakkaiden verkkolaskutus - Maventa operaattorin välityksellä

Avaa

Laskuttajailmoitusten lähetyksen jälkeen Maventa toimittaa ylläoleviin pankkeihin laskuttajailmoituksen. Laskuttajailmoitus edellytetään, että kuluttajat löytävät yrityksenne tiedot omista verkkopankeistaan. Pankit käsittelevät laskuttajailmoitukset ja lisäävät yrityksenne tiedot verkkolasku -rekisteriinsä. Tässä on pankkien kohdalla eripituisia käsittelyaikoja, joten laskuttajailmoituksen lähetyksen jälkeen menee n. 3-7 päivää ennen kuin kuluttajat voivat löytää yrityksenne tiedot verkkopankeistaan.

Jotta kuluttajat voivat tehdä verkkolasku / E-lasku -sopimuksen verkkopankeissaan, niin sinun tulee lähettää aina ensimmäinen Passelilla tehty lasku paperilla tai sähköpostilla asiakkaallesi. Tuo lasku sisältää kohdistettavan tiedon, esim. viitenumeron, jotta he voivat tehdä verkkolaskusopimuksen.

Kun kuluttaja-asiakas on tehnyt verkkolaskusopimuksen, niin hänen verkkopankkinsa lähettää vastaanottoilmoituksen sinun Passeli Yritys ohjelmaasi ladattavaksi. Vastaanottoilmoitus kohdistetaan asiakkaan laskun perusteella asiakastietoihin ohjelman avulla. Asiakkaan tietoihin lisätään tuolloin verkkolaskuosoitteet ja kun seuraavaksi lähetät laskua asiakkaallesi, niin voit valita lähetystavaksi verkkolaskun.

Kuluttaja-asiakkaiden verkkolaskutus - Pankki operaattorin välityksellä

Avaa

Mikäli käytät verkkolaskutus operaattorina pankkia, tulee tehdä Passelilla laskuttajailmoitus. Lähetä tehty ilmoitus pankkisi tiedonsiirtokanavaa pitkin toisille pankeille.

Laskuttajailmoitus edellytetään, että kuluttajat löytävät yrityksenne tiedot omista verkkopankeistaan. Pankit käsittelevät laskuttajailmoitukset ja lisäävät yrityksenne tiedot verkkolasku -rekisteriinsä. Tässä on pankkien kohdalla eripituisia käsittelyaikoja, joten laskuttajailmoituksen lähetyksen jälkeen menee n. 3-7 päivää ennen kuin kuluttajat voivat löytää yrityksenne tiedot verkkopankeistaan.

Jotta kuluttajat voivat tehdä verkkolasku / E-lasku -sopimuksen verkkopankeissaan, niin sinun tulee lähettää aina ensimmäinen Passelilla tehty lasku paperilla tai sähköpostilla asiakkaallesi. Tuo lasku sisältää kohdistettavan tiedon, esim. viitenumeron, jotta he voivat tehdä verkkolaskusopimuksen.

Kun kuluttaja-asiakas on tehnyt verkkolaskusopimuksen, niin hänen verkkopankkinsa lähettää vastaanottoilmoituksen noudettavaksi pankkiisi ladattavaksi. Latauksen jälkeen tuo tiedosto noudetaan käsiteltäväksi Passeli ohjelmistoon. Vastaanottoilmoitus kohdistetaan asiakkaan laskun perusteella asiakastietoihin ohjelman avulla. Asiakkaan tietoihin lisätään tuolloin verkkolaskuosoitteet ja kun seuraavaksi lähetät laskua asiakkaallesi, niin voit valita lähetystavaksi verkkolaskun.

Verkkolaskutus-toiminnossa voidaan hallinnoida kuluttaja-asiakkaiden E-laskutukseen liittyviä asioita. Toiminnossa voidaan luoda laskuttajailmoituksia, tehdä niihin muutoksia sekä poistaa niitä. Lisäksi voidaan lukea saatuja vastaanottoilmoituksia ohjelmaan sekä luoda laskuista verkkolaskuaineistoja.

Kuluttaja-asiakkaiden verkkolaskutusilmoituksen luonti, Verkkolaskutus-toiminnossa, operaattorina Maventa

Avaa

Huom. Maventaa käytettäessä kuluttajalaskujen verkkolaskutusoperaattorina, pitää olla aktivoituna Maventan pankkiverkkoyhteys. Tämä yhteys on auki jos ylipäätään jo lähetät verkkolaskuja yritysasiakkaille, joilla pankki toimii verkkolaskuvälittäjänä. Jos olet rekisteröinyt Maventa-tilin Passelin kautta, niin myös tuon rekisteröinnin yhteydessä ohjataan pankkiverkon avaukseen erikseen.

1. Tarkista yrityksesi tiedot kohdasta Perustiedot - Yrityksen yhteystiedot
Tarkista ja täytä myös Muut tiedot välilehti ja sieltä  kohdat Finvoice osoite ja Finvoice välittäjä. Anna noille kohdille kyseiset tiedot. Kun välittäjänä toimii Maventa, pitää Finvoice välittäjäksi kirjoittaa DABAFIHH.

2. Siirry Verkkolaskutus toimintoon ja valitse sieltä Laskuttajailmoitukset. Valitse Luo uusi laskuttajailmoitus. Paina vielä keskikohdasta linkkiä Laskuttajan tiedot ja katso, että tarvittavat tiedot ovat oikein (kaikki alemmat eivät ole pakollisia, toiminnon ohjeessa lueteltu pakolliset kohdat).

3. Valitse pankit joihin ilmoitus lähetetään. Valitse aluksi vain todennäköisimmät pankit. Toimintoa voi olla hyvä ensin testata yhdellä pankilla*. Mikäli sinulla on mahdollisuus lähettää itsellesi lasku tai sinulla on hyvä asiakaskontakti tätä varten niin aina parempi. Silloin sinulle tulee selville tapahtumien kulku ja osaat tarvittaessa ohjata asiakasta mahdollisissa kysymystilanteissa eteenpäin.
* Jos teet testin ensiksi yhdellä pankilla tulee luoda uusi ilmoitus myös muille pankeille ja mieluiten aivan samoin tiedoin.

4. Laskutusaihe. Anna laskutusaiheen koodi ,tieto on vapaamuotoinen mutta olisi hyvä pitää se lyhyenä ja kuvaavana. Esim. Siivous, Puhelinlasku.
Anna myös Laskutusaiheen nimi ainakin suomeksi.
Tarkista myös käytettävä pankkitili.

Näiden kohtien jälkeen, paina Lähetä sähköisesti nappia. Nyt Maventa välittää tiedon jokaiselle valitulle pankille. Voit seurata ilmoituksen onnistumista Sähköisesti lähetetyt-toiminnossa. Mikäli ilmoituksessa olisi virhe saat siitä tiedon tuolta. Jos virhetietoa ei kuulu noin neljään arkipäivään, ilmoitus on onnistunut. Pankit eivät palauta onnistumissanomaa.

5. Käy läpi vielä verkkolaskut asetukset välilehti.

Kuluttaja-asiakkaiden verkkolaskutusilmoituksen luonti, Verkkolaskutus-toiminnossa, operaattorina Pankki

Avaa

Laskuttajailmoituksen teko:

1. Tarkista yrityksesi tiedot kohdasta Perustiedot - Yrityksen yhteystiedot
Tarkista ja täytä myös Muut tiedot välilehti ja sieltä kohdat Finvoice osoite ja Finvoice välittäjä. Anna noille kohdille kyseiset tiedot.

2. Siirry Verkkolaskutus toimintoon ja valitse sieltä Laskuttajailmoitukset. Valitse Luo uusi laskuttajailmoitus. Paina vielä keskikohdasta linkkiä Laskuttajan tiedot ja katso, että tarvittavat tiedot ovat oikein (kaikki alemmat eivät ole pakollisia, toiminnon ohjeessa lueteltu pakolliset kohdat).

3. Valitse pankit joihin ilmoitus lähetetään. Valitse aluksi vain todennäköisimmät pankit. Toimintoa voi olla hyvä ensin testata yhdellä pankilla*. Mikäli sinulla on mahdollisuus lähettää itsellesi lasku tai sinulla on hyvä asiakaskontakti tätä varten niin aina parempi. Silloin sinulle tulee selville tapahtumien kulku ja osaat tarvittaessa ohjata asiakasta mahdollisissa kysymystilanteissa eteenpäin.
* Jos teet testin ensiksi yhdellä pankilla tulee luoda uusi ilmoitus myös muille pankeille ja mieluiten aivan samoin tiedoin.

4. Laskutusaihe. Anna laskutusaiheen koodi ,tieto on vapaamuotoinen mutta olisi hyvä pitää se lyhyenä ja kuvaavana. Esim. Siivous, Puhelinlasku.
Anna myös Laskutusaiheen nimi ainakin suomeksi.
Tarkista myös käytettävä pankkitili.

Näiden kohtien jälkeen paina Tallenna tiedostoon nappia ja anna tiedostolle nimi. Lähetä ilmoitus pankkisi tiedonsiirtokanavaa pitkin.

5. Käy läpi vielä Verkkolaskut asetukset välilehti.