Suorituksia on mahdollista poistaa laskutuksenhallinta ikkunan suoritukset näkymässä, tai suorituksen kirjausikkunassa.
Suorituksen poistaminen laskutuksenhallinnassa
Avaa Laskutuksenhallinta ja valitse näytöksi ”Suoritukset”
Valitse suoritus, jonka haluat poistaa
Paina Laskutuksenhallinnan työkaluriviltä ”Poista valitut suoritukset” –painiketta. Lukittua suoritusta ei voida poistaa.
Ohjelma varmistaa vielä poiston. Mikäli haluat poistaa suorituksen, paina OK –painiketta
Suorituksen poisto ei poista laskua, vaan ainoastaan tehdyn suorituksen. Tällöin lasku palautuu Avoin –tilaan.
Suorituksen poistaminen suorituksen kirjausikkunassa
Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Uusi suoritus”
Etsi suoritus työkalurivin suurennuslasi -kuvakkeesta
Suorituksen tiedot tulevat suorituksen kirjaus -ikkunaan. Valitse suoritus muokkaus-tilaan painamalla ”Muokkaa” –painiketta.
Paina työkaturiviltä Poista –painiketta poistaaksesi suorituksen. Lukittua suoritusta ei voi poistaa.
Ohjelma varmistaa vielä poiston. Mikäli haluat poistaa suorituksen, paina OK –painiketta
Suorituksen poisto ei poista laskua, vaan ainoastaan tehdyn suorituksen. Tällöin lasku palautuu Avoin –tilaan.
Suorituksen kirjaaminen manuaalisesti
Laskulle on mahdollista kirjata suorituksia ”Uusi suoritus” –toiminnolla sekä suoraan Laskutuksenhallinnasta.
Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Uusi suoritus”
Syötä tunniste kenttään laskunnumero tai hae avoin lasku ”Haku” -toiminnolla
Anna suoritukselle kirjauspäivä, jolloin laskuun on saapunut suoritus
Tarkista käytettävä kirjanpitotili, jotta tiliöinnit menevät oikein
Ohjelma tarjoaa oletuksena avoinna olevaa summaa suorituksen määräksi. Muuta tarvittaessa suorituksen määrää.
Kirjaa mahdolliset oikaisut tai/ja kurssierot
Tallenna suoritus painamalla ”Tallenna” –painiketta
Suorituksen kirjaaminen Laskutuksenhallinnasta
Valitse avoin lasku, jolle halutaan kirjata suoritus
Paina ”Kirjaa laskuun suoritus” –painiketta tai F3 –näppäintä
Lasku tulee olla avoin tai osasuoritettu –tilassa, jotta siihen voidaan kirjata suoritus
Ohjelma näyttää suorituksen kirjausikkunassa valitun laskun tiedot ja ohjelma tarjoaa suorituksen määräksi avoinna olevaa summaa.
Kirjaa mahdolliset oikaisut ja/tai kurssierot
Tarkista suorituksen tiedot ja paina ”Tallenna” -painiketta, jolloin suoritus tallentuu ohjelmaan.
Suorituksen kuittaaminen tiliotteelta
Suoritukset on mahdollista kuitata tiliotteelta tai viiteluettelosta.
Nouda pankista tiliote tai viiteluettelo ja huolehdi, että aineisto on oikeassa tietue muodossa. Kyseinen pankkitili pitää olla perustettuna ohjelman yrityksen yhteystiedoissa. Suoritukset kohdistuvat viitenumeron perusteella, eli jos suoritusta ei ole maksettu viitenumerolla, se ei kohdistu automaattisesti mihinkään laskuun.
Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Suoritusten kuittaus tiliotteelta”
Valitse oikea tunniste.
Mikäli tunnisteita ei ole vielä ohjelmassa, luo uusi painamalla Uusi tunniste -painiketta. Anna tunnisteelle
pankin nimi ja paina OK -painiketta.
Valitse hakemisto, johon on tallennettu konekieliset tiliotteet, viiteluettelot tai SEPA tiliotteet ja paina OK -painiketta
Tiedostot kentässä näkyy kaikki valitun kansion tiedostot. Valitse tiedosto ja paina OK -painiketta.
Suorituksen kuittaus tiliotteelta näkyy tiedoston suoritukset. Laskuno -sarakkeessa näkyy laskun numero ja L -sarakkeessa OK, mikäli suoritus voidaan kohdistaa laskuun.
Paina Kuittaa suoritetuksi -painiketta
Kuittauksen jälkeen tulee ilmoitus kohdistetuista suorituksista.
Mikäli aineistossa oleva suoritus on pienempi tai suurempi kuin avoimena oleva laskun summa, avautuu tällöin suorituksen kirjausikkuna, jolloin voit itse päättää miten lasku kirjataan suoritetuksi.
Factoring laskulle voidaan kirjata suoritus aivan kuten normaaleille laskuillekin.
Factoring-suorituksen kirjaamisen normaalista erottaa yleensä suoritukselle määritettävä kirjanpitotili. Factoringlaskujen kirjanpidon tili tulee Factoring sopimuksen tiedoista. Katso tarvittaessa suorituksen kirjaamisen ohje Laskutus ja myyntireskontra osiosta.
Suorituksen muokkaaminen
Suorituksia on mahdollista muokata Laskutuksenhallinta ikkunan ”Suoritukset” näytöllä, tai suorituksen kirjausikkunassa.
Suorituksia voidaan myös poistaa suoraan Laskutuksenhallinnan ”Suoritukset” näkymästä.
Suorituksen muokkaus laskutuksenhallinnassa:
Avaa Laskutuksenhallinta ja valitse näytöksi ”Suoritukset”
Valitse suoritus, jota haluat muokata
Paina laskutuksenhallinnan työkaluriviltä Näytä valittu suoritus -painiketta, tai F10 näppäintä
Valitun suorituksen tiedot tulevat Suorituksen kirjaus -ikkunaan.
Valitaan suoritus ”Muokkaus” tilaan yläpalkin Muokkaa-painikkeesta
Tee suoritukseen tarvittavat muutokset ja paina ”Tallenna” -painiketta suorituksen kirjauksen työkaluriviltä.
Suorituksen muokkaus suorituksen kirjausikkunassa
Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Uusi suoritus”
Paina työkaluriviltä suurennuslasi –kuvaketta etsiäksesi muokattavan suorituksen
Valitun suorituksen tiedot tulevat Suorituksen kirjaus -ikkunaan.
Valitaan suoritus ”Muokkaus” tilaan yläpalkin Muokkaa-painikkeesta
Valitaan suoritus ”Muokkaus” tilaan yläpalkin Muokkaa-painikkeesta
Tee suoritukseen tarvittavat muutokset ja paina ”Tallenna” -painiketta suorituksen kirjauksen työkaluriviltä.
Ryhmälaskututusta käytetään samansisältöisten, kalenteriin sidottujen laskujen luontiin ryhmälaskumalleihin liitetyille asiakkaille tai asiakasryhmille.
Laskut luodaan valituista ryhmälaskumalleista Laskutusajo-toiminnolla. Ryhmälaskupohjien ylläpito sekä Laskutusajo -toiminto löytyvät Laskutus -valikon Ryhmälaskutus -toiminnosta.
Ryhmälaskutus aloitetaan ryhmälaskumallien luonnilla. Ryhmälaskumalli sisältää mallilaskun ja laskutustiedot.
Mallilaskussa määritellään laskutettavat nimikkeet ja laskun yleistiedot.
Laskutustiedoissa määritellään mallilla laskutettavat asiakkaat tai asiakasryhmät sekä laskuajojen tekemiseen tarvittavat tiedot kuten laskutuskausi- sekä laskutusperusteen voimassaoloaikaan liittyvät tiedot.
Kun ryhmälaskumallit ovat kunnossa, voi laskut luoda laskutusajolla.
Laskutusajossa käyttäjä luo laskut niille ajoon valittujen ryhmälaskumallien asiakkaille, joiden laskukausi päättyy ennen käyttäjän antamaa, ”Laskutetaan asti” päivää.
Maksukehotuksia on mahdollista tulostaa asiakkaille, joilla on avoinna laskuja ja laskut ovat myöhässä enemmän kuin asetuksissa annettu sallittu myöhästyminen.
Asiakkaalle pitää olla myös valittuna asiakaskortistossa ”Muut tiedot” -välilehdellä maksukehotukset valinta.
Valitse Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Maksukehotukset ja perintä”
Tarkista laskuille annettava maksuaika ja huomautuskulut ”Asetukset” valikosta
Valitse laskut, joista haluat tulostaa maksukehotuksen
Paina lopuksi ”Tulosta” painiketta maksukehotuksien tulostamiseksi
Maksukehtotuksista on asiakkaalle lähetettävissä tekstiviesti, maksukehotukset ohjeesta on tutustuttavissa toimintoon.
Laskun kirjauksessa voidaan muuttaa kirjanpitotilit tarvittaessa. Ohjelma tarjoaa laskunkirjauksessa oletustilien mukaisia tilejä.
Mikäli riviosalla ei näy kredit-tili saraketta, tulee kyseinen sarake valita näkyviin riviosan työkalurivin ”Näytä sarakkeet” -painikkeesta.
K-Tili sarakkeessa voit valita rivikohtaisesti käytettävän Kredit-tilin
Katso video-ohje
Korkolaskujen laadinta
Myöhässä saapuneiden suoritusten korot ovat vietävissä korkorekisteriin. Korkorekisteristä voidaan laatia asiakaskohtainen korkolasku.
Asiakaskortilla pitää olla valittuna ”Korkolaskut” valinta
Tilanteessa, jossa laskun suoritus on ollut myöhässä ja laskulle on kertynyt korkosaatavia, voidaan korot ohjata suorituksen kirjauksissa korkorekisteriin.
Suorituksen kirjausikkunassa pitää ensiksi tarkistaa suorituksen kirjauspäivä, jolloin ohjelma laskee automaattisesti myöhässä olevat päivät ja kertyneen koron. Korko lasketaan asetuksissa määritetyllä viivästyskorolla
Suorituksen kirjausikkunassa on valinta ”Vienti korkorekisteriin”, mistä korko ohjataan korkorekisteriin.
Korkorekisteriin pääsette valitsemalla Laskutus ja myyntireskontra osion yläpalkista ”Laskutus” -> ”Korkolaskut”
Korkorekisteristä valitaan laskutettava asiakas ja tarkistetaan korkolaskujen yleistiedot.
Painetaan lopuksi ”Laadi laskut”, jolloin korkolasku luodaan laskutukseen
Myynti- ja ostotapahtumille kirjataan kirjanpidon tilinumerot. Mikäli tulosteissa on nähtävillä 6-numeroisia tilinumeroja, oletustileille ei ole määritelty kirjanpidontilejä.
Ohjelmaan tulee perustaa kirjanpidon tilit ja sen jälkeen määritellä oletustileille käytettävät tilit.
Mikäli käytössäsi on kirjanpito osio, suorita kirjanpidon käyttöönotto ja valitse käytettävä tilikartta kirjanpidossa.
Mikäli käytössä ei ole kirjanpito-osiota, voit perustaa tilit ”Perustiedot” -valikosta ”Tililuettelon ylläpito”.
Tililuettelopohja voidaan myös hakea painamalla ”Hae tilit” -painiketta. Valmiit tililuettelopohjat löytyvät
ohjelman asennushakemistosta ”Tililuettelo” kansiossa. TK -alkuiset tiedostot ovat tilikartta- / tililuettelomalleja.
- Tili no -kenttään annetaan kirjanpitotilin yksilöivä tilinumero.
- Selite kenttään annetaan kirjanpitotilin selkokielinen nimi, joka näkyy esim. raporteilla.
- Tilityyppi vaikuttaa tililuettelon tilien tarjontajärjestykseen valittaessa kirjanpitotiliä pudotusvalikosta.
- Verokäsittely kohdassa määritellään tilin käyttäytyminen arvonlisäverotuksen kannalta.
- Ei käytössä -valinnalla kirjanpitotili tehdään passiiviseksi, jolloin se ei näy valintalistoissa, eikä sille voi tehdä kirjauksia
- Tallennetaan annetut tiedot painamalla OK
Oletustilien valinta
Perustiedot valikosta valitaan ”Oletustilien ylläpito”.
Valitse tilinumero sarakkeessa jokaiselle käytettävälle tilille haluttu kirjanpidontili, jolloin ohjelma tarjoaa
oletuksena sitä tiliä mikä on valittuna.
Paina OK -painiketta, jolloin muutokset tallentuvat
Rakennuspalveluiden ja romumyynnin myyntilaskun kirjaaminen helpottuu myyntialueiden luomisen kautta.
Valitaan ohjelman yläpalkista ”Perustiedot” -> ”Myyntialueet”
Lisätään myyntialueiden ylläpitoon uusi rivi ”Rakennuspalvelut” tai ”Romumyynti” ja kirjataan selitteeseen laskuille tulostuva selite voimassaolevasta direktiivistä. (esim. AVL 8 C §:ään tai direktiiviin(Art. 199, Dir.2006/112/EY)) tai vastaavat tiedot romumyynnin osalta.
Tallennetaan myyntialue ”OK” painikkeella
Avataan Asiakaskortisto ja valitaan asiakkaan ”Muut tiedot” välilehdelle myyntialueeksi luotu ”Rakennuspalvelut” tai ”Romumyynti” ja tarkistetaan että asiakaskortilla on annettuna asiakkaan Y-tunnus ja ALV-tunnus.
Valitaan oletustilien ylläpidosta Rakennuspalveluille oletus myyntitili ja samoin romumyynnille. Valitse ohjelman yläpalkista ”Perustiedot” -> ”Oletustilien ylläpito”
Valitse ”Rakennuspalvelut” tai ”Romumyynti” myyntialueelle haluamasi kirjanpidon myyntitili, jotta myynti ohjautuu kirjanpidollisesti oikealle tilille.
Nyt voit luoda laskun asiakkaalle ja laskutulosteella näkyy rakennuspalveluiden ja romumyynnin myynnissä vaaditut tiedot laskun verottomuudesta.
Hyvityslaskun luonti
Laskusta voidaan laatia hyvityslasku kopioimalla, jolloin hyvityslaskulle tulee vastaavat tiedot kuin kopioitavassa laskussa, mutta negatiivisilla määrillä ja summalla. Nimikkeet palautuvat varastoon.
Avaa Laskutuksenhallinta ja valitse lasku, josta haluat tehdä hyvityslaskun
Valitse Laskutuksenhallinnan työkaluriviltä kuvake ”Luo valitusta laskusta uusi lasku kopioimalla” tai klikkaa laskun päältä hiiren 2. näppäimellä ja valitse ”Kopioi lasku”
Valitse vaihtoehto: ”3. Luodaan valitusta laskusta hyvityslasku” ja paina OK -painiketta
Laskun kirjausikkunaan aukeaa laskusta luotu hyvityslasku. Tarkista, että tiedot ovat oikein ja tee tarvittavat muutokset laskulle. Paina lopuksi ”Tallenna”, jonka jälkeen hyvityslasku on tulostettavissa.
Hyvityslasku kohdistetaan avoinna olevaan laskuun kirjaamalla veloituslaskulle suoritus.
Etsitään ja valitaan Laskutuksenhallinnasta avoinna oleva lasku, johon hyvityslasku kohdistetaan
Suoritus kirjataan valitulle avoimelle laskulle Laskutuksenhallinnan työkaluriviltä kuvakkeesta ”Kirjaa laskuun suoritus” tai klikkaamalla laskun päältä hiiren 2. näppäimellä ja valitse ”Kirjaa suoritus”
Suorituksen kirjaus-ikkunassa valitaan haluttu kirjauspäivä ja tyhjennetään Suoritus-kentän summa
Valitaan Hyvityslasku-pudotusvalikosta aiemmin tehty asiakkaan hyvityslasku
Nyt Hyvityssumma-kentässä on hyvitetty summa sekä ”Jää avoimeksi” –kentässä on 0,00 EUR
Tallennuksen jälkeen molempien laskun tila päivittyy Suoritettu –tilaan
Osahyvityslaskujen luonti ja kohdistus veloituslaskuun on myös mahdollista.
Ennen kuin voidaan luoda Factoring laskuja, tulee ohjelmaan perustaa käytettävä rahoitusyhtiö ja valita asiakkaalle käytettävä rahoitusyhtiö.
Rahoitusyhtiön luominen ohjelmaan
Avaa perustiedot -valikosta Yrityksen yhteystiedot
Mene Factoring välilehdelle
Paina Factoring välilehden työkalurivin Uusi rahoitusyhtiö -painiketta
Anna rahoitusyhtiön tiedot Factoring välilehdelle
Paina Sopimustiedot -painiketta
Anna Factoring sopimuksen yksilöintitiedot. Syötä myös ”Viitenumero” ja käytettävä ”Siirtoteksti”, joka tulostuu jokaiselle factoringlaskulle.
Paina OK –painiketta tallentaaksesi tiedot
Paina yrityksen yhteystiedoissa vielä OK -painiketta
Valitaan asiakkaalle käytettävä rahoitusyhtiö
Avaa kortisto -valikosta Asiakaskortisto
Hae asiakas jolle haluat luoda Factoring laskuja
Ota asiakkaan tiedot muokkaukseen painamalla asiakaskortiston työkaluriviltä Muokkaa -painiketta tai
painamalla Ctrl + E näppäinyhdistelmää
Mene Muut tiedot -välilehdelle
Valitse Factoring sopimus -kenttään käytettävä rahoitusyhtiö
Mikäli asiakas on kotimainen, anna vielä asiakkaan Y-tunnus.
Tallenna tiedot painamalla Tallenna -painiketta
Laskujen pankkitilitiedot
Kun asiakkaalle on valittu Factoring sopimus, tulostuu laskulle rahoitusyhtiön pankkitilitiedot.
Factoringlaskun tunnistat Laskutuksenhallinnan F-sarakkeen merkinnästä ja laskujen kirjauksessa laskutusaiheen oikealla puolella olevasta Factoringlasku -tekstistä.
Factoring aineiston luonnin epäonnistuessa
Jos factoringlaskut tulostuvat vain esikatseluun tai paperille niin tarkista seuraavat tiedot:
Jos lasku tulostuu kahteen kertaan esikatseluun tai laskusta tulee kaksi kopiota paperisena, niin virhe on laskulla. Tarkista laskulta, että ”Toimitusaika” ja muut laskutustiedot ovat oikein. Sekä tarkista, että laskulla ei esiinny erikoismerkkejä, koska verkkolaskuaineistossa ei saa olla mukana erikoismerkkejä.
Jos lasku tulostuu esikatseluun tai paperille ja haluaisitte lähettää asiakkaallenne kyseisen laskun verkkolaskuna. Tarkista asiakaskortilta, että asiakkaalle on aktivoitu ”Verkkolasku” ja verkkolaskuosoite ja välittäjän osoite on annettuna
Koontilaskulla on mahdollista yhdistää saman asiakkaan toimituksia laskulle. Mikäli asiakkaalle on järjestelmässä kaksi tai useampia toimituksia, niin asiakkaalle voidaan luoda koontilasku.
Avaa yläpalkin ”Tilaukset” -valikosta ”Koontilaskun laadinta”.
Valitaan luettelosta asiakas, jolle luodaan koontilasku ja paina OK –painiketta.
Koontilaskun laadinta -ikkunassa tarkistetaan luotavan koontilaskun tiedot. Koontilaskulta on mahdollista poistaa toimituksia, mikäli niitä ei haluta vielä toimittaa. Valitaan riviosalta kyseinen lähete ja painetaan ”Poista valittu läheterivi” –painiketta.
Kun koontilaskun tiedot ovat kunnossa, painetaan OK –painiketta.
Ohjelma luo koontilaskun laskutukseen.
Koontilasku voidaan tarvittaessa myös perua. Tällöin Koontilasku poistuu laskutuksesta ja myyntitilauksien toimitukset ovat uudelleen laskutettavissa, toimituksia ei kuitenkaan enää tällaisessa tilanteessa voi muokata, eikä tilauksen tilaa enää päivitetä.
Avaa yläpalkin ”Tilaukset” -valikosta ”Koontilaskun peruminen”.
Valitaan luettelosta koontilasku, joka halutaan perua ja painetaan OK -painiketta.
Koontilasku peruuntuu ja ohjelma ilmoittaa, mitkä toimitukset ovat palautuneet ”Toimitettu” tilaan.
Toimitukset voidaan laskuttaa tarvittaessa nyt uudelleen, muokkaus ei ole mahdollista eikä toimitusta kannata poistaa sillä tilauksen tilaa ei enää päivitetä.
Myyntitilaukselle luotu toimitus on siirrettävissä laskutukseen. Lähete voidaan siirtää ”Tilaustenhallinnassa” toimitukset näkymässä, tai ”Siirto laskutukseen” toiminnolla.
Avaa ”Siirto laskutukseen” –toiminto.
Valitse, siirretäänkö kaikki tulostetut lähetteet vai valitaanko laskutettavat lähetteet.
Mikäli haluat valita laskutettavat lähetteet, niin aukeaa ikkuna, josta on valittavissa mitkä toimitukset siirretään laskutukseen. Valinnan jälkeen painetaan OK –painiketta.
Ohjelma varmistaa laskujen päivämäärän muodostamisen. Tee valinta ja paina OK –painiketta.
Valitut toimitukset on siirretty laskutukseen ja ne voidaan tulostaa siirron jälkeen.
Tarjous on siirrettävissä myyntitilauksiin tai laskutukseen tarjoustenhallinnassa, jolloin tarjouksen tiedot siirtyvät myyntitilauksen tai laskun pohjaksi.
Avaa Tarjoustenhallinta
Valitse haluttu tarjous
Paina tarjoustenhallinnan työkaluriviltä Hyväksy valittu tarjous -painiketta, tai paina F3 painiketta näppäimistöltä
Valitse ”Myyntitilauksiin” tai ”Laskutukseen” ja paina OK
Siirron jälkeen tulee ilmoitus tulostetaanko luotu tilaus tai lasku ja kyseisen tarjouksen tila päivitetään