Releases YouServe

Mededelingen  Wet Invoering Extra Geboorteverlof Waarom  Per 1 juli 2020 wordt de Wet Invoering Extra Geboorteverlof, in het kort WIEG, van kracht. Dit houdt in dat partners na de geboorte van hun kind 5 keer de contracturen per week aan geboorteverlof mogen opnemen. Daarom gaan we in Payroll Business alvast de velden opnemen voor het aansturen van dit geboorteverlof. Hoe  Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Loondoorbetaling bij verlof (Uitsplitsing)  Vanaf de volgende release (2020-05) zijn aan het arbeidsvoorwaardescherm Loondoorbetaling bij verlof (Uitsplitsing) de velden voor Aanvullend geboorteverlof toegevoegd. De koppeling met het verlof in HR Core is op dat moment nog niet beschikbaar. Deze gaan we later apart opleveren.  Uw actie  Als een medewerker geboorteverlof wil opnemen, kan zij of hij dit maximaal vier weken voor aanvang aanvragen bij UWV en legt u dit vast via de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij Verlof (Uitsplitsing) met een ingangsdatum die ligt op of na 1 juli 2020.  Nieuw Reden uit dienst nu ook verplicht bij import externe mutaties en HRSS Waarom  Vanaf januari 2020 is het verplicht voor de loonaangifte en pensioenaangifte om bij iemand die je uit dienst meldt, ook de reden hiervan op te geven. Vanaf de release van februari was het al verplicht om voor een medewerker die je via het scherm Medewerker uit dienst meldt, een reden op te geven bij het veld Reden uit dienst. Is er geen reden opgegeven, dan kun je de gegevens in het scherm niet opslaan. Als je echter een medewerker uit dienst meldde door het importeren van een Datum uitdienst via bijvoorbeeld Import/export > Importeren CSV, externe koppelingen via Batch input of mutaties vanuit HRSS, vond er geen controle plaats op de aanwezigheid van de reden uit dienst.  Met ingang van deze release is dit gewijzigd en controleert het systeem of bij het importeren van een Datum uitdienst via bovengenoemde bestanden de Reden uit dienst aanwezig is. Ontbreekt in dit geval de reden uit dienst, dan wordt het bestand niet verwerkt om foutieve aangiftes te voorkomen.  Hoe Bevat een bestand dat je importeert een Datum uitdienst, dan controleert het systeem of ook de Reden uit dienst voor de betreffende medewerker aanwezig is. Ontbreekt de reden uit dienst, dan meldt het systeem dit en wordt het hele bestand afgekeurd.  Uw actie Als je mutaties voor het uit dienst melden van een medewerker niet via het medewerkerscherm in Payroll Business vastlegt, maar via een Interface of via HRSS,  dan moet je deze interface of het HRSS formulier aanpassen zodat je de mutatiestroom kunt blijven gebruiken. Tussentijds betalen genereert nu ook automatisch een rapport Alleen beschikbaar voor administratiekantoren  Waarom In de maart release hebben we het mogelijk gemaakt om via een Productiegroep tussentijdse betalingen uit te voeren voor meerdere bedrijven tegelijk.  Vanaf deze release kun je automatisch het bijbehorende controlerapport laten genereren voor alle bedrijven die in de Productiegroep zijn opgenomen. Hoe Administratiebeheer - Inrichting > Algemeen > Productiegroep Aan het scherm Productiegroep zijn de hieronder vermelde velden toegevoegd waarmee u kunt aansturen of het systeem bij tussentijds betalen wel of niet automatisch een controlerapport moet genereren. Log in met de gebruikersgroep voor Administratiebeheer. Ga naar Administratiebeheer - Inrichting > Algemeen > Productiegroep. Het scherm Productiegroep opent, waarmee u een productiegroep kunt selecteren of toevoegen. Vanaf deze release kun je hier ook de instellingen voor het controlerapport vastleggen via de volgende nieuwe velden: Veld Omschrijving Rapport tussentijdse betalingen (evaluatie) Als u wilt dat het rapport bij elke evaluatie (zonder daadwerkelijke betalingen), wordt gemaakt, kies dan hier het uitvoerformaat.  CSV Excel PDF Als u dit veld optie leeg laat, wordt er geen rapport gegenereerd zolang u alleen evalueert en nog niet betaalt. Rapport tussentijdse betalingen (definitief) Als u wilt dat het rapport wordt gemaakt op het moment dat er betaald wordt, kies dan hier het uitvoerformaat.  CSV Excel PDF Als u dit veld leeg laat, wordt het rapport niet automatisch gegenereerd op het moment dat u betaalt. Let op: het resultaat is altijd het rapport Tussentijdse betalingen, waarbij in het ene geval de gegevens worden getoond op basis van alleen een evaluatie, in het andere geval is er ook daadwerkelijk betaald (definitief).  Het rapport wordt getoond bij Rapporten > Gedeelde rapporten voor de gebruikersgroep Administratiebeheer. Je krijgt een rapport voor elk bedrijf dat in de productiegroep is opgenomen. Als er geen betalingen zijn om te vermelden, staat in het rapport de tekst: geen gegevens gevonden. Uw actie Als je de Monitor voor Tussentijdse betalingen gebruikt en je wilt graag dat het controlerapport automatisch wordt gegenereerd, geef dan in de hierboven genoemde nieuwe velden het formaat op. Initieel zijn deze velden leeg. Nieuwe gebruikersinstelling voor zoeken op medewerkercode Waarom Naar aanleiding van een wens in het ideeënportaal is het vanaf deze release mogelijk om standaard op medewerkercode te zoeken als je een scherm opent. Voorheen stond de standaard zoekwaarde altijd ingesteld op medewerkernaam. Je moest dan eerst de zoekselectie wijzigen in Medewerkercode, voordat je op de medewerkercode kon gaan zoeken.  Hoe Icoon Gebruikersinstellingen linksonder in het scherm Als je op het icoon Gebruikersinstellingen  linksonder in het scherm klikt, open je het scherm waarin je op gebruikersniveau de volgende instellingen kunt vastleggen: gebruikersinstellingen - zoeken op medewerkercode bedrijfskeuzemenu configureren Klik je bovenaan op Gebruikersinstellingen, dan zie je de optie Zoeken op medewerkercode. Plaats hier een vinkje als je wilt dat het zoekveld in elk zoekscherm standaard op Medewerkercode staat. Als je deze optie niet aanvinkt, staat het zoekveld net als voorheen standaard op Medewerkernaam.  Uw actie Als je voortaan wilt zoeken op medewerkercode, plaats dan een vinkje bij de optie Zoeken op medewerkercode, zoals hierboven beschreven.   Nieuw scherm arbeidsvoorwaardenpakket toegevoegd aan wizards Waarom De wens bestond om in één overzicht de arbeidsvoorwaarden, vaste en periodieke inhoudingen en vergoedingen te kunnen inzien, toevoegen en wijzigen. Aan de wizard Kopiëren medewerker - Transitievergoeding was dit nieuwe scherm al toegevoegd, vanaf de maart release is dit scherm ook toegevoegd aan de andere wizards.   Hoe Instroom/Uitstroom > Aanmaken medewerker > Arbeidsvoorwaardenpakket Instroom/Uitstroom > Kopiëren medewerker > Arbeidsvoorwaardenpakket Instroom/Uitstroom > Kopiëren medewerker transitievergoeding > Arbeidsvoorwaardenpakket Instroom/Uitstroom > Aanmaken medewerker met profielgroep > Arbeidsvoorwaardenpakket Het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket bevat de arbeidsvoorwaarden en eventueel de vergoedingen en vergoedingen (vast/periode). De Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen) maken géén deel uit van het Arbeidsvoorwaardenpakket. Verder geldt voor het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket het volgende: Je kunt op de gebruikelijke manier arbeidsvoorwaarden toevoegen via het icoon Toevoegen .  Je kunt de andere vergoedingen en inhoudingen ook  toevoegen via dit icoon  . Let op: deze maken geen deel uit van het arbeidsvoorwaardencluster, maar je kunt ze hier wel voor de medewerker toevoegen aan het Arbeidsvoorwaardenpakket. Je kunt de bedragen bij de vergoedingen en inhoudingen vin het scherm arbeidsvoorwaardenpakket invoeren via Bewerken .  De bedragen die je hier invoert, zie je dan terug als je hetzelfde scherm opent via Medewerker > Contract > Vergoedingen en Inhoudingen. Hetzelfde geldt voor wijzigingen in de schermen van de arbeidsvoorwaarden die je vastlegt via de functie Arbeidsvoorwaardenpakket. Open je daarna hetzelfde arbeidsvoorwaardenscherm via Medewerker > Contract Arbeidsvoorwaarden, dan zie je de wijziging daar terug. De functie Arbeidsvoorwaardenpakket bestaat naast de huidige schermen voor arbeidsvoorwaarden en vergoedingen/inhoudingen (vast/periode). Wijzigingen die je invoert via een scherm dat je opent via het Arbeidsvoorwaardenpakket ziet je terug als je hetzelfde scherm opent via de functie Arbeidsvoorwaarden of via Vergoedingen en inhoudingen (Vast/Periode). Andersom geldt hetzelfde. Let op: de wijzigingen zijn pas opgeslagen als je hebt geklikt op de knop Opslaan rechtsonder in het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket. Uw actie Er is geen actie nodig Gewijzigd en verbeterd  APG Baksteen - Verloonde uren parttimers nu correct berekend en doorgegeven Waarom Voor het correct aanleveren van de verloonde uren bij APG Baksteen moeten de uren voor de parttime medewerkers worden omgerekend op basis van 38 uur, als de fulltime werkweek van het bedrijf afwijkt van deze 38 uur. Doordat deze uren nu niet worden herrekend, veroorzaakt dit uitval bij het aanleveren van de pensioengegevens. Hoe Vanaf deze release is de programmatuur met ingang van 1-1-2020 aangepast, zodat voor het pensioenfonds APG Baksteen de correcte uren worden berekend en doorgegeven in de APG-aangifte. Uw actie Indien van toepassing, moet je een salarisverwerking uitvoeren met startdatum 1-1-2020 voor een juiste aanlevering aan APG Baksteen. Voor het laten uitvoeren van de salarisberekening met startdatum 1-1-2020 kun je contact opnemen met de Service Desk. APG Baksteen - Excedentverzekering Waarom Klanten die zijn aangesloten bij APG Baksteen en zijn verzekerd voor de Beter Excedentregeling (BEXC), moeten dit product bij iedere medewerker aanleveren. Dit geldt ook als er voor de betreffende medewerker geen premieafdracht plaatsvindt. Tot nu toe werden deze productgegevens alleen aangeleverd bij medewerkers waarbij premie werd berekend. Hoe Met ingang van 1-1-2020 is dit aangepast, zodat de Beter Excedentregeling (BEXC) nu voor alle medewerkers wordt aangeleverd. Uw actie Indien van toepassing, moet je een salarisverwerking uitvoeren met startdatum 1-1-2020 voor een juiste aanlevering aan APG Baksteen. Voor het laten uitvoeren van de salarisberekening met startdatum 1-1-2020 kun je contact opnemen met de Service Desk. Rekenmethode transitievergoeding aangepast Waarom  De berekening van de transitievergoeding over het deel dat betrekking heeft op een gebroken jaar, wordt door de overheid anders berekend dan in Payroll Business.  Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Voorstel transitievergoeding  In Payroll Business is vanaf deze release de rekenmethodiek aangepast, zodat deze aansluit bij de methodiek van de overheid. Hierdoor kan het zijn dat voor eerder berekende transitievergoedingen, de voorlopige transitievergoeding na een salarisverwerking die u na deze release uitvoert, een ander bedrag laat zien. Als je aan een medewerker reeds een transitievergoeding hebt uitbetaald op basis van de eerder berekende voorlopige transitievergoeding, kun je ervoor kiezen het verschil met de medewerker alsnog te verrekenen.  Uw actie Er is geen actie nodig, tenzij je ervoor kiest om na de nieuwe berekening een eventueel verschil met het eerder berekende bedrag te laten verrekenen.  Blokkeren deelname SPAWW in wizard Kopiëren medewerker - Transitievergoeding Waarom Als je een medewerker kopieerde vanwege het uitbetalen van een transitievergoeding, werd er geen rekening gehouden met de instellingen voor Blokkeren deelname SPAWW. Als het veld Blokkeren deelname SPAWW op Ja staat, is het logisch als deze instelling ook wordt overgenomen bij het kopiëren van de gegevens van de medewerker voor het uitbetalen van een transitievergoeding. Daarom neemt Payroll Business vanaf deze release bij het kopiëren van een medewerker deze instelling over.    Hoe Medewerker > Instroom / Uitstroom > Kopiëren medewerker - Transitievergoeding > Loonheffingen Bij het kopiëren van de medewerker wordt voortaan de waarde van het veld Blokkeren deelname SPAWW in het scherm Loonheffingen overgenomen. Als het nodig is, toch een andere waarde op te geven, kan dit natuurlijk alsnog.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Knop Afdruk samenvoegen was verdwenen (change 1924197) Melding De knop Afdruk samenvoegen die rechtsboven in het scherm hoort te staan, was niet meer beschikbaar in het scherm Medewerkers. Oplossing We hebben ervoor gezorgd dat deze knop weer beschikbaar is. Uw actie Er is geen actie nodig. Contracturen per week (UPA) niet correct berekend Waarom Als een medewerker halverwege de periode uit dienst was getreden, werd het payrollelement Contracturen per week (UPA) niet correct berekend waardoor de waarde te hoog was. Hoe Vanaf deze release is de berekening met ingang van 1-1-2020 aangepast, zodat de contracturen per week voor UPA correct worden berekend. Uw actie Er is geen actie nodig. Code meetelling aangepast voor APG Architecten (PFAB) (change 1885135) Waarom In de APG-aangifte voor Architecten werd voor iedere medewerker de Code meetelling met de waarde Ja doorgegeven. Wanneer een medewerker echter de eindleeftijd van de pensioenberekening bereikt, moet vanaf dat moment de Code meetelling worden doorgegeven met de waarde Nee. Het niet correct doorgeven van deze waarde, veroorzaakte uitval bij de pensioenaanlevering. Hoe Met ingang van 1-1-2020 is dit aangepast. Voor medewerkers die de eindleeftijd van de pensioenberekening hebben bereikt, wordt nu de Code meetelling met de waarde Nee aangeleverd. Alleen in de periode waarin de sociaal fondspremie geïnd wordt, zal de Code meetelling Ja worden meegegeven.  Uw actie Er is geen actie nodig. Knop Historie ineens niet meer aanwezig in interfacescherm Overboekingen SEPA (change 1806189) Melding Via het interfacescherm Overboekingen SEPA kun je betaalgegevens vastleggen zoals betaaldatum, betaalroute, etc. In dit scherm was het echter niet meer mogelijk om de wijzigingshistorie van deze velden te bekijken omdat de knop Historie  niet meer beschikbaar was.  Oplossing Instellingen >Gegevensuitwisseling > Interfaces > Overboekingen SEPA Vanaf deze release is dit hersteld en kun je in het scherm Overboekingen SEPA de historie weer oproepen via de bekende knop  rechtsboven in het scherm. Uw actie Voor u is er geen actie nodig. Export Journaalpost met formaat xlsx via automatische journalisering gaf een corrupt bestand (change 1746155) Melding Als er een journaalexport werd uitgevoerd met het exportformaat xslx, zag je bij het openen van dit bestand de foutmelding: The file format or file extension is not valid. Verify that the file has not been corrupted. Oplossing Journalisering > Exportverwerking Vanaf deze release is dit opgelost en kun je via de journaalexport weer een bestand genereren met het formaat xslx, zonder dat deze melding verschijnt bij het openen van het exportrapport. Uw actie Er is geen actie nodig. Ad-hoc (uitgebreid) definitie niet te verwijderen (change 1965537) Melding Als je bij de Ad-hoc rapportage uitgebreid ervoor had gekozen om de rapportdefinitie op te slaan, lukte het niet om deze bestaande definitie later te verwijderen omdat de knop Verwijderen onderin het scherm inactief was. Oplossing Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Dit is opgelost. Vanaf deze release is het weer mogelijk een bestaande definitie te verwijderen. Uw actie Vanaf deze release is het weer mogelijk om een definitie die je als gebruiker hebt opgeslagen, te verwijderen.  Controle minimumloon niet altijd gebaseerd op juiste aantal uren (change 1887163) Melding Als je gebruik maakt van de controle op het minimumloon en de grondslag Uren loonaangifte een waarde bevat, dan berekent Payroll Business voor die controle een deeltijdfactor die gebaseerd is op de waarde van het payrollelement Aantal verloonde uren. In deze grondslag en in dit payrollelement kunnen echter ook uren zijn meegenomen die wel naar de loonaangifte moeten, maar die geen rol spelen bij de controle op het minimumloon. Voorbeelden hiervan zijn uitbetaalde vakantieuren en uitbetaalde uren voor consignatiediensten. Payroll Business berekent dan een te hoge deeltijdfactor en een te hoog minimumloon. Oplossing Instellingen > Berekening > Grondslag Vanaf deze release zijn hiervoor de nieuwe grondslag Uren minimumloon controle en het nieuwe payrollelement Aantal verloonde uren minimum loon in Payroll Business opgenomen. In deze grondslag kunt u de extra uren opnemen die Payroll Business mee moet nemen voor de controle op het minimumloon. Het totaal aantal uren dat mee moet doen voor de controle op het minimumloon, plaatst Payroll Business in het payrollelement Aantal verloonde uren minimum loon. De deeltijdfactor voor de minimumlooncontrole is nu gebaseerd op de uren die in dit payrollelement staan, waardoor er geen te hoog minimumloon wordt berekend. Deze nieuwe grondslag is al vooraf ingevuld en heeft dezelfde standaardinrichting als de grondslag Uren loonaangifte.  Uw actie Als je in een salarisscherm via het veld Controleren op wettelijk minimumloon hebt aangegeven dat je deze controle gebruikt, dan moet je de inrichting van de nieuwe grondslag Uren minimumloon controle controleren. Uren die nog niet in deze grondslag staan en wel mee moeten doen voor de controle, moet je aan deze grondslag toevoegen. Uren die in deze grondslag staan en niet mee moeten doen voor de controle moet je uit deze grondslag verwijderen.  Saldo en uitkering vakantietoeslag foutief of niet afgerekend (change 1889280 / 854933) Melding Als een medewerker op de eerste maandag van een afrekenperiode uit dienst werd gemeld en deze maandag ook de eerste werkdag van de periode was, dan werd bij toepassing van de peil- of combinatiemethode vakantietoeslag geen vakantietoeslag uitbetaald. Dit kwam omdat de laatste dag in dienst van de medewerker dan in het weekend lag, waardoor er geen werkdagen waren en er geen salaris werd betaald. Hierdoor kon er geen grondslag worden bepaald voor het berekenen van de  vakantietoeslag. Let op: deze situatie kwam alleen voor bij maandverloning en niet bij vierweken verloning. Oplossing Dit is opgelost met ingang van 01-01-2020 door in deze situatie uit te gaan van de grondslag van de vorige periode, waardoor er wel vakantietoeslag wordt berekend en uitbetaald. Uw actie Er is geen actie nodig. Standaard percentage bijtelling Fiets van de zaak (change 1961763) Melding In het medewerkerscherm Fiets van de zaak was in het veld Percentage bijtelling fiets van de zaak geen standaardwaarde ingevuld, waardoor er geen bijtelling werd berekend Als tijdelijke oplossing kon je om de bijtelling te laten berekenen, in het veld Fiscale bijtelling bedrag afwijkend fiets het berekende bedrag invullen.    Oplossing Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Fiets van de zaak Vanaf deze release is in het veld Percentage bijtelling fiets van de zaak de standaardwaarde 7% ingevuld zodat Payroll Business automatisch de bijtelling nu berekent voor de medewerkers aan wie de arbeidsvoorwaarde is toegekend. Uw actie Er is geen actie nodig. Als je het veld Fiscale bijtelling bedrag afwijkend fiets hebt gevuld om de 7% bijtelling toe te passen, kan deze vanaf deze release leeg gemaakt worden.  Publishing Date : 3/19/2020

New Reason for end of employment now also mandatory when importing external changes and using HRSS Why As of January 2020 the reason for end of employment has to be specified within the context of wage tax return and pension return. As of the February release it was already mandatory to provide a reason in the End of employment reason field in the Employee screen. When no reason is specified, the data in the screen cannot be stored. However, if an employee’s end of employment was specified by importing an end of employment date using, for example, Import/export > Import CSV, external links using Batch input or changes through HRSS, the availability of an end of employment reason was not checked. As of this release the system checks whether an end of employment reason has been specified when importing an end of employment date using the above-mentioned files. When no end of employment reason is available, the file will not be processed to prevent incorrect returns. How When a file that is imported contains an end of employment date, the system checks if the end of employment reason is also available for the employee concerned. If no end of employment reason is available, this will be reported and the whole file will be rejected. Your action When changes regarding an employee’s end of employment are not entered using the Employee screen in HR Core Business but through an interface or HRSS, you must modify the interface or HRSS form to be able to continue to use the change flow. Changed and improved New leave year included in overview Why When a new leave year was assigned, it was not included in the overview. The leave year to which the actions Correct current leave year and Undo current leave year applied was displayed. As of this release the leave year to which the New leave year action applies is also displayed. How Settings > Leave > Grant leave entitlement When a leave year is assigned through the New leave year action, the leave year is displayed when the action has been performed. When assigning leave has not been completed yet or has failed, no leave year is displayed. Your action No action is required. Solved Messages User is created in portal for inactive employee (change 1655273) Message When an employee’s end of employment was reported and the organizational unit was unlinked, a new user was created in the portal. The reason was that the change regarding the employee’s organizational unit resulted in new provision of details to the portal. Solution The software has been modified. When the organizational unit of an inactive employee is unlinked or modified, no details are provided to the portal. Your action No action is required. Employee data cannot be changed due to date of birth in the future (change 1834761) Message When entering employee data, a date of birth in the future was specified and stored by mistake. When the screen was reopened, it was blank and the date of birth could not be corrected. Solution The date of birth has been corrected by importing the correct date of birth. As of this release the system checks if a date of birth is in the future. Such dates can no longer be stored. If you enter a date in the future, the following error message will be displayed: Geboortedatum - Een toekomstige datum is niet toegestaan. (Date of birth - A future date is not allowed.) Your action No action is required. Leave balance 2019 could not be exported (change 1924008) Message It was not possible to export all the leave entitlements of 2019 of employees because the Export button was not available when another year was selected. Solution This has been modified and the leave entitlements can be exported again. Your action No action is required. Leave overview of previous years could not be exported (change 1169353) Message It was not always possible to export an already closed leave year from an employee’s leave overview; the opened year was exported instead. Solution We have ensured that when exporting previous leave years the correct data of the correct year is exported. Your action No action is required. Publishing Date : 3/19/2020

Nieuw Reden uit dienst nu ook verplicht bij import externe mutaties en HRSS Waarom  Vanaf januari 2020 is het verplicht voor de loonaangifte en pensioenaangifte om bij iemand die je uit dienst meldt, ook de reden hiervan op te geven. Vanaf de release van februari was het al verplicht om voor een medewerker die je via het scherm Medewerker uit dienst meldt, een reden op te geven bij het veld Reden uit dienst. Is er geen reden opgegeven, dan kun je de gegevens in het scherm niet opslaan. Als je echter een medewerker uit dienst meldde door het importeren van een Datum uitdienst via bijvoorbeeld Import/export > Importeren CSV, externe koppelingen via Batch input of mutaties vanuit HRSS, vond er geen controle plaats op de aanwezigheid van de reden uit dienst.  Met ingang van deze release is dit gewijzigd en controleert het systeem of bij het importeren van een Datum uitdienst via bovengenoemde bestanden de Reden uit dienst aanwezig is. Ontbreekt in dit geval de reden uit dienst, dan wordt het bestand niet verwerkt om foutieve aangiftes te voorkomen.  Hoe Bevat een bestand dat je importeert een Datum uitdienst, dan controleert het systeem of ook de Reden uit dienst voor de betreffende medewerker aanwezig is. Ontbreekt de reden uit dienst, dan meldt het systeem dit en wordt het hele bestand afgekeurd.  Uw actie Als je mutaties voor het uit dienst melden van een medewerker niet via het medewerkerscherm in HR Core Business vastlegt, maar via een Interface of via HRSS,  dan moet je deze interface of het HRSS formulier aanpassen zodat je de mutatiestroom kunt blijven gebruiken. Gewijzigd en verbeterd Nieuw verlofjaar getoond in overzicht Waarom  Als u een nieuw verlofjaar had toegekend, werd dit verlofjaar niet in het overzicht getoond. Voor de acties Huidig verlofjaar corrigeren en Ongedaan maken huidig verlofjaar werd wel het verlofjaar getoond waarvoor de actie gold. Vanaf deze release wordt ook voor de actie Nieuw verlofjaar het relevante verlofjaar weergegeven. Hoe  Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen Als u  een verlofjaar toekent met de actie Nieuw Verlofjaar, wordt het verlofjaar getoond als de actie succesvol is uitgevoerd. Is het toekennen van het verlof nog niet voltooid of mislukt, dan toont het systeem geen verlofjaar. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen  Gebruiker in portaal aangemaakt voor inactieve medewerker (change 1655273) Melding  Voor een medewerker die uit dienst was gemeld en waarvoor ook de organisatie-eenheid was ontkoppeld, werd in het Portaal toch opnieuw een gebruiker aangemaakt. Dit kwam doordat de mutatie van de organisatie-eenheid van de medewerker een nieuwe aanlevering aan het Portaal had bewerkstelligd. Oplossing De programmatuur is aangepast. Het ontkoppelen of wijzigen van een organisatie-eenheid van een inactieve medewerker, veroorzaakt niet langer een aanlevering aan het portaal. Uw actie Er is geen actie nodig. Medewerkergegevens muteren niet mogelijk wegens geboortedatum in de toekomst (change 1834761) Melding Bij het invoeren van de medewerkergegevens was per abuis een geboortedatum in de toekomst ingevoerd en opgeslagen. Bij het heropenen van het scherm bleef het scherm leeg, waardoor het niet mogelijk was de geboortedatum te corrigeren.  Oplossing De geboortedatum is gecorrigeerd door de juiste geboortedatum te importeren. Vanaf deze release controleert het systeem of een geboortedatum in de toekomst ligt en is het niet mogelijk een geboortedatum in de toekomst op te slaan. U krijgt dan de volgende foutmelding: Geboortedatum - Een toekomstige datum is niet toegestaan. Uw actie Er is geen actie nodig. Exporteren verlofsaldo 2019 was niet mogelijk (change 1924008) Melding Het was niet meer mogelijk om alle verlofrechten van 2019 van de medewerkers te exporteren, omdat bij het kiezen van een ander jaar de exportknop niet meer zichtbaar was. Oplossing Dit is aangepast, zodat u de verlofrechten weer gewoon kunt exporteren. Uw actie Er is geen actie nodig. Exporteren verlofoverzicht oudere jaren was niet mogelijk (change 1169353) Melding In het verlofoverzicht van een medewerker was het niet altijd mogelijk om een reeds gesloten verlofjaar te exporteren, maar werd het jaar dat open stond, geëxporteerd. Oplossing We hebben ervoor gezorgd dat bij het exporteren van oude verlofjaren, de juiste gegevens van het juiste jaar worden geëxporteerd. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 3/19/2020

  Acties voorbereiden nieuw verlofjaar 1. Inleiding In dit document leest u welke stappen u moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. Wij adviseren u om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:  genereren van werkroosters collectief verlof aanvragen feestdagen inrichten verlofregelingen controleren Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken. U kunt hiervoor waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2019 voor het oude jaar en 2020 voor het nieuwe verlofjaar invullen.  Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren Wij adviseren u om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar. 2. Werkroosters toekennen en genereren Het toekennen en genereren van werkroosters doet u via het menu Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren. Deze actie moet u per bedrijf uitvoeren.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen . Pas de datum aan en kies bij actie Genereren werkrooster (afb. 01).  Klik rechtsonder op Opslaan om de actie te voltooien.  afb. 01 3. Feestdagen activeren Stap 1: selecteer via de kalender de peildatum van het gewenste jaar, 1-1-20JJ.  Kies een medewerker, selecteer dan als peildatum 1-1-20JJ. We adviseren u om deze datum vast te zetten door op het slotje achter de peildatum te klikken (afb.02), omdat het scherm vaak verspringt naar de eerste dag van de salarisperiode.  afb.02 Stap 2: kies Instellingen > Vastlegging > Waardencluster. Het scherm Waardencluster opent (afb.03). afb.03 Stap 3: selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat u bij Soort doelgroep kiest voor het niveau waarop u altijd uw feestdagen inregelt (klant- of bedrijfsniveau).  Stap 4: kies het element Feestdag.  Stap 5: Klik op de knop Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor uw bedrijf van toepassing zijn. Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar  Overzicht controles Voordat u het nieuwe verlofjaar start, adviseren wij u de inrichting van de verlofregeling te controleren. Mogelijk zijn er voor het volgende verlofjaar in uw bedrijf andere afspraken van toepassing waardoor u de inrichting moet aanpassen.  Stappen inrichting controleren Kies het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.  Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.  Controleer in het tabblad Basisrechten of bij Verlofrecht per jaar (in uren) het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijd dienstverband correct is ingevuld.  Controleer of het veld Max. over te hevelen uren correct is ingevuld.   Controleer zo nodig of het veld Maximaal negatief correct is ingevuld (bij oneindig niets invullen).  Als u via het tabblad Bijzondere rechten leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.  Als u voor een verlofsoort gebruik wilt maken van Automatische afboeking, controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruikt u Self Service, dan moet om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt, het meest recente verlofformulier gebruiken.  Controleer of de juiste Afrondingsmethode is gebruikt.  Aandachtspunten toekennen verlofrecht Twee aandachtspunten Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in uw verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die u heeft gemaakt bij het veld Maximum negatief.  Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen  Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (indien zo ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend. Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen . Het scherm Verlofrecht toekennen opent.  Selecteer de actie Nieuw verlofjaar en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07). afb.07 Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden alle verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als u een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat u deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.  Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).  Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kunt u oproepen via Rapporten > Mijn rapporten.  Collectief Verlof toekennen Voordat u definitief het volgende verlofjaar kunt vrijgeven aan uw medewerkers binnen de organisatie, legt u het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag legt u vast via Instellingen > Verlof > Collectief verlof (afb.04).  afb. 04 Veld Toelichting Datum collectief verlof U moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. Verlofsoort Selecteer een verlofsoort uit de lijst Aantal verlofuren Vul hier geen uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. Soort verrekening Selecteer een van de opties: Wel of niet verrekenen met verlofsaldo.  Afdeling U kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij u niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. Reden verlof Wij adviseren u hier een reden voor het verlof op te geven. Memo Via dit veld kunt u eventueel een vrije tekst vastleggen. Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. U kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).  afb. 05 Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar 0,00 (afb.06).  afb. 06 Aandachtspunten na toekennen rechten  Als u in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar heeft uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.  Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar niet automatisch herrekend, maar moet u deze zelf starten. Dit kunt u doen op medewerkerniveau of op bedrijfsniveau.  Medewerkerniveau U gaan naar Medewerker > Verlof > Verlofsaldo, selecteert de betreffende medewerker en kiest in onderin het scherm Verlofsaldo van deze medewerker voor Herberekenen.  Bedrijfsniveau U gaat naar Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen en start de actie Huidig verlofjaar (20JJ) corrigeren waardoor u een herrekening van het overgehevelde saldo uitvoert. Zie ook bij Veelgestelde vragen, vraag 1 t/m 5 waarin we meerdere situaties toelichten.  Let op Laat uw medewerkers weten dat hun verlofsaldo na het indienen van een verlofaanvraag in het vorige jaar niet direct wordt aangepast. Bepaal zelf met welke frequentie u de acties uitvoert en informeer uw medewerkers hierover.  Self Service Let op: als u de verlofaanvragen die via Self Service worden ingediend niet zelf fiatteert (dit hangt af van uw inrichting in Self Service), weet u niet of medewerkers nog verlofaanvragen over het vorige jaar hebben ingediend.  U kunt in Self Service controles aan uw formulieren toevoegen, waardoor het na een bepaalde periode voor niemand meer mogelijk is om verlofaanvragen voor het vorige jaar in te dienen. Beoordeel of dit voor uw organisatie gewenst is.  Aandachtspunt 2 - Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar Als u voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.  Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij vraag 5 van de Veelgestelde vragen. Veelgestelde vragen 1. U zit in het jaar 2020. Het verlofjaar 2019 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2019. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.  2. Het verlofjaar 2017 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2017 t/m 4 januari 2018. In het actieve verlofjaar (2017) wordt de volledige verlofaanvraag (van begindatum t/m einddatum) getoond, maar alleen de uren voor 2017 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb.08). afb. 08  Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2018 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.  3. Het verlofjaar 2019 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2020. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2020. 4. Het verlofjaar 2018 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2017 t/m 4 januari 2018. In het actieve verlofjaar (2018) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2018 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.  Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verrekenen van de twee dagen in 2017 moet u het huidige verlofjaar (2018) corrigeren, waardoor het saldo in de kolom Overgeheveld wordt aangepast.  afb. 09 5. Het nieuwe verlofjaar 2018 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2017 worden ingevoerd. Wat moet u doen?  Als u nog een extra individueel recht wilt toekennen aan (een) medewerker(s), kunt u het beste de volgende stappen doorlopen.  Stap 1 Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Ongedaan maken huidige verlofjaar. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar teruggezet van 2018 naar 2017. Proces id Verlofjaar Actie Gebruiker Status Mutatiedatum 10533956/3 2017/2018 Ongedaan maken huidig verlofjaar Tester 01 Verwerkt 26-01-2017 10:01:50 Stap 2 Voer nu de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht. Let op: kies hier voor de juiste peildatum. Stap 3 Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Huidig verlofjaar corrigeren. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar bijgewerkt. Nu zijn alle door u ingevoerde extra individuele verlofrechten verwerkt in het verlofsaldo van de medewerker(s). U kunt er ook voor kiezen om voor een medewerker het saldo bij te werken door in het medewerkerscherm Verlofsaldo onderin het scherm te kiezen voor Herberekenen. Het verlofsaldo van de gekozen medewerker wordt dan direct bijgewerkt.  Stap 4 U moet nu het verlof jaar 2018 weer opstarten. Kies Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   en kies bij het veld Actie voor Nieuw verlofjaar. Klik rechtsonder in het scherm op de knop Starten. Zodra u in het overzichtsscherm van de functie Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen ziet dat deze Actie de status Verwerkt heeft met een datum en een tijd, is het verlofjaar 2018 actief en zijn de (gecorrigeerde) verlofsaldi van 2017 overgeheveld. 6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren?  Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen  Stap 1 Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand de definitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).  afb. 10 Stap 2 Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor u qua kolomindeling afwijken. afb. 11  Stap 3 Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie). Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).  afb. 12 Stap 4  Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).  Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).  afb. 13  Stap 5 U kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. U ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een ‘ verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).  Onderaan het Excel-bestand ziet u twee tabbladen. Hierin vindt u de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kunt u kiezen voor de verlofsoorten die in uw verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens slaat u het Excel-document lokaal op uw PC op.   afb. 14  Stap 6 Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop Browse door via het menu Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand de importdefinitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren.  Klik op de knop Importeer bestand (rechts onderin) om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15). afb. 15 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2019) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?  De twee meest voorkomende oorzaken zijn:  1. Het veld Max aantal over te hevelen uren is niet correct gevuld in de verlofregeling. Dit kunt u aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling. Controleer of het veld Max aantal over te hevelen uren in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is gevuld. Als u de verlofregeling aanpast, moet u daarna via Instellingen > Verlof > Verlofrecht de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.   Let op: correcties in een verlofregeling moet u aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2019. 2. Als een medewerker per 1-1-2020 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi (zowel positief als negatief) niet overgeheveld.  We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.  8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2019 nog terugzien?  Bij het starten van het verlofjaar 2018 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2019 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kunt u deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2019, menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo. Publishing Date : 1/7/2020

Mededelingen  Wet- en regelgeving Om de jaarovergang voor u zo gemakkelijk mogelijk te maken, hebben wij diverse wettelijke wijzigingen voor 2020 al in oktober en november in onze applicatie doorgevoerd. Wij adviseren u daarom om ook de Release notes van deze maanden goed door te lezen, voor zover u dat nog niet hebt gedaan. Het zelfde geldt voor de Vooraankondiging Jaarovergang deel 1 en deel 2 en de Veelgestelde vragen Jaarovergang 2019-2020, die u op de community vindt bij de groep Payroll Business onder Community Payroll Business - Productinformatie > Jaarovergang. Ad-hoc rapportage (uitgebreid) In de novemberrelease hadden we het nieuwe rapport Ad hoc rapportage (uitgebreid) opgeleverd. Door een aantal problemen hebben we dit rapport helaas direct na de release weer uit het menu moeten halen. Inmiddels zijn de problemen opgelost en is het nieuwe rapport vanaf deze release weer beschikbaar. Zie ook de Release notes van november, eerste onderwerp Meer rapportagemogelijkheden via Ad-hoc rapportage (uitgebreid). Feedback op onze software  Werkt u met HR Core - Payroll Business, dan vragen we u vanaf januari 2020 in de applicatie om feedback. We stellen u één gesloten vraag en verzoeken om een toelichting via de online enquête software van Wootric. We krijgen zo meer inzicht in uw prioriteiten en stemmen de planning en ontwikkeling van nieuwe functies of verbeteringen hier beter op af. Uw deelname is volstrekt anoniem en we delen of publiceren de uitkomsten niet buiten Visma | Raet. 53 weken in 2020 Het jaar 2020 heeft 53 weken. Daarom adviseren wij u om eventueel nog extra controles of aanpassingen uit te voeren, voor zover u dat niet al hebt gedaan. Dit geldt vooral als u per 4 weken verloont. Informatie over de aanpassingen die dan nodig zijn, vindt u in de online help via Procedurebeschrijvingen > 53e week. Nieuw  Transitievergoeding berekenen Waarom Vanaf 2020 hebben medewerkers al recht op uitbetaling van een transitievergoeding vanaf de eerste werkdag, ook tijdens een eventuele proeftijd. Hierdoor moet u vaker dan voorheen een transitievergoeding toekennen aan een medewerker waarvan het contract eindigt. Daarom beschikt u vanaf deze release over nieuwe functionaliteit voor het berekenen van transitievergoeding. Het resultaat kunt u gebruiken voor het uitbetalen ervan, maar u kunt deze berekening ook uitvoeren als prognose. Hoe Instellingen > Berekening > Voorstel transitievergoeding (instellingen) In het scherm Voorstel transitievergoeding (instellingen) legt u vast of u transitievergoeding wilt laten berekenen. Kiest u in het veld Bepalen transitievergoeding, voor Ja, dan bepaalt Payroll Business op basis van de Reden uit dienst de transitievergoeding.  Menu > Instellingen > Berekening > Grondslag   Als u transitievergoeding wilt laten berekenen en niet steeds handmatig de grondslagen voor het basisloon en de bijbehorende looncomponenten wilt inrichten, kunt u via de grondslagen vastleggen welke looncomponenten Payroll Business in de berekening moet meenemen. De transitievergoeding maakt gebruik van de volgende grondslagen: Transitievergoeding - basisloon Dit is het laatste maandsalaris of bij stukloon het gemiddelde ontvangen salaris over de afgelopen 12 maanden. Transitievergoeding - onafhankelijke looncomp. Dit is doorgaans de Vakantietoeslag of een vaste eindejaarsuitkering. Transitievergoeding - variabele looncomponenten Dit zijn looncomponenten voor bijvoorbeeld Bonus, Winstuitkering en/of Gratificatie. Let op: het is hierbij het nog niet mogelijk de ontvangen bedragen langer dan 12 maanden terug te berekenen.  Transitievergoeding - vaste looncomponenten Dit zijn componenten voor vaste toeslagen, zoals Overwerkvergoeding en Ploegentoeslag. Medewerker > Instroom > Voorstel transitievergoeding Als u transitievergoeding wilt laten berekenen, kunt u hiervoor vanaf 1 januari 2020 het scherm Voorstel transitievergoeding gebruiken. Als u de grondslagen heeft ingericht, berekent Payroll Busiiness de transitievergoeding automatisch op basis van de Datum uit dienst en de Reden uit dienst. U kunt in dit scherm een afwijkende datum uit dienst vastleggen of een prognose Datum uit dienst voor het laten uitvoeren van een berekening die dient als prognose. Houdt u er rekening mee dat als de medewerker langer dan 12 maanden in dienst is en variabele beloningen heeft ontvangen, u dit zelf nog handmatig moet opgeven in het veld Vervangende waarde grondslag variabele looncomp. Als u geen grondslagen heeft ingericht of u wilt deze bij de berekening overschrijven, dan kunt u vervangende waardes voor opgeven: voor het basisloon via Vervangende waarde grondslag basisloon voor de onafhankelijke looncomponenten via Vervangende waarde grondslag onafhankelijke loonc.  voor de vaste looncomponenten via de Vervangende waarde grondslag vaste looncomponenten  voor de variabele looncomponenten via het veld Vervangende waarde grondslag variabele looncomp. Uw actie Als u de functionaliteiten voor de transitievergoeding wilt gebruiken, adviseren wij u de inrichting vast te leggen zoals hiervoor is beschreven. Houd er rekening mee dat de Reden uit dienst bepalend is voor de berekening van de transitievergoeding. Als u voor het opgeven van de Reden uit dienst de standaardtabel gebruikt, is het niet nodig de reden apart aan te geven. Gebruikt u uw eigen redenen uit dienst, dan moet u eenmalig een referentietabel inrichten waarin u vastlegt of de reden uit dienst leidt tot het automatisch berekenen van transitievergoeding. Meer informatie over deze referentietabel vindt u verderop in deze release notes. Meer informatie over de transitievergoeding vindt u in de online help via Procedurebeschrijvingen > Transitievergoeding. Transitievergoeding - Reden uitdienst Waarom Omdat niet alle redenen voor uit diensttreding tot een transitievergoeding moeten leiden én u mogelijk een eigen waardelijst met redenen heeft, kunt u vanaf deze release aangeven welke reden uit dienst leidt tot het berekenen van de transitievergoeding. Hoe Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst Hier kunt u de waardenlijst bekijken voor het element Reden uitdienst. Vanaf de peildatum 30-12-2019 hebben wij de wettelijke lijst met redenen uit dienst voor alle klanten beschikbaar gesteld.  Meldingen Deze waardenlijst is ingericht op hoger niveau Als u het klantniveau selecteert en u ziet deze melding, dan gebruikt u de wettelijke lijst. U hoeft dan geen referentietabel in te richten voor het automatisch berekenen van de transitievergoeding. Deze waardenlijst is ingericht op het huidige niveau U kunt de waardenlijst aanpassen of uitbreiden op het niveau klant of bedrijf. Vanaf dat moment ziet u bij het opvragen van de waardenlijst deze melding. In dat geval moet u wel aangeven welke redenen voor ontslag moeten leiden tot het berekenen van transitievergoeding. Dit doet u als volgt via de referentietabel Redenen ontslag transitievergoeding. Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer   Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  en selecteer in het veld Referentietabel de tabel Redenen ontslag transitievergoeding. Klik vervolgens nogmaals op de knop Toevoegen  en vul bij het veld Reden uitdienst de code in die leidt tot het berekenen van transitievergoeding.  Voorbeeld: u vult bij Ontslag op verzoek van werkgever bij Reden uitdienst de code 7 in. Als u wilt dat op basis van deze reden de transitievergoeding wordt berekend, kiest u in het veld Recht op transitievergoeding voor Ja.  Voor redenen waarvoor u geen transitievergoeding wilt laten berekenen, kiest u bij Recht op transitievergoeding voor Nee. of u neemt deze reden niet in deze referentietabel op. Uw actie Vraag de waardenlijst op voor het element Reden uitdienst met peildatum 30-12-2019 (4-weken) of 1-1-2020 (maandverloning). Ga na of u de wettelijke lijst met redenen gebruikt of dat u een eigen lijst met redenen heeft. Vervolgens kunt u eventueel beslissen of u wilt overstappen van uw eigen lijst naar de wettelijke lijst, door te kiezen voor Lijst verwijderen.  Als u een eigen lijst met redenen voor uit dienst heeft en u wilt de functionaliteit voor het berekenen van transitievergoeding gaan gebruiken, richt dan de referentietabel Redenen ontslag transitievergoeding in, zoals hierboven is beschreven. Transitievergoeding uitbetalen  Waarom De transitievergoeding moet worden uitbetaald op basis van de groene tabel in combinatie met een aparte inkomstenverhouding. Omdat het aantal transitievergoedingen in 2020 toeneemt, gaan wij binnenkort het proces voor het uitbetalen hiervan optimaliseren: u kunt dan de transitievergoeding bij de medewerker zelf vastleggen via een tweede contract. Voordat wij dit hebben gerealiseerd, is het nog steeds nodig om de medewerker te kopiëren. Om dit proces voor u zo gemakkelijk mogelijk te maken hebben wij een nieuwe wizard Kopiëren Medewerker transitievergoeding ontwikkeld. Hierin worden zoveel gegevens mogelijk al automatisch ingevuld. Hoe Instroom > Kopiëren medewerker - Transitievergoeding De wizard Kopiëren medewerker - Transitievergoeding zorgt ervoor dat bepaalde gegevens al vooringevuld zijn. Er wordt een nieuw Nummer inkomstenverhouding voorgesteld op basis van het jaartal en de maand. De uren van het contract zijn al op 0 gesteld. De bijbehorende loonheffingsgegevens zoals Soort inkomen, Aard arbeidsverhouding en verzekeringsplicht zijn vooraf ingevuld.  Daarnaast bevat deze wizard een nieuw scherm Arbeidsvoorwaardenpakket. Hierin is de vrije looncomponent Transitievergoeding al opgenomen. U kunt hier via het veld Waarde in de regel van de Transitievergoeding het bedrag invullen. Hierna moet u  eerst de regel en vervolgens de pagina Opslaan.   Uw actie Kopieer een medewerker die uit dienst gaat en recht heeft op transitievergoeding via deze wizard.  ANW-Hiaat op basis van Fulltime Waarom In de huidige vaste pensioenregelingen was het niet mogelijk om een premie te berekenen die geen rekening houdt met de deeltijdfactor van de medewerker en altijd uit gaat van een fulltime dienstverband. Hoe Instellingen > Algemeen > Arbeidsvoorwaardenclusters Met ingang van 1-1-2020 is aan de arbeidsvoorwaarde ANW hiaat de nieuwe variant ANW hiaat op basis van fulltime toegevoegd. Hiermee wordt de premie berekend op basis van het fulltime periodesalaris dat geldt in peilperiode 01 of vanaf de Datum in dienst en waarbij. Deze arbeidsvoorwaardevariant houdt rekening met de beginleeftijd van de regeling en de de AOW-leeftijd en met een eventuel jaarmaximum. Meer informatie vindt u in de online help via Arbeidsvoorwaarden en regelingen > ANW-hiaat. Uw actie Als u de arbeidsvoorwaardevariant ANW hiaat op basis van fulltime wilt gebruiken, kun u deze inrichten met ingang van 1-1-2020. Gemiddeld aantal gewerkte uren van oproepkracht Waarom Als gevolg van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB), bent u verplicht een oproepkracht na twaalf maanden een contract voor een vast aantal uren aan te bieden op basis van het aantal uren dat hij of zij gemiddeld in de afgelopen twaalf maanden heeft gewerkt. Hierbij tellen alle arbeidsovereenkomsten mee die elkaar binnen zes maanden opvolgen. Het is daarom van belang te weten wat het gemiddelde aantal gewerkte uren is. Hoe Vanaf de tweede afrekenperiode in 2020 maakt Payroll Business in de periode waarin een medewerker met een oproepovereenkomst 12 maanden in dienst is, een payrollelement aan met daarin het gemiddeld aantal uren per afrekenperiode dat de medewerker over het afgelopen jaar heeft gewerkt. Daarnaast ziet u in het Signaleringsverslag een waarschuwing zodra een medewerker met een oproepovereenkomst 12 maanden in dienst is. In de eerste afrekenperiode van 2020 maakt Payroll Business dit payrollelement aan voor alle medewerkers met een oproepovereenkomst die voor 2019 in dienst zijn gekomen, maar wordt er geen signaal aangemaakt. Let op De berekening van dit payrollelement en het verschijnen van het signaal zijn gebaseerd op de laatste Datum indienst van de medewerker. Als u een medewerker uit dienst heeft gemeld en binnen 6 maanden weer in dienst neemt, moet u volgens de WAB beide tijdvakken in beschouwing nemen. Het is voor Payroll Business echter niet mogelijk beide tijdvakken mee te nemen in de berekening. U moet in dat geval beide payrollelementen opvragen via de Ad hoc rapportage of via het rapport Payrollelementen. Uw actie Er is geen actie nodig. Afronding minimum uurloon  Waarom Als een medewerker het wettelijk minimum loon verdient, werd het uurloon rekenkundig afgerond op 2 decimalen. Bij het minimum loon moest het uurloon altijd naar boven worden afgerond. Hierdoor kwam het voor dat het standaard uurloon dat aan pensioenfondsen werd aangeleverd niet correct was en dit foutmeldingen veroorzaakte. Hoe Met ingang van 1-1-2020 wordt voor medewerkers die het minimum loon verdienen, het uurloon altijd naar boven afgerond. Als een medewerker meer dan het minimumloon verdient, wordt het uurloon rekenkundig afgerond. Uw actie Er is geen actie nodig Loonaangifte - conversietabel Reden uit dienst Waarom Vanaf januari 2020 hanteren de Belastingdienst en de Uniforme Pensioenaangifte een standaard lijst met redenen uit dienst. Als u een eigen lijst met redenen uit dienst heeft die u wilt blijven gebruiken. kunt u dit realiseren via de conversietabel die we hiervoor beschikbaar hebben gesteld, zodat de aangifte naar Pensioenfondsen en Belastingdienst correct plaatsvindt. Via deze conversietabel kunt u eenmalig uw eigen redenen uit dienst koppelen aan de redenen die de Belastingdienst voorschrijft. Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling >  conversietabel In het scherm Conversietabel kunt u op klant- of bedrijfsniveau een conversietabel inrichten zodat u uw eigen redenen uit dienst kunt blijven gebruiken. Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  om het scherm op te roepen waarmee u deze conversietabel kunt inrichten. Geef bovenin het scherm in het veld Conversietabel een logische naam op, zodat u zich deze conversietabel later nog kan herinneren voor de reden uit dienst. Via het tabblad Conversieregels moet u de conversieregels inrichten. In de eerste kolom vult u de waarde in vanuit uw eigen waardenlijst met redenen uit dienst en in de tweede kolom de code van de Belastingdienst  Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interface > Loonaangifte In het interfacescherm Loonaangifte kunt u aangeven dat u gebruik maakt van een conversietabel voor de redenen uit dienst. In het veld Conversietabel reden uitdienst kunt u kiezen uit alle aangemaakte conversietabellen. Hier selecteert u de conversietabel die u aangemaakt heeft voor de redenen uit dienst. Deze conversietabel gebruikt Payroll Business ook voor de Uniforme Pensioen Aangifte.  Uw actie Als u uw eigen redenen uit dienst wilt blijven gebruiken in 2020, moet per 1 januari 2020 de conversietabel inrichten zoals hiervoor is beschreven. Hierdoor voorkomt u dat de aangifte naar Belastingdienst en Pensioenfonds niet wordt afgekeurd. Loonaangifte - verzekeringsplicht en premieplicht Waarom Voor de werknemersverzekeringen kunnen er situaties ontstaan waarbij de verzekeringsplicht blijft blijft bestaan, terwijl de premieplicht stopt of waarbij de verzekeringplicht stopt en er nog wel premies afgedragen moeten worden. Dit ging niet altijd goed voor de waarden die aan de Loonaangifte werden aangeleverd. Hoe Met ingang van 1-1-2020 is de programmatuur hierop aangepast. Meestal worden de premieplicht en de verzekeringsplicht bepaald op basis van de volgende velden in het medewerkerscherm Loonheffingen: WW verzekerd WAO/IVA/WGA verzekerd ZW verzekerd  In de volgende situaties is de premieplicht echter anders dan de verzekeringsplicht: Situatie 1 Medewerker (met Soort inkomen 15) is uit dienst en ontvangt een nabetaling. Bij een nabetaling is er nog wel een premieplicht, maar moeten in de periode na uitdiensttreding de velden in de loonaangifte met Nee aangeleverd worden. Situatie 2 Medewerker (met Soort inkomen 15) bereikt de AOW-gerechtige leeftijd. In de periode waarin de medewerker de AOW-leeftijd bereikt, is er nog wel sprake van verzekeringsplicht, maar is er geen premieplicht meer. Voor de details, zie het Handboek loonheffingen van de Belastingdienst Uw actie In situatie 1 is er geen actie nodig en geeft Payroll Business in de periode na de uitdiensttreding bij een nabetaling de correcte waarde door naar de loonaangifte. In situatie 2 moet u de waarde in de velden WW verzekerd WAO/IVA/WGA verzekerd ZW verzekerd  in de periode waarin de medewerker de AOW-leeftijd bereikt, wijzigen van Ja naar Nee, zodat Payroll Business naar de Loonaangifte toch de waarde Ja doorgeeft. Let op: gaat het om een doorwerkende AOW-gerechtige medewerker, dan moet u het dienstverband beëindigen per de AOW-datum. Vooralsnog moet u dan per de AOW-datum een nieuwe medewerker aanmaken met een nieuw nummer inkomstenverhouding. Voor dit nieuwe dienstverband moet u de velden voor de verzekerings/premieplicht als volgt invullen: WW verzekerd = Nee WAO/IVA/WGA verzekerd = Nee ZW verzekerd = Ja Journalisering - Overzicht Journaalpost Cumulatief Waarom  Aan het einde van het boekjaar is het gebruikelijk om een cumulatieve journaalpost te willen draaien over de afgelopen jaar. Op dit moment was het alleen mogelijk om dit te doen door elke run die u in de cumulatieve journaalpost wilde hebben apart aan te vinken, waarbij u zelf goed op moest letten bij de vervangende en aanvullende journaalposten. Hoe  Journalisering > rapporten > Journalisering > Overzicht journaalpost cumulatief Via het nieuwe rapport Overzicht journaalpost cumulatief kunt u gemakkelijk een cumulatieve journaalpost vervaardigen. U geeft hier de begin- en eindperiode op. Bij het aanmaken van het rapport houdt het systeem rekening met de vervangende en aanvullende verwerkingen. Per periode wordt altijd de laatste vervangende journaalpost meegenomen in het rapport. Als er meerdere verwerkingen hebben plaatsgevonden over een periode waarbij u elke keer heeft gekozen voor een vervangende journaalpost, wordt alleen de laatste meegenomen zodat deze niet dubbel wordt verwerkt. Als er na de laatste vervangende journaalpost, ook nog een aanvullende journaalpost is vervaardigd, wordt ook deze meegenomen. De verwerkingen die in de cumulatieve journaalpost worden meegenomen, ziet u in het rapport terug op het tabblad met parameters.   Uw actie Als u een cumulatieve journaalpost over bepaalde periodes wilt vervaardigen, kunt u het nieuwe overzicht gebruiken. Gewijzigd en verbeterd  Afdrachtverminderingen/kortingen  gewijzigd naar Loonkostenvoordelen Waarom De naam van zowel het medewerkerscherm als het bedrijfsscherm Afdrachtverminderingen/kortingen kwam niet meer in overeen met de velden in deze schermen, omdat hier momenteel alleen velden op voor loonkostenvoordelen zijn opgenomen. Daarom hebben we de naam van deze schermen aangepast. Hoe Medewerker >  Contract > Loonkostenvoordelen Instellingen > Berekening > Loonkostenvoordelen De naam Afdrachtverminderingen/kortingen is gewijzigd in Loonkostenvoordelen. Dit geldt voor zowel het bedrijfsscherm als het medewerkersscherm. Uw actie Er is geen actie nodig. Arbeidscontract - CAO code inlener Waarom Bij  payrolling (Code aard arbeidsverhouding = 82) moet u via de Loonaangifte aan de Belastingdienst de CAO code doorgeven van de organisatie die de payrolling medewerker inleent.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Aan het scherm Arbeidscontract is het veld CAO code inlener toegevoegd. Eventueel kunt u via de Service desk een default waarde laten vastleggen op het niveau klant, klant-CAO, bedrijf of bedrijf-CAO. Ook kunt u de profielfunctie gebruiken bij het aannemen van nieuwe medewerkers en daarbij de te gebruiken profielen voorzien van een default waarde. Uw actie Als u medewerkers in dienst heeft met Code aard arbeidsverhouding = 82 (Payrolling), moet u in het veld CAO code inlenerde juiste CAO code invullen. Contracturen of Bedrijfsuren bij Loondoorbetaling bij verlof (Uitsplitsing) Waarom In bepaalde gevallen is het wenselijk om de loondoorbetaling of korting bij verlof op basis van het fulltime percentage te berekenen, hetgeen overeenkomt met bedrijfsuren. Hierdoor voorkomt u dat u zelf het percentage moet uitrekenen. Hoe  Arbeidsvoorwaarden en regelingen > Loondoorbetaling bij verlof - Uitsplitsing > Bedrijfsinstellingen loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Aan het veld Basis opname verlof is er een optie toegevoegd waarbij u op bedrijfsniveau kunt aangeven of de contracturen of de bedrijfsuren als basis voor de berekening van het opgenomen verlof dienen. Als u niets invult, blijft de berekening plaatsvinden op basis van de contracturen, zoals dat nu het geval is.  Uw actie Wilt u de nieuwe optie niet gebruiken, dan hoef u niets te doen. Anders moet u bij het veld Basis opname verlof de waarde Bedrijfsuren invullen.  Vervallen vakantiebonnen Waarom Binnen de CAO’s die onder Metaal & Techniek vallen werd in het verleden gebruik gemaakt van vakantiebonnen. Met ingang van 1-1-2020 is er geen CAO meer die vakantiebonnen ondersteunt. Daarom heeft de Belastingdienst besloten om de fiscale regelingen binnen de loonheffing voor vakantiebonnen per 1-1-2020 te beëindigen. De afwijkende tijdvaktabellen voor vakantiebonnen zijn per die datum vervallen.  Hoe Medewerker > Arbeidsvoorwaarden > Vakantietoeslag Binnen Payroll Business wordt met ingang van 1-1-2020 de functionaliteit voor  vakantiebonnen niet meer ondersteund. Als u bij een medewerker bij de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag nog de variant Vakantiebonnen hebt geselecteerd, heeft dit geen effect meer. Deze variant kon u overigens alleen maar selecteren als u gebruik maakt van een CAO die onder de Metaal & Techniek valt.  Uw actie Gebruikt u een CAO die onder de Metaal & Techniek valt, dan moet u bij de medewerkers waarbij binnen de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag de arbeidsvoorwaardevariant Vakantiebonnen nog is geselecteerd, deze vervangen door een andere variant. Dit moet u doen met de ingangsdatum 1-1-2020. Salarisstrook - Burgerservicenummer niet meer standaard vermeld Waarom De overheid verplicht u om bepaalde gegevens op de salarisstrook te vermelden. Deze gegevens vindt u in Hoofdstuk 10 van het Handboek loonheffingen van de Belastingdienst. Tot de publicatie van de voorlaatste versie bevatte het Handboek ook een overzicht met gegevens waarvan werd geadviseerd om deze op de loonstrook te vermelden, waaronder het Burgerservicenummer (BSN). Juristen van het Ministerie van Financiën hebben echter geconcludeerd dat de privacywetgeving onvoldoende basis biedt voor het vermelden van het BSN op de loonstrook. Daarnaast is vastgesteld dat het advies om bepaalde gegevens op de loonstrook te vermelden, geen grond vindt in fiscale wetgeving. Daarom is de hele alinea met aan te raden gegevens uit het Handboek (versie oktober 2019) geschrapt. Werkgevers/inhoudingsplichtigen mogen zelf bepalen - binnen de wettelijke kaders - of en zo ja, welke gegevens, zij naast de verplichte gegevens, op de loonstrook willen vermelden. Hoe Voor het BSN betekent dit dat met ingang van januari 2020 in de standaard inrichting van Payroll Business de vermelding van het BSN wordt uitgeschakeld. Dit geldt voor alle loonstrookmodellen. Let op: als u de laatste loonstrook van het jaar ook gebruikt als Jaaropgaaf, bent u het wel verplicht om het BSN op de salarisstrook te vermelden. Dit komt omdat de jaaropgaaf ook is bestemd voor communicatie tussen uw medewerkers (burgers) en de Belastingdienst (overheid). Daarom is het wel mogelijk om het BSN zelf te activeren. Uw actie Als u het BSN toch op de loonstrook wilt tonen, voor één of voor alle bedrijven, wijzig dan de instellingen als volgt: Instellingen > Salarisspecificaties > Loonstrookelementen Open het scherm Loonstrookelementen. Selecteer de gewenste ingangsdatum (bijvoorbeeld 1-1-2020 voor maand- en kwartaalverloning, 30-12-2019 voor vier-weken verloning). Selecteer via het navigatiepad het klantniveau of een van de bedrijven waarvoor u het BSN van de medewerkers wilt tonen. Selecteer in het veld Loonstrookmodel het loonstrookmodel dat het bedrijf gebruikt of het model dat alle bedrijven gebruiken. Kies in het veld Loonstrookgebied voor Medewerkergegevens 1 of Medewerkergegevens. Dit hangt af van het loonstrookmodel. Klikt op de knop Toon regels. U ziet bij Elementen op hoger niveau dat het Burgerservicenummer daar niet meer wordt vermeld.  Bij Geselecteerde elementen op dit niveau kunt u elementen op het niveau Klant of Bedrijf toevoegen via het icoon  .  Zoek het element Burgerservicenummer, selecteer dit en kies Toevoegen. Zodra u dit doet, slaat Payroll Business de wijziging automatisch op. Salarisstrook - Visma | Raet logo  Waarom Met de overname door Visma en het combineren van het merk Visma | Raet hebben we een nieuw logo waarin deze combinatie tot uiting komt. Vanaf deze release ziet u dit nieuwe logo terug op de salarisspecificaties. Hoe Menu > Rapporten > Salarisspecificaties Het Raet-logo op de salarisspecificaties (in het klein, rechts beneden) is vervangen door het loge  .  Het logo van uw eigen organisatie, als u dat heeft ingericht (groot, links boven), blijft uiteraard ongewijzigd. De kleur van de lijnen en kopteksten is aangepast van groen naar zwart/blauw. Uw actie Er is geen actie nodig.  Nieuw payrollelement Aantal uren periode - loonaangifte Waarom De uren die naar de Loonaangifte worden doorgegeven, werden tot nu toe cumulatief bijgehouden in het payrollelement Aantal verloonde uren. Vanwege de nieuwe premiedifferentiatie in de WW, is het wenselijk om inzicht te hebben in het aantal verloonde uren per salarisperiode. Daarom is hiervoor een nieuw payrollelement aangemaakt.    Hoe Het totaal aantal verloonde uren in een afrekenperiode wordt nu per periode weggeschreven in het payrollelement Aantal uren periode - loonaangifte en cumulatief weggeschreven in het payrollelement Aantal verloonde uren.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Verloonde uren bij TWK over de jaargrens heen - loonaangifte Waarom Als u in het nieuwe jaar met terugwerkende kracht (TWK) over de jaargrens heen uren uitbetaalt aan een medewerker en u werkt in de nabetalingsmodus, dan wordt op dit moment alleen het bedrag dat hier tegenover staat meegenomen in de loonaangifte van de huidige periode. De eventuele uren die ten grondslag liggen aan deze uitbetaling over de jaargrens heen, worden op dit moment niet doorgegeven aan de Belastingdienst.  Hoe Als u met terugwerkende kracht over de jaargrens heen uren uitbetaalt aan een medewerker, worden vanaf 2020 ook de uren over vorig jaar aan de Belastingdienst doorgegeven in de loonaangifte van de betreffende periode waarin u deze TWK-mutatie uitvoert. De uren van vorig jaar worden in dit geval opgeteld bij de verloonde uren worden. Dit geldt alleen als u gebruik maakt van de nabetalingsmodus. Uw actie Er is geen actie nodig, u kunt in de nabetalingsmodus blijven, bovenstaand probleem is met ingang van deze release opgelost. Overweeg wel om eventueel over te stappen naar de correctiemodus. Dit kan wenselijk zijn als u veel wijzigingen over het voorgaande jaar heeft. Informatie over de nabetalingsmodus en de correctiemodus vindt u in de online help via Procedurebeschrijvingen > Berekening met terugwerkende kracht > Berekening met terugwerkende kracht over de jaargrens heen. Opgeloste meldingen Groeperingsgegevens niet getoond in Collectieve loonstaat (change 1477998) Melding Bij de Collectieve loonstaat werd het groepeerkenmerk niet getoond in het overzicht bij de rapportparameters en in het rapport zelf. Als u bij de Collectieve loonstaat en de Verzamelloonstaat in het veld Groeperen op een andere waarde dan Geen had gekozen, deze waarde niet getoond in het overzicht. Dit kwam zowel voor bij de rapportparameters als in het rapport zelf. Oplossing  Vanaf deze release worden de groeperingsgegevens wel getoond. Uw actie Er is geen actie nodig. PAWW onterecht niet berekend bij uitkeringen via de Groene tabel (change 1718017) Melding Bij het verlonen van uitkeringen op basis van de Groene tabel, zoals ontslagvergoedingen, werd geen premie PAWW berekend door het ontbreken van een tijdvak.  Oplossing In de berekening wordt per 1 januari 2020 rekening gehouden met de afwezigheid van een tijdvak, bijvoorbeeld bij een Transitievergoeding. Als er geen tijdvak is, worden het jaarmaximum en de jaarfranchise gebruikt. Als er wel een tijdvak is, worden het periodemaximum en de periodefranchise bepaald conform bestaande berekeningen. Uw actie Er is geen actie nodig. Fout in collectieve loonstaat (change 1735993) Melding Voor medewerkers met de 30% regeling werd kolom 3 van de loonstaat soms niet correct werd berekend. De totale bruto inhouding kwam volledig terecht in kolom 3, terwijl dit verdeeld moest worden over meerdere kolommen.   Oplossing De waarden in de kolommen, waaronder kolom 3, kolom 4, kolom 7 zijn uitgeplitst, zodat deze nu wel correct worden weergegeven in de collectieve loonstaat per 1 januari 2020.  Uw actie Er is geen actie nodig. Probleem met omschrijving rapport Audit file (change 1761026) Melding Bij het opvragen van een Audit file over een periode in 2019, gaf de bijtelling auto van de zaak de waarde weer die geldig is vanaf 2020 en in plaats van het percentage dat geldig is in 2019. Oplossing Rapporten > Controle > Audit file We hebben de Audit file aangepast, zodat de omschrijving wordt getoond die geldig is over de periode waarover het rapport wordt gevraagd en niet toekomstige omschrijvingen. Uw actie Er is geen actie nodig. Vrije schermen - icoontjes niet meer zichtbaar (change 1829733) Melding Bij het gebruiken van de vrije schermen in het menu Medewerker waren de icoontjes in de rechterbovenhoek niet meer duidelijk zichtbaar. Oplossing De icoontjes zijn weer duidelijk zichtbaar. Publishing Date : 12/20/2019

Mededelingen Nieuw logo Visma | Raet nu op salarisstrook en rapporten Met de overname door Visma en het combineren van het merk Visma | Raet hebben we een nieuw logo waarin deze combinatie tot uiting komt. Daarom ziet u vanaf de release van januari 2020 het Visma | Raet logo op de salarisstrook en in de rapporten. Ook de kleurstelling wordt aangepast aan de vormgeving van Visma | Raet: zo wordt de groene belijning vervangen door zwarte lijnen. Daarnaast is op de loonstroken de positie van het technische nummer en de paginering veranderd om genoeg plek te hebben voor het nieuwe logo. Als u een eigen logo op de strook toont, blijft dit vanzelfsprekend ongewijzigd.  Gewijzigd en verbeterd Looncomponenten Specifieke rekening in combinatie met Tussentijdse betalingen Waarom Tot nu toe werd bij het uitbetalen van Tussentijdse betalingen geen rekening gehouden met eventuele inrichting van de grondslag Looncomponenten Specifieke rekening, zodat alle tussentijdse betalingen uitsluitend werden geboekt op de standaard Salarisrekening van de medewerker. Hoe Instellingen > Vastlegging > Selectie-eigenschappen Instellingen > Berekening > Grondslag Medewerker > Medewerker > Overboekingen SEPA Beheer > Betalingen > Tussentijdse betalingen Vanaf deze release wordt bij het uitbetalen van tussentijdse betalingen wel rekening gehouden met de inrichting van Looncomponenten Specifieke rekening. Looncomponenten die zowel in de selectie-eigenschap Tussentijdse betalingen als in de grondslag Looncomponenten Specifieke rekening zijn opgenomen, worden nu bij tussentijdse betalingen uitbetaald op de Looncomponenten Specifieke rekening. Op de salarisstrook wordt deze betaling verrekend met het dagelement Tussentijdse betaling looncomp. spec. rekening. Uw actie Wilt u deze functionalteit gebruiken, dan richt u dit in via de volgende schermen: Selectie-eigenschappen Grondslag voor het bedrijf  Overboekingen SEPA voor de medewerker. Aanpassingen UPA Waarom Er zijn enkele aanpassingen doorgevoerd in het UPA-bestand. Voorheen moest u voor de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) een apart veld invullen met de reden uit dienst. Vanaf 2020 gaat de UPA echter dezelfde redenen uit dienst gebruiken als de Belastingdienst. Hierdoor gebruikt de UPA vanaf 1-1-2020 ook het veld Reden uit dienst in het scherm Medewerker(s) en hoeft u de reden niet meer dubbel te registreren.  Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Medewerker > Medewerker > Interfaces > Periodieke interface UPA Als een medewerker uit dienst treedt, moet u de reden hiervoor vastleggen in het scherm Medewerker(s) bij het veld Reden uitdienst. De reden die u hier invult, wordt vanaf 2020 ook doorgegeven naar de UPA. Daarom is het veld UPA Code reden einde inkomstenverhouding met ingang van 2-1-2020 verwijderd van het medewerkerscherm Periodieke interface UPA. Uw actie Er is geen actie nodig. Automatisch starten interfacebestanden UPA en APG Waarom Gebruikt u de APG- of UPA-interface, dan moest u tot deze release het aanmaken van het interfacebestand zelf starten. Hoe Vanaf deze release worden de bestanden voor de interfaces APG en UPA direct aangemaakt nadat de definitieve salarisverwerking van een periode is afgerond. De aangifte zelf kunt u oproepen en versturen via de tegel voor APG of UPA. Uw actie Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten automatische interfaces Als het nodig is een bestand nogmaals aan te maken, bijvoorbeeld omdat niet payrollgevoelige informatie is gecorrigeerd, kunt u nadat de gegevens zijn gecorrigeerd het bestand handmatig starten. Dit doet u  met de functie Handmatig starten automatische interfaces, waarmee u één van de interfaces kunt herstarten, zodat specifieke bestanden van een periode nogmaals worden aangemaakt. Let er hierbij op dat het niet mogelijk is een herstart uit te voeren, als er op dat moment al een interfacebestand van dat type wordt aangemaakt. Jaaropgaaf Medewerker - zoekfunctie veld Medewerker aangepast Waarom De zoekfunctie van het veld Medewerker in het scherm Jaaropgaaf medewerker zoeken werkte nog niet conform onze nieuwe richtlijnen en is met de release van december aangepast.  Hoe Rapporten > Salarisspecificaties > Jaaropgaaf medewerker Klikt u in het veld Medewerker en begint u met typen, dan wordt de lijst met te kiezen medewerkers automatisch aangepast. Typt u bijvoorbeeld de letters Jans in het veld, dan ziet u alleen nog de medewerkers waarvan de naam begint met deze letters. Dat maakt het zoeken efficiënter.  Uw actie Er is geen actie nodig. Nummer inkomstenverhouding nu ook in scherm Arbeidscontract Waarom Als voorbereiding op het opleveren medio 2020 van de nieuwe functionaliteit die het mogelijk maakt meer inkomstenverhoudingen vast te leggen, wordt het Nummer inkomstenverhouding op meer plekken in de programmatuur getoond, waaronder het  in het scherm Arbeidscontract. Hoe Medewerker > Contact > Arbeidscontract Vanaf deze release is het veld Inkomstenverhouding toegevoegd aan het het scherm Arbeidscontract. Dit veld kunt u hier vooralsnog niet wijzigen.  Uw actie Er is geen actie nodig. Identificeren medewerker in loonaangifte Waarom In het loonaangiftebestand dat Payroll Business aanmaakt, wordt voor het identificeren van een medewerker een technische sleutel gebruikt. Deze sleutel, die ook wordt gebruikt bij een eventuele foutmelding die u van de Belastingdienst ontvangt, vindt u terug in het rapport Controleoverzicht loonaangifte in de kolom Wn Id. Omdat deze technische sleutel voor u niet logisch te herleiden is tot een medewerker, gaan we deze identificatie aanpassen. Hoe Vanaf 1-1-2020 vindt in de loonaangifte van Payroll Business het identificeren van de medewerker plaats op basis van de combinatie: Bedrijfscode-Medewerkercode-Nummer inkomstenverhouding, bijvoorbeeld:   Bedrijfscode = 001 Identificatie loonaangifte  001-123-2001 Medewerkercode = 123 Nummer inkomstenverhouding = 2001 Na verloop van tijd  gaan we daarom de kolom Wn Id over het jaar 2020 of later, niet meer opnemen in het rapport Controleoverzicht loonaangifte. Over de jaren tot en met 2019 blijft de kolom Wn Id wel in dit rapport aanwezig. Uw actie Het is niet mogelijk om gedurende een lopend jaar voor de loonaangifte de identificatie van een medewerker aan te passen. Daarom kunt u niet zonder meer de bedrijfscode of medewerkercode aanpassen na de defintieve verwerking van de eerste periode van een jaar en ook niet de datum in dienst van de medewerker. Als dit toch noodzakelijk is, moet u: de bedrijfscode per 1 januari van het jaar aanpassen de medewerkercode aanpassen per 1 januari of per de datum in dienst als deze later in het jaar ligt Vervolgens moet u contact opnemen met de Service Desk met het verzoek de loonaangifte vanaf de betreffende periode opnieuw aan te maken. Validatiewaarden bij Woonsituatie loonheffing uitgebreid Waarom Vanaf 01-01-2019 wordt er voor het berekenen van de loonheffing onderscheid gemaakt tussen drie groepen medewerkers: Medewerkers die inwoner zijn van Nederland. Medewerkers die inwoner zijn van een andere lidstaat van de EU, van een EER-land, Zwitserland of van de de BES-eilanden, de zogenaamde Landenkring. Medewerkers die inwoner zijn van een derde land, dat wil zeggen van een land dat niet valt onder bovenstaande punten. Met ingang  van 01-01-2020 komen hier twee groepen medewerkers bij: Medewerkers die inwoner zijn van België Medewerkers die inwoner zijn van Suriname of Aruba   Hoe Medewerker > Medewerker > Loonheffingen In het scherm Loonheffingen zijn aan het veld Woonsituatie loonheffing per 1-1-2020 de volgende validatiewaarden toegevoegd:  België Suriname/Aruba. Uw actie Er is geen actie nodig. Payroll Business voert de volgende conversie uit: voor medewerkers bij wie in het veld Woonland de waarde België, Aruba of Suriname is ingevuld, krijgt het veld Woonsituatie loonheffing automatisch de hierbij horende waarde. Wijziging AOW-leeftijd Waarom Door het aannemen van de wet Temporisering verhoging AOW-leeftijd stijgt de AOW-leeftijd minder snel en moeten de AOW-leeftijden voor 2020 en de jaren daarna worden aangepast.  Hoe Medewerker > Medewerker > Medewerkers In het veld ingangsdatum AOW van het scherm Medewerkers, ziet u de AOW-datum die het systeem bepaalt op basis van de geboortedatum en de wettelijk vastgestelde AOW-leeftijd.  In de tabel hieronder ziet u oude AOW-leeftijd en de nieuwe AOW-leeftijd op basis van de nieuwe wetgeving.  Jaar De AOW-leeftijd was De AOW-leeftijd wordt 2019 66 jaar en 4 maanden 66 jaar en 4 maanden 2020 66 jaar en 8 maanden 66 jaar en 4 maanden 2021 67 jaar 66 jaar en 4 maanden 2022 67 jaar en 3 maanden 66 jaar en 7 maanden 2023 67 jaar en 3 maanden 66 jaar en 10 maanden 2024 67 jaar en 3 maanden 67 jaar Wij gaan de AOW-leeftijden in de programmatuur aanpassen zoals aangegeven in deze tabel. Het proces hiervoor zal enige tijd duren. We beginnen met het bijwerken van de eerstvolgende AOW-datums, zodat medewerkers die een ingangsdatum AOW in januari 2020 krijgen, als eerste worden bijgewerkt. Daarna volgen de medewerkers met een ingangsdatum AOW in februari 2020, enzovoorts. Zodra de ingangsdatum AOW voor alle medewerkers is bijgewerkt, laten we u dit weten via de berichtgeving onder het paneel Nieuws op de Portal / Youforce. Uw actie Er is geen actie nodig.  Aantal decimalen uitgebreid voor Percentage uitbetaalde vakantieuren en Percentage berekening uurloon Waarom Voor bepaalde organisaties en bedrijven wordt het uurloon gedefinieerd op basis van een percentage van het periodeloon. Omdat het hierbij gaat het om percentages met 3 decimalen, kwam bij ons het verzoek binnen om voor de betreffende percentages het aantal decimalen uit te breiden. Hoe Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Salaris (Variabel bruto) Voor volgende velden is het aantal decimalen uitgebreid van 2 naar 6 decimalen: Percentage voor berekening uurloon - arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij Verlof (Uitsplitsing) Percentage van uitbetaalde vakantieuren - arbeidsvoorwaarde Salaris (Variabel bruto) Uw actie Er is geen actie nodig.  Geselecteerde bedrijf uit bedrijfskeuzemenu niet meer zichtbaar in veld linksboven in het scherm Waarom Diverse gebruikers hebben teruggekoppeld dat het bedrijf dat was geselecteerd in het bedrijfskeuzemenu en zichtbaar was in het veld in de linksboven in het scherm waarmee u bedrijven kunt selecteren, niet synchroon loopt met de selectie van het bedrijf in het navigatiepad. Soms was bedrijf A geselecteerd in het bedrijfskeuzemenu en werd daar getoond, terwijl u in de schermen al met bedrijf B werkte. Omdat dit verwarring gaf, wordt het bedrijf dat u in het bedrijfskeuzemenu hebt geselecteerd niet meer in het veld linksboven in scherm getoond.  Hoe Vanaf deze release staat het geselecteerde bedrijf staat niet meer in het veld linksboven in het scherm. De nadruk ligt nu op de zoekfunctionaliteit binnen het bedrijfskeuzemenu. Daarom is de link Zoek Bedrijf toegevoegd waarmee u de keuzelijst opent waaruit u een bedrijf kunt selecteren.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Toegepaste profielcode in mutatieverslag Waarom Een profielgroep zorgt er voor dat bij het aanmaken van een nieuwe medewerker er standaard waardes worden toegepast. Het was echter nog niet mogelijk in te zien welke profielgroep werd toegepast. Daarom is deze nu opgenomen in het mutatieverslag. Hoe Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag (uitgebreid)  Aan de rapporten Mutatieverslag en Mutatieverslag (Uitgebreid), is vanaf deze release het gegevenselement Toegepaste profielgroepcode opgenomen. Wanneer u een profielgroep heeft toegepast, ziet u de code van de toegepaste profielgroep in het mutatieverslag met de bijbehorende mutatiedatum.  Uw actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen  Indienstmelding valt uit door payroll profiel (change 1749822) Melding  Wanneer u in Self Service gebruik maakt van een payrollprofiel, dat is voorgedefnieerd via een profielgroep in Payroll Business en deze profielgroep elementen op contractniveau bevatte, zoals arbeidsvoorwaarden, resulteerde dit in een uitgevallen mutatie met de melding: Fout in veld 'Contract ID': waarde veld is niet uniek binnen medewerker; waarde van veld is: 1. Oplossing  Vanaf deze release is dit aangepast, zodat u een payrollprofiel kunt toepassen via Self Service waarin contractgerelateerde elementen zijn opgenomen. Denk eraan dat deze profielwaardes niet in Self Service zichtbaar zijn, omdat ze pas worden toegepast in Payroll Business. Let op: als u in Self Service waardes vastlegt voor elementen die ook in het toegepaste profiel zijn gedefinieerd, overschrijft u hiermee de waardes in het profiel.   Uw actie Er is geen actie nodig.  Wet- en regelgeving Nieuwe kolommen voor WW hoog/laag/herzien in rapportages Waarom We hebben de diverse rapportages aangepast waarin de nieuwe premies WW hoog en WW laag zijn opgenomen. Het gaat om de rapporten Jaaropgaaf, Verzamelloonstaat, Controleoverzicht Loonaangifte, Afrekenmatrix werkgever en Afrekenmatrix per periode.  Hoe Per 1-1-2020 zijn aan deze rapporten de volgende kolommen toegevoegd: AWF laag AWF hoog AWF herzien  Daarnaast zijn de volgende kolommen uit deze rapporten verwijderd: Sectorfondspremie WW werkgever Uw actie Er is geen actie nodig. Loonaangifte - Indicatie jaarurennorm Waarom Vanaf januari 2020 moet ook de Indicatie Jaarurennorm worden doorgegeven aan de Loonaangifte. Hoe Medewerker > Interfaces > Loonaangifte Aan het scherm Loonaangifte is het veld Indicatie jaarurennorm toegevoegd met als mogelijke waarden Ja Nee U mag het veld ook leeg laten.  Kies Ja als de omvang van de arbeid is vastgesteld als 1 aantal uren per tijdseenheid van meer dan 1 maand, maar ten hoogste van een jaar en het recht op loon evenredig is verdeeld over die tijdseenheid. In andere gevallen laat u dit veld leeg of kiest u Nee. Uw actie Vul bij medewerkers voor wie dit van toepassing is, de waarde Ja in.  Burgerservicenummer niet meer op loonstrook Waarom De Belastingdienst heeft aangegeven dat het niet meer verplicht is om op de loonstrook het Burgerservicenummer (BSN) van een medewerker te vermelden. Als het BSN niet is vermeld, is het risico op identiteitsfraude bij het versturen van de loonstrook kleiner. De Belastingdienst conformeert zich hiermee aan de stelling van de Autoriteit Persoonsgegevens dat het BSN is bedoeld voor communicatie tussen de overheid en de burger. Omdat de loonstrook valt onder communicatie tussen uw organisatie en uw medewerkers (burgers), is het aan te bevelen het BSN niet meer op de loonstrook te vermelden. Dit kunt u zelf inrichten. Let op: als u de laatste loonstrook van het jaar ook gebruikt als jaaropgaaf, is het wel verplicht om het BSN te vermelden op de salarisstrook. Dit komt omdat de jaaropgaaf ook is bestemd voor communicatie tussen uw medewerkers (burgers) en de Belastingdienst (overheid). Hoe Instellingen > Salarisspecificaties > Loonstrookelementen Open het scherm Loonstrookelementen en selecteer het bedrijf waarvoor u het BSN van de medewerkers niet meer wilt tonen. Selecteer in het veld Loonstrookmodel het loonstrookmodel dat het bedrijf gebruikt. Kies in het veld Loonstrookgebied voor Medewerkergegevens 1 of Medewerkergegevens. Dit hangt af van het loonstrookmodel. Klikt u op de knop Toon regels. U ziet de gegevens die u in het loonstrookgebied Medewerkergegevens (1) al dan niet kunt opnemen.  Verwijder het vinkje bij Burgerservicenummer. Zodra u dit doet, slaat Payroll Business de wijziging automatisch op.   Uw actie Als u het BSN niet meer op de loonstrook wilt tonen, wijzig dan de betreffende instelling zoals hierboven beschreven. Pensioen variabel / afwijkende contracturen (change 1542461) Waarom Na de release van 2019-11 hebben wij via extra onderhoud een pensioenaanpassing doorgevoerd voor het pensioenfonds voor de Horeca. De pensioenen werden periodiek afgetopt wat niet de correcte berekeningswijze bleek te zijn. Daarom is de berekeningswijze aangepast zodat er ook getoetst kan worden op de maximale (norm)uren van 1976 uur per jaar, waarbij er getoetst wordt op de jaarlijkse uren. Wanneer deze uren bereikt worden is de maximale franchise genoten en wordt er eventueel nog premie berekend totdat de maximumgrondslag bereikt is. Hoe Deze aanpassing hebben wij op 14 november uitgeleverd is via extra onderhoud. Hierbij is met ingang van 1-1-2019 is de arbeidsvoorwaarde Pensioen (benoemd) (variabele grondslag) aangepast: CAO services heeft nu de mogelijkheid om in de referentietabel Pensioenen/fondsen benoemd (variabel) de nieuwe kolommen 19 CAO uren en 20 Berekenen CAO uren te vullen. Kolom 19 CAO uren kan gevuld worden met de normuren op jaarbasis waarmee maximaal rekening gehouden moet worden. Kolom 20 Berekenen CAO uren kan gevuld worden met de keuzes Periodiek aftoppen of Jaarlijks aftoppen. Voor CAO horeca is dit ingericht op Jaarlijks aftoppen. De CAO-uren werken alleen in de volgende situaties: kolom 11 Soort dagen heeft de waarde 3 Dagen niet van toepassing en kolom 12 Franchise-factor heeft de waarde 1 Verloonde uren. Ook als kolom 20 Berekenen CAO uren wel een waarde heeft, maar kolom 19 CAO uren niet, wordt de pensioenberekening standaard uitgevoerd (op basis van de bedrijfsuren). In de berekening worden dan de verloonde uren (periodiek of jaarlijks) getoetst aan de CAO (norm) uren in plaats van de bedrijfsuren. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 11/22/2019

Nieuw Meer rapportagemogelijkheden via Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Waarom  Omdat er veel wensen en ideeën zijn gemeld over de huidige Ad-hoc rapportage, hebben we een nieuw rapport gemaakt dat meer mogelijkheden biedt voor het samenstellen van rapportages dan de bestaande Ad-hoc rapportage.  Hieronder vindt u de voornaamste wijzigingen. Voor meer informatie over de werking van het nieuwe rapport verwijzen we u naar de online help, waar u uitleg over de nieuwe velden vindt via Schermen en velden > Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid). In deze release hebben wij de eerste fase van de uitgebreide Ad-hoc rapportage opgeleverd. In de loop van 2020 gaan we nog diverse aanpassingen doorvoeren, Meer hierover leest u in de release notes van het komende jaar.  Hoe Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Aan de controlerapporten is het rapport Ad-hoc rapportage (uitgebreid) toegevoegd dat de volgende nieuwe mogelijkheden en functionaliteiten voor het samenstellen van rapportages bevat: Het is nu mogelijk om uw rapport beschikbaar te stellen voor uw collega's. U hoeft dus niet meer alle rapportages apart in te richten en op te slaan. U kunt zelf kiezen of u uw rapport wilt opslaan in Mijn rapporten of  in Gedeelde Rapporten zodat uw collega's dit rapport ook kunnen ophalen en het rapport maar een keer aangemaakt hoeft te worden. Het is mogelijk om alleen de medewerkers in uw rapport op te nemen die op de peildatum in dienst zijn. U kunt aangeven dat u alleen medewerkers met resultaten in het rapport wilt opnemen.  U kunt het rapport aanmaken voor één of meer specifieke medewerkers. Het is mogelijk om op klantniveau een rapport aan te maken voor meerdere bedrijven. Payroll Business maakt dan per bedrijf een rapport aan. Uw actie  U moet zelf uw eigen gemaakte definities opnieuw samenstellen met de nieuwe gewenste functionaliteiten van de uitgebreide ad-hoc rapportage. U kunt dan uw oude definities verwijderen. Daarnaast kunt u nieuwe rapportages samenstellen en/of draaien met deze nieuwe rapportmogelijkheid. Na verloop van tijd gaan we de oude Ad-hoc rapportage uit het menu verwijderen. Sector vervangt Risicogroep  Waarom  Met ingang van 2020 komen de afzonderlijke risicogroepen te vervallen en is het voor de loonaangifte voldoende om bij een inkomstenverhouding de sector door te geven. De sector was tot nu toe verwerkt in positie 1 t/m 3 van de risicogroep. Bijvoorbeeld: Oud: Risicogroep (297) Nieuw: Sector (10524588) 00102 Agrarisch bedrijf Premiegroep lang 1 Agrarisch bedrijf 00401 Baggerbedrijf 4 Baggerbedrijf Hoe Instroom > Aanmaken medewerker Bij indiensttredingen vanaf 30-12-2019 is het nieuwe veld Sector beschikbaar in het scherm Aanmaken medewerker.  Bij indiensttredingen vanaf 1-1-2020 is het veld Risicogroep van het scherm Aanmaken medewerker verwijderd.  Voor indiensttredingen in 2019 is de risicogroep nog steeds verplicht. Om de overgang gemakkelijk te maken is in deze release alvast het volgende geregeld: Bij elke indiensttreding wordt in de achtergrond de sector afgeleid van de risicogroep. Deze mutatie vindt u terug in het Mutatieverslag. De meest gebruikte sector binnen het bedrijf is voor het bedrijf klaargezet als standaard waarde.  Voorbeeld 80% van uw bedrijf valt onder Risicogroep 01301 Bakkerijen en 20% onder Risicogroep 01401 Suikerverwerkende industrie De waardenlijst van het nieuwe gegevenselement Sector zal de sectoren 13 Bakkerijen en 14 Suikerverwerkende industrie laten zien.  Waarde 13  - de meest gebruikte waarde - is de standaard waarde die u in het veld ziet als u een nieuwe medewerker aanmaakt. Uw actie Instroom > Aanmaken nieuwe medewerker Controleer eventueel na de release welke sectoren voor uw bedrijf zijn vastgesteld: Kies een peildatum in 2020 In plaats van het veld Risicogroep ziet u het veld Sector met daarin de standaard waarde en de lijst met sectoren zoals die zijn vastgesteld op basis van de aanwezige risicogroepen. Voor nieuwe indiensttredingen geldt vanaf deze release: Is de indiensttreding in 2019, vul dan de risicogroep in; dit is ongewijzigd. Bij indiensttredingen vanaf 30-12-2019 vult u de sector in. Op de peildatums 30-12 en 31-12 moet u beide invullen, dit is nodig in verband met de overlap tussen maandverloning en vierwekenverloning. De meest gebruikte sector is standaard vooringevuld, u hoeft alleen de afwijkingen vast te leggen. Als u indiensttredingen vastlegt in Self Service of in een andere HR-applicatie, geldt het volgende: Zolang er nog sprake is van indiensttredingen met een ingangsdatum in 2019, kunt u het beste niets veranderen. De sector wordt immers automatisch afgeleid van de risicogroep. Zodra er geen indiensttredingen in 2019 meer zijn, pas dan uw schermen of  workflow-formulieren aan: verwijder het gegevenselement Risicogroep (297) en voeg het gegevenselement Sector toe (10524588).  Als er per bedrijf slechts één sector van toepassing is, hoeft u alleen maar de Risicogroep te verwijderen. Neem hiervoor tijdig contact op met uw applicatiebeheerder. Beheer > Externe mutaties > Conversieregels Verwerkt u regelmatig bestanden van externe HR-systemen waarbij u gebruik maakt van een conversieschema met conversieregels? Controleer dan de conversieregels. Gebruik de zoekfunctie om te zoeken op het element Risicogroep (297). Hier kunt  uit afleiden hoe de risicogroep wordt vertaald vanuit uw HR-systeem: Is er geen conversieregel aanwezig voor element 297 (Risicogroep), dan heeft uw bedrijf slechts één risicogroep en hoeft u niets te doen. Er is wel een conversieregel aanwezig voor element 297 (Risicogroep), pas deze conversieregel dan aan. Wijzig element 297 (Risicogroep) in 10524588 (Sector). Als er een vervangende waarde aanwezig is, pas dan ook die aan. Bijvoorbeeld: vervangende waarde 01501 Slagersbedrijven moet worden 15 Slagersbedrijven. Als u bij het inlezen geen gebruik maakt van conversieregels, controleer dan of uw HR-applicatie wellicht een soortgelijke omzetting doet, voorafgaande aan de export. Wacht met de hiervoor genoemde aanpassing totdat u geen indiensttredingen meer heeft met een ingangsdatum in 2019. Instellingen > Vastlegging > Profielen Profielen kunt u gebruiken bij het vastleggen van indiensttredingen in HR Core Business en/of Payroll Business of kunnen als hulpmiddel dienen bij het verwerken van mutaties uit andere HR-applicaties. Als in een van uw profielen de Risicogroep is opgenomen, vervang dan het gegevenselement Risicogroep door Sector. Wacht met deze aanpassing totdat u geen indiensttredingen meer heeft met een ingangsdatum in 2019. Rapporten Diverse rapporten hebben de mogelijkheid om een lijst met gegevenselementen op te slaan als definitie voor later gebruik. Als u definities heeft waarin het gegevenselement Risicogroep is opgenomen, voeg dan als eerste het gegevenselement Sector toe en verwijder op een later moment de risicogroep. Indeling scherm Arbeidscontract Waarom  De indeling van het scherm Arbeidscontract is geheel herzien. Hiervoor waren meerdere redenen: De wet Arbeidsmarkt in Balans die per 2020 van kracht wordt en de daarmee samenhangende hoge en lage WW-premie.    Wensen van klanten Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Aan het scherm zijn de volgende velden toegevoegd: Veld Toelichting Schriftelijke arbeidsovereenkomst Dit veld is van belang voor de wet Wet Arbeidsmarkt in Balans, zie het onderwerp hierna. Defaultwaarde = Ja. Oproepovereenkomst Dit veld is van belang voor de wet Wet Arbeidsmarkt in Balans, zie het onderwerp hierna. Defaultwaarde = Nee. Classificatiekenmerk 3 Dit is een uitbreiding in navolging van Classificatiekenmerk 1 en 2. Deze velden zijn bedoeld als nadere aanduiding van het soort contract, het soort werk of de plaats in de organisatie en kunt u gebruiken als criterium in de module Journaalposten. Gebruik een alternatieve omschrijving om de naam specifiek te maken. Hoofd/Nevencontract Hiermee is het binnenkort mogelijk om meerdere contracten van elkaar te onderscheiden. Via het tweede contract kunt u dan een eventuele transitievergoeding vastleggen. Voorlopig kunt u dit veld nog niet gebruiken en ziet u hier altijd de waarde Hoofdcontract. De indeling en tabvolgorde van het scherm zijn verbeterd. De velden zijn nu gegroepeerd  volgens deze criteria: Identificatie  Totstandkoming en duur Uren en beloning Organisatorische indeling Uw actie Controleer vanaf deze release bij nieuwe indiensttredingen, de nieuwe verplichte velden: Schriftelijke arbeidsovereenkomst en Oproepovereenkomst. Indien van toepassing kunt u de defaultwaarde aanpassen. Voor meer uitleg over de hoge en lage WW-premie, zie de betreffende paragrafen in het volgende onderwerp Wet Arbeidsmarkt in Balans. Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB)  Met ingang van 1 januari 2020 is de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) van kracht. Deze wet beoogt door premiedifferentiatie van de WW de werkgevers te stimuleren meer medewerkers in vaste dienst te nemen. Om de gevolgen van deze wet op de juiste manier te integreren in uw salarisverwerking, hebben we aan het scherm Arbeidscontract in Payroll Business een aantal nieuwe velden toegevoegd. We hebben deze wijzigingen al in de novemberrelease opgenomen, zodat u vooruitlopend op de nieuwe wetgeving uw processen voor het einde van het jaar kunt aanpassen. Hoge en lage WW-premie Een onderdeel van de WAB is dat de werkgever, afhankelijk van een aantal kenmerken van de arbeidsovereenkomst met de medewerker, een hoge of een lage WW-premie moet betalen. Lage WW-premie Voor het mogen toepassen van de lage WW-premie moet een arbeidsovereenkomst voldoen aan de volgende voorwaarden: Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovereenkomst Het gaat niet om een oproepovereenkomst Hoge WW-premie Als niet aan bovenstaande voorwaarden wordt voldaan, geldt de hoge WW-premie.  Altijd lage WW-premie Er zijn drie uitzonderingssituaties waarbij de werkgever voor een medewerker toch de lage WW-premie mag betalen, ongeacht de hiervoorgenoemde voorwaarden: Medewerkers met een leerovereenkomst op grond van de Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL). Deze zullen wij middels een script juist vullen. Zie verdere informatie bij de acties onderaan dit onderwerp. Medewerkers die bij aanvang van het aangiftetijdvak jonger zijn dan 21 jaar en in dat aangiftetijdvak maximaal 48 verloonde uren (vierwekenaangifte) of 52 verloonde uren (maandaangifte) hebben. Medewerkers met uitkeringen werknemersverzekeringen, te weten:  uitkeringen door UWV betalingen door een eigenrisicodrager ZW WGA en werkgeversheffingen Herzien lage WW-premie Als er lage WW-premie is berekend, kan achteraf toch de premie worden herzien en gewijzigd in de hoge WW-premie. Dit geldt in de volgende situaties: Bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst binnen twee maanden Bij meer dan 30% verloonde uren dan contracturen in een kalenderjaar AWF- en sectorpremie vervallen Met de komst van de WAB vervallen per 1 januari 2020 de AWF- en sectorpremies. Verwerking in Payroll Business Automatische berekening Hoge en Lage WW-premie Voor medewerkers die WW-verzekerd zijn, berekent Payroll Business de WW-premie (WW-hoog, WW-laag of Herzien) op basis van de volgende drie gegevenselementen in het scherm Arbeidscontract. Gegevenselement Contact onbep./bep. tijd Defaultwaarde = Onbepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovk Defaultwaarde = Ja Beschikbaar met ingang van 1-11-2019 Oproepovereenkomst Defaultwaarde = Nee Beschikbaar met ingang van 1-11-2019 Lage WW-premie Payroll Business berekent de lage WW-premie als de gegevenselementen onderstaande waarde hebben: Gegevenselement Waarde Contact onbep./bep. tijd Onbepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovk Ja Oproepovereenkomst Nee Hoge WW-premie In alle andere gevallen behalve voor de uitzonderingssituaties die hiervoor zijn beschreven bij Altijd lage WW-premie, berekent Payroll Business de hoge WW-premie. Automatische berekening lage WW-premie voor uitzonderingssituaties 1. Werknemers met een leerovereenkomst op grond van de Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL) Medewerker > Interfaces > Loonaangifte Hiervoor is In het scherm Interfaces > Loonaangifte aan de lijst bij Aard arbeidsverhouding per 1 januari 2020 de waarde 83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL) toegevoegd. Als u deze waarde bij een medewerker vastlegt, berekent Payroll Business de lage WW-premie ongeacht de waarde die in het scherm Arbeidscontract is ingevuld bij de velden Contact onbep./bep. tijd, Schriftelijke arbeidsovereenkomst en Oproepovereenkomst.  2. Werknemers die bij aanvang van het aangiftetijdvak jonger zijn dan 21 jaar en in dat aangiftetijdvak maximaal 48 verloonde uren (vierwekenaangifte) of 52 verloonde uren (maandaangifte) hebben Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Op basis van de Geboortedatum in het scherm Medewerker(s) en het payrollelement Verloonde uren bepaalt Payroll Business automatisch of een medewerker voldoet aan deze uitzonderingssituatie. Hierbij wordt gekeken naar de leeftijd aan het begin van de afrekenperiode. Als een medewerker tot deze uitzonderingsgroep behoort, berekent Payroll Business de lage WW-premie.  3. Uitkeringen werknemersverzekeringen - uitkeringen door UWV, betalingen door een eigenrisicodrager ZW en WGA en werkgeversheffingen Instellingen > Berekening > Grondslag Op basis van de Grondslag Looncomponenten AWF laag wordt voor de looncomponenten in deze grondslag de lage WW-premie berekend. Let op: bij een samenloop van salaris en uitkering moet aan de Belastingdienst de totale WW-premie onder de rubriek AWF-premie hoog worden aangeleverd. Daarom ziet u in de Afrekenmatrix medewerker en Afrekenmatrix werkgever payrollelementen voor AWF hoog staan.  Herzien lage WW-premie Medewerker > Loonheffingen Aan het scherm Loonheffingen is het veld WW herzien toegevoegd. Als hier Ja is ingevuld, wordt de lage WW-premie herzien en wordt de hoge WW-premie berekend en in de Afrekenmatrix medewerker opgenomen in de kolom AWF herz. De eerder berekende lage WW-premie wordt op 0 gesteld. Voor de volgende uitzonderingssituaties zal Payroll Business het herzien van de lage WW-premie automatisch uitvoeren - deze functionaliteit komt beschikbaar in de loop van 2020: Beëindiging arbeidsovereenkomst binnen twee maanden Meer dan 30% verloonde uren dan contracturen in een kalenderjaar In de loop van 2020 komt een rapport beschikbaar waarmee u kunt nagaan welke medewerkers aan het eind van het kalenderjaar meer dan 30% verloonde uren ten opzichte van de contracturen hebben. Uw actie Direct na de novemberrelease starten we een proces om het veld Oproepovereenkomst in te vullen en bij het veld Aard arbeidsverhouding de waarde 83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL) in te vullen, indien van toepassing. Dit proces kan een aantal dagen duren. Het kan dus zijn dat de waardes nog niet kloppen. Via onze berichtgeving op de Portal houden we u op de hoogte van de status van dit proces. Na het afronden van het proces, adviseren wij u om de waarde van deze velden zorgvuldig te controleren. Het veld Oproepovereenkomst en de waarde 83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL) bij het veld Aard arbeidsverhouding zijn beschikbaar per 1-11-2019 met ingangsdatum 1-1-2020. Om ervoor te zorgen dat al uw processen en de loonaangifte in januari goed verlopen moet u het volgende doen: Controleren en eventueel corrigeren van de velden Bepaalde tijd /  Onbepaalde tijd, Schriftelijke arbeidsovereenkomst en Oproepcontract. Deze hebben direct invloed op de premieberekening. Overige systemen en processen waar u de mutaties mee aanlevert aan Payroll Business zoals importbestanden, Self Service. Aan de Afrekenmatrix medewerker / werkgever / per periode worden in de release van december 2019 voor hoge, lage en herziene WW-premie de volgende kolommen toegevoegd: AWF laag, AWF hoog en AWF herzien. Deze kolommen moet u opnemen in uw journaalpost. Met de peildatum 1-1-2020 in de module Journalisering kunt u de kolommen al toevoegen voor 2020. Grondslagen vullen voor de uitzonderlijke situaties zoals in de paragraaf hierboven beschreven. In de komende releases zullen wij de rapportages die betrekking hebben op dit onderwerp ook aanpassen en u hiervan op de hoogte stellen via de release notes. Splitsing wettelijk en bovenwettelijk verlof voor arbeidsvoorwaarde Verlof opbouwmethode per 30-12-2019 of 1-1-2020 Waarom  Om te voldoen aan de wet- en regelgeving, wordt de arbeidsvoorwaarde verlof-opbouwmethode gesplitst in wettelijk en bovenwettelijk verlof per 30 december 2019 (4 weken verloning) of 1 januari 2020 (maandverloning) .  Hoe Splitsing verlof  Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Verlof - Opbouwmethode  U kunt het verlof op twee manieren splitsen: Via een verlofopbouwpercentage  Via een vast verlofrecht (verlof) Als zowel verlofopbouwpercentage als verlofrecht (verlof) een waarde bevatten, heeft verlofopbouwpercentage voorrang.  Voorbeeld verlofopbouwpercentage Verlofopbouwpercentage: 10% Salaris variabel bruto Bedrijfsuren: 40 uur Gewerkte uren in betreffende maand: 184 Wettelijk opbouwpercentage 4/52 = 7,692308% Bovenwettelijk opbouwpercentage = 10 - 7,692308 =2,307692% Wettelijk verlof opbouw betreffende maand: 184 * (7,692308/100) = 14,15 uur Bovenwettelijk verlof opbouw betreffende maand: 184 *(2,307692/100) =4,25 uur   Voorbeeld verlofrecht per jaar Verlofrecht per jaar: 192 Salaris variabel bruto Bedrijfsuren: 40 uur Gewerkte uren in betreffende maand: 184 Wettelijk verlofrecht per jaar: 4*40 uur = 160 uur Bovenwettelijk verlofrecht per jaar  = 192-160 = 32 uur Wettelijk verlof opbouw betreffende maand: (184/173,333333) * (160/12) = 14,15 uur Bovenwettelijk verlof opbouw betreffende maand: (184/173,333333) * (32/12) =2,83 uur Vervaltermijnen Voor zowel wettelijk- als bovenwettelijk verlof kunt u vervaltermijnen instellen.  Wettelijk verlof van 0,5 jaar vervalt in de volgende periode indien beginperiode verlof is 01: Maandverloning:  Periode 07 4 weken verloning: Periode 08 Wettelijk verlof van 0,5 jaar vervalt in de volgende periode indien verlof beginperiode verlof 04: Maandverloning:  Periode 10 4 weken verloning: Periode 11 Afhankelijk van de vervaltermijn, wordt bij de jaarovergang het verlof overgeboekt naar een potje voor een volgende termijn of op 0 gesteld. Als een medewerker verlof opneemt, wordt het verlof dat als eerste vervalt als eerste afgeboekt. Uw actie  Vervaltermijnen instellen Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens  Leg op klant, bedrijfs- of medewerkerniveau de vervaltermijn voor wettelijk- of bovenwettelijk verlof vast. Bij Vervaltermijn wettelijk verlof kiest u een van de volgende waardes: 0,5 jaar, 1 jaar, 5 jaar of geen. Bij Vervaltermijn bovenwettelijk verlof kiest u een van de volgende waardes: 5 jaar of geen. Het gaat hierbij om vervaltermijnen na het jaar dat het verlof is opgebouwd. Conversie Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens  Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarde > Verlof - Opbouwmethode  Voor de conversie zijn per 1 januari 2020 aan de schermen voor Verlof - Opbouwmethode nieuwe velden toegevoegd. U moet dan bij de jaarovergang de resterende velofrechten overzetten naar deze nieuwe velden. Dit kunt u op drie manieren doen: Als u geen splitsing in wettelijk- en bovenwettelijk verlof heeft gemaakt, kunt u op klant- of bedrijfsniveau aangeven dat het verlofsaldo van de oude regeling automatisch wordt overgezet naar het nieuwe veld. Dit doet u door in het veld Automatisch vullen verlofsaldo (oude regeling) te kiezen voor Ja. Als u wel een splitsing heeft gemaakt in wettelijk- en bovenwettelijk verlof, maar niet per jaar, kunt u op medewerkerniveau het wettelijke- en bovenwettelijke verlof vastleggen in de velden: Verlofsaldo wettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo bovenwettelijk voorgaande jaren Als u een splitsing heeft gemaakt in wettelijk- en bovenwettelijk verlof per jaar, kunt u op medewerkerniveau het wettelijke- en bovenwettelijke verlof per jaar vastleggen in de volgende velden: Verlofsaldo wettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo wettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 1 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo bovenwettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 1 jaar oud Verlof op salarisstrook Omdat door het splitsen van verlof heel veel payrollelementen zijn, hebben we voor de salarisstrook twee elementen aangemaakt: Totaal wettelijk verlofsaldo Dit is een optelling van de volgende payrollelementen:  Verlofsaldo wettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo wettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo wettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo wettelijk 1 jaar oud Verlofsaldo wettelijk Totaal bovenwettelijk verlofsaldo Dit is een optelling van de volgende payrollelementen:  Verlofsaldo bovenwettelijk voorgaande jaren Verlofsaldo bovenwettelijk ouder dan 5 jaar Verlofsaldo bovenwettelijk 5 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 4 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 3 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 2 jaar oud Verlofsaldo bovenwettelijk 1 jaar ou Verlofsaldo bovenwettelijk Meldingen Mijn Rapporten en Salarisverwerking gereed Waarom  Om u de gelegenheid te geven verder te werken totdat de salarisverwerking is afgerond of een rapport klaar staat in Mijn Rapporten, ontvangt u nu een melding om u te laten weten dat de salarisverwerking gereed is of dat u het rapport kunt ophalen. Het verzoek voor deze functionaliteit is afkomstig van het wensenportaal, waar gevraagd werd om een melding zodra de Verloning gereed is. Hoe Balk linksonder in het scherm > rechter icoon Meldingen Linksonder in het scherm is aan de balk onder het menu het icoon Meldingen toegevoegd.  Klik op het icoon Meldingen om de lijst met meldingen te openen. U ziet dan de meldingen van Salarisverwerkingen die gereed zijn en van rapporten die klaar staan in Mijn rapporten. Voor de salarisverwerking ziet u informatie over het bedrijf, de soort verwerking en de periode van de verwerking en wanneer deze is afgerond. De verwerkingsmelding bevat geen hyperlink, omdat u na de salarisverwerking doorgaans naar verschillende functies in het menu navigeert. Voor rapporten ziet u om welk rapport het gaat, het formaat en wanneer het rapport is aangemaakt. Klikt u op een rapportmelding, dan gaat u meteen naar Mijn rapporten.  De rapportmelding is voorzien van deze hyperlink, omdat u een rapport altijd ophaalt uit Mijn rapporten. Uw actie  Er is geen actie nodig. Bedrijfskeuzemenu aanpassen Waarom Via het Ideeënportaal is diverse keren gevraagd om het mogelijk te maken de volgorde van de bedrijven in het bedrijfskeuzemenu links bovenin het scherm aan te passen. Daarnaast zou het handig zijn, als niet alle bedrijven zichtbaar zijn in de lijst. Vanaf deze release kan een gebruiker daarom zelf regelen welke bedrijven in de lijst worden getoond en in welke volgorde.  Hoe Balk linksonder in het scherm > icoon Bedrijfskeuzemenu configureren Linksonder in het scherm is aan de balk onder het menu het icoon Bedrijfskeuzemenu configureren toegevoegd.  Klik op dit icoon om het scherm Bedrijfskeuzemenu configureren te openen. Wijzig de volgorde van de bedrijven door deze naar de gewenste plek te slepen. Sleep bedrijven die u niet in de lijst met bedrijven wilt zien naar het rechter vak. Met de knop Herstellen kunt u de complete lijst in de oorspronkelijke volgorde terugzetten. Zie ook de Online help, zoek op Bedrijfskeuzemenu. Uw actie Als u het bedrijfskeuzemenu wilt wijzigen, volg dan de stappen zoals hierboven beschreven.  Gewijzigd en verbeterd  Pensioenen/fondsen eigen regeling (vaste grondslag) - velden voor Afwijkende premie- en ophogingspercentages toegevoegd Waarom Als u wilt afwijken van het premiepercentage werknemer en werkgever of van het ophogingspercentage dat in de referentietabel staat, moet u voor de Pensioenen/fondsen eigen regeling (vaste grondslag) een nieuwe variant aan de referentietabel toevoegen met de afwijkende premiepercentages of het ophogingspercentage. Hierdoor kunnen er in de referentietabel veel varianten voorkomen. Voor de eigen regeling varianten van de pensioenregelingen zijn er in de bedrijfs- en medewerkerschermen velden aanwezig waarmee u het afwijkende premiepercentage werknemer, het afwijkende premiepercentage werkgever en het afwijkende ophogingspercentage kunt vastleggen.  Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Pensioen/fonds eigen regeling (vaste grondslag) Vanaf release 2019-11 zijn er aan de medewerkersschermen van de Pensioenen/fondsen eigen regeling (vaste grondslag) per peildatum 2020-01 de volgende velden toegevoegd waarmee u de afwijkende premie- en ophogingspercentages kunt vastleggen.  Afw. premiepercentage wn - eigen (Pens.) Afw. premiepercentage wg - eigen (Pens.) Afw. Ophogingspercentage overig - eigen (Pens.) Als u het ophogingspercentage of premiepercentage in de referentietabel voor een medewerker wilt uitsluiten, kunt u dit alleen doen door toch een variant van de referentietabel aan te maken. Het is niet mogelijk hiervoor als afwijkend percentage de nul procent vast te leggen, omdat alleen afwijkende percentages groter dan nul geldige waardes zijn.  Uw actie Vanaf peildatum 2020-01 kunt u deze drie velden gebruiken.  Codes getoond in selectieschermen en keuzelijsten scherm Arbeidscontract Waarom Om de gebruiker te ondersteunen bij het selecteren van waarden in velden met een lijst of een zoekfunctie   in het scherm Arbeidscontract, wordt in de velden van dit scherm achter de omschrijving van de gekozen waarde nu de bijbehorende code tussen haakjes getoond.  Als de waardes waaruit u kunt kiezen, veel op elkaar lijken, helpt de toevoeging van de code om deze van elkaar te onderscheiden. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Klikt u in een veld waarvoor u de waarde uit een lijst moet kiezen, dan ziet u in deze lijst achter de omschrijving de bijbehorende code tussen haakjes. Opent u een selectiescherm van een veld via het icoon  , dan ziet u bij het openen van het zoekscherm dat naast de kolom Omschrijving, de kolom Waarde met de bijbehorende code is toegevoegd. Uw actie Er is geen actie nodig. Uniforme Pensioen Aangifte 2020 - Soort verlof uitgebreid Waarom Vanaf 2020 moet er in de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) ook de verlofsoort Studieverlof worden doorgegeven. Hoe Instellingen > Berekening > Grondslag Met ingang van 1-1-2020 kunt u de verlofsoort Studieverlof inrichten. Dit doet u door via de grondslag UPA - Uren Studieverlof de uren te koppelen die voor deze verlofsoort gelden. Na de berekening wordt het payrollelement UPA - Verlof Uren (Studieverlof) gevuld met de uren en het payrollelement UPA - Verlof (Studieverlof) met de code STV. Deze gegevens worden in het UPA-bestand aangeleverd. Uw actie Vanaf 1-1-2020 kunt u de grondslag UPA - Uren Studieverlof inrichten voor de correcte doorgifte in het UPA-bestand. Opgeloste meldingen  APG 4-weken bedrijf fout indien in dienst 31-12-2018 of uit dienst 1-1-2019 (change 1516397) Melding Als een medewerker in dienst getreden was op 31 december 2018 bij een 4-weken bedrijf, dan verwachtte APG nog een aangifte over periode 13-2018. Dit was echter niet mogelijk. Oplossing Op 26 september 2019 hebben wij de oplossing hiervoor uitgeleverd. Hierdoor wordt er na de eerstvolgende salarisverwerking bij het aanmaken van de APG-aangifte een tweede bestand aangemaakt voor het oude jaar waarin de betreffende medewerker wordt aangeleverd. Uw actie Als deze situatie in uw bedrijf voorkwam, kunt u de APG-aangifte over periode 13-2018 nu meesturen met de reguliere aangifte. Pensioen benoemde variant (variabele grondslag) - afwijkende contracturen (change 1542461) Melding Voor het pensioenfonds voor de Horeca wordt voor de premieberekening uitgegaan van maximale (norm)uren van 1976 uur per jaar. Was het aantal bedrijfsuren meer dan 38 uur, dan  van de berekening van de premie ten op zichte van de berekening door het pensioenfonds niet correct in Payroll Business. Oplossing Met ingang van 1-1-2019 is de arbeidsvoorwaarde Pensioen benoemde variant (variabele grondslag) aangepast.  CAO services heeft nu de mogelijkheid om in de referentietabel Pensioenen/fondsen benoemd (variabel) de nieuwe kolom 19 CAO uren te vullen met de normuren op jaarbasis (gebaseerd op 260 dagen).  De CAO-uren werken alleen als: bij kolom 11 Soort dagen de waarde 3 Dagen niet van toepassing is ingevuld en bij kolom 12 Franchise-factor de waarde 1 Verloonde uren is ingevuld. In de berekening worden dan de verloonde uren getoetst aan de CAO (norm) uren in plaats van aan de bedrijfsuren. Uw actie Er is geen actie nodig. Proforma - Pensioen niet in berekening Loonheffing (change 1712354 )  Beheer > Salarisberekening > Proforma Melding  In de Proforma berekening werd er voor de Arbeidsvoorwaarde Pensioen Benoemde variant (vaste grondslag) geen rekening gehouden met de aftrek alle heffingen (pensioenpremie) voor tabel. Hierdoor werd het loon voor de loonheffing niet verminderd met de pensioenpremie en werd er te veel loonheffing berekend.  Oplossing  Het bedrag in de arbeidsvoorwaarde Pensioen Benoemde variant (vaste grondslag) wordt nu bij de Proforma berekening wel afgetrokken van het loon voor de loonheffing waardoor het berekende totaalbedrag aan loonheffing juist is. Uw actie Er is geen actie nodig. Proforma - bedragen werkgeversverklaring onjuist bij 4-weken verloning (change 1472357)  Beheer > Salarisberekening > Proforma Melding  De werkgeversverklaring bij vierweken bedrijven gaf bij het gebruik van dagmutaties verkeerde resultaten.   Oplossing  Bij vierwekenverloning gebruikt Proforma nu het juiste tijdvak en worden alle dagmutaties binnen dat tijdvak opgepakt en berekend. Uw actie Er is geen actie nodig. Aanmaken consolidatiedefinitie met bepaalde begindatum gaf foutmelding (change 1027991)  Melding Als er een consolidatiedefinitie werd aangemaakt die een eerdere datum had dan de datum waarop de boekingsgroep was aangemaakt, verscheen er bij het koppelen onterecht een foutmelding. Oplossing We hebben de controle van de datumvelden verwijderd, zodat het inrichten van de consolidatiedefinitie, ongeacht de datum, kan plaatsvinden. Uw actie Er is geen actie nodig. APG SPW FLOW in dienst (Woondiensten) Waarom Medewerker > Interfaces > Periodieke interface APG (SPW) Als een werknemer nieuw in dienst kwam, werd in het scherm Periodieke interface APG (SPW) het veld Datum aanvang opleidingsfonds niet automatisch ingevuld. Voor een correcte APG-aangifte moest u het veld dan handmatig invullen. Hoe Met ingang van 1-11-2019 is dit opgelost en wordt de Datum aanvang opleidingsfonds weer automatisch ingevuld. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 10/25/2019

Mededelingen Samen op weg naar een betere performance De stabiliteit en performance (snelheid) van Self Service is voor een aantal van onze klanten niet op het niveau wat je zou mogen verwachten. Met name de professionals (PSA-gebruikers) kunnen hier hinder van ondervinden. Wij vinden betrouwbaarheid van onze systemen zeer belangrijk. Daarom werken wij hier hard aan in samenwerking met een aantal van onze klanten. In de release notes is voor dit onderwerp een nieuw hoofdstuk toegevoegd: ‘Samen op weg naar een betere performance’. Hierin zullen wij u informeren over de verbeteringen die we doorvoeren ten aanzien van stabiliteit en performance. De afgelopen periode hebben wij al een aantal stappen gezet; Het gebruik van de databases is geoptimaliseerd zodat er meer dataverkeer gelijktijdig kan plaatsvinden. Wij zijn overgestapt op een nieuwere versie van de database. Deze nieuwe versie kan het dataverkeer sneller afhandelen. De monitoring op alle databases is verbeterd. Hierdoor zijn we nog beter in staat om te anticiperen en acteren op mogelijke veranderingen in dataverkeer. Met een aantal klanten zijn specifieke afspraken gemaakt over het rapporteren van performance problemen. Door direct in contact te staan met onze klanten krijgen we meer inzicht in gebruikerservaring en dit draagt bij aan het specifiek kunnen herkennen en aanpakken van de oorzaken. De doorgevoerde acties zullen geleidelijk leiden tot verbetering. Komende periodes blijven wij hierin stappen zetten. Het kan zijn dat u hiervan hinder ondervindt. Wij zullen er hard aan werken om dit tot een minimum te beperken.  Publishing Date : 8/23/2019