Personeelsdossier 2019-08 NL V2

[#1]

Dit document bevat een beschrijving van nieuwe functionaliteiten en verbeteringen in deze release. De wijzigingen komen deels voort uit meldingen van onze klanten. Waar het relevant is, verwijzen wij met een nummer naar ons interne systeem waarin wij meldingen van klanten (change …..) registreren.

Nieuw

Vervangend koppelbestand 'Medewerkers'

Waarom

Het koppelbestand Medewerkers wordt gebruikt om medewerkers die beschikbaar zijn in Personeeldossier te exporteren. Bijvoorbeeld ten behoeve van scanpartners die de gescande papieren documenten moeten koppelen aan de medewerkernummers die binnen Youforce van toepassing zijn. In dit bestand is echter het burgerservicenummer (BSN) opgenomen, terwijl deze volgens de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) niet (langer) van toepassing is op personeelsdossiers. Daarom zullen wij de BSN op termijn verwijderen uit het koppelbestand.

Omdat het koppelbestand door vele partijen wordt gebruikt passen wij dit niet direct aan. Dit omdat het verwijderen mogelijk bij u tot problemen kan leiden. Daarom kiezen wij om een nieuw koppelbestand toe te voegen aan de Autorisatiemodule van Personeelsdossier, naast het bestaande koppelbestand. Het oude koppelbestand blijft vervolgens nog een aantal maanden beschikbaar.

Naast het verwijderen van de BSN is ook het aantal beschikbare velden in het koppelbestand uitgebreid, zodat er meer informatie over medewerkers beschikbaar is om te kunnen bepalen welke medewerker de juiste is. 

In het bestaande koppelbestand zijn de volgende velden beschikbaar:

• Klantnummer
• Actnaam
• PersoonsCd
• PersoonsNr
• DvbNr
• BSN
• GebDatum
• Afdeling
• DatumInDienst
• DatumUitDienst

In het nieuwe koppelbestand zijn de volgende velden aanwezig:

• CustomerID
• ProductCombination
• EmployeeID
• EmployeeCode
• ContractID
• Initials
• Prefix
• Name
• BirthDate
• BirthPrefix
• BirthName
• Gender
• StartDate
• EndDate
• OrganisationalUnit
• AdministrationID
• Department
• DepartmentIDDepartmentAbbr
• Function

Beide opties zullen tot eind 2019 beschikbaar blijven, waarna de optie Medewerkers (tot 01-01-2020) zal worden verwijderd.

Hoe

Autorisatie Personeelsdossier | Koppelbestanden genereren | Medewerker

Binnen de Autorisatiemodule Personeelsdossier zijn nu twee opties beschikbaar om een koppelbestand 'Medewerkers' op te vragen:

De optie Medewerkers (tot 01-01-2020) gebruikt u om de bestaande versie van het koppelbestand te downloaden. Met de optie Medewerkers genereert u het bestand volgens het nieuwe formaat zonder BSN en met de aanvullende velden.

Uw actie 

Omdat het bestaande koppelbestand eind 2019 zal worden uitgefaseerd is het van belang om de processen binnen uw organisatie, die van het koppelbestand afhankelijk zijn, aan te passen naar het nieuwe koppelbestand. Het is daarbij van belang dat niet alleen het aantal velden en de namen van de kopteksten zijn gewijzigd, maar ook de naamdelen opgenomen zijn in losse velden. Bij het aanpassen van het proces wat de gegevens in het koppelbestand uitleest moet hier rekening mee worden gehouden. Werken externe partijen ook met het koppelbestand breng dan ook deze dan ook op de hoogte van deze wijziging.

Gewijzigd en verbeterd

Nieuwe bewaartermijn 'Ingangsdatum plus 100 jaar'

Waarom

In bepaalde specifieke gevallen is het wenselijk om documenten 'levenslang' te bewaren, bijvoorbeeld bij bepaalde (semi-)overheidsorganisaties. Het uitgangspunt daarbij is dat het document niet onbeperkt bewaard mag worden, maar wel tot (enkele jaren ná) de overlijdensdatum van de betreffende medewerker. Omdat een bewaartermijn niet op een overlijdensdatum kan worden gebaseerd hebben wij gekozen voor een bewaartermijn die in de meeste gevallen langer is dan een mensenleven,maar niet onbeperkt. Hiervoor is de bewaartermijn 'Ingangsdatum plus 100 jaar' toegevoegd.

Hoe

Configuratie Personeelsdossier > Documentsoorten

Bij het definiëren van de bewaartermijn van documentsoorten is het nu mogelijk om 'Ingangsdatum plus 100 jaar' te selecteren als bewaartermijn.

Uw actie

Als u een nieuwe documentsoort aanmaakt kunt u deze bewaartermijn toekennen aan de nieuwe documentsoort. Als u de nieuwe bewaartermijn wilt toepassen op een bestaande documentsoort, dan zullen alle documenten die zijn gekoppeld aan de betreffende documensoort worden voorzien van een nieuwe verwijderdatum. Met name bij grote hoeveelheden documenten kan het enige tijd duren (tot enkele uren) voordat de nieuwe verwijderdatum zichtbaar is, omdat de verwerking ervan niet onmiddelijk plaatsvindt.

Opgeloste meldingen

Enter op gebruiker filter in Autorisatie Personeelsdossier

Melding 

Bij gebruik van andere browsers dan Internet Explorer leidde het bevestigen van een filter op gebruikers tot het onbedoeld downloaden van een koppelbestand.

Als in bovenstaand scherm bij de opties individueel autoriseren of Groepsgewijs autoriseren het gebruikte filter wordt bevestigd met een Enter op het toetsenbord, dan werd onbedoeld de eerste menuoptie van het menu 'Koppelbestanden genereren' uitgevoerd.

Oplossing

In deze release hebben wij een aanpassing doorgevoerd, zodat na een Enter op het toetsenbord niet langer het koppelbestand wordt gedownload. De Enter toets heeft geen acties tot gevolg, tenzij eerst met de Tab toets de knop Gebruikers filteren actief is gemaakt.

Uw actie

Geen.

Publishing Date : 7/25/2019