Youforce Dossier juni 2025

[#1]

2025-06-10

Uploaden naar Personeelsdossier met drag en drop

Moderne browsers bieden de mogelijkheid om met drag en drop een document te uploaden door deze op de knop 'Uploaden' te laten 'vallen'. In deze release is een aanpassing doorgevoerd waarbij deze mogelijkheid duidelijker zichtbaar is geworden bij het toevoegen van een nieuuw document.

In het dialoogvenster 'Document toevoegen' is onderaan een vlak toegevoegd waar een bestand naar toe kan worden gesleept. Door op het vlak te klikken wordt het dialoogvenster om een bestand te selecteren getoond.

Rapportage 'Bewaartermijnen'

In de configuratiemodule van Personeelsdossier is een nieuwe optie 'Rapportages' toegevoegd met daarin de mogelijkheid om een rapport op te vragen van alle bewaartermijnen.

Bij het opvragen van dit rapport kan worden gekozen voor een Excel-bestand of een CSV-bestand.

In de rapportage worden nu ook de bewaartermijnen per bewaarschema uitgelijst.

Rapportage 'Autorisaties'

In de autorisatiemodule van Personeelsdossier is de bestaande menu-optie 'Koppelbestanden' aangepast naar 'Rapportages'. Binnen deze menu-opties is naast de bestaande koppelbestanden nu ook een rapportage op te vragen van alle expliciete autorisaties.

 
Dit rapport toont de autorisaties die zijn in gericht in de autorisatiemodule waarmee wordt afgeweken van de standaard rolgebaseerde autorisaties uit de HR-module.

Met dit rapport wordt een Excel-werkboekbestand aangemaakt met 5 werkbladen die de volgende overzichten bevatten:

• Gebruikersautorisaties
  
  Welke gebruikers hebben expliciete autorisatie door middel van volledige toegang en/of een expliciete rol en/of aanvullende autorisaties op afdelingen en dienstverbanden
  
  
• Afdelingautorisaties
  
  Welke gebruikers hebben expliciete autorisaties op welke afdelingen 
  
  
• Dienstverbandautorisaties
  
  Welke gebruikers hebben expliciete autorisaties op welke dioenstverbanden
  
  
• Documentsoortprivileges per rol
  
  Welke rollen hebben welke privileges op welke documentsoorten
  
  
• Globale privileges per rol
  
  Welke rollen hebben welke globale privieleges 

 
Het rapport laat de actuele situatie zien op het moment van opvragen. Als een gebruiker inlogt in Youforce/YouServe en vervolgens Personeelsdossier start dan worden deze autoriaties toegepast.

Opmerking: Binnen Personeelsdossier is de status van de gebruikers niet bekend. Het overzicht laat daarom alle expliciete autorisaties van alle gebruikers zien, ongeacht of de gebruiker nog actief is of dat de gebruiker geen rechten (meer) heeft om Personeelsdossier te starten. Het kan dus zijn dat er autorisaties in het rapport staan voor gebruikers die nooit meer zullen inloggen in Youforce of die geen rechten meer hebben om Personeelsdossier te starten. 

Verder is het mogelijk dat er wel autorisaties zijn ingericht voor een gebruiker, maar dat deze nooit Personeelsdossier heeft gestart. In dat geval is de gebruikersnaam niet bekend binnen Personeelsdossier en is deze kolom leeg bij de betreffende gebruiker.

Organisatieonderdeel in dienstverbandinformatie

Als een medewerker meerdere dienstverbanden heeft aan verschillende organisatieonderdelen dan werd in de resultatenlijst het organisatieonderdeel leeg gelaten. Het organsiatieonderdeel stond echter niet in de dienstverbandinformatie van de medewerkers.

Vanaf deze release wordt in de dienstverbandinformatie van de medewerker ook het organisatieonderdeel getoond:

'Datum verwijderd' in prullenbak

In het resultatenscherm van de prullenbak werd 'Datum verwijderd' getoond, maar het was niet mogelijk om op het filterscherm te filteren op de datum waarop documenten in de prullenbak zijn gezet. 

Vanaf deze release is het mogelijk om ook te filteren op 'Datum verwijderd'.

'Dienstverband uit dienst' en 'Medewerker uit dienst' in filter en resultatenlijst

In veel gevallen is de berekende verwijderdatum afhankelijk van de datum uit dienst van de medewerker of van een dienstverband van de medewerker. Soms is het zinvol om het documentenoverzicht te kunnen filteren of te sorteren op deze datum uit dienst. 

In deze release zijn de 'Dienstverband uit dienst' en 'Medewerker uit dienst' toegevoegd aan het filterscherm en aan de resultatenlijst, zodat op deze velden kan worden gefilterd en gesorteerd.

[Quico Staps - Amarant]

Graag ik de toekomst releasenotes eerder publiceren, wij worden er niet blij van om vanuit gebruikers vragen te krijgen over veranderingen waar wij niks over weten!!!

[Peter van Miltenburg]

Hallo @Quico Staps - Amarant, 
In de release notes worden kleine aanpassingen of vernieuwingen beschreven die geen grote impact hebben op het gebruik. Deze worden op de dag dat ze in productie worden genomen gecommuniceerd in de release notes. In dit geval gaat het om 4 kleine aanpassingen voor normale gebruikers, en 2 nieuwe rapporten voor beheerders.

Het is voor regelmatige gebruikers van Personeelsdossier of Salarisdossier zinvol om zich te abonneren op de release notes zodat ze hiervan op de hoogte worden gehouden.

Grotere aanpassingen worden door middel van een nieuwsbericht wel vooraf gecommuniceerd, zoals het uitfaseren van functionaliteit, het niet beschikbaar zijn door technisch onderhoud of belangrijke veranderingen in de gebruikerservaring. 

[Saskia Zonneveld]

Een mooie ontwikkeling dat de autorisaties op deze manier inzichtelijk zijn gemaakt!

Ik heb het overzicht bekeken en zie daar een aantal gebruikers bij staan die geen autorisatie meer hebben voor Personeelsdossier en al een aantal jaren uitdienst zijn. Ik heb de opmerking gelezen over dat de status van de gebruiker niet bekend is. Maar hoe moet ik dit precies interpreteren? Komt dan iedereen op de lijst naar voren die ooit autorisaties heeft gehad voor Personeelsdossier?

[Peter van Miltenburg]

@Saskia Zonneveld 
Dat klopt inderdaad. Dit is vergelijkbaar met het inloggen op Spotify met een Google-account. Spotify weet niet de status van een Google-gebruiker, maar als de betreffende gebruiker binnenkomt dan wordt dit profiel toegepast.

[Quico Staps - Amarant]

@Peter van Miltenburg 

deze releasenotes zijn geplaats op 10-06-2025 23:04.
DIt is het moment dat de release is uitgevoerd.

De opmerking om regelmatige gebruikers te laten abonneren op releasenotes is absurd.

De community is daar veel te onoverzichtelijk voor en informatie op de community word per module heel anders geplaatst en gepresenteerd. dit zou alleen voor nog meer verwarring en vragen van gebruikers zorgen. Gaan jullie dan zelf al deze vragen beantwoorden?

en het wanneer er nieuwe functionaliteiten zijn betekend niet dat elke organisatie deze ook gelijk of op de zelfde manier wil benutten. Daarom hebben we juist Functioneel beheerder / Applicatiebeheerders

Ik herhaal dus mijn verzoek, om releasenotes eerder te plaatsen.

[CWe]

Eens dat releasenotes echt eerder gepubliceerd dienen te worden. Lijkt mij niet dat deze releases adhoq uitgevoerd worden. Visma weet vantevoren wanneer releases live gezet worden, toch? Een kleine moeite voor Visma om ook deze "kleinere" releases aan te kondigen ipv achteraf of op het moment van livegang te communiceren. Zo lijkt het net of Visma zelf ook verrast is door een release.
Wanneer het een fix betreft op een onvoorzien issue, is een andere zaak, dat moet zsm opgelost worden en live gezet.