Flex Benefits 2019-07 (V2)

[#1]

Mededeling

Let op: de onderstaande wijzigingen en verbeteringen zijn van toepassing voor de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers, tenzij anders vermeld.

Exporteren van medewerkergegevens naar Flex Benefits

Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort.

In release 2019-06 van HR Core Beaufort is de functie voor het exporteren van medewerkergegevens naar Self Service en naar de Tactische modules (waaronder Flex Benefits) aangepast.

Als uw organisatie gebruikmaakt van batchopdrachten om gewijzigde gegevens automatisch te exporteren, moet u de configuratie van uw batchopdracht aanpassen. Als u de medewerkergegevens handmatig exporteeert, dan moet u een andere functie aanroepen. Zie hiervoor de release notes van HR Core Beaufort van release 2019-06, onder het kopje 'Splitsen export Tactische modules'.

Nieuw

Rekening houden met de uitdienstdatum van de medewerker

Waarom

Bij medewerkers met een tijdelijk contract is in het HR-systeem de einddatum van het contract (uitdienstdatum) vastgelegd. Deze datum wordt ook geëxporteerd naar Flex Benefits. Flex Benefits hield echter op verschillende vensters geen rekening met een eventuele uitdienstdatum. Hier zijn nu een aantal aanpassingen voor gedaan.

Hoe

Keuzevensters voor alle doelen

Op de keuzevensters voor de doelen kan de medewerker in stap 1 de maand selecteren waarvoor hij een keuze wil maken. In de lijst met de te selecteren maanden worden de maanden na de uitdienstdatum niet meer opgenomen, zodat de medewerker voor deze maanden geen keuze kan maken.

Keuzevensters voor meermaals doelen

Op de keuzevensters voor de meermaals doelen kan de medewerker in stap 2 de maanden selecteren waarvoor hij de keuze ook wil toepassen. In de tabel met de te selecteren maanden worden de maanden na de uitdienstdatum niet meer opgenomen.

Budget overzicht

In het diagram Budget overzicht op het Dashboard wordt voor de maanden na de uitdienstdatum geen persoonlijk budget meer getoond. Ook wordt in de tabel Budget overzicht op het tabblad Budget voor de maanden na de uitdienstdatum geen persoonlijk budget meer getoond.

Beschikbaarheid van bronnen

Bronnen die één keer per jaar uitgekeerd worden, zoals het Vakantiegeld en de Eindejaarsuitkering, zijn niet meer beschikbaar als de uitkering plaatsvindt na de uitdienstdatum.

Uw actie

Er is geen actie nodig.

Gewijzigd en verbeterd

Ingangsdatum vervangen door ingangsmaand

Waarom

Op de keuzevensters voor de meermaals doelen moet de medewerker de maand selecteren waarvoor hij een keuze wil maken. Hij selecteert de maand uit een keuzelijst.

Op de keuzevensters voor de eenmalige doelen moet de medewerker de ingangsdatum selecteren van de maand waarvoor hij een keuze wil maken. Hij selecteert de ingangsdatum uit een datum-selectie-component.

Enkele organisaties hebben aangegeven dat het wenselijk zou zijn om voor beide soorten doelen dezelfde methode te gebruiken.

Hoe

Keuzevensters voor eenmalige doelen

De datum-selectie-component voor het selecteren van de ingangsdatum is op de keuzevensters voor de eenmalige doelen vervangen door de maand-keuzelijst. De medewerker kan nu dus op alle keuzevensters de ingangsmaand selecteren uit een keuzelijst.

Uw actie

Er is geen actie nodig.

Aanpassen van een goedgekeurde keuze

Waarom

Medewerkers kunnen een keuze indienen voor een toekomstige maand. Deze keuze wordt vaak vrij snel goedgekeurd. De keuze wordt pas geëxporteerd naar het HR- en salarissysteem als de maand waarvoor de keuze is ingediend de actuele salarismaand is geworden. In de periode dat de keuze de status Goedgekeurd heeft, kan de medewerker de keuze nog aanpassen en opnieuw indienen. Het was in de nieuwe gebruikersinterface niet duidelijk hoe de medewerkers een goedgekeurde keuze kunnen aanpassen. Dit is verbeterd.

Hoe

Tabblad Uw aanvragen

In het Overzicht alle aanvragen hebben we bij de goedgekeurde keuzes voor een maandelijks doel de mogelijkheid toegevoegd voor de medewerker om de keuze eenvoudig aan te passen. De medewerker moet hiervoor in de kolom Wijzigen op het Wijzigen-icoontje klikken. Het programma opent dan het keuzevenster voor het gekozen doel voor de gekozen maand.

Uw actie

Er is geen actie nodig.

Prognoseberekening van de bron Eindejaarsuitkering

Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business, zowel voor de nieuwe als de oude gebruikersinterface

Waarom

Sommige organisaties betalen de eindejaarsuitkering (EJU) in de maand november uit aan de medewerkers. Voor de berekening van de hoogte van de EJU worden in Payroll Business verschillende methoden gebruikt.

Flex Benefits berekent de hoogte van de bron EJU door de opbouw van de EJU tot en met de huidige salarisperiode te importeren uit het salarissysteem en dan zelf een prognose te berekenen voor de resterende maanden van het jaar. Door de verschillende methoden die toegepast kunnen worden, was de prognoseberekening in Flex Benefits in sommige gevallen niet correct. Enkele organisaties hebben gevraagd om een verbetering van de prognose.

Hoe

We hebben besloten om niet alle varianten van de berekening van de eindejaarsuitkering in Flex Benefits op te nemen. In plaats daarvan hebben we de mogelijkheid toegevoegd om de prognose van de eindejaarsuitkering voor de resterende maanden van het jaar te importeren uit Payroll Business. Hiervoor zijn de volgende onderdelen gewijzigd.

Aanpassing import en nieuwe rubrieken

De rubriekenset is uitgebreid met de volgende rubrieken:

• RUBR_Eindejaarsuitkering_OpbouwPrognose - voor de prognose van de EJU volgens de opbouwmethode
• RUBR_Eindejaarsuitkering_PeilPrognose - voor de prognose van de EJU volgens de peilmethode
• RUBR_Gratificatie_Prognose - voor de prognose van de gratificatie

De functie voor het importeren van medewerkergegevens uit Payroll Business in Flex Benefits is aangepast. De waarden voor de bovenstaande 3 rubrieken worden geïmporteerd uit de element nummers:

• 10523995 - prognose EJU opbouwmethode
• 10523996 - prognose EJU peilmethode
• 10523993 - prognose Gratificatie

Nieuwe flexpakket parameter

Het flexpakket is uitgebreid met de flexpakket parameter PARR_Eindejaars_PrognoseImporteren. Deze parameter staat standaard op uit (False). Dit betekent dat de berekening van de bron eindejaarsuitkering niet wijzigt.

Uw actie

Als u voor uw organisatie wilt overstappen op het gebruiken van de geïmporteerde prognosewaarden voor de eindejaarsuitkering, dan moet u de nieuwe parameter PARR_Eindejaars_PrognoseImporteren aanzetten (True).

Let op: u moet hiermee wachten totdat de nieuwe rubrieken gevuld zijn met geïmporteerde waarden. Dit gebeurt bij het uitvoeren van de eerste voorlopige salarisberekening van een nieuwe salarisperiode, of bij een wijziging van de berekende prognosebedragen in Payroll Business.

Instructie

• Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket.
• Selecteer uw flexpakket.
• Klik op Parameters.
• Selecteer de parameter PARR_Eindejaars_PrognoseImporteren.
• Klik op Wijzigen.
• Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan.
• Klik op Opslaan.

Prognoseberekening van de bron Persoonlijk budget

Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business, zowel voor de nieuwe als de oude gebruikersinterface

Waarom

Flex Benefits bepaalt de prognose van de hoogte van de bron Persoonlijk budget voor toekomstige maanden op basis van de waarde van de rubriek Vast budget, welke geïmporteerd wordt uit Payroll Business (element nummer 1051 3464). Hierbij gaat Flex Benefits ervan uit dat het Vast budget uit alleen vaste salariscomponenten bestaat, en niet uit variabele componenten.

Bij een organisatie is Payroll Business zodanig ingericht dat er toch variabele componenten in de rubriek Vast budget staan. Hierdoor wordt de prognose van de bron Persoonlijk budget in Flex Benefits te hoog berekend.

De rubriek Vast budget moet daarom aangepast worden.

Hoe

Export door Payroll Business

Payroll Business heeft 2 nieuwe elementnummers gebouwd en opgenomen in de export naar Flex Benefits:

• 1052 3953 - Vast deel opbouw budget (vast)
• 1052 5354 - Vast deel opbouw budget (eenmalig)

Nieuwe flexpakket parameter

Het flexpakket is uitgebreid met de flexpakket parameter PARR_VastBudget_PBElementNr. Deze parameter staat standaard op elementnummer 1051 3464. Dit betekent dat de configuratie van de import in Flex Benefits voor bestaande organisaties niet wijzigt.

Functie voor importeren van medewerkergegevens uit Payroll Business

De importfunctie is aangepast. In de Flex Benefits rubriek Vast budget wordt nu de waarde geïmporteerd uit het Payroll Business elementnummer dat is vastgelegd in flexpakket parameter PARR_VastBudget_PBElementNr.

Uw actie

Als bij uw organisatie het Payroll Business elementnummer 1051 3464 ook variabele salariscomponenten bevat, dan moet u de waarde van flexpakket parameter PARR_VastBudget_PBElementNr wijzigen in 10523953.

Instructie

• Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket.
• Selecteer uw flexpakket.
• Klik op Parameters.
• Selecteer de parameter PARR_VastBudget_PBElementNr.
• Klik op Wijzigen.
• Wijzig het kenmerk Waarde in 10523953.
• Klik op Opslaan.

Opgeloste meldingen

Bevindingen bij de doelen Reconstructie en Vakantiegeld (change 915884)

Melding

De doelen Reconstructie en Vakantiegeld zijn gebouwd voor organisaties die overstappen van het "oude" systeem van uitbetalen van het vakantiegeld in mei en de eindejaarsuitkering in december naar een flexibele arbeidsvoorwaarden budget (FAB of IKB). Door het maken van keuzes voor deze doelen kunnen medewerkers een uitbetaling uit hun FA-budget verkrijgen in de maanden mei en december.

Een organisatie die gebruik maakt van deze doelen heeft de werking van de doelen getest in de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers en daarbij enkele bevindingen gevonden.

Oplossing

De werking van de doelen Reconstructie en Vakantiegeld is verbeterd in de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers, waarbij de onderstaande bevindingen zijn opgelost:

• Als een medewerker al een keuze heeft gemaakt voor het doel Reconstructie, en hij opent het keuzevenster op een later tijdstip, dan moet de vorige keuze correct worden weergegeven.
• Als een medewerker al een keuze heeft gemaakt voor het doel Vakantiegeld, en hij opent het keuzevenster op een later tijdstip, dan moet de vorige keuze correct worden weergegeven.
• Als een medewerker in het verleden een keuze heeft gemaakt voor het doel Reconstructie en hij heeft daarbij gekozen voor de optie 'Budget', dan mag hij nu geen keuze meer maken voor Reconstructie. Het keuzevenster moet geblokkeerd zijn.

Overeenkomsten worden niet verwijderd uit Personeelsdossier (change 1328946)

Voor organisaties die gebruik maken van de workflowfunctionaliteit van HR Self Service

Melding

In release 2019-03 hebben we nieuwe functionaliteit opgenomen waarmee Flex Benefits overeenkomsten verwijdert uit Personeelsdossier op het moment dat een medewerker een nieuwe keuze indient voor hetzelfde doel en voor dezelfde maand als waarvoor hij al eerder een keuze heeft ingediend.
Deze functionaliteit blijkt niet te werken, als de overeenkomst is geplaatst in Personeelsdossier door HR Self Service.

Oplossing

De functie voor het verwijderen van overeenkomsten uit Personeelsdossier is verbeterd.
Ook als de overeenkomst is geplaatst door HR Self Service wordt de overeenkomst verwijderd uit Personeelsdossier.

Onverklaarde waarden voor budgetsaldo op Overzicht budget (change 1509460)

Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business

Melding

Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het kopen van verlofuren voor de maand maart. Deze keuze is echter pas goedgekeurd nadat de salarisverwerking van de maand maart is gedraaid. Hierdoor is deze keuze in Payroll Business opgenomen in de salarisstrook voor april. 

De medewerker controleert zijn budgetsaldo in de maand april in Flex Benefits op het Overzicht budget. Het budgetsaldo is niet correct.

Oplossing

De bevinding is opgelost. Nadat de salarisgegevens van de maand mei zijn geïmporteerd in Flex Benefits, worden de budgetsaldo's op het Overzicht budget correct weergegeven.

Default waarde van 0,00 euro wordt niet verwijderd (change 954643)

Melding

Op de keuzevensters voor de doelen in de nieuwe gebruikersinterface staat in de numerieke velden standaard de waarde 0,00.  Als een medewerker zijn cursor in het veld zet en een getal intypt, dan komen de cijfers tussen de nullen van de 0,00 in te staan.

Oplossing

De keuzevensters zijn aangepast. Als een medewerker zijn cursor in een numeriek veld zet en een waarde intypt, dan verwijdert het programma eerst de oorspronkelijke waarde 0,00 en voegt daarna de nieuwe waarde toe.

Diverse verbeteringen van schermteksten

Melding

Tijdens het testen van de nieuwe gebruikersinterface hebben een aantal organisaties enkele foutjes gevonden in de teksten die op de vensters afgebeeld worden.

De hieronder genoemde foutjes zijn verbeterd.

Lange bronnamen niet goed afgebeeld (change 855118)

De lange bronnaam liep door in de volgende kolom en overlapte het euro-teken.

Twee punten in foutmelding (change 865619)

In de foutmelding 'De ingangsdatum mag niet in het verleden liggen..Als u het maximaal toegestane bedrag wilt uitruilen, moet u het maximum bedrag invullen bij één bron.' stonden 2 punten tussen de 2 zinnen.

Spatie ontbreekt in melding op venster Bruto/netto prognose (change 865704)

Onderaan het venster Bruto/netto prognose staat de tekst 'De bedragen voor de toekomst zijn prognoses.Aan deze bedragen kunnen geen rechten worden ontleend.'

Tussen beide zinnen is een spatie toegevoegd.

Melding nog geen aanvragen opgeslagen (change 865734)

Als een medewerker wel aanvragen heeft opgeslagen, maar nog geen aanvraag heeft ingediend, verschijnt op het tabblad Uw aanvragen de tekst: 'U heeft nog geen aanvragen opgeslagen.' Dit is gewijzigd in 'U heeft nog geen aanvragen ingediend'.

De rubriek Maximum uitruilen staat op True (change 865748)

Bij een medewerker die al een keuze voor Reiskosten woon-werk heeft opgeslagen, staat bij de rubriek Maximum uitruilen de waarde 'True'. Dit is gewijzigd in 'Ja.

Publishing Date : 6/27/2019