Flex Benefits 2019-09

[#1]

Mededelingen

Overgang naar de nieuwe gebruikersinterface

Zoals wij al eerder hebben gemeld, zullen alle organisaties die nu nog gebruik maken van de oude gebruikersinterface voor medewerkers, tijdens de oktoberrelease omgezet worden naar de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers. De installatie van deze release staat gepland voor zaterdag 28 september.

Nieuw

Layout gebruikersinterface voor medewerkers vernieuwd

Waarom

Visma | Raet streeft een consistente layout na voor alle producten binnen ons portfolio. In dit kader zijn we binnen het e-HRM domein (Flex Benefits, Talent management en Verzuim management) gestart met het doorvoeren van aanpassingen in kleurstelling, tekstopmaak en uitlijning in de gebruikersinterfaces voor deze programma's.

Naast de onderlinge afstemming binnen het e-HRM domein willen we het portfolio ook klaarmaken voor de toekomst. Vandaar dat de layout-wijzigingen in lijn zijn met de layout van onze nieuwe platforms: Home (voor de publieke markt) en HR Core Business Global (voor de zakelijke markt).

Hoe

In release 2019-09 worden de onderstaande wijzigingen opgenomen in de nieuwe gebruikersinterface.

Belangrijkste wijziging

De belangrijkste wijziging is dat de achtergrondkleuren zijn vervangen. De achtergrond was verdeeld in een donker bovenste deel en een grijs onderste deel. De achtergrond is nu lichtgrijs en wit.

Overige wijzigingen

• Het Raet logo is vervangen door het Visma | Raet logo.
• De achtergrondkleur van de twee kopregels is wit.
• Voor sommige titels is een ander lettertype gebruikt.
• De tabbladen zijn beter herkenbaar als tabbladen. De achtergrondkleur is wit.
• De iconen van de producten (doelen) zijn vervangen door een lichtere versie.

Huisstijlkenmerken

Voor organisaties die de optie Huisstijlkenmerken (white labeling) van Youforce gebruiken zijn ook enkele wijzigingen doorgevoerd:

• In de vorige versie werd het bovenste deel van de achtergrond weergegeven in de huisstijl-achtergrondkleur en werden de tabbladnamen weergegeven in de huisstijl-menukleur.
• In de nieuwe versie is het gebruik van huisstijlkenmerken beperkt tot een smalle horizontale balk in de huisstijl-achtergrondkleur bovenaan het scherm.

Uw actie

Er is geen actie nodig.

Gewijzigd en verbeterd

Wijzigen van de volgorde van de tabbladen

Waarom

De nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers bevat de tabbladen Dashboard, Arbeidsvoorwaarden, Budget, Uw gegevens en Uw aanvragen. Enkele organisaties hebben gevraagd of het mogelijk was om de volgorde van de tabbladen aan te passen.

Hoe

Menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Tabbladen

Het onderhoudsvenster voor de tabbladen is uitgebreid met de mogelijkheid om de presentatievolgorde van de tabbladen zelf vast te leggen.

Uitzondering: Het tabblad Dashboard is altijd het openingsscherm. U kunt de presentatievolgorde van het Dashboard niet aanpassen.

Nieuwe gebruikersinterface

De nieuwe gebruikersinterface toont de tabbladen in de volgorde zoals vastgelegd op het onderhoudsvenster voor tabbladen.

Uw actie

Als u de presentatievolgorde van de tabbladen wilt wijzigen, dan kan dit als volgt:

• Open menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Tabbladen
• Selecteer uw flexpakket
• Klik op de knop Tabbladen
• Selecteer een tabblad
• Klik op de knop Basiskenmerken
• Selecteer een ander volgnummer bij het kenmerk Presentatievolgorde
• Klik op de knop Opslaan

NB: Als u de volgorde van twee tabbladen wilt omwisselen, dan moet u het presentatievolgorde-nummer van beide tabbladen wijzigen.

Netto betaling voor keuzes voor Scholing meermaals in de bruto-nettoberekening

Waarom

Het standaard flexpakket is zo ingericht dat als een medewerker een keuze maakt voor het doel Scholing meermaals en hij opent daarna de Proforma bruto-nettoberekening voor de betreffende maand, dan wordt er een netto uitbetaling opgenomen ter hoogte van het keuzebedrag in de salarisberekening. Een organisatie gebruikt het product Scholing meermaals voor een ander doel. Bij dit andere doel is de netto uitbetaling niet van toepassing. De organisatie wil dat de netto uitbetaling uitgezet kan worden.

Hoe

Nieuwe flexpakket parameter

Het standaard flexpakket is uitgebreid met een nieuwe flexpakket parameter PARR_ScholingMM_NettoUitkering. Deze parameter heeft standaard de waarde TRUE (aan).

Aansturing bruto-nettoberekening

De aansturing van de Proforma bruto-nettoberekening is gewijzigd:

• Als parameter PARR_ScholingMM_NettoUitkering = TRUE (aan):
  Als een medewerker een keuze heeft gemaakt voor het doel Scholing meermaals en hij opent daarna de bruto-nettoberekening, dan wordt een netto uitbetaling opgenomen in de salarisberekening.
• Als parameter PARR_ScholingMM_NettoUitkering = FALSE (uit):
  Als een medewerker een keuze heeft gemaakt voor het doel Scholing meermaals en hij opent daarna de bruto-nettoberekening, dan wordt geen netto uitbetaling opgenomen in de salarisberekening.

Uw actie

Als uw organisatie het product Scholing meermaals gebruikt voor een doel waarvoor de netto uitbetaling niet van toepassing is, dan moet u de parameter PARR_ScholingMM_NettoUitkering uitzetten.

Instructie

• Open menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket
• Selecteer uw flexpakket
• Klik op de knop Parameters
• Selecteer de parameter PARR_ScholingMM_NettoUitkering
• Klik op de knop Wijzigen
• Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde uit.
• Klik op de knop Opslaan

Helpteksten voor de doelen

Waarom

In de oude gebruikersinterface voor medewerkers werd op de keuzevensters voor de doelen een toelichtingstekst voor het geopende doel getoond. In deze toelichtingstekst waren bovenin en onderin de volgende paragrafen opgenomen:

Algemeen

Voor algemene informatie over het maken van keuzes en het gebruik van de vensters over de doelen, zie de helptekst Doelen.

Bronnen

Voor informatie over de beschikbare bronnen, zie de helptekst Bronnen.

De woorden Doelen en Bronnen waren hyperlinks naar andere helpteksten. Als de medewerker op één van deze hyperlinks klikte, dan werd de informatie over doelen of bronnen getoond in hetzelfde helptekstkader.

In de nieuwe gebruikersinterface worden de helpteksten voor de doelen getoond op het tabblad Arbeidsvoorwaarden en, via het vraagteken, op de keuzevensters voor de doelen. In de nieuwe gebruikersinterface wordt het switchen tussen helpteksten, waarvan de inhoud opgehaald wordt uit de Flex Benefits database, niet ondersteund. Tot nu toe heeft het programma deze twee hyperlinks automatisch verwijderd uit de helpteksten voor de doelen. Dit automatisch verwijderen heeft in het verleden geleid tot een aantal foutmeldingen van organisaties dat sommige vensters helemaal niet meer werden geopend.

Hoe

Om fouten te voorkomen en omdat alle organisaties de volgende maand overgaan op de nieuwe gebruikersinterface, hebben we deze twee paragrafen verwijderd uit de standaard helpteksten voor de doelen.

Opmerkingen

• Uw eigen klant-specifieke helpteksten hebben we niet aangepast.
• Als u de hyperlinks naar de helpteksten Doelen en Bronnen hebt overgenomen in uw klant-specifieke helpteksten, dan worden deze twee hyperlinks automatisch verwijderd door het programma.
• Hyperlinks naar andere websites (buiten Flex Benefits) worden wel ondersteund. Deze hyperlinks worden niet verwijderd door het programma.

Uw actie

U kunt eventueel uw klant-specifieke helpteksten aanpassen in de beheermodule van Flex Benefits.

Opgeloste meldingen

Medewerker kon een keuze indienen na de laatste indiendag (change 1595662)

Melding

Een organisatie heeft de flexpakket parameter PARR_LaatsteIndiendag ingesteld op 0. Dit betekent dat medewerkers in de huidige maand alleen keuzes kunnen maken voor de volgende maand(en) en niet meer voor de huidige maand. Toch heeft een medewerker in de maand juni een keuze ingediend voor het doel Budget uitbetalen voor de maand juni. Dit zou niet moeten kunnen.

Oplossing

De controle op de laatste indiendag van een keuze werkte niet correct in de nieuwe gebruikersinterface, als de parameter PARR_LaatsteIndiendag was ingesteld op 0. Deze controle is verbeterd.

Medewerker kon een keuze indienen voor de vorige maand (change 1544548)

Melding

Een organisatie heeft de flexpakket parameter PARR_LaatsteIndiendag ingesteld op 0. Dit betekent dat medewerkers in de huidige maand alleen keuzes kunnen maken voor de volgende maand(en) en niet meer voor de huidige maand. Toch heeft een medewerker in de maand maart een keuze ingediend voor het doel Budget uitbetalen voor de maand maart. Dit zou niet moeten kunnen.

Oplossing

De medewerker heeft de keuze voor maart al gemaakt en opgeslagen in februari. Maar hij heeft de keuze toen niet ingediend. In maart heeft de medewerker Flex Benefits weer geopend en de opgeslagen keuze vanuit de kaart Niet afgeronde aanvragen alsnog ingediend. De functie voor het indienen van keuzes is aangepast in de nieuwe gebruikersinterface. De functie controleert nu nogmaals of de in te dienen keuze nog mag worden ingediend. Zo niet, dan toont het programma een foutmelding.

Kaart Recente aanvragen op Dashboard toont oudere aanvragen (change 1406009)

Melding

Een medewerker opent de nieuwe gebruikersinterface. Hij controleert de inhoud van de kaart Recente aanvragen. Volgens de medewerker toont de kaart oudere aanvragen in plaats van recente aanvragen.

Oplossing

De kaart Recente aanvragen toont maximaal drie recente aanvragen (keuzes) op het Dashboard. De aanvragen worden gesorteerd op de indiendatum. In detail toont de kaart:

• Aanvragen uit het huidige keuzejaar
• Aanvragen die relevant zijn in het huidige keuzejaar, bijvoorbeeld aanvragen voor het doel Fiets uit vorige keuzejaren, die nog geblokkeerd zijn voor de medewerker

De medewerker, waarvoor de melding is aangemaakt, had nog geen aanvragen ingediend voor het huidige keuzejaar. Hij had wel twee aanvragen ingediend in vorige keuzejaren, die nu nog geblokkeerd zijn. Deze twee aanvragen worden getoond op de kaart op het dashboard.

Bronnen Budget 4 en 5 ontbreken in Overzicht alle keuzes inclusief bronnen (change 1181936)

Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort

Melding

Een organisatie gebruikt de bronnen Budget 4 en Budget 5. De beheerder van de organisatie opent het rapport Overzicht alle keuzes inclusief bronnen vanuit het menu Beheer > Overzichten.  Hij ziet dat het overzicht geen kolommen bevat voor de bronnen Budget 4 en Budget 5.

Oplossing

Het rapport Overzicht alle keuzes inclusief bronnen is aangepast. Er zijn twee kolommen toegevoegd voor de bronnen Budget 4 en Budget 5.

Onverklaarde bedragen op Overzicht gebruik WKR-budgetten (change 1054471)

Melding

Een organisatie maakt gebruikt van de overzichten in Flex Benefits ter controle van het gebruik van de budgetten voor de Werkkostenregeling. Een beheerder vergelijkt de bedragen in het diagram op de pagina Overzicht gebruik WKR-budgetten met de bedragen op het rapport Overzicht alle keuzes inclusief bronnen. Na het optellen van de gebruikte bronnen vindt ze onverklaarbare verschillen tussen beide overzichten.

Oplossing

Na een uitgebreide analyse is gebleken dat er op detail-niveau enkele kleine fouten zaten in de samenstelling van de diagrammen op de pagina Overzicht gebruik WKR-budgetten. Deze fouten zijn hersteld.

Planning

Release 2019-10

Automatische activering nieuwe gebruikersinterface

Zoals u weet hebben we u vanaf juni vorig jaar de mogelijkheid gegeven om over te stappen naar de nieuwe gebruikersinterface. Inmiddels is zo'n 65% van onze klanten daadwerkelijk overgestapt. We hebben het een aantal malen aangekondigd, dus wellicht ten overvloede: op zaterdag 28 september (met de oktober release) zullen wij de oude gebruikersinterface deactiveren, waardoor de nieuwe gebruikersinterface automatisch bij alle klanten - die nog niet zelf de nieuwe gebruikersinterface hebben geactiveerd - zal worden aangezet.

Voor de ingebruikname is geen actie van uw kant vereist; de overgang gaat automatisch.

Publishing Date : 8/23/2019