Mededelingen
Releases in september 2024
Deze pagina geeft een overzicht van de releases van Flex Benefits die we uitgebracht hebben in september 2024.
Release 12-09-2024
Nieuw:
Van toepassing voor
Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort en Payroll Gemal en die geen gebruik maken van de verlofmodule van Beaufort.
Waarom
Organisaties die de verlofmodule van Beaufort niet gebruiken, kunnen de bronnen Verlofsoort 1 t/m Verlofsoort 4 niet gebruiken. Voor deze organisaties heeft Flex Benefits twee andere verlofbronnen, Vakantieuren en LGPB-uren, waarvan het verlofsaldo opgehaald wordt van dienstverbandrubrieken van Beaufort.
De bronnen Vakantieuren en LGPB-uren waren wel beschikbaar bij het doel Extra Geld eenmalig (Verlof verkopen eenmalig), maar deze bronnen waren nog niet beschikbaar bij het doel Extra Geld meermaals (Verlof verkopen meermaals). We hebben de beide bronnen nu toegevoegd aan het doel Extra Geld meermaals.
Hoe
Standaard flexpakket
Het standaard flexpakket is uitgebreid met de rubrieken en productitems voor het ondersteunen van de bronnen Vakantieuren en LGPB-uren bij het doel Extra Geld meermaals.
Werknemermodule
De werknemermodule is aangepast voor het ondersteunen van de beide bronnen:
- De nieuwe bronnen zijn toegevoegd aan het keuzevenster voor het doel Extra Geld meermaals
- De controles t.b.v. de waarschuwingsmeldingen zijn aangepast
- De aansturing van de bruto/netto prognoseberekening is aangepast
Export functie
De exportfunctie is uitgebreid met de mutatieregels voor het aanmaken van de mutaties voor het verwerken van de bronnen Vakantieuren en LGPB-uren.
- een mutatie met het aantal verkochte Vakantieuren op dienstverbandrubriek P03008 van Beaufort
- een mutatie met het aantal verkochte LGPB-uren op dienstverbandrubriek P03010 van Beaufort
- een mutatie met het aantal verkochte Vakantieuren op rubriek P00163 van Beaufort, t.b.v. de uitbetaling van de verkochte uren door Payroll Gemal
- een mutatie met het aantal verkochte LGPB-uren op rubriek P00163 van Beaufort, t.b.v. de uitbetaling van de verkochte uren door Payroll Gemal
Jouw actie
Inrichten van de productitems
Als je de nieuwe bronnen ter beschikking wilt stellen aan de medewerkers, dan moet je de productitems activeren en inrichten.
- Login in Flex Benefits als applicatiebeheerder.
- Selecteer de menu-optie "Beheer - Flexpakket - Onderhouden - Product".
- Selecteer het gewenste flexpakket uit de lijst.
- Klik op de knop "Producten".
- Selecteer het product "Extra Geld meermaals" uit de lijst (of de hernoemde naam als je dit doel een andere naam gegeven hebt).
- Klik op de knop "Productitems".
- Selecteer de bron Vakantieuren of LGPB-uren uit de lijst.
- Klik op de knop "Basiskenmerken".
- Zorg ervoor dat het productitem geactiveerd is door de vinkbox achter het kenmerk "Productitem actief" aan te vinken.
- Wijzig eventueel de naam van de bron bij het kenmerk "Omschrijving".
- Als je gebruik maakt van HR Self Service voor het goedkeuren van keuzes, selecteer dan de gewenste HRSS workflow bij het kenmerk "Workflow" en zet bij het kenmerk "Workflow prioriteit" een 1.
- Klik op de knop "Opslaan" om de wijzigingen te bewaren.
Inrichten van de exportfunctie
Je moet de benodigde mutatieregels activeren en je kunt de rubriek P00163 eventueel aanpassen
- Login in Flex Benefits als applicatiebeheerder.
- Selecteer de menu-optie "Beheer" - "Flexpakket" - "Onderhouden" - "Verwerking".
- Selecteer het gewenste flexpakket uit de lijst.
- Klik op de knop "Mutatieregels". Het venster "Mutatieregels selecteren" wordt geopend.
- Filter op het doel "Extra Geld meermaals" (of op de hernoemde naam als je dit doel een andere naam gegeven hebt).
- Selecteer de gewenste mutatieregel en klik op de knop "Wijzigen".
- Het venster "Mutatieregel wijzigen" wordt geopend.
- Zorg ervoor dat de mutatieregel geactiveerd is door de vinkbox 'Indicatie actief" aan te vinken.
- Voer eventueel een alternatieve rubriekcode in bij het kenmerk 'Rubriekcode specifiek".
- Klik op de knop "Opslaan" om de wijzigingen te bewaren.
Opgeloste meldingen:
Foute bedragen op het Budget overzicht
Van toepassing voor
Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal en waarvan de medewerkers een persoonlijk budget ontvangen.
Melding
Een medewerker heeft een aanvraag ingediend voor het uitbetalen van een deel van zijn persoonlijk budget in de maand juli. Deze aanvraag wordt goedgekeurd en geëxporteerd naar Beaufort/Gemal. De volgende maand controleert de medewerker zijn Budget overzicht. Hij ziet dat de aanvraag niet juist is verwerkt in de kolom Balans. Het getoonde bedrag is te hoog.
Oplossing
Er zat een fout in de berekening van de bedragen in de kolom Balans van het Budget overzicht, in het geval de medewerker in de vorige maand een aanvraag voor uitbetalen van budget had ingediend. Deze fout is opgelost.
Beschikbaar bedrag voor het loopbaanbudget is niet juist
Van toepassing voor
Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal en waarvan de medewerkers een loopbaanbudget ontvangen dat meerdere jaren geldig is.
Melding
Een organisatie heeft het loopbaanbudget ingericht op de bron Budget 3. Medewerkers bouwen elke maand een bedrag op voor hun loopbaanbudget. Dit budget blijft 60 maanden geldig en daarna vervalt het.
Een medewerker opent het keuzevenster voor het besteden van zijn loopbaanbudget. Bij Stap 2 controleert hij de hoogte van het beschikbare bedrag. Dit bedrag is veel lager dan aangegeven is op zijn loonstrook.
Oplossing
Bij het bouwen van de ondersteuning van het loopbaanbudget zijn we ervan uitgegaan dat het loopbaanbudget 36 maanden geldig is en daarna vervalt. De termijn van 36 maanden is opgenomen in de berekening van de prognose van het beschikbare bedrag voor de bron loopbaanbudget.
Om het mogelijk te maken verschillende vervaltermijnen te ondersteunen, hebben we hiervoor nieuwe flexpakket parameters aangemaakt. De waarden van deze parameters worden nu gebruikt voor de berekening van de prognose van het beschikbare bedrag.
Het betreft de nieuwe parameters:
- PARR_Budget1_MaxAantalMaandBudgetOpbouw
- PARR_Budget2_MaxAantalMaandBudgetOpbouw
- PARR_Budget3_MaxAantalMaandBudgetOpbouw
- PARR_Budget4_MaxAantalMaandBudgetOpbouw
- PARR_Budget5_MaxAantalMaandBudgetOpbouw
Noot:
Voor de inrichting van het loopbaanbudget zijn 5 andere bestaande parameters ook belangrijk. Dit betreft de parameters:
- PARR_Budget1_SaldoNaarVolgendJaar
- PARR_Budget2_SaldoNaarVolgendJaar
- PARR_Budget3_SaldoNaarVolgendJaar
- PARR_Budget4_SaldoNaarVolgendJaar
- PARR_Budget5_SaldoNaarVolgendJaar
Met behulp van deze parameters wordt bepaald of de budget-bron alleen één kalenderjaar geldig is of dat het budget-saldo aan het eind van het jaar wordt overgezet naar het volgende jaar. In de standaard inrichting staan deze 5 parameters op FALSE. Om het loopbaanbudget te ondersteunen moet één van deze parameters op TRUE gezet worden.
Jouw actie
Als medewerkers van jouw organisatie een loopbaanbudget opbouwen dat na een gegeven aantal maanden vervalt, dan moet je de waarde van de nieuwe parameter controleren en eventueel aanpassen.
Controleer eerst op welk productitem/bron (Budget 1 t/m Budget 5) het loopbaanbudget is ingericht.
- Login in Flex Benefits als applicatiebeheerder.
- Selecteer de menu-optie "Beheer - Flexpakket - Onderhouden - Product".
- Selecteer het gewenste flexpakket uit de lijst.
- Klik op de knop "Producten".
- Selecteer het doel "Loopbaanbudget besteden" uit de lijst (of de door jullie gebruikte naam).
- Klik op de knop "Productitems".
- Selecteer de bron Loopbaanbudget uit de lijst.
- Klik op de knop "Samenstelling".
- Uit de rubrieknaam kun je afleiden welk productitem wordt gebruikt.
Controleer de waarde van de nieuwe parameter en pas deze zonodig aan.
- Login in Flex Benefits als applicatiebeheerder.
- Selecteer de menu-optie "Beheer - Flexpakket - Onderhouden - Flexpakket".
- Selecteer het gewenste flexpakket uit de lijst.
- Klik op de knop "Parameters".
- Zoek op de gewenste parameter, bijv. PARR_Budget3_MaxAantalMaandBudgetOpbouw.
- Klik op de knop "Wijzigen".
- Controleer de waarde en pas deze zonodig aan, bijv. naar 60.
- Klik op de knop "Opslaan" om de nieuwe waarde op te slaan.
Release 18-09-2024
Workflowstatus wordt niet opgehaald van HR Self Service
Van toepassing voor
Voor organisaties die gebruik maken van HR Self Service voor het goedkeuren van aanvragen.
Melding
Een medewerker heeft een aanvraag ingediend voor het doel Budget uitbetalen. Deze aanvraag is goedgekeurd. In de volgende salarisproductie wordt de uitbetaling van het persoonlijk budget echter niet uitgevoerd.
Oplossing
De werking zou als volgt moeten zijn:
Een medewerker dient een aanvraag in in Flex Benefits. Flex Benefits zet de status op Ingediend.
Flex Benefits maakt een workflow aan in HR Self Service.
Deze workflow wordt goedgekeurd in HR Self Service.
Flex Benefits haalt de status van de workflow op van HR Self Service en zet de status van de aanvraag op Goedgekeurd.
Als de beheerder de volgende export draait, maakt Flex Benefits de noodzakelijke exportmutaties aan voor de goedgekeurde aanvraag.
Bij de medewerker uit de melding heeft Flex Benefits de workflowstatus niet opgehaald van HR Self Service. Hierdoor heeft Flex Benefits de status van de aanvraag niet op Goedgekeurd gezet en daardoor is de aanvraag niet opgenomen in de export.
De functies voor het ophalen van de workflowstatussen van HR Self Service zijn verbeterd. Er zijn hiervoor 2 functies aangemaakt:
Een functie draait elk kwartier en vraagt aan HR Self Service welke workflows het afgelopen kwartier zijn goedgekeurd.
De tweede functie draait elke nacht. In het geval de eerste functie een workflow heeft gemist, dan wordt de workflowstatus door de nachtelijke functie alsnog opgehaald.
Release 23-09-2024
Aanvraag voor Budget uitbetalen doorlopend wordt niet gecontroleerd
Van toepassing voor
Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort en Payroll Gemal.
Melding
Een medewerker kon de volgende twee aanvragen indienen, zonder dat Flex Benefits een foutmelding toont:
Een aanvraag voor uitbetalen van zijn gehele maandelijkse budget m.b.v. het doel Budget uitbetalen doorlopend met ingangsdatum 1 augustus.
Een aanvraag voor het uitbetalen van een deel van zijn persoonlijk budget voor de maand augustus m.b.v. het doel Budget uitbetalen meermaals.
Oplossing
De controle op de besteding van de bron persoonlijk budget werkte niet correct in combinatie met een aanvraag voor het doel Budget uitbetalen doorlopend. Deze controle is verbeterd.
Overzicht alle keuzes inclusief bronnen toont geen resultaat
Van toepassing voor
Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort en Payroll Gemal.
Melding
Een beheerder wil de aanvragen van de afgelopen maand controleren. Zij opent het menu Beheer > Overzichten en kiest voor het overzicht Overzicht alle keuzes inclusief bronnen. Zij selecteert een periode en klikt op de knop Tonen. Daarna gebeurt er echter niets. Flex Benefits toont geen resultaat.
Oplossing
Er zat een fout in de functie voor het ophalen van de gegevens voor het overzicht Overzicht alle keuzes inclusief bronnen indien medewerkers aanvragen hadden ingediend voor het doel Uitruilen reiskosten aanvragen doorlopend. Hierdoor werd het overzicht niet getoond.
Deze fout is verbeterd.
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika