Releases Youforce Flex Benefits

Nieuw Nieuw doel Uitruil reiskosten aanvragen Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom Met behulp van de bestaande doelen Reiskosten eenmalig en Reiskosten meermaals kunnen medewerkers een keuze indienen voor het uitruilen van hun fiscale ruimte reiskosten woon-werk voor één kalenderjaar. Aan het eind van het jaar worden de keuzes opgeschoond door de Wizard jaarovergang. In het nieuwe jaar moeten de medewerkers opnieuw hun keuze opgeven. Enkele klanten hebben gevraagd om de functionaliteit van deze doelen uit te breiden naar meerdere jaren, zodat de medewerkers één keer een keuze kunnen maken die voor meerdere jaren vaststaat. Hiervoor krijgt de medewerker het nieuwe doel Uitruil reiskosten aanvragen beschikbaar. Hoe Nieuw doel Uitruil reiskosten aanvragen Het standaard flexpakket is uitgebreid met het nieuwe doel (product) Uitruil reiskosten aanvragen. Het keuzevenster van het nieuwe doel bestaat uit een bondig aanvraagformulier. De medewerker moet aangeven dat hij wil starten met het uitruilen van zijn maximale fiscale ruimte reiskosten woon-werk. De medewerker hoeft geen doelbedrag op te geven en de medewerker hoeft geen bron te selecteren. Het nieuwe doel is een doorlopend product. Dit betekent dat een keuze voor dit doel niet door de Wizard jaarovergang wordt opgeschoond. De keuze blijft doorlopen totdat de medewerker er voor kiest de uitruil van de fiscale ruimte te stoppen. Opmerking: De eigenschap van het nieuwe doel, dat de medewerker geen bedrag opgeeft bij een bron, heeft enkele nadelen: Flex Benefits kan niet controleren of de bron toereikend is voor het uitruilen van de maximale fiscale ruimte - in tegenstelling tot de doelen Reiskosten eenmalig en Reiskosten meermaals. Als de bron niet toereikend is, zal Payroll Gemal alleen het beschikbare bedrag van de bron uitruilen. Flex Benefits kan het bedrag dat gebruikt wordt voor de uitruil niet blokkeren voor toepassing bij andere doelen. Product-items Het nieuwe doel bevat de volgende product-items: Ingangsmaand Keuze: starten of stoppen Teksten Het nieuwe doel bevat de teksten: Instemmingstekst: staat onder de keuzelijst Toelichtingstekst: wordt geopend als de medewerker op het vraagteken klikt Actie  Doel activeren Als je dit doel beschikbaar wilt stellen voor de medewerkers van je organisatie, moet je het doel activeren. Dat doe je zo: Login als beheerder in Flex Benefits Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product Selecteer het gewenste flexpakket Klik op de knop Producten Selecteer op pagina 3 het product Uitruil reiskosten aanvragen Klik op de knop Basiskenmerken Activeer de vinkbox Product actief Klik op de knop Opslaan. Teksten aanpassen Je kunt eventueel de teksten aanpassen: Login als beheerder in Flex Benefits Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket help Selecteer het gewenste flexpakket Klik op de knop Flexpakket Help Voor het aanpassen van de instemmingstekst, selecteer help-id RKA Voor het aanpassen van de toelichtingstekst, selecteer help-id 73 Klik op de knop Helptekst Pas de tekst naar wens aan in de rechter tekst-editor Klik op de knop Opslaan. Workflow inrichten Als je organisatie gebruikt maakt van de workflowfunctionaliteit van HR Self Service voor het goedkeuringsproces, dan moet je de workflowkoppeling inrichten in Flex Benefits. Dat doe je zo: Login als beheerder in Flex Benefits Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Workflowkoppeling Selecteer het gewenste flexpakket Selecteer het product Uitruil reiskosten aanvragen Selecteer in de kolom Workflow naam de gewenste workflow van HRSS Klik op de knop Opslaan. Exportmutaties van doel Uitruil reiskosten aanvragen Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Wat Voor het verwerken van keuzes voor doelen maakt de exportfunctie van Flex Benefits exportmutaties aan. De mutaties voor het bruto/netto uitruilen van salariscomponenten voor Payroll Gemal bestaan voor keuzes voor de meeste doelen uit 3 regels in het exportbestand: Een mutatie op HR Core Beaufort rubriek P02949 met de Payroll Gemal uitvoercode voor het doel Een mutatie op HR Core Beaufort rubriek P02952 met de Payroll Gemal uitvoercode voor de bron Een mutatie op HR Core Beaufort rubriek P02954 met het uit te ruilen bedrag in euro's De exportmutaties voor het doel Uitruil reiskosten aanvragen kennen een uitzondering: Om Payroll Gemal de opdracht te geven om de maximale fiscale ruimte reiskosten woon-werk van de medewerker uit te ruilen, maakt de exportfunctie van Flex Benefits mutaties aan die bestaan uit 2 regels in het exportbestand: Een mutatie op HR Core Beaufort rubriek P02949 met de Payroll Gemal uitvoercode voor het doel Een mutatie op HR Core Beaufort rubriek P02952 met de Payroll Gemal uitvoercode voor de bron Hoe Tabel Mutatieregels De tabel Mutatieregels is uitgebreid met mutatieregels voor het doel Uitruil reiskosten aanvragen: VERR_RKA_Brondoel_Jaarlijks - Bron/doel mutatie, een maal per jaar VERR_RKA_Brondoel_Maandelijks - Bron/doel mutatie, maandelijks vanaf ingangsdatum Actie Op het keuzevenster van het nieuwe doel kiest de medewerker geen bron.  Met behulp van de inrichting van het flexpakket kun je bepalen welke bron jouw organisatie gaat gebruiken voor het uitruilen van de fiscale ruimte reiskosten woon-werk.  Hiervoor moet je eerst één belangrijke keuze maken: Gaat de uitruil maandelijks - elke maand - plaatsvinden Of gaat de uitruil jaarlijks - één keer per jaar - plaatsvinden Inrichten product-item De keuze voor jaarlijks of maandelijks uitruilen moet je als volgt vastleggen bij het product-item: Login als beheerder in Flex Benefits Open het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product Selecteer het gewenste flexpakket Klik op de knop Producten Selecteer het product Uitruil reiskosten aanvragen Klik op de knop Productitems Selecteer het item Keuze Klik op de knop Basiskenmerken Pas het kenmerk Code verwerking aan:  Voor het maandelijks uitruilen: selecteer Verwerken periodiek t/m laatste periode Voor het jaarlijks uitruilen in december: selecteer Verwerken periodiek (in periode 12) Klik op de knop Opslaan. Inrichten mutatieregels Afhankelijk van de keuze voor jaarlijks of maandelijks uitruilen, moet je één van beide mutatieregels (VERR_RKA_Brondoel_Jaarlijks of VERR_RKA_Brondoel_Maandelijks) activeren.  Daarnaast moet je controleren of de juiste Pyroll Gemal uitvoercodes zijn ingevuld. Als standaard hebben wij bij de uitvoercode van de bron 1006 (jaarlijks, eindejaarsuitkering) en 1001 (brutoloon maandelijks) ingevuld en bij de uitvoercode van het doel hebben we 1418 (reiskosten) ingevuld. Dit doe je zo: Login als beheerder in Flex Benefits Open het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Verwerking Selecteer het gewenste flexpakket Klik op de knop Mutatieregels Filter op de productnaam Uitruil reiskosten aanvragen Selecteer de van toepassing zijnde mutatieregel Klik op de knop Wijzigen Activeer de vinkbox Indicatie actief Controleer het kenmerk Uitvoercode bron en pas deze zo nodig aan Controleer het kenmerk Uitvoercode doel en pas deze zo nodig aan Klik op de knop Opslaan. Opgeloste meldingen Geen gereserveerd budget beschikbaar bij het doel Fietsaccessoires (change 3088749)  Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Medewerkers van een organisatie hebben de beschikking over een persoonlijk budget. Dit budget wordt automatisch gereserveerd. Een medewerker van de organisatie opent het keuzevenster van het doel Fietsaccessoires. Op het venster van Stap 1 vult hij het doelbedrag in. Hij opent het venster van Stap 2 om hier de bron te selecteren. Bij de bron Gereserveerd budget staat het beschikbare bedrag op 0,00 euro, hoewel de medewerker bij andere doelen wel de beschikking heeft over de bron Gereserveerd budget. Oplossing Er zat een fout in de berekening van het beschikbare bedrag voor de bron Gereserveerd budget voor het doel Fietsaccessoires. Deze fout is opgelost. Medewerker heeft keuze gemaakt na zijn uitdienstdatum (change 3014197) Melding Een medewerker heeft een uitdienstdatum van 29-10-2021. Deze datum is vastgelegd in Flex Benefits op 23-09-2021. Op 21-10-2021 heeft deze medewerker een keuze kunnen indienen voor het doel Budget uitbetalen voor de maand november 2021. Dit zou niet mogelijk moeten zijn. Oplossing De medewerker had de keuze voor Budget uitbetalen voor de maand november al opgeslagen, voordat zijn uitdienstdatum is vastgelegd in Flex Benefits. Dus het opslaan werd terecht niet geblokkeerd. De medewerker heeft de opgeslagen keuze kunnen indienen, nadat zijn uitdienstdatum is vastgelegd. Dit is fout. Deze fout is verbeterd door middel van een extra controle op de uitdienstdatum tijdens het indienen van keuzes.    

Nieuw  Nieuw doel Budget uitbetalen doorlopend Waarom We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met het nieuwe doel Budget uitbetalen doorlopend.  Het flexpakket bevat al het doel Budget uitbetalen meermaals.  Met behulp van dit doel kunnen medewerkers, die beschikken over een gereserveerd budget, een keuze maken voor het laten uitbetalen van een deel van het gereserveerd budget. De medewerkers kunnen elke maand opnieuw beslissen of zij voor de volgende maand een keuze willen maken voor uitbetalen van budget. Zij kunnen elke maand een ander bedrag kiezen.  De keuzes voor het doel Budget uitbetalen meermaals worden door Flex Benefits behandeld als eenmalige keuzes. Deze keuzes worden in het salarissysteem verwerkt tegen het bijzondere (belasting)tarief. Veel medewerkers willen elke maand opnieuw hetzelfde bedrag laten uitbetalen uit hun gereserveerde budget. Deze keuzes zouden dan door het salarissysteem verwerkt kunnen worden tegen het (lagere) tabeltarief. Dit werd nog niet ondersteund door Flex Benefits. Daarom hebben we nu het nieuwe doel Budget uitbetalen doorlopend gebouwd. Als medewerkers dit doel gebruiken voor het maken van een keuze voor het uitbetalen van gereserveerd budget, dan maken zij deze keuze voor onbepaalde tijd (ook over de jaarwisseling heen). Flex Benefits zal dan in elke maand vanaf de ingangsdatum van de keuze een exportmutatie aanmaken voor het salarissysteem voor het uitbetalen van gereserveerd budget tegen het tabeltarief. Als de medewerker deze uitbetalingen wil stoppen, dan moet hij in Flex Benefits een nieuwe keuze indienen voor het doel Budget uitbetalen doorlopend en daarbij opgeven dat hij wil stoppen en het uit te betalen bedrag op 0 zetten. Flex Benefits zal dan een exportmutatie aanmaken voor het salarissysteem met de waarde 0. Hoe Flexpakket Het standaard flexpakket is uitgebreid met het doel Budget uitbetalen doorlopend. Dit doel is standaard niet geactiveerd.  Aanpassingen Keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen doorlopend Nieuwe rubrieken Standaard helptekst Aanpassing van het budget overzicht Aanpassing van de aansturing van de bruto/netto prognoseberekening Configuratie van de exportmutaties Actie Voor het maken van keuzes Onderhouden product Je kunt het nieuwe doel activeren en de naam van het doel wijzigen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > knop Producten > knop Basiskenmerken. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Producten inrichten. Onderhouden productitems Je kunt de gewenste bron(nen) activeren en de naam van de bron(nen) aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > knop Producten > knop Productitems. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Productitems inrichten. Onderhouden flexpakket help Je kunt de tekst van de toelichting bij het nieuwe doel aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket help. De helptekst voor het doel Budget uitbetalen doorlopend is vastgelegd onder help-id "BUD" Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - optioneel> Helpteksten aanpassen. Workflow inrichten Als je gebruik maakt van HR Self Service voor het goedkeuren van keuzes, dan moet je in Flex Benefits vastleggen welke HRSS workflow van toepassing is voor het doel Budget uitbetalen doorlopend en de gewenste bron(nen).  Je doet dit op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Workflowkoppeling. Voor instructie, zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Workflow inrichten > HR Self Service workflow > HRSS workflow: inrichting in FB. Als je gebruik maakt van de interne workflowfunctionaliteit van Flex Benefits voor het goedkeuren van keuzes, dan moet je de inrichting van het beoordelingsschema in Flex Benefits controleren en eventueel aanpassen naar uw situatie. Je doet dit op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Template beoordelingsschema. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in het hoofdstuk Procedures > Workflow inrichten > Flex Benefits workflow. Let op: als je de workflow niet inricht, dan zal het systeem met onderstaande foutmelding komen als de medewerker een keuze wil maken. Foutmelding Configureren van de exportmutaties Activeren van de exportmutaties en invullen van de salariscodes: Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Verwerking. Selecteer uw flexpakket. Klik op de knop Mutatieregels. Filter op de productnaam. Selecteer de mutatieregel. Klik op de knop Wijzigen. Activeer de mutatieregel door de vinkbox Indicatie actief aan te vinken. Vul de juiste salariscodes in, zie de paragraaf hieronder per salarisprogramma. Klik op de knop Opslaan. Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Controleer de Beaufort rubriekcodes in de kolom Rubriekcode standaard. Als deze code niet voldoet aan jouw situatie, vul dan je eigen rubriekcode in bij het kenmerk Rubriekcode specifiek. De exportmutaties zijn geconfigureerd als "stam" mutaties. Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Controleer het Payroll Business elementnummer in de kolom Rubriekcode standaard. Als dit elementnummer niet voldoet aan jouw situatie, vul dan je eigen elementnummers in bij het kenmerk Rubriekcode specifiek. De uitbetaling is geconfigureerd op elementnummer 10513302. Dit elementnummer verzorgt een uitbetaling tegen tabeltarief. Gewijzigd en verbeterd Berekening fiscale ruimte voor uitruilen reiskosten woon-werk Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom  Voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk berekent Flex Benefits de prognose van de fiscale ruimte voor toekomstige maanden. De fiscale ruimte is onder andere afhankelijk van het aantal keren dat een medewerker reist van zijn huis naar zijn werklocatie. Tot nu toe berekende Flex Benefits dit aantal reizen op basis van het 14-dagen rooster in Beaufort. Voor sommige medewerkers is deze manier van berekenen niet correct. Dit geldt bijvoorbeeld voor medewerkers die standaard een aantal dagen per week thuiswerken. Flex Benefits is nu uitgebreid met de mogelijkheid de berekening van de prognose van de fiscale ruimte te baseren op de waarde van de rubriek Reisbewegingen in Beaufort. Hoe  Nieuwe rubriek We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de rubriek RUBR_Reisbewegingen. Importfunctie De functie voor het importeren van bestanden met medewerkergegevens van Beaufort (TI-bestanden) importeert de waarde van de Beaufort rubriek Reisbewegingen (P02508) in de Flex Benefits rubriek RUBR_Reisbewegingen. Berekeningen We hebben de berekening van de prognose van de fiscale ruimte voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk aangepast.  De waarde van rubriek RUBR_Reisbewegingen is opgenomen in de berekening. Flexpakket parameter We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de flexpakket parameter PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken. Deze parameter heeft standaard de waarde FALSE (uit). Met deze parameter kun je bepalen of je de prognoseberekening wilt baseren op de rubriek RUBR_Reisbewegingen (nieuwe methode) of op het 14-dagen rooster (bestaande methode). Als PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken = FALSE (uit), dan gebruikt het programma het 14-dagen rooster Als PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken = TRUE (aan), dan gebruikt het programma de rubriek RUBR_Reisbewegingen Actie Als je wilt overstappen op het gebruiken van de rubriek RUBR_Reisbewegingen voor het berekenen van de prognose van de fiscale ruimte moet je 2 acties uitvoeren. Exporteer alle medewerkergegevens van alle medewerkers uit Beaufort naar Flex Benefits.  De rubriek RUBR_Reisbewegingen wordt dan gevuld met de juiste waarde. Zet de flexpakket parameter PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken op TRUE (aan). Instructie Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer het flexpakket. Klik op de knop Parameters. Selecteer de parameter PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken. Klik op de knop Wijzigen. Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan. Klik op de knop Opslaan. Nordic Cool design Waarom Nordic Cool is de nieuwe designstandaard van Visma. Alle applicaties zullen op termijn volgens deze standaard worden ontwikkeld. We hebben het design van Flex Benefits aangepast aan een aantal van deze designvoorschriften. Hoe In deze eerste fase van de overgang naar Nordic Cool hebben we de volgende wijzigingen gerealiseerd: Andere kleuren. Ander lettertype. Andere iconen. Ook hebben we het uitklapmenu in de rechter bovenhoek verwijderd. Dit menu was overbodig en niet overeenkomstig de nieuwe standaard.  Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Medewerker kon een keuze maken na zijn uit-dienstdatum (change 1838481) Melding Bij een medewerker is een uit-dienstdatum vastgelegd van 29-11-2019. Toch kon de medewerker een keuze maken voor het doel Vakbondscontributie voor de maand december 2019. Dit zou niet mogelijk moeten zijn. Oplossing De medewerker had de keuze voor Vakbondscontributie al opgeslagen voordat zijn uit-dienstdatum in Flex Benefits geïmporteerd was. De medewerker heeft de keuze na de importdatum ingediend. Aanpassing: de controle op de uit-dienstdatum wordt nu niet alleen uitgevoerd tijdens het maken van de keuze, maar nog eens tijdens het indienen van de keuze. Salariscorrecties uit het 1917-bestand worden niet correct geïmporteerd (change 2020270) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal Melding Een beheerder van een organisatie probeert de gegevens op het Budget overzicht van een medewerker te verklaren en te verbeteren. Het lukt hem echter niet om het flexpakket zodanig in te richten, dat de bedragen op het Budget overzicht correct zijn. Oplossing Payroll Gemal levert de resultaten van de salarisproducties aan Flex Benefits door middel van het 1917-bestand.  Het 1917-bestand bestaat uit 2 delen: de salarisresultaten van de actuele salarisperiode correcties over voorgaande salarisperioden In het geval een organisatie meer dan één salarisproductie uitvoert voor dezelfde salarisperiode, en deze salarisproductie bevat bij sommige medewerkers correcties over voorgaande perioden, dan worden de correcties verkeerd verwerkt. Dit leidt tot verkeerde bedragen op het Budget overzicht. De functie voor het importeren van salarisgegevens uit het 1917-bestand is verbeterd op het onderdeel van het importeren van correcties over voorgaande salarisperioden. De verbetering is van toepassing op toekomstige import van 1917-bestanden. Verkeerde waarde in bruto/netto prognoseberekening voor december (change 2094570) Melding Voor de medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd voor de medewerker. Het totale saldo van het gereserveerde budget wordt in de maand december automatisch uitbetaald aan de medewerker. Een medewerker van deze organisatie heeft een keuze gemaakt voor het uitbetalen van zijn gereserveerde budget voor de maand december. De medewerker opent daarna de bruto/netto prognoseberekening voor de maand december. Het nettoloon bij de berekening inclusief de effecten van de keuze is lager dan de berekening zonder de effecten van de keuze. Dit is niet correct. Oplossing We hebben de volgende aanpassingen doorgevoerd: Voor medewerkers waarvoor het persoonlijk budget elke maand automatisch gereserveerd wordt. Bij deze medewerkers wordt het saldo van het gereserveerde budget in december automatisch uitbetaald. De medewerkers hoeven daarom geen keuzes te maken voor het uitbetalen van budget in de maand december. Het keuzevenster van het doel Budget uitbetalen is aangepast. Medewerkers kunnen geen keuzes meer maken voor het uitbetalen van budget in de maand december. Voor medewerkers waarvoor het persoonlijk budget elke maand automatisch uitbetaald wordt. Deze medewerkers hebben de mogelijkheid om keuzes te maken voor het doel Budget reserveren. Zij bouwen dan een gereserveerd budget op, dat ze later in het jaar kunnen besteden aan een ander doel. Voor deze medewerkers is het maken van een keuze voor het reserveren van budget in de maand december zinloos. Het keuzevenster van het doel Budget reserveren is aangepast. Medewerkers kunnen geen keuzes meer maken voor het reserveren van budget in de maand december. Oude keuze voor Bedrijfsfitness blokkeert deel van het budget (change 2109138) Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het uitbetalen van zijn persoonlijk budget in de maand juli. Hij opent het keuzevenster Budget uitbetalen voor juli. Flex Benefits toont bij de bron Budget 1 een beschikbaar bedrag van 663,45 euro. De medewerker verwacht een beschikbaar bedrag van 963,45 euro. Hij kan het verschil niet verklaren. Oplossing De medewerker had in juli 2019 een keuze gemaakt voor het doel Bedrijfsfitness ter waarde van 300 euro en daarvoor de bron Budget 1 ingezet. Deze keuze is in 2019 uitgevoerd en mag in 2020 geen invloed meer hebben. De controles op het gebruik van de bronnen voor het doel Bedrijfsfitness zijn verbeterd. Keuzes voor vorig jaar hebben geen invloed meer op keuzes voor dit jaar, als dit niet van toepassing is. Foutmelding na toevoegen bijlage (change 2129078) Melding Een organisatie heeft het toevoegen van een bijlage verplicht gesteld bij het doel Fiets. Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Fiets. Hij vult in de vensters Stap 1 en Stap 2 de bedragen in en hij voegt in het venster Stap 3 een bijlage toe. De bijlage wordt geaccepteerd door het programma. Daarna klikt de medewerker op de knop Indienen. Het programma toont dan de rode foutmelding: Bijlage ontbreekt voor de keuze. Dit is niet terecht. Oplossing De bestandsnaam van de bijlage bevatte een ampersand-teken (&).  Het programma kon deze bestandsnaam niet verwerken. Dit is nu verbeterd. Rolselectievenster niet in beeld bij de afdelingsmanager (change 2148688) Melding Een gebruiker heeft in Flex Benefits de rollen Afdelingsmanager en Medewerker. Als hij Flex Benefits opent vanuit het medewerkerportaal van Youforce, dan wordt de managermodule geopend. Hij kan de medewerkermodule niet openen. Hij kan dus geen keuzes maken voor zichzelf. Oplossing Als een gebruiker de rollen Afdelingsmanager en Medewerker heeft en hij opent Flex Benefits, dan moet Flex Benefits het rolselectievenster tonen waarop de gebruiker kan kiezen welke rol hij wil gebruiken.  Het rolselectievenster werd niet in alle gevallen getoond.  Dit is verbeterd. Publishing Date : 8/27/2020

De release notes van Flex Benefits van de periode 2015-2018.

  Opgeloste meldingen Beheerder kan de export niet starten (change 3309749) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Eén van de beheerders van een organisatie wil de functie voor het exporteren van keuzegegevens starten.  Zij opent het venster Beheer > Verwerken keuzes > Exporteren keuzegegevens. De export wordt gestart door op de knop Nieuwe export te klikken. Deze knop is echter niet toegankelijk voor de beheerder. Oplossing Flex Benefits bevat de functionaliteit dat de knop Nieuwe export wordt geblokkeerd, zodra één van de beheerders van een organisatie de export heeft gestart.  De reden hiervoor is dat we willen voorkomen dat 2 beheerders van dezelfde organisatie tegelijkertijd de export draaien. Nadat de keuzegegevens zijn geëxporteerd, geeft het programma de knop weer vrij. In enkele situaties werkte deze functionaliteit niet correct. De functionaliteit is verbeterd. Verkeerde uitdienstdatum in waarschuwingsmelding (change 3326738) Melding Bij een medewerker is de uitdienstdatum 14-08-2022 vastgelegd. Deze medewerker opent het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen doorlopend. Flex Benefits toont een waarschuwingsmelding op het scherm met de tekst: "Uw contract eindigt op 01-12-2020. U kunt geen keuzes maken na deze datum en sommige bronnen kunnen voor u niet beschikbaar zijn." De datum in de melding is fout. Omdat het een (oranje) waarschuwingsmelding betreft, kan de medewerker wel een keuze maken.  Oplossing Het ophalen en tonen van de uitdienstdatum is verbeterd. Uitdienstdatum blokkeert het maken van keuzes (change 3442783) Melding Bij een medewerker is de uitdienstdatum 30-04-2022 vastgelegd. Op 01-04-2022 opent deze medewerker het keuzevenster voor doel Reiskosten meermaals. Hij wil een keuze maken voor de maand april. Dit zou mogelijk moeten zijn.  Maar het programma toont een rode blokkerende melding op het scherm met de tekst: "Uw contract eindigt op 30-04-2022. U kunt geen keuzes maken na deze datum. Sommige bronnen kunnen voor u niet beschikbaar zijn. Oplossing De uitdienstdatum wordt correct opgehaald en afgebeeld.  Maar in dit geval zou de melding moeten worden getoond als een oranje waarschuwingsmelding, niet als een rode blokkerende melding. De functionaliteit voor het tonen van oranje waarschuwingsmeldingen en rode blokkerende meldingen is verbeterd. Foutmeldingen in de exportfunctie (change 3453158) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding De beheerder van een organisatie draait de functie voor het exporteren van keuzegegevens. Na enige tijd toont Flex Benefits de volgende meldingen: Export aangemaakt Exportproces is afgerond met 3 fout(en): Keuzestatus kan niet bijgewerkt worden. Keuzestatus kan niet bijgewerkt worden. Keuzestatus kan niet bijgewerkt worden. De beheerder snapt niet wat er fout is gegaan. Oplossing De foutmeldingen, die door de exportfunctie kunnen worden aangemaakt, zijn verbeterd. Het programma toont nu het persoonsnummer van de medewerker waarbij er een fout voorkwam in het exporteren van keuzegegevens. Medewerker kan een overeenkomst niet openen (change 3492862) Melding Een medewerker opent het tabblad Uw aanvragen. Hij selecteert een aanvraag van vorig jaar en klikt op het icoon voor de overeenkomst. De medewerker verwacht dat de overeenkomst wordt geopend, maar er gebeurt niets. Oplossing Er kunnen twee redenen zijn waarom er geen overeenkomst aanwezig is en deze daarom niet kan worden geopend: De aanvraag is geïmporteerd in Flex Benefits tijdens de implementatie van een nieuwe klant. De aanvraag is geannuleerd door de beheerder door middel van de knop Keuze openstellen op het venster Overzicht alle keuzes. Als een overeenkomst niet kan worden geopend, dan zal het programma nu een melding tonen waarom de overeenkomst niet kan worden geopend. De verkeerde overeenkomst wordt geopend (change 3508197) Melding Een medewerker heeft in de afgelopen jaren twee keuzes gemaakt voor het doel Fiets: één keuze in 2017 en één keuze in 2021. De medewerker selecteert de keuze voor de Fiets uit 2017 op het venster Uw aanvragen en klikt op het icoon voor het openen van de overeenkomst. Het programma opent dan de overeenkomst uit 2021. Bij de beheerder gebeurt hetzelfde op het venster Overzicht alle keuzes. Oplossing De functies voor het openen van overeenkomsten zijn verbeterd op beide plaatsen: In de medewerkermodule, op het venster Uw aanvragen. In de beheerdermodule, op het venster Overzicht alle keuzes. Het venster Overzicht alle keuzes is traag (change 3550491) Melding Een beheerder van een grote organisatie, die Flex Benefits al meerdere jaren gebruikt, opent het venster Beheer > Verwerken keuzes > Overzicht alle keuzes.  De beheerder meldt dat het openen van dit venster heel lang duurt.  Oplossing We hebben een verbetering doorgevoerd in de functie voor het ophalen van de keuzes waardoor het venster sneller opent. Kleine wijzigingen Copyright venster We hebben links onderaan het venster een linkje toegevoegd met de tekst Over Flex Benefits. Als u op deze link klikt, dan opent het programma een klein venster met copyright-gegevens. Indienen van keuzes In sommige gevallen toont het programma een foutmelding, nadat een medewerker een keuze heeft ingediend. Vaak werd dan de volgende algemene melding getoond: "Er is een fout opgetreden tijden het indienen van uw keuze. Probeer het later nog eens." We hebben het tonen van de foutmeldingen aangepast.  Als de fout veroorzaakt werd door een fout in de inrichting in Flex Benefits, of in Youforce Docs, of in Self Service, dan wordt hiervoor nu een specifieke foutmelding getoond. Wet- en regelgeving Minimumloon Met ingang van 1 juli 2022 worden de bedragen voor het wettelijk minimum(jeugd)loon verhoogd. We hebben op 20 juni de minimumloonbedragen in Flex Benefits aangepast. U kunt de nieuwe bedragen terugvinden op het venster Onderhouden Flexpakketparameters. 

Gewijzigd in versie 2 Het volgende onderwerp is verwijderd:  Geen gereserveerd budget beschikbaar bij het doel Fietsaccessoires (change 3088749)  Opgeloste meldingen Status van een keuze wordt niet op Goedgekeurd gezet (change 3032657)  Voor organisaties die gebruik maken van de workflow-functionaliteit van Self Service Melding Een medewerker heeft een keuze ingediend in Flex Benefits voor het doel Fiets. De workflow, die behoort bij deze keuze, wordt goedgekeurd in Self Service. De verwachting is dat de status van de keuze in Flex Benefits enige tijd na de goedkeuring op Goedgekeurd wordt gezet. Maar dit gebeurt niet.  Oplossing Flex Benefits heeft een functie die regelmatig contact maakt met Self Service en de lijst met goedgekeurde/afgekeurde workflows opvraagt. Deze functie werkt over het algemeen correct maar in enkele gevallen werkt het niet. De status van de keuze werd niet (nooit) op Goedgekeurd gezet. De functie voor het ophalen van de workflowstatus is verbeterd. Foutmelding bij inrichten van de workflowkoppeling (change 2919610)  Voor organisaties die gebruik maken van de workflow-functionaliteit van Self Service Melding Eén van onze consultants is bezig met het inrichten van de workflowkoppeling tussen Flex Benefits en Self Service. Ze heeft de benodigde workflows in Self Service aangemaakt. Dan opent ze in Flex Benefits het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Workflowkoppeling. Op het moment dat ze de lijst met alle workflow-namen van Self Service wil openen, toont Flex Benefits de foutmelding Er is een systeemfout opgetreden. Ze weet niet hoe ze dit op kan lossen. Oplossing De foutmelding werd veroorzaakt doordat er in Self Service twee workflows waren aangemaakt met dezelfde naam. Dit is geen gewenste situatie.  We hebben de foutmelding in Flex Benefits aangepast in Er bestaan 2 workflows met dezelfde naam in HR Self Service. Pas svp in HRSS de naam aan van de workflow: <workflow naam>. Beschikbare aantal verlofuren is te laag (change 2471979)  Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort Melding De beheerder van een organisatie heeft de Wizard jaarovergang gedraaid. Enige dagen later willen enkele medewerkers een keuze maken voor het doel Verlofuren verkopen. Zij controleren het beschikbare aantal verlofuren op het keuzevenster van het doel. Het aantal verlofuren is lager dan verwacht. Oplossing Het beschikbare aantal verlofuren wordt in Flex Benefits berekend volgens de formule:  verlofrecht min aantal opgenomen uren. Het aantal opgenomen verlofuren van het afgelopen jaar moet door de Wizard jaarovergang worden verwijderd. Dit was niet gebeurd, waardoor deze uren nog van het verlofrecht werden afgetrokken.  We hebben dit onderdeel van de Wizard jaarovergang verbeterd. Verkeerde waarden op het Budget overzicht nadat de Wizard jaarovergang is gedraaid (change 2450988)  Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Een beheerder van een organisatie, waarvan de medewerkers over een IKB-budget beschikken dat maandelijks wordt gereserveerd, heeft de Wizard jaarovergang gedraaid. De volgende dag controleren enkele medewerkers hun IKB-budget op het tabblad Budget overzicht. De waarden die door Flex Benefits worden getoond, zijn te hoog. Oplossing Bij de organisatie zijn de drie IKB-budgetten samengevoegd op de bron Budget 3 in Flex Benefits. We verwachten daarom alleen een budgetprognosewaarde in de rubriek RUBR_FAB_PrognoseNoRecPot3.  Maar de wizard jaarovergang heeft ook waarden gekopieerd naar de rubrieken RUBR_FAB_PrognoseNoRecPot1 en RUBR_FAB_PrognoseNoRecPot2.  Dit is niet correct. We hebben de wizard jaarovergang op dit punt verbeterd.  

Mededelingen Geen Release 2022-01 Voor januari 2022 is er geen release geweest.  Wet- en regelgeving Minimumloon 2022 Met ingang van 1 januari 2022 zijn de bedragen voor het wettelijk minimum(jeugd)loon verhoogd. We hebben op 17 december 2021 de minimumloonbedragen in Flex Benefits aangepast. Je kan de nieuwe bedragen terugvinden in het venster Onderhouden Flexpakketparameters. Opgeloste meldingen Medewerker kon keuze maken voor de maand december met de bron Eindejaarsuitkering (change 3054914) Melding Bij een organisatie wordt de eindejaarsuitkering uitbetaald in de maand november. Medewerkers kunnen t/m de maand november keuzes maken voor verschillende doelen en daarbij de bron eindejaarsuitkering inzetten. Een aantal medewerkers heeft een keuze gemaakt voor de maand december en daarbij de bron eindejaarsuitkering ingezet. Dit zou niet mogelijk moeten zijn, omdat er in december geen uitbetaling van eindejaarsuitkering plaatsvindt. Oplossing De betreffende medewerkers hadden eerst een keuze gemaakt voor de maand november en daarbij de bron eindejaarsuitkering ingezet.  Deze keuzes zijn correct opgeslagen. Later is het de medewerkers gelukt om de keuze opnieuw te openen en op te slaan met de ingangsdatum 01-12-2021. Wij hebben een extra controle toegevoegd die tijdens het opslaan en indienen van keuzes controleert in welke maand de eindejaarsuitkering wordt uitbetaald. Vindt de uitbetaling plaats in november, dan zijn de keuzes voor de maand december niet toegestaan. Verkeerd maximum voor het doel Verlof verkopen (change 3051990) Melding Het aantal verlofuren dat een medewerker van een organisatie mag verkopen, hangt af van het deeltijdpercentage van de medewerker. Voltijdsmedewerkers mogen 72 uren kopen. Een medewerker heeft een deeltijdpercentage van 83,33%. Zij zou 83,33/100 * 72 = 60,00 uren mogen verkopen. In Flex Benefits staat in het keuzevenster dat zij 59,8 uren mag kopen. Dit is niet correct. Oplossing De berekening voor het maximum aantal te verkopen verlofuren is verbeterd. In alle onderliggende berekeningen wordt het resultaat nu afgerond op 2 decimalen. Dubbel euroteken keuzevenster voor Verlof kopen (change 3016139) Melding Een medewerker maakt een keuze voor het doel Verlof kopen. In het venster van stap 1 vult hij het aantal uren in dat hij wil kopen. Daarna gaat hij naar stap 2.  Hij ziet dat er bij de bron IKB-budget twee eurotekens staan voor het beschikbare bedrag. Oplossing De fout is opgelost. In de kolom Beschikbaar bedrag staat nu één euroteken. Afrondingsfout in keuze voor Fietsaccessoires (change 3004792) Melding Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Fietsaccessoires ter hoogte van 82,00 euro. Hij heeft hiervoor meerdere bronnen ingezet, waaronder de bron verlofuren. Als alle bronnen zijn verrekend in het salarissysteem, blijkt dat er in totaal voor een bedrag van 82,97 euro is verrekend. Dit is niet correct. Oplossing De medewerker heeft 3,34 verlofuren ingezet. Zijn uurloon is  24,24 euro. De waarde van de verlofuren bedraagt 80,96 euro. In de onderliggende berekeningen was het aantal verlofuren afgerond op 3,30 uren. Hierdoor was het mogelijk om naast de verlofuren meer brutosalaris in te zetten dan is toegestaan. De berekening van de waarde van de verlofuren is verbeterd. In alle onderliggende berekeningen wordt het resultaat nu afgerond op 2 decimalen. Foute berekening van de waarde in rubriek Nog nodig (change 2999400) Melding Een medewerker maakt een keuze voor het doel Generiek product 3. In het keuzevenster vult hij een bedrag in van 161,00 euro. Daarna klikt hij op het icoon Tekort aanvullen van de bron Verlofsoort 3.  Het programma berekent dat er 5,94 verlofuren nodig zijn voor de verrekening en dat er dan 1,11 euro overblijft. Het bedrag van 1,11 euro toont het programma in de rubriek Nog nodig. De berekening is niet correct. Het juiste bedrag voor rubriek Nog nodig is 0,03 euro. Oplossing De berekening van de waarde voor de rubriek Nog nodig in het keuzevenster voor het doel Generiek product 3 is verbeterd. Eerder toegevoegde bijlagen worden niet herkend (change 2921574) Melding Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Parkeer-, veer- en tolkosten. De medewerker heeft bij stap 1 van het keuzevenster de declaraties ingevoerd. Hij heeft bij stap 2 van het keuzevenster de bron Benefit budget gekozen. Hij heeft bij stap 3 van het keuzevenster 3 bijlagen geüpload. Als hij daarna probeert de keuze in te dienen, geeft het programma de volgende foutmelding: Bijlage ontbreekt voor de keuze. Oplossing Er zat een fout in het controleren van de bestandsgrootte van de bijlagen. De maximum bestandsgrootte is 15 MB. Dit wordt gecontroleerd bij stap 3 van het keuzevenster.  Bij het indienen van de keuze, wordt de bestandsgrootte nog eens gecontroleerd. Hier stond het maximum op 10 MB. Dit is aangepast, zodat beide controles nu het maximum van 15 MB gebruiken. Medewerker kan minder verlofuren kopen dan verwacht (change 2896354) Melding Het aantal verlofuren dat een medewerker van een organisatie mag kopen, hangt af van het deeltijdpercentage van de medewerker. Voltijdsmedewerkers mogen 144 uren kopen. Een medewerker heeft een deeltijdpercentage van 61,11%. Zij zou 61,11/100 * 144 = 88,00 uren mogen kopen. In Flex Benefits staat in het keuzevenster dat zij 87,84 uren mag kopen. Dit is niet correct. Oplossing De berekening voor het maximum aantal te kopen verlofuren is verbeterd. In alle onderliggende berekeningen wordt het resultaat nu afgerond op 2 decimalen. Prognose budget 1 verkeerd geïmporteerd (change 2448373) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort Melding Deze melding geldt voor organisaties die op 1 januari starten met het gebruiken van Flex Benefits.  Voor organisaties die Flex Benefits al langer gebruiken, geldt dat de hoogte van de bron Budget 1 wordt geïmporteerd uit het 1917-bestand dat Payroll Gemal genereert na een salarisproductie. Bij nieuwe organisaties vindt de eerste salarisproductie voor januari meestal plaats in de 2e/3e week van januari. Dit zou betekenen dat de bron Budget 1 in de eerste weken van januari niet gebruikt kan worden. Hiervoor hebben we een oplossing in de vorm van prognoserubrieken. De consultant kan enkele rubrieken vullen in HR Core Beaufort met de budgetbedragen. Deze bedragen worden via het BINT-bestand geëxporteerd naar Flex Benefits. De prognose voor de bron Budget 1 moet in de Beaufort rubriek PB0026 worden opgeslagen en daarna worden geïmporteerd in de Flex Benefits rubriek RUBR_FAB_PrognoseNoRecPot1. Deze waarde wordt dan in de keuzevensters gebruikt als beschikbaar budget. We hebben ontdekt dat de importfunctie van Flex Benefits de waarde van de Beaufort rubriek PB0026 op een verkeerde Flex Benefits rubriek importeert, waardoor het prognosesysteem niet werkt. Oplossing De functie voor het importeren van Beaufort BINT-bestanden is verbeterd op het punt van het importeren van de budgetprognoses. Medewerker kan haar laatste 0,04 verlofuren niet verkopen (change 828469) Melding Het aantal verlofuren dat een medewerker van een organisatie mag verkopen, hangt af van de contractduur van de medewerker. Medewerkers die het hele jaar voor de organisatie werken mogen 72 uur verkopen. Een medewerker werkt 11 maanden voor de organisatie. Zij zou 315/365 * 72 = 62,14 uur mogen verkopen. In Flex Benefits staat in het keuzevenster dat ze 62,10 uur mag verkopen. De medewerker vindt dit niet correct. Oplossing De berekening voor het maximum aantal te verkopen verlofuren is verbeterd. Het maximum aantal wordt nu afgerond op 2 decimalen.  

Mededelingen Jaarovergang Om Flex Benefits gereed te maken voor het keuzejaar 2022 moet je de Wizard jaarovergang uitvoeren. De Wizard jaarovergang gebruik je om het oude keuzejaar af te sluiten en het nieuwe keuzejaar te starten. Let op: Het is belangrijk dat je de Wizard jaarovergang pas uitvoert nadat de salarisgegevens van de (definitieve) salarisproductie van december zijn geïmporteerd in Flex Benefits (en minimaal één dag voordat je de salarisproductie van januari start). Volgorde van werken: De medewerkers maken keuzes voor december. Je blokkeert het flexpakket, zodat er geen keuzes meer kunnen worden gemaakt. De keuzes voor december worden goedgekeurd. Je exporteert de keuzes voor december naar het HR-systeem. De salarisproductie voor december wordt vervaardigd. De salarisgegevens van de salarisproductie van december worden geïmporteerd in Flex Benefits. Je start de Wizard jaarovergang. In de volgende nacht zal Flex Benefits de medewerkergegevens van het jaar 2021 opschonen. Wacht tot de volgende dag. Als je gebruik maakt van HR Core Beaufort en verlof aanbiedt als bron: exporteer dan alle medewerker- en verlofgegevens (van het verlofjaar 2022) uit HR Core Beaufort naar Flex Benefits. Daarna kun je Flex Benefits openstellen voor het keuzejaar 2022. Gewijzigd en verbeterd Overzetten van fiscale ruimte reiskosten naar het volgende jaar Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom Sommige organisaties hebben een regeling waarbij zij de fiscale ruimte, opgebouwd door het maken van reiskosten woon-werk in de maand december, kunnen overzetten naar het volgende kalenderjaar. Deze regeling komt bijvoorbeeld voor bij organisaties die de fiscale ruimte uitruilen met de bron Eindejaaruitkering en waarbij de eindejaarsuitkering wordt uitbetaald in de maand november. Om deze regeling te ondersteunen zijn enkele aanpassingen doorgevoerd. Voor meer informatie over deze regeling, zie de Payroll Gemal handleiding, hoofdstuk Reiskosten, fiscale afhandeling, Paragraaf 4.8 Fiscale ruimte overhevelen Hoe Nieuw rubriek  Het standaard flexpakket is uitgebreid met de werknemerrubriek RUBR_FiscaleRuimteVorigJaar. Importfunctie  Payroll Gemal berekent de fiscale ruimte, die is overgezet naar het nieuwe kalenderjaar, tijdens de salarisproductie van januari. De fiscale ruimte wordt opgeslagen in de uitvoercode 02198 en geëxporteerd in het 1917-bestand. De functie van Flex Benefits voor het importeren van 1917-bestanden importeert de waarde van uitvoercode 02198 in de nieuwe rubriek RUBR_FiscaleRuimteVorigJaar. Keuzevenster Uitruilen reiskosten woon-werk  Het keuzevenster voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk is aangepast. De waarde van rubriek RUBR_FiscaleRuimteVorigJaar wordt opgeteld bij de beschikbare fiscale ruimte voor de gekozen maand. Actie Geen acties nodig. Overzetten van gereserveerd budget naar het volgende jaar Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Waarom Deze aanpassing is van toepassing voor organisaties die voor de medewerkers elke maand een persoonlijk budget berekenen en waarbij dit persoonlijk budget standaard wordt gereserveerd. De medewerkers kunnen aanvragen indienen voor het uitbetalen van het gereserveerde budget. Binnen dit Budget reserveren systeem zijn er aan het eind van het jaar twee mogelijkheden: Het saldo gereserveerd budget wordt standaard geheel uitbetaald aan de medewerkers. Het saldo gereserveerd budget wordt (gedeeltelijk) overgezet naar het volgende kalenderjaar. De functionaliteit voor het overzetten van het saldo gereserveerd budget werkte nog niet correct in Flex Benefits. Voor een betere ondersteuning zijn enkele aanpassingen doorgevoerd. Hoe Nieuwe flexpakket parameter Het standaard flexpakket is uitgebreid met de parameter PARR_PersBudget_SaldoNaarVolgendJaar. Deze parameter staat standaard uit (op FALSE) en kan door de beheerder aangezet worden (op TRUE). Nieuwe rubriek Het standaard flexpakket is uitgebreid met de werknemerrubriek RUBR_PersBudget_SaldoEindJaar Wizard jaarovergang De Wizard jaarovergang is aangepast. De wizard kopieert de waarde van de rubriek RUBR_PersBudget_SaldoGereservMnd12 (Saldo gereserveerd budget voor de maand december) naar de nieuwe rubriek RUBR_PersBudget_SaldoEindJaar. Budget overzicht Het Budget overzicht voor de medewerker is aangepast. De waarde van rubriek RUBR_PersBudget_SaldoEindJaar wordt nu opgeteld bij het Saldo gereserveerd budget voor de maand januari. Actie Als het Saldo gereserveerd budget van de medewerkers van jouw organisatie, dat overbllijft na de salarisverwerking van december, wordt overgezet naar het volgende kalenderjaar, moet je de flexpakket parameter PARR_PersBudget_SaldoNaarVolgendJaar aanzetten (op TRUE). Dit doe je als volgt: Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer het flexpakket. Klik op de knop Parameters. Selecteer de parameter PARR_PersBudget_SaldoNaarVolgendJaar Klik op de knop Wijzigen. Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan Klik op de knop Opslaan. Opgeloste meldingen Negatief bedrag bij de bron Eindejaarsuitkering (change 2916361)  Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding  Een medewerker wil een keuze maken in Flex Benefits en daarvoor de bron Eindejaarsuitkering gebruiken. Hij opent Stap 2 van het keuzevenster. Bij de bron Eindejaarsuitkering staat als maximum waarde een negatief bedrag. Op zijn salarisstrook staat een positief bedrag bij de reservering Eindejaarsuitkering. Oplossing Bij de medewerker stond een bedrag in de rubriiek RUBR_Eindejaarsuitkering_Korting. De waarde van deze rubriek werd verkeerd afgetrokken van het beschikbare bedrag voor de eindejaarsuitkering. Dit is opgelost. Berekening maximum waarde voor het doel Bedrijfsfitness (change 2934016) Melding  Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Bedrijfsfitness. Hij voert een waarde in op het venster van Stap 1. Daarna toont Flex Benefits de foutmelding: "De som van uw eenmalige en maandelijkse kosten in het huidige kalenderjaar bedraagt meer dan het toegestane bedrag". De medewerker heeft echter in dit jaar nog geen andere keuze voor Bedrijfsfitness gemaakt. De foutmelding mag niet verschijnen. Oplossing De medewerker had in het najaar van het vorige jaar een keuze gemaakt voor het doel Bedrijfsfitness. De waarde van deze keuze stond nog in de rubriek RUBR_Bedrijfsfitness_TotaalPerJaar. De Wizard jaarovergang is verbeterd. De rubriek RUBR_Bedrijfsfitness_TotaalPerJaar wordt leeggemaakt. Volgorde van aanvragen op tabblad Uw aanvragen (change 2968960) Melding Het tabblad Uw aanvragen van de medewerkermodule toont de lijst met aanvragen/keuzes die de medewerker heeft ingediend. De lijst wordt standaard gesorteerd op de indiendatum van de aanvraag, met de meest recente aanvraag bovenaan. Een medewerker heeft twee aanvragen met de status goedgekeurd.  Deze twee aanvragen staan terecht bovenaan het Overzicht alle aanvragen. De medewerker verwijdert één van beide aanvragen. Daarna wordt de pagina ververst en nu staat de overgebleven goedgekeurde aanvraag plotseling onderaan het Overzicht alle aanvragen. Oplossing Het bepalen van de volgorde van de aanvragen op het Overzicht alle aanvragen is verbeterd. Na het verwijderen van een aanvraag staan de meest recente aanvragen bovenaan de lijst. Controle op maximum bedrag voor de fietsverzekering (change 3003755) Melding Het maximum bedrag dat een medewerker mag invullen bij de fietsverzekering op het keuzevenster voor het doel Fiets wordt bepaald door de flexpakket parameter PARR_Fiets_MaxVerzekering. Een organisiatie heeft de parameter ingesteld op de waarde 0.  Toch heeft een medewerker een bedrag bij de fietsverzekering ingevuld en hij heeft de keuze voor Fiets ook op kunnen slaan. Dit zou niet mogen gebeuren. Oplossing Flex Benefits toonde wel een waarschuwing dat de medewerker een te groot bedrag heeft ingevuld bij de fietsverzekering, maar de knop Doorgaan naar verrekenen werd niet ontoegankelijk gemaakt. Dit is verbeterd. De knop Doorgaan naar verrekenen wordt in deze situatie ontoegankelijk. Medewerker kan geen keuze maken voor uitbetalen van budget in december (change 3021908) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Deze aanpassing is van toepassing voor organisaties die voor de medewerkers elke maand een persoonlijk budget berekenen en waarbij dit persoonlijk budget standaard wordt gereserveerd.  Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen. Hij probeert een keuze te maken voor het uitbetalen van budget in de maand december, maar december staat niet in de lijst met maanden op het venster van Stap 1. Oplossing Bij veel organisaties die gebruik maken van het Budget reserveren systeem wordt het Saldo gereserveerd budget in de maand december automatisch uitbetaald aan de medewerkers door het salarissysteem.  De medewerker hoeft dan geen keuze te maken voor het uitbetalen van budget. Daarom hebben we enige tijd geleden de maand december verwijderd uit de keuzelijst van maanden op het keuzevenster van het doel Budget uitbetalen. Bij sommige organisaties wordt het saldo gereserveerd budget in december niet automatsch uitbetaald aan de medewerkers. Deze medewerkers moeten op het keuzevenster van doel Budget uitbetalen wel een keuze voor december kunnen maken. Het keuzevenster is hiervoor aangepast. Publishing Date : 11/19/2021

Nieuw Overzetten budget naar volgend kalenderjaar Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom Voor sommige organisatie geldt dat het restant van een budget, bijvoorbeeld een opleidingsbudget, aan het eind van een kalenderjaar niet aan de medewerker wordt uitbetaald maar overgezet naar het volgende kalenderjaar. Daarom hebben we het  mogelijk gemaakt om in Flex Benefits budget over te zetten naar het volgende kalenderjaar. Hoe Nieuwe flexpakket parameters We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de volgende flexpakket parameters: PARR_Budget1_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget2_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget3_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget4_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget5_SaldoNaarVolgendJaar De waarde van deze parameters is standaard FALSE (uit).  Als in jouw organisatie één van de vijf budget-bronnen bijvoorbeeld heeft ingericht als opleidingsbudget en je wilt dat dit wordt overgezet naar het volgende jaar, dan moet je de parameter voor dit budget instellen op TRUE (aan). Nieuwe rubrieken We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de volgende werknemerrubrieken: RUBR_Budget1_SaldoEindJaar RUBR_Budget2_SaldoEindJaar RUBR_Budget3_SaldoEindJaar RUBR_Budget4_SaldoEindJaar RUBR_Budget5_SaldoEindJaar RUBR_Budget1_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] RUBR_Budget2_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] RUBR_Budget3_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] RUBR_Budget4_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] RUBR_Budget5_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] Import van 1917-bestanden van Payroll Gemal We hebben de inrichting van de functie voor het importeren van 1917-bestanden aangepast. De waarden van de Payroll Gemal-uitvoercodes 02253 t/m 02257 worden geïmporteerd in de rubrieken RUBR_Budget1_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] t/m RUBR_Budget5_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx]. Deze rubrieken bepalen hoeveel maanden budgetopbouw van het budget dat je wilt overzetten beschikbaar is voor de medewerker. Wizard jaarovergang We hebben de wizard jaarovergang aangepast.  Als je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar hebt ingesteld op TRUE (aan), kopieert de wizard het saldo gereserveerd budget van de bron Budget naar de rubriek RUBR_Budget _SaldoEindJaar. Keuzevensters voor de doelen We hebben enkele aanpassingen doorgevoerd in de berekening van het beschikbare bedrag voor de bron waarvoor je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar hebt ingesteld op TRUE (aan). In de periode tussen het openstellen van Flex Benefits voor het nieuwe keuzejaar en het importeren van de salarisgegevens van de salarisproductie voor januari wordt het beschikbare bedrag gelezen uit de rubriek RUBR_Budget _SaldoEindJaar. Het beschikbare bedrag voor de budgetbronnen wordt berekend als de som van: het budgetsaldo van de laatst geïmporteerde maand prognose per maand maal aantal maanden sinds de laatst geïmporteerde salarisproductie Als je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar hebt ingesteld op TRUE (aan), wordt het aantal maanden gemaximaliseerd op 36 minus de waarde van rubriek RUBR_Budget _AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx]. Budget overzicht We hebben enkele aanpassingen doorgevoerd in de berekening van de bedragen in het budget overzicht. In de periode tussen het openstellen van Flex Benefits voor het nieuwe keuzejaar en het importeren van de salarisgegevens van de salarisproductie voor januari wordt de waarde in de kolom Saldo verhoogd met de waarde van de rubriek RUBR_Budget _SaldoEindJaar. De waarde van het saldo gereserveerd budget in de kolom Saldo wordt elke maand verhoogd met de budgetprognose per maand. Als je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar hebt ingesteld op TRUE (aan), wordt het aantal maanden, dat de verhoging wordt toegepast, gemaximaliseerd op 36 minus de waarde van rubriek RUBR_Budget _AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx]. Proforma bruto/netto prognoseberekening De aansturing van de bruto/netto berekening hangt onder andere af van de waarde van flexpakket parameter PARR_BudgetUitbetalenStandaard. PARR_BudgetUitbetalenStandaard = TRUE (aan) Voor organisaties waarbij het persoonlijk budget standaard maandelijks wordt uitbetaald aan de medewerkers. Er zijn geen wijzigingen doorgevoerd. PARR_BudgetUitbetalenStandaard = FALSE (uit) Voor organisaties waarbij het persoonlijk budget standaard maandelijks wordt gereserveerd. Het (resterende) saldo gereserveerd budget wordt in december uitbetaald aan de medewerkers. Deze uitbetaling is opgenomen in de bruto/netto berekening voor december. Als je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar hebt ingesteld op TRUE (aan), wordt het saldo van deze bron niet opgenomen in de uitbetaling van gereserveerd budget in december. Uw actie Als jouw organisatie één van de vijf budgetbronnen heeft ingericht als opleidingsbudget dat je wilt overzetten naar het volgende kalenderjaar, moet je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar voor dit budget als volgt instellen op TRUE (aan): Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer het flexpakket. Klik op de knop Parameters. Selecteer de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar. Klik op de knop Wijzigen. Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan. Klik op de knop Opslaan. Opmerking De berekeningen van de prognoses maken gebruik van de werknemerrubriek RUBR_Budget _AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx].  Deze rubriek wordt geïmporteerd tijdens de eerstvolgende import van een 1917-bestand van Payroll Gemal. De berekeningen zullen pas correct zijn, als het volgende 1917-bestand is geïmporteerd in Flex Benefits. Gewijzigd en verbeterd  Maximum aantal te kopen verlofuren Waarom Het maximum aantal verlofuren dat een medewerker mag kopen bij het doel Extra Tijd wordt bepaald door een flexpakketparameter voor voltijdsmedewerkers.  Het is mogelijk om dit maximum afhankelijk te laten zijn van het deeltijdpercentage van de medewerker.  Het was nog niet mogelijk om het maximum aantal uren afhankelijk te laten zijn van de contractduur van de medewerker, bijvoorbeeld als een medewerker gedurende het kalenderjaar in dienst komt of uit dienst gaat. Deze mogelijkheid is aangevraagd door een aantal organisaties. Hoe Nieuwe flexpakketparameter Het standaard flexpakket is uitgebreid met de flexpakketparameter PARR_ExtraTijd_MaxNaarRatoIndienst. Deze parameter heeft standaard de waarde FALSE (uit).  Als je deze parameter op TRUE (aan) zet, wordt het maximum aantal te kopen verlofuren afhankelijk van de contractduur van de medewerker. Het programma controleert de rubrieken Datum indienst en Datum uitdienst. Het programma telt het aantal dagen dat de medewerker dit jaar in dienst is en deelt dit door het aantal dagen per jaar (365). Deze aanpassing is geldt voor de doelen: Extra tijd eenmalig  (product_id PRDR_EXT) Extra tijd meermaals  (product_id PRDR_ETM) Samenvatting Er zijn nu drie flexpakketparameters voor het instellen van het maximum aantal te kopen verlofuren: PARR_ExtraTijd_MaxTeKopen - hiermee stel je het maximum aantal uren in voor voltijdsmedewerkers. PARR_ExtraTijd_MaxNaarRatoPP - hiermee stel je in of het maximum afhankelijk moet zijn van het deeltijdpercentage van de medewerker. PARR_ExtraTijd_MaxNaarRatoIndienst - hiermee stel je in of het maximum afhankelijk moet zijn van de contractduur van de medewerker. Uw actie Aanzetten van de parameter: Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer jouw flexpakket. Klik op de knop Parameters. Selecteer de parameter PARR_ExtraTijd_MaxNaarRatoIndienst. Klik op de knop Wijzigen. Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan. Klik op de knop Opslaan. Opgeloste meldingen Stoplichtmelding over verleden maand (change 1984404)  Melding Na het verstrijken van de laatste indiendag, kan een medewerker geen keuzes meer maken voor de huidige maand. De medewerker kan dan keuzes maken voor de volgende maand. Aan het eind van een maand probeert een medewerker een keuze te maken voor de volgende maand.  Het programma toont dan echter een rode foutmelding over een keuze voor de huidige maand waarvoor het maken van een keuze niet meer mag. De medewerker kan de keuze voor de huidige maand niet aanpassen, want die is geblokkeerd. Oplossing Het tonen van rode foutmeldingen is verbeterd. Het programma toont geen foutmeldingen meer over keuzes voor maanden, waarvoor de medewerker geen keuze meer mag indienen. Ontbrekende exportmutaties voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers (change 2117970)  Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business Melding Medewerkers van een organisatie krijgen een persoonlijk budget, dat maandelijks wordt uitbetaald aan de medewerker. Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers. Hij heeft voor deze keuze de bronnen Persoonlijk budget en Gereserveerd budget ingezet. De keuze wordt goedgekeurd en geëxporteerd naar Payroll Business. In Payroll Business worden de mutaties voor de bron Persoonlijk budget correct verwerkt. De mutaties voor de bron Gereserveerd budget zijn echter niet compleet. De bruto/netto uitruil is niet toegepast. Oplossing De formules voor het maken van exportmutaties voor de bron Gereserveerd budget voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers zijn verbeterd. Foutmelding na het toevoegen van een bijlage (change 2129517)  Melding Een organisatie heeft een product hernoemd in Smartphone. Voor dit doel is het toevoegen van een bijlage is verplicht. Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Smartphone, vult in de vensters Stap 1 en Stap 2 de bedragen in en voegt in het venster Stap 3 een bijlage toe. De bijlage wordt geaccepteerd door het programma. Daarna klikt de medewerker op de knop Indienen. Het programma toont dan de rode foutmelding: Bijlage ontbreekt voor de keuze. Dit is niet terecht. Oplossing De bestandsnaam van de bijlage was: telefonie.PNG, waarbij de extensie .PNG in hoofdletters is geschreven. Het programma herkende de hoofdletters echter niet. Dit is nu aangepast, zodat het programma bestanden met de extensie in hoofdletters voortaan correct verwerkt. Rolselectievenster komt niet in beeld bij de beheerder  (change 2139382) Melding Een beheerder heeft een dienstverband gekoppeld aan zijn professionele Youforce gebruiker (IC-nummer). Het dienstverband heeft de werknemerrol voor Flex Benefits en een geldig flexpakket. Deze beheerder opent Flex Benefits vanaf het Youforce portaal voor professionals en verwacht dat hij in Flex Benefits de keuze kan maken tussen de rol Beheerder en de rol Medewerker. Flex Benefits opent echter direct de beheermodule. Er komt geen keuzemogelijkheid. Oplossing Als gebruikers met de rollen Beheerder en Medewerker Flex Benefits openen vanaf het Youforce portaal voor professionals, moet Flex Benefits het rolselectievenster tonen, waarin de gebruiker kan kiezen tussen de twee rollen. Het rolselectievenster werd niet in alle gevallen getoond. Deze functionaliteit is verbeterd, zodat het rolselectievenster wel verschijnt. Wet- en regelgeving Wettelijk minimumloon Met ingang van 1 juli 2020 zijn de bedragen voor het wettelijk minimum(jeugd)loon verhoogd. We hebben op 14 juli de minimumloonbedragen in Flex Benefits aangepast. Je vindt de nieuwe bedragen in het venster Onderhouden Flexpakketparameters. Planning Nieuw doel Budget uitbetalen doorlopend Wij zijn bezig met het maken van een nieuw doel genaamd Budget uitbetalen doorlopend. Via dit doel kunnen medewerkers een keuze maken voor het uitbetalen van hun persoonlijk budget voor onbepaalde tijd. Flex Benefits zal voor dit doel exportmutaties aanmaken die tegen het maandtarief kunnen worden verrekend. We hebben al enkele onderdelen toegevoegd aan het standaard flexpakket. Het doel is echter nog niet compleet. Meer informatie volgt in de volgende release notes. Publishing Date : 7/30/2020

Gewijzigd en verbeterd  Verbetering van de toegankelijkheid  Waarom Volgens de overheid moeten websites op het internet toegankelijk zijn voor alle mensen, ook voor mensen met een beperking. Dit is vastgelegd in het Besluit digitale toegankelijkheid. Visma volgt hiervoor de internationale regels van de WCAG (Web Content Accessibility Guidelines). Eén van de regels betreft een richtlijn over de grootte van knoppen en iconen. De knoppen en iconen moeten een minimale grootte hebben, zodat ze gemakkelijk kunnen worden gekozen. Hoe Beheer-module In deze release hebben we de layout van de pagina's van de module voor de beheerder onderhanden genomen. Een aantal knoppen en iconen is vergroot. Medewerker-module De aanpassing van de medewerker-module volgt. Voorbeelden Enkele voorbeelden van de aanpassingen in de beheer-module. Pagina Onderhouden flexpakket parameters groter zoek-icon grotere navigatieknoppen grotere knoppen voor vervolg-acties als Wijzigen en Annuleren Pagina Keuzeprocesgegevens werknemer grotere iconen voor invoeren van datums grotere vinkboxen grotere knoppen voor vervolg-acties als Opslaan en Annuleren Opgeloste meldingen Foutmelding over wettelijk minimumloon verschijnt te vroeg (change 2281497)  Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Fiets. Op het venster Stap 1 van het keuzevenster voor Fiets heeft hij het bedrag 1000 euro ingevuld. Hij opent het venster Stap 2 voor het invoeren van de bronnen. Direct na het openen van dit venster toont het programma de foutmelding: "De waarde in de rubriek Te verrekenen bedrag brengt uw brutoloon onder het wettelijk minimumloon. Dit is niet toegestaan." Oplossing De rubriek Te verrekenen bedrag heet in de nieuwe gebruikersinterface Nog nodig. De tekst van de foutmelding is aangepast. De foutmelding werd getoond omdat, nadat de medewerker de bronnen heeft ingevuld, het bedrag dat overblijft in de rubriek Nog nodig wordt verrekend met het brutoloon. Daarom wordt dit bedrag meegeteld in de controle op het wettelijk minimumloon. De plek waarop de foutmelding wordt getoond is aangepast. De foutmelding wordt nu getoond nadat de medewerker de bronnen heeft ingevuld. Medewerker kan een te grote keuze maken voor Budget uitbetalen (change 2296018)  Melding Een organisatie heeft het doel Budget uitbetalen geactiveerd voor de medewerkers. Een medewerker heeft het voor elkaar gekregen om een keuze in te dienen voor het uitbetalen van meer dan 1 mlljoen euro aan persoonlijk budget, terwijl het budget van de medewerker dit niet mag toestaan. Oplossing We hebben de melding kunnen reproduceren in de volgende situatie: de medewerker maakt een keuze voor Budget uitbetalen voor de maand x de salarisgegevens van de maand x zijn al geïmporteerd in Flex Benefits voor het doel Budget uitbetalen zijn minimaal twee bronnen geactiveerd In een bepaald scenario werkte de controle op de maximum inzet van bronnen niet correct. Deze fout is hersteld. Exportfunctie verwerkt keuzes voor stoppen levensloop niet (change 2698060) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Bij een organisatie hebben meerdere medewerkers een keuze gemaakt voor het stoppen van levensloopsparen. Deze keuzes zijn goedgekeurd en de beheerder heeft de export van keuzegegevens gedraaid. Bij sommige medewerkers heeft de exportfunctie de keuze voor levensloopsparen keurig op de status verwerkt gezet. Bij enkele andere medewerkers is de keuzestatus niet bijgewerkt; de status staat nog steeds op goedgekeurd. Oplossing Als een medewerker een keuze wil maken voor het stoppen van levensloopsparen, moet hij op het keuzevenster in Flex Benefits het maandelijkse spaarbedrag op 0 zetten. Het programma moet de waarde 0 opslaan in de database. Het opslaan van de waarde 0 is bij de groep medewerkers, waarbij de keuzestatus niet op verwerkt is gezet, niet goed gegaan. Deze fout is hersteld. Productoverzicht toont de melding No Data Available (change 2832680)  Melding De beheerder van een organisatie opent het venster Beheer > Overzichten en selecteert het overzicht Productoverzicht (aantallen keuzes). Hij selecteert een periode en klikt op de knop Tonen. Het programma toont daarna de melding No Data Available, hoewel er volgens de beheerder wel keuzes aanwezig zijn. Hetzelfde geldt voor het overzicht Productoverzicht (waarde in geld). Oplossing Het overzicht Productoverzicht (aantallen keuzes) zou een taartdiagram moeten tonen met daarin de aantallen van de keuzes die de medewerkers hebben gemaakt. Het overzicht Productoverzicht (waarde in geld) zou een taartdiagram moeten tonen met daarin de gesommeerde waarden van alle keuzes die de medewerkers hebben gemaakt. Voor beide productoverzichten geldt dat de keuzes worden meegeteld die voldoen aan de volgende voorwaarden: de keuze is ingediend tussen de geselecteerde begin- en einddatum de status van de keuze is goedgekeurd, urenverwerkt of verwerkt De productoverzichten zijn verbeterd. Publishing Date : 9/23/2021

Mededelingen Jaarovergang Om Flex Benefits gereed te maken voor het keuzejaar 2020 moet u de Wizard jaarovergang uitvoeren. De Wizard jaarovergang gebruikt u om het oude keuzejaar af te sluiten en het nieuwe keuzejaar te starten. Let op: Het is van belang dat u de Wizard jaarovergang pas uitvoert nadat de salarisgegevens van de salarisproductie van december zijn geïmporteerd in Flex Benefits (en minimaal één dag voordat u de salarisproductie van januari start). Volgorde van werken: De medewerkers maken keuzes voor december. U blokkeert het flexpakket, zodat er geen keuzes meer kunnen worden gemaakt. De keuzes voor december worden goedgekeurd. U exporteert de keuzes voor december naar het HR-systeem. De salarisproductie voor december wordt vervaardigd. De salarisgegevens van de salarisproductie van december worden geïmporteerd in Flex Benefits. U draait de Wizard jaarovergang. De volgende dag kunt u Flex Benefits openstellen voor het keuzejaar 2020. Rol Manager  Flex Benefits kent 3 rollen: rol Werknemer rol Manager rol Beheerder De gebruikersinterface voor de rol Werknemer is vervangen door de geheel nieuwe gebruikersinterface. De modules voor de rollen Manager en Beheerder zijn nog gebouwd in de oude gebruikersinterface. Veel organisaties gebruiken HR Self Service voor het goedkeuren/afkeuren van keuzes uit Flex Benefits. Voor deze organisaties biedt de rol Manager in Flex Benefits weinig toegevoegde functionaliteit. (De module manager bestaat uit 2 pagina's: één pagina voor het goedkeuren/afkeuren van keuzes en één pagina waarop de manager kan zien welke keuzes zijn medewerkers al hebben gemaakt.) Deze organisaties zouden ervoor kunnen kiezen om de rol Manager in Flex Benefits niet te gebruiken. Uw medewerkers zullen dan de oude gebruikersinterface niet meer zien. Flex Benefits haalt de rol Manager automatisch op van de Centraal Usermanagement module van Youforce. Hierbij kijkt Flex Benefits naar de rolcode. Als de rolcode op 'MGR' staat, zal Flex Benefits van Centraal Usermanagent de managers ophalen die de rolcode MGR hebben. U kunt de rolcode in Flex Benefits vervangen door een niet-bestaande rolcode, bijvoorbeeld XXX. Flex Benefits zal dan geen nieuwe managers meer ophalen van Centraal Usermanagement en de rol manager bij de bestaande medewerkers verwijderen. Aanpassen rolcode manager Login als Beheerder Open het menu Beheer > Onderhouden werkgever Voer de code XXX in bij het kenmerk Code import manager. Klik op de knop Opslaan. Nieuw Aanpassen van namen van bronnen op tabblad Uw gegevens Waarom Op het tabblad Uw gegevens staat in de sectie Uw bronnen een overzicht van de bronnen, die beschikbaar zijn voor de medewerker, en per bron het beschikbare bedrag of aantal uren. In dit overzicht worden de bronnamen weergegeven met de standaardnamen van Raet. Voor de keuzevensters voor de doelen kunt u als beheerder de namen van de bronnen aanpassen naar een voor uw organisatie herkenbare naam. De namen van de bronnen op het Overzicht bronnen kon u echter nog niet eenvoudig aanpassen. Deze mogelijkheid wordt nu toegevoegd. Hoe Menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Bronnen De beheermodule is uitgebreid met de pagina Onderhouden bronnen. Op deze pagina kunt u de standaard bronnaam wijzigen in een klant-specifieke bronnaam. Planning De pagina Onderhouden bronnen is in release 2019-11 toegevoegd aan de beheermodule. De aanpassing van het tabblad Uw gegevens in de medewerkermodule wordt opgenomen in deze release (2019-12). Vanaf dit moment leest het programma de bronnamen die u op de pagina Onderhouden bronnen heeft ingevoerd.  Uw actie Als in uw flexpakket de sectie Uw bronnen geactiveerd is, dan moet u de bronnamen aanpassen op de nieuwe pagina Onderhouden bronnen. (Als de sectie Uw bronnen in uw flexpakket gedeactiveerd is door de flexpakket parameter PARR_UwBronnen_Tonen uit te zetten, is dit voor u niet van toepassing). Aanpassen van bronnamen Login als beheerder Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Bronnen Selecteer uw flexpakket Klik op de knop Bronnen Selecteer de gewenste bron uit de lijst Klik op de knop Basiskenmerken Vul uw eigen bronnaam in bij het kenmerk Bronnaam Klik op de knop Opslaan Aanpassen van namen van bronnen in de foutmeldingen Waarom Nadat een medewerker een waarde heeft ingevoerd op één van de keuzevensters voor een doel, voert Flex Benefits een aantal controles uit. Indien het resultaat van deze controles negatief is, zal het programma een foutmelding op het venster tonen. De teksten van sommige foutmeldingen bevatten de naam van de bron, waarbij het programma een fout geconstateerd heeft.  Tot nu toe gebruikte het programma voor de bronnamen de standaard namen, ook als een organisatie de standaard bronnaam had aangepast in een klant-specifieke bron-naam. Een aantal organisaties heeft gevraagd om in de foutmeldingen de klant-specifieke bronnamen te gebruiken. Hoe Keuzevensters voor de doelen De samenstelling van de teksten van de foutmeldingen zijn aangepast. Het programma gebruikt nu de bronnamen die zijn vastgelegd op de pagina Onderhouden bronnen. Uw actie Zie de instructie Aanpassen van bronnamen hierboven. Opgeloste meldingen Opmerkingen over starten Flex Benefits vanuit Home (change 1670214) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort Melding Een organisatie heeft het Home-dashboard ingericht in het Youforce portaal voor medewerkers. Een gebruiker die geautoriseerd is voor de rollen Beheerder en Werknemer, opent Flex Benefits door in Home op de tegel Flex Benefits te klikken. Zij heeft 3 opmerkingen: Flex Benefits toont een foutmelding 'System error occurred'. Er komt een extra tabblad met de naam 'login.youforce.biz'. De oude gebruikersinterface wordt getoond. Oplossing Het programma is op de genoemde punten verbeterd. Beheerder kan een ingangsdatum niet verwijderen (change 1670591) Melding Voor een keuze voor het doel Fiets stond nog een oude ingangsdatum in de database. De beheerder wil deze ingangsdatum verwijderen op het venster Beheer > Werknemerbeheer > Werknemergegevens > Basisgegevens. Het programma toont echter een foutmelding als de beheerder het lege tekstveld wil opslaan. Tekst: 'This field cannot be left blank'. Oplossing Het venster Basisgegevens is verbeterd. De beheerder kan nu een ingangsdatum verwijderen. Foutmelding bij uploaden bijlage (change 1684635) Melding Een organisatie heeft het doel Generiek product meermaals zodanig ingericht dat de medewerker verplicht een bijlage moet toevoegen aan zijn keuze. Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Generiek product meermaals. Hij voert de bedragen in. Hij probeert een bijlage te uploaden. Na het selecteren van de bijlage toont het programma de foutmelding: 'Het uploaden van het bestand <bestandsnaam> is mislukt'. Oplossing De foutmelding werd veroorzaakt door de lengte van de bestandsnaam van de bijlage. Het programma gaf een foutmelding bij een te lange bestandsnaam. Het programma is aangepast. Ook bestanden met een wat langere bestandsnaam kunnen nu geüpload worden. Managers hebben toegang tot de oude gebruikersinterface (change 1705916) Melding Gebruikers, waarvoor de rol Manager aan staat, hebben toegang tot het menu Management in de oude gebruikersinterface.  De managers zien echter ook nog de menugroepen van de rol Werknemer in de oude gebruikersinterface staan. Oplossing Het programma is aangepast. Voor gebruikers die de rollen Werknemer en Manager hebben, opent Flex Benefits eerst het rol-selectievenster. Als de gebruiker de rol Manager kiest, dan wordt de oude gebruikersinterface geopend. In het menu van de oude gebruikersinterface staat alleen de menugroep Management. De menugroepen van de rol Werknemer zijn verwijderd. Als de gebruiker de rol Werknemer kiest, dan wordt de nieuwe gebruikersinterface voor werknemers geopend in een nieuw tabblad. Rode foutmelding na openen keuzevenster Thuiswerkplek (change 1727223) Melding Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel Thuiswerkplek. Het programma toont direct twee rode foutmeldingen: 'De ingangsdatum mag niet in het verleden liggen'. 'De ingangsdatum moet in het keuzejaar 2019 liggen'. De medewerker probeert een nieuwe maand te kiezen. Maar dit helpt niet. De meldingen verdwijnen niet. Oplossing De foutmeldingen werden veroorzaakt door een oude ingangsdatum (uit een vorig jaar)  voor een keuze voor het doel Thuiswerkplek in de database van Flex Benefits. De oude datum is niet verwijderd tijdens het openstellen van de keuze door de initialisatiefunctie. Dat had wel moeten gebeuren. Het keuzevenster voor eenmalige doelen is verbeterd. Als een medewerker op het keuzevenster een nieuwe maand kiest, dan wordt de oude ingangsdatum verwijderd. Beheerder ziet oude gebruikersinterface voor medewerkers (change 1730892) Melding Een gebruiker heeft de autorisatie voor de rollen Beheerder en Werknemer. De gebruiker logt in op het professional portaal van Youforce en klikt op de tegel Flex Benefits.  Flex Benefits wordt geopend. Het scherm toont de oude gebruikersinterface met de menugroepen voor de rollen Werknemer en Beheerder. Omdat de organisatie is overgestapt naar de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers verwacht hij de oude gebruikersinterface voor medewerkers niet meer te zien. Oplossing De schermen van de rol Beheerder zijn gebouwd in de oude gebruikersinterface. Dit zal de komende tijd niet gewijzigd worden. Dat de oude gebruikersinterface geopend wordt is dus terecht.  Maar de menugroepen voor de rol Werknemer zouden niet meer getoond moeten worden. Dit is verbeterd. Als de gebruiker Flex Benefits opent vanaf het professional portaal van Youforce, dan worden de menugroepen van de oude gebruikersinterface voor medewerkers niet meer getoond. Melding op keuzevenster voor doel Uitruilen parkeer-, veer- en tolkosten (change 1732739) Melding Nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Uitruilen parkeer-, veer- en tolkosten voor de maand september en hij heeft deze keuze met succes ingediend. In oktober wil deze medewerker een keuze maken voor hetzelfde doel voor de maand oktober. Het programma toont de melding: 'Bij het controleren van uw keuzes voor Parkeer, Veer en Tol vergoeding is geconstateerd dat er declaratie records van eerdere periode(s) aanwezig zijn'. Deze melding is niet van toepassing. Oplossing Het keuzevenster voor het doel Uitruilen parkeer-, veer- en tolkosten is verbeterd. De werking is weer gelijk aan die in de oude gebruikersinterface. De genoemde melding wordt alleen getoond als de medewerker in de vorige maand wel declaraties heeft vastgelegd, maar de keuze voor het doel toen niet heeft ingediend. (Deze change is in productie gebracht d.m.v. een noodfix op 15-10-2019) Foutmelding over minimumloon op keuzevenster Uitruilen reiskosten woon-werk (change 1746286) Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk. Direct na het openen van het keuzevenster toont het programma op het venster Stap 1 de rode foutmelding "De waarde in de rubriek 'Te verrekenen bedrag' brengt uw brutoloon onder het wettelijk minimumloon. Dit is niet toegestaan. Verlaag uw keuze of kies een andere bron'. Oplossing Deze melding hoort niet getoond te worden op het venster van Stap 1. De controle is verplaatst naar het venster van Stap 2, zodat de medewerker de mogelijkheid heeft om een andere bron, bijvoorbeeld de Eindejaarsuitkering, te kiezen. (Deze change is in productie gebracht d.m.v. een noodfix op 15-10-2019) Opgenomen verlofuren worden niet geïmporteerd (change 1757775) Voor organisaties die gebruikmaken van HR Core Beaufort Melding Een medewerker kan in Flex Benefits meer verlofuren verkopen dan waarover hij in het HR-systeem nog beschikken kan. De beheerder controleert de waarden van de verlofrubrieken van de medewerker in Flex Benefits. Het blijkt dat de rubriek 'Opgenomen verlofuren' niet is gevuld met het juiste aantal opgenomen uren. Oplossing De opgenomen verlofuren in Flex Benefits worden geïmporteerd uit HR Core Beaufort. De import maakt gebruik van de BINT bestanden. Er zijn 2 soorten BINT bestanden: Basisbestanden met de naam TI_001_BA_*.xml: dit zijn bestanden met de gegevens van alle rubrieken van de medewerker. Periodieke bestanden met de naam TI_001_PA_*.xml: dit zijn bestanden met de gegevens van gewijzigde rubrieken. Het importeren van opgenomen uren werkt correct als een basisbestand wordt geïmporteerd.  Maar de importfunctie werkte niet correct wanneer een periodiek bestand werd geïmporteerd. De importfunctie is op dit punt verbeterd. (Deze change is in productie gebracht d.m.v. een noodfix op 04-11-2019) Bij het doel Uitruilen zakelijke kilometers wordt de correctie woon-werk kilometers niet aangemaakt (change 1763529) Voor organisaties die gebruikmaken van HR Core Business Melding Nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers Een medewerker voert een declaratie in voor het uitruilen van de kosten van een zakenreis met eigen auto. Hij vinkt de vinkbox Inclusief woon-werk niet aan. Het programma zou dan een correctie-declaratie moeten aanmaken, die de kosten van de woon-werk kilometers aftrekt van de declaratie. Dit gebeurt echter niet. Oplossing Het keuzevenster voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers is verbeterd. De vinkbox Inclusief woon-werk werkt nu weer zoals in de oude gebruikersinterface: Als een medewerker de vinkbox Inclusief woon-werk aanvinkt, dan maakt het programma geen correctie-declaratie aan voor de kosten van de woon-werk kilometers. Als een medewerker de vinkbox Inclusief woon-werk niet aanvinkt, dan maakt het programma wel een correctie-declaratie aan voor de kosten van de woon-werk kilometers. (Deze change is in productie gebracht d.m.v. een noodfix op 04-11-2019) Exportfunctie maakt geen mutatie aan voor het bedrag voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk (change 1795990) Voor organisaties die gebruikmaken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Een beheerder heeft een exportbestand gemaakt voor de verwerking van de keuzes van de maand november. Hij controleert de mutatieregels in het exportbestand. Hij ziet dat de bron-doel mutaties voor keuzes voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk maar uit 2 mutaties bestaan in plaats van uit 3 mutaties en dat de mutaties zijn aangemaakt voor regeling 25. De mutatie van het uitruilbedrag op Beaufort rubriekcode P02954 ontbreekt. Oplossing Op het keuzevenster van het doel Uitruilen reiskosten woon-werk kan de rubriek Maximale fiscale ruimte uitruilen geactiveerd worden. Als een medewerker een keuze maakt voor uitruilen reiskosten en deze rubriek aanvinkt, zal Payroll Gemal automatisch zijn maximale fiscale ruimte berekenen en uitruilen Om dit in Payroll Gemal aan te sturen, maakt Flex Benefits een bron-doel mutatie aan in het exportbestand dat bestaat uit 2 regels: een mutatie met de broncode en een mutatie met de doelcode. Flex Benefits maakt in dit geval geen mutatie aan met het uitruilbedrag. Door een fout in de exportfunctie werden alle keuzes voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk behandelt alsof de medewerker de rubriek Maximum uitruilen geactiveerd had. Deze fout is verbeterd. (Deze change is in productie gebracht d.m.v. een noodfix op 18-11-2019) Publishing Date : 11/22/2019

Gewijzigd en verbeterd Verbetering van de toegankelijkheid Waarom Volgens de overheid moeten websites op het internet toegankelijk zijn voor alle mensen, ook voor mensen met een beperking. Dit is vastgelegd in het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid. Visma volgt hiervoor de internationale regels van de WCAG (Web Content Accessibility Guidelines). Eén van de regels betreft een richtlijn voor de grootte van knoppen en iconen. De knoppen en iconen moeten een minimale grootte hebben, zodat de medewerker ze makkelijk kan selecteren. Hoe Beheer-module De aanpassing van de beheer-module is uitgevoerd in release 2021-10. Medewerker-module In deze release hebben we de layout van de pagina's van de module voor de medewerker onderhanden genomen. De aanpassing zit in het gebruik van de knoppen: meer gemak door knoppen te vergroten of door het werkende gebied rondom de knop groter te maken. Medewerkers kunnen de knoppen makkelijker activeren. Voorbeelden Enkele voorbeelden van de aanpassingen in de medewerker-module. Keuzevenster Tabblad Uw Aanvragen Opgeloste meldingen Foutmelding na het invoeren van declaraties voor Parkeer-, veer- en tolkosten (change 2877209) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Een medewerker voert een aantal declaraties in op het keuzevenster van het doel Parkeer-, veer- en tolkosten. Na elke declaratie berekent het programma het totaal van de kosten. Na het invoeren van een tiental declaraties, zet het programma het totaal van de kosten plotseling op 0,00 euro. Als de medewerker daarna probeert om een bijlage toe te voegen, toont het programma de foutmelding Het uploaden van bestand <bestandsnaam> is mislukt.  De medewerker kan de keuze niet afronden, opslaan en indienen. Oplossing De foutmelding werd veroorzaakt door een zogenaamde sessie time-out. De instellingen van de sessie time-outs van verschillende onderdelen van het programma liepen niet synchroon. Dit is opgelost. Medewerker gebruikt te veel persoonlijk budget (change 2570416) Melding Een medewerker heeft twee keuzes gemaakt:  Een keuze voor de maand november voor het uitbetalen van persoonlijk budget en een keuze voor de maand december voor het uitruilen van zijn fiscale ruimte reiskosten woon-werk met zijn persoonlijk budget. De medewerker heeft echter niet voldoende budget om beide keuzes te kunnen uitvoeren. Flex Benefits heeft deze combinatie toegestaan. Oplossing De medewerker heeft beide keuzes al in september gemaakt. Eerst de keuze voor het uitruilen van fiscale ruimte voor december en daarna de keuze voor het uitbetalen van persoonlijk budget in november. De keuze voor december was mogelijk, omdat de medewerker de keuze voor november toen nog niet gemaakt had. De keuze voor november is op zichzelf ook toegestaan en had - indien eerder gekozen dan december - de keuze voor december onmogelijk gemaakt. Flex Benefits had hiervoor moeten waarschuwen. De controles op het besteden van persoonlijk budget zijn verbeterd. Controle vindt nu ook plaats als de medewerker de keuzes in omgekeerde volgorde maakt. Uitdienstdatum is verkeerd opgeslagen (change 2544991) Melding Een medewerker opent het Budget overzicht.  Hij verwacht dat het Budget diagram zijn persoonlijk budget afbeeldt voor alle maanden van het jaar. Het diagram toont echter alleen een budget voor de maand januari. Bij de andere maanden wordt niets getoond. Oplossing De bedragen voor het persoonlijk budget van de medewerker zijn correct geïmporteerd uit het salarissysteem. Dit is niet de oorzaak van de fout. Er staat bij de medewerkergegevens van de medewerker namelijk een verkeerde uitdienstdatum. Deze uitdienstdatum is verkeerd opgeslagen door het programma.  De oplossing bestaat uit twee delen: De verkeerde uitdienstdatums van deze en andere medewerkers zijn verwijderd via een datafix. Het opslaan van de uitdienstdatum op het venster Beheer > Werknemerbeheer > Werknemergegevens > Keuzeprocesgegevens is verbeterd. Beheerder kan een flexpakket niet blokkeren (change 2438036) Melding Een beheerder probeert een flexpakket te blokkeren op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Hij vinkt de vinkbox Indicatie geblokkeerd aan en klikt op de knop Opslaan.  Het programma toont dan een foutmelding met de tekst: "Het flexpakket_id is niet correct, speciale karakters zijn niet toegestaan". Het flexpakket_id van het geselecteerde flexpakket is "St.Bw.Alex". Oplossing In een eerdere release hebben we de karakters beperkt die zijn toegestaan in het flexpakket_id bij het aanmaken van nieuwe flexpakketten. Helaas had deze aanpassing ook invloed op het wijzigen van kenmerken van bestaande flexpakketten. Dit was niet correct. Deze fout is opgelost. Beheerder kan niet zoeken op achternaam (change 2255501) Voor organisaties die gebruik maken van de interne workflowfunctionaliteit Melding Een beheerder wil een keuze van een medewerker goedkeuren. Hij opent het venster Beheer > Verwerken keuzes > Goedkeuren keuzes werknemer.  Op dit venster voert hij de achternaam van de medewerker in in het zoekveld. Hij klikt op de knop Zoeken. Het programma toont daarna geen resultaten. Oplossing Voor het zoeken op een deel van de achternaam van een medewerker op het venster Goedkeuren keuzes werknemer was het noodzakelijk om achter het deel van de achternaam een asteriks (*) in te typen. De zoekfunctie is verbeterd.  U kunt nu ook zoeken op een deel van de achternaam zonder een asteriks toe te voegen. Toevoegen van het euro-teken in de maximum-aanduiding (change 2079103) Melding Op het keuzevenster voor het doel Fiets staat op het venster van Stap 1 het invoerveld Bedrag fiets (Max: 749,00). Een beheerder wil deze schermtekst wijzigen in: "Bedrag fiets (Max: € 749,00)". Hij vindt geen mogelijkheid om de schermtekst te wijzigen. Oplossing Het eerste deel van de schermtekst Bedrag fiets kan de beheerder wijzigen op het venster Onderhouden productitems. Het tweede deel van de schermtekst (Max: € 749,00) kan de beheerder niet wijzigen. Dit deel wordt door het programma toegevoegd, waarbij de waarde wordt gelezen uit de tabel Flexpakket parameters. Het keuzevenster is aangepast. Het programma voegt nu automatisch het euro-teken toe aan de maximum-aanduiding als dit een bedrag in euro's betreft. Publishing Date : 10/22/2021

Mededelingen Nieuwe datum voor overgang naar nieuwe gebruikersinterface Begin maart hebben we besloten om het moment van overgang van oude naar nieuwe gebruikersinterface tot nader order uit te stellen. Een aantal klanten had aangegeven nog wat extra tijd nodig te hebben om de overgang te faciliteren. Inmiddels is bekend wat de definitieve datum is geworden: in het weekend van 28 en 29 september leveren we de oktober release uit. Met deze release zullen we ook de oude gebruikersinterface deactiveren. We hopen dat dit uitstel u voldoende ruimte geeft om uw organisatie hierop voor te bereiden. Nieuw Aanpassen van tabbladnamen Waarom  De nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers bevat 4 of 5 tabbladen: Dashboard, Arbeidsvoorwaarden, Budget, Uw gegevens, Uw aanvragen. (Het tabblad Budget is niet zichtbaar bij organisaties die geen persoonlijk budget hebben). De namen van deze tabbladen zijn door Raet gekozen en kunnen door u niet aangepast worden. Enkele organisaties hebben aangegeven dat zij de mogelijkheid willen hebben om de tabbladnamen te wijzigen.  Hoe menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Tabbladen De beheermodule is uitgebreid met de pagina Onderhouden Tabbladen. Op deze pagina kunt u de standaard namen van de tabbladen vervangen door eigen tabbladnamen. Nieuwe gebruikersinterface voor werknemers De nieuwe gebruikersinterface is aangepast. Als u eigen tabbladnamen heeft ingevoerd in de beheermodule, dan worden uw eigen namen getoond op het scherm van de medewerkers. Uw actie Aanpassen van tabbladnamen Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Tabbladen. Selecteer uw flexpakket. Klik op de knop Tabbladen. Selecteer een tabblad uit de lijst. Klik op de knop Basiskenmerken. Voer uw eigen tabbladnaam in bij het kenmerk Tabbladnaam.  Klik op de knop Opslaan. Gewijzigd en verbeterd Verwijderen van goedgekeurde eenmalige keuzes Waarom De doelen in Flex Benefits kunnen verdeeld worden in eenmalige doelen, waarvoor de medewerker één keer per jaar een keuze mag maken, en meermaals doelen, waarvoor de medewerker elke maand een keuze mag maken. Op het tabblad Uw aanvragen kan de medewerker een keuze voor een meermaals doel, die de productstatus Goedgekeurd heeft, verwijderen door op het X-icoon te klikken. Voor keuzes voor eenmalige doelen was dit echter niet mogelijk. Hoe Tabblad Uw aanvragen Het tabblad Uw aanvragen is aangepast. De medewerker kan nu ook keuzes voor eenmalige doelen, die de productstatus Goedgekeurd hebben, verwijderen door op het X-icoon te klikken. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen in de nieuwe gebruikersinterface Jaartal 2018 getoond op budget overzicht voor 2019 (change 1135663) Melding Deze melding is gemaakt in december 2018. De beheerder heeft de functie Wizard jaarovergang met succes uitgevoerd. De volgende dag stelt de beheerder Flex Benefits open voor de medewerkers van zijn organisatie. Een medewerker opent het tabblad Budget in de nieuwe gebruikersinterface. In de tabel Budget overzicht per maand staan de teksten 'Januari 2018', 'Februari 2018', etc. Het jaartal is fout. Het moet 2019 zijn. Oplossing Nadat de beheerder de Wizard jaarovergang heeft uitgevoerd is Flex Benefits gereedgemaakt voor het volgende keuzejaar. Op het tabblad Budget worden dan de prognoses voor het budget voor het volgende jaar afgebeeld. In dit geval dus voor 2019. De tabel Budget overzicht per maand is verbeterd. De jaartallen worden nu correct getoond. Foutmelding na toevoegen bijlage (change 1249277) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Scholing meermaals.  Hij vult het doel-bedrag in op Stap 1 van het keuzevenster en een bron-bedrag op Stap 2 van het keuzevenster. Daarna probeert hij een bijlage toe te voegen op Stap 3 van het keuzevenster. Het programma toont dan de (Engelse) foutmelding 'Error in attachments'. De medewerker kan de keuze niet opslaan en indienen. Oplossing De functie voor het toevoegen van bijlagen is verbeterd. Als er iets fout gaat, zal het programma een Nederlandse foutmelding tonen. Foutmelding 'invalid product' bij doel Bedrijfsfitness (change 1332377) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Bedrijfsfitness (door de organisatie hernoemd in Sportabonnement). Hij vult het doel-bedrag in op Stap 1 van het keuzevenster en een bron-bedrag op Stap 2 van het keuzevenster. Daarna probeert hij een bijlage toe te voegen op Stap 3 van het keuzevenster. Het programma toont dan de (Engelse) foutmelding 'Invalid product'. De medewerker kan de keuze niet opslaan en indienen. Oplossing Deze melding werd niet veroorzaakt door een foute bijlage, maar door de configuratie van het product Bedrijfsfitness. De organisatie heeft het productitem Aantal maanden op Stap 1 van het keuzevenster op in-actief gezet. Dit veroorzaakte een probleem in de berekeningen. Het keuzevenster voor het doel Bedrijfsfitness is verbeterd voor het geval dat het productitem Aantal maanden niet actief is. Opmerking De productitems van een product (doel) kunnen verdeelt worden in 2 typen: Productitems van het type Doel; deze worden getoond op Stap 1 van het keuzevenster.  Productitems van het type Bron: deze worden getoond op Stap 2 van het keuzevenster. In het algemeen geldt in Flex Benefits dat er problemen kunnen ontstaan in het programma als een productitem van het type Doel op in-actief gezet wordt. Als u een productitem van het type Doel niet op het keuzevenster opgenomen wilt hebben, raden wij aan om dit productitem op het beheervenster Onderhouden productitems op Actief te zetten en de bijbehorende rubriek op het beheervenster Onderhouden Productitemsamenstelling op niet-tonen te zetten. Huisstijlkenmerken van tabbladnamen werken niet in IE (change 1332740) Melding In release 2019-03 van Flex Benefits hebben wij de functionaliteit toegevoegd waarmee u de kleuren van de tabbladnamen in de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers kunt configureren volgens de huisstijlkenmerken van uw organisatie. Deze functionaliteit wordt ook White labeling genoemd. Dit bleek echter niet te werken in de browser Internet Explorer (en wel in bijv. Google Chrome). Oplossing Het aansturen van de kleuren van de tabbladnamen is verbeterd. Ook in de browser Internet Explorer worden de tabbladnamen nu afgebeeld in de kleur van uw huisstijlkenmerken. Uw actie Controleer eventueel de instellingen van uw huisstijlkenmerken: Open Youforce als applicatiebeheerder. Klik op de tegel Portaalbeheer. Open de menugroep Gebruikersinstellingen. Open het menu Huisstijlkenmerken beheer. Klik op de link Gebruik productie stijl als basis. Scroll naar beneden naar de groep Menubalk. De achtergrondkleur van het bovenste deel van de nieuwe gebruikersinterface van Flex Benefits wordt gelezen uit de instelling Basis kleur. De kleur van de tabbladnamen wordt gelezen uit de instelling Basis tekstkleur. U kunt de instellingen eventueel aanpassen. Wij raden u aan de toelichting (helptekst) van Portaalbeheer te raadplegen voordat u deze functie gebruikt. Planning Planning release 2019-07 Algemeen - Rekening houden met einddatum contract Voor sommige medewerkers is de einddatum van het contract al bekend in het HR-systeem. Bij het maken van een keuze wordt echter nog geen rekening gehouden met deze einddatum. Zo kunnen medewerkers keuzes maken voor de maanden ná betreffende eindddatum. Ook worden er dan ten onrechte overeenkomsten aangemaakt en die belanden (indien zo ingericht in HR Self Service) in het Personeelsdossier. We gaan faciliteren dat medewerkers geen keuzes meer kunnen maken na een eventueel bekende einddatum contract en hopen zo ook vervuiling van het Personeelsdossier te voorkomen. Nieuwe gebruikersinterface - Aanpassen van een goedgekeurde keuze in de toekomst makkelijker maken We hebben van een aantal klanten teruggekregen dat sommige van hun medewerkers moeite hebben om reeds goedgekeurde keuzes (in de toekomst, bij zogenaamde meermaals doelen) aan te passen. Op dit moment moeten medewerkers op het Dashboard het keuzevenster openen van het doel wat ze aan willen passen. De medewerker komt dan in eerste instantie in de actuele maand terecht en zal een maand in de toekomst moeten selecteren om betreffende keuze aan te passen. We willen deze procedure vereenvoudigen door medewerkers de mogellijkheid te geven dit soort aanpassingen vanuit een centraal punt in de applicatie te laten doen, te weten in de sectie Uw aanvragen in het Overzicht alle aanvragen. Betreffende sectie kan overigens ook via het Dashboard benaderd worden via het openen van de Recente aanvragen. Publishing Date : 5/24/2019

Gewijzigd ten opzichte van vorige versie. Uitbetalingen budget niet afgetrokken van budgetsaldo op budgetoverzicht (change 2212043) Bovenstaande change is niet gerealiseerd in deze release en daarom verwijderd uit deze versie van de release notes. Nieuw Vervaldatum van gekochte verlofuren Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business Waarom Verlofuren die door medewerkers gekocht worden met behulp van Flex Benefits zijn niet onbeperkt houdbaar. Voor deze verlofuren geldt een vervaltermijn van 5 jaren. De verlofrechtmutaties die Flex Benefits aanmaakte voor HR Core Business bevatten deze vervaldatum nog niet. Een aantal organisaties heeft gevraagd om de vervaldatum toe te voegen aan de verlofrechtmutatie. Dat is nu uitgevoerd. Hoe  Nieuwe flexpakket parameter Wij hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de parameter PARR_ExtraTijd_Vervaltermijn. Deze parameter bevat de vervaltermijn in maanden. De standaardwaarde is 60 maanden. Exportfunctie De functie voor het exporteren van keuzegegevens naar HR Core Business is aangepast. De verlofrechtmutaties, die de exportfunctie aanmaakt, zijn uitgebreid met de vervaldatum. Het programma berekent de vervaldatum als volgt:  ingangsdatum van de keuze + het aantal maanden uit parameter PARR_ExtraTijd_Vervaltermijn.  Uitzondering: als je de parameter PARR_ExtraTijd_Vervaltermijn instelt op 0 maanden, dan zet de exportfunctie de vervaldatum op 1 januari van het volgende keuzejaar. Uw actie Je kunt eventueel de standaardwaarde van 60 maanden voor de vervaltermijn aanpassen. Je past de flexpakket parameter als volgt aan: Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer het flexpakket. Klik op de knop Parameters. Selecteer de parameter PARR_ExtraTijd_Vervaltermijn. Klik op de knop Wijzigen. Wijzig de waarde achter het kenmerk Waarde. Klik op de knop Opslaan. Opgeloste meldingen Verkeerde bedragen voor januari op het Budget overzicht (change 2021145) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand uitbetaald aan de medewerkers. De salarisgegevens van januari 2020 van deze organisatie zijn geïmporteerd in Flex Benefits. Een medewerker opent het tabblad Budget overzicht. In de tabel staan verkeerde bedragen bij de maand januari. Oplossing Hoewel de CAO bepaalt dat het persoonlijk budget maandelijks wordt uitbetaald, heeft deze organisatie in januari 2020 de budgetten niet uitbetaald maar gereserveerd. Het Budget overzicht ondersteunde deze afwijking van de CAO niet. Wij hebben het Budget overzicht aangepast voor deze situatie. Medewerker kan een keuze voor ANW-hiaatverzekering niet stoppen (change 2156653) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business Melding Een medewerker heeft in het verleden gekozen voor deelnemen aan de ANW-hiaatverzekering en wil deze deelname stoppen. De medewerker opent het keuzevenster voor het doel ANW-hiaatverzekering en vinkt de vinkbox bij Deelnemen uit. Bij de rubriek Keuze stoppen wordt Ja geselecteerd. Als je dan verder wilt naar stap 2, lukt dit niet, omdat de knop Doorgaan naar verrekenen niet toegankelijk is. Oplossing Bij de combinatie Deelnemen = Uit en Keuze stoppen = Ja, moet de knop Doorgaan naar verrekenen toegankelijk zijn. Dit is nu gerealiseerd. Medewerker kan een keuze voor WIA-aanvullingsverzekering niet stoppen (change 2228754) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business Melding Een medewerker heeft in het verleden een keuze gemaakt voor deelnemen aan de WIA-aanvullingsverzekering en wil deze deelname nu stoppen. De medewerker opent het keuzevenster voor het doel WIA-aanvullingsverzekering en vinkt de vinkbox bij Deelnemen uit. Bij de rubriek Keuze stoppen wordt Ja geselecteerd. Als je dan verder wilt naar stap 2, lukt dit niet, omdat de knop Doorgaan naar verrekenen niet toegankelijk is. Oplossing Bij de combinatie Deelnemen = Uit en Keuze stoppen = Ja, moet de knop Doorgaan naar verrekenen toegankelijk zijn. Dit is nu geraliseerd. Doel Parkeer-, veer- en tolkosten: declaraties voor de volgende maand zijn niet opgeslagen (change 2248890) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business Melding Een medewerker heeft begin september een keuze gemaakt voor het doel Parkeer-, veer- en tolkosten voor de maand september. Voor deze keuze zijn verschillende declaratieregels ingevoerd. Daarna heeft de medewerker een keuze gemaakt voor hetzelfde doel voor de maand oktober. Ook voor deze maand zijn verschillende declaratieregels ingevoerd. Beide keuzes zijn ingediend.  Het programma heeft 2 overeenkomsten gemaakt. De overeenkomst voor de maand september is correct.  Op de overeenkomst voor de maand oktober ontbreken de declaratieregels.  Oplossing Het keuzevenster voor het doel Parkeer-, veer- en tolkosten is verbeterd. De declaratieregels voor de huidige maand en voor de volgende maand worden opgeslagen in de database en opgenomen in de overeenkomst. Verkeerde lettertypes in de medewerkermodule (change 2259681) Melding In release 2020-09 meldden wij dat de schermen van de medewerkermodule zijn aangepast naar de "Nordic Cool" designstandaard van Visma. Onderdeel daarbij was het vervangen van het bestaande lettertype door een nieuw Nordic Cool lettertype. Na de release zien sommige medewerkers bij het openen van Flex Benefits dat de letters een oud lettertype (Times New Roman) tonen in plaats van in het nieuwe Nordic Cool lettertype. Oplossing Het Nordic Cool lettertype staat niet standaard op elke pc. Het moet daarom worden geactiveerd door Flex Benefits als een gebruiker een scherm opent.  De procedure voor het activeren van het juiste lettertype is verbeterd. Veel te hoge bedragen op het Budget overzicht voor de maand augustus (change 2267354) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal Melding Een medewerker controleert de bedragen op het Budget overzicht. Bij de maand augustus ziet hij veel te hoge bedragen, die hij niet kan verklaren. Oplossing In release 2020-09 hebben we een aanpassing uitgebracht van de functie voor het importeren van 1917 bestanden op het onderdeel van het verwerken van correcties over voorgaande salarisperioden. In deze aanpassing zat een fout, waardoor de berekening van de correctie een verkeerd bedrag opleverde. De importfunctie is op dit punt verbeterd en de bedragen zijn gecorrigeerd. Deze aanpassing is al gerealiseerd in een extra release op 5 oktober 2020. Veel te hoge bedragen op het Budgetoverzicht voor toekomstige maanden (change 2276510) Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand uitbetaald aan de medewerker. Medewerkers van organisaties met het Budget uitbetalen systeem controleren de bedragen op het Budgetoverzicht. Bij de maanden november en december zien zij bedragen staan die een factor 100 hoger zijn dan normaal. Oplossing Er zat een fout in de berekening van de prognoses voor het persoonlijk budget voor de toekomstige maanden op basis van de actuele salarisproductie voor het Budgetoverzicht. Deze berekeningen zijn verbeterd. De fout had geen invloed op de berekeningen van het beschikbare bedrag voor de budgetbronnen op de keuzevensters. Deze aanpassing is al gerealiseerd in een extra release op 5 oktober 2020. Publishing Date : 10/29/2020

Opgeloste meldingen Saldo gereserveerd budget niet beschikbaar in maand december (change 364102) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business Melding Voor de medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd voor de medewerker. Het totale saldo van het gereserveerde budget wordt in de maand december automatisch uitbetaald aan de medewerker. De salarisadministrateur van de organisatie heeft een eerste voorlopige salarisproductie voor de maand december uitgevoerd in Payroll Business.  De berekende waarden zijn geëxporteerd naar Flex Benefits. Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel Verlofuren kopen. Hij wil hiervoor de bron Gereserveerd budget inzetten. Hij ziet dat er veel minder gereserveerd budget beschikbaar is dan verwacht. Oplossing Payroll Business gaat ervan uit dat het gehele saldo gereserveerd budget in december wordt uitbetaald aan de medewerker. Het resterende saldo is daarna 0 euro. Hierdoor zet Payroll Business de waarde van de rubriek Saldo gereserveerd budget op 0 euro. Deze waarde wordt geïmporteerd in Flex Benefits. Voor het keuzeproces in Flex Benefits is deze werking niet correct. De medewerker moet de mogelijkheid hebben om zijn saldo gereserveerd budget nog in december te besteden aan een doel - bijvoorbeeld Verlofuren kopen - voordat het wordt uitbetaald. We hebben de importfunctie van Flex Benefits voor deze situatie aangepast. De importfunctie berekent de waarde van de rubriek Saldo gereserveerd budget voor december door gebruik te maken van de budgetwaarden van november. Bedragen op het diagram "Overzicht gebruik WKR budgetten" zijn niet leesbaar  (change 366140)  Melding Een beheerder opent het venster Beheer > Werkkostenregeling > Overzicht gebruik WKR budgetten.  Het programma toont een diagram voor elk ingericht WKR-budget.  In het diagram staan ook de waarden van de staven. Deze waarden staan door elkaar heen en zijn daardoor niet leesbaar. Oplossing Onder de diagrammen vind je nu een tabel waarin de bedragen wel duidelijk leesbaar zijn. Verkeerd Saldo gereserveerd budget voor januari op het Budget overzicht (change 1891630) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business Melding Voor de medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd voor de medewerker. Het totale saldo van het gereserveerde budget wordt in de maand december automatisch uitbetaald aan de medewerker. De salarisadministrateur van de organisatie heeft een eerste voorlopige salarisproductie voor de maand januari uitgevoerd in Payroll Business.  De berekende waarden zijn geëxporteerd naar Flex Benefits. Een medewerker opent het tabblad Budget overzicht. In de tabel staan verkeerde bedragen in de kolom Saldo gereserveerd budget bij de maand januari. Oplossing Flex Benefits ging ervan uit dat het gehele saldo gereserveerd budget in december wordt uitbetaald aan de medewerkers. Een deel van het gereserveerde budget is overgezet naar het volgende jaar zodat het saldo gereserveerd budget in januari (veel) groter is dan alleen de opbouw van de maand januari. Het Budget overzicht ondersteunde deze afwijking niet. Het Budget overzicht is aangepast voor deze situatie. Verkeerde melding op keuzevenster voor ANW-hiaatverzekering (changes 2164715 en 2207620) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business Melding Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel ANW-hiaatverzekering. Het programma toont de melding: "U bent meer dan 3 maanden in dienst. Het meezenden van het aanmeldings- en acceptatieformulier is verplicht".  Deze melding is niet terecht. De medewerker is nog geen drie maanden in dienst. Een zelfde soort melding verschijnt op het keuzevenster voor het doel WIA-aanvullingsverzekering. Oplossing De controle op de indienstdatum op de keuzevensters voor de doelen ANW-hiaatverzekering en WIA-aanvullingsverzekering zijn verbeterd. De voorwaarden, waaronder het onderdeel Stap 3 - Bijlagen toevoegen wordt getoond, zijn ook aangepast. Blokkerende melding op de keuzevensters over gebruik van persoonlijk budget (changes 2210977 en 2241448) Melding Een medewerker heeft de beschikking over een persoonlijk budget. Hij wil dit persoonlijk budget gebruiken voor het maken van een keuze voor een doel. Hij opent het keuzevenster voor een van de doelen. Het programma toont de melding: "U heeft over de verschillende arbeidsvoorwaarden meer persoonlijk budget ingezet dan is toegestaan".  Deze melding is niet terecht. Hij heeft in het verleden wel keuzes gemaakt waarbij hij de bron persoonlijk budget heeft ingezet maar deze keuzes waren alle geldige keuzes. Verschillende organisaties hebben gemeld dat bij hun medewerkers een soortgelijke melding in beeld komt. Het gaat in deze gevallen over verschillende budgetbronnen zoals Benefit budget, IKB-budget, et cetera. Oplossing In een vorige release is een aanpassing aangebracht in de berekeningen voor de verschillende budgetbronnen. Hierdoor is deze fout ontstaan bij sommige medewerkers die eerder dit jaar al keuzes hebben gemaakt waarbij ze een groot deel van hun maandelijkse budget hebben ingezet.  De berekeningen voor de controles op de inzet van de budgetbronnen zijn verbeterd. Deze oplossing is uitgebracht in een extra release op 15 september 2020. Publishing Date : 9/18/2020