Releases Youforce HR Core Education

Nieuw Bulkimport - Directe doorbelasting variabele mutaties Waarom Naar aanleiding van de wens Directe doorbelasting via bulkimport kunnen inlezen op het ideeënportaal (HCED-I-77) is de functionaliteit Bulkimport in HR Core Education uitgebreid met de template MVAD. Hoe Jobaanlevering > Jobbatch> Onderwijs > Bulkimport Het is alleen mogelijk variabele mutaties voor directe doorbelasting toe te voegen. Download hiervoor de template MVAD vanuit de online help of vanaf het Youforce portaal. Dit is een template waarin het medewerker ID meer dan één keer mag voorkomen in het bestand.  Volgnummerbepaling gewijzigd De bepaling van de volgnummers voor mutaties Directe doorbelasting is gewijzigd om bulkimport van nieuwe variabele mutaties mogelijk te maken: Voor stammutaties Directe doorbelasting gebruik je voortaan volgnummers 1 t/m 49.  Voor variabele mutaties kent het systeem automatisch een volgnummer toe in het waardebereik 50 t/m 99. Tijdens deze release converteren wij toekomstige variabele mutaties met een volgnummer buiten het waardebereik 50 t/m 99 naar een mutatie met een volgnummer binnen dit waardebereik. Jouw actie Voorwaarde voor het gebruik maken van de functionaliteit Bulkimport in HR Core Education is dat de betreffende jobkaarten zijn ingericht. Zie de beschrijving van deze functionaliteit in de online help. Eenmalige uitkering Voortgezet Onderwijs Waarom In de salarisberekening van juni moet voor medewerkers die vallen onder de CAO VO, een eenmalige uitkering worden bepaald op basis van de WTF op peildatum 1 juni. Hoe Voor deze uitkering is in HR Core Education de HRCE component 4647 (Gemal component 02853) beschikbaar. Via deze component wordt het percentage van de uitkering doorgegeven aan het salarissysteem. Voor het blokkeren van deze uitkering is in HR Core Education de HRCE component 3412 (Gemal component 01417) toegevoegd. De uitkering wordt geblokkeerd in het geval er sprake is van een percentage van 0%. De componenten 4647 en 3412 worden automatisch in stap 2 van de salaris aanlevering gegenereerd. U kunt deze componenten voor een medewerker eventueel ook handmatig opvoeren. De automatische bepaling in stap 2 vervalt dan voor de betreffende medewerker. Controleer de bestaande medewerkers voor langlopende blokkeringen. Opmerking: als  voor de medewerker een stam mutatie Blokkering eindejaarsuitkering 7 is vastgelegd met HRCE code 3412 (deze stuurt Gemal component 01417 aan) wordt de eenmalige uitkering niet automatisch toegekend aan de medewerker. Jouw actie Je hoeft voor deze aansturing niets te doen. Als je wilt afwijken van de beschreven standaardwerking (een afwijkend percentage of de uitkering blokkeren) moet je de componenten zelf opvoeren. Wet- en regelgeving Wet Invoering Extra Geboorteverlof (Wieg) - nieuwe Payroll Gemal invoercodes Voor de financiële afhandeling van het Aanvullend geboorteverlof zijn onderstaande HR Core Education codes / Payroll Gemal invoercodes opgevoerd of gewijzigd. Raadpleeg de Payroll Gemal handleiding en release notes voor de toelichting op het gebruik van deze codes. Publishing Date : 5/25/2020

Mededelingen Ideeënportaal Het Ideeënportaal is nu beschikbaar in de HR Core Education communitygroep: https://community.raet.com/producten/hr-core-education/i/ideeen Team HR Core Education neemt de komende tijd alle ideeën door en werkt de status bij. Daarna ben je op de hoogte van onze bevindingen, vragen en de beoordeling van de mogelijkheden voor het realiseren van de ingelegde ideeën. Wij zijn inmiddels gestart met het beoordelen en werken chronologisch: de oudste ideeën eerst. Als wij een volledig beeld hebben, bepalen wij de prioriteiten voor de realisatie. Hierbij speelt de haalbaarheid in de komende tijd een rol. Ook gaan wij mogelijkerwijs ideeën samenvoegen als dat zinvol is voor de realisatie. Je kan dit volgen in de community en het zou prettig zijn als je bekijkt of er van onze kant nadere informatie wordt gevraagd én het is natuurlijk altijd mogelijk (aanvullende) input geven. Nieuw Wet Wieg - Aanvraag WAZO-uitkering uitgebreid Waarom Per 1 juli 2020 wordt de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG) uitgebreid met Aanvullend Geboorteverlof voor partners. Sinds 1 januari 2019 heeft de partner na de bevalling recht op éénmaal de wekelijkse arbeidsduur aan geboorteverlof met behoud van het loon. Het verlof moet binnen vier weken na de geboorte worden genoten en mag ook verspreid worden opgenomen in deze periode. Het aanvullend geboorteverlof treedt per 1 juli 2020 in werking. Hierbij heeft de partner recht op een aanvulling van maximaal vijfmaal de wekelijkse arbeidsduur zonder loondoorbetaling vanuit de werkgever. Er bestaat wel het recht op een UWV-uitkering tijdens het aanvullend geboorteverlof. Het verlof moet binnen zes maanden na de geboorte worden genoten. Hoe  In HR Core Education is de aanvraag WAZO-uitkering uitgebreid met de gegevens voor het aanvragen van een uitkering Aanvullend geboorteverlof voor partners. Personeelsmanagement > Ziekteregistratie > Ziekmelding WAZO Voor het aanvragen van een WAZO - uitkering Aanvullend geboorteverlof - gebruik je de pagina Ziekmelding WAZO. De gegevens waarmee je Aanvullend geboorteverlof aanvraagt, staan in de rode kaders. Uw actie Met ingang van 1 juli 2020 kan je de uitkering Aanvullend geboorteverlof aanvragen. De gegevens worden net als de andere WAZO aanvragen vastgelegd in de ziektehistorie. Wij adviseren je voor de medewerker met een Aanvraag WAZO voor Aanvullend geboorteverlof meteen een hersteldatum vast te leggen die gelijk is aan de datum Aanvang verlof. Zo kan je eventuele ziekte tijdens het aanvullend geboorteverlof van de medewerker registreren. Om vervangingen van de medewerker vast te kunnen leggen, adviseren wij je de afwezigheid voor het Aanvullend geboorteverlof te registreren in de Verlofmodule. Je kan bijvoorbeeld een verlofsoort aanmaken en de betreffende medewerker hiervoor rechten toekennen. De rubrieken zijn beschikbaar in Self Service. Voor de financiële afhandeling komen de Payroll Gemal invoercodes / HRCE codes beschikbaar in de juli release. Gewijzigd en verbeterd Vervangingsfonds aanlevering Waarom Op verzoek van het Vervangingsfonds (VF) is de gegevenslevering aan het VF aangevuld met de salarisschalen A10 t/m A13 (adjunct-directeur), D11 t/m D15 (directeur) en OAIO (onderwijsassistent in opleiding).  In het kader van de AVG wordt de reden van het verzuim niet meer geleverd. Hoe Je kan het resultaat van de salarisschalen raadplegen in de Excel met de gegevens van de eerstvolgende levering aan het VF. Met ingang van de juli levering, leveren wij de reden van het verzuim niet meer in de verzuimgegevens. Uw actie Geen. Mobiel nummer in Edi/Arbo berichtgeving Waarom Op verzoek van de ARBO diensten is de inhoud van de berichtgeving vanuit HR Core Education met betrekking tot de telefoonnummers van de zieke medewerker gewijzigd. De berichtgeving maakt gebruik van twee typen telefoonnummers: HPN en CEL. In de oude situatie werd het huis telefoonnummer (HPN) geselecteerd en bij afwezigheid het mobiele nummer (CEL). Vanaf nu selecteert de programmatuur het mobiele nummer en bij afwezigheid het huis telefoonnummer.  Hoe Personeelsgegevens>Persoonlijke gegevens>tab Adresgegevens Op deze pagina leg je de adressen en telefoonnummers vast. Opmerking: Als sprake is van een VPL adres kan je ook een VPL telefoonnummer vastleggen; in de berichtgeving is niets gewijzigd ten aanzien van Verpleegadressen en /of Verpleegtelefoonnummers. Uw actie Geen.  Opgeloste meldingen Change 1991185 - verschil in tabel code einde arbeidsovereenkomst Er is onduidelijkheid ontstaan met betrekking tot de code Einde arbeidsovereenkomst en de code Reden uit dienst loonaangifte. Oorzaak is een verkeerd gekozen labeltekst bij het veld. De werking van de programmatuur is niet gewijzigd. Het volgende is echter wel aangepast: Het label Reden uit dienst Loonaangifte in HR Core Education is gewijzigd naar Reden uit dienst AO De keuzelijst is aangevuld met de corresponderende waarde die Payroll Gemal gebruikt voor de Loonaangifte De toelichting in de online help De waarde die u hier opgeeft is voor component 1073 / Gemal invoercode 02850. Raadpleeg de Gemal handleiding voor de toelichting op de conversie die wordt toegepast op dit component. Change 1934436 - Postcodeservice werkt niet Melding De Postcodeservice werkt niet meer. Oplossing Voor HR Core Education is een technische aanpassing uitgevoerd. Wet- en regelgeving Nieuwe Gemal invoercode HRCE Code Omschrijving Stam  Variabel Type component Gemal invoercode Aantal decimalen Lengte waarde  Afwijkende ingangsdatum   TWK toegestaan Afwijkende mutatie toegestaan Component groep Uitsluiten correctierun 8155 Solistische func. Ja Nee Numeriek 03155 0 1 Nee Vorig jaar Ja ?? Nee Publishing Date : 4/24/2020

Wet- en regelgeving Fiscale rekenregels / Fiscaal woonland - Fout in release notes 2019-12 Constatering In de release notes 2019-12 is ten onrechte aangegeven dat u het fiscaal woonland handmatig moet opgeven met HRis code 9194. Wij hebben echter in de december release de programmatuur gewijzigd, waardoor het Fiscaal woonland wordt afgeleid van het land dat is ingevuld bij het adrestype HOM. Dat is HRis code 1035 (Payroll Gemal code 02252). Dit betekent dat vanaf de februari release HRis code 9194 niet meer beschikbaar is. Correctie Hieronder volgt de verbeterde tekst. De fiscale rekenregels van 2020 wijzigen. Voor de loonheffing van medewerkers wonende in België, Suriname en Aruba gelden nieuwe belastingtabellen. Dit stuurt u aan met nieuwe waarden voor Payroll Gemal: invoercode 02323 – Indicatie fiscaal woonland (HRis code 9195). De programmatuur is gewijzigd, waardoor het fiscaal woonland voortaan wordt afgeleid van het land dat is ingevuld bij het type adres HOM - HRis code 1035. HRis code 9194 vervalt. Waarde Payroll Gemal invoercode 02252 (HRis code 1035) Op te geven waarde voor Payroll Gemal invoercode 02323 (HRis code 9195) BEL (BE) 4 SUR (SR) 5 ABW (AW) 5 Automatische omzetting: HR Core Education voert voor bestaande medewerkers, indien van toepassing, deze conversie voor u uit en levert de mutaties aan Payroll Gemal met de januari salarisaanlevering. Uw actie Let op dat u bij (nieuwe) medewerkers vanaf 1-1-2020 de juiste waarde voor Indicatie fiscaal woonland opgeeft (HR Core Education component 9195 / Gemal invoercode 02323). WAB - Nieuwe IKV voor Transitievergoeding en Ontslagvergoeding Transitievergoedingen en andere ontslagvergoedingen moet u in de loonaangifte verantwoorden op een apart nummer inkomstenverhouding (IKV). In HR Core Education is hiervoor de pagina Transitie-/ontslagvergoeding gemaakt. U kunt op deze pagina per verwerkingsperiode een transitie- en/of ontslagvergoeding opvoeren voor de medewerker met een bijbehorend nummer inkomstenverhouding. Opmerkingen Het is niet meer nodig hiervoor een nieuw medewerkerdossier aan te maken De gegevens komen in de maart release beschikbaar voor gebruik in uw ad-hoc-rapportages Salarisadministratie > Administratie > Aanvullende salarisgegevens > Transitie-/ontslagvergoeding Voorbeeld voor het vastleggen en wijzigen van de vergoedingen Een medewerker heeft een vast salaris van €2000 bruto en verder geen bijzonderheden. Het reeds uitgegeven IKV-nummer voor deze medewerker is 1. De medewerker krijgt al in april een transitievergoeding van €1000 betaald omdat hij per juni ontslagen wordt. Voor de transitievergoeding legt u het volgende vast: Gegevens Waarde Invoercode Ingangsdatum 01-04-2019 IKV nr Transitievergoeding 2 Payroll Gemal invoercode 02378 / HRis code 1378 Bedrag Transitievergoeding 1000,00 Payroll Gemal invoercode 00699 / HRis code 1699 Bedrag Ontslagvergoeding Payroll Gemal invoercode 00694 / HRis code 1694 De medewerker krijgt vervolgens in mei een ontslagvergoeding van € 3400,00 . Dan moet er een nieuw IKV nr komen. (het IKV nr voor de transitievergoeding/ontslagvergoeding is variabel en werkt daarom  alleen in 1 salarisperiode). Voor de ontslag vergoeding legt u het volgende vast: Gegevens Waarde Invoercode Ingangsdatum 01-05-2019 IKV nr Transitievergoeding 3 Payroll Gemal invoercode 02378 Bedrag Transitievergoeding Payroll Gemal invoercode 00699 Bedrag Ontslagvergoeding 3400,00 Payroll Gemal invoercode 00694 Er is een fout gemaakt, In juni komt u er achter dat hij 300 te weinig tranistievergoeding heeft gekregen. Dan moet u het bedrag met TWK aanpassen. Voor het herstel van de fout legt u het volgende vast: Gegevens Waarde Invoercode Ingangsdatum 01-04-2019 IKV nr Transitievergoeding 2 Payroll Gemal invoercode 02378 Bedrag Transitievergoeding 1300,00 Payroll Gemal invoercode 00699 Bedrag Ontslagvergoeding Payroll Gemal invoercode 00694 In juni dat ook een fout is gemaakt, de periode waarin alles uitbetaald had moeten worden was juni. Acties: 0-stellen bedrag in april, 0-stellen bedrag in mei en alles opvoeren in juni met opnieuw een nieuwe IKV: Gegevens Waarde Invoercode Ingangsdatum 01-04-2019 IKV nr Transitievergoeding 2 Payroll Gemal invoercode 02378 Bedrag Transitievergoeding 0 Payroll Gemal invoercode 00699 Bedrag Ontslagvergoeding 0 Payroll Gemal invoercode 00694 (deze is feitelijk onnodig) Gegevens Waarde Invoercode Ingangsdatum 01-05-2019 IKV nr Transitievergoeding 3 Payroll Gemal invoercode 02378 Bedrag Transitievergoeding 0 Payroll Gemal invoercode 00699 (deze is feitelijk onnodig) Bedrag Ontslagvergoeding 0 Payroll Gemal invoercode 00694 Gegevens Waarde Invoercode Ingangsdatum 01-06-2019 IKV nr Transitievergoeding 4 Payroll Gemal invoercode 02378 Bedrag Transitievergoeding 1300,00 Payroll Gemal invoercode 00699 Bedrag Ontslagvergoeding 3400,00 Payroll Gemal invoercode 00694 Zie ook de release notes van Payroll Gemal voor instructies. De programmatuur genereert een uniek nummer inkomstenverhouding voor het BSN en het loonheffingennummer van de medewerker per exemplaar transitie-/ontslagvergoeding. Uw actie Voer met de begindatum het bedrag transitievergoeding en/of ontslagvergoeding op. Het systeem genereert het IKV nummer. Tabel Aard arbeidsverhouding Het waardebereik van de code Aard arbeidsverhouding is in de loonaangifte 2020 uitgebreid met code 83 BBL. Code 01 is gewijzigd naar Arbeidsovereenkomst (exclusief BBL). In HR Core Education is de tabel aangepast. Dit betreft Payroll Gemal invoercode 02268 / HRis code 1157. Payroll Gemal code 03183 / HRis code 3183 vervalt. Publishing Date : 1/24/2020

Nieuw Bulk import Waarom Bij het uit dienst melden van de medewerker blijkt vaak dat de aktes niet goed zijn bijgehouden. Om het uit dienst melden makkelijker te maken kan in dit geval de indicator Blokkeren akte worden aangevinkt. Het is een klantwens om dit in een keer voor alle medewerkers van een organisatie te kunnen doen. Let op: de aktesturing is vastgelegd in de Default bedrijfsgegevens. Zet op deze pagina de indicator Voorkeurwaarde akte blokkeren op Ja als de aktes niet in gebruik zijn bij het bedrijf. Zo komt de waarde Blokkeren akte automatisch op Ja te staan voor elke nieuwe medewerker. Hoe Hiervoor heb je vanaf deze release de nieuwe template BLAK beschikbaar. Deze template vind je in de Online Help en op de Community. Personeelsmanagement > Personeelsgegevens > Dienstverband Het proces Bulkimport vinkt het veld Blokkeren akte aan voor de opgegeven medewerkers in de template BLAK. Jouw actie Beheerregels > Regels administratief beleid > Structuur van de onderneming > Definitie van de onderneming > Default bedrijfsgegevens Als HR Core Education voor de medewerkers van het bedrijf geen aktes via de aanstellingen moet aanmaken, geef je dit aan in de Default bedrijfsgegevens. Vul het veld Voorkeurwaarde akte blokkeren met de waarde Ja. Wet- en regelgeving Ontrafelen code speciale werknemer Salarisadministratie > Administratie > Aanvullende salarisgegevens > Fiscaal/SV/Pensioen – tab Fiscale gegevens Het veld Speciale werknemer is verwijderd van het scherm Fiscaal/SV/Pensioen omdat Payroll Gemal diverse extra codes in het leven heeft geroepen. HR Core Education code 1160 – Gemal invoercode 02345 werd met dit veld aangestuurd en wordt vanaf deze release niet meer automatisch aangemaakt bij het muteren van een exemplaar Fiscale gegevens. Voor informatie zie de Payroll Gemal handleiding en de release notes, onderwerp Functionaliteit Speciale werknemer opgesplitst. Deze informatie is eerder gepubliceerd op de community: Conversie Code Speciale werknemer in HR Core Education op donderdagavond 7 januari 2021. In HR Core Education gebruikte je tot nu toe het veld Speciale werknemer voor het aansturen van HR Core Education code 1160 / Gemal invoercode 02345. Deze code is in Payroll Gemal vervallen per 1 januari 2021. Het veld Speciale werknemer is vanaf de februari release niet meer beschikbaar op de HR Core Education pagina Fiscaal/SV/Pensioen. Je kunt vanaf nu de nieuwe invoercodes gebruiken. 2836 / 02836 - 30%-regeling 2845 / 02845 - Wachtgelder (zorg) 2889/ 02889 - Kwartaaltabel LH 8155 / 03155 - Solistische functie Om hierbij aan te sluiten voeren wij aankomende donderdag 7 januari 2021 een conversie uit voor medewerkers met een geldige mutatie voor code 1160 / 02345. De conversie kent de volgende criteria. De uitdienstdatum van de medewerker ligt op of na 01-01-2021 Er is een actieve mutatie op of na 01-01-2021 voor code Speciale werknemer 1160 / 02345. De was/wordt lijst van de mutaties op code Speciale werknemer 1160 / 02345: 2 - Stamgegeven voor HRCE-component 2836 met waarde 1 3 - Stamgegeven voor HRCE-component 2836 met waarde 2 6 - Stamgegeven voor HRCE-component 2845 met waarde 1 7 - Stamgegeven voor HRCE-component 2889 met waarde 1 Voor betreffende medewerkers heeft deze conversie een nieuw exemplaar Fiscale gegevens aangemaakt per 01-01-2021 met een lege waarde voor code Speciale werknemer 1160 / 02345. Let op: je kunt voor een speciale werknemer het veld Speciale werknemer niet meer gebruiken. Publishing Date : 1/22/2021

In deze versie... Verwijderd Onderwerp: Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) - Contractindicatoren Onder de paragraaf Uw actie is de volgende actie verwijderd: U dient in de salarisprofielen de 3 indicatoren van een waarde te voorzien. Aangepast Onderwerp: HRis gegevensexport Excel meerdere werknemers geeft geen output (Change 730168) De naam van het scherm onder de paragraaf Melding is aangepast. Onderwerp: Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) - Contractindicatoren De tekst onder de paragraaf Hoe is aangepast. Dit betreft de twee regels die beginnen met "De nieuwe gegevens zijn toegevoegd / beschikbaar". Mededelingen WAB community Op 13 november hebben wij een bericht op de Youforce portal geplaatst met als titel 'WAB community-groep nu live'. Alle informatie over de WAB en wijzigingen in onze software kunt u vinden in deze community. Hierin worden de wijzigingen over onze producten heen toegelicht. In deze communicatie wordt verwezen naar de specifieke release notes per product. In het hoofdstuk Wet- en regelgeving vindt u de specifieke wijzigingen voor HR Core Education ten aanzien van de WAB.  Eindejaarsproducties Zoals aangekondigd in de release notes van Payroll Gemal van periode 06 en 09 gaat u met ingang van deze jaarovergang niet meer gebruikmaken van de eindejaars-producties in Payroll Gemal maar van een aanvullende correctieproductie (ACP).  Echter de werkwijze in HR Core Education is hiermee niet gewijzigd. U blijft dus een 13e, 14e en eventuele 15e periode aanleveren die in Payroll Gemal Direct wordt omgezet naar een aanvullende correctieproductie. Let op dat de output van deze aanvullende correctieproducties (1917 bestanden) bij het terug inlezen in HR Core Education worden behandeld als vervangende correctiebestanden op periode 12 (december). Er zijn dus geen outputbestanden meer voor jaarwerkperiodes 13, 14 , 15. Dit heeft tot gevolg dat de december resultaten pas compleet zijn na terug inlezen van de output van de laatst aangeleverde jaarwerkproductie. Dit kan mogelijk consequenties hebben voor achterliggende systemen waarin deze resultaten worden ingelezen. Wij hebben het Risicofonds reeds geïnformeerd over een latere levering van de gegevens over december 2019. Bovendien wordt er voortaan geen aparte eindejaars-gegevenslevering naar het Risicofonds verzonden. Voor meer informatie over dit onderwerp zie de speciale release notes op de Community bij de Release Information Groep bij Releases 2019 > 2019-12 > Payroll Gemal 2019-12 - Speciale release notes Nieuw Nieuw overzicht in Gebruikersbeheer: Autorisatiegegevens gebruikers exporteren naar Excel Waarom Voortaan bent u in staat om inzicht te krijgen in de geregistreerde gebruikers en hun autorisaties.  Omdat het niet mogelijk is de exportfunctionaliteit beschikbaar te stellen op de pagina Gebruikers is in deze release een nieuwe pagina toegevoegd met daarop de exportfunctionaliteit. Deze verbetering komt tevens voort uit het Visma | Raet Ideeënportaal. Hoe Gebruikersbeheer / Overzicht gebruikers U kunt de gegevens op de pagina Overzicht gebruikers alleen raadplegen. Via de knop Exporteren maak je een Excel-bestand aan met de gebruikersgegevens. Let op: de export bevat alleen de gegevens zoals deze op het moment van exporteren voorkomen in het systeem. Uw actie Selecteer de gewenste populatie en klik op de knop Exporteren. Opgeloste meldingen HRis gegevensexport Excel meerdere werknemers geeft geen output (Change 730168) Melding Wanneer in het scherm Stamblad medewerker P&O via Exporteren de gegevens van medewerkers aan het Excelbestand worden toegevoegd, dan wordt in bepaalde situaties de Laatste dag in dienst onterecht niet gevuld. Oplossing HR Core Education is aangepast waardoor de Laatste dag in dienst altijd wordt gevuld indien daarvan sprake is. De verbetering is op meerdere plaatsen in de programmatuur aangebracht: Stamblad medewerker, Stamblad medewerker P&O, Profielknop medewerker (in de banner). Uw actie Geen. Wet- en regelgeving Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren - WNRA Per 1 januari 2020 wijzigen de ambtelijke aanstellingen, die medewerkers nu nog hebben in het openbaar onderwijs, in private arbeidsovereenkomsten. Net als in het bijzonder onderwijs is dan het private arbeidsrecht op grond van het Burgerlijk Wetboek van toepassing. De rechtspositie van medewerkers in het bijzonder en openbaar onderwijs wordt daarmee gelijk gesteld. Let op: Vanaf 1-1-2020 tellen alle eerdere aanstellingen (dus aanstellingen die voor 1-1-2020 zijn ingegaan) ook mee voor de hoogte van een eventuele transitievergoeding en ook voor de ketenbepaling. Mogelijk dat tevens de regels rondom de ketenbepaling veranderen. Op de websites van PO-Raad en VO-Raad kunt u hierover meer informatie vinden, bijvoorbeeld: PO-Raad https://www.poraad.nl/themas/werkgeverszaken/arbeidsrecht-actueel/normalisering-rechtspositie-ambtenaren-0 VO-RAAD https://www.vo-raad.nl/nieuws/wnra-gevolgen-voor-tijdelijke-contracten-in-het-openbaar-onderwijs-update NB: Voor medewerkers in het MBO en HBO verandert er niets (in het MBO en HBO zijn geen openbare instellingen, alleen bijzondere instellingen). Waarom Voor medewerkers in het openbaar onderwijs verandert door de WNRA de aard van de arbeidsverhouding. Vanaf 1-1-2020 is het daarom van belang dat u voor nieuwe arbeidsovereenkomsten (zowel openbaar als bijzonder onderwijs) de juiste waarde voor de Aard arbeidsverhouding en de Code soort inkomstenverhouding bij de medewerker invult: Aard arbeidsverhouding: code 1 (Arbeidsovereenkomst) Code soort inkomstenverhouding: code 15 (Loon of salaris, niet onder te brengen onder 11, 13 of 17) Deze gegevens zijn verplicht in de loonaangifte. Wanneer u voorheen deze gegevens niet in HRCE invulde bij de medewerker, dan vormde dat geen probleem. Payroll Gemal was in staat de juiste waarden af te leiden uit andere gegevens. Echter vanaf 1-1-2020 kan Payroll Gemal deze gegevens niet meer eenduidig afleiden. Vandaar dat u voortaan deze gegevens in HR Core Education zelf moet registreren. Hoe Salarisadministratie > Administratie > Aanvullende salarisgegevens > Fiscaal / SV / Pensioen De volgende wijzigingen zijn uitgevoerd: Het is voortaan verplicht om de Aard arbeidsverhouding en de Code soort inkomstenverhouding in te vullen bij de medewerker. Het systeem controleert hierop. Beide gegevens zijn in te vullen in het scherm Fiscale gegevens (Code soort inkomstenverhouding is omgezet van een stamcomponent naar een vast gegeven)  Beide gegevens zijn beschikbaar in de salarisprofielen (Code soort inkomstenverhouding is ook daarin omgezet van stamcomponent naar vast gegeven). Tijdens de release voeren wij een conversie uit zodat voor al uw medewerkers vanaf 1-1-2020 de juiste codes voor Aard arbeidsverhouding (code 1) en voor Code soort Inkomstenverhouding (code 15) worden vastgelegd in HRCE. Deze codes worden vervolgens met de salarisaanlevering van januari 2020 automatisch doorgegeven aan Payroll Gemal zodat beide systemen consistent zijn met elkaar.  Deze conversie zorgt voor de noodzakelijke omzetting in het kader van de WNRA: Aard arbeidsverhouding → Omzetting van 18 naar 1 (van Publiekrechtelijke aanstelling naar Arbeidsovereenkomst) Code soort inkomstenverhouding → Omzetting van 11 naar 15 (van Loon of salaris ambtenaar naar Loon of salaris) Wanneer u voor een medewerker in HRCE een andere waarde had vastgelegd voor een of beide gegevens, dan blijft die uiteraard ongewijzigd van toepassing. De conversie wordt alleen uitgevoerd voor actieve medewerkers (indienst op of na 1-1-2020) die verloond worden. Beide gegevens (Aard arbeidsverhouding en Code soort inkomstenverhouding) zijn beschikbaar in de datafeeds en de reportmodels. Dit is een wens uit het Visma|Raet Ideëenportaal. Uw actie Controleer de salarisprofielen en geef voor de 2 genoemde gegevens een waarde op. Controleer of de betreffende gegevens bij uw medewerkers correct zijn ingevuld. Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) - Contractindicatoren Waarom Per 1 januari 2020 wordt de Wet Arbeidsmarkt in Balans actueel. Het doel van de WAB is het herstellen van de balans tussen vaste en flexibele contracten. Om deze wet te ondersteunen hebben we in deze release een aantal nieuwe gegevens toegevoegd. Hoe De volgende gegevens zijn verplicht om voortaan bij de medewerker in te vullen. Dit omdat deze gegevens (de zgn. 3 indicatoren) moeten worden doorgegeven in de Loonaangifte en op de salarisstrook moeten worden opgenomen. Code contract (on)bepaalde tijd                     (bestaand gegeven, component 1122 / invoercode 02259) Indicator Schriftelijke arbeidsovereenkomst  (nieuw gegeven,       component 1125/ invoercode 02294) Indicator Oproepovereenkomst                     (nieuw gegeven,       component 1126 / invoercode 02474) De velden zijn muteerbaar op de volgende schermen: Medewerker aannemen Medewerker kopiëren Dienstverband (in de sectie Overeenkomst) Op de volgende schermen zijn deze gegevens zichtbaar: Stamblad medewerker Stamblad medewerker P & O De indicator Bepaalde/Onbepaalde tijd is een bestaand gegeven op de schermen, nl. het veld Type. De nieuwe gegevens zijn toegevoegd in mailmerge. U kunt ze dus toevoegen in een mailmerge document en vullen vanuit de pagina Correspondentie. De nieuwe gegevens zijn beschikbaar in Self Service. Wanneer in het geval van een nieuwe medewerker deze gegevens ontbreken in de Self Service mutaties, vult HRCE deze bij het inlezen met de standaardwaarden: Schriftelijk - Ja en Oproep - Nee. Zodoende hoeft u wellicht niet direct uw Self Service formulieren aan te passen, maar kunt u dat op een later moment doen. WW-premie differentiatie Werkgevers in de sector Overheid en Onderwijs zijn verplicht eigenrisicodrager voor de Werkloosheidswet. Zij betalen een Ufo-premie (premie Uitvoeringsfonds Overheid). Voor de Ufo-premie wordt geen premiedifferentiatie toegepast. Voor overige medewerkers (die dus niet onder een onderwijs cao vallen) geldt het volgende: Vanaf 1 jan 2020 moet onderscheid gemaakt worden in een hoog of laag tarief voor de WW-premie.  Payroll Gemal bepaalt op basis van de waarden van de drie indicatoren welk ww-tarief van toepassing is. U kunt hiervan afwijken met stamcomponent Code tarief WW Awf (component 2002 / invoercode 02170). Ook wanneer u achteraf de premie moet herzien, gebruikt u deze stamcomponent om dit door te geven aan Payroll Gemal. Voor meer informatie omtrent de WAB/ Premiedifferentiatie en hoe hiermee om te gaan, verwijzen we u naar de overkoepelende WAB-informatie op de Community. Initiële vulling De Indicator schriftelijke arbeidsovereenkomst en Indicator oproepovereenkomst worden tijdens de release bij alle medewerkers initieel van een waarde voorzien: Indicator schriftelijke arbeidsovereenkomst wordt initieel gevuld met Ja; Indicator oproepovereenkomst wordt initieel gevuld met Nee (behalve bij uurloners en min-max overeenkomsten). De initiële waarden worden vervolgens met de salarisaanlevering van januari doorgegeven aan Payroll Gemal. Let op: Bij het initieel vullen gaat HRCE uit van een schriftelijke arbeidsovereenkomst. Controleer altijd of hiervan daadwerkelijk sprake is en pas dit zo nodig aan. Personeelsmanagement > Personeelsacties > Aannemen > Medewerker aannemen Personeelsmanagement > Personeelsacties > Aannemen > Medewerker kopiëren Personeelsmanagement > Personeelsgegevens > Dienstverband Uw actie De indicatoren zijn verplichte gegevens, dus u moet deze velden altijd invullen. Op de pagina's Medewerker aannemen en Medewerker kopiëren wordt het veld Schriftelijk standaard gevuld met Ja en het veld Oproep wordt standaard gevuld met Nee. Dit kunt u uiteraard overrulen. De indicatoren zijn beschikbaar in de datafeeds en de reportmodels zodat u deze kunt opnemen in uw rapportages. Gebruikt u Self Service en heeft u de nieuwe gegevens nog niet opgenomen op uw formulieren, dan vult HRCE bij het inlezen vanuit Self Service deze gegevens met een default waarde. Controleer dat deze default waarde correct is, bijv in geval van een min/max contract of andere vorm van een oproepovereenkomst. In Self Service kunt u de rubrieken toevoegen op uw formulier(en). Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) - Reden einde arbeidsovereenkomst Waarom  In de loonaangifte 2020 is een nieuw gegeven geïntroduceerd: Code reden einde arbeidsovereenkomst. Dit gegeven moet voortaan bij een uitdiensttreding verplicht worden doorgegeven in de loonaangifte en daarom dient u in deze situaties dit gegeven verplicht op te geven in HRCE. U kunt hierbij kiezen uit een lijst van mogelijke waarden die door de Belastingdienst is bepaald. Dit gegeven wordt voortaan ook gebruikt in de UPA (een standaard voor het uitwisselen van gegevens met pensioenfondsen). Hoe Aan het scherm Dienstverband beëindigen is een gegeven toegevoegd: Reden uit dienst loonaangifte. Het is verplicht dit gegeven in te vullen wanneer u de Laatste dag in dienst ingevuld heeft. NB: Dit scherm bevat al gegevens waarmee u de reden uitdienst kon opgeven (Status categorie en Reden status). Voor de loonaangifte is een apart gegeven aan dit scherm toegevoegd omdat het niet mogelijk bleek om de waarde voor de loonaangifte af te leiden van een van de andere gegevens voor reden uit dienst. Personeelsmanagement > Personeelsacties > Beeindiging > Dienstverband beeindigen De Reden uit dienst loonaangifte wordt aan Payroll Gemal doorgeven op Gemal invoercode = 02850. De aan de Gemal invoercode gekoppelde stamcomponent is omgezet naar het nieuwe veld op het scherm. Bij het ongedaan maken van de beëindiging moet de reden ook weer leeggemaakt worden. Het gegeven komt in de release van februari 2020 ook beschikbaar in de datafeeds en de reportmodels. Uw actie Indien een arbeidsovereenkomst wordt beëindigd, moet een reden uit dienst voor de loonaangifte worden opgegeven. Mogelijk heeft u reeds medewerkers met een uitdienstdatum op of na 1-1-2020. Vul alsnog bij deze medewerkers de Reden uit dienst loonaangifte in. Fiscale rekenregels - Fiscaal woonland De fiscale rekenregels van 2020 wijzigen. Voor de loonheffing van medewerkers wonende in België, Suriname en Aruba gelden nieuwe belastingtabellen. Dit stuurt u aan met nieuwe waarden voor Payroll Gemal invoercode 02323 (HR Core Education code 9195) – Indicatie fiscaal woonland. Waarde invoercode 02252 (9194) Op te geven waarde voor invoercode 02323 (9195) BE 4 SR 5 AW 5 Automatische omzetting: HR Core Education voert voor bestaande medewerkers, waarop van toepassing, deze conversie voor u uit en levert de mutaties aan Payroll Gemal met de januari salarisaanlevering. Uw actie Let op dat u bij (nieuwe) medewerkers vanaf 1-1-2020 de juiste waarde voor Indicatie fiscaal woonland opgeeft (HR Core Education component 9195 / Gemal invoercode 02323). Code voor Nul uren contract vervalt Onder bepaalde voorwaarden wordt dit gegeven (component 1124) gegenereerd in stap 2 van de salarisaanlevering. Vanaf 1-1-2020 vervalt dit gegeven in Payroll Gemal en wordt daarom niet meer gegenereerd. Component 1124 wordt niet meer aangemaakt vanuit stap 2 van de salarisaanlevering. Component 1124 wordt niet meer aangemaakt in genereren proefstrook. Component 1124 wordt niet meer aangemaakt in genereren begroting. Publishing Date : 12/5/2019

In deze versie... Aangepast Onderwerp: Gebroken maand bij uit dienst melden De tekst onder de paragraaf Hoe is aangepast. Gewijzigd en verbeterd Splitsing code SV Waarom Payroll Gemal heeft in de september release de code SV gesplitst in 3 aparte codes voor de 3 werknemersverzekeringen WW, WIA en ZW. Zie hiervoor de Payroll Gemal release notes. HR Core Education sluit vanaf deze release hierbij aan. Hoe U kunt de waardes voor deze codes vastleggen voor de medewerker op het scherm Sociale verzekeringen: Salarisadministratie > Administratie > Aanvullende salarisgegevens > Fiscaal / SV / Pensioen > Tab Sociale Verzekeringen U kunt de waardes in het Salarisprofiel opnemen. Beheerregels > Klantcodetabellen > Regelgeving Salarisadministratie > Salarisprofiel Met de oktober release converteren wij in HR Core Education de oude component Code SV (HRCE code 1233): HR Core Education verwijdert alle mutaties op HRCE code 1233 in de actuele verwerkingsperiode. Op basis van de Payroll Gemal mutaties op component 1233 maakt HR Core Education in de actuele verwerkingsperiode de Payroll Gemal mutaties aan voor de HRCE componenten 1217 (WW), 1218 (WIA) en 1219 (ZW). Opmerking: het plan is dat de 3 nieuwe gegevens voor de sociale verzekeringen in november beschikbaar komen in de reporting omgeving. Uw actie Controleer uw Salarisprofielen en pas ze zonodig aan. Controleer na de release de Gemal mutaties voor de nieuwe componenten in de huidige verwerkingsperiode en pas ze zo nodig aan. Gebroken maand bij uit dienst melden Waarom Bij automatisch afsluiten van de aanstellingen bij uit dienst melden moet HR Core Education de juiste berekeningsmethode voor gebroken maand toepassen.  Hoe Menu / pad functie: bijvoorbeeld Beheer > Instellingen > Autorisatie In de programmatuur zijn de laatste software-aanpassingen voor gebroken maand berekeningen nu ook doorgevoerd bij het uit dienst melden van de medewerker. Hiermee is de werking conform de berekening bij het handmatig afsluiten van een aanstelling. Uw actie Geen. Wet- en regelgeving Nieuwe component codes HR Core Education - Payroll Gemal Publishing Date : 9/25/2019

Mededelingen Nieuwe CAO HBO - Jaarlijkse toelage op peildatum 01-11-2021 In periode 11 genereert HR Core Education de mutaties voor de Jaarlijkse toelage op peildatum 01-11-2021 bij de salarisaanlevering aan Payroll Gemal. Dit betreft HR Core Education code 4647 / invoercode 02853 - Werktijdfactor op peildatum. HR Core Education maakt deze mutatie aan in Stap 2 conform onderstaande voorwaarden voor toekenning: De medewerker moet op 1 november 2021 in dienst zijn. De hoogte van de uitkering wordt bepaald op basis van de werktijdfactor op 1 november 2021. Medewerkers met volledig onbetaald verlof ontvangen geen uitkering. Medewerkers met volledig levensloopverlof hebben wel recht op de uitkering.Voor medewerkers met een nul-uren contract vindt geen automatische berekening van de uitkering plaats, omdat we niet weten of er op 1 november 2021 is gewerkt. Je moet voor deze werknemers de uitkering handmatig berekenen en vastleggen. Voor min-max contracten wordt de uitkering automatisch berekend, gebaseerd op de minimale betrekkingsomvang op 1 november 2021. Als je de betrekkingsomvang in een latere maand met terugwerkende kracht wijzigt, vindt een automatische herrekening plaats. Je kunt ook een eventueel hoger recht naar eigen inzicht bepalen op basis van meer gewerkte uren en voor de verloning een nominaal bedrag opgeven. Opgeloste meldingen Change 2863198 - aanvullend geboorteverlof UWV melding afgewezen Voor de WAZO aanvraag Aanvullend geboorteverlof is de waarde Ja verplicht voor Indicatie geboorteverlof opgenomen. Anders wordt de aanvraag afgewezen door het UWV. Oplossing In HR Core Education is de waarde Ja voor het veld Indicatie geboorteverlof opgenomen nu verplicht bij WAZO Aanvullend geboorteverlof. Actie Voortaan kan je WAZO uitkering Aanvullend geboorteverlof alleen aanvragen als Indicatie geboorteverlof opgenomen de waarde Ja heeft. Publishing Date : 10/22/2021

Nieuw VF levering (Primair onderwijs) Waarom  In HR Core Education worden aanstellingen vaak gesplitst in twee aanstellingen om redenen die niet altijd verband houden met de werkelijke aanstelling (contract/akte) van de medewerker. Een aanstelling wordt bijvoorbeeld gesplitst voor een verandering in de kostentoewijzing of in de verzekeringsvormen. In dat geval krijgt de bestaande aanstelling een einddatum en de begindatum van de nieuwe aanstelling sluit direct aan op de einddatum van de afgesloten aanstelling. Daarnaast kunt u bestaande aanstellingen wijzigen via HR Self Service. De programmatuur verwijdert dan de oude aanstelling in HR Core Education en voert de aanstelling opnieuw op met de gewijzigde gegevens.  Logisch gezien is er dus geen sprake van een nieuwe aanstelling, maar alleen van een wijziging op een bestaande aanstelling. In beide bovengenoemde situaties krijgt bij de levering aan het Vervangingsfonds (VF) de nieuwe aanstelling een ander volgnummer dan het volgnummer van de oorspronkelijke aanstelling.  Als gevolg hiervan behandelt het VF deze nieuwe aanstelling als een andere logische aanstelling, hetgeen in bepaalde situaties  nadelige consequenties kan hebben voor de uitbetaling van declaraties (te late indiening in verband met drie maanden termijn). Hoe  Wij kunnen het probleem niet volledig oplossen, maar wij kunnen u wel helpen om deze situaties te herkennen en beter te kunnen analyseren op juistheid.  U kunt het Excel bestand met de gegevens van de levering aan het VF maandelijks downloaden via Zend en Ontvang in de Youforce Portaal. Wij voegen het kenmerk Vermoedelijk behorend bij volgnr toe aan dit bestand. In voorkomende gevallen verwijst het nummer in deze kolom naar de aanstelling waaraan de onderhavige aanstelling waarschijnlijk is gerelateerd. In de volgende levering aan het Vervangingsfonds zal dit kenmerk beschikbaar komen in het Excel bestand. Informatie hierover wordt/is tevens gepubliceerd op het Youforce Portaal. Uw actie  Maak gebruik van het nieuwe kenmerk Vermoedelijk behorend bij volgnr!  Opgeloste meldingen  Change 1588848 - Mutatie niet te verwijderen ivm verschillende timestamps Melding  Bij het wijzigen van een variabele mutatie werd de timestamp van de corresponderende Gemal-mutatie niet altijd aangepast. Deze inconsistentie in de gegevens had tot gevolg dat de betreffende variabele mutatie niet meer kon worden gewijzigd of verwijderd. Oplossing  De programmatuur is aangepast zodat deze inconsistentie niet meer kan voorkomen. Uw actie Geen. Change 1615495 - Automatische verwerking op basis van methode 2 van de gebroken maand methodes (VO) Melding Voor het Voortgezet Onderwijs past de programmatuur bij de gebroken maand berekeningen methode 2 toe. Dit is niet meer actueel en indien van toepassing moet deze berekeningsmethode nu handmatig worden geblokkeerd. Oplossing De standaard werking van de programmatuur blijft ongewijzigd. Echter in de Default Bedrijfsgegevens kunt u voortaan voor een school met CAO VO (26) vastleggen dat het systeem alleen methode 1 moet toepassen bij de gebrokenmaandberekeningen. U moet hierbij een ingangsdatum opgeven. Het systeem zal niet automatisch veranderingen aanbrengen in de reeds toegepaste gebrokenmaandberekeningen bij de aanstellingen. Alleen wanneer u een nieuwe aanstelling opvoert of een bestaande aanstelling muteert, waarbij een gebroken maand van toepassing is, zal het systeem kijken of de betreffende ingangsdatum en/of einddatum van de aanstelling ligt op of na de ingangsdatum die u bij de bedrijfsgegevens heeft vastgelegd. Zo ja, dan zal alleen methode 1 worden toegepast. Uw actie Pad: HR Core Education > Beheerregels > Regels administratief beleid > Structuur van de onderneming > Definitie van de onderneming > Default Bedrijfsgegevens Vul het veld Altijd methode 1 toepassen: selecteer de optie Ja. Vul de ingangsdatum in. LET OP: Het systeem zal bij het muteren van aanstellingen rekening houden met de hier ingevulde Ingangsdatum, waardoor herrekeningen kunnen plaatsvinden. Wij adviseren u daarom geen Ingangsdatum ver in het verleden vast te leggen! Change 1637998 - Geen UWV melding ziek ten gevolgen van zwangerschap Melding Er is geen melding naar het UWV gegaan voor de medewerker.  Oplossing Wanneer voor de medewerker een uitdienst datum in de toekomst is vastgelegd gaan onterecht geen ziekmeldingen naar het UWV. De eventuele herstelmelding gaat wel naar het UWV maar wordt afgekeurd in Digipoort omdat de ziekmelding niet bekend is. De programmatuur is aangepast zodat deze fout niet meer optreedt. Uw actie Geen. Indien voor u van toepassing neemt VISMA | Raet contact met u op. Wet- en regelgeving Doorbetaling bij verlof Voor Doorbetaling bij verlof zijn onderstaande HRCE componenten aangemaakt: Publishing Date : 8/23/2019

Gewijzigd Duurzame Inzetbaarheid HBO Waarom De nieuwe CAO HBO 2020 staat sparen van duurzame inzetbaarheid (DI) niet meer toe vanaf 1 september 2020. Tot nu toe neemt HR Core Education een eventueel resterend saldo van het budget uit het huidige jaar mee naar het volgend jaar. Dit gebeurt als je een nieuw exemplaar Duurzame inzetbaarheid per jaar aanmaakt voor het nieuwe DI jaar. De startmaand van een DI jaar kan per HBO verschillen. Je hebt nu de mogelijkheid zelf te bepalen wanneer deze nieuwe regel ingaat. Hiertoe is in de Default bedrijfsinrichting, de sectie Duurzame Inzetbaarheid HBO, uitgebreid met de optie Saldo nul stellen bij nieuw DI jaar. Als deze optie actief is, vervalt het resterende saldo bij de overgang naar een nieuw jaar bij het aanmaken van een nieuw exemplaar Duurzame inzetbaarheid voor de medewerker. Als de optie niet actief is, blijft de werking van deze functie ongewijzigd en wordt een eventueel resterend saldo meegenomen naar het nieuwe DI jaar. Default staat de indicator op Nee. Het spaartegoed dat al is opgebouwd in 2020 en voorgaande jaren (exemplaren) blijft staan. Dit moet de medewerker opnemen in een periode van drie jaar. De programmatuur blijft ongewijzigd. In een later stadium wordt beoordeeld of de programmatuur hierop moet worden aangepast. Mogelijk heeft de medewerker voor het lopende jaar al spaardoelen gekozen. En mogelijk wilt je hierin geen verandering aanbrengen. In HR Core Education blijft de mogelijkheid tot sparen dan ook beschikbaar. Als je wilt dat de keuzes voor spaardoelen toch worden aangepast, kun je aan jouw medewerkers vragen dit te doen via Self Service of je kunt dit rechtstreeks in HR Core Education aanpassen. Voorbeeld spaartegoed t/m vorig jaar = 150 saldo t/m vorig jaar = 25 budget in het lopende jaar =45 Besteed = 15 Gespaard = 15 Het saldo van het nieuwe DI jaar wordt op 0 gesteld, dit betekent: spaartegoed t/m vorig jaar = 165 saldo t/m vorig jaar = 0 Bij de huidige werking - dus bij saldo niet op 0 stellen - is dit: spaartegoed t/m vorig jaar 165 saldo t/m vorig jaar 40 Advies Het resterende saldo dat overgehouden is van een vorig jaar in het lopende jaar sparen. Het toewijzen aan een spaardoel past tenslotte ook bij de vorige CAO (2018-2020). Eigenlijk had dit al moeten gebeuren voor de afgelopen jaren; er had geen restsaldo mogen zijn. Het resterende saldo in het lopende jaar besteden. Componenten Waarnemingstoelagen en Reisbewegingen Thuiswerk Nieuw voor de Waarnemingstoelagen en voor de Reisbewegingen Thuiswerk. Codelijst Soort inkomstenverhouding Aan de codelijst Soort inkomstenverhouding is waarde 53 - Uitkering in het kader van vervroegde uittreding toegevoegd. Dit betreft HRCE component 1149 / Gemal invoercode 02893: Publishing Date : 11/20/2020

Gewijzigd en verbeterd Oude kostensoorten, kostenplaatsen en kostendragers niet selecteerbaar (deel 2) Waarom Wanneer u in HR Core Education de kostentoewijzing (bijvoorbeeld bij een nieuwe aanstelling) moet opgeven, kunt u de juiste kostensoort, -plaats en -drager uit de codelijst selecteren.  Deze lijsten toonden ook codes die niet meer in gebruik zijn.  In het Visma | Raet Ideeënportaal is de wens geuit om vervallen kostensoorten, -plaatsen en -dragers niet meer selecteerbaar te maken. Hoe In de release notes van juni heeft u kunnen lezen hoe u bij elke kostensoort, -plaats of -drager een begindatum en/of einddatum kunt opgeven. Vanaf deze release gebruikt het systeem bij het tonen van de keuzelijsten deze datums zodat alleen de relevante waarden zichtbaar en selecteerbaar zijn. Let op: dit is afhankelijk van de begindatum van het onderliggende voorkomen: wanneer bijvoorbeeld het onderliggende voorkomen een aanstelling betreft met als begindatum 01-06-2019, dan worden alleen kostendragers (of kostensoorten of kostenplaatsen) in de codelijst getoond die op 01-06-2019 actief zijn. Zie het voorbeeld hieronder. In de volgende schermen toont HR Core Education in de codelijsten alleen de actieve waarden (afhankelijk van de begindatum van het onderliggende voorkomen):​ Aanstellingen​ Vervangingen ​ Hoofdloonverdeling​ Directe doorbelasting stam ​ Directe doorbelasting variabel In de volgende schermen toont HR Core Education in de codelijsten nog steeds alle waarden (vanwege de aard van de functionaliteit):​ Org.eenheid (koppelen van een organisatorische eenheid aan een kostenplaats) Functies (koppelen van een functie aan een kostensoort) Default bedrijfsgegevens (vastleggen van de default kostendrager voor het bedrijf​) Voorkom gebroken maand berekening bij overlijden medewerker (PO en MBO) Waarom Bij overlijden van een medewerker moet de gebrokenmaandberekening, die mogelijk uitgevoerd wordt als gevolg van het beëindigen van het dienstverband, worden geblokkeerd. Dit omdat anders het nabestaandenpensioen ABP op basis van een onjuiste WTF wordt vastgesteld. Hoe U meldt de medewerker uit dienst met Statuscategorie uit dienst "DECEAS"  (overleden), en blokkeert indien van toepassing de gebroken maandberekening van de betreffende aanstelling(en).  De helptekst is hierop aangepast. Publishing Date : 6/21/2019

Nieuw Bulkimport Diensttijden Voor het verwijderen van diensttijden heb je vanaf deze release een nieuw template ter beschikking. Hoe Personeelsmanagement > Personeelsgegevens > Diensttijden Op deze pagina is het veld ID opgenomen. Elke diensttijd heeft een eigen ID. Dit ID gebruik je indien nodig voor het verwijderen van een diensttijd van de medewerker met bulkimport. Jobaanlevering > Jobbatch > Onderwijs Nieuw > Bulkimport > Verwerken Bullkmutaties De nieuwe template J002 vind je in de Online Help en op de Community. Per medewerker kan je meerdere diensttijden verwijderen. Actie Vul per diensttijd de gegevens in voor Medewerker ID en Diensttijd ID. Publishing Date : 6/18/2021

Belangrijke mededelingen Eenmalige uitkering HBO In het kader van de cao HBO 2018-2020 wordt ook in juni 2019 een eenmalige uitkering toegekend van € 400 bruto (op basis van een fulltime dienstverband). De werknemer met een dienstverband in deeltijd maakt aanspraak op de uitkering naar rato van de deeltijdfactor.  HR Core Education stelt de deeltijdfactor (WTF) vast op de peildatum (1 juni 2019) en stuurt deze informatie door naar Payroll Gemal.  Zie de Payroll Gemal release notes voor meer informatie. Vrijwilligersvergoeding Met HR Core Education component 2153 / Payroll Gemal invoercode 02887 geeft u aan dat het medewerkerdossier wordt gebruikt voor betalingen aan een vrijwilliger. Met waarde 2 kon u aangeven dat het een vrijwilliger met bijstandsuitkering betreft. Deze waarde is met ingang van periode 06 vervallen. De waarde voor deze component legt u vast via een stammutatie. Let op: voor stam- en variabele mutaties in HR Core Education moet u een geldige waarde invullen om te voorkomen dat Payroll Gemal de mutatie afkeurt. Voor meer informatie zie de Payroll Gemal release notes. Gewijzigd en verbeterd Percentage loonheffing bijzonder tarief wordt jaarwaarde Waarom In Payroll Gemal is het gegeven Percentage loonheffing bijzonder tarief veranderd in een jaarwaarde. Zie ook de Payroll Gemal release notes van juni 2019, onderdeel  "Automatisch herrekenen bij jaarwaarde". Hoe In HR Core Education was het veld Percentage loonheffing bijzonder tarief beschikbaar op de tab Fiscale gegevens van het scherm Salarisadministratie > Administratie > Aanvullende salarisgegevens > Fiscaal/SV/Pensioen in de sectie Basisgegevens. Dit veld stuurde stammutaties aan voor HRCE component 1166 (Payroll Gemal invoercode 02451). Omdat mutaties voor deze component in Payroll Gemal een jaarwaarde krijgen moet HR Core Education de mutaties als zodanig afhandelen. Daarom is het veld niet meer beschikbaar op dit scherm en hebben wij indien van toepassing de mutaties voor component 1166 voor het jaar 2019 geconverteerd naar stammutaties op de nieuwe HRCE component 4274 (Payroll Gemal invoercode 02451).  Mutaties die nog niet zijn verwerkt in Payroll Gemal (huidige verwerkingsperiode) zijn geconverteerd naar HRCE component 4274 in het mutatieoverzicht. De historie van de Payroll Gemal mutaties op component 1166 is ongewijzigd gelaten. Uw actie Geen actie nodig. Oude kostensoorten, kostenplaatsen en kostendragers niet selecteerbaar Waarom Wanneer u in HR Core Education de kostentoewijzing (bijvoorbeeld bij een nieuwe aanstelling) moet opgeven, kunt u de juiste kostensoort, -plaats en -drager uit de codelijst selecteren. Deze lijsten tonen ook codes die niet meer in gebruik zijn.  In het Visma | Raet Ideeënportaal is de wens geuit om vervallen kostensoorten, -plaatsen en -dragers niet meer selecteerbaar te maken. Hoe In deze release zetten wij de eerste stap om alleen actieve kostensoorten, -plaatsen en -dragers selecteerbaar te maken. U kunt vanaf nu bij elke kostensoort, -plaats en -drager een begindatum en/of een einddatum opgeven, dit is niet verplicht. Menu / pad functie: Beheerregels → Klantcodetabellen → Basis → Kostendragers H3F Beheerregels → Klantcodetabellen → Basis → Kostenplaatsen H3D Beheerregels → Klantcodetabellen → Basis → Kostensoorten H3E Hieronder ziet u een schermafdruk van de kostendragers. Het scherm van de kostensoorten en kostenplaatsen is vergelijkbaar. Bij de eerst getoonde kostendrager ziet u de nieuwe velden, begindatum en einddatum, roodomkaderd. In een volgende release zullen we in de codelijsten van de kostensoorten, -plaatsen en -dragers rekening houden met de door u opgegeven begindatum en/of einddatum en alleen de actieve codes tonen. NB: deze nieuwe functionaliteit komt vooralsnog alleen beschikbaar in HR Core Education, niet in Self Service. Uw actie Indien gewenst kunt u ter voorbereiding de kostensoorten, kostenplaatsen en kostendragers alvast voorzien van een begin- en/of einddatum.  Let op: Wanneer u een begindatum/einddatum bij een code opgeeft controleert het systeem niet of de betreffende code nog in gebruik is. Hierdoor blijven vervallen codes die nog gekoppeld zijn aan actieve voorkomens (bijv. actieve aanstellingen) in gebruik. Het opgeven van de begindatum en/of einddatum wordt uitsluitend gebruikt voor het presenteren van actieve codes in de codelijsten. Opgeloste meldingen Synchronisatie tussen Self Service en HR Core Education (Change 20542 en 417892) De synchronisatie van de gegevens tussen Self Service en HR Core Education is verbeterd.  Meer informatie vindt u in de juni release notes van Self Service. Publishing Date : 5/24/2019

Wet- en regelgeving Reden einde arbeidsovereenkomst Loonaangifte In Payroll Gemal is het per januari 2021 niet meer mogelijk invoercode 02850/HRCE component 1073 op te geven. De functionaliteit van de reden uit dienst is door Payroll Gemal al per januari 2020 overgenomen door invoercode 02846 - Reden Einde Arb.O. Als overgangsfase was het in 2020 mogelijk om invoercode 02850 op te geven, waarna deze eenmalig werd geconverteerd naar invoercode 02846. Zie hiervoor de Payroll Gemal release notes van 2020-01. HR Core Education sluit hierbij aan met deze release. Het veld Reden uit dienst AO kun je niet meer muteren. Dit veld stuurde HRCE component 1073/invoercode 02850 aan. Dit veld is hernoemd naar Reden uit dienst AO (oud).  Voor het aansturen van invoercode 02846/HRCE component 1074 is het veld Reden einde arbeidsovereenkomst nu beschikbaar. Pad: HR Core Education > Personeelsmanagement > Personeelsacties > Beëindiging > Dienstverband beëindigen Als de medewerker is overleden, geef je bij Statuscategorie DECEAS op. Met deze release maakt HR Core Education voor deze statuscategorie een mutatie aan voor HRCE component 1075/invoercode 02100. Nieuwe en gewijzigde Gemal invoercodes / HR Core Education codes Je kunt voortaan ook waarde 5 muteren voor de Gemal invoercodes / HR Core Education componentcodes, zie de release notes Payroll Gemal 2020-11 onderwerp Pensioenfonds PFZW - Verlofregeling buiten pensioenberekening. Publishing Date : 10/23/2020

Nieuw - Opgepakte wensen uit Ideeën portaal Aanpassingen in banner Seniorenregelingen Voor de onderstaande wijzigingen zijn de lay-out én de inhoud van de banners gewijzigd. Waarom Op dit moment toont HR Core Education alleen BAPO gegevens in de banner als deze gegevens zijn vastgelegd voor de medewerker. Het is de wens van veel klanten dat ook de andere gegevens Levensfasebewust personeelsbeleid worden getoond in de banner. Hoe In de medewerkerschermen zijn voortaan de volgende gegevens zichtbaar. Overgang BAPO Flex BAPO uitgedrukt in WTF Aanvullend budget uitgedrukt in WTF Extra budget uitgedrukt in WTF SOP percentage Aanpassing banners met populatieselectie Waarom Het is gewenst een medewerker te kunnen zoeken op geboortedatum. Daarom is dit zoekveld toegevoegd aan de banner. Daarnaast is het niet gewenst dat de programmatuur altijd medewerkerdossiers met de status Uit dienst opneemt in de populatie die u oproept vanuit de banner. Hoe De programmatuur selecteert nu standaard medewerkers met een actief dienstverband. Als u het veld Incl. uit dienst aanvinkt in de banner, voegt de programmatuur ook medewerkerdossiers met de status uit dienst op de systeemdatum toe aan de populatie. Basisbudget - Veld Verlofopname Salarisadministratie > Administratie > Aanvullende salarisgegevens > Basisbudget De omschrijving van het veld Verlofopname klopt eigenlijk niet. De omschrijving is gewijzigd naar Verlofopname gespaarde uren. Correspondentie Personeelsmanagement > Persoonlijke gegevens > Correspondentie Het is gewenst dat de e-mailadressen van het werk en privé beschikbaar zijn voor de functionaliteit Correspondentie. Het bestand mail-merge-velden.doc is daarom uitgebreid met de velden. E-mailadres werk: «ZYXFTYPEML» E-mailadres prive: «ZYXFTYPEMP» Dit bestand kunt u vinden in de online help. Opgeloste meldingen Component 1309 (Gemal 02294) is vervallen (change 1330286) Salarisadministratie > Administratie > Aanvullende salarisgegevens > Fiscaal / SV / Pensioen Melding Op het scherm Salarisadministratie > Administratie > Aanvullende salarisgegevens > Fiscaal / SV / Pensioen - tabblad Sociale verzekeringen stond het veld Aantal personen IZZ Comfort. Dit veld stuurde het component 1309 aan en genereerde altijd een mutatie wanneer dit scherm was ingevuld voor de medewerker. Oplossing Het veld is van het scherm verwijderd en de programmatuur maakt geen mutatie meer aan voor het component. Uw actie Er is geen actie nodig. Medewerker heeft onterechte Duurzame Inzetbaarheid (DI) uren (change 583552) Scherm Salarisadministratie > Administratie > Aanvullende salarisgegevens > Duurzame inzetbaarheid HBO Melding Het systeem berekent het recht uren Duurzame Inzetbaarheid op basis van een gemiddelde WTF per gehele maand. De betreffende medewerker van het request had een aanstelling tot halverwege de maand en de ingangsdatum van het eerste exemplaar Duurzame inzetbaarheid was aansluitend in dezelfde maand. Officieel heeft de medewerker in dat geval geen recht op Duurzame Inzetbaarheid in die maand. Oplossing Omdat het mogelijk is handmatig af te wijken van het door het systeem berekende recht, is beslist de programmatuur niet te wijzigen. Het zal sporadisch voorkomen dat deze situatie ontstaat. De helptekst is op dit punt aangepast: De berekening van het recht is naar rato van de WTF van de medewerker en betreft een gemiddelde per maand. NB: Voor berekening van basis- en extra recht neemt het systeem altijd de gehele maand, ook wanneer de ingangsdatum van het recht halverwege de maand ligt. Wet- en regelgeving Uitschakelen loonheffingstabel Salarisadministratie > Administratie > Aanvullende salarisgegevens > Fiscaal/SV/Pensioen > tab Fiscaal Voor de functionaliteit Uitschakelen loonheffingstabel is in HR Core Education de loonheffingstabel uitgebreid met waarde 3 - Geen loonheffingstabel toepassen. Hris Component 1050 / Gemal code 02333. Zie ook: de Payroll Gemal release notes. CAO VO - Bindingstoelage team- en afdelingsleiders in schaal 12 Voor een team- of afdelingsleider die per 1 augustus 2019 in schaal 12 zit (of hoger bezoldigd wordt door een garantieregeling) moet u stammutaties vastleggen. U moet de volgende stammutaties vastleggen in het scherm Salarisadministratie > Administratie > Stamgegevens > Algemeen. Aanduiden dat de medewerker een team- of afdelingsleider: HRis component  = 2369 (Speciale functie; Gemal invoercode 02369) Waarde                 = 1 Ingangsdatum      = 01-01-2019 Einddatum           <niet invullen> Blokkeren van de structurele bindingstoelage tot/met augustus 2019: HRis component  = 4600 (Gemal invoercode 01055) Waarde                 = 0,01 Ingangsdatum       = 01-01-2019 Einddatum            = 31-08-2019 Blokkeren van de incidentele toelage vanaf september 2019: HRis component  = 4610  (Gemal invoercode 01099) Waarde                 = 0,01 Ingangsdatum      = 01-09-2019 Einddatum           <niet invullen> Zodoende ontvangt de afdelingsleider of teamleider die in schaal 12 zit in augustus 2019 de bindingstoelage voor het eerst en vindt er daarna een opbouw van de toelage plaats. Voor team- of afdelingsleider die pas in 2020 in schaal 12 zitten kunt u uiteraard de stammutaties alvast opvoeren voor het jaar 2020 voor deze medewerkers. Voor de functionaliteit Bindingstoelage team- en afdelingsleiders in schaal 12 is onderstaande code aan de HRis-componententabel toegevoegd. Zie ook: de Payroll Gemal release notes. Component 2369 Gemal nieuw Verkorte omschrijving Speciale functie Indicatie actief Ja Veldtype comp. Numeriek Component groep ?? Code Payroll 02369 Indicatie stam comp. Ja Lengte waarde component 1 Indicatie variabele comp Nee Aantal decimalen 0 Code TWK Vorig jaar Afwijkende ingangsdatum Ja Uitsluiten correctierun Nee Directe doorbelasting Ja CAO HBO - Duurzame inzetbaarheid HBO Het recht op Persoonlijk budget Duurzame Inzetbaarheid wijzigt met ingang van 1 januari 2020. Hoe Salarisadministratie > Administratie > Aanvullende salarisgegevens > Duurzame inzetbaarheid HBO Het Persoonlijk budget wijzigt per die datum bij een volledig dienstverband van 40 naar 45 uur. Het Extra persoonlijk budget wijzigt van 50 naar 45 uur. HR Core Education berekent dit recht naar rato van de betrekkingsomvang. Wij hebben de programmatuur aangepast zodat het recht ook over het jaar heen juist wordt berekend in een exemplaar dat een jaarovergang 2019 - 2020 betreft. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 4/19/2019

Nieuw Afwezigheidscontroles Primair Onderwijs bij volledig ERD In HR Core Education is het met deze release mogelijk geen afwezigheidscontroles toe te passen wanneer een bestuur Volledig eigen risicodrager is voor het Vervangingsfonds. Waarom  Op het ideeenportaal - Uitschakelen afwezigheidscontroles ERD VF (HCED-I-11) - en via consultants is de wens geuit om geen afwezigheidscontroles meer toe te hoeven passen in het Primair Onderwijs wanneer een bestuur Volledig eigen risico drager is voor het Vervangingsfonds en dus geen declaraties hoeft in te dienen. De afwezigheidscontroles brengen met zich mee dat vervangingsaanstellingen vaak moeten worden gesplitst. Bijvoorbeeld bij wijzigingen in het ziektepercentage. De controles zijn voor de levering aan het Vervangingsfonds niet noodzakelijk wanneer het bestuur Volledig eigen risicodrager is. Daarom zal deze wijziging de administratieve werklast verminderen. Hoe Beheerregels > Structuur van de onderneming > Definitie van de onderneming > Default Bedrijfsgegevens - sectie Sturing controles - veld Afwezigheidscontroles toepassen Met deze release is het mogelijk de inrichting te wijzigen, zodat de afwezigheidscontroles niet meer worden toegepast. Dit doe je in de Default bedrijfsgegevens, sectie Sturing controles. In de dropdown voor het veld Afwezigheidscontroles toepassen is de optie Eigen risico toegevoegd. Structuurmanagement > Afdelingsbeleid > Identificatie - tab Aanvullende identificatie - sectie Externe identificaties - veld Eigen risico Als voor een bedrijf bij de Default bedrijfsgegevens de waarde Eigen risico is vastgelegd, houdt HR Core Education rekening met de tijdvakken van de inrichting in de Sectie Exeterne identificaties voor het bestuur (CPY). Alleen wanneer voor een CPY Volledig eigen risico van toepassing is in een tijdvak, zal HR Core Education geen afwezigheidscontroles toepassen bij het muteren van aanstellingen, verlof en/of ziekte die binnen het betreffende tijdvak worden vastgelegd.  Op de achtergrond legt de programmatuur een koppeling tussen een vervanging en het bijbehorende verlof of de bijbehorende ziekte. Deze koppeling blijft bij deze release bestaan, mits het tijdvak van de vervangingsaanstelling overeenkomt met het tijdvak van de afwezigheid. Wanneer dat niet het geval is wordt deze koppeling gewist of niet gelegd. In de levering aan het Vervangingsfonds/Partipatiefonds vinden geen wijzigingen plaats. De vastgelegde verzuimgegevens worden dan ook zoals je gewend bent, meegenomen in de levering aan het Participatiefonds en Vervangingsfonds. Alleen in het Excel bestand waarin je de maandelijkse levering kunt raadplegen, vindt je met betrekking tot de afwezigheid die gekoppeld is aan de vervanging een extra melding: "Niet geleverd vanwege eigenrisico".  Jouw actie Als het bestuur Volledig eigen risicodrager is, kan je de inrichting van de Bedrijfsgegevens wijzigen (Niet verplicht). Indien van toepassing moet je de eigen controles in Self Service formulieren aanpassen wanneer je de bedrijfsinrichting wijzigt. Gewijzigd en verbeterd Beloningsgegevens Het mutatiemechanisme van de beloningsgegevens in HR Core Education is aangepast. Het kwam af en toe voor dat geen nieuw exemplaar Beloningsgegevens kon worden aangemaakt. De oorzaak was een foutief technisch gegeven in het huidige exemplaar. HR Core Education is aangepast zodat deze fout niet meer voorkomt. Change 1986521 - Wit vierkant bij starten HR Core Education en bij openen tweede scherm Het komt regelmatig voor dat bij het starten van HR Core Education en bij het openen van een tweede scherm een witte rechthoek verscheen over het geopende scherm heen. Oplossing  Door een aanpassing en een applet is dit probleem in HR Core Education verholpen. Jouw actie Geen Wet- en regelgeving Controles op Burger Service Nummer aangepast. Voor de Loonaangifte en de UPA heeft Gemal de controles aangescherpt op wijzigen van het BSN en het nummer IKV. Zie hiervoor de Release Notes van Payroll Gemal van de september release. HR Core Education sluit hierbij aan. Wanneer de gegevens van de medewerker al bekend zijn in Gemal en de datum in dienst ligt in een voorgaand jaar is het wijzigen van het BSN en het IKV niet toegestaan.. Afhandeling Persoonlijk Budget bij uit dienst In de oktober release levert Payroll Gemal programmatuur op voor de Afhandeling van Persoonlijk Budget bij uit dienst. Overzicht bestaande en nieuwe componenten/invoercodes Opmerking: Omdat er weinig actieve mutaties aanwezig zijn in HR Core Education op de betreffende componenten zullen wij geen conversie uitvoeren. Wij nemen contact op met de klanten die handmatig een conversie moeten uitvoeren en geven een toelichting over de wijze waarop dat moet. Publishing Date : 9/18/2020

Nieuw Bulkimport Variabele mutaties verwijderen Waarom U wilt voor een groot aantal medewerkers een of meerdere variabele mutatie(s) opvoeren in het systeem. Bijvoorbeeld eenmalige toeslagen, maandelijkse reiskostenvergoedingen, et cetera. Dat kan een arbeidsintensief proces zijn als u dat met de schermen van HR Core Education voor elke medewerker apart moet vastleggen. Het kan efficiënter zijn om op basis van een template de mutaties eerst in een Excel bestand vast te leggen en daarna dit bestand in een keer in te lezen in HR Core Education. In een eerdere release (februari 2019) is reeds functionaliteit vrijgegeven voor bulkimport van stam- en variabele mutaties. Daarin ontbrak echter de mogelijkheid om via bulkimport variabele mutaties te verwijderen. in deze release krijgt u ook de mogelijkheid om met bulkimport variabele mutaties te verwijderen. Bijvoorbeeld als u per ongeluk via bulkimport een fout heeft gemaakt bij het invoeren van variabele mutaties. Hoe U beschikte in HR Core Education al over een template om variabele mutaties via bulkimport te kunnen toevoegen. Daar is voor het verwijderen van die mutaties een template bijgekomen. U heeft nu de volgende templates voor bulkimport variabele mutaties: MVA1 - voor het toevoegen van variabele mutaties MVA2 - voor het verwijderen van variabele mutaties Let op: u kunt met de bulkimport functionaliteit voor variabele mutaties géén eerder toegevoegde variabele mutaties wijzigen. In de schermen van de variabele mutaties is een nieuw gegeven toegevoegd: Timestamp. Elke variabele mutatie is voortaan voorzien van dit kenmerk. Dit kenmerk moet u onder andere gebruiken voor het uniek identificeren van een variabele mutatie als u via bulkimport variabele mutaties wilt verwijderen. Menu / pad functie: Salarisadministratie > Administratie > Variabele gegevens Meer informatie over bulkimport vindt u terug in de online help van HR Core Education. U hebt daar ook de mogelijkheid de template te downloaden. Meer over dit onderwerp leest u in de release notes van februari 2019. Uw actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Aparte Payroll Gemal invoercodes voor salarisschaal en inpasnummers Waarom In Payroll Gemal komen aparte invoercodes voor de salarisschaal en voor het inpasnummer. Momenteel is dit gecombineerd in één en dezelfde Payroll Gemal invoercode. Er is een nieuwe HRCE-component aangemaakt (1102) voor het inpasnummer. Deze is gekoppeld aan Payroll Gemal invoercode 02316. Overigens zijn in HR Core Education bij het vastleggen, de twee codes altijd van elkaar onderscheiden. Hoe Met deze release voeren wij een actie uit voor - in 2019 actieve - medewerkers die verloond worden op basis van een inpasnummer. Zodoende wordt voor deze medewerkers een Payroll Gemal mutatie aangemaakt op deze nieuwe component met ingangsdatum 1 januar1 2019. Eventueel aanwezige mutaties voor de actieve of toekomstige salarisperiode worden geconverteerd. Uw actie Er is geen actie nodig. Burgerlijke staat 'Onbekend' Waarom De mogelijkheid om voor de burgerlijke staat de waarde Onbekend vast te leggen werd nog niet door Payroll Gemal ondersteund. In HR Core Education is de waarde Onbekend echter wel vast te leggen voor de burgelijke staat. In de levering naar Payroll Gemal werd dit altijd omgezet in de Gemal waarde 1 ofwel Ongehuwd. Hoe Vanaf deze release accepteert Payroll Gemal voor de burgerlijke staat de waarde 0 ofwel Onbekend. Voor de medewerkers waarvan in HR Core Education de waarde Onbekend is vastgelegd zorgen wij er in deze release voor dat HR Core Education de Payroll Gemal mutatie opnieuw genereert. Dit met als ingangsdatum 1-4-2019. Hierdoor komen HR Core Education en Payroll Gemal in lijn met elkaar voor wat betreft de burgelijke staat. Uw actie Er is geen actie nodig. Publishing Date : 3/22/2019

Nieuw Bulk import Stammutaties Waarom U wilt voor een groot aantal medewerkers een (of meer) stammutatie(s) opvoeren in HR Core Education (HRCE). Dat kan een arbeidsintensief proces zijn wanneer u dat met de schermen van HR Core Education voor elke medewerker apart moet vastleggen. Het  kan efficiënter zijn om op basis van een template de mutaties eerst in een Excel bestand vast te leggen en daarna dit bestand in een keer in te lezen in HRCE. Hoe Voortaan beschikt u in HR Core Education over de volgende templates om via bulkimport  stammutaties op te voeren, eerder vastgelegde stammutaties te wijzigen of om deze te verwijderen: MST1 - voor het toevoegen of wijzigen van stammutaties MST2 - voor het verwijderen van stammutaties Meer informatie over bulkimport vindt u terug in de online help van HRCE. Ook vindt u daar de mogelijkheid om de templates te downloaden. Hieronder een schermafdruk uit de Online help. Bulk import Variabele mutaties Waarom U wilt voor een groot aantal medewerkers een (of meer) variabele mutatie(s) opvoeren in het systeem, bijvoorbeeld eenmalige toeslagen, maandelijkse reiskostenvergoedingen, et cetera. Dat kan een arbeidsintensief proces zijn indien u dat met de schermen van HR Core Education voor elke medewerker apart moet vastleggen. Het kan efficiënter zijn om op basis van een template de mutaties eerst in een Excel bestand vast te leggen en daarna dit bestand in een keer in te lezen in HRCE. Hoe Voortaan beschikt u in HR Core Education over de volgende template om variabele mutaties via bulkimport te kunnen opvoeren. MVA1 - voor het toevoegen van variabele mutaties Meer informatie over bulkimport vindt u terug in de online help van HRCE. Ook vindt u daar de mogelijkheid om de template te downloaden. Hieronder een schermafdruk uit de Online help. Let op: Verwijderen nog niet mogelijk Het is niet mogelijk om eerder opgevoerde variabele gegevens te wijzigen via bulkimport. Een alternatief voor het wijzigen is om eerst de betreffende variabele gegevens te verwijderen en daarna opnieuw op te voeren. Echter de verwijder-mogelijkheid is in deze release nog niet beschikbaar. In een van komende releases wordt ook een template voor het verwijderen van variabele gegevens beschikbaar gesteld. Houdt u hiervoor de komende release notes in de gaten. Let op: Dubbele mutaties in een bestand niet mogelijk U kunt in een (1) bestand geen dubbele mutaties opnemen (dat wil zeggen voor dezelfde medewerker meerdere keren dezelfde component). Doet u dat wel, dan wordt slechts 1 van de dubbele mutaties verwerkt; de andere wordt afgekeurd. Om dat te voorkomen zult u meerdere bestanden moeten gebruiken om de mutaties in te lezen. Gewijzigd en verbeterd  HBO: Duurzame inzetbaarheid HBO - 2e methode voor toepassen spaarmaximum Waarom In HR Core Education is de bestaande methode voor het toepassen van het spaarmaximum gebaseerd op het saldo zoals die bepaald wordt aan het begin van een nieuwe duurzame inzetbaarheid jaar (DI-jaar). Komt bij het toekennen van een nieuw jaarrecht het totale saldo (saldi uit het vorige jaar + nieuw recht dit jaar) boven het maximum van 200 uren, dan vervalt het gedeelte van het nieuwe recht dat boven de 200 uren uit komt (uiteraard naar rato van de betrekkingsomvang). Dit gedeelte van het recht noemen wij de boven-maximum uren. Echter sommige HBO scholen hebben in hun reglement bepaald dat anders omgegaan moet worden met deze boven-maximum uren. Deze vervallen niet direct aan het begin van een nieuw DI-jaar, maar mogen alsnog gedurende het DI-jaar worden aangewend aan een of meer bestedingsdoelen. De boven-maximum uren die niet gedurende het DI-jaar worden aangewend komen wel na afloop van het DI-jaar alsnog te vervallen. Hoe Bedrijfsgegevens Bij de bedrijfsgegevens kunt u aangeven of u voor Duurzame inzetbaarheid het spaarmaximum wilt toepassen. Mogelijk heeft u daar al eerder voor gekozen. Uw eerdere keuze blijft dan gelden en verandert er niets aan de werking van het programma. U kunt nu echter ook kiezen voor de tweede methode voor het spaarmaximum. Wanneer u wisselt van methode zal het systeem de volgende dag alle berekeningen voor het actieve DI-jaar voor de medewerkers opnieuw uitvoeren. Zodoende kunt u, wanneer u dit wilt, gemakkelijk overstappen naar de andere maximum methode. U kiest dan bij Maximeren op 200 uur voor de optie "Ja, na besteding". Menu / pad Beheerregels > Regel administratief beleid > Structuur van de onderneming > Definitie van de onderneming > Default bedrijfsgegevens Medewerker gegevens U ziet op het scherm Duurzame inzetbaarheid HBO twee nieuwe velden: Budget boven maximum (deze ziet u bij het onderdeel Besteedbaar budget, halverwege het scherm) Heeft u de huidige methode ingesteld voor toepassen van het maximum, dan wordt dit veld gevuld met de waarde 0. Eventuele uren die uitkomen boven het maximum zijn direct komen te vervallen. Heeft u de tweede methode ingesteld (toepassen maximum na besteding) dan wordt dit veld, na bepaling van de nieuwe rechten aan het begin van een nieuw DI-jaar, gevuld met het aantal uren dat daarbij is uitgekomen boven het maximum. Deze uren mogen nog gebruikt worden voor aanwending gedurende het DI-jaar. Restant boven maximum (deze ziet u onderaan het scherm) Heeft u de tweede methode ingesteld (toepassen maximum na besteding) dan ziet u in dit veld het restant aan uren boven-maximum dat nog gedurende het jaar aangewend mag worden. Bij de aanwending van uren aan bestedingsdoelen zal het systeem eerst putten uit de boven-maximum uren en pas daarna uit de uren in het veld Totaal besteedbaar . Menu / pad: Salarisadministratie > Administratie > Aanvullende salarisgegevens > Duurzame inzetbaarheid HBO Uw actie Indien u de tweede methode voor maximeren van spaaruren wenst toe te passen (maximeren na besteding), dan past u in de bedrijfsgegevens uw keuze aan. Self Service De twee nieuwe gegevens zijn beschikbaar in Self Service en kunt u gebruiken om te presenteren op uw Self Service formulieren. Deze gegevens mogen in Self Service niet muteerbaar zijn. MI Report models en Data feed De nieuwe gegevens zullen naar verwachting in maart 2019 beschikbaar komen in de MI-omgeving. Opgeloste meldingen Vastleggen van Arbeidsgehandicaptenstatus (change 70123) Melding In HR Core Education is het mogelijk WIA gegevens te registreren voor de medewerker. Bij het vastleggen van een ziekmelding moest u in dat geval altijd een ziekmelding-ZW vastleggen. Het is echter niet mogelijk in HR Core Education om een einddatum op te geven bij de WIA gegevens, waardoor, na het verlopen van de no-riskpolis, het niet mogelijk was om een gewone ziekmelding vast te leggen. Oplossing Voortaan kunt u voor een medewerker aangeven of er sprake is van een no-riskpolis, waarbij u tevens kunt vastleggen wat de einddatum daarvan is. Het systeem controleert nu bij het vastleggen van een gewone ziekmelding of er sprake is van een actieve no-risk polis: Als er sprake is van een actieve no-riskpolis voor de medewerker dan kunt u in HR Core Education geen gewone ziekmelding opvoeren. U dient dan een ziekmelding-ZW op te voeren. Als er geen sprake is van een actieve no-riskpolis voor de medewerker dan kunt u voortaan ook een gewone ziekmelding opvoeren. Het systeem kijkt hiervoor niet langer naar de WIA gegevens. Pad: Personeelsmanagement → Ziekteregistratie → No-riskpolis U kunt hier aanvinken of er sprake is van een no-riskpolis. Indien van toepassing vult u ook de einddatum in. NB: wanneer het automatisch verzenden van UWV berichten bij u niet is ingericht, dan geldt het volgende: Indien er geen no-riskpolis actief is op de datum ziek, dan wordt de indicatie vangnetgeval default uit gevinkt. Indien er wel een no-riskpolis actief is op de datum ziek, dan wordt de indicatie vangnetgeval aangevinkt. Deze werking was tot nu toe op basis van de WIA registratie, voortaan dus op basis van de no-riskpolis registratie. Uw actie Voor de medewerkers waar van toepassing dient u eenmalig de no-riskpolis gegevens in te vullen. Wij adviseren u dit in elk geval te beoordelen voor medewerkers die nu een actieve WIA registratie hebben in HRCE. De no-riskpolis gegevens zijn beschikbaar in Self Service. Wij adviseren u uw Self Service formulieren (met name de controles) hierop aan te passen. Oude oplossing lerarenregister verwijderen (change 977994) Melding In februari 2018 is een nieuwe oplossing geïntroduceerd voor het registreren van gegevens voor het lerarenregister. Wanneer u voor die tijd de oude oplossing gebruikte, dan kon u de gegevens vanuit  de oude oplossing door RAET laten omzetten naar de nieuwe oplossing. Inmiddels gaan we ervan uit dat iedereen de nieuwe oplossing gebruikt en kan de oude oplossing uit het systeem verwijderd worden. Oplossing De verwijdering van de oude oplossing wordt in 2 stappen uitgevoerd.  In deze release zorgen we ervoor: dat in HR Core Education de gegevens van de oude oplossing niet langer zichtbaar zijn in de schermen (u kwam deze gegevens tegen bij de schermen met de aanstellingsgegevens) Later dit jaar doen we het volgende: de gegevens zullen worden verwijderd uit de Report models en de Data feed. de gegevens worden daadwerkelijk (definitief) uit de database verwijderd. Uw actie Indien uw Self Service formulieren nog de oude lerarenregistergegevens bevatten, dan wordt u geadviseerd deze formulieren aan te passen. Controleert u vooral uw formulieren waarmee aanstellingen kunnen worden vastgelegd of gewijzigd. Indien u de oude gegevens voor het lerarenregister nog gebruikt in MI-rapporten, dan wordt u geadviseerd deze rapporten aan te passen. Mocht u de oude oplossing nog steeds actief gebruiken voor de registratie van de lerarenregistergegevens, neemt u dan contact op met de Service desk van RAET. Raadpleeg in dat geval eerst de release notes van februari 2018 - "Lerarenregister nieuwe oplossing". Payroll Gemal invoercodes Nieuwe/gewijzigde componenten in HR Core Education In Payroll Gemal zijn enkele invoercodes toegevoegd of gewijzigd. Hiervoor hebben wij onderstaande componenten aangemaakt/gewijzigd. Raadpleeg de Gemal releasenotes van de januari release voor de toelichting. component 2040 2191 9199 9200 3259 Gemal Wijziging omschrijving Nieuw Wijziging omschrijving Nieuw Nieuw Lange omschrijving Aanvulling bij verlof Grens bijtelling auto Keuze percentage auto 1 Keuze percentage auto 2 Aantal verzekerden IZZ basis bewust Regeling 1 Indicatie actief Ja Ja Ja Veldtype comp. Numeriek Numeriek Numeriek Component groep ?? ?? ?? Code Payroll 01111 02191 02257 02321 03260 Indicatie stam comp. Ja Ja Ja Lengte waarde component 7 2 7 Indicatie variabele comp Ja Ja Ja Aantal decimalen 2 0 0 Code TWK Huidig jaar Huidig Vorig jaar Afwijkende ingangsdatum Ja Ja Ja Uitsluiten correctierun Nee Nee Nee Directe doorbelasting Ja Ja Ja component 3261 3262 3263 3264 3265 Gemal Nieuw Nieuw Nieuw Nieuw Nieuw Lange omschrijving Aantal verzekerden IZZ basis bewust Regeling 2 Aantal verzekerden IZZ basis bewust Regeling 3 Aantal verzekerden IZZ basis bewust Regeling 4 Aantal verzekerden IZZ basis bewust Regeling 5 Aantal verzekerden IZZ basis bewust Regeling 6 Indicatie actief Ja Ja Ja Ja Ja Veldtype comp. Numeriek Numeriek Numeriek Numeriek Numeriek Component groep ?? ?? ?? ?? ?? Code Payroll 03261 03262 03263 03264 03265 Indicatie stam comp. Ja Ja Ja Ja Ja Lengte waarde component 7 7 7 7 7 Indicatie variabele comp Ja Ja Ja Ja Ja Aantal decimalen 0 0 0 0 0 Code TWK Vorig jaar Vorig jaar Vorig jaar Vorig jaar Vorig jaar Afwijkende ingangsdatum Ja Ja Ja Ja Ja Uitsluiten correctierun Nee Nee Nee Nee Nee Directe doorbelasting Ja Ja Ja Ja Ja Vervallen componenten in HR Core Education De componenten Gemal / HR Core Education 01185/3861 (minimumloondoorbetaling bij verlof) 02454/2504 (conversie Ziekengeld) 02482/2270 (afwijkende uitkeringsdagen) zijn vervallen in Payroll Gemal. Wij zullen deze componenten per 01-03-2019 op niet actief zetten. Uw actie Wij verzoeken u, indien van toepassing, de actieve mutaties op deze componenten voor de betreffende medewerkers te beëindigen.   Publishing Date : 1/30/2019

Mededeling Onderstaand bericht is op 9 maart 2021 gepubliceerd in de HR Core Education communitygroep. Deelnemernummer risicofonds Sinds 1 januari valt het Risicofonds onder Centraal Beheer. De polisnummers die Centraal Beheer toekent aan een nieuwe deelnemer hebben 11 posities. Het veld in HR Core Education heeft 6 posities. Voor bestaande deelnemers laat je het deelnemernummer ongewijzigd. Met Centraal Beheer is afgesproken dat je de laatste 6 cijfers van het nieuwe polisnummer moet gebruiken voor de levering vanuit HR Core Education. Voorbeeld Centraal Beheer heeft polisnummer 00460030903 uitgegeven voor een nieuwe deelnemer aan het Risicofonds. Het deelnemernummer voor gebruik in HR Core Education is dus 030903. Gewijzigd/verbeterd Service Connector Waarom  Door corrupte data van adresgegevens - straat , huisnummer, toevoeging - kreeg men af en toe geen output bij het opvragen van gegevens via de Service Connector. Hoe Personeelsmanagement > Personeelsgegeven > Persoonlijke gegevens > tab Adressen In HR Core Education zijn de controles op de adresgegevens aangepast om corrupte data te voorkomen. Deze controles worden zowel toegepast bij het direct vastleggen van adresgegevens in HR Core Education als bij het vastleggen via Self Service. Daarnaast is de output van de Service Connector aangepast. Als het huisnummer niet wordt herkend, geeft de uitvraag van gegevens via de Service Connector toch output. Jouw actie Geen. Wel een attentiepunt: in de output krijgt het ontbrekende of onjuiste huisnummer de waarde 0. Opgeloste Change Eigen Salarisregeling Waarom  Door een aanpassing in HR Core Education en Payroll Gemal was de combinatie inpasnummer en RSP niet meer aan te sturen bij een eigen salarisregeling. Hoe HR Core Education is aangepast zodat je de combinatie inpasnummer en RSP tegelijkertijd kunt vastleggen voor de medewerker bij het toekennen van een eigen salarisregeling. Salarisadministratie  > Administratie > Beloningsgegevens > Salaris De combinatie inpasnummer en RSP stuurt de componenten 1102/02316 en 1111/02513 aan van respectievelijk HR Core Education / Payroll Gemal. Jouw actie De combinatie inpasnummer en RSP kan je alleen toepassen als je de medewerker inschaalt op een eigen salarisregeling. Publishing Date : 4/1/2021

Wet- en regelgeving Anoniementarief als LH-tabel Waarom  Vanaf periode 2021-03 is de aansturing van een anonieme werknemer gewijzigd in Payroll Gemal. Raadpleeg hiervoor de Payroll Gemal release notes 2021-03. HR Core Education sluit bij deze wijziging aan. De volgende codes gaan vervallen: HRCE code 1954 en 8104 / Gemal invoercode 02270 - Anoniem LH HRCE code invoercode 1955 en 8105 / Gemal invoercode 02271 Anoniem ZVW/WN De functionaliteit van deze invoercodes wordt ondergebracht bij HRCE code 1150 / Gemal invoercode 02333 Code loonheffingstabel met de nieuwe code 4. Hoe Het veld Anonieme werknemer vervalt en de Loonheffingstabel is uitgebreid met code 4 - Anoniemtarief 52%. Pad: Salarisadministratie > Administratie > Aanvullende salarisgegevens > Fiscaal/SV/Pensioenen Het veld Anonieme werknemer is verwijderd van de pagina Fiscaal/SV/Pensioen. Dit veld stuurde HRCE codes 1954 en 1955 aan. De Loonheffingstabel op de pagina Fiscaal/SV/Pensioen is uitgebreid met code 4 - Anoniem tarief 52%. Deze tabel stuurt HRCE code 1150 / Gemal invoercode 02333 aan.  Uw actie Voor de actuele en toekomstige voorkomens met een datum uit dienst op of na 01-01-2021 hoeft je niets te doen. HR Core Education voert een conversie uit met deze release. Voor de betreffende medewerkers wordt een nieuw exemplaar Fiscale gegevens aangemaakt met Loonheffingstabel code 4 en een mutatie  aangemaakt op HRCE component 1150 met code 4. De stammutaties voor de HRCE componenten 8104 en 8105 met een begindatum voor 01-01-2021 en een einddatum op of na 01-01-2021 worden beëindigd per 31-12-2020. De toekomstmutaties voor HRCE componenten 1954, 1955, 8104 or 8105 met een begindatum op of na 01-01-2021 worden verwijderd. Soort inkomstenverhouding Waarom  In december 2019 is op de pagina Fiscaal/SV/Pensioen de sectie Soort inkomstenverhouding toegevoegd omdat deze gegevens in het kader van de WNRA verplicht zijn voor iedere medewerker. Met die release is HRCE component 4271 / Gemal invoercode 02893 niet muteerbaar gemaakt en wordt de Gemal invoercode 02893 nu aangestuurd met HRCE component 1149. Helaas is de component een week na de release ook weer actief gemaakt. Het blijkt dat deze HRCE component sinds de 2019-12 release ook gemuteerd is als stammutatie voor diverse medewerkers. Hoe Met deze release wordt HRCE component 4271 / Gemal invoercode 02893 opnieuw niet muteerbaar en voeren wij een conversie uit. Een exemplaar Soort inkomstenverhouding wordt indien van toepassing aangemaakt met de gegevens van de mutatie op component 4271. De mutatie voor component 4271 wordt beëindigd en een mutatie op component 1149 wordt aangemaakt. Salarisadministratie > Administratie > Aanvullende salarisgegevens > Fiscaal/SV/Pensioen Vanaf deze release stuur je Gemal invoercode 02893 alleen aan via een exemplaar Soort inkomstenverhouding met HRCE component 1149. Publishing Date : 2/19/2021

Nieuw Bulkimport Diensttijden Voor het inlezen van diensttijden heb je vanaf deze release een nieuw template ter beschikking. Hoe Jobaanlevering > Jobbatch > Onderwijs Nieuw > Bulkimport > Verwerken Bullkmutaties De nieuwe template J001 vind je in de Online Help en op de Community. Per medewerker kan je meerdere diensttijden vastleggen. Actie Vul per diensttijd de gegevens in voor Medewerker ID, Begindatum, - en indien van toepassing - Einddatum, Bestuursnummer, Bestuursnaam, BRIN-nummer, BRIN-naam, Verzamel jaren, Verzamel maanden en Verzamel dagen. Vul de overige velden - indien van toepassing - met de waarde J. Gewijzigd en verbeterd Sleutel ABP - HRCE component 3630  / Gemal invoercode 02857 vervalt Waarom Het koppelen van een medewerker ID als sleutel aan het ABP is niet meer nodig met een mutatie op HRCE component 3630 / Payroll Gemal invoercode 02857. Payroll Gemal koppelt de medewerkers automatisch aan het ABP. Daarom vervalt deze Payroll Gemal invoercode met de juni release. Hoe HR Core Education sluit hierbij aan: de component vervalt ook in HR Core Education met een conversie verwijderen wij de actieve mutaties op deze component zodat je geen uitval krijgt in de Payroll Gemal aanlevering Actie Geen. UWV berichtgeving - voorkomen uitval bij UWV Waarom Het komt voor dat speciale tekens in de naam en/of adresgegevens in de ziektemeldingen aan het UWV uitval veroorzaken.  Hoe De programmatuur van de berichtgeving aan het UWV is aangepast zodat het gebruik van speciale tekens geen uitval meer veroorzaakt. Actie Geen. Publishing Date : 5/21/2021