Zoeken
Mijn Communities
Help

Release notes Payroll Gemal 2019-09

27-08-2019 20:24 (Bijgewerkt op 28-07-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 1082 Weergaven

 

Nieuw

2019-09/1 Pensioenpremie VRZ-regelingen aanleveren via UPA

Waarom

Met de pensioenfederatie zijn enige jaren geleden afspraken gemaakt over een format dat salarisverwerkers kunnen gebruiken voor het aanmaken van bestanden en gegevensuitwisseling naar het pensioenfonds. Dit is de UPA. Voor de aanlevering naar PFZW is dit inmiddels (sinds 2017) een vertrouwd begrip.

Met ingang van periode 09 is het mogelijk om voor de pensioenberekening van uw Premie diverse verzekeringen (afgekort als VRZ-regelingen in Payroll Gemal) een UPA-bestand te laten vervaardigen dat u aan uw pensioenfonds kunt versturen via het UPA-portaal (module Aangifte Monitor). Uw pensioenfonds moet dan wel gebruik maken van de UPA-gegevensuitwisseling.

Hoe

Machtiging en relatienummer

Voor deze nieuwe functionaliteit hebben we diverse sturingsmogelijkheden (coderingen) in Payroll Gemal opgenomen.

Als u wilt dat er een UPA-bestand aangemaakt wordt, moet u om te beginnen de machtiging aanzetten (werkgevercode 04104 waarde 1), waarmee u ons machtigt om de gegevenslevering aan te maken. Ook moet u bij werkgevercode 05040 VRZ-relatie aansluitnummer uw relatienummer (aansluitnummer bij het pensioenfonds) vastleggen.

In Gemal Direct Inrichting zijn op Algemeen niveau de aansturingen opgenomen, zie Werkgevergegevens > Pensioen en overige > Premie diverse verzekeringen en bij Werkgevergegevens > Pensioen en overige > Pensioenaangifte > Inrichting UPA regelingen. Hier dient u zelf de gegevens in te vullen die op uw pensioenfonds betrekking hebben.

Pensioenfonds PFZW

De werkgevercodes 04651 UPA - vulling regeling OP en 04652 UPA - vulling regeling OP zijn vervallen en vervangen door werkgevercode 04603 UPA - aanduiding regeling.

Uw actie

Voorbeeld
  • U heeft VRZ-13 ingericht als pensioenregeling voor pensioenfonds AZL- TrueBlue en wilt deze gegevens via het UPA-portaal aanleveren.
  • Bij Werkgevergegevens > Pensioen en overige > Premie diverse verzekeringen geeft u voor VRZ-13 uw aansluitnummer op bij werkgevercode 05040 VRZ-relatie aansluitnummer.
  • Bij Werkgevergegevens > Pensioen en overige > Pensioenaangifte > Inrichting UPA regelingen vult u de volgende gegevens aan (in blauw), het regelingskenmerk en de regelingsvariant dient u opgegeven te krijgen van het pensioenfonds:

werkgevercode

omschrijving

waarde

04104 volg nr 15

UPA - machtiging

1

04600 volgnr 15

UPA - omschrijving

AZL-TrueBlue

04601 volgnr15

UPA - vulling regelingskenmerk

U0145-1179

04602 volgnr 15

UPA - vulling regelingsvariant

VarB

04604 volgnr 15

UPA - vulling regelingloon

2638

04605 volgnr 15

UPA - vulling verloonde uren voor regeling

1832

04606 volgnr 15

UPA - vulling premiegrondslag

1582

04607 volgnr 15

UPA - vulling premie voor regeling (totaal)

1583

04608 volgnr 15

UPA - vulling premie voor regeling (WN deel)

1318

04609 volgnr 15

UPA – vulling meetellingswaarde

  

Op Algemeen niveau is UPA-regeling 15 gekoppeld aan VRZ-13 via werkgevercode 04603 UPA - aanduiding regeling. Met deze werkgevercode leggen wij een koppeling vast tussen de VRZ-regelingen en de UPA-regelingen. Werkgevercode 04603 hoeft u (en kunt u) dus niet zelf vastleggen.

Met deze inrichting zullen de pensioengegevens van de medewerkers waarvoor VRZ-13 is aangestuurd, via de UPA-aanlevering aan het pensioenfonds worden verstrekt.   

Gewijzigd en verbeterd

2019-09/2 Uitbreiding doorbetalingsmogelijkheden verlofregelingen

Waarom

Op verzoek van klanten is een uitbreiding opgenomen bij de verlofregelingen: gedeeltelijke doorbetaling bij verlof. Bij verlof kan in de CAO afgesproken zijn dat het door te betalen loon tijdens het verlof niet lager mag uitkomen dan een bepaald bedrag. Dat kan zijn het minimumloon (of een percentage daarvan) of een bepaald bedrag (eventueel een percentage daarvan). Payroll Gemal biedt hiervoor diverse mogelijkheden [1].

Bij deze mogelijkheden geldt in alle gevallen een ondergrens waar men niet onder mag komen. In enkele CAO’s zijn andere afspraken gemaakt voor doorbetaling bij verlof. Daar gaat het niet om een bodembedrag, maar is er voor alle betreffende werknemers sprake van een gedeeltelijke loondoorbetaling. De gedeeltelijke loondoorbetaling bij verlof is per periode 09 in Payroll Gemal opgenomen.

Hoe

Nieuwe werkgevercodes
werkgevercode omschrijving mogelijke waardes toelichting
13023 toepassen aanvulling bij verlofregeling

0 (of niet vastgelegd) = geen aanvulling;
1 = toepassen aanvulling op basis van salaris / werkgevercode 13025 / werkgevercode 13026;
2 = toepassen aanvulling op basis van dezelfde grondslag als voor de korting;
3 = toepassen aanvulling op basis van dezelfde grondslag als voor de korting, maar minimaal op basis van werkgevercode 13025 / werkgevercode 13026 in combinatie met werkgevercode 13024;
4 = toepassen aanvulling op basis van dezelfde grondslag als voor de korting, maar maximaal op basis van werkgevercode 13025 / werkgevercode 13026 in combinatie met werkgevercode 13024.

Deze code is vergelijkbaar met werkgevercode 13011, maar dan ten behoeve van aanvulling bij verlofregeling.

Bij waarde 1 wordt de aanvulling berekend over het salaris of het opgegeven bedrag bij werkgevercode 13025 of het bedrag dat hoort bij het opgegeven inpasnummer bij werkgevercode 13026. Eventueel in combinatie met het percentage bij werkgevercode 13024.

Bij waarde 2 wordt de aanvulling berekend over dezelfde uitvoercodes als waarover ook de korting wordt berekend. Dit kan per verlofregeling verschillend zijn.

Let op: bij waarde 2 geldt dat als er een waarde is vastgelegd bij werkgevercode 13025 of 13026 (bedrag of inpasnummer) en dat inpasnummer is hoger dan het reguliere salaris inclusief toelagen (grondslag), dan mogen de toelagen niet worden meegeteld. Als het reguliere salaris inclusief de toelagen (grondslag), dan moeten de componenten van de grondslag wel worden meegeteld.

Bij waarde 3 wordt de korting vanwege het verlof vermenigvuldigd met het percentage van werkgevercode 13024. Dit bedrag wordt vervolgens doorbetaald. Als het bedrag van werkgevercode 13025 of 13026 x het percentage van werkgevercode 13024 echter hoger is, dan wordt het hogere bedrag uitbetaald.

Bij waarde 4 wordt de korting vanwege het verlof vermenigvuldigd met het percentage van werkgevercode 13024. Dit bedrag wordt vervolgens doorbetaald. Als het bedrag van werkgevercode 13025 of 13026 x het percentage van werkgevercode 13024 echter lager is, dan wordt het lagere bedrag uitbetaald.
13024 toepassen percentage van bedrag / inpasnummer bij aanvulling verlofregeling percentage Bij dit gegeven legt u een percentage vast. Deze code is vergelijkbaar met werkgevercode 13012, maar dan ten behoeve van aanvulling bij verlofregeling.
13025 toepassen bedrag bij aanvulling verlofregeling bedrag Bij dit gegeven legt u een bedrag vast. Deze code is vergelijkbaar met werkgevercode 13013, maar dan ten behoeve van aanvulling bij verlofregeling.
13026 toepassen inpasnummer bij aanvulling verlofregeling inpasnummer Bij dit gegeven legt u een inpasnummer vast. Deze code is vergelijkbaar met werkgevercode 13014, maar dan ten behoeve van aanvulling bij verlofregeling.
13028 presentatie bij aanvulling verlofregeling 0 (of niet opgegeven) = bedrag aanvulling wordt apart gepresenteerd;
1 = bedrag aanvulling wordt direct verrekend in het kortingsbedrag.

Deze code is vergelijkbaar met werkgevercode 13015, maar dan ten behoeve van aanvulling bij verlofregeling.
13029 doorbetaling bij aanvulling verlofregeling omzetten naar uren loonaangifte

0 (of niet vastgelegd) = niet aanvullen;
1 = uren volledig aanvullen (alsof er geen sprake is van verlof);
2 = uren deels aanvullen doorbetaling (omrekenen met resultaat = bedrag).

In bepaalde gevallen moet de doorbetaling worden omgezet naar uren voor de loonaangifte, maar in andere gevallen niet of deels. Hiervoor hebben we werkgevercode 13029 in gebruik genomen. Deze code heeft invloed op uitvoercodes 02271 t/m 02280 en 02236 t/m 02240.
Afwijkende opgave (nieuwe invoercodes)

U kunt ook een (afwijkend) bedrag doorbetaling op werknemerniveau vastleggen. U wijkt dan af van de berekende waarde die via de werkgeveraansturing is berekend. Waarde 0,01 werkt als blokkade van het automatisch berekende bedrag.

Voor de totaallijst met nieuwe invoercodes zie de tabellen aan het einde van deze release notes.

Presentatie
  • Altijd wordt eerst het salaris gepresenteerd alsof er geen sprake is van verlof.
  • Vervolgens wordt het bedrag korting gepresenteerd.
  • Tenslotte wordt het bedrag doorbetaling bij verlof gepresenteerd.
Nieuwe uitvoercodes

Tot nu toe werd de aanvulling loondoorbetaling voor alle verlofsituaties gepresenteerd met uitvoercode 01111. Vanaf periode 09 zijn voor alle verschillende verlofsituaties aparte uitvoercodes opgenomen.

Voor de totaallijst met nieuwe uitvoercodes zie de tabellen aan het einde van deze release notes.

Meer informatie

[1] Handleiding onderwerp Verlof-/generatieregelingen bij 2.15.

2019-09/3 Splitsing code SV

Waarom

Normaal gesproken is het verzekerd zijn voor een werknemersverzekering en de premieplicht voor die verzekering aan elkaar gekoppeld. Wanneer de werknemer verzekerd is, is de werkgever dus ook premieplichting voor die verzekering. Er waren reeds enkele situaties bekend, waarbij dit niet helemaal opgaat. Het gaat om:

  • AOW’ers die doorwerken zijn wel verzekerd voor de ZW maar er is geen premieplicht.
  • Stagiairs zijn verzekerd voor de ZW zonder premieplicht.

Met de invoering van de WTL (Wet tegemoetkoming loondomein) en de daarmee samenhangende LIV en LKV is de discussie over dergelijke uitzonderingen opnieuw opgelaaid. Om in aanmerking te komen voor het LIV, moet het SV-loon binnen bepaalde grenzen liggen. Het maakt daarom in sommige gevallen veel verschil wat precies tot het SV-loon voor de WTL behoort. Is dit het premieplichting SV-loon of het verzekerde SV-loon?

De Belastingdienst heeft in deze discussie aangegeven dat voor de WTL alleen het verzekerde SV-loon in aanmerking mag worden genomen. Daarbij heeft de Belastingdienst direct gewezen op een uitzondering die altijd al bestaan heeft, maar in de praktijk nooit onder de aandacht is geweest:

  • Een nabetaling aan medewerkers die reeds uit-dienst zijn, ook al hebben zij tijdens de dienstbetrekking verzekerd loon ontvangen. Over de nabetaling bestaat wel premieplicht, maar het loon is niet verzekerd voor de werknemersverzekeringen. Dit geldt ook voor uurloners die hun uren over hun laatste maand na uit-dienst betaald krijgen.
  • Dit geldt niet wanneer de werknemer binnen hetzelfde arbeidsrechtelijke contract overgaat van de ene inkomstenverhouding naar de andere binnen dezelfde werkgever. Een nabetaling op de oude inkomstenverhouding is dan wel verzekerd én premieplichtig.

Hoe

Tot op heden kon in Payroll Gemal met invoercode 02356 Code SV alleen worden aangegeven per sociale verzekering dat een medewerker zowel verzekerd als verzekeringsplichtig was of geen van beide.

Met ingang van periode 09 is het mogelijk om met een aparte invoercode per verzekering aan te geven of er sprake is van verzekeringsplicht, premieplicht of beide. Hiermee vervalt invoercode 02356 en wordt deze vervangen door nieuwe invoercodes:

  • invoercode 02122 Code WW
  • invoercode 02123 Code WIA
  • invoercode 02124 Code ZW

Let op: HR Core Beaufort en HR Core Education zullen naar verwachting pas in oktober of november de nieuwe codes vrijgeven. Tot dan kunt u dus alleen in Gemal Direct Inrichting de codes opgeven. Wij raden om die reden aan om te wachten tot de release van de Core systemen zodat uw systemen dezelfde informatie bevatten.

Deze nieuwe invoercodes zijn in de handleiding opgenomen, zie onderwerp Sociale verzekering, algemeen bij Werknemergegegens hoofdstuk 3.1.

Conversie

Wij voeren in periode 09 een conversie uit, waarmee invoercode 02356 voor bestaande gevallen automatisch in Payroll Gemal wordt omgezet in de corresponderende waarde van de nieuwe invoercodes, volgens onderstaande tabel:

invoercode 02356 Code SV

invoercode 02122 Code WW

invoercode 02123 Code WIA

invoercode 02124 Code ZW

0

0

0

0

1

1

1

1

2

1

0

1

3

0

1

1

4

0

0

1

5

1

1

0

6

1

0

0

7

0

1

0

De mutaties van deze conversie worden gepresenteerd op uw mutatieverslag. Tevens worden voor alle medewerkers bij wie de conversie is uitgevoerd (in alle gevallen waar invoercode 02356 was vastgelegd) een nieuw stamkaartje gegenereerd.

Let op: de VCR-berekeningsmethode voor werknemersverzekeringen werkt afwijkend bij alleen premieplicht of bij alleen verzekeringsplicht. U kunt de exacte werking nalezen in de handleiding bij het onderwerp Sociale verzekering, algemeen.

In de oude situatie werd uitvoercode 01784 loonheffingendagen altijd bepaald, ook als invoercode 02356 werd vastgelegd met waarde 0. In de nieuwe situatie wordt uitvoercode 01784 bepaald om de tijdvakken voor de VCR correct vast te stellen. Als u invoercodes 02122, 02123 en 02124 allemaal tegelijkertijd met waarde 0 vastlegt, wordt uitvoercode 01784 niet meer bepaald.

Automatische herrekening 1

Wij gaan een automatische herrekening uitvoeren om deze nieuwe situatie toe te passen op alle medewerkers bij wie invoercode 02356 in 2019 was vastgelegd met de waarde 0.

U vindt deze herrekening terug op uw mutatieverslag met reden 07.

Automatische herrekening 2

Ook vindt er een herrekening plaats voor medewerkers die in 2019 de AOW leeftijd hebben bereikt. Bij hen wordt de SV situatie automatisch aangepast per eerste dag van de maand waarin de AOW-leeftijd wordt bereikt. Ze zijn dan wel verzekerd, maar niet premieplichtig. Als invoercode 02122 Code WW =1 en/of invoercode 02123 Code WIA = 1 op deze datum, dan worden ze automatisch omgezet naar waarde 3 wel verzekerd, niet premieplichtig.

U vindt deze herrekening terug op uw mutatieverslag met reden 08.

UW ACTIE 1

Omdat de situaties ‘alleen premieplicht’ of ‘alleen verzekeringsplicht’ op invoercode 02356 niet bestond, zal deze niet automatisch worden gegenereerd, behalve bij de AOW-situatie zoals hierboven beschreven. Wanneer bij uw medewerker sprake is van een situatie zoals in de inleiding van dit onderwerp aangegeven, dan dient u de nieuwe invoercodes zelf vast te leggen met de juiste waarde.

Voorbeeld: uw medewerker is in de vorige periode uit dienst gegaan. De medewerker was toen verzekerd en premieplichtig voor alle SV's. In de huidige periode doet u een nabetaling van uren. Een nabetaling na uit-dienst is niet verzekerd maar wel premieplichtig. Daarom legt u het volgende vast:

  • invoercode 02122 Code WW en invoercode 02123 Code WIA met waarde 2.
  • invoercode 02124 Code ZW met waarde 0.

Hoewel het vastleggen met de oude invoercode 02356 volgens de Belastingdienst al jarenlang fout is, is hier nooit eerder over gerapporteerd. De situaties ‘alleen verzekeringsplicht’ of ‘alleen premieplicht’ kunnen wij niet eenduidig automatisch vaststellen. Automatisch herstel is daarom onmogelijk. Handmatig herstel is dermate arbeidsintensief dat dit voor u waarschijnlijk niet uit te voeren is. De Belastingdienst heeft aangegeven dat het voldoende is wanneer u vanaf het eerst mogelijke moment de administratie wel goed vastlegt.

Situatie regulier dienstverband na stage: zoals aangegeven in de toelichting loonberekening VCR van de Belastingdienst, is er sprake van een bijzonder situatie als een stagiair na afloop van of tijdens de stage in dienst treedt. Op dat moment wordt de stagevergoeding die in hetzelfde kalenderjaar betaald is met terugwerkende kracht, geheel meegenomen in de premieberekening voor de Sociale verzekeringen. Hiervoor kende Payroll Gemal reeds functionaliteit, die onverminderd blijft werken. Om deze situatie correct te laten verwerken, moet het reguliere dienstverband een hoger registratienummer hebben dan de stage. Bovendien moeten de registratienummers gekoppeld zijn. De sociale premies worden dan allemaal op het reguliere dienstverband geboekt, zoals Belastingdienst voorschrijft.

Let op: doet u dit niet, dan geeft u ten onrechte sociale premies op bij een stagiair. De Belastingdienst koppelt dit terug met foutcode L1822. Payroll Gemal toont deze foutcode niet op het mutatieverslag.

Bijzondere situaties

Hieronder worden alleen de bijzondere situaties beschreven waarin iets veranderd is. Er zijn nog tal van situaties waarbij de sociale verzekeringen een rol spelen. Deze zijn onveranderd ten opzichte van de oude situatie.

Pensioen en uitkeringen - automatisch genereren blokkade aanvulling minimumloon vervallen

Voor de Pensioen en uitkeringen markt (code CAO = 60) werd bij AOW’ers bij wie invoercode 02356 = 0 (geen SV-verzekering) werd vastgelegd, automatisch invoercode 02339 = 1 (geen aanvulling minimumloon toepassen) gegenereerd. Deze controle hebben we laten vervallen, omdat op CAO-niveau de aanvulling minimumloon al is uitgeschakeld. Dit is gedaan door werkgevercode 03451 Minimumloon met waarde 0 vast te leggen.

Automatische aanpassing bij bereiken AOW-leeftijd

In de maand dat uw werknemer de AOW-leeftijd bereikt, is de medewerker nog wel verzekerd voor de Sociale verzekeringen indien hij of zij dit ook was gedurende de rest van de dienstbetrekking. U hoeft hier echter geen premies meer voor af te dragen. In de oude situatie werd dit correct afgehandeld in de programmatuur, maar niet gepresenteerd op de vaste personeelsgegevens. In de nieuwe situatie maakt Payroll Gemal zichtbaar een mutatie aan per eerste van de maand waarin de AOW-leeftijd wordt bereikt.

Forceren tijdvak SV op basis van grondslag 55106

Wanneer een uitvoercode is opgenomen in grondslag van werkgevercode 55106 Tijdvakvaststelling bij variabele opgave met waarde 1 en deze uitvoercode komt variabel voor bij een registratienummer, dan wordt er een tijdvak geforceerd. Dit forceren gebeurt doordat invoercode 02939 Code forceren LH tijdvak wordt gegenereerd.

Welke tijdvakken worden geforceerd (loonheffing, SV of Zvw) hangt af van de situatie van het dienstverband.

In de oude situatie werd (indien invoercode 02356 was vastgelegd met waarde 0 = geen SV-verzekering) invoercode 02939 met waarde 1 (forceren tijdvak loonbelasting) of 2 (forceren tijdvak voor loonbelasting en Zvw) gegenereerd.

Wanneer invoercode 02356 was vastgelegd met een waarde anders dan 0 (minstens één SV-verzekering), dan werd invoercode 02939 gegenereerd met waarde 3 (forceren tijdvak loonbelasting, Zvw en SV).

Het bestaan van een tijdvak voor de SV is gekoppeld aan verzekeringsplicht. Dit betekent voor de nieuwe situatie dat invoercode 02939 wordt gegenereerd met waarde 3 wanneer wordt voldaan aan één of meer van onderstaande condities:

  • invoercode 02122 Code WW = 1 of 3 (verzekerd en premieplichtig of alleen verzekerd).
  • invoercode 02123 Code WIA = 1 of 3 (verzekerd en premieplichtig of alleen verzekerd).
  • invoercode 02124 Code ZW = 1 (verzekerd).

In alle andere situaties wordt invoercode 02939 gegenereerd met waarde 1 of 2. Dit is afhankelijk van de overige condities van deze controle. Deze condities zijn onveranderd. U kunt deze nalezen in de handleiding onder het onderwerp Loonheffing algemeen bij 5.4.

Overige aanpassingen

De code SV wordt gepresenteerd op diverse overzichten die door Payroll Gemal worden gegenereerd. Al deze overzichten zijn aangepast met ingang van periode 09.

Salarisspecificatie

Op uw salarisspecificatie werd in kolom 1 (linksonder) de code SV gepresenteerd. Hier wordt nu de waarde van de nieuwe invoercodes afzonderlijk gepresenteerd volgens de volgende codering (voor invoercode 02122 / 02123 / 02124):

waarde

omschrijving

0

Niet weergegeven

1

WW / WIA / ZW

2

WW – prem / WIA – prem / (komt bij ZW niet voor)

3

WW – verz / WIA – verz / (komt bij ZW niet voor)

UW ACTIE 2

Om de nieuwe invoercodes te presenteren op de salarisspecificatie, hebben wij deze ingericht op werkgevercode 31251 met volgnr 39 t/m 41 en op werkgevercodes 31257 t/m 31259 met volgnr 73 t/m 79. Wanneer u zelf op W(erkgever)-niveau codes heeft toegevoegd aan de salarisspecificatie op de genoemde volgnummers, dan dient u deze inrichting te verhuizen naar een ander volgnummer om van onze ondersteuning gebruik te kunnen maken.

Individuele loonstaat

In de kopregel van de individuele loonstaat, de persoonlijke loonstaat, de loonstaat herrekening en de loonstaat nabetaling vorig jaar wordt de SV-verzekeringssituatie gepresenteerd. De betreffende SV-verzekering wordt gepresenteerd wanneer respectievelijk invoercode 02122, 02123 of 02124 is vastgelegd met een waarde ongelijk aan 0. Wanneer er sprake is van een bijzondere situatie, wordt er een * toegevoegd aan de verzekeringsindicatie. Dit is het geval als er alleen verzekeringsplicht is of alleen premieplicht.

Voorbeeld 1

U heeft invoercode 02122 Code WW vastgelegd met waarde 2 (alleen premieplichtig), 02123 Code WIA met waarde 1 (verzekeringsplichtig en premieplichtig) en 02124 Code ZW met waarde 0 (niet verzekerd). U ziet dan WW*/WIA op de loonstaat. Ook op de loonstaat in csv-formaat is invoercode 02356 vervangen door de nieuwe invoercodes 02122, 02123 en 02124.

Ook in de kop 'Per periode' werd de waarde van invoercode 02356 weergegeven achter de naam Code SV. Deze naamgeving is aangepast aan Code WW/WIA/ZW en de waarde per periode wordt gepresenteerd als X/X/X.

Voorbeeld 2

U heeft invoercode 02122 Code WW vastgelegd met waarde 2 (alleen premieplichtig), 02123 Code WIA met waarde 1 (verzekeringsplichtig en premieplichtig) en 02124 Code ZW met waarde 0 (niet verzekerd). U ziet dan 2/1/0 in de periodekolom op de loonstaat.

Overzicht ZW-meldingen

Op het overzicht ZW meldingen worden alleen medewerkers gepresenteerd als er sprake is van ziekte en die medewerkers ook echt ZW-verzekerd zijn. In de oude situatie was dat het geval als invoercode 02356 was vastgelegd met waarde 1, 2, 3 of 4. In de nieuwe situatie worden medewerkers alleen getoond als invoercode 02124 Code ZW is vastgelegd met waarde 1.

Loonaangifte

Diverse controles die de Belastingdienst uitvoert voor de loonaangifte, hebben wij overgenomen in Payroll Gemal. U weet dan direct na de verwerking, vóórdat u de loonaangifte indient of uw productie fouten bevat waardoor u een correctieverzoek van de Belastingdienst zult ontvangen. Diverse controles hangen af van de SV-situatie. Wij hebben deze controles aangepast aan de nieuwe situatie, zie de Payroll Gemal handleiding onderwerp Mutatieverslag bij 3.3.1 Meldingen loonaangifte. Het betreft controles op meldingen L1711, L1801, L1907 en L1913.

UW ACTIE 3

Wanneer in de oude situatie invoercode 02356 correct was vastgelegd, wordt deze ook correct geconverteerd. In dat geval hoeft u niets te doen. Wanneer u reeds één van de betreffende meldingen heeft gekregen op uw mutatieverslag en u heeft deze nog niet opgelost, dan kunt u dat vanaf deze release doen door de nieuwe codes op de voorgeschreven wijze vast te leggen.

LKV en LIV

Voor zowel LKV, LIV als jeugd-LIV geldt de vereiste dat de medewerker verzekerd moet zijn voor minstens één werknemersverzekering. De functionaliteit in Payroll Gemal is aangepast op de nieuwe invoercodes. Bovendien is de functionaliteit aangepast aan situaties die nu vaker voor zullen komen: een medewerker die slechts een deel van het jaar verzekerd is.

Voor het bepalen van uitvoercode 02263 LIV fisc loon en 02264 LIV verl uren worden alleen de perioden geteld dat het dienstverband is verzekerd voor minimaal één werknemersverzekering.

Dat houdt in dat minstens één van onderstaande voorwaarden moet gelden:

  • invoercode 02122 Code WW = 1 of 3.
  • invoercode 02123 Code WIA = 1 of 3.
  • invoercode 02124 Code ZW = 1.

Voor het LKV kunnen andere verloonde uren gelden dan voor het LIV. Wanneer een doelgroepverklaring in de loop van het jaar wordt afgegeven of juist afloopt, mogen voor het LKV alleen de verloonde uren worden geteld uit de perioden dat de doelgroepverklaring geldig was. Voor het LIV geldt deze beperking niet.

Wat verandert er?

Er werd op de loonstaat niet getoond welke uren er golden voor het LKV specifiek. Met ingang van periode 09 hebben we de nieuwe uitvoercode 02260 LKV-verl. urn toegevoegd. Op deze uitvoercode worden de verloonde uren voor de LKV getoond wanneer u één van de invoercodes 03184 t/m 03187 heeft vastgelegd met waarde 1.

Het overzicht LIV/LKV (signaleringsoverzicht 31) sloot niet goed aan op het LKV. Als er sprake was van LKV werden de verloonde uren getoond van uitvoercode 02264, terwijl niet altijd met deze uren werd gerekend. Bovendien werd het jaarloon SV en het gemiddeld uurloon gepresenteerd, terwijl deze voor het LKV niet van belang zijn.

Met ingang van periode 09 hebben we het overzicht aangepast. Voor de verloonde uren wordt de nieuwe uitvoercode 02260 LKV verl. uren getoond. Daarnaast wordt het LKV bedrag per uur getoond, zoals vastgelegd op de corresponderende werkgevercode 03385/03387/03389/03391.

Hoe werkt het nu?

Als een medewerker een deel van het jaar voor geen enkele werknemersverzekering verzekerd is, tellen de verloonde uren en het fiscaal loon van die periodes niet mee voor de bepaling van het LKV of LIV. Dit zal in de praktijk vooral het geval zijn bij betalingen na uit-dienst.

In het geval van het LIV kan dit er toe leiden dat de medewerker niet meer aan de vereiste 1248 verloonde uren op jaarbasis voldoet of dat het uurloon op basis van de resterende perioden buiten de vereiste grenzen valt. In dat geval vervalt het LIV geheel. Voor het LKV en het jeugd LIV geldt geen urengrens, voor het LKV ook geen loongrens.

Indien er wel sprake is van recht op LKV, LIV of jeugd-LIV op basis van de verzekerde perioden, dan blijft het berekende jaarbedrag het hele jaar op de loonstaat staan. Dit is nodig om de tegemoetkoming correct te presenteren op het overzicht Tegemoetkoming loonkosten UWV (signaleringsoverzicht 31). Aan dit overzicht zelf is niets aangepast.

Ook hebben we de berekeningswijze van de prognose verbeterd voor LIV en LKV. Voorheen werd voor de berekening van uitvoercode 02263 LIV fisc. loon het SV-loon tot en met de huidige periode gedeeld door het aantal perioden en vermenigvuldigd met 12 (13 voor vierwekenverloning).

Hetzelfde gebeurde bij het bepalen van uitvoercode 02264 LIV verl. uren. Wanneer een medewerker gedurende het jaar een vaste contractwijziging heeft, is deze berekening niet erg nauwkeurig. In de nieuwe situatie worden het werkelijke SV loon en de werkelijke verloonde uren geteld voor de verstreken perioden.

Voor de rest van het jaar worden de vaste gegevens van de actuele periode doorgeteld. We hebben deze wijziging met ingang van periode 09 doorgevoerd. U krijgt daardoor geen herrekeningsverschillen op de uitvoercodes behorende bij het LIV en LKV. Omdat deze uitvoercodes elke maand een bijgewerkte prognose voor het jaar presenteren is alleen de actuele periode interessant en zult u hiervan geen hinder ondervinden.

Verzamelloonstaat

De SV-verzekeringssituatie is weergegeven op de verzamelloonstaat. Nu het mogelijk is om alleen verzekerd te zijn zonder premieplicht of andersom, hebben wij de verzamelloonstaat aangepast op die situatie.

Wat verandert er?

U kon reeds op de verzamelloonstaat zien door middel van een J/N codering voor welke werknemersverzekeringen het registratienummer verzekerd is. Wij hebben hier de nieuwe waarden V (alleen verzekeringsplicht) en P (alleen premieplicht) aan toegevoegd.

Hoe werkt het nu?

In de kolom SV loon wordt nog steeds de jaarcumulatief van uitvoercode 01598 Loon SV weergegeven. Er wordt hier geen onderscheid gemaakt tussen de verzekeringssituaties. Binnen de nieuwe VCR-methodiek zijn er namelijk veel  bijzondere situaties mogelijk, die we niet allemaal op het overzicht kunnen weergeven wegens de beperkte omvang van het formaat.

Denkt u hierbij aan de situatie dat de medewerker in de loop van het jaar uit-dienst gaat. In dat geval is de medewerker verzekerd en premieplichtig tijdens het lopende dienstverband. Er worden dan VCR-tijdvakken opgebouwd. Bij de nabetaling na uit-dienst is er alleen nog premieplicht. Het hangt er dan helemaal vanaf hoeveel VCR-ruimte nog over is in voorgaand perioden, of er ook premie wordt berekend.

Een andere bekende situatie is de stagiair die in gewone dienst treedt. Tijdens de stage is er alleen verzekeringsplicht voor de ZW. Er worden dan wel VCR tijdvakken opgebouwd, maar er wordt geen premie berekend. Zodra de stagiair in dienst treedt ontstaat er premieplicht voor de WW en WIA. Het SV-loon uit de stageperiode wordt dan binnen het kalenderjaar met terugwerkende kracht in de premieberekening betrokken.

In beide situaties is er geen eenduidige samenhang tussen de verzekeringssituatie aan het eind van het jaar, het SV-loon en de premies werknemersverzekeringen. Wanneer een dergelijke situatie met de nieuwe waarde V of P is weergegeven op uw verzamelloonstaat, dan kunt u voor aanvullende informatie de individuele loonstaat van deze medewerker raadplegen.

Aandachtspunten

HR Core Beaufort

Let op: het blijkt dat niet alle klanten de laatste upgrades van HR Core Beaufort hebben geïnstalleerd. HR Core Beaufort zal in de eigen release notes melden vanaf welke update u de nieuwe codes kunt gebruiken. Oudere versies van HR Core Beaufort ondersteunen niet de nieuwe invoercodes voor de SV. Om die reden is het belangrijk dat u HR Core Beaufort zo spoedig mogelijk update. Om u de tijd te geven om uw formulieren bij te werken zal Payroll Gemal tot nader te bepalen moment de oude invoercode 02356 Code SV nog wel accepteren. De codes worden door Payroll Gemal echter direct omgezet in de nieuwe invoercodes met de corresponderende waarden. U ziet dus op uw mutatieverslag en stamkaartje de gegevens staan alsof u de nieuwe codes heeft opgegeven.

HR Core Education

Let op: wij zullen in de release van oktober in HR Core Education de nieuwe invoercodes beschikbaar stellen. Meer hierover leest u in de desbetreffende release notes. Tot dat moment blijft HR Core Education nog de oude code SV aan Payroll Gemal aanleveren. De oude code SV wordt door Payroll Gemal echter direct omgezet in de nieuwe invoercodes met de corresponderende waarden. U ziet dus op uw mutatieverslag en stamkaartje de gegevens staan alsof u de nieuwe codes zelf heeft opgegeven.

Uit-dienst

Nabetalingen na uit-dienst zijn wel premieplichtig, maar niet verzekerd. Bij uitdiensttreding moet u invoercode 02122 Code WW en 02123 Code WIA vastleggen met waarde 2 en invoercode 02124 Code ZW met waarde 0. Dit geldt alleen als de medewerker daadwerkelijk uit dienst gaat. Dit geldt ook voor de betaling van uren aan een uurloner na de datum uit-dienst, zelfs als de uren tijdens in-dienst zijn gewerkt.

Als de medewerker overgaat van dienstverband wegens administratieve redenen (functiewijziging, locatiewijziging, enz.), dan laat u de genoemde invoercodes staan op de waarde die zij tijdens in-dienst hadden.

VCR bij dienstverband na stage

Zoals aangegeven in de toelichting loonberekening VCR van de Belastingdienst, is er sprake van een bijzonder situatie wanneer een stagiair na afloop van of tijdens de stage in-dienst treedt. Op dat moment wordt de stagevergoeding die in hetzelfde kalenderjaar betaald is met terugwerkende kracht geheel meegenomen in de premieberekening voor de Sociale verzekeringen. Hiervoor kende Payroll Gemal reeds functionaliteit, die onverminderd blijft werken. Om deze situatie correct te laten verwerken, is het van groot belang dat het reguliere dienstverband een hoger registratienummer heeft dan de stage. Bovendien moeten de registratienummers gekoppeld zijn. De sociale premies worden dan allemaal op het reguliere dienstverband geboekt, zoals vereist door de Belastingdienst.

Let op: doet u dit niet, dan geeft u ten onrechte sociale premies aan bij een stagiair. De Belastingdienst koppelt dit terug met foutcode L1822. Payroll Gemal toont deze foutcode niet op het mutatieverslag.

AOW-leeftijd

In de oude situatie werden er nooit SV-premies berekend vanaf de maand waarin een medewerker de AOW-leeftijd bereikte, ongeacht de opgegeven code SV. Eigenlijk was dit niet juist, omdat in de loonaangifte dan wel een verkeerde verzekeringssituatie kan worden doorgegeven, zonder dat u dit in de premie merkt.

In de nieuwe situatie wordt in de maand dat een medewerker de AOW-leeftijd bereikt, invoercode 02122 Code WW gegenereerd met waarde 3, invoercode 02123 Code WIA met waarde 3 en invoercode 02124 Code ZW met waarde 1. In deze situatie worden ook geen SV-premies berekend, maar uw medewerker is wel premievrij verzekerd voor alle Sociale verzekeringen. Dit wordt dan ook als zodanig in de loonaangifte doorgegeven.

Let op: deze situatie geldt alleen voor de maand waarin de AOW-leeftijd wordt bereikt. Werkt uw werknemer door na de AOW-leeftijd, dan maakt u een nieuw dienstverband aan. Dit nieuwe dienstverband is alleen verzekerd voor de ZW. U geeft dus alleen invoercode 02124 op met waarde 1.

2019-09/4 Overzicht specificatie productiegegevens per instelling

Waarom

Via ons ideeënportaal is de wens ingediend om het overzicht specificatie productiegegevens per instelling te krijgen. Met ingang van periode 09 is deze wens gehonoreerd.

Hoe

Het overzicht specificatie productiegegevens komt bij iedere productie voortaan op instellingsniveau beschikbaar. In dit overzicht wordt getoond met welke waarden de betreffende productie is vervaardigd. Het overzicht was voorheen voor alle instellingen alleen bij instelling 0001 zichtbaar waarin alle waarden van alle instellingen worden getoond.

2019-09/5 AOW-leeftijden gewijzigd door pensioenakkoord

Doordat in het kader van het pensioenakkoord de wet Temporisering verhoging AOW-leeftijd is aangenomen, zijn de AOW-leeftijden gewijzigd. Payroll Gemal is aangepast, zodat bij het doorrekenen van salarissen in begrotingen rekening wordt gehouden met de nieuwe AOW-leeftijden.

2019-09/6 Onderhoud CAO codelijst UWV

Het CBS maakt in samenwerking met de Belastingdienst en het ministerie van SZW jaarlijks een indeling van het bedrijfsleven in CAO-sectoren. De lijst met codes en bijbehorende sector wordt gepubliceerd op de website van het CBS. De CAO-code wordt in uw loonaangifte doorgegeven en voornamelijk gebruikt voor statistische doeleinden. In Payroll Gemal legt u deze code vast met werkgevercode 07005 en invoercode 02842.

Waarom

Omdat de codelijst van het CBS erg lang is, hebben wij in het verleden besloten om alleen de codes op te nemen die voor onze doelgroepen relevant zijn. Deze codelijst passen we ieder jaar aan. Bij het meest recente jaarlijkse onderhoud zijn echter bepaalde waarden niet toegevoegd of verwijderd.

Hoe

  • Omdat de CAO-codelijst tegenwoordig in beheer is bij het CBS en de code wordt doorgegeven in de loonaangifte, hebben we de namen van de codes veranderd in CAO code CBS/LA. De naam CAO code UWV stamde nog uit de tijd dat UWV de codelijst beheerde.
  • In periode 09 is het waardebereik van werkgevercode 07005 en invoercode 02842 aangepast.
  • CAO VVT: voor de CAO VVT vierwekenverloning [1] is de waarde van werkgevercode 07005 gewijzigd naar waarde 49 - VVT onderdeel Verpleeg- en Verzorgingshuizen. Voor de CAO VVT maandverloning [1] was de juiste waarde bij werkgevercode 07007 al vastgelegd.
  • CAO kraamzorg: voor de CAO kraamzorg [2] was nog geen waarde vastgelegd bij werkgevercode 07005. Vanaf periode 09 is bij deze werkgevercode de waarde 3924 Kraamzorg CAO opgegeven.
Automatische herrekening

Wij zullen een automatische herrekening uitvoeren om de loonaangifte voor CAO-codes 55 en 81 te corrigeren. U vindt deze herrekening op uw mutatieverslag met reden 03. Hieraan zijn voor u geen kosten verbonden.

De oude CAO code 1774 voor Tandartsassistenten is per 01-2019 vervallen. Per 04-2019 dienen tandarts-praktijkhouders aangesloten bij KNMT waarde 8105 te gebruiken, zoals aangegeven door de branchevereniging. Als u niet bent aangesloten bij KNMT, kunt u waarde 9999 – geen reguliere CAO van toepassing blijven gebruiken.

UW ACTIE

Op CAO-niveau hebben wij de waarde vastgelegd die binnen uw CAO het meest voorkomt. Diverse CAO’s kennen echter meerdere waarden. Grotere bedrijven krijgen bovendien soms een eigen code toegekend van het CBS.

Wij adviseren u daarom zelf het nieuwe waardebereik van werkgevercode 07005 na te lopen en de waarde te selecteren die het meest van toepassing is op uw bedrijf.

U vindt deze code bij Werkgevergegevens > Loonheffingen > div loonheffingen.

Als u de waarde wijzigt, kunt u dat doen met terugwerkende kracht tot 2019-01.Daarna moet u een collectieve herrekening afroepen met werkgevercode 99221 waarde 1. Als u dat niet wilt, kunt u ook een synchronisatie loonaangifte afroepen. Dit doet u door het uitvoeren van een speciale productie, waarin u lijstnr 0203 afroept.

Meer informatie

[1] Code CAO = 39 maandverloning, 55 vierwekenverloning (werkgevercode 03002 of invoercode 02317).

[2] Code CAO = 81 (werkgevercode 03002 of invoercode 02317).

2019-09/7 Uitvoercodes verkeerd geteld in grondslag verlofregeling

Wanneer u gebruik maakt van een verlofregeling, wordt de korting toegepast op de bijbehorende grondslag. In die grondslag worden de opgenomen uitvoercodes alleen geteld voor zover ze in de vaste/stam gegevens zijn opgenomen. Dit sluit namelijk het beste aan bij de werkelijkheid:

  • Als u variabel 10 uur opgeeft, wilt u namelijk ook echt 10 uur uitbetalen ongeacht of er een verlofregeling actief is.
  • Als de medewerker vast 10 uur per week werkt en 20% verlof heeft, dan wilt u slechts 8 uur per week uitbetalen.

Deze functionaliteit bleek bij een drietal uitvoercodes niet correct te werken:

  • uitvoercodes 01319 korting vaste ORT en 01400 korting vaste BRD werden ten onrechte niet geteld in de grondslag van een verlofregeling, ook al had u deze codes wel in de grondslag opgenomen. Payroll Gemal ziet deze codes namelijk als variabel terwijl ze eigenlijk betrekking hebben op een vaste component.
  • uitvoercode 01100 ORT bij verlof werd ten onrechte wel geteld in de grondslag, terwijl deze betrekking heeft op variabele boekingen.
Automatische herrekening

Wij zullen een automatische herrekening uitvoeren om voorkomende gevallen te herstellen. U herkent deze herrekening op uw mutatieverslag aan reden 11. Hieraan zijn voor u geen kosten verbonden.

2019-09/8 Update Vooraankondiging: uitfaseren eindejaarsproductie (13e, 14e en 15e periode)

We hebben in juni aangekondigd dat de eindejaarsproducties worden vervangen door een (aanvullende) correctieproductie periode 12 (voor vierwekenverloning periode 13) om het gebruikersgemak en begrijpelijkheid van Payroll Gemal te verbeteren en het ontsluiten van de data makkelijker te maken. Dit om in de toekomst de interfacemogelijkheden te vergroten met bijvoorbeeld API’s (Application Programming Interfaces). In deze update informeren wij u verder over deze uitfasering.

UW ACTIE

U hoeft geen actie te ondernemen naar aanleiding van wat we in dit onderwerp aan wijzigingen beschrijven.

Verwerking mutatiebestand

De verschillen tussen een eindejaarsproductie (EJP) en een aanvullende correctieproductie (ACP) komen voornamelijk tot uiting bij de verwerking van de variabele mutaties. In een EJP zijn deze vervangend en in een ACP zijn deze aanvullend. Aangezien wij voor de komende jaarovergang de wijze van de EJP in onze HR-systemen niet aanpassen en u als vanouds een 13e, 14e en eventueel een 15e periode kunt initiëren, leveren wij voor u een oplossing die het mogelijk maakt dat een HR-mutatiebestand in de ACP wordt verwerkt alsof het een EJP is. Dit is aan te sturen met een nieuwe werkgevercode (zie hierna).

Afroepen productie

In Gemal Direct Inrichting is de keuze ‘Eindejaarsproductie’ bij soort productie niet meer beschikbaar. U kiest dan voor ‘Correctie productie’.

Automatische omzetting

Om de overgang zo soepel mogelijk te maken vindt in de kalendermaand januari een automatische omzetting in Gemal Direct Inrichting plaats. Alle correctieproducties voor de periode 12 (voor vierwekenverloners periode 13) die in de maand januari worden afgeroepen, worden dan automatisch aanvullende correctieproducties. Werkgevercode 99231 krijgt hierbij de waarde 2 (= aanvullende correctieproductie).

Bestanden uit HR Core Beaufort

De bestanden uit HR Core Beaufort, te herkennen aan 'EJD' in de bestandsnaam, worden in Gemal Direct Inrichting automatisch omgezet naar een bestand voor een correctieproductie. Tevens wordt werkgevercode 99239 met de waarde 1 gegenereerd.

HR-bestanden in Gemal Direct Integratie

In de module Integratie is de keuze Eindejaarsproductie bij Soort productie niet meer beschikbaar. U kiest dan voor Correctie productie. De bestanden die ter conversie worden aangeboden en te herkennen zijn aan de productieperiode 13, 14 of 15 in het bestand, worden automatisch omgezet naar een bestand voor een correctieproductie. Tevens wordt werkgevercode 99239 met de waarde 1 gegenereerd.

Nieuwe werkgevercode

Gegeven: werkgevercode 99239.
Vastleggen: speciale verwerking eenmalige mutaties.
0 (of niet vastgelegd) = geen speciale verwerking eenmalige mutaties;
1 = speciale verwerking eenmalige mutaties.
Dit gegeven geldt voor uw hele ceanummer. Alleen vast te leggen in de maand januari bij een aanvullende correctie productie 12 (voor vierwekenverloning periode 13).

Overzichten en bestanden

Omdat overzichten en bestanden nu in een correctieproductie worden vervaardigd, zijn het periodenummer en het kavelnummer verschillend. In het Salarisdossier kunnen de overzichten bij ‘soort productie’ geselecteerd worden met ‘Correctieproductie’. De bestanden zoals het 1917-bestand bevatten uiteraard de juiste informatie. Echter er worden nu 12 periodes (voor vierwekenverloning 13 periodes) gevuld.

Afdrachten

In een correctieproductie worden er nu geen (correctie) afdrachten vastgesteld. Er komt een wijziging waarbij de afdrachten vastgesteld in een aanvullende correctieproductie als een eindejaarsproductie worden afgehandeld.

Afroep jaarwerkoverzichten en bestanden

We hebben een speciaal jaarwerkscherm gemaakt waarmee u de overzichten en bestanden kunt afroepen.

Communicatie

Regelmatig zullen wij u via de release notes op de hoogte gehouden van de verdere aanpassingen.

Gemal Direct Inrichting

2019-09/9 Aansturing maximum saldo PB4 en PB5

In Gemal Direct Inrichting hebben we de aansturingen van in- en uitvoercodes ingericht. We constateren dat enkele aansturingen van uitvoercodes 02698 en 02699 (Maximum saldo PB4/PB5) niet conform de aansturingen van de soortgelijke uitvoercodes van overige regelingen Persoonlijk Budget zijn.

Automatische herrekening

Om dit gelijk te trekken zullen we in periode 09 een automatische herrekening uitvoeren. U vindt deze herrekening terug op uw mutatieverslag met reden 02. Hieraan zijn voor u geen kosten verbonden.

2019-09/10 Omschrijving waarden nu ook zichtbaar in keuzelijsten

We hebben de standaard invoerschermen verbeterd door de omschrijving van waarden in een keuzelijst niet alleen op te nemen in de toelichting rechts onderin het scherm, maar deze ook direct zichtbaar te maken in de keuzelijsten in het invoerscherm. Van iedere waarde in de keuzelijst, ziet u de eerste 50 posities van de omschrijving. Als de tekst langer is dan 50 posities, ziet u drie puntjes (…) aan het eind van de omschrijving.  Wat de volledige omschrijving is, kunt u zien in de toelichting aan de rechterzijde van het scherm. In de afbeelding hieronder ziet u een voorbeeld van zo'n keuzelijst:

  

2019-09/11 Nieuw menu afroep overzichten en bestanden

We hebben met ingang van 3 september 2019 een verbetering aangebracht in het afroepen van overzichten en bestanden. Het vast en variabel afroepen van overzichten en bestanden vond plaats via het menu Werkgevergegevens > Overzichten en bestanden, daar waar ook de inrichting van overzichten en bestanden te vinden was.

Nu stuurt u de afroep van overzichten en bestanden aan via het nieuwe hoofdmenu Afroep overzichten / bestanden. Daaronder vindt u de verplaatste menu-onderdelen Afroep vast, Afroep variabel en Afroep variabel flex (voor flexibele bestandsuitvoer).

Tevens hebben we de functie Opvragen fiscaal jaar, voor het opvragen van fiscale bestanden over een voorgaand jaar via een speciale productie, naar deze locatie verplaatst.

Wijzigingen in wet- en regelgeving

Niet van toepassing 

Opgeloste meldingen

2019-09/12 ORT over verlofuren (change 1631654)

Melding

Soms kwam het voor dat ORT bij verlofuren niet werd berekend, als in een instelling medewerkers voorkomen die een andere Code-cao (invoercode 02317) hebben dan voor de instelling is vastgelegd. Voor andere medewerkers werd dan daarna de ORT bij verlofuren (uitvoercode 01100) niet altijd berekend.

Oplossing

Met ingang van periode 09 is Payroll Gemal aangepast.

Automatische herrekening

Voor de betreffende medewerkers vindt een automatische herrekening plaats. U vindt deze herrekening terug op uw mutatieverslag met reden 06.

2019-09/13 Automatische herrekening bij wijziging jaarloon BT in 2019 niet uitgevoerd (change 1616485)

Melding

In de release notes 2019-06 hebben wij bij onderwerp 3 Automatisch herrekenen bij jaarwaarde geschreven, dat er een automatische herrekening reden 04 zou plaatsvinden bij medewerkers waarvoor in 2019 het jaarloon bijzonder tarief (invoercode 02451) is gewijzigd. Dit is echter niet gebeurd.

Oplossing

In september gaan wij deze herrekening alsnog uitvoeren. 

Automatische herrekening

U vindt deze herrekening terug op uw mutatieverslag met reden 05.

2019-09/14 Afronding bij volledig verlof in uren (change 1624953)

Als u een verlofregeling vastlegt in uren per week of uren per maand (invoercodes 03201 t/m 03222), dan rekent Payroll Gemal deze uren om naar een percentage op maandbasis om zo een correcte korting op de betreffende grondslag te kunnen toepassen.

Melding

Het bleek dat bij volledig verlof een afrondingsverschil ontstond, waardoor niet de gehele grondslag gekort werd. Een medewerker met volledig verlof kreeg hierdoor enkele centen doorbetaald. Deze situatie zou opgelost zijn (zie release notes 2019-06 onderwerp 9), maar bleek zich nu in uitzonderlijke gevallen toch nog voor te doen.

Oplossing

Met ingang van periode 09 hebben we ook de resterende situaties gecorrigeerd. Wij hebben besloten geen automatische herrekening uit te voeren voor deze situatie. De reden daarvoor is dat het slechts enkele uitzonderingssituaties betreft en dat we deze niet op basis van een uniek kenmerk kunnen herrekenen. Er zouden dan veel medewerkers ten onrechte worden herrekend.

UW ACTIE

Als de situatie zich bij u heeft voorgedaan, dan kunt u de betreffende medewerkers zelf herrekenen door invoercode 02475 Beginperiode herrekening vast te leggen met de waarde 1.

Eerder gepubliceerde nieuwsberichten

2019-09/15 Uitvoercodes ten onrechte in grondslagen/journaalposten [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op onze portal. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

29 juli 2019 - De Servicedesk ontvangt regelmatig meldingen van klanten over verschillen in journaalposten. Deze worden veroorzaakt door uitvoercode 01518 WAO-WIA kort 55+. Deze uitvoercode is echter per 01-2018 vervallen. Dit is gemeld in de Release notes van Payroll Gemal 2017-12/onderwerp 10 Vervallen premiekortingen per 2018. Op dat moment had u de uitvoercode moeten verwijderen uit de grondslagen, journaalposten en eigen cumulaties. Visma | Raet kan dit niet voor u aanpassen.

Met ingang van release 2019-07 hebben wij uitvoercode 01518 opnieuw in gebruik genomen met een geheel ander doel en andere naam, namelijk: Afdracht loonheffing werknemer. Als bij u uitvoercode 01518 in diverse grondslagen, journaalposten en eigen cumulaties is opgenomen, kunnen nu verschillen ontstaan.

UW ACTIE

Wij raden u aan om na te gaan waar uitvoercode 01518 nog aanwezig is en of dit wel gewenst is.

2019-09/16 Korting doorbetaalde componenten bij langdurig gedeeltelijk ziek teruggedraaid (change 1518466) [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op onze portal. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

8 augustus 2019 - Op 8 augustus hebben wij via extra onderhoud change 1518466 teruggedraaid (Release Notes 2019-08/10). Bij nader inzien bleek de oorspronkelijke berekening toch de juiste te zijn. Hiermee vervalt ook de automatische herrekening reden 07.

Toelichting

Stel een medewerker is langdurig ziek, maar nog slechts voor 50% omdat deze medewerker aan het re-integreren is. Toen de medewerker volledig ziek was, kreeg hij € 200 ziekengeld ORT (uitvoercode 01035). Nu heeft u invoercode 02434 % ziek opgegeven met de waarde 50%. Daarom wordt er nog € 100 ziekengeld ORT uitbetaald. De andere helft kan de medewerker immers zelf weer verdienen in de tijd dat hij beter is.

De medewerker is nog wel langdurig ziek en heeft daarom 70% loondoorbetaling. Omdat de medewerker slechts 50% ziek is, heeft u op invoercode 02424 perc doorbetaling lang ziek de waarde 85% vastgelegd.

Voor het salaris heeft dit de gewenste uitwerking: u wilt eigenlijk de helft van het salaris voor 70% doorbetalen en de andere helft voor 100%. U bereikt dit effect door het gehele salaris voor 85% door te betalen.

Voor de doorbetaling Ziekengeld ORT heeft dit niet het gewenste effect. De € 100 ziekengeld heeft namelijk geheel betrekking op het deel dat de medewerker ziek is. Dit moet dus slechts voor 70% doorbetaald worden. Daarom past Payroll Gemal de volgende berekening toe:

Het ziekengeld ORT wordt naar 100% ziek herleid en in de grondslag langdurig ziek geplaatst. In dit voorbeeld wordt dus € 100 / 50% = € 200 opgenomen in grondslag 55127 korting langdurig ziek.

Over het totaalbedrag in grondslag 55127 korting langdurig ziek wordt 85% doorbetaling (= 15% korting) berekend. Over de ziekengeld ORT wordt dus € 200 x 15% = € 30 korting berekend. Deze korting wordt gezamenlijk met de korting over de gehele grondslag 55127 (Salaris, toelagen, enz.) korting langdurig ziek geplaatst op uitvoercode 01110 korting uitkering.

CAO gerelateerde informatie

CAO onderwijs

2019-09/17 CAO PO: berekening BAPO uren niet correct (change 1619111)

Melding

In de praktijk worden de uren van invoercode 02590 BAPO verlofuren en 02595 Flex BAPO uren door u opgegeven, nadat u deze hebt omgerekend met het percentage deelbetrekking. Het resultaat van deze uren worden gepresenteerd met uitvoercode 02272 BAPO uren. Deze uren worden door Payroll Gemal nogmaals omgerekend met het percentage deelbetrekking. Dit is niet correct.

Oplossing

Met ingang periode 09 wordt uitvoercode 02272 BAPO uren niet meer omgerekend met het percentage deelbetrekking.

Automatische herrekening

Wij zullen voorkomende gevallen automatisch herrekenen. U vindt deze herrekening terug op uw mutatieverslag met reden 04. Hieraan zijn voor u geen kosten verbonden.

CAO sociaal werk

2019-09/18 CAO-wijzigingen per 2019-09

Onlangs is een nieuw akkoord bereikt voor de CAO sociaal werk [1]. Hierin is afgesproken dat de salarisbedragen worden verhoogd per 2019-09. Ook de minimumbedragen voor vakantietoeslag en eindejaarsuitkering zijn verhoogd. Daarnaast is de premieverdeling voor de pensioenpremie gewijzigd. Per 2019-09 geldt een gelijke verdeling voor werknemers en werkgever. Dit wil zeggen dat de inhoudingspremie wordt verhoogd naar 11,75%.

De volgende werkgevercodes zijn per periode 09 aangepast:

  • bedrag minimum vakantietoeslag (werkgevercode 03206).
  • bedrag minimum eindejaarsuitkering (werkgevercode 25012).
  • percentage pensioenpremie (werkgevercode 04130).
  • maximum pensioenpremie inhouding (werkgevercode 04147).
Meer informatie

[1] Code CAO = 01 (werkgevercode 03002 of invoercode 02317), code salarisregeling = 01 (werkgevercode 03003 of invoercode 02314).

CAO sociale werkvoorziening

2019-09/19 CAO-ontwikkelingen en salarisbedragen schaal 000O

Het arbeidsvoorwaardenakkoord dat tussen partijen bereikt is, zal pas definitief worden na de ledenraadpleging. Dit vindt plaats in september zodat het onze verwachting is dat de wijzigingen pas in periode 2019-10 met terugwerkende kracht kunnen worden doorgevoerd in Payroll Gemal.

Melding (change 1667219)

Voor de CAO WSW [1] waren de minimumloonbedragen per 1 juli 2019 aangepast naar aanleiding van de wijziging van het minimumloon. Hierbij zijn de bedragen van schaal 000O verzuimd aan te passen. Voor salarisbedragen niet gekoppeld aan het minimumloon, vindt aanvulling plaats (deze salarisbedragen zullen na de salariswijziging van het CAO-akkoord aangepast worden).

Automatische herrekening

In periode 09 zullen we voor de betreffende medewerkers een automatische herrekening uitvoeren, zie reden 12 op uw mutatieverslag met als reden 12. Hieraan zijn voor u geen kosten verbonden.

UW ACTIE

Vanaf 3 september kunt u de gewijzigde salarisregeling downloaden via Youforce bij Zenden en Ontvangen.

Meer informatie

[1] Code CAO = 08 (werkgevercode 03002 of invoercode 02317), code salarisregeling = 06 (werkgevercode 03003 of invoercode 02314).

CAO UMC

2019-09/20 Aanvulling bij kortdurend zorgverlof

In uw CAO is bepaald dat een werknemer die kortdurend zorgverlof opneemt, recht heeft op een doorbetaling van 70% van het salaris over het verlof met een minimum van schaal 6 trede 10 (inpasnummer 9021). Tot 2019 was maatwerk in Payroll Gemal aanwezig dat zorgde voor deze doorbetaling. Dat maatwerk blijkt niet meer correct te werken sinds in release 01-2019 uitvoercode 01185 aanvulling bedrag en 01111 aanvulling bij verlof zijn samengevoegd.

In periode 09 hebben we nieuwe functionaliteit voor doorbetalen tijdens verlof toegevoegd (zie eerder in deze release notes). Deze functionaliteit is voor uw CAO ingericht om de doorbetaling tijdens zorgverlof weer correct te laten verlopen.

De volgende werkgevercodes zijn ingericht:

  • 13023 Doorbetalen tijdens verlof = 1 (doorbetalen deel van de korting, tenzij afwijkend vastgelegd).
  • 13024 Percentage doorbetaling = 70.
  • 13026 Doorbetaling op basis van inpasnr = 9021.
Automatische herrekening

Om de doorbetaling tijdens kortdurend zorgverlof in voorkomende gevallen in 2019 te corrigeren, zullen wij een automatische herrekening uitvoeren. U herkent deze herrekening op uw mutatieverslag aan reden 13

UW ACTIE

Als u op invoercode 01111 een afwijkend bedrag heeft vastgelegd ten behoeve van de doorbetaling tijdens kortdurend zorgverlof, dan dient u de invoercode met terugwerkende kracht tot 01-2019 te verwijderen. De doorbetaling zal nu namelijk plaatsvinden op uitvoercode 00640 Kzg vrl doorbet.

Als u invoercode 01111 niet schoont, krijgt uw werknemer de doorbetaling dus twee keer.

Als u weer gebruik wilt maken van de automatische doorbetaling, hoeft u verder geen actie te ondernemen. Indien u wel een afwijkend bedrag wilt blijven doorbetalen, dan legt u het bedrag dat u eerst op invoercode 01111 had vastgelegd, nu vast op invoercode 00640. Denkt u er aan ook dit per 01-2019 aan te passen.

CAO ziekenhuizen

2019-09/21 AMS-regeling: VT over frequentietoeslag bij peildatummethode (change 1616659)

Binnen de AMS (arbeidsvoorwaardenregeling medisch specialisten) is sprake van een frequentietoeslag die altijd op basis van het fulltime salaris wordt berekend. Deze toeslag wordt gepresenteerd op uitvoercode 01027.

Melding

Uit een klantmelding bleek dat in de grondslag vakantietoeslag (werkgevercode 56001) ten onrechte de frequentietoeslag op basis van het parttime loon werd geteld.

Let op: deze situatie bleek zich alleen voor te doen bij de peildatummethode (werkgevercode 03201 heeft u vastgelegd met waarde 1, 3 of 6). De AMS maakt officieel gebruik van de opbouwmethode. Indien u de AMS op dit punt volgt, heeft u dus geen hinder van dit probleem gehad.

Automatische herrekening

Wij zullen een automatische herrekening uitvoeren om voorkomende gevallen te herstellen. U vindt deze herrekening terug op uw mutatieverslag met reden 09. Hieraan zijn voor u geen kosten verbonden.

Pensioenfondsen

Pensioenfonds ABP

2019-09/22 Nogmaals: Aansturing politiek verlof [1]

Dit bericht is eerder gepubliceerd op onze portal. Voor de volledigheid wordt het hier herhaald.

15 augustus 2019 - In aanvulling en afwijking op hetgeen we geschreven hebben in release notes 2019-08/20, kunnen we helaas nog niet automatisch de verbijzondering WGP aanmaken. U moet dit bij politiek verlof vooralsnog dus zelf vastleggen met invoercode 02859.

Pensioenfonds PFZW

2019-09/23 Variabelen PFZW bij doorbetaalde componenten, gedeeltelijk ziek en langdurige ziekte (change 1658970)

Melding

Het bleek dat de variabelen PFZW (uitvoercode 02326) onjuist bepaald werden indien u componenten doorbetaalt tijdens ziekte in het tweede ziektejaar. Dit betreft de uitvoercodes 01035 ziekengeld ORT, 01085 ziekengeld OVW/BRD, 01190 ziekengeld meerwerk, 01397 ziekengeld BRD en 01400 korting vaste BRD.

Uitleg

U legt het percentage ziek voor de doorbetaalde componenten vast op invoercode 02434 Percentage ziek.
Voorbeeld: een medewerker is een weekje 50% ziek. U legt invoercode 02434 vast met waarde 50.00. De medewerker krijgt 50% van zijn ORT doorbetaald als ziekengeld ORT.

Tijdens langdurige ziekte legt u de doorbetaling vast met

  • invoercode 02424 Percentage doorbetaling langdurig ziek. 
  • invoercode 03200 Percentage korting langdurig ziek .
  • invoercode 03201 Langdurig ziek, uren per week .
  • invoercode 03211 Langdurig ziek uren per maand.

Met deze invoercodes wordt een korting berekend over de gehele grondslag (werkgevercode 55127 Uitvoercodes in grondslag langdurig ziek).

In het tweede ziektejaar betaalt u in de meeste gevallen 70% van het salaris door. Als een medewerker 50% ziek is in het tweede ziektejaar, betaalt u de helft van het salaris voor 70% door. In praktijk lost u dat op door op bijvoorbeeld invoercode 02424 85% doorbetaling vast te leggen. Dit werkt correct voor de gehele grondslag, maar niet voor de doorbetaling van componenten tijdens ziekte (zie eerste alinea). Deze componenten hebben namelijk volledig betrekking op het deel dat de medewerker ziek is en moeten dus voor 70% worden doorbetaald.

In de salarisberekening wordt dit opgelost door de doorbetaalde componenten op basis van 100% ziekte te tellen in grondslag van werkgevercode 55127. 85% doorbetaling over het volledige bedrag levert namelijk dezelfde korting op als 70% doorbetaling van het halve bedrag. In de maandgrondslag PFZW (werkgevercode 55052) werd bovenstaande herleiding naar 100% niet uitgevoerd. Dit leidde tot een te hoog bedrag op uitvoercode 02326 variabelen PFZW en dus een te hoge inhouding en afdracht van de pensioenpremie. 

Automatische herrekening

Met ingang van periode 09 is Payroll Gemal aangepast. Voorkomende gevallen zullen wij automatisch herrekenen. U vindt deze herrekening terug op uw mutatieverslag met reden 10. Hieraan zijn voor u geen kosten verbonden.

Automatische herrekeningen

2019-09/24 Vermelding automatische herrekening op mutatieverslag

Op uw mutatieverslag vindt u de volgende volgnummers van herrekeningsredenen die wij voor u uitvoeren in deze periode:

reden onderwerp
02

Aansturing maximum saldo PB4 en PB5
03 Onderhoud CAO codelijst UWV
04 CAO PO: berekening BAPO uren niet correct (change 1619111)
05 Automatische herrekening bij wijziging jaarloon BT in 2019 niet uitgevoerd (change 1616485)
06 ORT over verlofuren (change 1631654)
07 en 08 Splitsing code SV
09 CAO ziekenhuizen - AMS-regeling: VT over frequentietoeslag bij peildatummethode (change 1616659)
10 Pensioenfonds PFZW - Variabelen PFZW bij doorbetaalde componenten, gedeeltelijk ziek en langdurige ziekte (change 1658970)
11 Uitvoercodes verkeerd geteld in grondslag verlofregeling
12 CAO sociale werkvoorziening - CAO-ontwikkelingen en salarisbedragen schaal 000O
13 CAO UMC - Aanvulling bij kortdurend zorgverlof

Werknemer- en werkgevergegevens

2019-09/25 Nieuwe/gewijzigde invoercodes en uitvoercodes

 

Nieuwe invoercodes verlof-/generatieregelingen

- 00635 Ld zk doorbet (Langdurig ziek, bedrag doorbetaling)
- 00636 Sen vrl doorbet. (Seniorenverlof, bedrag doorbetaling)
- 00637 OSV doorbet. (Ouderschapsverlof, bedrag doorbetaling)
- 00638 Onb vrl doorbet. (Onbetaald verlof, bedrag doorbetaling)
- 00639 LL vrl doorbet. (Levensloopverlof, bedrag doorbetaling)
- 00640 Kzg vrl doorbet. (Kortdurend zorgverlof, bedrag doorbetaling)
- 00641 Lzg vrl doorbet. (Langdurig zorgverlof, bedrag doorbetaling)
- 00642 Cal vrl doorbet. (Calamiteitenverlof, bedrag doorbetaling)
- 00643 Vrlr 9 doorbet. (Verlofregeling 9, bedrag doorbetaling)
- 00644 Vrlr 10 doorbet. (Verlofregeling 10, bedrag doorbetaling)
- 00645 Vrlr 11 doorbet (Verlofregeling 11, bedrag doorbetaling)
- 00646 Vrlr 12 doorbet. (Verlofregeling 12, bedrag doorbetaling)
- 00647 Vrlr 13 doorbet. (Verlofregeling 13, bedrag doorbetaling)
- 00648 Vrlr 14 doorbet. (Verlofregeling 14, bedrag doorbetaling)
- 00649 Vrlr 15 doorbet. (Verlofregeling 15, bedrag doorbetaling)

Nieuwe invoercodes Splitsing code SV
invoercode omschrijving
02122 code WW
02123 code WIA
02124 code ZW
Nieuwe uitvoercodes verlof-/generatieregelingen

- 00635 Ld zk doorbet (Langdurig ziek, bedrag doorbetaling)
- 00636 Sen vrl doorbet. (Seniorenverlof, bedrag doorbetaling)
- 00637 OSV doorbet. (Ouderschapsverlof, bedrag doorbetaling)
- 00638 Onb vrl doorbet. (Onbetaald verlof, bedrag doorbetaling)
- 00639 LL vrl doorbet. (Levensloopverlof, bedrag doorbetaling)
- 00640 Kzg vrl doorbet. (Kortdurend zorgverlof, bedrag doorbetaling)
- 00641 Lzg vrl doorbet. (Langdurig zorgverlof, bedrag doorbetaling)
- 00642 Cal vrl doorbet. (Calamiteitenverlof, bedrag doorbetaling)
- 00643 Vrlr 9 doorbet. (Verlofregeling 9, bedrag doorbetaling)
- 00644 Vrlr 10 doorbet. (Verlofregeling 10, bedrag doorbetaling)
- 00645 Vrlr 11 doorbet (Verlofregeling 11, bedrag doorbetaling)
- 00646 Vrlr 12 doorbet. (Verlofregeling 12, bedrag doorbetaling)
- 00647 Vrlr 13 doorbet. (Verlofregeling 13, bedrag doorbetaling)
- 00648 Vrlr 14 doorbet. (Verlofregeling 14, bedrag doorbetaling)
- 00649 Vrlr 15 doorbet. (Verlofregeling 15, bedrag doorbetaling)

Nieuwe uitvoercode LKV
uitvoercode omschrijving
02260 LKV-verl urn

 

2019-09/26 Nieuwe/gewijzigde werkgevercodes

Nieuwe werkgevercode VRZ-regelingen via UPA

werkgevercode omschrijving
05040 VRZ-relatie aansluitnummer 

Vervallen werkgevercode

werkgevercode  omschrijving
04651 UPA - vulling regeling OP
04652 UPA - vulling regeling AP
Gewijzigde werkgevercode
werkgevercode omschrijving oud omschrijving nieuw
04104 UPA PFZW machtiging UPA - machtiging
04603 UPA - vulling relatienummer aansluiting UPA - aanduiding regeling

Nieuwe werkgevercode verlof-/generatieregelingen

 

werkgevercode omschrijving
13023 toepassen aanvulling bij verlofregeling
13024 toepassen percentage van bedrag/inpasnummer bij aanvulling verlofregeling
13025 toepassen bedrag bij aanvulling verlofregeling
13026 toepassen inpasnummer bij aanvulling verlofregeling
13028 presentatie bij aanvulling verlofregeling
13029 doorbetaling bij aanvulling verlofregeling omzetten naar uren loonaangifte

 

Publishing Date : 8/27/2019

0 Kudos
Medewerkers
Choose your region:
Choose your Region
Go