Mijn Communities
Help

Release notes februari 2024

22-01-2024 16:44 (Bijgewerkt op 22-02-2024)
  • 57 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 3588 Weergaven

Nieuwe workflow voor het boeken van interviews (1 februari 2024)

Doel en scope

We hebben de workflow voor het boeken van interviews en de bijbehorende e-mail templates vernieuwd. Dit zal ook de basis vormen voor de aankomende kalenderintegratie en nieuwe e-mail templates. Deze nieuwe functionaliteit is getest door een aantal klanten en een deel van hun feedback is verwerkt voor deze release.

 

Omschrijving

Deze nieuwe workflow en templates markeren het volgende hoofdstuk van ons nieuwe EasyCruit platform. We hebben delen van de oude functionaliteit voor het boeken van interviews opnieuw ontworpen en verbeterd op basis van feedback van klanten. De nieuwe templates zijn de eerste van velen die zullen volgen, met een nieuw en verbeterd ontwerp en functionaliteiten.

 

De nieuwe workflow voor het boeken van interviews opent in een nieuw venster. In de eerste stap moeten de interviewgegevens worden ingevoerd. Enkele belangrijke wijzigingen die we daar hebben geïmplementeerd:

  • Je kan interne interviewers selecteren uit de lijst met admins en gebruikers met toegang tot de afdeling waarop de kandidaat heeft gesolliciteerd.
  • Je kan ook externe interviewers toevoegen, zodat ze niet als gebruiker in EasyCruit hoeven te worden toegevoegd.
  • Je kan een fysieke locatie (adreslijst op basis van adressen uit afdelingsstructuur) toevoegen of "Online" kiezen.

Wanneer alle verplichte velden zijn ingevuld, kan je doorgaan naar de volgende stap. Hier zie je de volgende nieuwe functionaliteiten:

  • Een voorbeeld van de e-mail. Op deze manier kan je controleren of alle gegevens en opmaak juist zijn voordat je de e-mail naar de kandidaat verzendt.
  • Een overzicht van de ingevulde interviewgegevens uit de vorige stap.

Als je wijzigingen in de e-mail wilt aanbrengen, kan je op de bewerken knop (potlood pictogram) klikken. Dit brengt je naar de bewerkingspagina van het template, waar je de volgende nieuwe functionaliteiten zult zien:

  • Een overzicht van alle beschikbare samenvoegvelden. Deze kunnen worden gebruikt door te klikken in een van de editors en/of het onderwerpveld en vervolgens te klikken op het gewenste samenvoegveld (zie ook de informatie tekst in de workflow zelf), waarna het samenvoegveld op de gewenste locatie wordt geplaatst.
  • Een nieuwe en verbeterde editor.

Nadat je de gewenste wijzigingen hebt aangebracht, kan je deze opslaan en keer je terug naar de vorige stap. In de voorbeeldweergave kan je zien hoe de gemaakte wijzigingen worden weergegeven voor de kandidaat. Wanneer je tevreden bent, kan je de uitnodiging verzenden door op de knop "Uitnodiging verzenden" te klikken.

 

Kandidaten zullen een nieuwe en verbeterde bevestigingslink ontvangen (zorg ervoor dat het bevestigingslink samenvoegveld in het e-mail template is opgenomen) voor het reageren op het interview voorstel. Het is mogelijk om te bevestigen, een nieuwe datum en tijd voor te stellen of om je sollicitatie in te trekken. Zodra er een antwoord is geselecteerd, zal dit worden gedeeld met de interviewers en in EasyCruit zelf.

 

De interviewgegevens worden vervolgens weergegeven in het profiel van de kandidaat, net zoals voorheen. Daar kan je ook de interviewgegevens bewerken. Het selectievakje "Informeer alle deelnemers over wijzigingen via e-mail" is standaard aangevinkt. Als je alle deelnemers op de hoogte wilt brengen van de door jou aangebrachte wijzigingen, laat je het vakje aangevinkt. Als je dat niet wilt doen, kan je het vakje uitvinken.

 

Interviews zullen ook zichtbaar zijn in de wervingskalender, zoals dat ook het geval was met de oude interview workflow. Dit geldt zowel voor de wervingskalender op de startpagina als de wervingskalender in het oude platform.

 

Enkele belangrijke algemene wijzigingen ten opzichte van de oude workflow voor het boeken van interviews:

  • Er zal geen optie zijn voor herinneringsmails.
  • Er zal geen optie zijn om geen e-mail te versturen. Als je geen e-mail naar de kandidaat wilt sturen, kan je in plaats daarvan het menu “Status wijzigen” gebruiken. Dit resulteert wel in het ontbreken van interview details, dus houdt daar rekening mee.

 

Workflow

1. Nodig een kandidaat uit voor een interview, ofwel vanuit de kandidatenlijst of het kandidaatprofiel.

2. Een nieuw venster wordt geopend. Vul alle verplichte velden in om door te gaan naar de volgende stap.

MauriceEppenga_0-1705937246866.png

3. Er wordt een voorbeeld en overzicht weergegeven. Klik op de bewerken knop (potlood pictogram) om wijzigingen aan de e-mail aan te brengen.

MauriceEppenga_1-1705937246826.png

4. Bewerk het template en klik op "Wijzigingen toepassen" (of "Annuleren") om terug te keren naar de voorbeeldweergave van de e-mail. Zoals aangegeven, zal "Annuleren" alle gemaakte wijzigingen ongedaan maken en "Wijzigingen toepassen" zal de e-mail bijwerken met de aangebrachte wijzigingen.

MauriceEppenga_2-1705937246849.png

5. Wanneer je klaar bent, klik je op "Uitnodiging verzenden" en de kandidaat zal op de hoogte worden gebracht.

6. De interviewgegevens worden nadien weergegeven in het kandidaatprofiel.

MauriceEppenga_3-1705937246839.png

7. Je kan altijd de interviewgegevens later bewerken indien nodig door op "Bewerken" te klikken in de rechterbovenhoek van het interview details blok.

MauriceEppenga_4-1705937246863.png

8. De kandidaat ontvangt een e-mail met de bevestigingslink. Nadat de kandidaat op de link heeft geklikt, zien ze de volgende pagina:

MauriceEppenga_5-1705937246865.png

9. Nadat de kandidaat een antwoord heeft geselecteerd, zal deze pagina het gekozen antwoord blijven weergeven totdat de link niet meer actief is.

MauriceEppenga_6-1705937246821.png

 

Nieuwe e-mail templates voor de interview boeken workflow (1 februari 2024)

Doel en scope

Naast de nieuwe workflow voor het boeken van interviews hebben we ook nieuwe e-mail templates gemaakt. We hebben de oude interview templates vervangen en ook enkele extra e-mail templates toegevoegd om beheerders meer mogelijkheden te bieden voor maatwerk.

 

Omschrijving

We hebben vier e-mail templates vernieuwd:

  • Eerste gesprek/telefonisch gesprek
  • Eerste interview
  • Tweede interview
  • Derde interview

We hebben ook vier nieuwe e-mail templates gemaakt:

  • Uitnodiging voor interviewers voor een nieuw interview
  • Notificatie voor kandidaten over interview wijzigingen
  • Notificatie voor interviewers over interview wijzigingen
  • Bevestigingslink antwoord notificatie

Alle templates hebben een volledig nieuw ontwerp en we hebben de volgende functionaliteiten toegevoegd:

  • Een afzender veld, zodat je bijvoorbeeld een gedeeld e-mailadres voor werving als de standaard afzender kunt instellen. Als je het afzender veld leeg laat, zal het verzenden van e-mails dezelfde logica volgen als voorheen (meestal wordt het e-mailadres van de gebruiker gebruikt).
  • Een overzicht van alle beschikbare samenvoegvelden. Deze kunnen worden gebruikt door te klikken in een van de editors en/of het onderwerpveld en vervolgens te klikken op het gewenste samenvoegveld (zie ook de informatie tekst in de workflow zelf), dat het samenvoegveld op de gewenste locatie plaatst.
  • Een nieuwe en verbeterde editor.
  • Elk e-mail template zal nu de optie hebben om bijlagen toe te voegen. Het is nu mogelijk om bijvoorbeeld reisinstructies of informatie over het bedrijf standaard toe te voegen.

Als je wilt zien hoe een e-mail eruit zou zien voor de kandidaat, kan je op de "Voorbeeld" knop klikken. De samenvoegvelden worden weergegeven als algemene gegevens zoals "Voornaam kandidaat".

 

Enkele belangrijke algemene wijzigingen ten opzichte van de oude e-mail templates voor het boeken van interviews:

  • Er zal geen optie zijn om geen e-mail te verzenden. Als je geen e-mail naar de kandidaat wilt sturen,  kan je in plaats daarvan het menu “Status wijzigen” gebruiken.
  • Er zal geen vertragingsoptie zijn.
  • Er zal geen herinneringsoptie zijn.

 

BELANGRIJKE OPMERKING: E-mail templates van het oude boekingssysteem voor interviews worden gekopieerd naar de nieuwe e-mail templates. Na de release van het nieuwe boekingssysteem voor interviews moet je zelf controleren of de tekst nog steeds correct is uitgelijnd en of alle samenvoegvelden op hun plaats staan. Sommige samenvoegvelden zijn verwijderd:

  • {route}
  • {veibeskrivelse}
  • {bekreftlink}

Zorg er ook voor dat je controleert op verschillende talen en afdelingen als je daar aanpassingen hebt gemaakt.

 

Workflow

1. Ga naar de tegel "E-mail templates" in de beheerdersinstellingen.

MauriceEppenga_7-1705937246868.png

2. Klik op een van de interview templates.

MauriceEppenga_8-1705937246847.png

3. Selecteer een afdeling.

MauriceEppenga_9-1705937246838.png

4. Start met het bewerken van de e-mail.

MauriceEppenga_10-1705937246833.png

5. Klik op "Voorbeeld" om te zien hoe de wijzigingen zullen worden weergegeven voor de ontvanger.

MauriceEppenga_11-1705937246862.png

6. Wanneer je klaar bent, klik je op "Opslaan" om de wijzigingen op te slaan.

MauriceEppenga_12-1705937246864.png

 

 

Opmerkingen
TvanOudenaarden
CHAMPION *
door TvanOudenaarden

Wij hebben onlangs een meeting gehad in zaken het nieuwe boeken van interviews. We hebben toen aangegeven dat we de herinneringen en confirm links erg handig vinden en deze dus ook gebruiken. Nu zie ik in de release notes dat beide geen optie meer zijn vanaf 16 november.

 

Nu staat er dat recruitment handmatig kan aangeven of iemand aanwezig is. Maar hoe moet de sollicitant dit dan vermelden? Door een mail te sturen? 

door Maurice Eppenga (Bijgewerkt ‎08-11-2023 17:17 door Maurice Eppenga VISMA )

@TvanOudenaarden, het is inderdaad de bedoeling dat de afspraak eerst wordt afgestemd met de sollicitant, waarna je vervolgens via EasyCruit deze afspraak kan bevestigen aan alle aanwezigen. De aanwezigen zullen ook een agenda uitnodiging ontvangen bij deze email, zodat de afspraak aan de mail agenda kan worden toegevoegd.

 

De feedback die wij van klanten kregen is dat dit in feite ook de werkwijze met de confirmlink is, omdat de confirmlink geen kalender integratie bevat en de kandidaat dus ook geen tijdsslot kan uitkiezen of een andere tijd kan voorstellen.

 

Wij zijn nu hard bezig met het ontwikkelen van een kalender integratie, dit zal de verbeterde vervanger zijn van de confirmlink. Dan is het mogelijk om op basis van de gesyncte kalenders van de interviewers een aantal tijdsslots aan de sollicitant voor te stellen. De sollicitant kiest er dan een uit en deze komt dan in alle agenda's te staan inclusief videolink voor online interviews. Met deze integratie is het dan niet meer nodig om via mail/telefoon met de kandidaat en interviewers af te stemmen.

TvanOudenaarden
CHAMPION *
door TvanOudenaarden

@Maurice Eppenga 

Dank je wel

MaritVGGM
CONTRIBUTOR **
door MaritVGGM

Hoi @Maurice Eppenga, ik heb nog 2 vragen naar aanleiding van bovenstaande.
In het artikel zie ik namelijk in één van de screenshots wel staan 'Status interview: Pending'. Dit gaat dan over de agenda uitnodiging? En wijzigt dit zodra deze agenda uitnodiging is geaccepteerd of geweigerd?

 

En is deze status dan straks ook zichtbaar in de 'wervingskalender' op de homepagina?

 

Alvast bedankt!

door Maurice Eppenga

@MaritVGGM, status interview is inderdaad pending nadat je een interview hebt verstuurd. Deze kun je handmatig op geaccepteerd zetten, zie mijn beschrijving in de reactie hierboven.

 

Status is niet direct zichtbaar op de startpagina, maar wel in het kandidaatprofiel.

Gerda Reidsma
CONTRIBUTOR ***
door Gerda Reidsma

@Maurice Eppenga in de wervingskalender is de status geweigerd niet zichtbaar. Kan deze weer toegevoegd worden om een goed totaal overzicht van de gesprekken te hebben? Ik weet dat het bij de kandidaat wel staat maar voor een totaal overzicht mis ik deze gegevens. @MaritVGGM en @Rosalie Groot hebben hier ook al eerder eens een post voor gemaakt maar ik kan zo gene reactie vinden vanuit Visma

door Maurice Eppenga

@Gerda Reidsma @MaritVGGM @Rosalie Groot, we zijn bezig met een aantal extra toevoegingen aan deze release (zoals vorige week gecommuniceerd) en onderdeel hiervan is o.a. dat we de status van het interview toevoegen aan de wervingskalender op de startpagina, dus ook de status voor een afgewezen uitnodiging.

door Maurice Eppenga (Bijgewerkt ‎22-01-2024 17:00 door Maurice Eppenga VISMA )

Ik heb alle reacties van de vorige interview booking release notes naar dit topic verplaatst, zodat de historie behouden blijft. De oude release notes heb ik namelijk verwijderd om verwarring te voorkomen.

 

We hebben de vernieuwde bevestigingslink, de behouden klassieke wervingskalender en de toevoegingen aan de nieuwe wervingskalender op de startpagina toegevoegd aan de functionaliteit. Dit is nu opgenomen in de release notes.

door Maurice Eppenga

De nieuwe workflow is nu live!

Malou Heijnen
CONTRIBUTOR *
door Malou Heijnen

Klopt het dat de inhoud van de uitnodiging niet meer aan te passen valt? 

Wij hadden in onze oude uitnodiging namelijk +/- 7 locaties opgenomen welke we geel hadden gearceerd. Bij het daadwerkelijk versturen van de uitnodigen haalde we de locaties er allemaal uit en lieten we de juiste staan. Hoe kan ik dit nu aanpassen? @Maurice Eppenga 

door Maurice Eppenga (Bijgewerkt ‎01-02-2024 11:12 door Maurice Eppenga VISMA )

@Malou Heijnen, dit is nog steeds mogelijk, zowel op vacature niveau als op template niveau. Op vacature niveau moet je vanuit de preview op het potloodje klikken om de tekst aan te passen. Op template niveau kies je eerst de afdeling (de bovenste afdeling als het voor alle afdelingen geldt) en kan je dan vervolgens aanpassingen maken.

Malou Heijnen
CONTRIBUTOR *
door Malou Heijnen

@Maurice Eppenga ik heb het inderdaad gezien. Bedankt voor je snelle antwoord! 

Greta Homma1
CONTRIBUTOR *
door Greta Homma1

Hoe kun je de ruimte tussen de regels aanpassen? Er zit nu te veel witruimte tussen, maar het lukt niet om dit kleiner te maken. De uitnodiging ziet er nu erg lelijk uit.

door Maurice Eppenga

@Greta Homma1, een normale ENTER geeft inderdaad extra witruimte. Als je ENTER + SHIFT doet zit er minder witruimte tussen de regels.

marjavanderkolk
CHAMPION ***
door marjavanderkolk

@Maurice Eppenga

Kan het zijn dat de tekst uit de oude templates niet is meegenomen? Of doe ik iets verkeerd? Als ik een uitnodiging aanmaak verschijnt er bijna geen tekst. 

marjavanderkolk_0-1706795058644.png

 
 

marjavanderkolk_3-1706795151323.png

 

RichardR
CHAMPION **
door RichardR

@Maurice Eppenga 

Beste Maurice,

Het datumveld is een niet Nederlandse notatie.

RichardR_0-1706795581235.png

Kan dit nog snel worden aangepast.

Met vriendelijke groet,

Richard

J Verhage
CONTRIBUTOR *
door J Verhage

Goedemiddag, is het mogelijk dat bij de tijdsduur van een interview de opties 45 en 105 minuten worden toegevoegd?

RichardR
CHAMPION **
door RichardR

@Maurice Eppenga ,

Beste Maurice,

De medewerkers die bij de sollicitatie aanwezig zijn krijgen een mailtje met een invite.

Echter mijn collega krijgt een mail vanuit mijn naam (klopt) maar als we naar de Aan kijken (aan wie geadresseerd) dan klopt dat niet. Daar staat of mijn naam als afzender of mijn naam omdat ik de tweede ben die ook aanwezig is bij het interview.

RichardR_0-1706796408587.png

Dit is niet akkoord.

Graag snel oplossen

Met vriendelijke groet,

Richard

door Maurice Eppenga (Bijgewerkt ‎01-02-2024 15:31 door Maurice Eppenga VISMA )

@marjavanderkolk, mist de tekst ook in template beheer? De tekst uit de oude templates hoort ook in de nieuwe templates te staan.

 

Kan het ook zo zijn dat niet alle interview templates in gebruik waren en dus niet allemaal gevuld?

door Maurice Eppenga

@RichardR, de datum bug was al gevonden en heb ik nu prioriteit gegeven binnen het team. Datum weergave moet gebaseerd zijn op de ingestelde taal.

Jouw tweede opmerking is mij niet helemaal duidelijk. Het probleem is dat jouw naam zowel bij de afzender als geadresseerde is opgegeven?

door Maurice Eppenga

@J Verhage, ik zal met het team bespreken wat er mogelijk is qua extra tijdskeuzes.

RichardR
CHAMPION **
door RichardR

@Maurice Eppenga 

Beste Maurice,

Mijn collega Monique heeft een mail ontvangen met de uitnodiging om bij het gesprek aanwezig te zijn en staat niet in het Aan veld met haar mailadres.

Daar staat of het adres van de verzender (ik) of de laatste mailadres van de personen die zijn uitgenodigd bij het interview (in dit geval ben ik dat ook).

Zie het schermafdruk.

Met vriendelijke groet, 

Richard

marjavanderkolk
CHAMPION ***
door marjavanderkolk

@Maurice Eppenga dat kan ik nu helaas niet bekijken want ik kom er nu niet in.

Zodra ik er weer in kom zal ik het je laten weten. Wordt  maandag. Fijn weekend alvast. gr. marja

door Maurice Eppenga

@RichardR, helder, ik ga er naar laten kijken. 

marjavanderkolk
CHAMPION ***
door marjavanderkolk

@Maurice Eppenga 

Informatief doet het niet, 1e interview doet het ook niet, 2e interview en 3e interview doen het wel weer.

Waarom is het verplicht om een afdeling te selecteren?

Kortom het is nu een beetje een rommel want de 1 doet het en andere niet, en nog andere zijn in oude lay out. 

Is het niet handiger om alles om te zetten als alles aangepast is? 

Nu werkt de helft niet. Hoor graag hoe dit op te lossen is. gr. marja

door Maurice Eppenga

@marjavanderkolk, de oorzaak is gevonden (een oud samenvoeg veld) en er wordt nu aan een fix gewerkt. Dit moet snel zijn opgelost en  ik zal het hier melden wanneer we klaar zijn.


Wat betreft de andere punten:

  • Het selecteren van een afdeling is gebaseerd op het laden van de templates.
  • Wat betreft de oude layout, dit gaat om alle email templates die niet met het uitnodigen voor een interview te maken hebben. Het kost veel tijd om die email templates te herbouwen en dan kunnen klanten al die tijd ook geen gebruik maken van de verbeterde workflow voor het uitnodigen voor een interview en de nieuwe templates voor notificaties. We kiezen daarom voor een stapsgewijze implementatie van nieuwe email templates en de bijbehorende workflows.
door Maurice Eppenga

@marjavanderkolk, het issue met jullie templates is opgelost. 

René van Dijk
CHAMPION ***
door René van Dijk

@Maurice Eppenga @Bastiaan Fidder 

Hoi Maurice & Bastiaan,

 

ASG is blij met deze ontwikkeling. wij stoeien nog met 2 dingen:

invite.ics document wordt niet geaccepteerd op in outlook op het ASG netwerk. na 2x ja geselecteerd kom ik in mijn agenda, ziet outlook het wel maar accepteren is licht grijs (niet mogelijk).  bedrijfsregel veilig mailen staat aan, Moet ICT ASG nog iets aanpassen? ik zie namelijk niet dat andere klanten hier ook last van hebben

RenvanDijk_0-1706966689424.png

RenvanDijk_1-1706966700318.png

 

RenvanDijk_2-1706966714629.png

2e constatering bij informatief gesprek is dat kandidaat na acceptatie link te hebben gebruikt en bevestigd dat er geen automatische mail komt met invite ics.document om op te nemen in je outlook agenda

 

groet,Rene

 

 

René van Dijk
CHAMPION ***
door René van Dijk

RenvanDijk_0-1706967051923.png

hoort nog bij vorige opmerking

@Maurice Eppenga @Bastiaan Fidder 

door Maurice Eppenga

@René van Dijk, de vraag over het ics bestand heb ik uitstaan bij onze developers.

 

Tweede issue dat je benoemt is bekend. Dit komt doordat er in het notificatie template een leeg zender veld zal staan en we daar geen fallback voor hadden geimplementeerd. Vul dus een emailadres in het template management in, dan moet het weer werken. Ondertussen werken wij nu aan een fallback voor het geval het veld wel leeg is.

Romy Bravis
CONTRIBUTOR ***
door Romy Bravis

@Maurice Eppenga is het mogelijk om meer tijdsloten toe te voegen? Nu is het alleen maar op het hele en halve uur. Graag ook om kwart over (15) en kwart voor (45) toevoegen.

door Maurice Eppenga

@Romy Bravis, doel je op het 'Begin tijd' menu of het 'Tijdsduur' menu?

Romy Bravis
CONTRIBUTOR ***
door Romy Bravis

@Maurice Eppenga ik doel dan op het begin tijd menu

door Maurice Eppenga

@Romy Bravis, in dat veld kan je ook typen, dus je kunt bijvoorbeeld 09:15 als starttijd invullen. 

door Maurice Eppenga

@RichardR @J Verhage, jullie punten zijn inmiddels verwerkt en live.

 

@René van Dijk, dat geldt ook voor jouw tweede punt over de notificatie email. Het eerste punt hebben we al over de mail besproken en ligt hoogstwaarschijnlijk aan instellingen van IT. 

RichardR
CHAMPION **
door RichardR

@Maurice Eppenga 

Beste Maurice,

Ik zie dat bij de nieuwe template inrichting er minder icoontjes zijn dan voorheen.

 

RichardR_0-1707749183314.png

versus

RichardR_1-1707749218533.png

In hoeverre krijgen we de andere functionaliteiten weer terug (plakken als platte tekst, html etc.) Als beheerder mis ik nu eigenlijk een aantal mogelijkheden die we voorheen wel hadden.

Met vriendelijke groet,

Richard

RichardR
CHAMPION **
door RichardR

@Maurice Eppenga 

Beste Maurice,

Als de sollicitant heeft gereageerd via de bevestigingslink en een keuze heeft gemaakt valt mij nog 2 dingen op in de mail die wordt ontvangen (confirmlink reply notification).

Het gaat hier om het Onderwerp van de mail.

De spatie tussen het samenvoegveld 'Interviewtype' en de tekst 'op' na dit samenvoegveld verdwijnt.

En het samenvoegveld 'Interviewdatum' wordt niet juist getoond (afhankelijk van je ingestelde taal) en er staat een tijdstip achter wat niet juist is (het is datum en geen datumtijd. Zou dat wel juist zijn dan klopt de tijd niet (zal een standaard waarde zijn van een server).

RichardR_3-1707755103278.png

Het zou mooi zijn als dit ook weer zo snel wordt opgepakt en hersteld als de ander gevonden onvolkomenheden.

Met vriendelijke groet,

Richard

 

RichardR
CHAMPION **
door RichardR

@Maurice Eppenga 

Beste Maurice,

In de uitnodiging (invite.ics)  staat ook diegene die de uitnodiging verstuurd.

RichardR_0-1707757743875.png

In dit geval ben ik dat ook maar de medewerker die de uitnodiging verstuurd is natuurlijk niet vereist als deze niet is opgenomen als aanwezige interviewers.

Met vriendelijke groet,

Richard Ritzer

RichardR
CHAMPION **
door RichardR

@Maurice Eppenga 

Beste Maurice,

Ik heb er nog eentje voor je.

Er zijn twee verschillende samenvoegvelden die dezelfde naam hebben gekregen.

RichardR_0-1707831819010.png

Dit zorgt voor verwarring.

Graag zorgdragen dat een samenvoegveld goed identificeerbaar is.

Met vriendelijke groet,

Richard

SimoneK
CONTRIBUTOR ***
door SimoneK

Voorheen kreeg HR (dit is bij ons altijd de vacature eigenaar) een mail met de reactie die via de bevestigingslink was gegeven. 
Nu komt deze reactie terecht bij de geselecteerde aanwezigen bij het interview via template Confirmlink reply notification.

Deze aanwezigen, meestal managers, doen administratief niets m.b.t. uitnodigen. Is het mogelijk om in template het veld  Ontvanger: toe te voegen zodat we daar het veld 'vacature eigenaar' in kunnen zetten?
Of misschien is hier een andere handige oplossing voor?

(NB ik weet dat ze in het kandidatenoverzicht de reacties kunnen zien, wens is alsnog een mail in de centrale HR mailbox).

 

door Maurice Eppenga

@RichardR

1. Dit is een nieuwe editor die losstaat van de oude editor, vandaar dat er verschillen zitten tussen de twee. Eind juni heeft deze nieuwe editor alweer een end-of-life en we zullen de komende maanden dan ook naar een vervanger gaan kijken en daarin jouw feedback meenemen.

2. Hier laat ik onze developers naar kijken.

3. Hier laat ik onze developers naar kijken.

4. Dit heb ik zojuist aangepast en zal op zijn laatst morgenochtend zichtbaar moeten zijn.

door Maurice Eppenga

@SimoneK, in veel gevallen zal de vacature eigenaar ook als interviewer worden opgegeven en dan krijgt diegene dus twee mails als we de vacature eigenaar ook meenemen. Jouw voorstel is ontwikkeltechnisch ook complex. Ik zal volgende week met onze developers even brainstormen of hier iets slims voor te bedenken is.

Gerda Reidsma
CONTRIBUTOR ***
door Gerda Reidsma

@Maurice Eppenga en @SimoneK wij werken denk ik op dezelfde manier.

 

Ik ben ook even zoekende hoe het nu werkt. De hiring manager is vacature eigenaar. Die zit vaak bij de gesprekken. Recruitment is niet aanwezig bij de gesprekken. Recruitment nodigt de kandidaten uit maar krijgt niet meer de mail binnen dat het gesprek door de kandidaat is geaccepteerd (in de lijst kijken kan maar je mist dan een actie / push bericht). 

 

Hoe kunnen we dit goed inrichten?

door Maurice Eppenga

Kleine toevoeging gedaan aan de release notes. De adressenlijst in de workflow wordt gevoed door de adressen uit de afdelingsstructuur.

door Maurice Eppenga (Bijgewerkt ‎29-02-2024 11:15 door Maurice Eppenga VISMA )

@SimoneK @Gerda Reidsma, wij zijn tot de volgende mogelijke oplossing gekomen:

De verzender van de uitnodiging email krijgt ook de reactie van de kandidaat op de bevestiginslink per email toegestuurd. Daarbij doen wij op basis van het emailadres een check op duplicaten, zodat men geen dubbele emails ontvangt. Dus als de verzender ook een interviewer is en hetzelfde emailadres is gebruikt, dan wordt er maar een email verstuurd naar deze persoon.

 

We kiezen voor de verzender, omdat dit technisch gezien een betere oplossing is dan de vacature eigenaar en het logisch is dat de vacature eigenaar de verzender van de email is ofwel aanwezig is als interviewer.

 

Lost dit het probleem voor jullie op?

Gerda Reidsma
CONTRIBUTOR ***
door Gerda Reidsma

ja dit lost het voor ons op.

SimoneK
CONTRIBUTOR ***
door SimoneK

@Maurice Eppenga 

 

Goed voorstel, fijn als dat zo kan worden aangepast!

door Maurice Eppenga

@Gerda Reidsma @SimoneK, ik heb hier een taak voor aangemaakt en zal het laten weten wanneer deze is opgepakt. Ik verwacht dit ergens deze maand. 

JocelynNoordeloos
CONTRIBUTOR **
door JocelynNoordeloos

Beste Maurice, wij lopen er tegenaan dat wij bij meerdere afdelingen diverse locaties/adressen hebben en dus ook waar de gesprekken gevoerd kunnen worden. Bij de afdelingenstructuur kun je maar één adres opgeven. Wij kunnen dit in de template natuurlijk handmatig wijzigen maar bij de kandidaat bevestiging van de afspraak staat dan het 'hoofdadres' wat onjuist kan zijn. Hoe kunnen wij hier het beste mee omgaan?  Mvg Jocelyn

SimoneK
CONTRIBUTOR ***
door SimoneK

@Maurice Eppenga 
nieuw is:

  • Een afzender veld, zodat je bijvoorbeeld een gedeeld e-mailadres voor werving als de standaard afzender kunt instellen. Als je het afzender veld leeg laat, zal het verzenden van e-mails dezelfde logica volgen als voorheen (meestal wordt het e-mailadres van de gebruiker gebruikt).

Dit hebben wij zo ingesteld: mailadres afzender is het gezamenlijke HR mailadres. Maar, je kunt geen presentatienaam instellen. Dus alsnog komt de naam van de gebruiker die de mail verstuurt, als afzender in de mail te staan.
Dat is onwenselijk. De persoonlijke naam mag hier absoluut niet staan.
Dit willen we in template kunnen aanpassen. Kan dat geregeld worden?

Dus er staat nu in de mail
Van: Marietje Jansen [teamhr@organisatie.nl] 
maar wij willen 
Van: Team HR [teamhr@organisatie.nl]


NB
Bij afwijzing mails (die niet gewijzigd zijn) kun je in template helemaal geen afzender zelf invoeren.
Máár, na genereren kun je daarin alsnog zelf de naam van de afzender overschrijven in willekeurig welke naam + mailadres. Mijn collega's wijzigen dat dus handmatig. Dit zou tijdelijk ook akkoord zijn.

SimoneK_0-1709907116329.png

 





Medewerkers