Voorafgaand aan de ingebruikname van Visma Net CRM dienen enkele essentiële onderdelen te worden ingericht. Het in gebruik nemen van CRM is daarbij niet slechts een technische stap, maar vraagt ook om duidelijke keuzes binnen jouw organisatie.
Denk hierbij aan het vaststellen van processen, het bepalen van werkwijzen en het maken van afspraken over hoe CRM wordt ingezet en gebruikt. Hoewel er nieuwe functionaliteit beschikbaar is, is het belangrijk om vooraf goed na te denken over wat je met CRM wilt bereiken, voordat je deze functionaliteit actief inschakelt.
Voor ondersteuning bij zowel de inrichting als de vertaling naar jouw organisatie en processen, kan contact worden opgenomen met jouw implementatiepartner.
In onze Academy is een e-learningmodule over Visma Net CRM beschikbaar waarin je stap voor stap kennismaakt met het werken binnen Visma Net CRM.
Inschakelen CRM-functionaliteit
- Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen
- Klik op Aanpassen
- Selecteer de gewenste opties:
- Relatiebeheer
- Case beheer
- Duplicatievalidatie
- Verkoopoffertes
- Klik op Inschakelen
Aanmaken typen in CRM
Je kunt leads, contactpersonen, relaties, marketingcampagnes, opportunites en cases indelen in typen op basis van specifieke kenmerken. Een correcte indeling helpt je om marketing- en salesprocessen snel en efficiënt te beheren, van het genereren van leads tot het omzetten van leads naar opportunities, het aanmaken van relaties en het opstellen van rapportages.
Binnen Visma Net CRM worden de volgende typen gebruikt, die in deze procedure verder worden toegelicht:
- Relatietypen
- Opportunity-typen
- Contactpersoon- en leadtypen
- Medewerkerstypen
- Campagnetypen
- Casetypen
Relatietypen
Een Relatietype wordt gebruikt bij het aanmaken van relaties en bevat standaardinstellingen voor een relatie. Relatietypen ondersteunen onder andere:
- het toewijzen van eigenaren aan relaties;
- het instellen van een standaard e-mailaccount;
- verzendinstellingen voor documenten.
Daarnaast bepaalt het relatietype welke aanvullende kenmerken bij een relatie kunnen worden vastgelegd.
Aanmaken Relatietypen
Maak minimaal 1 relatietype aan:
- Open het venster Relatietypen
- Kies + om een nieuw type aan te maken
- Vul alle relevante velden
Opportunity-typen
Opportunity-typen worden gebruikt voor rapportage-doeleinden en bepalen de standaardinstellingen bij het aanmaken van een nieuwe opportunity. Bij het aanmaken van een opportunity, selecteer je eerst het type, waarna de bijbehorende instellingen automatisch worden overgenomen. Daarnaast bepaalt het opportunity-type welke aanvullende kenmerken kunnen worden vastgelegd.
Opportunity fasen
In Visma Net doorloopt een opportunity verschillende fasen. Elke fase kent een bepaalde waarschijnlijkheid dat de deal succesvol wordt afgesloten. Hierdoor kunnen verkoopteams op elk moment een inschatting maken van de verwachte omzet.
Op het tabblad Stages van het opportunity-type kan per fase de waarschijnlijkheid worden vastgelegd. De lijst met fasen is voor alle opportunity-typen gelijk, maar per type kan worden bepaald welke fasen actief zijn. In elk opportunity-type moet minimaal 1 fase actief zijn. De sorteervolgorde bepaalt de volgorde waarin de fasen zichtbaar zijn binnen een opportunity.
Standaard zijn de volgende fasen beschikbaar (aanpasbaar naar wens):
- Prospect: De prospect is bekend, maar interesse is nog onduidelijk.
- Nurture: Er wordt informatie verzameld over de interesse van de prospect.
- Qualification: Het intersse van de prospect wordt vastgesteld.
- Development: eisen zoals budget en levertijd worden verduidelijkt.
- Solution: Onderhandeling over de oplossing en benodigde producten of diensten.
- Proof: De oplossing is ontwikkeld en beoordeeld; een offerte is verstuurd.
- Negotiation: Onderhandelingen over prijzen, kortingen en voorwaarden.
- Won: Het voorstel is geaccepteerd en klaar voor contract bestelling.
Aanmaken opportunity-typen
Maak minimaal 1 opportunity-type aan:
- Open het venster Opportunity-typen
- Kies + om een nieuw type aan te maken
- Vul alle relevante velden
- Klik op het tabblad Stages
- Markeer de gewenste fasen voor dit type opportunity
- Pas indien desgewenst de omschrijvingen aan
Contactpersoon- en leadtypen
Een Contactpersoon- en leadtype worden gebruikt bij het aanmaken van contactpersonen en leads en bevatten de standaardinstellingen hiervoor. Daarnaast bepalen deze typen welke aanvullende kenmerken kunnen worden vastgelegd.
Aanmaken Contactpersoon- en leadtypen
Maak minimaal 1 contactpersoon- en leadtype aan
- Open het venster Contactpersoon- en leadtypen
- Kies + om een nieuw type aan te maken
- Vul alle relevante velden in
Medewerkerstypen
Een medewerkerstype bevat standaardinstellingen voor medewerkers en bepaalt welke aanvullende kenmerken kunnen worden vastgelegd.
Aanmaken Medewerkerstype
Maak minimaal 1 medewerkertype aan:
- Open het venster Medewerkerstypen
- Kies + om een nieuw type aan te maken
- Vul alle relevante velden
Campagnetypen
Een Campagnetype wordt gebruikt bij het aanmaken van marketingcampagnes en bepaalt welke aanvullende kenmerken kunnen worden vastgelegd.
Aanmaken Campagnetype
Maak minimaal 1 campagnetype aan
- Open het venster Campagnetypen
- Koppel de gewenste kenmerken
Casetypen
Een casetype bevat de standaardinstellingen voor nieuwe cases, waaronder de methode van facturatie. Daarnaast bepaalt het casetype welke aanvullende kenmerken bij kunnen worden vastgelegd.
Type facturatie
Per casetype kan een van volgende facturatiemethoden worden geselecteerd:
- Per case: Kies deze methode wanneer een case pas wordt gefactureerd na afsluiting. De factuur is gebaseerd op alle aan de case gekoppelde activiteiten. Indien gebruik wordt gemaakt van debiteurcontracten kan de optie Contract vereist worden ingeschakeld. Daarnaast kan een niet-voorraadartikel worden gekoppeld voor gewerkte uren en overuren.
- Per Activiteit: Kies deze methode wanneer losse activiteiten binnen een case afzonderlijk worden gefactureerd. Dit is met name geschikt voor langdurige cases die niet binnen één factureringsperiode worden afgerond. Ook hier moeten artikelen voor uren en overuren worden gekoppeld.
Aanmaken niet-voorraadartikel (uren)
Voor facturatie van cases is minimaal één niet-voorraadartikel van het type Arbeid vereist:
- Open het venster Niet-voorraadartikelen
- Maak een nieuw artikel aan
- Vul de relevante velden in
- Selecteer bij Soort de waarde Arbeid
- Vul een standaardprijs in op het tabblad Prijs-/kosteninformatie.
Aanmaken Casetype
Maak minimaal 1 casetype aan
- Open het venster Casetypen
- Vul de gewenste velden in
Voorkeuren relatiebeheer
- Open het venster Voorkeuren relatiebeheer
- Stel op het tabblad Algemene informatie de standaardtypen in voor:
- Leads
- Contactpersonen
- Relaties
- Opportunities
- Cases
- Pas overige instellingen naar wens aan
Medewerkers en gebruikers
Medewerkers worden gebruikt om eigenaarschap vast te leggen binnen relatiebeheer. Voor iedere gebruiker moet een medewerker worden aangemaakt.
- Open het venster Medewerkers
- Maak voor elke gebruiker een medewerker aan
- Zorg ervoor dat het veld E-mailadres is ingevuld.
- Kies Opslaan
Koppelen gebruiker
- Open het venster Gebruikers
- Selecteer in het veld Gekoppelde medewerker de juiste medewerker aan de gebruiker
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Software BV
HJE Wenckebachweg 200
1096 AS Amsterdam
Tel: 020-355 29 99
Copyright 2021 Visma Community. All right reserved.
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika