Aanmaningen afdrukken of verzenden

1 Kudo · 15-08-2023

Het versturen van aanmaningen bestaat in basis uit 3 stappen:

Verkoopfacturen beschikbaar maken of uitsluiten van de aanmaning
Voorbereiden van aanmaningen
Het verwerken (afdrukken of e-mailen) van aanmaningen

1. Verkoopfacturen beschikbaar maken of uitsluiten van de aanmaning

In de stamgegevens van de debiteur wordt vastgelegd of aanmaningen verstuurd moeten worden

Open het venster Debiteuren
Selecteer het tabblad Factuurinstellingen
Controleer of het veld Aanmaningen per e-mail verzenden en/of Aanmaningen afdrukken is gemarkeerd.
Als beide niet zijn gemarkeerd, dan is de debiteur uitgesloten van het aanmaningenproces

Tip: de instelling van het debiteurtype wordt overgenomen, dus zorg ervoor dat daar de meest gebruikte instelling is vastgelegd.

Om een individuele verkoopfactuur uit te sluiten van de aanmaning kan op het tabblad Financiële gegevens van de verkoopfactur het veld Ingetrokken worden gemarkeerd

2. Voorbereiden van aanmaningen

In deze stap wordt een selectie gemaakt welke aanmaningen verzonden of afgedrukt moeten worden.

Open het venster Aanmaningen voorbereiden
In het venster kan door gebruik te maken van Debiteurtype en/of Debiteur een selectie worden gemaakt uit alle openstaande posten
De Aanmaningsdatum wordt gebruikt als peildatum om te bepalen of een document vervallen is
De optie Alle vervallen documenten neemt het document mee in de aanmaning, ongeacht hoe vaak de factuur al aangemaand is
De optie Aanmaningsniveau bepaalt voor welk aanmaningsniveau de facturen opgenomen zullen worden
De optie Overige open documenten meenemen zal ook de niet-vervallen documenten meenemen in de aanmaning
De optie Creditnota’s meenemen zal ook creditnota’s meenemen in de aanmaning
De optie Op referentienummer splitsen zal in plaats van te groeperen per debiteur/aanmaningsniveau alle individuele documenten in het overzicht tonen
Markeer desgewenst specifieke regels in het overzicht om niet alle regels aan te manen, gevolgd door Verwerken. Met de knop Alle verwerken worden alle regels, ongeacht markering, in het overzicht meegenomen.
Het voorbereiden is gereed

3. Het afdrukken/verzenden van de aanmaningen

Open het venster Aanmaningen afdrukken / vrijgeven
Een overzicht van de voorbereidde aanmaningen is zichtbaar
Via de optie Bekijk aanmaning kan de aanmaning nog worden gewijzigd.
Bijvoorbeeld voor het verwijderen de aanmaning en het alsnog intrekken (uitsluiten) van de openstaande post
Selecteer de actie Aanmaning afdrukken of Aanmaning e-mailen
Kies Alle verwerken om de actie af te ronden

Let op: wanneer in het venster Voorkeuren debiteuren de optie Aanmaningen automatisch vrijgeven niet is gemarkeerd, moeten de aanmaningen voor het afdrukken/verzenden eerst worden vrijgegeven. Dit kan gedaan worden in hetzelfde venster door de actie Aanmaningen vrijgeven te selecteren.