Veelgestelde vragen in Visma.net ERP

Een gebruiker in Visma.net kan worden toegewezen aan een of meerdere rollen. Dit toewijzen van rollen kan gedaan worden in het onderdeel Visma.net Admin.   Maar wat betekenen de verschillende rollen die aan een gebruiker toegewezen kunnen worden?   In de Visma Academy is een beschrijving beschikbaar van alle rollen in Visma.net Admin. Deze beschrijving is te vinden in de training Visma.net Financials Instructievideo's.   Om het voor de accountant makkelijker te maken het overzicht te kunnen downloaden is er daarnaast ook nog een PDF met de beschrijvingen bij dit bericht gevoegd.  

Indien u met een directe bankkoppeling werkt, dan worden bankafschriften normaal gesproken automatisch voor u klaar gezet om te verwerken in het scherm Afschriftregels Verwerken. Soms is er echter een probleem waardoor de afschriften niet automatisch worden klaar gezet.   Bankafschriften komen als eerste binnen in de AutoPay service. Bij ontbrekende afschriften is de eerste plek, om te controleren of de afschriften zijn binnen gekomen, dan ook AutoPay.    Hieronder staat beschreven hoe nagegaan kan worden waar het probleem precies zit en hoe dit vaak zelfstandig is op te lossen. Blijft het probleem terugkomen? Schakel dan uw vaste aanspreekpunt in.   Open AutoPay vanuit Visma.net Home of via het menu linksboven       Kies in AutoPay voor het tabblad Overzicht en vervolgens voor Bankdownloads in het linkermenu           Dit geeft het overzicht weer van alle ontvangen bankafschriften. Bovenaan kan er onder andere op basis van het rekeningnummer en de datum gefilterd worden.   Hebben één of meerdere afschriften geen downloaddatum gekregen in de kolom Gedownload óf staat er de downloaddatum 01-01-2001, ga dan verder met stap 4 om de afschriften alsnog handmatig te downloaden. Is dit niet het geval, ga dan verder met stap 5. Staan de betreffende afschriften helemaal niet in AutoPay? Neem dan contact op met uw vaste aanspreekpunt.       Selecteer de gewenste afschriften en klik rechtsonderaan op de groene Downloadopties  knop. Opnieuw afschriften downloaden kan met de onderste optie Voor downloaden beschikbaar stellen Is de Voor download beschikbaar stellen knop niet beschikbaar, kies dan eerst voor de optie Als gedownload markeren. Hierna is de knop wel beschikbaar.     Controleer of de afschriften binnen komen in Visma.net ERP   De afschriften zullen nu binnen komen in Visma.net ERP in het scherm Postvak In - AutoPay. In de meeste gevallen worden de afschriften op gezette tijden, automatisch verwerkt via de ingestelde automatiseringsagenda's. Hierdoor zijn de afschriftregels automatisch beschikbaar in het scherm Afschriftregels Verwerken.       Afhankelijk van de instellingen in de betreffende automatiseringsagenda’s worden afschriften één of meerdere keren per dag verwerkt. Staan er afschriften van meerdere dagen in dit overzicht, controleer dan de instellingen in de automatiseringsagenda’s (zie stap 6) of vraag om aanvullende ondersteuning via het vaste aanspreekpunt.   Stap 6. Overzicht automatiseringsagenda’s Ga naar het scherm Overzicht automatiseringsagenda’s en identificeer alle agenda’s voor het scherm CA.50.40.0S. Dit kan ook door te filteren op de kolom Scherm. Let op dat alleen actieve agenda’s worden gebruikt in deze stap. Te herkennen aan het vinkje in de kolom Actief.       Lijken de agenda’s correct te zijn ingesteld? Ga dan verder met stap 7. In deze stap kan de agenda direct gestart worden om de afschriften te verwerken. Stap 7 is ook te gebruiken als er niet gewacht kan worden totdat de automatiseringsagenda de afschriften periodiek heeft verwerkt. 7.Open de betreffende agenda’s en kies hier rechtsboven voor Agenda uitvoeren     De afschriften zullen nu verwerkt worden en beschikbaar komen in het scherm Afschriftregels Verwerken.   Zijn de afschriftregels toch niet beschikbaar in Afschriftregels Verwerken? Neem dan contact op met uw vaste contactpersoon voor aanvullende ondersteuning.

Vanaf 3 oktober 2022 vervangt de vernieuwde betaalservice de oude betaalservice. Het is dan niet meer mogelijk om betalingen met de oude betaalservice te verwerken. In dit bericht geven we antwoord op veelgestelde vragen over de betaalservice.

De btw-aangifte in Visma.net is erg flexibel en biedt veel mogelijkheden. In dit artikel behandelen we een aantal belangrijke onderdelen in de btw-aangifte. Het voorbereiden van de Btw-aangifte Het verwerken van de Btw-aangifte Het verwerken van een Suppletie-aangifte Het venster Btw-perioden Het voorbereiden van de Btw-aangifte De eerste stap van de btw-aangifte is het voorbereiden van een aangifteperiode. Hiervoor gaat u naar het venster Btw-aangifte voorbereiden. In dit venster kiest u allereerst de organisatie waarvoor de btw-aangifte opgesteld gaat worden. Dit kan een organisatie zijn als fiscale eenheid voor meerdere vestigingen of een op zichzelf staande organisatie. De belastingdienst zal automatisch geselecteerd worden en het tijdvak toont standaard de eerste periode die nog niet-aangegeven transacties bevat. Wanneer dit een reeds afgesloten periode betreft, heeft u drie mogelijkheden: Wanneer de termijn nog niet is verstreken om een btw-aangifte voor het betreffende tijdvak in te dienen, kunt u een nieuwe aangifte voor deze periode opnieuw aanbieden. In Visma.net zal deze aangifte als nieuwe revisie worden aangeboden. Wanneer de termijn is verstreken kunnen deze correcties worden aangegeven in de volgende aangifteperiode. Desgewenst kunnen deze correcties ook opgespaard worden om bijvoorbeeld mee te nemen in een suppletieaangifte voor het gehele jaar. In dat geval moet de optie Transacties uit vorige periode uitsluiten worden gemarkeerd.  Wanneer de termijn is verstreken kunnen deze correcties worden aangegeven als suppletieaangifte. Nadat alle parameters op de juiste manier zijn ingevuld is de volgende stap het verwerken van de btw-aangifte. Dit venster verschijnt automatisch zodra de knop Btw-aangifte voorbereiden wordt gekozen.  Het verwerken van de Btw-aangifte De tweede stap is het verwerken van de btw-aangifte door het afsluiten van de btw-periode en het verzenden naar de Belastingdienst. In het venster Btw-aangifte verwerken is de aangifte te zien zoals deze bij het voorbereiden is klaargezet. Een aantal zaken kunnen hier worden gecontroleerd:   Vervaldatum; dit is de vervaldatum van de inkoopfactuur die bij het afsluiten van de btw-periode aangemaakt zal worden voor de Belastingdienst. De vervaldatum zal standaard worden voorgesteld op de laatste dag van de volgende maand. Betalingsreferentie; dit is het betalingskenmerk van de inkoopfactuur en is erg belangrijk voor het kunnen doen van de betaling aan de Belastingdienst. Dit kenmerk wordt automatisch gegenereerd aan de hand van het aangiftetijdvak en het btw-nummer van de organisatie. Wanneer geen kenmerk gegenereerd kan worden, is het goed om het btw-nummer in de stamgegevens van de Organisatie te controleren op juistheid.  Rapportsoort; de btw-aangifte kan als hoofdrapport of suppletie worden opgesteld. Telefoonnummer; het telefoonnummer dat de Belastingdienst kan bellen om meer informatie over de aangifte op te vragen (verplicht) Contactpersoon; de naam van de contactpersoon bij wie de Belastingdienst meer informatie kan opvragen (verplicht) Bedragen; alle bedragen in de btw-aangifte kunnen eenvoudig gecontroleerd worden door op het betreffende bedrag te klikken. Hiermee wordt ingezoomd naar het venster Gegevens btw-aangifte waarin alle transacties zichtbaar zijn die onder een bepaalde aangifterubriek worden meegenomen.        Indien blijkt dat bepaalde stukken ontbreken, kan de btw-aangifte geannuleerd worden via de knop Acties/Aangifte annuleren. Hiermee zal de aangifte teruggedraaid worden en moet de btw-aangifte opnieuw worden voorbereid.  Indien er specifieke btw-correcties nodig zijn, dan kunnen deze via een btw-correctie geboekt worden. Dit venster verschijnt door het kiezen van Acties/Aangifte corrigeren. Ter illustratie is een voorbeeld van een correctie voor het privégebruik van een leaseauto te lezen in de community.  Wanneer alle gegevens zijn gecontroleerd kan de periode afgesloten worden via de knop Periode afsluiten. Hiermee zal de status van de aangifteperiode de status Gesloten krijgen. Na het afsluiten van de periode kan de aangifte verzonden worden naar de Belastingdienst via de knop Verzenden. Na het verzenden wordt de btw-aangifte via AutoReport naar de Belastingdienst verzonden. De status hiervan verschijnt automatisch in het venster Btw-aangifte verwerken en kan ook bekeken worden in AutoReport (te vinden via Visma Home) Het verwerken van een Suppletie-aangifte Wanneer in Visma.net transacties geboekt worden in perioden waarvan de btw-aangifte verwerkt is, dan wordt bij het voorbereiden van de btw-aangifte een melding getoond voor de gesloten btw-periode dat er wijzigingen beschikbaar zijn. Wanneer minder dan 1.000,- terug te vorderen of te betalen is, mag de wijziging meegenomen worden in de volgende aangifteperiode. Door het voorbereiden van de btw-aangifte in de volgende btw-periode zullen deze automatisch meegenomen worden. Hiervan is dan een melding zichtbaar in het venster Btw-aangifte voorbereiden. Is er meer dan 1.000,- terug te vorderen of te betalen dan kan een suppletie worden aangemaakt. Hiervoor kiest u in het venster btw-aangifte voorbereiden als tijdvak de gesloten btw-periode waarin wijzigingen zijn gedaan. Door het opnieuw voorbereiden van de btw-aangifte in een afgesloten periode zal de btw-aangifte als rapportsoort Suppletieaangifte worden klaargezet. Voor deze suppletieaangifte kan ook de eerste aangifteperiode geselecteerd worden. Standaard zal dezelfde periode als de aangifteperiode zijn gekozen. Hiervan kan worden afgeweken wanneer een suppletie-aangifte voor meerdere perioden opgesteld moet worden, bijvoorbeeld een suppletie voor het gehele boekjaar. Het verwerken van een suppletieaangifte verloopt hetzelfde als de reguliere btw-aangifte, namelijk het afsluiten van de periode en vervolgens het verzenden van de aangifte.    Het venster Btw-perioden Het venster Btw-perioden biedt inzicht in de btw-perioden en per periode welk bedrag is aangegeven (te betalen/vorderen). Daarnaast laat dit venster ook zien wanneer correcties zijn gedaan in gesloten perioden en welk bedrag nog aangegeven moet worden.  Tevens kan dit venster gebruikt worden om de periodiciteit van de btw-periode aan te passen, bijvoorbeeld bij het overgaan van kwartaalaangifte naar maandaangifte. Hiervoor moet de optie Soort btw-periode wijzigen gemarkeerd worden en daarna kan het veld Soort btw-periode worden aangepast. Ter illustratie een voorbeeld hoe de termijn aangepast zal worden bij een aanpassing van maandelijkse perioden naar kwartalen: Btw- perioden 1 t/m 4 zijn afgesloten en er wordt omgeschakeld naar kwartaalaangiften. Periode 5 en 6 zullen als maand behandeld worden en vervolgens zal btw-periode 7 kwartaal 3 en btw-periode 8 kwartaal 4 voorstellen.        

Met de komst van de nieuwe Rabobank Premium koppeling is er e.e.a gewijzigd.   Eén van deze wijzigingen is dat er bij wijzigingen altijd toestemming gegeven moet worden voor alle rekeningen waar toegang toe is, niet alleen de rekening waar een wijziging voor gemaakt wordt op dat moment.    Specifiek gaat het hier om de stap in de Rabobank waarbij de rekeningen worden geselecteerd in de Rabobank (stap 6) en er gekozen moet worden voor Ondertekenen (stap 7). Hierbij moet dus altijd voor alle rekeningen ondertekend worden. De beschreven stappen zijn op onderstaande pagina van de Rabobank terug te vinden:   https://www.rabobank.nl/bedrijven/service/online-bankieren/rekeningen-koppelen-aan-boekhoudpakket   Dit is dus afwijkend ten opzichte van de ‘oude’ Rabobank koppeling.   De Rabobank heeft inmiddels onderkend dat dit niet handig is en is een pilot gestart waarin een beoogde oplossing wordt gevalideerd. De Rabobank verwacht dat deze oplossing begin oktober definitief wordt doorgevoerd.

Periode wijzigen voor inkoopfacturen in status Wachtend Wanneer u einde van de maand de periode wilt afsluiten ten behoeve van de financiele rapportage, bestaat de kans dat er nog inkoopfacturen zijn wachtend op goedkeuring. U wilt de periode van deze inkoopfacturen daarom overzetten naar de eerst volgende periode. Echter is het niet mogelijk om de periode van lopende inkoopfacturen handmatig aan te passen. Om toch een dergelijke wijziging te kunnen doen kunt u gebruik maken van het venster Voorbereiden voor afsluiting.  In dit venster kan eenvoudig een filter gemaakt worden op onder andere de goedkeuringsstatus, in dit voorbeeld de status Wachtend. Daarna bepaalt u naar welke periode deze inkoopfacturen verplaatst kunnen worden. En dan is het een kwestie van de knop Alle verplaatsen om de periode voor alle geselecteerde inkoopfacturen te laten corrigeren.         

Door gebruik te maken van Regels voor banktransacties kunt u, op basis van een gedeelte van de omschrijving van een afschriftregel, ervoor zorgen dat een invoersoort automatisch zal worden voorgesteld. In deze herkenningsregels is het mogelijk om gebruik te maken van Jokertekens. Met behulp van Jokertekens is het mogelijk om alleen herkenning toe te passen op specifieke delen van de omschrijving. De volgende karakters zijn beschikbaar om als Jokerteken in te zetten: Sterretje (*). Dit staat voor een willekeurige reeks (0, 1 of meer) tekens. Vraagteken (?). Dit staat voor precies één willekeurig teken. Ter illustratie een paar eenvoudige voorbeelden: Herkenning op de term abonnement* zal toegepast worden op afschriftregels waarin woorden voorkomen die beginnen met abonnement. Een omschrijving met de term maandabonnement zal dus niet herkend worden. Herkenning op de term *nummer-??? zal afschriftregels herkennen waarin de term nummer- voorkomt gevolgd door 3 willekeurige tekens, zoals lidmaatschapsnummer-884  

In Visma.net ERP is het mogelijk om met verschillende valuta's te werken. De koersen voor deze valuta's kunnen handmatig worden vastgelegd (op dagbasis), maar kunnen ook automatisch ingelezen worden. Afhankelijk van de instelling Importfrequentie worden koersen per dag geregistreerd, een koers per week of een koers per maand.    Let op: koersen worden alleen opgehaald wanneer een transactie gedaan wordt op een datum waarop nog geen koersinformatie bekend was in het venster Valutakoersen. In het venster Valutakoersen zult u deze geen koersen tegenkomen op dagen waarop geen enkele transactie is geregistreerd, ook al gebruikt u de instelling Dagelijks. Koersen automatisch bijwerken Ga naar het venster Voorkeuren valuta Markeer de optie Valutakoersen automatisch importeren Selecteer de koersoort waarin de koersen opgeslagen worden Selecteer de frequentie (Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks)  

Hoe vervelend kan het zijn wanneer je na het invoeren van een factuur erachter komt dat het soort factuur verkeerd staat. Bijvoorbeeld een verkoopfactuur, terwijl het een creditnota moest zijn. Bij het wijzigen van het soort begin je dan weer helemaal opnieuw...   Een eenvoudige oplossing hiervoor is het kopieren en plakken. Onderstaande stappen ter illustratie van een verkoopfactuur: Er is een nieuwe verkoopfactuur aangemaakt met een aantal factuurregels op de soort Factuur. Dit had echter het soort Creditnota moeten zijn. Kies voor de optie Kopieren (te vinden onder het klembord). De factuur hoeft niet eerst opgeslagen te worden . Wijzig het soort naar Creditnota waardoor een melding verschijnt dat niet-opgeslagen wijzigingen verloren gaan Beantwoord deze vraag met Ok Er verschijnt nu een nieuwe factuur van het soort Creditnota Kies voor de optie Plakken (eveneens te vinden onder het klembord) De creditnota met alle factuurregels staat nu gereed!

Bij het verwerken van de afschriftregels kan het voorkomen dat het niet direct bekend is voor welke relatie de uitgave/ontvangst bestemd is. Een andere situatie is de terugbetaling van een crediteur, waarvoor nog geen debetcorrectie bestaat en omgekeerd een betaling aan een debiteur, waarvoor nog geen creditnota bestaat. In al deze situaties is het niet direct mogelijk om de afschriftregel te verwerken. Een methode die uitkomst kan bieden is het gebruik van het herindelen van de betalingen. In dit bericht een uitwerking van deze werkwijze. Invoersoort herindelen Voor het kunnen herindelen moet een invoersoort beschikbaar zijn voor zowel de ontvangsten als de uitgaven. In deze invoersoort is de optie Betalingen herindelen gemarkeerd. Daarnaast is een tussenrekening gekoppeld die gebruikt zal worden om tijdelijk het bedrag vanuit de afschriftregel te parkeren. Let op: de tussenrekening die hier gebruikt kan worden moet een grootboekrekening zijn die is gedefinieerd als Bank-/kasrekening.  Afschriftregel verwerken naar herindelen Een afschriftregel kan nu als bank/kas transactie geboekt worden naar de tussenrekening voor betalingen herindelen door de zojuist aangemaakte invoersoort te koppelen.  In dit voorbeeld verwerk ik de ontvangst van een crediteur (terugbetaling), waarvoor ik nog geen debetcorrectie beschikbaar heb.  Betalingen opnieuw indelen In het venster Betalingen opnieuw indelen verschijnen alle transacties die vanuit de afschriftregels naar deze tussenrekening zijn verwerkt. Vanuit dit venster kan vervolgens gekozen worden naar welk deelproces de betaling verder verwerkt moet worden.  In ons voorbeeld kiezen we voor de module Crediteuren en vervolgens de crediteur waarop de restitutie aangemaakt moet worden.    Na het verwerken hiervan is in het onderdeel Crediteuren een Crediteurbetaling aangemaakt van het type Restitutie. Wanneer de debetcorrectie verwerkt is kan deze vervolgens vereffend worden met de open Crediteurbetaling. 

Voor het betalen van inkoopfacturen zijn drie datums beschikbaar op de factuur. Deze datums zijn ook beschikbaar als selectie in het venster Betalingen verwerken.  Hoe worden deze datums eigenlijk bepaald en op welke manier kunt u deze gebruiken bij het betalen van de facturen? Toelichting datums Vervaldatum De vervaldatum in een inkoopfactuur wordt berekend op basis van de factuurdatum plus het aantal dagen van de vervaltermijn zoals is vastgelegd in de betalingsvoorwaarde.  Kortingsdatum De kortingsdatum in een inkoopfactuur wordt berekend op basis van de factuurdatum plus het aantal dagen van de kortingstermijn, zoals is vastgelegd in de betalingsvoorwaarde.  Betaaldatum De betaaldatum in een inkoopfactuur (tabblad Financiële gegevens) wordt bepaald aan de hand van de instelling Betalen op in het venster Crediteuren: Kortingsdatum; betaaldatum is de kortingsdatum Vervaldatum; betaaldatum is de vervaldatum Daarnaast heb je nog te maken met de doorlooptijd voor betalingen in het venster Crediteuren. De doorlooptijd is een aantal extra dagen die nodig zijn om de betalingen daadwerkelijk uitgevoerd te hebben. Normaal gesproken is de doorlooptijd ingesteld op 0 dagen; in die situatie is de betaaldatum dus hetzelfde als de korting- of vervaldatum.  Voorbeeld: De doorlooptijd betalingen is voor een crediteur ingesteld op 1 dag en het betalen op is ingesteld op de Vervaldatum. De betalingsvoorwaarde voor deze crediteur is ingesteld op 30 dagen vervaltermijn. Voor een inkoopfactuur die wordt ingeboekt op datum 10-04-2021 is het gevolg: Vervaldatum staat op 10-05-2021  Betaaldatum staat op 09-05-2021 Betalingen verwerken In het venster Betalingen verwerken kunnen de inkoopfacturen geselecteerd worden die betaald moeten worden. In dit venster hebt u de mogelijkheid om facturen te selecteren op basis van de verschillende datums. Over het algemeen kan hier volstaan worden met een selectie op de Betaaldatum. Deze datum is immers op de juiste manier ingesteld volgens bovenstaande criteria. Je filtert hiermee alle facturen op de datum waarop de betaling uitgevoerd moet gaan worden.  Wil je facturen meenemen die pas volgende week betaald hoeven te worden, is het dus voldoende om de Betaaldatum op volgende week in te stellen. In theorie is een aanvullende filtering mogelijk op de Verval- en Kortingsdatum, maar bij een juiste inrichting zal deze in de praktijk nooit nodig zijn.    Let op: in het venster Betalingen verwerken is naast een filter op Betaaldatum ook de mogelijkheid aanwezig alle facturen op dezelfde Betaaldatum uit te voeren. Dit betreft de optie Eén betaaldatum. Deze datum staat dus los van de selectie op Betaaldatum!  

Het gebruik van filters is een veelgebruikte functie in Visma.net, maar wist je dat er ook diverse voorgedefinieerde parameters beschikbaar zijn voor het maken van gebruikers- en/of datum-afhankelijke condities? Onderstaande lijst geeft een overzicht van de beschikbare parameters:   Parameter Betekenis @Me De huidige ingelogde gebruiker @MyGroups De werkgroep(en) waarvan de ingelogde gebruiker een lid is (exclusief onderliggende groepen). Gebruik hierbij de condities "In" en "Niet In". De inrichting van de werkgroepen is terug te vinden in het venster Organisatiestructuur.  @MyWorkTree De werkgroep(en) waarvan de ingelogde gebruiker een lid is (inclusief onderliggende groepen).  @Today Huidige datum @WeekStart Startdatum van de huidige week. Het is mogelijk om te rekenen met parameters, door simpelweg optellen en aftrekken (zie illustratie voor een vervaldatum volgende week). @WeekEnd Einddatum van de huidige week.  @MonthStart Startdatum van de huidige maand @MonthEnd Einddatum van de huidige maand @QuarterStart Startdatum van het huidige kwartaal @QuarterEnd Einddatum van het huidige kwartaal @PeriodStart Startdatum van de huidige financiële periode @PeriodEnd Einddatum van de huidige financiële periode @YearStart Startdatum van het huidige jaar @YearEnd Einddatum van het huidige jaar  

Door gebruik te maken van een invoermasker voor IBAN's zorgt u ervoor dat deze altijd met hoofdletters zijn ingevoerd.

Wist u dat het via een herkenningsregel mogelijk is om de afschrijving van een batchbetaling automatisch te herkennen...?

Kies de voor u beste werkwijze om uw creditcard transacties te verwerken.

Bij het verdicht betalen van inkoopfacturen is het veelal wenselijk om een specificatie mee te sturen naar uw leverancier. In dit artikel leest u op welke manier dit rapport gegenereerd kan worden. 

Met 1-klik het venster Afschriftregels verwerken openen met specifieke bank-/kasrekening... ?

Wist u dat het mogelijk is om een SEPA bestand ook vanuit Visma.net Autopay te downloaden?

Wist u dat het mogelijk is om een eigen tekst als betalingsreferentie mee te geven bij betalingen aan uw leveranciers? 

Wist u dat u met 1 druk op de knop een factuur kunt crediteren en verrekenen met de orignele factuur?