Veelgestelde vragen in Visma eAccounting

Als je bank- en/of grootboek saldo in Visma eAccounting niet meer aansluit met het banksaldo in je online bankomgeving, dan kan dit de volgende oorzaken hebben.   Er is geen juist beginsaldo ingevoerd in de openingsbalans.   Dit controleert je door via Instellingen - Boekjaren en openingsbalans het oudste boekjaar te selecteren en te kiezen voor Openingsbalans. Vervolgens bekijk je of bij de betreffende grootboekrekening het juiste beginsaldo is opgegeven. Mocht het niet duidelijk voor je zijn welke grootboekrekening is gekoppeld aan je bankrekening, dan kun je dat inzien via Instellingen - Kas- en bankrekeningen.     Er zijn nog niet-afgestemde banktransacties aanwezig. Het banksaldo in Kas- en banktransacties in Visma eAccounting wordt getoond op basis van alle aanwezige (afgestemde en niet-afgestemde) banktransacties. Echter wordt er pas bij de verwerking van een banktransactie op de gekoppelde grootboekrekening geboekt. Daardoor kan het zijn dat je banksaldo in Visma eAccounting tijdelijk niet overeenkomt met je grootboeksaldo, zolang niet alle transacties zijn afgestemd.   Er ontbreken banktransacties of er zijn onterecht geboekte banktransacties in Visma eAccounting.   Om te achterhalen in welke periode het saldoverschil is ontstaan, is het handig om eerst te bepalen op welk moment er wel een aansluiting was met het banksaldo in Visma eAccounting. Vanaf deze peildatum vergelijk je (per maand/week/dag) het banksaldo in Visma eAccounting met het saldo in je online bankomgeving. Om in Visma eAccounting het saldo tot een bepaalde periode op te vragen kies je via Kas en banktransacties, bij het veld Rekening, de betreffende bankrekening. Om te beginnen kun je via het veld Periode eerst de stand van de bankrekening per maand opvragen. Indien je hebt achterhaald in welke maand het verschil is ontstaan, dan verklein je vervolgens de periode (bijvoorbeeld van maand, naar per week, en vervolgens per dag). Dit doet je door de periode handmatig op te geven via het veld Boekingsdatum. Nadat je de gegevens in Visma eAccounting heeft vergeleken met die van je online bankomgeving, zal zichtbaar worden op welke specifieke dag/dagen er banktransacties missen of onterecht zijn opgenomen in Visma eAccounting.   Om een onterecht verwerkte banktransactie uit Visma eAccounting te verwijderen is het van belang dat deze eerst wordt geannuleerd. Meer daarover lees je terug via deze helpcenter-pagina. Vervolgens verwijder je de banktransactie door op het prullenbak-icoontje aan de rechterzijde te klikken.     Mist er één of meerdere banktransacties, dan voeg je die toe. Dit kan handmatig of door een bankbestand te importeren. Extra aandachtspunten Na het inschakelen van een bankkoppeling kan het gebeuren dat er banktransacties met terugwerkende kracht worden geïmporteerd, terwijl deze mogelijk al handmatig zijn ingebracht in Visma eAccounting. In deze situatie is het van belang om de banktransacties die handmatig zijn ingebracht te verwijderen via het prullenbak-icoontje. Indien de banktransacties al zijn verwerkt, zal de afstemming eerst moeten worden geannuleerd. Als een afgestemde banktransactie achteraf via een correctieboeking is gewijzigd, dan is annulering van de afstemming niet meer mogelijk. In dat geval zal er een correctieboeking moeten plaatsvinden.

  FAQ Visma Scanner app   Meer nuttige informatie gebruik/werking en de laatste versies, downloads, etc vindt u terug op onze website.   Hieronder vindt u de antwoorden op vragen die vaak aan ons worden gesteld over inloggen en het gebruik van de Visma Scanner app.  Waarom lukt het inloggen niet? Is het mogelijk om met meerdere personen tegelijkertijd in te loggen onder een account? Hoe kan ik bedrijven toevoegen of wisselen tussen bedrijven?  Is de Scanner app geschikt voor gebruik op een tablet (iPad)? Waarom komen bestanden die ik mail niet in Visma eAccounting en/of Scanner app terecht?  Worden gegevens die ik verzend via (e-mailadres) Scanner app automatisch geïnterpreteerd? Waar komen de foto’s die via de Scanner app zijn verzonden terecht in Visma eAccounting? Kun je een bestand bestaande uit twee of meer pagina's per mail sturen naar inkomend e-mailadres Scanner app? Is het mogelijk om inkoopfacturen die uit meerdere bestanden (factuur + bijlagen) bestaan per mail te sturen naar het inkomende e-mailadres van de Scanner app? Is het mogelijk om meerdere documenten/foto's te koppelen in de Scanner app? Op welke manier kan ik de btw invoeren in de Scanner app? Is het mogelijk om het kader nadat foto is gemaakt om omgeving weg te laten?     Autoinvoice    Naast de Scanner app bieden we ook de dienst Autoinvoice aan. Hiermee kunt u tijd/kosten besparen omdat:   Ook pdf-facturen bij het verzenden per email worden geïnterpreteerd. De facturen in eAccounting direct klaargezet worden bij de module Inkoop - Concepten.  Er een boekingsvoorstel wordt getoond. Er automatisch nieuwe crediteuren kunnen worden toegevoegd.    Meer informatie over de activatie en de werking vindt u op onze website en in het Help Centre. Op onze Visma eAccounting Community vindt u tevens de FAQ Visma eAccounting Autoinvoice terug.  Waarom lukt het inloggen niet?    Mogelijke oorzaken kunnen zijn:   Geen e-mail met activeringslink ontvangen om een wachtwoord aan te maken. Neemt u contact op met onze supportafdeling Visma eAccounting.   U bent het wachtwoord vergeten. Volg de stappen in Ik ben mijn wachtwoord voor Visma Online vergeten U heeft nog een proeflicentie. De Scanner app werkt alleen in kooplicenties. De Visma voorwaarden zijn niet geaccepteerd in de webbrowser. Log in via www.vismaonline.com en selecteer rechtsboven in het veld Bedrijf de betreffende licentie. Accepteer de voorwaarden die in beeld verschijnen. Fout bij kopiëren/plakken e-mailadres/wachtwoord. Er kan bijvoorbeeld een spatie is mee gekopieerd wat niet zichtbaar is. Tip: voer het wachtwoord handmatig in. Typefout bij invoeren e-mailadres/wachtwoord. Let op hoofd/kleine letters, speciale leestekens, de toetsen Caps Lock/Num Lock op uw toetsenbord.  Geen toegang tot de dienst Scanner app. Neem contact op met uw accountant waar u een samenwerking mee heeft of uw hoofdcontactpersoon binnen uw organisatie. Zij kunnen via het Visma Online Network (VON) in het veld Bedrijf uw licentie selecteren en vervolgens via Gebruikers en diensten u als gebruiker toegang geven tot Visma Scanner. Verkeerde app gedownload of een verkeerd product geselecteerd in de app. De juiste app is: Visma Scanner. Vervolgens selecteer je de dienst Visma eAccounting (zie printscreen hieronder).       Is het mogelijk om met meerdere personen tegelijkertijd in te loggen onder een account?    Officieel wordt inloggen onder hetzelfde account in de Scanner app op meerdere smartphones tegelijkertijd niet ondersteund. Wij adviseren u om kosteloos een extra gebruiker aan te maken en deze toegang te geven tot de dienst Visma Scanner. Hoe kan ik bedrijven toevoegen of switchen tussen bedrijven?    Wanneer u bent ingelogd in de Scanner app, kan er linksboven gekozen worden voor de drie witte bolletjes/streepjes. Selecteer vervolgens Bedrijven en hier + Bedrijf toevoegen of het juiste bedrijf selecteren.   Is de Scanner app geschikt voor gebruik op een tablet (iPad)?   De app is ontwikkeld voor smartphones dus tablet (iPad) wordt officieel niet ondersteund.  Waarom komen bestanden die ik mail niet in Visma eAccounting en/of Scanner app terecht?    Mogelijke oorzaken kunnen zijn:   Als in de Scanner app onder Instellingen de optie Verstuur automatisch/naar boekhoudsoftware is uitgeschakeld dan komt de pdf of het fotobestand niet in Visma eAccounting terecht. Echter is deze wel in de Scanner app aanwezig, waarna deze alsnog handmatig kan worden verzonden naar Visma eAccounting.  Een oorzaak kan zijn dat u het verkeerde e-mailadres (bedrijf) heeft gebruikt. Via Instellingen - Inkomend e-mailadres kunt u dit controleren. Dit e-mailadres mag niet in het veld 'CC/BCC' van de email aanwezig zijn maar moet in het veld 'Aan' staan. De e-mails die geforward worden naar het e-mailadres van de Scanner app, komen niet aan in eAccounting. De e-mails zullen direct verzonden moeten worden naar het inkomend e-mailadres van de Scanner app. Het (automatisch) forwarden van pdf-facturen wordt officieel niet ondersteund. Controleer of u het juiste e-mailadres heeft ingevoerd. Ons advies om deze handmatig in te voeren.  U beschikt zelf niet over de juiste uitvoering van het pakket. Wanneer u een samenwerking met een accountant heeft dan zijn deze voor hem/haar wel zichtbaar in Visma eAccounting. Er is een technisch probleem met de app. Probeer de app te verwijderen en opnieuw te downloaden en installeren. Lukt dat niet, neem dan contact op met onze supportafdeling.  Worden gegevens die ik verzend via Scanner app automatisch geïnterpreteerd?   Van belang is dat de optie Automatische interpretatie is ingeschakeld onder Instellingen in de Scanner app.   Bij het mailen van foto's/facturen naar het e-mailadres van de Scanner app (eindigend op vismadoc.net) worden de gegevens niet automatisch geïnterpreteerd. Dit wordt op het moment officieel niet ondersteund. Alleen als pdf-bestanden handmatig worden geupload in Visma eAccounting of als er een foto wordt gemaakt (bon of factuur) via de Scanner app zelf, worden de gegevens automatisch gescand. Als u wilt dat er een herkenning plaatsvindt bij het uploaden per email, dan adviseren wij om daarvoor gebruik te maken van onze betaalde dienst AutoInvoice. Ten opzichte van de standaard Scanner app dienst waarbij de foto’s in geüploade foto’s staan, zet Autoinvoice ook automatisch de concept inkoopfactuur klaar bij de module Inkoop - Concepten. Waar komen de foto’s die via de Scanner app zijn verzonden terecht in Visma eAccounting?   Onder Inkoop - Geuploade foto’s.     Kun je een bestand bestaande uit twee of meer pagina's per mail sturen naar inkomend e-mailadres Scanner app?   Ja, dat kan. Er wordt dan een document toegevoegd in eAccounting. Is het mogelijk om inkoopfacturen die uit meerdere bestanden (factuur + bijlagen) bestaan per mail te sturen naar inkomend e-mailadres Scanner app?   Ja, dat kan. Echter worden er wel aparte documenten toegevoegd in eAccounting.  Is het mogelijk om meerdere documenten/foto's te koppelen in de Scanner app?   Dit is helaas (nog) niet mogelijk. Op welke manier kan ik de btw invoeren in de Scanner app?    Gebruikt u hiervoor het veld Btw. Wanneer u te maken heeft met een laag en hoog btw-tarief adviseren wij om het totaalbedrag aan btw in te voeren in de Scanner app en vervolgens in eAccounting de splitsing te maken.     Is het mogelijk om de foto in te kaderen?   Wanneer de Scanner app op een smartphone met iOS (Apple/Iphone) is geïnstalleerd is deze optie wel aanwezig en bij telefoons die werken op Android (Samsung, Huawei, etc) niet.  

Op deze pagina treft u een overzicht aan van de meest gestelde vragen welke naar voren kunnen komen bij het afsluiten van een boekjaar in Visma eAccounting   Jaarafsluiting   De jaarafsluiting in Visma eAccounting bestaat uit twee stappen: het aanmaken van een nieuw boekjaar (1) en het overboeken van het resultaat uit het oude boekjaar (2). Stap 2 hoeft niet direct na stap 1 te worden uitgevoerd. Meer informatie over de jaarafsluiting vindt u in het Help Center van Visma eAccounting   Bent u Visma eAccounting gestart met een eigen rekeningschema vanuit een Auditfile-import, en gaat u voor het eerst een jaarafsluiting uitvoeren? Bekijk dan deze video over het boeken van het resultaat.   Btw privé   Gebruikt u goederen of diensten van uw bedrijf ook privé, bijvoorbeeld voor uzelf of uw personeel? Dan mag u soms voor dat privégebruik geen btw aftrekken. In andere gevallen trekt u de btw wel af, maar betaalt u ook btw voor het privégebruik. In dit artikel leest u hoe u dat kunt boeken in Visma eAccounting. Meer informatie aangaande het btw privégebruik vindt u op de site van de Belastingdienst.   Suppletieaangifte   Wanneer u een btw-aangifte aanmaakt, kan het voorkomen dat er bovenaan de pagina een bericht verschijnt waarin staat dat er datumafwijkingen zijn aangetroffen. Dat gebeurt wanneer u nieuwe boekstukken heeft geregistreerd in een periode nadat de btw-aangifte over die periode al is voltooid en geboekt. Als u op de link in het bericht klikt, dan kunt u een suppletieaangifte voor die specifieke periode aanmaken en van daaruit de afwijkingen direct corrigeren. Meer informatie over de suppletieaangifte vindt u in dit artikel en in deze video. Visma Financial Overview   Een nog betere periodevergelijkingen maken, duidelijker inzicht de resultatenrekening of voor het komende jaar budgetten, prognoses en kpi’s vaststellen? Dat gaat heel makkelijk met de aanvullende module Visma Financial Overview. Meer informatie is via deze link te vinden of via Apps in het menu eAccounting. 

Hoe kan ik een kadobon in Visma eAccounting registreren en verwerken? Antwoord: Maak grootboekrekening omzet kadobon aan Maak verkoop categorie aan kadobon Maak artikel aan kadobon met verkoop categorie kadobon gekoppeld Daarna: Verkoop kadobon> Verkoopfactuur kadobon (Bon wordt uitgegegeven) Bank: afstemmen onvangst met factuur kadobon Bon wordt ingeleverd > artikel wordt meegegeven Maak verkoopfactuur artikel aan dat meegegeven is  Maak creditfactuur aan van de kadobon Verreken de factuur met de creditfactuur van de kadobon

Hieronder vind je de mogelijkheden om in Visma eAccounting een correctie te maken.   Inkopen   Wanneer er voor een inkoopfactuur een correctie gemaakt moet worden dan kan dit als volgt   Ga naar Inkoop > Inkoopfacturen > Alle. Selecteer de factuur die u wilt corrigeren. Klik op Open. Mocht het niet mogelijk zijn om de gegevens te wijzigen dan kun je de factuur annuleren en opnieuw boeken.    Het annuleren van een inkoopfactuur is niet mogelijk indien de BTW-aangifte is gedaan of factuur is al betaald (of de betaling is onderweg doordat deze via een betalingsbestand aan de bank is verzonden), dan kun je een creditfactuur maken.   Verkopen   Is er een verkoopfactuur gemaakt en verzonden aan de klant? Dan ben je wettelijk verplicht om een creditfactuur te aan te maken en te verzenden.   Om een creditfactuur aan te maken begin je altijd vanuit een factuur die eerder is aangemaakt. Je kan artikelen en regels verwijderen of de bedragen wijzigen, maar het totaal mag nooit meer zijn dan het totaal van de oorspronkelijke factuur.   Wanneer er voor gekozen is om bij het boeken de facturen niet met elkaar te verrekenen dan kun je dit later doen door creditfactuur selecteren en bij Acties te kiezen voor Verreken met.   Met de optie Annuleer factuur als actie te kiezen voor een verkoopfactuur die moet worden gecrediteerd, bespaart u veel tijd. Deze actie zorgt ervoor dat Visma eAccounting een creditfactuur voor u aanmaakt waarmee de verkoopfactuur wordt verrekend. U ontvangt een melding over het boekstuk en daarna kan er een nieuwe verkoopfactuur worden gemaakt. Gebruik deze optie alleen indien de verkoopfactuur wel is geboekt, maar niet bij de klant is. Is de factuur wel bij de klant dan ben je wettelijk verplicht om een creditfactuur op te stellen en aan de klant te zenden.   Bank/Kas   Als u een banktransactie van uw rekeningafschrift niet juist heeft afgestemd, kun je dit ongedaan maken, door de afstemming te annuleren. Wanneer u de afstemming van een banktransactie annuleert, wordt er automatisch een boekstuk aangemaakt waarmee de oorspronkelijke afstemming wordt gecorrigeerd.   We raden je aan om bij een verkeerd afgestemde bank- kastransactie niet te kiezen om een correctie boekstuk aan te maken maar altijd om de banktransactie te annuleren. Wanneer er is gekozen voor een correctie boekstuk is het daarna niet meer mogelijk om de afstemming van de banktransactie te annuleren.   Handmatig boekstuk   Wanneer het niet mogelijk is om een Inkoopfactuur of Verkoopfactuur  te crediteren of een banktransactie te annuleren dan is er de mogelijkheid om dit via een handmatig boekstuk te corrigeren. Heb je vragen over hoe je een correctieboekstuk boekt neem dan contact op met je boekhouder of accountant.   Een handmatig boekstuk kan bijvoorbeeld ook Hoe corrigeer ik de btw voor het privégebruik van mijn auto in mijn btw-aangifte? zijn.

FAQ Visma eAccounting Autoinvoice   Hier vindt u antwoorden op veelgestelde vragen over de activatie en het verzenden/ontvangen van e-facturen via Visma.net AutoInvoice in Visma eAccounting.     Meer informatie over de activatie en de werking vindt u op onze website en in het Help Centre.    Autoinvoice - Activatie   Kan ik ook gebruik maken van AutoInvoice zonder een geldig KvK-nummer? Foutcode 100 verschijnt bij het activeren van AutoInvoice. Mijn KvK-nummer is gewijzigd, werkt AutoInvoice dan nog?  E-invoice - Verzenden   Kan ik een e-invoice naar een particuliere klant verzenden? Waarom is een factuur verzenden per mail via AutoInvoice veiliger dan een reguliere e-mail met PDF-bijlage? Zijn er kosten verbonden aan het verzenden van e-invoices via AutoInvoice? Hoe zie ik of de verzonden e-invoice wel/niet is aangekomen? Ik wil geen gebruik maken van het verzenden van e-invoices. Hoe schakel ik dit uit? Wat is het e-invoicingadres van mijn debiteur? Ik wil een factuur verzenden naar de (semi-)overheid, waar moet ik op letten? Mijn debiteur/klant vraagt of ik een referentie van de inkooporder kan toevoegen, waar kan ik dat doen? Als ik in de debiteurgegevens van eAccounting de ontvanger controleer, verschijnt deze dubbel in de lijst. Welke moet ik gebruiken om te zorgen dat de verzending van e-invoices goed gaat? E-invoice - Ontvangen   Hoe zorg ik dat een crediteur niet opnieuw (dubbel) wordt toegevoegd? Ik zie dat er een crediteur is toegevoegd in de lijst Crediteuren, maar deze is nog grijs/inactief Waarom ben ik niet vindbaar op het PEPPOL-netwerk? U heeft een factuur van Visma (Debiteurenbeheer) ontvangen, maar ziet hem niet terug in eAccounting in Inkoopfacturen - Concepten.   Scanservice Autoinvoice   Hoe lang duurt het voordat mijn inkoopfacturen zijn verwerkt door de scan- en herken service? Ondersteunt de scanservice ook andere formaten dan PDF voor mijn facturen? Kan ik ook mijn bonnen doorsturen naar AutoInvoice? Ik ontvang een factuur als UBL-document van mijn leverancier, kan ik daar wat mee?  Aan welke eisen moet een PDF-factuur voldoen om te kunnen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? Ik ontvang een e-mail met onderwerp “Invalid attachment received” van portal@kollektor.no  Ik ontvang een e-mail met onderwerp “Invalid document type” van portal@kollektor.no Ik ontvang een e-mail met onderwerp “Not approved customer” van portal@kollektor.no Kunnen buitenlandse facturen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? Is het mogelijk om vanuit een eigen email account automatisch te laten forwarden naar het emailadres van de scanservice? Kan ik meerdere PDF-inkoopfacturen in één e-mail naar het e-mailadres van de scanservice sturen?  Kan ik ook gebruik maken van AutoInvoice zonder een geldig KvK-nummer?   In dat geval kunt u helaas geen gebruik maken van Visma AutoInvoice. Foutcode 100 verschijnt bij het activeren van AutoInvoice.   Controleer of er een geldig KvK-nummer is ingevoerd in de bedrijfsinstellingen. Mijn KvK-nummer is gewijzigd, werkt AutoInvoice dan nog?   Nee, neemt u contact op met onze supportafdeling. Kan ik een e-invoice naar een particuliere klant verzenden?   Nee, alleen naar bedrijven (B2B) wordt ondersteund. Waarom is een factuur verzenden per mail via AutoInvoice veiliger dan een reguliere e-mail met PDF-bijlage?   De e-mails vanuit AutoInvoice bevatten een link waarmee de factuur kan worden gedownload in verschillende bestandsformaten (PDF, UBL, CSV, etc).  Zo kunnen er nooit factuurgegevens worden gewijzigd als een e-mail wordt onderschept. Zijn er kosten verbonden aan het verzenden van e-invoices via AutoInvoice?   Ja, een overzicht hiervan vindt u op onze website.  Hoe zie ik of de verzonden e-invoice wel/niet is aangekomen?   Net als bij facturen per e-mail kunt u de status terugvinden onderaan de pagina bij de geopende factuur in Visma eAccounting. Ik wil geen gebruik maken het verzenden van e-invoices. Hoe schakel ik dit uit?   Neemt u hiervoor contact op met onze supportafdeling. Wat is het e-invoicingadres van mijn debiteur?   Een e-invoicingadres bestaat uit een code/identifier die hoort bij een kenmerk voor het bedrijf, met daarachter de bijbehorende waarde. Voorbeelden van kenmerken zijn het KvK-nummer, het btw-nummer, of het overheidsidentificatienummer (OIN).  Het e-invoicingadres van Visma eAccounting-klanten wordt geregistreerd op basis van het KvK-nummer. De identifier voor het KvK-nummer is 0106. Als uw KvK-nummer bijvoorbeeld 12345678 is, wordt uw e-invoicingadres 0106:12345678. Op de website van PEPPOL kunt u de e-invoicingadressen van bedrijven eenvoudig opzoeken op basis van bijvoorbeeld de bedrijfsnaam, of één van de bovengenoemde kenmerken. Het e-invoicingadres legt u vast in de debiteurinstellingen (Verkoop - Debiteuren). Ik wil een factuur verzenden naar de (semi-)overheid, waar moet ik op letten?   Overheidsinstanties gebruiken het overheidsidentificatienummer (OIN) in het e-invoicingadres.    Als het gaat om een Nederlandse overheidsinstantie, dan plaatst u de identifier '9954:' vóór het OIN-nummer. Bijvoorbeeld 9954:00000001001876387000. Een volledige lijst van de OIN-nummers voor de overheidsinstanties vindt u terug via: OIN-nummers overheid.  Wanneer u aan een buitenlandse overheidsinstantie factureert, bijvoorbeeld aan de Belgische overheid, dan kunt u de website van PEPPOL raadplegen voor het opzoeken van het e-invoicingadres.  Daarnaast vraagt de overheid doorgaans om een inkoopordernummer/orderreferentie (zie hiervoor vraag 11). Mijn debiteur/klant vraagt of ik een referentie van de inkooporder kan toevoegen, waar kan ik dat doen?   Gebruik daarvoor het veld Orderreferentie debiteur op de verkoopfactuur in Visma eAccounting. Als ik in de debiteurgegevens van eAccounting de ontvanger controleer, verschijnt deze dubbel in de lijst. Welke moet ik gebruiken om te zorgen dat de verzending van e-invoices goed gaat?   Als een debiteur via de knop Controleer ontvanger twee keer wordt gevonden, kunnen beide worden gebruikt om een goede verzending van e-invoices tot stand te laten komen. Het verschil is dat bij de één het PEPPOL-adres (extern) is geregistreerd en bij de ander het Visma Autoinvoice-adres (intern). Verzending via het interne Autoinvoice gaat echter sneller, aangezien de overdracht van e-invoices dan binnen onze eigen Autoinvoice-netwerk wordt afgehandeld.   NB: Niet alle bedrijven kunnen met de Controleer ontvanger-optie worden gevonden; dit betreft alleen de debiteuren die via Visma AutoInvoice aangesloten zijn op PEPPOL. We raden u aan om de website van PEPPOL te gebruiken voor een completer overzicht.  Hoe zorg ik dat een crediteur niet opnieuw (dubbel) wordt toegevoegd?   Leg het KvK-nummer van de crediteur vast in het venster Bewerk crediteur. Nieuwe inkoopfacturen van dezelfde crediteur zullen vervolgens op basis van het KvK-nummer automatisch aan de juiste crediteur in Visma eAccounting worden gekoppeld. Ik zie dat de crediteur is toegevoegd in de lijst Crediteuren maar deze is nog grijs/inactief.   Deze situatie kan ontstaan wanneer er een concept-inkoopfactuur klaar staat, die vanuit Autoinvoice is ontvangen. Op het moment dat de concept-inkoopfactuur is geboekt wordt de crediteur automatisch actief. Waarom ben ik niet vindbaar op het Peppol netwerk?   Dan heeft u vermoedelijk de optie voor het ontvangen van e-invoices geactiveerd vóór oktober 2019. Neem contact op met onze supportafdeling om dit op te lossen. U heeft een factuur van Visma (Debiteurenbeheer) ontvangen, maar ziet hem niet terug in eAccounting in Inkoopfacturen - Concepten.   Neemt u hiervoor contact op met onze supportafdeling.  Hoe lang duurt het voordat mijn inkoopfacturen zijn verwerkt door de scan- en herken service?   De verwerkingstijd is variabel. Doorgaans zijn de facturen binnen een werkdag verwerkt, echter zijn er soms uitzonderingen tot 48 uur mogelijk. In het weekend vindt er geen verwerking van PDF-facturen plaats.    De verwerkingstijd hangt af van een aantal factoren. Hieronder ziet u de belangrijkste factoren: - Het totaal aantal facturen dat op dat moment door de scan-en herken service moet worden verwerkt. - Of de factuur in één keer juist kan worden verwerkt door de scan-en herken service. Anders zal de factuur handmatig moeten worden geïnterpreteerd, waardoor het vaak ook langer kan duren voordat een factuur beschikbaar komt. Ondersteunt de scanservice ook andere formaten dan PDF voor mijn facturen?   Nee, enkel facturen in PDF-formaat kunnen worden gescand. Kan ik ook mijn bonnen doorsturen naar AutoInvoice?   Nee, alleen inkoopfacturen worden ondersteund. Ik ontvang een factuur als UBL-document van mijn leverancier, kan ik daar wat mee?    Nee, vraag uw leverancier om de factuur direct naar uw e-invoicingadres te sturen, zodat de inkoopfactuur direct in Visma eAccounting kan worden ontvangen zonder tussenkomst van e-mails. Mocht dat niet mogelijk zijn, vraag dan om de factuur in PDF-formaat, zodat deze door de scanservice verwerkt kan worden. . Aan welke eisen moet een PDF-factuur voldoen om te kunnen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? - De naam, het KvK-nummer, het BTW-nummer en het IBAN-nummer van de afzender (de crediteur). - Het totale BTW-bedrag moet op de factuur vermeld staan. De scan- en herken service kan namelijk geen aparte BTW-bedragen bij elkaar optellen. - Een PDF mag maar één factuur per bevatten, eventuele bijlagen moeten in dezelfde PDF worden aangeboden. - Als u meerdere facturen per e-mail verstuurt dan gebruikt u verschillende bestandsnamen. - De maximale grootte van de e-mail is 10MB. - De PDF-bestanden moeten in PDF versie 1.3 of hoger gemaakt zijn. - Er mag geen wachtwoord of encryptie op het PDF-bestand zitten. - De documentgrootte mag niet groter zijn dan 210 x 297 mm (standaard A4 formaat) - De bestandsnaam mag geen speciale karakters bevatten, alleen a-z, A-Z, 0-9 - De scanservice zoekt ook op bepaalde Nederlandse trefwoorden om te bepalen of het document een factuur is. Denk hierbij aan woorden als Factuur, Voorschotnota, Voorschot, Nota, Declaratie, Kwitantie, Afrekening, Aanslag   Een goede richtlijn zijn ook de algemene factuureisen die de Belastingdienst stelt. Ik ontvang een email met onderwerp “Invalid attachment received” van portal@kollektor.no    Dat betekent dat de e-mail die naar de scanservice is verzonden, bestanden of bijlagen bevat die niet verwerkt kunnen worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een .JPG of .PNG-bestand. In de e-mail zelf wordt aangegeven welk bestand het betreft. De PDF-bestanden in diezelfde mail zullen echter alsnog gewoon behandeld worden door de scanservice. Ik ontvang een email met onderwerp “Invalid document type” van portal@kollektor.no   Dat betekent dat de scanservice een PDF-bestand niet kan verwerken, meestal omdat het geen inkoopfactuur betreft. De scanservice zoekt naar steekwoorden in het PDF-document om te bepalen of het verstuurde document een factuur is. Wanneer geen van deze steekwoorden op de factuur voorkomt of als de PDF een ongebruikelijke layout heeft, dan kan een document dus worden aangemerkt als 'niet-factuur materiaal'. Zie ook de toelichting over de factuureisen bij vraag 21. NB: Als de PDF wel degelijk een valide, reguliere inkoopfactuur lijkt, dan kunnen wij die op onze supportafdeling verder onderzoeken. We hebben dan wel de afkeuringsmail nodig die u heeft ontvangen op het ingestelde adres in de AutoInvoice-instellingen in Visma eAccounting.  Ik ontvang een e-mail met onderwerp “Not approved customer” van portal@kollektor.no   Na het aanmaken van een scan-en herken account duurt het een werkdag voordat dit account actief wordt. Als er bij het versturen van een factuur naar de scan-en herken service een automatisch antwoord komt met de melding 'E-mail sent to automated system is not on the approved customer list, please contact your invoice processing service provider', dan is de scan-en herken account nog niet actief en kunnen er nog geen scans worden verwerkt.      Kunnen buitenlandse facturen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice?   Ja, echter is herkenning van de crediteurgegevens daarbij lastiger (in verband met ontbreken NAW-gegevens of KvK-nummer voor Nederlandse bedrijven). Is het mogelijk om vanuit een eigen e-mail account automatisch te laten forwarden naar het emailadres van de scanservice?   Ja, dat is mogelijk. Neemt u hiervoor contact op met onze supportafdeling. Kan ik meerdere PDF-inkoopfacturen in één mail naar het e-mailadres van de scanservice sturen?   Ja, die worden dan per PDF als aparte concept-inkoopfactuur in Visma eAccounting geplaatst. Let op: indien je een factuur/PDF hebt waar een bijlage bij hoort, stuur dan de betreffende factuur/PDF en de bijlage in 1 mail en voeg geen andere bestanden toe.

Wanneer u te maken heeft met btw-tarieven die afwijken van de standaard btw-tarieven in Visma eAccounting; is onderstaande workaround wellicht een oplossing voor u om toch een correcte btw-aangifte te kunnen boeken en verzenden vanuit Visma eAccounting naar de Belastingdienst.   In dit voorbeeld gaan we uit van een kantine van een sportvereniging waarbij een afwijkend btw tarief is afgesproken: 13% exclusief van de omzet.   In eAccounting zijn de btw tarieven van 0%, 9% en 21% vaste gegevens welke niet aangepast kunnen worden. Indien u een ander tarief wilt hanteren dan dient u een omzetrekening te gebruiken waar btw code 7 (Btw verkoop, overig tarief) aan gekoppeld is:        Vervolgens kunt u de omzet als volgt boeken (afhankelijk van waar u de omzet boekt kan dat de kas, bank of via een handmatig boekstuk zijn):     In het laatste veld "Btw" dient u handmatig het btw bedrag zelf te berekenen en in te vullen.    Vervolgens ziet u in rubriek 1C van de btw-aangifte dit bedrag terugkomen (via Boekhouding,  Btw aangifte)              

Volg dit stappenplan om eenvoudig uitgaande betalingen te registreren in Visma eAccounting.

Vraag Hoe richt ik de btw-codes in nadat ik mijn bedrijf ben gestart met een Auditfile-import?   Antwoord Je kunt op twee manieren starten met Visma eAccounting: met de standaardinrichting, of met een eigen inrichting door middel van Auditfile-import. Wanneer je voor de standaardinrichting hebt gekozen, zijn de btw-codes al volledig voor je ingericht op basis van het standaardrekeningschema van Visma eAccounting.  Wanneer je bent gestart met een eigen inrichting is het belangrijk dat je grootboekrekeningen koppelt aan de btw-codes voordat je begint met boeken, om ervoor te zorgen dat de btw-aangifte de juiste boekingen en bedragen toont.   Het koppelen van de btw-codes kan via Instellingen - Bedrijf in het tabblad Btw-codes.   Hieronder is een voorbeeldinrichting te zien aan de hand van het standaardrekeningschema van Visma eAccounting.   Belangrijke aandachtspunten   1) Grootboekrekeningen mogen niet op meerdere aangifterubrieken worden gebruikt Op de btw-aangifte in Visma eAccounting worden de gegevens opgehaald op basis van de inrichting van de btw-codes en het saldo van de bijbehorende grootboekrekeningen. Het is daarbij van belang dat je dezelfde grootboekrekening niet koppelt aan btw-codes die op verschillende aangifterubrieken terechtkomen. Als dat het geval is, kunnen de boekingsgegevens niet correct op de btw-aangifte worden gepresenteerd.   In de bovenstaande voorbeeldinrichting zie je bijvoorbeeld dat rekening 1641 aan twee btw-codes is gekoppeld, namelijk btw-code F en G. Dat is geen probleem, aangezien die btw-codes beide op dezelfde aangifterubriek terechtkomen, namelijk 4A. Zo levert het ook geen problemen op dat rekening 1642 als tweede (verlegde) rekening bij deze twee btw-codes is gekoppeld, aangezien de tweede rekening in beide gevallen op aangifterubriek 5B uitkomt. Het zou wel problemen opleveren wanneer bijvoorbeeld rekening 1600 naast btw-code 1, ook aan btw-code 2 zou zijn gekoppeld. Omdat die btw-codes op verschillende aangifterubrieken terechtkomen (respectievelijk 1A en 1B), zouden boekingen op 1600 op basis van de koppeling dan op beide aangifterubrieken worden getoond. Om dergelijke dubbeltellingen te voorkomen mogen grootboekrekeningen dus alleen aan meerdere btw-codes worden gekoppeld, indien die btw-codes bij dezelfde aangifterubriek horen.   Tip: In dit overzicht uit het Help Centre kun je eenvoudig controleren welke aangifterubrieken bij de btw-codes horen.   2) Het is niet verplicht om grootboekrekeningen in te vullen bij btw-codes je niet gebruikt Bij btw-codes die niet worden gebruikt in je administratie is het niet nodig om een grootboekrekening te koppelen. Bij de betreffende btw-codes kan het veld voor de grootboekrekening dus leeg worden gelaten. Mocht een ongekoppelde btw-code later toch gebruikt worden bij facturen of boekstukken, dan verschijnt er automatisch een scherm in Visma eAccounting waarin je alsnog de grootboekrekening kunt opgeven. Houd daarbij uiteraard rekening met het hiervoor beschreven aandachtspunt omtrent de aangifterubrieken.   3) Raadpleeg je boekhouder/accountant bij twijfel over de btw-inrichting Indien je niet zeker weet welke grootboekrekeningen er gekoppeld moeten worden aan bepaalde btw-codes, adviseren wij dit af te stemmen met je boekhouder/accountant. Aangezien er is gekozen voor een eigen inrichting met een eigen rekeningschema, kan de supportafdeling van Visma eAccounting niet bepalen hoe de btw-inrichting eruit moet zien en is de boekhouder/accountant daarvoor de aangewezen partij. De toelichting in dit artikel kan dan van pas komen bij het inrichten van de btw-codes.   Tip: Heb je geen boekhouder/accountant en wil je graag samenwerken met een kantoor waar men bekend is met Visma eAccounting? Op onze website vind je een overzicht van de geschikte kantoren bij jou in de buurt.

Verkoopcategorieën inrichten

Het registreren van factuurbetalingen in Visma eAccounting is eenvoudig uitgelegd in dit item.

In dit item lees je meer over de budgetten die te vinden zijn in het Overzicht in Visma Financial Overview. 

Nummerreeksen verkoopfacturen, verkooporders en offertes  Vraag Kan ik de nummerreeks van mijn facturen, verkooporders en offertes wijzigen? Antwoord Het is alleen mogelijk om de nummerreeks te wijzigen voordat u uw eerste factuur, order of offerte heeft gemaakt. De nummers lopen vervolgens op en kunnen niet meer worden gewijzigd. Wij adviseren daarom om geen jaartal te gebruiken in de nummerreeksen.   U geeft het beginnummer op in de wizard tijdens het aanmaken van uw bedrijf in Visma eAccounting. Zie ter illustratie de onderstaande schermafbeelding.       Nadat u de wizard heeft doorlopen en uw bedrijf is aangemaakt vindt u de nummerreeksen terug in Instellingen - Bedrijf - Facturering. Hier kunt u de nummerreeks enkel nog aanpassen, wanneer u nog geen factuur, order of offerte heeft aangemaakt in Visma eAccounting.   NB: Als u de module Offertes en Orders heeft gekocht nadat uw bedrijf in Visma eAccounting is aangemaakt, geeft u het beginnummer op bij aankoop.        

Vraag Hoe corrigeer ik de btw voor het privégebruik van mijn auto in mijn btw-aangifte? Antwoord Rijdt u als ondernemer een zakelijke auto, maar gebruikt u die auto ook privé? In dat geval mag u niet alle btw die u betaalt zomaar als zakelijke kosten opvoeren. Er moet dan een verrekening uitgevoerd worden voor het privégebruik van de zakelijke auto. Om het btw-bedrag voor het privégebruik in Visma eAccounting in te kunnen voeren, zult u dit bedrag eerst moeten berekenen. Vervolgens kunt u dit in Visma eAccounting verwerken met een handmatig boekstuk.   Let op: Voor de juistheid van de boeking en de te gebruiken grootboekrekeningen verwijzen wij u naar uw boekhouder of accountant. De stappen hieronder kunt u uitsluitend als leidraad gebruiken voor het verwerken van deze correctie in Visma eAccounting. 1. Bereken de btw-correctie. Meer informatie hierover vindt u terug op de website van de Belastingdienst. 2. Maak een grootboekrekening aan voor het privégebruik van de auto, indien hiervoor nog geen rekening aanwezig is. Via Instellingen - Rekeningschema - Nieuwe grootboekrekening kunt u de rekening toevoegen. Belangrijk is dat u btw-code 8 - Btw privégebruik aan de rekening koppelt. Als rekeningtype zou u bijvoorbeeld Autokosten kunnen selecteren. In het onderstaande voorbeeld hebben we rekening 4650 toegevoegd aan het standaardrekeningschema. 3. Maak een Handmatig boekstuk aan. Hiervoor gaat u naar Boekhouding - Boekstukken - Nieuw boekstuk. U voert de velden Datum (31-12) en Omschrijving in en vinkt Toon boekingen incl. btw aan. Daarna voegt u twee boekstukregels toe. Gebruik als debetrekening de rekening toe die u in de vorige stap heeft aangemaakt, en kies aan de creditzijde voor rekening 1620. Tip: Mocht u bij het selecteren van rekening 1620 de melding krijgen dat handmatige boekingen niet zijn toegestaan, ga dan naar Instellingen - Rekeningschema - bewerk rekening 1620 en deactiveer de instelling Blokkeer handmatige boekingen voor die rekening. 4. De boeking ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit: Debet: 4650 Btw privégebruik auto (met btw-code) Credit: 1620 Btw verkoop, privégebruik 5. Voer tenslotte de bedragen in zoals u die in stap 1 heeft berekend. Controleer of de boeking in evenwicht is (verschil 0) en klik op Boek om het boekstuk te verwerken. Let op: In het bovenstaande voorbeeld wordt uitgegaan van het standaardrekeningschema van Visma eAccounting. Indien u Visma eAccounting bent gestart met een Auditfile-import met eigen rekeningschema, neem dan indien nodig contact op met uw boekhouder om te bepalen welke debetrekening er gebruikt moet worden in de boeking. Als creditrekening gebruikt u de rekening die aan btw-code 8 is gekoppeld in Instellingen - Bedrijf - Btw-codes.   Oplossing voor grondslag als btw bedrag op de btw aangifte Door de onderstaande 4 boekingsregels aan te maken wordt zowel de grondslag als het BTW bedrag juist vermeld op de aangifte.   Voorbeeld In dit voorbeeld is de cataloguswaarde van een (marge) bus € 68.441 x btw correctie 1,5% is het af te dragen BTW bedrag € 996.   Boekstuk:   4650 BTW privé gebruik auto: BTW bedrag (debet) 1620 BTW verkoop, privé gebruik: BTW bedrag (credit) 4650 BTW privé gebruik auto: Grondslag (debet) 4650 BTW privé gebruikt auto: Grondslag (credit) MET btw code 8 (0%)       BTW aangifte 4e kwartaal 2019:   Succes!   

Het inschakelen van een bankkoppeling met Visma eAccounting is mogelijk. Lees hier meer.

In Visma eAccounting is het mogelijk om bij de verzending van verkoopfacturen bijlagen toe te voegen. Erg handig voor als je bijvoorbeeld de algemene voorwaarden wil meesturen naar de debiteur. 

Een verkoopfactuur voor een buitenlands bedrijf zonder btw boeken? Lees hier hoe je dat doet.

Je kunt in Visma eAccounting betalingsbestanden aanmaken. Daarvoor dient deze optie eerst te worden ingeschakeld. Lees hier hoe je dat doet.