Veelgestelde vragen in Visma eAccounting

Ben je net begonnen met eAccounting en wil je snel aan de slag? In dit artikel vind je twee handige video's die je op weg helpen. Dudu laat stap voor stap zien hoe je eenvoudig de gegevens van je debiteuren, crediteuren en artikelen kunt importeren. Ook laat ze zien hoe je eenvoudig de openingsbalans en de openstaande posten van het vorige boekjaar invoert.   Stamgegevens importeren   Openingsbalans en openstaande posten invoeren  

AutoInvoice is een uitbreidingsdienst voor eAccounting waarmee je e-facturen kunt versturen en inkoopfacturen kunt ontvangen via de scanservice. Hieronder vind je de veelgestelde vragen over AutoInvoice.     Kan ik ook gebruik maken van AutoInvoice zonder een geldig KvK-nummer? De foutcode 100 verschijnt bij het activeren van AutoInvoice Mijn KvK-nummer is gewijzigd, werkt AutoInvoice dan nog? Zijn er kosten verbonden aan het verzenden van e-invoices via AutoInvoice? Hoe zie ik of de verzonden e-invoice wel/niet is aangekomen? Waar vul ik het e-invoicingadres van mijn debiteur in? Mijn debiteur/klant vraagt of ik een referentie van de inkooporder kan toevoegen, waar kan ik dat doen? Ik zie dat de crediteur is toegevoegd in de lijst Crediteuren maar deze is nog grijs/inactief. Hoe lang duurt het voordat mijn inkoopfacturen zijn verwerkt door de scan- en herken service? Welke bestandstypes kunnen worden ingestuurd? Aan welke eisen moet een PDF-factuur voldoen om te kunnen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? Kunnen buitenlandse facturen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? Is het mogelijk om vanuit een eigen e-mail account automatisch te laten forwarden naar het emailadres van de scanservice? Kan ik meerdere PDF-inkoopfacturen in één mail naar het e-mailadres van de scanservice sturen? Kan ik facturen meerdere keren insturen? Waar kan ik het e-mailadres voor foutmeldingen registreren? Is het ook mogelijk om verkoopfacturen in te sturen via scanservice?     1. Kan ik ook gebruik maken van AutoInvoice zonder een geldig KvK-nummer? Nee, dan kan er geen gebruik worden gemaakt van Autoinvoice. ( Terug naar boven) 2. De foutcode 100 verschijnt bij het activeren van AutoInvoice Controleer of er een geldig KvK-nummer is ingevoerd in de bedrijfsinstellingen. ( Terug naar boven) 3. Mijn KvK-nummer is gewijzigd, werkt AutoInvoice dan nog? Het wijzigen van het KvK nummer kan de werking van Autoinvoice beïnvloeden. Neem hiervoor contact op met onze Support afdeling om dit te voorkomen. ( Terug naar boven) 4. Zijn er kosten verbonden aan het verzenden van e-invoices via AutoInvoice? De eerste 100 facturen (business to business) zijn kosteloos, daarna betaal je per factuur. Voor de actuele tarieven klik hier: https://nl.visma.com/eaccounting/uitbreidingen/autoinvoice/ ( Terug naar boven)   5. Hoe zie ik of de verzonden e-invoice wel/niet is aangekomen? Net als bij facturen per e-mail kunt u de status terugvinden onderaan de pagina bij de geopende factuur in Visma eAccounting. ( Terug naar boven) 6. Waar vul ik het e-invoicingadres van mijn debiteur in? Het e-invoicingadres van je debiteur leg je vast bij de debiteurinstellingen (Verkoop > Debiteuren). Het e-invoicingadres van Visma eAccounting-klanten wordt geregistreerd op basis van het KvK-nummer. De identifier voor het KvK-nummer is 0106. Als uw KvK-nummer bijvoorbeeld 12345678 is, wordt uw e-invoicingadres 0106:12345678. Voor het versturen van facturen naar (semi)overheid wordt er gebruik gemaakt van het overheidsidentificatienummer (OIN), dit adres vul je dan in als e-invoicingadres. Ook het e-invoicingadres van de overheid kun je zoeken op de website van PEPPOL. De optie controleer ontvanger zoekt alleen de debiteuren die via Visma AutoInvoice aangesloten zijn op PEPPOL. Op de website van PEPPOL kunt u de e-invoicingadressen van bedrijven die niet via Visma Autoinvoice zijn aangesloten eenvoudig opzoeken op basis van bijvoorbeeld de bedrijfsnaam, of KvK nummer. ( Terug naar boven) 7. Mijn debiteur/klant vraagt of ik een referentie van de inkooporder kan toevoegen, waar kan ik dat doen? Gebruik daarvoor het veld Orderreferentie debiteur op de verkoopfactuur in Visma eAccounting. ( Terug naar boven) 8. Ik zie dat de crediteur is toegevoegd in de lijst Crediteuren maar deze is nog grijs/inactief. Deze situatie kan ontstaan wanneer er een concept-inkoopfactuur klaar staat, die vanuit Autoinvoice is ontvangen. Op het moment dat de concept-inkoopfactuur is geboekt wordt de crediteur automatisch actief. ( Terug naar boven) Scan en herken service 9. Hoe lang duurt het voordat mijn inkoopfacturen zijn verwerkt door de scan- en herken service? De documenten worden 24/7 verwerkt,  de verwerkingstijd voor facturen is gemiddeld rond de vier uur, echter zijn er soms uitzonderingen tot 24 uur mogelijk. De verwerkingstijd hangt af van een aantal factoren. Hieronder ziet u de belangrijkste factoren: - Het totaal aantal facturen dat op dat moment door de scan-en herken service moet worden verwerkt. - Of de factuur in één keer juist kan worden verwerkt door de scan-en herken service. Anders zal de factuur handmatig moeten worden geïnterpreteerd, waardoor het vaak ook langer kan duren voordat een factuur beschikbaar komt. ( Terug naar boven) 10. Welke bestandstypes kunnen worden ingestuurd? De bestandstypes pdf, png, doc(x), xls(x), ubl kunnen worden ingestuurd. Ook kunnen er bonnen worden ingestuurd. Let op: ook aanmaningen en pakbonnen worden verwerkt als facturen indien deze ingestuurd worden. Wanneer dit niet de bedoeling is, is het advies deze dus ook niet in te sturen. ( Terug naar boven) 11. Aan welke eisen moet een PDF-factuur voldoen om te kunnen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? - De naam, het KvK-nummer, het BTW-nummer en het IBAN-nummer van de afzender (de crediteur). - Als u meerdere facturen per e-mail verstuurt dan gebruikt u verschillende bestandsnamen. - De maximale grootte van de e-mail is 10MB. - De PDF-bestanden moeten in PDF versie 1.3 of hoger gemaakt zijn. - Er mag geen wachtwoord of encryptie op het PDF-bestand zitten. - De documentgrootte mag niet groter zijn dan 210 x 297 mm (standaard A4 formaat) - De bestandsnaam mag geen speciale karakters bevatten, alleen a-z, A-Z, 0-9 ( Terug naar boven) 12. Kunnen buitenlandse facturen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? Ja, maar geen facturen die gebruikmaken van het Griekse, Chinese of Arabische alfabet (alleen het Latijnse alfabet). Afhankelijk van de aanwezige gegevens zoals een btw-nummer, zal de crediteur in meer of mindere mate herkend worden. Wij maken gebruik van verschillende registers om de adresgegevens aan te vullen. Deze worden dus niet direct vanaf de factuur zelf herkend. ( Terug naar boven) 13. Is het mogelijk om vanuit een eigen e-mail account automatisch te laten forwarden naar het emailadres van de scanservice? Ja dat is mogelijk. Neemt u hiervoor contact op met onze supportafdeling. ( Terug naar boven) 14. Kan ik meerdere PDF-inkoopfacturen in één mail naar het e-mailadres van de scanservice sturen? Ja, het is mogelijk om meerdere bestanden in één e-mail mee te sturen. Als er meerdere facturen in één pdf-bestand zitten, dan worden deze automatisch opgesplitst in aparte facturen welke als aparte concept-inkoopfactuur in Visma eAccounting geplaatst worden. Let op: - Indien je een factuur hebt waar een bijlage bij hoort, stuur dan de betreffende factuur en de bijlage in 1 mail en voeg geen andere bestanden toe. - Meerdere facturen in één PDF worden altijd uitgesplitst. Door #PD in het onderwerp van de mail toe te voegen zorg je ervoor dat als er verschillende documenten in één PDF zitten deze als 1 document wordt verwerkt. Dit is bijvoorbeeld handig voor declaraties waarbij er meerdere bonnetjes in 1 PDF zitten maar het als 1 totaalbedrag moet worden verwerkt. ( Terug naar boven) 15. Kan ik facturen meerdere keren insturen? Ja, een factuur met hetzelfde factuurnummer kan meerdere keren ingestuurd worden. Dit betekent dus ook dat er per ongeluk dubbele facturen ingestuurd kunnen worden. ( Terug naar boven) 16. Waar kan ik het e-mailadres voor foutmeldingen registreren? Foutmeldingen vanuit de scanservice worden direct aan de verzender verstuurd. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van het automatisch doorsturen van facturen vanuit de mailbox dan moet de regel zo worden ingesteld dat foutmeldingen niet direct weer worden ingestuurd. Dit zorgt namelijk voor een oneindige loop waarvan de kosten ook in rekening worden gebracht. Vraag hierbij eventueel de systeembeheerder om hulp. ( Terug naar boven) 17. Is het ook mogelijk om verkoopfacturen in te sturen via scanservice? Het is op dit moment niet mogelijk om verkoopfacturen in te sturen. ( Terug naar boven)

In deze video legt Dudu uit wat een verkoopcategorie is. Ook legt ze uit hoe je daarmee de omzet van je verkoopfactuur kan splitsen over meerdere omzetrekeningen.   

Tweestapsverificatie voegt een extra beveiligingslaag toe aan je account, door naast je wachtwoord nog een tweede verificatiestap uit te voeren. Bijvoorbeeld door een code in te voeren die naar je telefoon is gestuurd via de Google Authenticator app of per SMS. Hiermee bescherm je je account beter en zorg je ervoor dat alleen jij toegang hebt, zelfs als iemand anders je wachtwoord weet. In dit artikel leggen we je uit hoe je dit kunt instellen.   1. Tweestapsverificatie Instellen voor eAccounting   Log in op vismaonline.com met je gebruikersnaam en wachtwoord van eAccounting. Ga in het linkermenu naar Mijn gebruikersprofiel. Zoek onder Inloggen met wachtwoord de optie Tweestapsverificatie inschakelen en klik daarop.     Log vervolgens weer in met je wachtwoord en doorloop de stappen   2. Authenticator app downloaden en instellen    Download via de App Store of Google Play Store de Google Authenticator app op je mobiel. Vervolgens kun je de QR-code scannen door in de app rechtsonder op het plusje te klikken.      Scan met je mobiel de QR-code die je op het beeldscherm ziet, of voer handmatig de groene code in.     Klik op Volgende   3. QR-code bevestigen   Nadat je de QR-code hebt toegevoegd, voer je de 6-cijferige code in die zichtbaar is in de Google authenticator app.       Klik op Volgende   4. SMS voor tweestapsverificatie instellen   Vervolgens krijg je de optie om SMS als tweestapsverificatie in te stellen. Voer je telefoonnummer in zodat je ook kan inloggen met de code die per SMS naar je wordt verstuurd.      Klik op Volgende   Ter bevestiging wordt er een sms naar je verstuurd zodat je dit kunt verifiëren.   5. Back-upcode opslaan   Als laatste krijg je een back-up code te zien. Mocht de telefoon kwijtraken, kapot gaan of gestolen worden, dan kun je met deze noodcode eenmalig inloggen zonder tweestapsverificatie.  Let op: Bewaar deze code goed en deel het met niemand.     Vink Ik heb de code gekopieerd en veilig opgeslagen aan en klik op Volgende 6. Overige opties voor tweestapsverificatie   Nu de  tweestapsverificatie succesvol is ingeschakeld, kun je hier voortaan mee inloggen. Je kunt ervoor kiezen om het vinkje Onthoud dit apparaat 30 dagen aan te zetten, zodat je de code maar één keer per 30 dagen hoeft in te voeren.      Mocht er toch iets verkeerd gaan met het inloggen of heb je geen toegang tot de Google Authenticator App, dan kun je kiezen voor de optie Probeer het op een andere manier. Hiermee krijg je een overzicht van de beschikbare opties om op andere manieren in te loggen.      

Dit stappenplan helpt je om vlot over te stappen van Davilex naar eAccounting. Het beschrijft hoe je debiteuren, crediteuren en artikelen kunt overnemen, en wat ervoor nodig is om een bankkoppeling met eAccounting te activeren.   Let op: Vanwege verschillen in de opbouw van Davilex en eAccounting is het overzetten van financiële gegevens niet mogelijk. We adviseren daarom een nieuwe start te maken in eAccounting waarbij je een openingsbalans en eventueel openstaande posten eenvoudig toevoegt.     Stamgegevens exporteren Startwizard eAccounting Stamgegevens importeren Openingsbalans invoeren Bankkoppelingen activeren   1. Stamgegevens exporteren Voor het exporteren vanuit Davilex heb je minimaal versie 9.14 nodig. Heb je een lagere versie, neem dan contact op met Davilex support. Als je in Davilex veel debiteuren, crediteuren en artikelen hebt, dan kun je deze exporteren en later eenvoudig importeren in eAccounting. Is dit voor jou niet van toepassing, dan sla je deze stap over.   kies in het menu van Davilex Import en Export voor Exporteren nadat je Export Visma eAccounting hebt aangeklikt. Hierna volg je de instructies en sla je de relevante gegevens op als CSV-bestand voor Visma eAccounting. Voor stamgegevens uit eerdere boekjaren kun je een export maken voor referentiedoeleinden. Klik hier voor een exporthandleiding.   2. Startwizard eAccounting Als je de eerste keer eAccounting start, verschijnt er een wizard die je helpt bij het vastleggen van instellingen die nodig zijn om snel aan het werk te kunnen. Zorg ervoor dat in de wizard ‘Gebruik standaardrekeningschema’ geselecteerd is. Nadat je de wizard hebt voltooid, kun je debiteuren, crediteuren en artikelen eenvoudig importeren.   3. Stamgegevens importeren De bestanden Debiteuren, Crediteuren en Artikelen die je hebt aangemaakt bij stap 1 zijn direct importeerbaar in eAccounting via Instellingen > Import en export.   4. Openingsbalans invoeren De openingsbalans voer je in via Instellingen > Boekjaren en openingsbalans. Afhankelijk van hoeveel openstaande posten je hebt, kun je daar op een aantal manieren mee omgaan. In de openingsbalans boek je de openstaande postensaldo’s op tussenrekeningen die je aanmaakt. Bijvoorbeeld 1205 Debiteuren openingsbalans en 1505 Crediteuren openingsbalans. De betalingen van de openstaande posten boek je in dit geval af op deze tussenrekeningen. Hieronder zie je bijvoorbeeld de instellingen van zo’n tussenrekening. Wil je de openstaande posten geboekt hebben op de verzamelrekeningen debiteuren en crediteuren dan kun je dit via snelle factuurinvoer doen. De tegenrekening is de tussenrekening die je bij de eerste optie ziet. Hieronder een voorbeeld van zo’n boekstuk.  Geef alle openstaande posten als factuurdatum de eerste dag van het eerste boekjaar (dus bijvoorbeeld 01-01-2025). Je kunt de posten wel verschillende vervaldatums geven als deze maar vallen op of na de eerste dag van het eerste boekjaar. Heb je veel openstaande posten? Dan kun je overwegen deze te importeren via https://import.eaccounting.nl/. Meer informatie over deze optie vind je op de community. Bij het importeren markeer je niet de optie ‘btw specificeren’ en voor iedere openstaande post geef je in het importbestand als rekening de tussenrekening op.   5. Bankkoppelingen activeren Als je een bankkoppeling hebt met Davilex, dan kunnen wij deze voor je overzetten naar eAccounting. Zorg ervoor dat je deze gegevens verzamelt:   Het IBAN waarvoor je de bankkoppeling wilt laten overzetten.  Je aanmeldcode van Davilex: dit vind je in de Help van Davilex.  Je serienummer van eAccounting: dit vind je door in eAccounting te kiezen voor Kas- en bankrekeningen en op de rekening-courant te gaan staan waaraan het IBAN gekoppeld is. Vervolgens kies je voor Schakel bankkoppeling in en zie je het klantnummer (serienummer).     Nadat je dit nummer genoteerd hebt, kies je voor Annuleren. Hierna verzoek je ons via http://eaccounting.nl/portal de bankkoppeling over te zetten waarbij je de verzamelde gegevens meegeeft.

Dit stappenplan helpt je om vlot over te stappen van AccountView naar eAccounting. Het beschrijft hoe je debiteuren, crediteuren en artikelen kunt overnemen, en wat ervoor nodig is om een bankkoppeling met eAccounting te activeren.   Let op: Vanwege verschillen in de opbouw van AccountView en eAccounting is het overzetten van financiële gegevens niet mogelijk. We adviseren daarom een nieuwe start te maken in eAccounting waarbij je een openingsbalans en eventueel openstaande posten eenvoudig toevoegt.     Stamgegevens exporteren Eindbalans afdrukken Startwizard eAccounting Stamgegevens importeren Openingsbalans invoeren Bankkoppelingen activeren   1. Stamgegevens exporteren Als je in AccountView veel debiteuren, crediteuren en artikelen hebt, dan kun je deze exporteren en later eenvoudig importeren in eAccounting. Is dit voor jou niet van toepassing, dan sla je deze stap over.   Voor het exporteren kies je in AccountView Bestand > Administraties en ga je op de administratie staan waaruit je deze stamgegevens wilt exporteren. Hierna kies je Document > Exporteren > eAccounting-migratie. Zorg ervoor dat rekeningen voor debiteuren en crediteuren (beginbalans) gevuld zijn en wijzig verder geen instellingen in de dialoog.       Kies Volgende om een doelmap op te geven waarin je wilt exporteren. Nadat je voor Exporteren gekozen hebt, krijg je de beschikking over deze bestanden: Auditfile (XAF) Grootboekrekeningen (CSV) Debiteuren (CSV) Crediteuren (CSV) Artikelen (CSV)    Later bij het importeren in eAccounting gebruik je alleen de bestanden Debiteuren, Crediteuren en Artikelen. De bestanden Auditfile en Grootboekrekeningen hoef je niet te importeren omdat in eAccounting al een ingericht rekeningschema beschikbaar is en je start met boeken in een nieuw boekjaar.   2. Eindbalans afdrukken Een eindbalans druk je vanuit AccountView af door in de administratie te kiezen voor Bestand > Grootboek en daarna Rapporten > Balans. Zorg ervoor dat je het rapport afdrukt tot en met de laatste periode waarin je mutaties hebt ingevoerd.     Na Volgende > krijg je de mogelijkheid om het rapport af te drukken of op te slaan als bestand. Deze eindbalans gebruik je later bij het invoeren van een openingsbalans in eAccounting.   3. Startwizard eAccounting Als je de eerste keer eAccounting start, verschijnt er een wizard die je helpt bij het vastleggen van instellingen die nodig zijn om snel aan het werk te kunnen. Zorg ervoor dat in de wizard ‘Gebruik standaardrekeningschema’ geselecteerd is. Nadat je de wizard hebt voltooid, kun je debiteuren, crediteuren en artikelen eenvoudig importeren.   4. Stamgegevens importeren De bestanden Debiteuren, Crediteuren en Artikelen die je hebt aangemaakt bij stap 1, zijn direct importeerbaar in eAccounting via Instellingen > Import en export.   5. Openingsbalans invoeren De openingsbalans voer je in via Instellingen > Boekjaren en openingsbalans. Afhankelijk van hoeveel openstaande posten je hebt, kun je daar op een aantal manieren mee omgaan. In de openingsbalans boek je de openstaande postensaldo’s op tussenrekeningen die je aanmaakt. Bijvoorbeeld 1205 Debiteuren openingsbalans en 1505 Crediteuren openingsbalans. De betalingen van de openstaande posten boek je in dit geval af op deze tussenrekeningen. Hieronder zie je bijvoorbeeld de instellingen van zo’n tussenrekening. Wil je de openstaande posten geboekt hebben op de verzamelrekeningen debiteuren en crediteuren dan kun je dit doen via snelle factuurinvoer. De tegenrekening is de tussenrekening die je bij de eerste optie ziet. Hieronder een voorbeeld van zo’n boekstuk. Geef alle openstaande posten als factuurdatum de eerste dag van het eerste boekjaar (dus bijvoorbeeld 01-01-2025). Je kunt de posten wel verschillende vervaldata geven als deze maar vallen op of na de eerste dag van het eerste boekjaar. Heb je veel openstaande posten? Dan kun je overwegen deze te importeren via https://import.eaccounting.nl/. Meer informatie over deze optie vind je op de community. Bij het importeren markeer je niet de optie ‘btw specificeren’ en voor iedere openstaande post geef je in het importbestand als rekening de tussenrekening op. 6. Bankkoppelingen activeren   Als je een bankkoppeling hebt met AccountView, dan kunnen wij deze voor je overzetten naar eAccounting. Zorg ervoor dat je de volgende gegevens verzamelt:   Het IBAN waarvoor je de bankkoppeling wilt laten overzetten.  Je serienummer van AccountView: dit vind je via Help > Info in AccountView.  Je serienummer van eAccounting: dit vind je door in eAccounting te kiezen voor Kas- en bankrekeningen en op de rekening-courant te gaan staan waaraan het IBAN gekoppeld is. Vervolgens kies je voor Schakel bankkoppeling in en zie je het klantnummer (serienummer).     Nadat je dit nummer genoteerd hebt, kies je voor Annuleren. Hierna verzoek je ons via http://eaccounting.nl/portal de bankkoppeling over te zetten waarbij je de verzamelde gegevens meegeeft.

Jaarverwerking in Visma eAccounting

Als bij wijziging van de ondernemingsvorm de stakingswinst moet worden berekend en de oude onderneming wordt ingebracht in een nieuwe onderneming is het advies een tweede licentie voor Visma eAccounting in te schakelen en deze te gebruiken voor de nieuwe onderneming. Meer informatie vind je op de website van de belastingdienst onder "Uw onderneming wijzigt van rechtsvorm".   Je kunt er ook voor kiezen om je bestaande licentie te behouden om de administratie van je oude onderneming af te ronden voordat je deze opzegt. Door het wijzigen van het KvK-nummer blijft je huidige administratie in Visma eAccounting behouden en wordt deze voortgezet onder het nieuwe KvK-nummer.   Hiervoor dien je een verzoek tot wijziging per e-mail te sturen naar support.eaccounting@visma.com en de volgende informatie te verstrekken:   Debiteurnummer Naam van de nieuwe onderneming Naam van de oude onderneming Nieuw KvK-nummer Oud KvK-nummer Zodra we je verzoek met de benodigde gegevens hebben ontvangen, zullen we het KvK-nummer aanpassen. De contractuele verplichtingen en algemene voorwaarden die zijn geaccepteerd onder het oude KvK-nummer blijven ongewijzigd geldig onder het nieuwe KvK-nummer.

Integreer moeiteloos je boekhouding en facturatie met je bank, kassasysteem of webwinkel, en ontdek een uitgebreide selectie van nog eens 50 andere applicaties en integraties om uit te kiezen.   Selecteer "Visma eAccounting koppelingen" om toegang te verkrijgen tot reeds beschikbare integratiemogelijkheden. 

Het inschakelen van een bankkoppeling met Visma eAccounting is mogelijk. Lees hier meer.

Je kunt in Visma eAccounting betalingsbestanden aanmaken. Daarvoor dient deze optie eerst te worden ingeschakeld. Lees hier hoe je dat doet.

Een verkoopfactuur voor een buitenlands bedrijf zonder btw boeken? Lees hier hoe je dat doet.

In Visma eAccounting is het mogelijk om bij de verzending van verkoopfacturen bijlagen toe te voegen. Erg handig voor als je bijvoorbeeld de algemene voorwaarden wil meesturen naar de debiteur. 

Het registreren van factuurbetalingen in Visma eAccounting is eenvoudig uitgelegd in dit item.

Vraag Hoe corrigeer ik de btw voor het privégebruik van mijn auto in mijn btw-aangifte? Antwoord Rijdt u als ondernemer een zakelijke auto, maar gebruikt u die auto ook privé? In dat geval mag u niet alle btw die u betaalt zomaar als zakelijke kosten opvoeren. Er moet dan een verrekening uitgevoerd worden voor het privégebruik van de zakelijke auto. Om het btw-bedrag voor het privégebruik in Visma eAccounting in te kunnen voeren, zult u dit bedrag eerst moeten berekenen. Vervolgens kunt u dit in Visma eAccounting verwerken met een handmatig boekstuk.   Let op: Voor de juistheid van de boeking en de te gebruiken grootboekrekeningen verwijzen wij u naar uw boekhouder of accountant. De stappen hieronder kunt u uitsluitend als leidraad gebruiken voor het verwerken van deze correctie in Visma eAccounting. 1. Bereken de btw-correctie. Meer informatie hierover vindt u terug op de website van de Belastingdienst. 2. Maak een grootboekrekening aan voor het privégebruik van de auto, indien hiervoor nog geen rekening aanwezig is. Via Instellingen - Rekeningschema - Nieuwe grootboekrekening kunt u de rekening toevoegen. Belangrijk is dat u btw-code 8 - Btw privégebruik aan de rekening koppelt. Als rekeningtype zou u bijvoorbeeld Autokosten kunnen selecteren. In het onderstaande voorbeeld hebben we rekening 4650 toegevoegd aan het standaardrekeningschema. 3. Maak een Handmatig boekstuk aan. Hiervoor gaat u naar Boekhouding - Boekstukken - Nieuw boekstuk. U voert de velden Datum (31-12) en Omschrijving in en vinkt Toon boekingen incl. btw aan. Daarna voegt u twee boekstukregels toe. Gebruik als debetrekening de rekening toe die u in de vorige stap heeft aangemaakt, en kies aan de creditzijde voor rekening 1620. Tip: Mocht u bij het selecteren van rekening 1620 de melding krijgen dat handmatige boekingen niet zijn toegestaan, ga dan naar Instellingen - Rekeningschema - bewerk rekening 1620 en deactiveer de instelling Blokkeer handmatige boekingen voor die rekening. 4. De boeking ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit: Debet: 4650 Btw privégebruik auto (met btw-code) Credit: 1620 Btw verkoop, privégebruik 5. Voer tenslotte de bedragen in zoals u die in stap 1 heeft berekend. Controleer of de boeking in evenwicht is (verschil 0) en klik op Boek om het boekstuk te verwerken. Let op: In het bovenstaande voorbeeld wordt uitgegaan van het standaardrekeningschema van Visma eAccounting. Indien u Visma eAccounting bent gestart met een Auditfile-import met eigen rekeningschema, neem dan indien nodig contact op met uw boekhouder om te bepalen welke debetrekening er gebruikt moet worden in de boeking. Als creditrekening gebruikt u de rekening die aan btw-code 8 is gekoppeld in Instellingen - Bedrijf - Btw-codes.   Oplossing voor grondslag als btw bedrag op de btw aangifte Door de onderstaande 4 boekingsregels aan te maken wordt zowel de grondslag als het BTW bedrag juist vermeld op de aangifte.   Voorbeeld In dit voorbeeld is de cataloguswaarde van een (marge) bus € 68.441 x btw correctie 1,5% is het af te dragen BTW bedrag € 996.   Boekstuk:   4650 BTW privé gebruik auto: BTW bedrag (debet) 1620 BTW verkoop, privé gebruik: BTW bedrag (credit) 4650 BTW privé gebruik auto: Grondslag (debet) 4650 BTW privé gebruikt auto: Grondslag (credit) MET btw code 8 (0%)       BTW aangifte 4e kwartaal 2019:   Succes!   

Nummerreeksen verkoopfacturen, verkooporders en offertes  Vraag Kan ik de nummerreeks van mijn facturen, verkooporders en offertes wijzigen? Antwoord Het is alleen mogelijk om de nummerreeks te wijzigen voordat u uw eerste factuur, order of offerte heeft gemaakt. De nummers lopen vervolgens op en kunnen niet meer worden gewijzigd. Wij adviseren daarom om geen jaartal te gebruiken in de nummerreeksen.   U geeft het beginnummer op in de wizard tijdens het aanmaken van uw bedrijf in Visma eAccounting. Zie ter illustratie de onderstaande schermafbeelding.       Nadat u de wizard heeft doorlopen en uw bedrijf is aangemaakt vindt u de nummerreeksen terug in Instellingen - Bedrijf - Facturering. Hier kunt u de nummerreeks enkel nog aanpassen, wanneer u nog geen factuur, order of offerte heeft aangemaakt in Visma eAccounting.   NB: Als u de module Offertes en Orders heeft gekocht nadat uw bedrijf in Visma eAccounting is aangemaakt, geeft u het beginnummer op bij aankoop.        

In dit item lees je meer over de budgetten die te vinden zijn in het Overzicht in Visma Financial Overview. 

Verkoopcategorieën inrichten

Vraag Hoe richt ik de btw-codes in nadat ik mijn bedrijf ben gestart met een Auditfile-import?   Antwoord Je kunt op twee manieren starten met Visma eAccounting: met de standaardinrichting, of met een eigen inrichting door middel van Auditfile-import. Wanneer je voor de standaardinrichting hebt gekozen, zijn de btw-codes al volledig voor je ingericht op basis van het standaardrekeningschema van Visma eAccounting.  Wanneer je bent gestart met een eigen inrichting is het belangrijk dat je grootboekrekeningen koppelt aan de btw-codes voordat je begint met boeken, om ervoor te zorgen dat de btw-aangifte de juiste boekingen en bedragen toont.   Het koppelen van de btw-codes kan via Instellingen - Bedrijf in het tabblad Btw-codes.   Hieronder is een voorbeeldinrichting te zien aan de hand van het standaardrekeningschema van Visma eAccounting.   Belangrijke aandachtspunten   1) Grootboekrekeningen mogen niet op meerdere aangifterubrieken worden gebruikt Op de btw-aangifte in Visma eAccounting worden de gegevens opgehaald op basis van de inrichting van de btw-codes en het saldo van de bijbehorende grootboekrekeningen. Het is daarbij van belang dat je dezelfde grootboekrekening niet koppelt aan btw-codes die op verschillende aangifterubrieken terechtkomen. Als dat het geval is, kunnen de boekingsgegevens niet correct op de btw-aangifte worden gepresenteerd.   In de bovenstaande voorbeeldinrichting zie je bijvoorbeeld dat rekening 1641 aan twee btw-codes is gekoppeld, namelijk btw-code F en G. Dat is geen probleem, aangezien die btw-codes beide op dezelfde aangifterubriek terechtkomen, namelijk 4A. Zo levert het ook geen problemen op dat rekening 1642 als tweede (verlegde) rekening bij deze twee btw-codes is gekoppeld, aangezien de tweede rekening in beide gevallen op aangifterubriek 5B uitkomt. Het zou wel problemen opleveren wanneer bijvoorbeeld rekening 1600 naast btw-code 1, ook aan btw-code 2 zou zijn gekoppeld. Omdat die btw-codes op verschillende aangifterubrieken terechtkomen (respectievelijk 1A en 1B), zouden boekingen op 1600 op basis van de koppeling dan op beide aangifterubrieken worden getoond. Om dergelijke dubbeltellingen te voorkomen mogen grootboekrekeningen dus alleen aan meerdere btw-codes worden gekoppeld, indien die btw-codes bij dezelfde aangifterubriek horen.   Tip: In dit overzicht uit het Help Centre kun je eenvoudig controleren welke aangifterubrieken bij de btw-codes horen.   2) Het is niet verplicht om grootboekrekeningen in te vullen bij btw-codes je niet gebruikt Bij btw-codes die niet worden gebruikt in je administratie is het niet nodig om een grootboekrekening te koppelen. Bij de betreffende btw-codes kan het veld voor de grootboekrekening dus leeg worden gelaten. Mocht een ongekoppelde btw-code later toch gebruikt worden bij facturen of boekstukken, dan verschijnt er automatisch een scherm in Visma eAccounting waarin je alsnog de grootboekrekening kunt opgeven. Houd daarbij uiteraard rekening met het hiervoor beschreven aandachtspunt omtrent de aangifterubrieken.   3) Raadpleeg je boekhouder/accountant bij twijfel over de btw-inrichting Indien je niet zeker weet welke grootboekrekeningen er gekoppeld moeten worden aan bepaalde btw-codes, adviseren wij dit af te stemmen met je boekhouder/accountant. Aangezien er is gekozen voor een eigen inrichting met een eigen rekeningschema, kan de supportafdeling van Visma eAccounting niet bepalen hoe de btw-inrichting eruit moet zien en is de boekhouder/accountant daarvoor de aangewezen partij. De toelichting in dit artikel kan dan van pas komen bij het inrichten van de btw-codes.   Tip: Heb je geen boekhouder/accountant en wil je graag samenwerken met een kantoor waar men bekend is met Visma eAccounting? Op onze website vind je een overzicht van de geschikte kantoren bij jou in de buurt.

Volg dit stappenplan om eenvoudig uitgaande betalingen te registreren in Visma eAccounting.