Veelgestelde vragen in Visma eAccounting

Volg dit stappenplan om eenvoudig uitgaande betalingen te registreren in Visma eAccounting.

Vraag Hoe richt ik de btw-codes in nadat ik mijn bedrijf ben gestart met een Auditfile-import?   Antwoord Je kunt op twee manieren starten met Visma eAccounting: met de standaardinrichting, of met een eigen inrichting door middel van Auditfile-import. Wanneer je voor de standaardinrichting hebt gekozen, zijn de btw-codes al volledig voor je ingericht op basis van het standaardrekeningschema van Visma eAccounting.  Wanneer je bent gestart met een eigen inrichting is het belangrijk dat je grootboekrekeningen koppelt aan de btw-codes voordat je begint met boeken, om ervoor te zorgen dat de btw-aangifte de juiste boekingen en bedragen toont.   Het koppelen van de btw-codes kan via Instellingen - Bedrijf in het tabblad Btw-codes .   Hieronder is een voorbeeldinrichting te zien aan de hand van het standaardrekeningschema van Visma eAccounting.   Belangrijke aandachtspunten   1) Grootboekrekeningen mogen niet op meerdere aangifterubrieken worden gebruikt Op de btw-aangifte in Visma eAccounting worden de gegevens opgehaald op basis van de inrichting van de btw-codes en het saldo van de bijbehorende grootboekrekeningen. Het is daarbij van belang dat je dezelfde grootboekrekening niet koppelt aan btw-codes die op verschillende aangifterubrieken terechtkomen. Als dat het geval is, kunnen de boekingsgegevens niet correct op de btw-aangifte worden gepresenteerd.   In de bovenstaande voorbeeldinrichting zie je bijvoorbeeld dat rekening 1641 aan twee btw-codes is gekoppeld, namelijk btw-code F en G. Dat is geen probleem, aangezien die btw-codes beide op dezelfde aangifterubriek terechtkomen, namelijk 4A. Zo levert het ook geen problemen op dat rekening 1642 als tweede (verlegde) rekening bij deze twee btw-codes is gekoppeld, aangezien de tweede rekening in beide gevallen op aangifterubriek 5B uitkomt.  Het zou wel problemen opleveren wanneer bijvoorbeeld rekening 1600 naast btw-code 1, ook aan btw-code 2 zou zijn gekoppeld. Omdat die btw-codes op verschillende aangifterubrieken terechtkomen (respectievelijk 1A en 1B), zouden boekingen op 1600 op basis van de koppeling dan op beide aangifterubrieken worden getoond. Om dergelijke dubbeltellingen te voorkomen mogen grootboekrekeningen dus alleen aan meerdere btw-codes worden gekoppeld, indien die btw-codes bij dezelfde aangifterubriek horen.   Tip : In dit overzicht uit het Help Centre kun je eenvoudig controleren welke aangifterubrieken bij de btw-codes horen.   2) Het is niet verplicht om grootboekrekeningen in te vullen bij btw-codes je niet gebruikt Bij btw-codes die niet worden gebruikt in je administratie is het niet nodig om een grootboekrekening te koppelen. Bij de betreffende btw-codes kan het veld voor de grootboekrekening dus leeg worden gelaten. Mocht een ongekoppelde btw-code later toch gebruikt worden bij facturen of boekstukken, dan verschijnt er automatisch een scherm in Visma eAccounting waarin je alsnog de grootboekrekening kunt opgeven. Houd daarbij uiteraard rekening met het hiervoor beschreven aandachtspunt omtrent de aangifterubrieken.   3) Raadpleeg je boekhouder/accountant bij twijfel over de btw-inrichting Indien je niet zeker weet welke grootboekrekeningen er gekoppeld moeten worden aan bepaalde btw-codes, adviseren wij dit af te stemmen met je boekhouder/accountant. Aangezien er is gekozen voor een eigen inrichting met een eigen rekeningschema, kan de supportafdeling van Visma eAccounting niet bepalen hoe de btw-inrichting eruit moet zien en is de boekhouder/accountant daarvoor de aangewezen partij. De toelichting in dit artikel kan dan van pas komen bij het inrichten van de btw-codes.   Tip : Heb je geen boekhouder/accountant en wil je graag samenwerken met een kantoor waar men bekend is met Visma eAccounting? Op onze website vind je een overzicht van de geschikte kantoren bij jou in de buurt .

Verkoopcategorieën inrichten

Het registreren van factuurbetalingen in Visma eAccounting is eenvoudig uitgelegd in dit item.

In dit item lees je meer over de budgetten die te vinden zijn in het Overzicht in Visma Financial Overview. 

Op deze pagina treft u een overzicht aan van de meest gestelde vragen welke naar voren kunnen komen bij het afsluiten van een boekjaar in Visma eAccounting   Jaarafsluiting   De jaarafsluiting in Visma eAccounting bestaat uit twee stappen: het aanmaken van een nieuw boekjaar (1) en het overboeken van het resultaat uit het oude boekjaar (2). Stap 2 hoeft niet direct na stap 1 te worden uitgevoerd. Meer informatie over de jaarafsluiting vindt u in het Help Center van Visma eAccounting   Bent u Visma eAccounting gestart met een eigen rekeningschema vanuit een Auditfile-import, en gaat u voor het eerst een jaarafsluiting uitvoeren? Bekijk dan deze video over het boeken van het resultaat.   Btw privé   Gebr uikt u goederen of diensten van uw bedrijf ook privé, bijvoorbeeld voor uzelf of uw personeel? Dan mag u soms voor dat privégebruik geen btw aftrekken. In andere gevallen trekt u de btw wel af, maar betaalt u ook btw voor het privégebruik. In dit artikel leest u hoe u dat kunt boeken in Visma eAccounting. Meer informatie aangaande het btw privégebruik vindt u op de site van de Belastingdienst .   Suppletieaangifte   Wanneer u een btw-aangifte aanmaakt, kan het voorkomen dat er bovenaan de pagina een bericht verschijnt waarin staat dat er datumafwijkingen zijn aangetroffen. Dat gebeurt wanneer u nieuwe boekstukken heeft geregistreerd in een periode nadat de btw-aangifte over die periode al is voltooid en geboekt. Als u op de link in het bericht klikt, dan kunt u een suppletieaangifte voor die specifieke periode aanmaken en van daaruit de afwijkingen direct corrigeren. Meer informatie over de suppletieaangifte vindt u in dit artikel en in deze video .

Nummerreeksen verkoopfacturen, verkooporders en offertes  Vraag Kan ik de nummerreeks van mijn facturen, verkooporders en offertes wijzigen? Antwoord Het is alleen mogelijk om de nummerreeks te wijzigen voordat u uw eerste factuur, order of offerte heeft gemaakt. De nummers lopen vervolgens op en kunnen niet meer worden gewijzigd. Wij adviseren daarom om geen jaartal te gebruiken in de nummerreeksen.   U geeft het beginnummer op in de wizard tijdens het aanmaken van uw bedrijf in Visma eAccounting. Zie ter illustratie de onderstaande schermafbeelding.       Nadat u de wizard heeft doorlopen en uw bedrijf is aangemaakt vindt u de nummerreeksen terug in Instellingen - Bedrijf - Facturering . Hier kunt u de nummerreeks enkel nog aanpassen, wanneer u nog geen factuur, order of offerte heeft aangemaakt in Visma eAccounting.   NB: Als u de module Offertes en Orders heeft gekocht nadat uw bedrijf in Visma eAccounting is aangemaakt, geeft u het beginnummer op bij aankoop.        

Vraag Hoe corrigeer ik de btw voor het privégebruik van mijn auto in mijn btw-aangifte? Antwoord Rijdt u als ondernemer een zakelijke auto, maar gebruikt u die auto ook privé? In dat geval mag u niet alle btw die u betaalt zomaar als zakelijke kosten opvoeren. Er moet dan een verrekening uitgevoerd worden voor het privégebruik van de zakelijke auto. Om het btw-bedrag voor het privégebruik in Visma eAccounting in te kunnen voeren, zult u dit bedrag eerst moeten berekenen. Vervolgens kunt u dit in Visma eAccounting verwerken met een handmatig boekstuk.   Let op: Voor de juistheid van de boeking en de te gebruiken grootboekrekeningen verwijzen wij u naar uw boekhouder of accountant. De stappen hieronder kunt u uitsluitend als leidraad gebruiken voor het verwerken van deze correctie in Visma eAccounting. 1. Bereken de btw-correctie. Meer informatie hierover vindt u terug op de website van de Belastingdienst. 2. Maak een grootboekrekening aan voor het privégebruik van de auto, indien hiervoor nog geen rekening aanwezig is. Via Instellingen - Rekeningschema - Nieuwe grootboekrekening kunt u de rekening toevoegen. Belangrijk is dat u btw-code 8 - Btw privégebruik aan de rekening koppelt. Als rekeningtype zou u bijvoorbeeld Autokosten kunnen selecteren. In het onderstaande voorbeeld hebben we rekening 4650 toegevoegd aan het standaardrekeningschema. 3. Maak een Handmatig boekstuk aan. Hiervoor gaat u naar Boekhouding - Boekstukken - Nieuw boekstuk. U voert de velden Datum (31-12) en Omschrijving in en vinkt Toon boekingen incl. btw aan. Daarna voegt u twee boekstukregels toe. Gebruik als debetrekening de rekening toe die u in de vorige stap heeft aangemaakt, en kies aan de creditzijde voor rekening 1620. Tip: Mocht u bij het selecteren van rekening 1620 de melding krijgen dat handmatige boekingen niet zijn toegestaan, ga dan naar Instellingen - Rekeningschema - bewerk rekening 1620 en deactiveer de instelling Blokkeer handmatige boekingen voor die rekening. 4. De boeking ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit: Debet: 4650 Btw privégebruik auto (met btw-code) Credit: 1620 Btw verkoop, privégebruik 5. Voer tenslotte de bedragen in zoals u die in stap 1 heeft berekend. Controleer of de boeking in evenwicht is (verschil 0) en klik op Boek om het boekstuk te verwerken. Let op: In het bovenstaande voorbeeld wordt uitgegaan van het standaardrekeningschema van Visma eAccounting. Indien u Visma eAccounting bent gestart met een Auditfile-import met eigen rekeningschema, neem dan indien nodig contact op met uw boekhouder om te bepalen welke debetrekening er gebruikt moet worden in de boeking. Als creditrekening gebruikt u de rekening die aan btw-code 8 is gekoppeld in Instellingen - Bedrijf - Btw-codes.   Oplossing voor grondslag als btw bedrag op de btw aangifte Door de onderstaande 4 boekingsregels aan te maken wordt zowel de grondslag als het BTW bedrag juist vermeld op de aangifte.   Voorbeeld In dit voorbeeld is de cataloguswaarde van een (marge) bus € 68.441 x btw correctie 1,5% is het af te dragen BTW bedrag € 996.   Boekstuk:   4650 BTW privé gebruik auto: BTW bedrag (debet) 1620 BTW verkoop, privé gebruik: BTW bedrag (credit) 4650 BTW privé gebruik auto: Grondslag (debet) 4650 BTW privé gebruikt auto: Grondslag (credit) MET btw code 8 (0%)       BTW aangifte 4e kwartaal 2019:   Succes!   

Het inschakelen van een bankkoppeling met Visma eAccounting is mogelijk. Lees hier meer.

In Visma eAccounting is het mogelijk om bij de verzending van verkoopfacturen bijlagen toe te voegen. Erg handig voor als je bijvoorbeeld de algemene voorwaarden wil meesturen naar de debiteur. 

Een verkoopfactuur voor een buitenlands bedrijf zonder btw boeken? Lees hier hoe je dat doet.

Je kunt in Visma eAccounting betalingsbestanden aanmaken. Daarvoor dient deze optie eerst te worden ingeschakeld. Lees hier hoe je dat doet.