Veelgestelde vragen in Visma eAccounting

Je kunt in Visma eAccounting betalingsbestanden aanmaken. Daarvoor dient deze optie eerst te worden ingeschakeld. Lees hier hoe je dat doet.

  FAQ Visma Scanner app   Meer nuttige informatie gebruik/werking en de laatste versies, downloads, etc vindt u terug op onze website.   Hieronder vindt u de antwoorden op vragen die vaak aan ons worden gesteld over inloggen en het gebruik van de Visma Scanner app.  Waarom lukt het inloggen niet? Is het mogelijk om met meerdere personen tegelijkertijd in te loggen onder een account? Hoe kan ik bedrijven toevoegen of wisselen tussen bedrijven?  Is de Scanner app geschikt voor gebruik op een tablet (iPad)? Waarom komen bestanden die ik mail niet in Visma eAccounting en/of Scanner app terecht?  Worden gegevens die ik verzend via (e-mailadres) Scanner app automatisch geïnterpreteerd? Waar komen de foto’s die via de Scanner app zijn verzonden terecht in Visma eAccounting? Kun je een bestand bestaande uit twee of meer pagina's per mail sturen naar inkomend e-mailadres Scanner app? Is het mogelijk om inkoopfacturen die uit meerdere bestanden (factuur + bijlagen) bestaan per mail te sturen naar het inkomende e-mailadres van de Scanner app? Is het mogelijk om meerdere documenten/foto's te koppelen in de Scanner app? Op welke manier kan ik de btw invoeren in de Scanner app? Is het mogelijk om het kader nadat foto is gemaakt om omgeving weg te laten?     Autoinvoice    Naast de Scanner app bieden we ook de dienst Autoinvoice aan. Hiermee kunt u tijd/kosten besparen omdat:   Ook pdf-facturen bij het verzenden per email worden geïnterpreteerd. De facturen in eAccounting direct klaargezet worden bij de module Inkoop - Concepten.  Er een boekingsvoorstel wordt getoond. Er automatisch nieuwe crediteuren kunnen worden toegevoegd.    Meer informatie over de activatie en de werking vindt u op onze website en in het Help Centre. Op onze Visma eAccounting Community vindt u tevens de FAQ Visma eAccounting Autoinvoice terug.  Waarom lukt het inloggen niet?    Mogelijke oorzaken kunnen zijn:   Geen e-mail met activeringslink ontvangen om een wachtwoord aan te maken. Neemt u contact op met onze supportafdeling Visma eAccounting.   U bent het wachtwoord vergeten. Volg de stappen in Ik ben mijn wachtwoord voor Visma Online vergeten U heeft nog een proeflicentie. De Scanner app werkt alleen in kooplicenties. De Visma voorwaarden zijn niet geaccepteerd in de webbrowser. Log in via www.vismaonline.com en selecteer rechtsboven in het veld Bedrijf de betreffende licentie. Accepteer de voorwaarden die in beeld verschijnen. Fout bij kopiëren/plakken e-mailadres/wachtwoord. Er kan bijvoorbeeld een spatie is mee gekopieerd wat niet zichtbaar is. Tip: voer het wachtwoord handmatig in. Typefout bij invoeren e-mailadres/wachtwoord. Let op hoofd/kleine letters, speciale leestekens, de toetsen Caps Lock/Num Lock op uw toetsenbord.  Geen toegang tot de dienst Scanner app. Neem contact op met uw accountant waar u een samenwerking mee heeft of uw hoofdcontactpersoon binnen uw organisatie. Zij kunnen via het Visma Online Network (VON) in het veld Bedrijf uw licentie selecteren en vervolgens via Gebruikers en diensten u als gebruiker toegang geven tot Visma Scanner. Verkeerde app gedownload of een verkeerd product geselecteerd in de app. De juiste app is: Visma Scanner. Vervolgens selecteer je de dienst Visma eAccounting (zie printscreen hieronder).       Is het mogelijk om met meerdere personen tegelijkertijd in te loggen onder een account?    Officieel wordt inloggen onder hetzelfde account in de Scanner app op meerdere smartphones tegelijkertijd niet ondersteund. Wij adviseren u om kosteloos een extra gebruiker aan te maken en deze toegang te geven tot de dienst Visma Scanner. Hoe kan ik bedrijven toevoegen of switchen tussen bedrijven?    Wanneer u bent ingelogd in de Scanner app, kan er linksboven gekozen worden voor de drie witte bolletjes/streepjes. Selecteer vervolgens Bedrijven en hier + Bedrijf toevoegen of het juiste bedrijf selecteren.   Is de Scanner app geschikt voor gebruik op een tablet (iPad)?   De app is ontwikkeld voor smartphones dus tablet (iPad) wordt officieel niet ondersteund.  Waarom komen bestanden die ik mail niet in Visma eAccounting en/of Scanner app terecht?    Mogelijke oorzaken kunnen zijn:   Als in de Scanner app onder Instellingen de optie Verstuur automatisch/naar boekhoudsoftware is uitgeschakeld dan komt de pdf of het fotobestand niet in Visma eAccounting terecht. Echter is deze wel in de Scanner app aanwezig, waarna deze alsnog handmatig kan worden verzonden naar Visma eAccounting.  Een oorzaak kan zijn dat u het verkeerde e-mailadres (bedrijf) heeft gebruikt. Via Instellingen - Inkomend e-mailadres kunt u dit controleren. Dit e-mailadres mag niet in het veld 'CC/BCC' van de email aanwezig zijn maar moet in het veld 'Aan' staan. De e-mails die geforward worden naar het e-mailadres van de Scanner app, komen niet aan in eAccounting. De e-mails zullen direct verzonden moeten worden naar het inkomend e-mailadres van de Scanner app. Het (automatisch) forwarden van pdf-facturen wordt officieel niet ondersteund. Controleer of u het juiste e-mailadres heeft ingevoerd. Ons advies om deze handmatig in te voeren.  U beschikt zelf niet over de juiste uitvoering van het pakket. Wanneer u een samenwerking met een accountant heeft dan zijn deze voor hem/haar wel zichtbaar in Visma eAccounting. Er is een technisch probleem met de app. Probeer de app te verwijderen en opnieuw te downloaden en installeren. Lukt dat niet, neem dan contact op met onze supportafdeling.  Worden gegevens die ik verzend via Scanner app automatisch geïnterpreteerd?   Van belang is dat de optie Automatische interpretatie is ingeschakeld onder Instellingen in de Scanner app.   Bij het mailen van foto's/facturen naar het e-mailadres van de Scanner app (eindigend op vismadoc.net) worden de gegevens niet automatisch geïnterpreteerd. Dit wordt op het moment officieel niet ondersteund. Alleen als pdf-bestanden handmatig worden geupload in Visma eAccounting of als er een foto wordt gemaakt (bon of factuur) via de Scanner app zelf, worden de gegevens automatisch gescand. Als u wilt dat er een herkenning plaatsvindt bij het uploaden per email, dan adviseren wij om daarvoor gebruik te maken van onze betaalde dienst AutoInvoice. Ten opzichte van de standaard Scanner app dienst waarbij de foto’s in geüploade foto’s staan, zet Autoinvoice ook automatisch de concept inkoopfactuur klaar bij de module Inkoop - Concepten. Waar komen de foto’s die via de Scanner app zijn verzonden terecht in Visma eAccounting?   Onder Inkoop - Geuploade foto’s.     Kun je een bestand bestaande uit twee of meer pagina's per mail sturen naar inkomend e-mailadres Scanner app?   Ja, dat kan. Er wordt dan een document toegevoegd in eAccounting. Is het mogelijk om inkoopfacturen die uit meerdere bestanden (factuur + bijlagen) bestaan per mail te sturen naar inkomend e-mailadres Scanner app?   Ja, dat kan. Echter worden er wel aparte documenten toegevoegd in eAccounting.  Is het mogelijk om meerdere documenten/foto's te koppelen in de Scanner app?   Dit is helaas (nog) niet mogelijk. Op welke manier kan ik de btw invoeren in de Scanner app?    Gebruikt u hiervoor het veld Btw. Wanneer u te maken heeft met een laag en hoog btw-tarief adviseren wij om het totaalbedrag aan btw in te voeren in de Scanner app en vervolgens in eAccounting de splitsing te maken.     Is het mogelijk om de foto in te kaderen?   Wanneer de Scanner app op een smartphone met iOS (Apple/Iphone) is geïnstalleerd is deze optie wel aanwezig en bij telefoons die werken op Android (Samsung, Huawei, etc) niet.  

Het inschakelen van een bankkoppeling met Visma eAccounting is mogelijk. Lees hier meer.

Hieronder vind je de mogelijkheden om in Visma eAccounting een correctie te maken.   Inkopen   Wanneer er voor een inkoopfactuur een correctie gemaakt moet worden dan kan dit als volgt   Ga naar Inkoop > Inkoopfacturen > Alle. Selecteer de factuur die u wilt corrigeren. Klik op Open. Mocht het niet mogelijk zijn om de gegevens te wijzigen dan kun je de factuur annuleren en opnieuw boeken.    Het annuleren van een inkoopfactuur is niet mogelijk indien de BTW-aangifte is gedaan of factuur is al betaald (of de betaling is onderweg doordat deze via een betalingsbestand aan de bank is verzonden), dan kun je een creditfactuur maken.   Verkopen   Is er een verkoopfactuur gemaakt en verzonden aan de klant? Dan ben je wettelijk verplicht om een creditfactuur te aan te maken en te verzenden.   Om een creditfactuur aan te maken begin je altijd vanuit een factuur die eerder is aangemaakt. Je kan artikelen en regels verwijderen of de bedragen wijzigen, maar het totaal mag nooit meer zijn dan het totaal van de oorspronkelijke factuur.   Wanneer er voor gekozen is om bij het boeken de facturen niet met elkaar te verrekenen dan kun je dit later doen door creditfactuur selecteren en bij Acties te kiezen voor Verreken met.   Met de optie Annuleer factuur als actie te kiezen voor een verkoopfactuur die moet worden gecrediteerd, bespaart u veel tijd. Deze actie zorgt ervoor dat Visma eAccounting een creditfactuur voor u aanmaakt waarmee de verkoopfactuur wordt verrekend. U ontvangt een melding over het boekstuk en daarna kan er een nieuwe verkoopfactuur worden gemaakt. Gebruik deze optie alleen indien de verkoopfactuur wel is geboekt, maar niet bij de klant is. Is de factuur wel bij de klant dan ben je wettelijk verplicht om een creditfactuur op te stellen en aan de klant te zenden.   Bank/Kas   Als u een banktransactie van uw rekeningafschrift niet juist heeft afgestemd, kun je dit ongedaan maken, door de afstemming te annuleren. Wanneer u de afstemming van een banktransactie annuleert, wordt er automatisch een boekstuk aangemaakt waarmee de oorspronkelijke afstemming wordt gecorrigeerd.   We raden je aan om bij een verkeerd afgestemde bank- kastransactie niet te kiezen om een correctie boekstuk aan te maken maar altijd om de banktransactie te annuleren. Wanneer er is gekozen voor een correctie boekstuk is het daarna niet meer mogelijk om de afstemming van de banktransactie te annuleren.   Handmatig boekstuk   Wanneer het niet mogelijk is om een Inkoopfactuur of Verkoopfactuur  te crediteren of een banktransactie te annuleren dan is er de mogelijkheid om dit via een handmatig boekstuk te corrigeren. Heb je vragen over hoe je een correctieboekstuk boekt neem dan contact op met je boekhouder of accountant.   Een handmatig boekstuk kan bijvoorbeeld ook Hoe corrigeer ik de btw voor het privégebruik van mijn auto in mijn btw-aangifte? zijn.

Als je bank- en/of grootboek saldo in Visma eAccounting niet meer aansluit met het banksaldo in je online bankomgeving, dan kan dit de volgende oorzaken hebben.   Er is geen juist beginsaldo ingevoerd in de openingsbalans.   Dit controleert je door via Instellingen - Boekjaren en openingsbalans het oudste boekjaar te selecteren en te kiezen voor Openingsbalans. Vervolgens bekijk je of bij de betreffende grootboekrekening het juiste beginsaldo is opgegeven. Mocht het niet duidelijk voor je zijn welke grootboekrekening is gekoppeld aan je bankrekening, dan kun je dat inzien via Instellingen - Kas- en bankrekeningen.     Er zijn nog niet-afgestemde banktransacties aanwezig. Het banksaldo in Kas- en banktransacties in Visma eAccounting wordt getoond op basis van alle aanwezige (afgestemde en niet-afgestemde) banktransacties. Echter wordt er pas bij de verwerking van een banktransactie op de gekoppelde grootboekrekening geboekt. Daardoor kan het zijn dat je banksaldo in Visma eAccounting tijdelijk niet overeenkomt met je grootboeksaldo, zolang niet alle transacties zijn afgestemd.   Er ontbreken banktransacties of er zijn onterecht geboekte banktransacties in Visma eAccounting.   Om te achterhalen in welke periode het saldoverschil is ontstaan, is het handig om eerst te bepalen op welk moment er wel een aansluiting was met het banksaldo in Visma eAccounting. Vanaf deze peildatum vergelijk je (per maand/week/dag) het banksaldo in Visma eAccounting met het saldo in je online bankomgeving. Om in Visma eAccounting het saldo tot een bepaalde periode op te vragen kies je via Kas en banktransacties, bij het veld Rekening, de betreffende bankrekening. Om te beginnen kun je via het veld Periode eerst de stand van de bankrekening per maand opvragen. Indien je hebt achterhaald in welke maand het verschil is ontstaan, dan verklein je vervolgens de periode (bijvoorbeeld van maand, naar per week, en vervolgens per dag). Dit doet je door de periode handmatig op te geven via het veld Boekingsdatum. Nadat je de gegevens in Visma eAccounting heeft vergeleken met die van je online bankomgeving, zal zichtbaar worden op welke specifieke dag/dagen er banktransacties missen of onterecht zijn opgenomen in Visma eAccounting.   Om een onterecht verwerkte banktransactie uit Visma eAccounting te verwijderen is het van belang dat deze eerst wordt geannuleerd. Meer daarover lees je terug via deze helpcenter-pagina. Vervolgens verwijder je de banktransactie door op het prullenbak-icoontje aan de rechterzijde te klikken.     Mist er één of meerdere banktransacties, dan voeg je die toe. Dit kan handmatig of door een bankbestand te importeren. Extra aandachtspunten Na het inschakelen van een bankkoppeling kan het gebeuren dat er banktransacties met terugwerkende kracht worden geïmporteerd, terwijl deze mogelijk al handmatig zijn ingebracht in Visma eAccounting. In deze situatie is het van belang om de banktransacties die handmatig zijn ingebracht te verwijderen via het prullenbak-icoontje. Indien de banktransacties al zijn verwerkt, zal de afstemming eerst moeten worden geannuleerd. Als een afgestemde banktransactie achteraf via een correctieboeking is gewijzigd, dan is annulering van de afstemming niet meer mogelijk. In dat geval zal er een correctieboeking moeten plaatsvinden.

Jaarverwerking in Visma eAccounting

Een verkoopfactuur voor een buitenlands bedrijf zonder btw boeken? Lees hier hoe je dat doet.

Kun je niet inloggen op (een van) onze Diensten? Dat kan verschillende oorzaken hebben. Ons advies is om altijd in te loggen via home.visma.com en sla alleen deze link op als favoriet in je browser. Vanuit Visma Home navigeer je eenvoudig verder naar de verschillende Diensten, zoals Visma Online.   Updaten webbrowser   Voor een goede werking en toegang tot onze Diensten is het belangrijk dat je webbrowser altijd up-to-date is. Hieronder vind je de stappen om de vijf meest gebruikte webbrowsers te updaten. Na het uitvoeren van de update sluit je alle tabbladen die nog openstaan in de browser. Sluit daarna ook de browser zelf helemaal af. Start de browser opnieuw op en log vervolgens weer in via home.visma.com. Google Chrome Safari Mozilla Firefox Microsoft Edge Opera   De webbrowser Internet Explorer wordt sinds 15 juni 2022 niet meer ondersteund door Microsoft. We raden daarom af om deze browser nog te gebruiken. Kies in plaats daarvan voor Microsoft Edge voor een veilige en stabiele ervaring. Legen tijdelijke internetbestanden webbrowser   Soms is het voor een goede werking en toegang tot onze Diensten ook nodig om de tijdelijke internetbestanden te verwijderen. Hieronder vind je de stappen om het cachegeheugen van de vijf meest gebruikte webbrowsers te legen. Kies bij Periode altijd voor Alles en vink zowel Cookies en andere sitegegevens als Gecachte afbeeldingen en bestanden aan. Na het uitvoeren van deze stappen sluit je alle tabbladen die nog openstaan en vervolgens de hele browser. Start de browser opnieuw op en log daarna weer in via home.visma.com. Google Chrome Safari Mozilla Firefox Microsoft Edge Opera   Systeem datum/tijd   Wanneer de werkelijke datum/tijd op je computer enkele minuten afwijken van de systeem datum/tijd, kan dit al voor inlogproblemen zorgen. Je krijgt dan bijvoorbeeld de melding: ‘U heeft geen toegangsrechten voor deze pagina. Log in.’   Hieronder vind je de stappen om de systeem datum/tijd per besturingssysteem te controleren en correct in te stellen. Let daarbij ook op instellingen zoals zomer- en wintertijd en de juiste tijdzone. Na het aanpassen start je de webbrowser opnieuw op en log je weer in via home.visma.com. Windows 11 Windows 10 Apple Mac Lukt inloggen nog steeds niet?   Kun je na het uitvoeren van de bovenstaande stappen nog steeds niet inloggen? Probeer dan eens een andere webbrowser of een ander apparaat. Helpt ook dat niet, dan kun je als laatste optie overwegen om de webbrowser te verwijderen en opnieuw te installeren.

💡 In deze video laat Michaela je stap voor stap zien hoe je eenvoudig facturen kunt maken en versturen in eAccounting.   ✨ Wat leer je in deze video? Een factuur aanmaken en versturen De layout van je factuur instellen Overige instellingen aanpassen Betaallinks activeren De eAccounting app gebruiken     Links: 🔗 E-invoicing activeren 👉 https://youtu.be/u28kn24adZY 🔗 Betaallinks activeren 👉 https://youtu.be/bsFpNk_xYAM  

In deze video legt Dudu uit wat AutoInvoice is en hoe je eenvoudig e-invoices kunt verzenden en ontvangen in eAccounting. Bespaar tijd en minimaliseer fouten met digitale facturatie.     Tarieven: https://nl.visma.com/eaccounting/uitbreidingen/autoinvoice/#tarieven Peppol: https://directory.peppol.eu/public  

Ben je net begonnen met eAccounting en wil je snel aan de slag? In dit artikel vind je twee handige video's die je op weg helpen. Dudu laat stap voor stap zien hoe je eenvoudig de gegevens van je debiteuren, crediteuren en artikelen kunt importeren. Ook laat ze zien hoe je eenvoudig de openingsbalans en de openstaande posten van het vorige boekjaar invoert.   Stamgegevens importeren   Openingsbalans en openstaande posten invoeren  

AutoInvoice is de facturatieservice van eAccounting waarmee je e-facturen kunt verzenden en ontvangen. Ook kun je ontvangen pdf-facturen laten scannen via de scanservice. Hieronder vind je de veelgestelde vragen over AutoInvoice.     Kan ik ook gebruik maken van AutoInvoice zonder een geldig KvK-nummer? De foutcode 100 verschijnt bij het activeren van AutoInvoice Mijn KvK-nummer is gewijzigd, werkt AutoInvoice dan nog? Zijn er kosten verbonden aan het verzenden van e-invoices via AutoInvoice? Hoe zie ik of de verzonden e-invoice wel/niet is aangekomen? Waar vul ik het e-invoicingadres van mijn debiteur in? Mijn debiteur/klant vraagt of ik een referentie van de inkooporder kan toevoegen, waar kan ik dat doen? Ik zie dat de crediteur is toegevoegd in de lijst Crediteuren maar deze is nog grijs/inactief. Hoe lang duurt het voordat mijn inkoopfacturen zijn verwerkt door de scan- en herken service? Welke bestandstypes kunnen worden ingestuurd? Aan welke eisen moet een PDF-factuur voldoen om te kunnen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? Kunnen buitenlandse facturen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? Is het mogelijk om vanuit een eigen e-mail account automatisch te laten forwarden naar het emailadres van de scanservice? Kan ik meerdere PDF-inkoopfacturen in één mail naar het e-mailadres van de scanservice sturen? Kan ik facturen meerdere keren insturen? Waar kan ik het e-mailadres voor foutmeldingen registreren? Is het ook mogelijk om verkoopfacturen in te sturen via scanservice?     1. Kan ik ook gebruik maken van AutoInvoice zonder een geldig KvK-nummer? Nee, dan kan er geen gebruik worden gemaakt van Autoinvoice. ( Terug naar boven) 2. De foutcode 100 verschijnt bij het activeren van AutoInvoice Controleer of er een geldig KvK-nummer is ingevoerd in de bedrijfsinstellingen. ( Terug naar boven) 3. Mijn KvK-nummer is gewijzigd, werkt AutoInvoice dan nog? Het wijzigen van het KvK nummer kan de werking van Autoinvoice beïnvloeden. Neem hiervoor contact op met onze Support afdeling om dit te voorkomen. ( Terug naar boven) 4. Zijn er kosten verbonden aan het verzenden van e-invoices via AutoInvoice? De eerste 100 facturen (business to business) zijn kosteloos, daarna betaal je per factuur. Voor de actuele tarieven klik hier: https://nl.visma.com/eaccounting/uitbreidingen/autoinvoice/ ( Terug naar boven)   5. Hoe zie ik of de verzonden e-invoice wel/niet is aangekomen? Net als bij facturen per e-mail kunt u de status terugvinden onderaan de pagina bij de geopende factuur in Visma eAccounting. ( Terug naar boven) 6. Waar vul ik het e-invoicingadres van mijn debiteur in? Het e-invoicingadres van je debiteur leg je vast bij de debiteurinstellingen (Verkoop > Debiteuren). Het e-invoicingadres van Visma eAccounting-klanten wordt geregistreerd op basis van het KvK-nummer. De identifier voor het KvK-nummer is 0106. Als uw KvK-nummer bijvoorbeeld 12345678 is, wordt uw e-invoicingadres 0106:12345678. Voor het versturen van facturen naar (semi)overheid wordt er gebruik gemaakt van het overheidsidentificatienummer (OIN), dit adres vul je dan in als e-invoicingadres. Ook het e-invoicingadres van de overheid kun je zoeken op de website van PEPPOL. De optie controleer ontvanger zoekt alleen de debiteuren die via Visma AutoInvoice aangesloten zijn op PEPPOL. Op de website van PEPPOL kunt u de e-invoicingadressen van bedrijven die niet via Visma Autoinvoice zijn aangesloten eenvoudig opzoeken op basis van bijvoorbeeld de bedrijfsnaam, of KvK nummer. ( Terug naar boven) 7. Mijn debiteur/klant vraagt of ik een referentie van de inkooporder kan toevoegen, waar kan ik dat doen? Gebruik daarvoor het veld Orderreferentie debiteur op de verkoopfactuur in Visma eAccounting. ( Terug naar boven) 8. Ik zie dat de crediteur is toegevoegd in de lijst Crediteuren maar deze is nog grijs/inactief. Deze situatie kan ontstaan wanneer er een concept-inkoopfactuur klaar staat, die vanuit Autoinvoice is ontvangen. Op het moment dat de concept-inkoopfactuur is geboekt wordt de crediteur automatisch actief. ( Terug naar boven) Scan en herken service 9. Hoe lang duurt het voordat mijn inkoopfacturen zijn verwerkt door de scan- en herken service? De documenten worden 24/7 verwerkt,  de verwerkingstijd voor facturen is gemiddeld rond de vier uur, echter zijn er soms uitzonderingen tot 24 uur mogelijk. De verwerkingstijd hangt af van een aantal factoren. Hieronder ziet u de belangrijkste factoren: - Het totaal aantal facturen dat op dat moment door de scan-en herken service moet worden verwerkt. - Of de factuur in één keer juist kan worden verwerkt door de scan-en herken service. Anders zal de factuur handmatig moeten worden geïnterpreteerd, waardoor het vaak ook langer kan duren voordat een factuur beschikbaar komt. ( Terug naar boven) 10. Welke bestandstypes kunnen worden ingestuurd? De bestandstypes pdf, png, doc(x), xls(x), ubl kunnen worden ingestuurd. Ook kunnen er bonnen worden ingestuurd. Let op: ook aanmaningen en pakbonnen worden verwerkt als facturen indien deze ingestuurd worden. Wanneer dit niet de bedoeling is, is het advies deze dus ook niet in te sturen. ( Terug naar boven) 11. Aan welke eisen moet een PDF-factuur voldoen om te kunnen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? - De naam, het KvK-nummer, het BTW-nummer en het IBAN-nummer van de afzender (de crediteur). - Als u meerdere facturen per e-mail verstuurt dan gebruikt u verschillende bestandsnamen. - De maximale grootte van de e-mail is 10MB. - De PDF-bestanden moeten in PDF versie 1.3 of hoger gemaakt zijn. - Er mag geen wachtwoord of encryptie op het PDF-bestand zitten. - De documentgrootte mag niet groter zijn dan 210 x 297 mm (standaard A4 formaat) - De bestandsnaam mag geen speciale karakters bevatten, alleen a-z, A-Z, 0-9 ( Terug naar boven) 12. Kunnen buitenlandse facturen worden geïnterpreteerd door AutoInvoice? Ja, maar geen facturen die gebruikmaken van het Griekse, Chinese of Arabische alfabet (alleen het Latijnse alfabet). Afhankelijk van de aanwezige gegevens zoals een btw-nummer, zal de crediteur in meer of mindere mate herkend worden. Wij maken gebruik van verschillende registers om de adresgegevens aan te vullen. Deze worden dus niet direct vanaf de factuur zelf herkend. ( Terug naar boven) 13. Is het mogelijk om vanuit een eigen e-mail account automatisch te laten forwarden naar het emailadres van de scanservice? Ja dat is mogelijk. Neemt u hiervoor contact op met onze supportafdeling. ( Terug naar boven) 14. Kan ik meerdere PDF-inkoopfacturen in één mail naar het e-mailadres van de scanservice sturen? Ja, het is mogelijk om meerdere bestanden in één e-mail mee te sturen. Als er meerdere facturen in één pdf-bestand zitten, dan worden deze automatisch opgesplitst in aparte facturen welke als aparte concept-inkoopfactuur in Visma eAccounting geplaatst worden. Let op: - Indien je een factuur hebt waar een bijlage bij hoort, stuur dan de betreffende factuur en de bijlage in 1 mail en voeg geen andere bestanden toe. - Meerdere facturen in één PDF worden altijd uitgesplitst. Door #PD in het onderwerp van de mail toe te voegen zorg je ervoor dat als er verschillende documenten in één PDF zitten deze als 1 document wordt verwerkt. Dit is bijvoorbeeld handig voor declaraties waarbij er meerdere bonnetjes in 1 PDF zitten maar het als 1 totaalbedrag moet worden verwerkt. ( Terug naar boven) 15. Kan ik facturen meerdere keren insturen? Ja, een factuur met hetzelfde factuurnummer kan meerdere keren ingestuurd worden. Dit betekent dus ook dat er per ongeluk dubbele facturen ingestuurd kunnen worden. ( Terug naar boven) 16. Waar kan ik het e-mailadres voor foutmeldingen registreren? Foutmeldingen vanuit de scanservice worden direct aan de verzender verstuurd. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van het automatisch doorsturen van facturen vanuit de mailbox dan moet de regel zo worden ingesteld dat foutmeldingen niet direct weer worden ingestuurd. Dit zorgt namelijk voor een oneindige loop waarvan de kosten ook in rekening worden gebracht. Vraag hierbij eventueel de systeembeheerder om hulp. ( Terug naar boven) 17. Is het ook mogelijk om verkoopfacturen in te sturen via scanservice? Het is op dit moment niet mogelijk om verkoopfacturen in te sturen. ( Terug naar boven)

In deze video legt Dudu uit wat een verkoopcategorie is. Ook legt ze uit hoe je daarmee de omzet van je verkoopfactuur kan splitsen over meerdere omzetrekeningen.   

Tweestapsverificatie voegt een extra beveiligingslaag toe aan je account, door naast je wachtwoord nog een tweede verificatiestap uit te voeren. Bijvoorbeeld door een code in te voeren die naar je telefoon is gestuurd via de Google Authenticator app of per SMS. Hiermee bescherm je je account beter en zorg je ervoor dat alleen jij toegang hebt, zelfs als iemand anders je wachtwoord weet. In dit artikel leggen we je uit hoe je dit kunt instellen.   1. Tweestapsverificatie Instellen voor eAccounting   Log in op vismaonline.com met je gebruikersnaam en wachtwoord van eAccounting. Ga in het linkermenu naar Mijn gebruikersprofiel. Zoek onder Inloggen met wachtwoord de optie Tweestapsverificatie inschakelen en klik daarop.     Log vervolgens weer in met je wachtwoord en doorloop de stappen   2. Authenticator app downloaden en instellen    Download via de App Store of Google Play Store de Google Authenticator app op je mobiel. Vervolgens kun je de QR-code scannen door in de app rechtsonder op het plusje te klikken.      Scan met je mobiel de QR-code die je op het beeldscherm ziet, of voer handmatig de groene code in.     Klik op Volgende   3. QR-code bevestigen   Nadat je de QR-code hebt toegevoegd, voer je de 6-cijferige code in die zichtbaar is in de Google authenticator app.       Klik op Volgende   4. SMS voor tweestapsverificatie instellen   Vervolgens krijg je de optie om SMS als tweestapsverificatie in te stellen. Voer je telefoonnummer in zodat je ook kan inloggen met de code die per SMS naar je wordt verstuurd.      Klik op Volgende   Ter bevestiging wordt er een sms naar je verstuurd zodat je dit kunt verifiëren.   5. Back-upcode opslaan   Als laatste krijg je een back-up code te zien. Mocht de telefoon kwijtraken, kapot gaan of gestolen worden, dan kun je met deze noodcode eenmalig inloggen zonder tweestapsverificatie.  Let op: Bewaar deze code goed en deel het met niemand.     Vink Ik heb de code gekopieerd en veilig opgeslagen aan en klik op Volgende 6. Overige opties voor tweestapsverificatie   Nu de  tweestapsverificatie succesvol is ingeschakeld, kun je hier voortaan mee inloggen. Je kunt ervoor kiezen om het vinkje Onthoud dit apparaat 30 dagen aan te zetten, zodat je de code maar één keer per 30 dagen hoeft in te voeren.      Mocht er toch iets verkeerd gaan met het inloggen of heb je geen toegang tot de Google Authenticator App, dan kun je kiezen voor de optie Probeer het op een andere manier. Hiermee krijg je een overzicht van de beschikbare opties om op andere manieren in te loggen.      

Dit stappenplan helpt je om vlot over te stappen van Davilex naar eAccounting. Het beschrijft hoe je debiteuren, crediteuren en artikelen kunt overnemen, en wat ervoor nodig is om een bankkoppeling met eAccounting te activeren.   Let op: Vanwege verschillen in de opbouw van Davilex en eAccounting is het overzetten van financiële gegevens niet mogelijk. We adviseren daarom een nieuwe start te maken in eAccounting waarbij je een openingsbalans en eventueel openstaande posten eenvoudig toevoegt.     Stamgegevens exporteren Startwizard eAccounting Stamgegevens importeren Openingsbalans invoeren Bankkoppelingen activeren   1. Stamgegevens exporteren Voor het exporteren vanuit Davilex heb je minimaal versie 9.14 nodig. Heb je een lagere versie, neem dan contact op met Davilex support. Als je in Davilex veel debiteuren, crediteuren en artikelen hebt, dan kun je deze exporteren en later eenvoudig importeren in eAccounting. Is dit voor jou niet van toepassing, dan sla je deze stap over.   kies in het menu van Davilex Import en Export voor Exporteren nadat je Export Visma eAccounting hebt aangeklikt. Hierna volg je de instructies en sla je de relevante gegevens op als CSV-bestand voor Visma eAccounting. Voor stamgegevens uit eerdere boekjaren kun je een export maken voor referentiedoeleinden. Klik hier voor een exporthandleiding.   2. Startwizard eAccounting Als je de eerste keer eAccounting start, verschijnt er een wizard die je helpt bij het vastleggen van instellingen die nodig zijn om snel aan het werk te kunnen. Zorg ervoor dat in de wizard ‘Gebruik standaardrekeningschema’ geselecteerd is. Nadat je de wizard hebt voltooid, kun je debiteuren, crediteuren en artikelen eenvoudig importeren.   3. Stamgegevens importeren De bestanden Debiteuren, Crediteuren en Artikelen die je hebt aangemaakt bij stap 1 zijn direct importeerbaar in eAccounting via Instellingen > Import en export.   4. Openingsbalans invoeren De openingsbalans voer je in via Instellingen > Boekjaren en openingsbalans. Afhankelijk van hoeveel openstaande posten je hebt, kun je daar op een aantal manieren mee omgaan. In de openingsbalans boek je het openstaande postensaldo uit het vorige boekjaar op tussenrekeningen die je aanmaakt. Bijvoorbeeld 1205 Debiteuren openingsbalans en 1505 Crediteuren openingsbalans. De betalingen van deze openstaande posten boek je in dit geval af op deze tussenrekeningen. Hieronder zie je bijvoorbeeld de instellingen van zo’n tussenrekening. Wil je de afzonderlijke openstaande posten uit het vorige boekjaar boeken op de verzamelrekeningen debiteuren en crediteuren? Voer dan de stappen uit van deze supportvideo: 5. Bankkoppelingen activeren Als je een bankkoppeling hebt met Davilex, dan kunnen wij deze voor je overzetten naar eAccounting. Zorg ervoor dat je deze gegevens verzamelt:   Het IBAN waarvoor je de bankkoppeling wilt laten overzetten.  Je aanmeldcode van Davilex: dit vind je in de Help van Davilex.  Je serienummer van eAccounting: dit vind je door in eAccounting te kiezen voor Kas- en bankrekeningen en op de rekening-courant te gaan staan waaraan het IBAN gekoppeld is. Vervolgens kies je voor Schakel bankkoppeling in en zie je het klantnummer (serienummer).     Nadat je dit nummer genoteerd hebt, kies je voor Annuleren. Hierna verzoek je ons via http://eaccounting.nl/portal de bankkoppeling over te zetten waarbij je de verzamelde gegevens meegeeft.

Dit stappenplan helpt je om vlot over te stappen van AccountView naar eAccounting. Het beschrijft hoe je debiteuren, crediteuren en artikelen kunt overnemen, en wat ervoor nodig is om een bankkoppeling met eAccounting te activeren.   Let op: Vanwege verschillen in de opbouw van AccountView en eAccounting is het overzetten van financiële gegevens niet mogelijk. We adviseren daarom een nieuwe start te maken in eAccounting waarbij je een openingsbalans en eventueel openstaande posten eenvoudig toevoegt.     Stamgegevens exporteren Eindbalans afdrukken Startwizard eAccounting Stamgegevens importeren Openingsbalans invoeren Bankkoppelingen activeren   1. Stamgegevens exporteren Als je in AccountView veel debiteuren, crediteuren en artikelen hebt, dan kun je deze exporteren en later eenvoudig importeren in eAccounting. Is dit voor jou niet van toepassing, dan sla je deze stap over.   Voor het exporteren kies je in AccountView Bestand > Administraties en ga je op de administratie staan waaruit je deze stamgegevens wilt exporteren. Hierna kies je Document > Exporteren > eAccounting-migratie. Zorg ervoor dat rekeningen voor debiteuren en crediteuren (beginbalans) gevuld zijn en wijzig verder geen instellingen in de dialoog.     Kies Volgende om een doelmap op te geven waarin je wilt exporteren. Nadat je voor Exporteren gekozen hebt, krijg je de beschikking over deze bestanden: Auditfile (XAF) Grootboekrekeningen (CSV) Debiteuren (CSV) Crediteuren (CSV) Artikelen (CSV)    Later bij het importeren in eAccounting gebruik je alleen de bestanden Debiteuren, Crediteuren en Artikelen. De bestanden Auditfile en Grootboekrekeningen hoef je niet te importeren omdat in eAccounting al een ingericht rekeningschema beschikbaar is en je start met boeken in een nieuw boekjaar.   2. Eindbalans afdrukken Een eindbalans druk je vanuit AccountView af door in de administratie te kiezen voor Bestand > Grootboek en daarna Rapporten > Balans. Zorg ervoor dat je het rapport afdrukt tot en met de laatste periode waarin je mutaties hebt ingevoerd.     Na Volgende > krijg je de mogelijkheid om het rapport af te drukken of op te slaan als bestand. Deze eindbalans gebruik je later bij het invoeren van een openingsbalans in eAccounting.   3. Startwizard eAccounting Als je de eerste keer eAccounting start, verschijnt er een wizard die je helpt bij het vastleggen van instellingen die nodig zijn om snel aan het werk te kunnen. Zorg ervoor dat in de wizard ‘Gebruik standaardrekeningschema’ geselecteerd is. Nadat je de wizard hebt voltooid, kun je debiteuren, crediteuren en artikelen eenvoudig importeren.   4. Stamgegevens importeren De bestanden Debiteuren, Crediteuren en Artikelen die je hebt aangemaakt bij stap 1, zijn direct importeerbaar in eAccounting via Instellingen > Import en export.   5. Openingsbalans invoeren De openingsbalans voer je in via Instellingen > Boekjaren en openingsbalans. Afhankelijk van hoeveel openstaande posten je hebt, kun je daar op een aantal manieren mee omgaan.   In de openingsbalans boek je het openstaande postensaldo uit het vorige boekjaar op tussenrekeningen die je aanmaakt. Bijvoorbeeld 1205 Debiteuren openingsbalans en 1505 Crediteuren openingsbalans. De betalingen van deze openstaande posten boek je in dit geval af op deze tussenrekeningen. Hieronder zie je bijvoorbeeld de instellingen van zo’n tussenrekening.   Wil je de afzonderlijke openstaande posten uit het vorige boekjaar boeken op de verzamelrekeningen debiteuren en crediteuren? Voer dan de stappen uit van deze supportvideo: 6. Bankkoppelingen activeren   Als je een bankkoppeling hebt met AccountView, dan kunnen wij deze voor je overzetten naar eAccounting. Zorg ervoor dat je de volgende gegevens verzamelt:   Het IBAN waarvoor je de bankkoppeling wilt laten overzetten.  Je serienummer van AccountView: dit vind je via Help > Info in AccountView.  Je serienummer van eAccounting: dit vind je door in eAccounting te kiezen voor Kas- en bankrekeningen en op de rekening-courant te gaan staan waaraan het IBAN gekoppeld is. Vervolgens kies je voor Schakel bankkoppeling in en zie je het klantnummer (serienummer).     Nadat je dit nummer genoteerd hebt, kies je voor Annuleren. Hierna verzoek je ons via http://eaccounting.nl/portal de bankkoppeling over te zetten waarbij je de verzamelde gegevens meegeeft.

Als bij wijziging van de ondernemingsvorm de stakingswinst moet worden berekend en de oude onderneming wordt ingebracht in een nieuwe onderneming is het advies een tweede licentie voor Visma eAccounting in te schakelen en deze te gebruiken voor de nieuwe onderneming. Meer informatie vind je op de website van de belastingdienst onder "Uw onderneming wijzigt van rechtsvorm".   Je kunt er ook voor kiezen om je bestaande licentie te behouden om de administratie van je oude onderneming af te ronden voordat je deze opzegt. Door het wijzigen van het KvK-nummer blijft je huidige administratie in Visma eAccounting behouden en wordt deze voortgezet onder het nieuwe KvK-nummer.   Hiervoor dien je een verzoek tot wijziging in te dienen via het support portal en de volgende informatie te verstrekken:   Debiteurnummer Naam van de nieuwe onderneming Naam van de oude onderneming Nieuw KvK-nummer Oud KvK-nummer Zodra we je verzoek met de benodigde gegevens hebben ontvangen, zullen we het KvK-nummer aanpassen. De contractuele verplichtingen en algemene voorwaarden die zijn geaccepteerd onder het oude KvK-nummer blijven ongewijzigd geldig onder het nieuwe KvK-nummer.

Integreer moeiteloos je boekhouding en facturatie met je bank, kassasysteem of webwinkel, en ontdek een uitgebreide selectie van nog eens 50 andere applicaties en integraties om uit te kiezen.   Selecteer "Visma eAccounting koppelingen" om toegang te verkrijgen tot reeds beschikbare integratiemogelijkheden. 

Hoe kan ik een kadobon in Visma eAccounting registreren en verwerken? Antwoord: Maak grootboekrekening omzet kadobon aan Maak verkoop categorie aan kadobon Maak artikel aan kadobon met verkoop categorie kadobon gekoppeld Daarna: Verkoop kadobon> Verkoopfactuur kadobon (Bon wordt uitgegegeven) Bank: afstemmen onvangst met factuur kadobon Bon wordt ingeleverd > artikel wordt meegegeven Maak verkoopfactuur artikel aan dat meegegeven is  Maak creditfactuur aan van de kadobon Verreken de factuur met de creditfactuur van de kadobon