Veelgestelde vragen

In deze video laat Michaela zien hoe je in Visma Advisor een eAccounting samenwerking activeert met je klant.   

Er staan twee gloednieuwe webinars online over de Online Samenstel-assistent. Of je nu nog maar net begint of al ervaring hebt: Bob en Daphne laten je stap voor stap zien hoe je met de basis aan de slag gaat én hoe je met de premium module nog meer uit het samenstelproces haalt.   In deel 1 ontdek je de basis en leer je hoe je eenvoudig controles uitvoert en rapporten aanmaakt.   In deel 2 laten we zien wat de premium module toevoegt en hoe je jouw controles en rapportages verder kunt optimaliseren.   

Wil je werken met vaste prijzen in Visma Advisor? In deze video laat Michaela stap voor stap zien hoe je vaste prijzen instelt, deze declareert aan je klanten en hoe je inzicht krijgt in de winstgevendheid.    📌 Wat je leert in deze video: ✔️ Vaste prijzen instellen ✔️ Declareren aan klanten ✔️ Winstgevendheid analyseren  

In deze video laten wij zien hoe je in Visma Advisor een samenwerking met je klant kunt bewerken of beëindigen.   

In Vismaonline.com kun je eenvoudig een csv-bestand downloaden met een overzicht van alle klantsamenwerkingen van je kantoor. Dit bestand bevat belangrijke informatie over de samenwerking, zoals:   De datum waarop het abonnement wordt verlengd  De begindatum De beëindigingsdatum De factuurontvanger  Het KvK-nummer De diensten   Door deze lijst regelmatig te controleren, kun je tijdig een abonnement opzeggen of aanpassingen maken.   Volg de onderstaande stappen om dit overzicht te downloaden: Log in op Vismaonline.com en selecteer rechtsboven je bedrijf. Klik in het menu aan de linkerkant op Samenwerkingen. Klik aan de rechterkant op Exporteer naar csv-bestand om het bestand te downloaden.  

Kun je niet inloggen op (een van) onze Diensten? Dat kan verschillende oorzaken hebben. Ons advies is om altijd in te loggen via home.visma.com en sla alleen deze link op als favoriet in je browser. Vanuit Visma Home navigeer je eenvoudig verder naar de verschillende Diensten, zoals Visma Online.   Updaten webbrowser   Voor een goede werking en toegang tot onze Diensten is het belangrijk dat je webbrowser altijd up-to-date is. Hieronder vind je de stappen om de vijf meest gebruikte webbrowsers te updaten. Na het uitvoeren van de update sluit je alle tabbladen die nog openstaan in de browser. Sluit daarna ook de browser zelf helemaal af. Start de browser opnieuw op en log vervolgens weer in via home.visma.com. Google Chrome Safari Mozilla Firefox Microsoft Edge Opera   De webbrowser Internet Explorer wordt sinds 15 juni 2022 niet meer ondersteund door Microsoft. We raden daarom af om deze browser nog te gebruiken. Kies in plaats daarvan voor Microsoft Edge voor een veilige en stabiele ervaring. Legen tijdelijke internetbestanden webbrowser   Soms is het voor een goede werking en toegang tot onze Diensten ook nodig om de tijdelijke internetbestanden te verwijderen. Hieronder vind je de stappen om het cachegeheugen van de vijf meest gebruikte webbrowsers te legen. Kies bij Periode altijd voor Alles en vink zowel Cookies en andere sitegegevens als Gecachte afbeeldingen en bestanden aan. Na het uitvoeren van deze stappen sluit je alle tabbladen die nog openstaan en vervolgens de hele browser. Start de browser opnieuw op en log daarna weer in via home.visma.com. Google Chrome Safari Mozilla Firefox Microsoft Edge Opera   Systeem datum/tijd   Wanneer de werkelijke datum/tijd op je computer enkele minuten afwijken van de systeem datum/tijd, kan dit al voor inlogproblemen zorgen. Je krijgt dan bijvoorbeeld de melding: ‘U heeft geen toegangsrechten voor deze pagina. Log in.’   Hieronder vind je de stappen om de systeem datum/tijd per besturingssysteem te controleren en correct in te stellen. Let daarbij ook op instellingen zoals zomer- en wintertijd en de juiste tijdzone. Na het aanpassen start je de webbrowser opnieuw op en log je weer in via home.visma.com. Windows 11 Windows 10 Apple Mac Lukt inloggen nog steeds niet?   Kun je na het uitvoeren van de bovenstaande stappen nog steeds niet inloggen? Probeer dan eens een andere webbrowser of een ander apparaat. Helpt ook dat niet, dan kun je als laatste optie overwegen om de webbrowser te verwijderen en opnieuw te installeren.

In deze supportnote lees je hoe je zelf een beëindigde samenwerking kunt activeren en zo de samenwerking kunt herstellen.   Ga in Visma Advisor naar Klanten. Klik op de te activeren klant en selecteer het tabblad Samenwerkingen.  Kies Visma eAccounting, selecteer het gewenste abonnement en klik op Activeren.   Vul de velden in met behulp van het uitrolvenster en klik op Volgende om het samenwerkingsverzoek te verzenden.  Laat de hoofdcontactpersoon (de klant) inloggen met zijn geregistreerde e-mailadres en wachtwoord bij www.vismaonline.com  Laat de hoofdcontactpersoon bovenaan bij de rode melding de samenwerking accepteren door te klikken op Accepteer:   De samenwerking is hersteld en het icoon Visma eAccounting is weer zichtbaar in Advisor.   NB: voor het abonnement eAccounting Factureren geldt dit alleen wanneer zowel de samenwerking als de licentie is beëindigd en de klant niet na het beëindigen van de samenwerking zelfstandig heeft doorgewerkt met Visma eAccounting.

We helpen jou en je collega’s graag om optimaal gebruik te maken van onze software. Daarom hebben wij twee hand-outs gemaakt, zodat je meteen een goede start kan maken.   Practicemanagement Ontdek hoe je Visma Advisor inricht om jouw interne kantoorbeheer te optimaliseren. (Alleen voor de eAccounting Accountancy Compleet bundel)   Servicemanagement Kom alles te weten over het starten en beheren van eAccounting-samenwerkingen in Visma Advisor. Ook wordt uitgelegd hoe je het beste een eAccounting-administratie kan inrichten.   Via onderstaande link kun je beide hand-outs benaderen: https://eaccounting.nl/voor-de-accountant/hand-outs    

Met de snelle factuurinvoer kun je eenvoudig en snel verkoopfacturen boeken die buiten eAccounting zijn gemaakt, met behulp van een boekingssjabloon. Dit is handig wanneer er verkoopfacturen zijn gescand met de Scanner app of geüpload vanaf de harde schijf.   Maak eerst een nieuw boekingssjabloon aan.  Ga in het menu naar Instellingen - Boekingssjablonen en klik op Nieuw boekingssjabloon     Ga nu naar Inkoop - Geüploade foto’s.  Kies de verkoopfactuur en klik op Koppel foto.   Kies bij Type Document en bij Boekingssjabloon Verkoopfactuur.       De journaalpost wordt automatisch ingevuld en er opent een venster om de factuurgegevens in te vullen.     Klik op Bewaar en Boek. Wil je de snelle factuurinvoer gebruiken zonder een geüploade foto? Dan doe je dat op dezelfde manier via Boekhouding - Boekstukken - Nieuw Boekstuk.

In deze supportnote lees je hoe je zelf het probleem kunt verhelpen wanneer de klant geen e-mail krijgt na het versturen van een samenwerkingsverzoek vanuit Visma Advisor.   Laat jouw klant eerst nagaan of de e-mail bij de spam binnen is gekomen. Zo niet, dan dient jouw klant in te loggen bij www.vismaonline.com met het e-mailadres en bijbehorend wachtwoord*.   Op de pagina Mijn diensten selecteert je klant het uitroepteken en klikt op Accepteer bij Uitnodiging voor het starten van een samenwerking.        De samenwerking is nu actief.   Ziet jouw klant de tegel van de zojuist ingeschakelde dienst niet? Kies dan in het uitrolvenster Gebruikers en diensten. Selecteer de gebruiker en zet een vinkje bij de gewenste dienst en bewaar.   *Wanneer de gebruiker zijn wachtwoord niet weet, kies dan na de invoer van het e-mail adres voor Wachtwoord vergeten ?. In het volgende scherm kiest de gebruiker voor Wachtwoord herstellen. De gebruiker krijgt dan een link toegestuurd voor het aanmaken van een nieuw wachtwoord. 

Vraag Ik heb in het verleden een administratie in Visma eAccounting aangemaakt gebaseerd op de standaardinrichting, maar aan de rekeningen zijn helaas geen referentiecodes gekoppeld. Waar kan ik deze vinden en hoe kan ik deze referentiecodes alsnog eenvoudig koppelen? Antwoord In de bijlage van dit bericht vind je het standaardrekeningschema uit Visma eAccounting met de daarbij behorende referentiecodes. Maak een export van je rekeningschema, open dit in bijvoorbeeld Excel en voeg de gegevens in de kolom ReferenceCode samen met de gegevens in de kolom ReferenceCode van het voorbeeldbestand.     Sla je bijgewerkte rekeningschema vervolgens op in Excel  in het formaat CSV (Comma delimited) en importeer dit in Visma eAccounting om zo de referentiecodes toe te voegen.      

Met de komst van de nieuwe Rabobank Premium koppeling is er e.e.a gewijzigd.   Eén van deze wijzigingen is dat er bij wijzigingen altijd toestemming gegeven moet worden voor alle rekeningen waar toegang toe is, niet alleen de rekening waar een wijziging voor gemaakt wordt op dat moment.    Specifiek gaat het hier om de stap in de Rabobank waarbij de rekeningen worden geselecteerd in de Rabobank (stap 6) en er gekozen moet worden voor Ondertekenen (stap 7). Hierbij moet dus altijd voor alle rekeningen ondertekend worden. De beschreven stappen zijn op onderstaande pagina van de Rabobank terug te vinden:   https://www.rabobank.nl/bedrijven/service/online-bankieren/rekeningen-koppelen-aan-boekhoudpakket   Dit is dus afwijkend ten opzichte van de ‘oude’ Rabobank koppeling.   De Rabobank heeft inmiddels onderkend dat dit niet handig is en is een pilot gestart waarin een beoogde oplossing wordt gevalideerd. De Rabobank verwacht dat deze oplossing begin oktober definitief wordt doorgevoerd.

 Welke sneltoetsen zijn voor Visma.net beschikbaar?

Services starten  In Visma Advisor is het mogelijk om gekoppelde services in de samenwerking te starten. Hierdoor kunt u vrij snel en eenvoudig, zonder in te loggen, Visma eAccounting of Visma Financial Overview starten voor de klant waarvoor u aan het werk bent. In deze supportnote laten we u zien hoe u dit ook voor Visma Online Samenstel-assistent kunt instellen. Directe koppeling naar bedrijf kopiëren In Visma Online Samenstel-assistent vindt u voor elk bedrijf een directe koppeling bij Beheer - Bedrijven. Klik op een bedrijf, zodat in het rechtergedeelte van het venster de bedrijfsgegevens worden weergegeven. Onder deze gegevens vindt u de Directe login en een knopje om de daarachterliggende website-url te kopiëren. Klik op deze knop om de link naar dit webadres tijdelijk op uw klembord op te slaan. Service toevoegen in Visma Advisor In Visma Advisor selecteert u de betreffende klant bij Klanten. In de kop van de geopende klantenkaart ziet u het blokje Services starten. Hoogstwaarschijnlijk ziet u daar al de pictogrammen om voor deze klant Visma eAccounting en/of Visma Financial Overview snel op te kunnen starten.  Klik op de link Services starten om een nieuwe service handmatig toe te voegen. Voer in het vervolgvenster Link toevoegen een tekst voor de link in en plak het webadres vanuit uw klembord (Ctrl+V). Klik hierna op Opslaan. Het blokje Service starten heeft er nu een nieuwe service bij waarmee u voor deze klant vanuit de klantenkaart, zonder inloggen, het bedrijf in Visma Online Samenstel-assistent snel en eenvoudig kunt starten op een nieuw tabblad in uw internetbrowser. Twee extra tips Tip 1: In het venster met het overzicht van de klanten hebt u ook de mogelijkheid om alle gekoppelde services te starten. Ook deze nieuwe koppeling is hier zichtbaar. Tip 2: Hebt u nog meer services die een directe koppeling met deze klantgegevens aanbieden? Denk aan Visionplanner, Nextens, Nmbrs of een andere toepassing? Voeg ze dan op dezelfde wijze hier toe. Hebben ze geen directe koppeling met de klantgegevens? Overweeg dan er een Externe koppeling voor aan te leggen.

Vraag Ik log standaard in bij www.vismaonline.com maar zie daar geen tegel om Visma Online Samenstel-assistent te kunnen starten. Waar kan ik deze vinden? Antwoord Als u inlogt bij www.vismaonline.com, dan ziet u daar alle diensten op het Visma Online-platform.      Andere toepassingen die niet onder de paraplu van Visma Online vallen, kunt u vinden door in te loggen bij www.home.visma.com.      Op deze verzamelpagina vindt u de tegel waarmee u Visma Online Samenstel-assistent kunt starten. U treft hier meer nuttige tegels aan. Denk bijvoorbeeld aan de Visma Community waar u veelgestelde vragen kunt vinden of zelf vragen kunt publiceren. Of de tegel voor Visma Online Academy waar u in uw eigen tijd uw kennis over Visma-producten kunt bijspijkeren. Daarnaast is er ook een tegel om door te klikken naar het Visma Online-platform.   Tip: Zet www.home.visma.com in uw favorieten of bookmarks! 

Boekjaren of periodes in Visma eAccounting blokkeren In deze supportnote ziet u het verschil tussen het blokkeren van een boekjaar en het blokkeren van een periode in eAccounting.   Boekjaren blokkeren U blokkeert een boekjaar als volgt: Ga naar Instellingen - Boekjaren en openingsbalans. Selecteer het boekjaar dat u wilt blokkeren. Klik op Bewerk. Markeer Blokkeer boekjaar. Klik op Bewaar.         Als u een boekjaar blokkeert, kunnen in dat boekjaar geen boekstukken meer worden geboekt, tenzij u het boekjaar weer deblokkeert. Periodes blokkeren U blokkeert een periode als volgt: Ga naar Instellingen - Bedrijf - Boekhouding. Kies bij Boekhouding geblok. t/m de periode die u wilt blokkeren. Klik op Bewaar.       Er is een verschil tussen het blokkeren van een boekjaar met Instellingen - Boekjaren en openingsbalans en het blokkeren van periodes met Instellingen - Bedrijf - Boekhouding. Als u periodes blokkeert, dan mag u nog steeds boekstukken boeken op de laatste dag van het boekjaar. Op die manier kunt u altijd correcties boeken, zelfs als u Boekhouding geblok. t/m December hebt gekozen.   Diensten/controlemomenten automatisch als voltooid markeren in Visma Advisor Als u een samenwerking in Visma eAccounting hebt, dan kunnen de controlemomenten in Advisor automatisch worden bijgewerkt, zodra een medewerker van het accountantskantoor een dienst in eAccounting heeft uitgevoerd.    1. Ga naar Instellingen - Diensten om de controlemomenten te kiezen die automatisch moeten worden bijgewerkt. Dit kan niet als in de dienst de Periode op Week is ingesteld. 2. Kies de handeling waarmee het controlemoment als voltooid moet worden gemarkeerd 3. Klik op Opslaan.   Let op: Als u in Visma eAccounting een geblokkeerde periode deblokkeert, dan moet u in Visma Advisor de controlemomenten die aan die geblokkeerde periodes zijn gekoppeld, handmatig bijwerken.

Vraag Hoe en waar kan ik de auditfiles bewaren en inzien ten behoeve van de bewaarplicht? Antwoord Wilt u de auditfiles als naslagwerk centraal bewaren, dan kan dat eenvoudig in Visma Financial Overview bij het onderdeel Documenten.      Als u de volledige journaalgegevens wilt kunnen inzien, dan kunt u per boekjaar de historische journaalposten importeren in een bedrijf in Visma Online Samenstel-assistent. Erg handig als u of uw klant geen toegang meer heeft tot een afgesloten financieel systeem.