Veelgestelde vragen

We helpen jou en je collega’s graag om optimaal gebruik te maken van onze software. Daarom hebben wij twee hand-outs gemaakt, zodat jij meteen een goede start kan maken.   Practicemanagement Ontdek hoe je Visma Advisor inricht om jouw interne kantoorbeheer te optimaliseren, door middel van supportvideo’s en verwijzingen naar Help-artikelen.  (Alleen voor de eAccounting Accountancy Compleet bundel)   Servicemanagement Kom alles te weten over het starten en beheren van eAccounting-samenwerkingen in Visma Advisor. Ook wordt uitgelegd hoe je het beste een eAccounting-administratie kan inrichten.     Via onderstaande link kan je beide hand-outs benaderen: https://nl.visma.com/eaccounting/voor-de-accountant/starten/    

Boekjaren of periodes in Visma eAccounting blokkeren In deze supportnote ziet u het verschil tussen het blokkeren van een boekjaar en het blokkeren van een periode in eAccounting.   Boekjaren blokkeren U blokkeert een boekjaar als volgt: Ga naar Instellingen - Boekjaren en openingsbalans. Selecteer het boekjaar dat u wilt blokkeren. Klik op Bewerk. Markeer Blokkeer boekjaar. Klik op Bewaar.         Als u een boekjaar blokkeert, kunnen in dat boekjaar geen boekstukken meer worden geboekt, tenzij u het boekjaar weer deblokkeert. Periodes blokkeren U blokkeert een periode als volgt: Ga naar Instellingen - Bedrijf - Boekhouding. Kies bij Boekhouding geblok. t/m de periode die u wilt blokkeren. Klik op Bewaar.       Er is een verschil tussen het blokkeren van een boekjaar met Instellingen - Boekjaren en openingsbalans en het blokkeren van periodes met Instellingen - Bedrijf - Boekhouding. Als u periodes blokkeert, dan mag u nog steeds boekstukken boeken op de laatste dag van het boekjaar. Op die manier kunt u altijd correcties boeken, zelfs als u Boekhouding geblok. t/m December hebt gekozen.   Diensten/controlemomenten automatisch als voltooid markeren in Visma Advisor Als u een samenwerking in Visma eAccounting hebt, dan kunnen de controlemomenten in Advisor automatisch worden bijgewerkt, zodra een medewerker van het accountantskantoor een dienst in eAccounting heeft uitgevoerd.    1. Ga naar Instellingen - Diensten om de controlemomenten te kiezen die automatisch moeten worden bijgewerkt. Dit kan niet als in de dienst de Periode op Week is ingesteld. 2. Kies de handeling waarmee het controlemoment als voltooid moet worden gemarkeerd 3. Klik op Opslaan.   Let op: Als u in Visma eAccounting een geblokkeerde periode deblokkeert, dan moet u in Visma Advisor de controlemomenten die aan die geblokkeerde periodes zijn gekoppeld, handmatig bijwerken.

Met de komst van de nieuwe Rabobank Premium koppeling is er e.e.a gewijzigd.   Eén van deze wijzigingen is dat er bij wijzigingen altijd toestemming gegeven moet worden voor alle rekeningen waar toegang toe is, niet alleen de rekening waar een wijziging voor gemaakt wordt op dat moment.    Specifiek gaat het hier om de stap in de Rabobank waarbij de rekeningen worden geselecteerd in de Rabobank (stap 6) en er gekozen moet worden voor Ondertekenen (stap 7). Hierbij moet dus altijd voor alle rekeningen ondertekend worden. De beschreven stappen zijn op onderstaande pagina van de Rabobank terug te vinden:   https://www.rabobank.nl/bedrijven/service/online-bankieren/rekeningen-koppelen-aan-boekhoudpakket   Dit is dus afwijkend ten opzichte van de ‘oude’ Rabobank koppeling.   De Rabobank heeft inmiddels onderkend dat dit niet handig is en is een pilot gestart waarin een beoogde oplossing wordt gevalideerd. De Rabobank verwacht dat deze oplossing begin oktober definitief wordt doorgevoerd.

 Welke sneltoetsen zijn voor Visma.net beschikbaar?

Services starten  In Visma Advisor is het mogelijk om gekoppelde services in de samenwerking te starten. Hierdoor kunt u vrij snel en eenvoudig, zonder in te loggen, Visma eAccounting of Visma Financial Overview starten voor de klant waarvoor u aan het werk bent. In deze supportnote laten we u zien hoe u dit ook voor Visma Online Samenstel-assistent kunt instellen. Directe koppeling naar bedrijf kopiëren In Visma Online Samenstel-assistent vindt u voor elk bedrijf een directe koppeling bij Beheer - Bedrijven. Klik op een bedrijf, zodat in het rechtergedeelte van het venster de bedrijfsgegevens worden weergegeven. Onder deze gegevens vindt u de Directe login en een knopje om de daarachterliggende website-url te kopiëren. Klik op deze knop om de link naar dit webadres tijdelijk op uw klembord op te slaan. Service toevoegen in Visma Advisor In Visma Advisor selecteert u de betreffende klant bij Klanten. In de kop van de geopende klantenkaart ziet u het blokje Services starten. Hoogstwaarschijnlijk ziet u daar al de pictogrammen om voor deze klant Visma eAccounting en/of Visma Financial Overview snel op te kunnen starten.  Klik op de link Services starten om een nieuwe service handmatig toe te voegen. Voer in het vervolgvenster Link toevoegen een tekst voor de link in en plak het webadres vanuit uw klembord (Ctrl+V). Klik hierna op Opslaan. Het blokje Service starten heeft er nu een nieuwe service bij waarmee u voor deze klant vanuit de klantenkaart, zonder inloggen, het bedrijf in Visma Online Samenstel-assistent snel en eenvoudig kunt starten op een nieuw tabblad in uw internetbrowser. Twee extra tips Tip 1: In het venster met het overzicht van de klanten hebt u ook de mogelijkheid om alle gekoppelde services te starten. Ook deze nieuwe koppeling is hier zichtbaar. Tip 2: Hebt u nog meer services die een directe koppeling met deze klantgegevens aanbieden? Denk aan Visionplanner, Nextens, Nmbrs of een andere toepassing? Voeg ze dan op dezelfde wijze hier toe. Hebben ze geen directe koppeling met de klantgegevens? Overweeg dan er een Externe koppeling voor aan te leggen.

Vraag Hoe en waar kan ik de auditfiles bewaren en inzien ten behoeve van de bewaarplicht? Antwoord Wilt u de auditfiles als naslagwerk centraal bewaren, dan kan dat eenvoudig in Visma Financial Overview bij het onderdeel Documenten.      Als u de volledige journaalgegevens wilt kunnen inzien, dan kunt u per boekjaar de historische journaalposten importeren in een bedrijf in Visma Online Samenstel-assistent. Erg handig als u of uw klant geen toegang meer heeft tot een afgesloten financieel systeem.  

In Advisor aangemaakte declaraties kunt u overbrengen naar eAccounting om daar te factureren. In deze procedure leest u welke instellingen u daarvoor moet vastleggen en ziet u een voorbeeld.    Instellingen vastleggen Instellingen vestiging Diensten Onkosten Klanten Voorbeeld Prijsstelling, uren- en onkostenregistratie Declaraties aanmaken en overbrengen Conceptfactuur in eAccounting 1a. Instellingen vestiging In Advisor kiest u Instellingen > Instellingen vestiging > Declaraties en geeft u aan dat het boekhoudsysteem van Visma voor factureren Visma eAccounting is. Nadat u dat hebt gedaan, kiest u Opslaan: 1b. Diensten Kies Instellingen > Diensten en leg bij iedere dienst die u wilt gaan factureren artikelnummers vast. Via de artikelnummers wordt de dienst gefactureerd in eAccounting: Alle velden waarin een artikelnummer kan worden opgegeven, moeten worden ingevuld. Als u de omzet op verschillende grootboekrekeningen in eAccounting wilt boeken, dan gebruikt u verschillende artikelnummers. Dit heeft als nadeel dat het u aardig wat tijd kost om dit vooraf in te richten. Om voor elkaar te krijgen dat in eAccounting verschillende omzetrekeningen worden gebruikt, zult u in eAccounting eerst de artikelen moeten aanmaken en deze koppelen aan verschillende verkoopcategorieën. Binnen de verkoopcategorieën geeft u  aan welke omzetrekening wordt gebruikt en welke btw-code eraan hangt.  Daarnaast is het sowieso niet mogelijk op verschillende grootboekrekeningen te boeken als u een vaste prijsafspraak heeft voor een bundel diensten. In dat geval wordt namelijk altijd het artikel gebruikt dat gekoppeld is aan de alfabetisch eerste dienst uit de bundel. Ga dus eerst na of het in uw situatie wel handig of mogelijk is de omzet op verschillende rekeningen te boeken. Als alternatief kunt u misschien prima gebruik maken van verkoopstatistieken in eAccounting, of u doet de omzetanalyse in Advisor met behulp van het rapport Brutomarge. 1c. Onkosten U kunt ook onkosten registreren en aan uw klanten declareren. Kies Instellingen > Onkosten in Advisor. Als u hier nog geen onkosten aantreft, dan kunt u die met de knop Nieuw aanmaken. Als u onkosten wilt declareren, zorg er dan voor dat er een artikelnummer en een prijs per eenheid zijn ingevoerd:   1d. Klanten Zorg ervoor dat in Advisor bij iedere klant aan wie u wilt factureren, een postcode en plaats zijn opgegeven. Daarnaast moet een prijslijst gekoppeld zijn om activiteiten te kunnen factureren. Ga via Klanten naar de klant en open vervolgens het tabblad Klantgegevens om dit te controleren:   Nadat u op het tabblad Diensten de diensten hebt gekoppeld die u wilt gaan factureren, kunt u op het tabblad Prijsstelling hiervoor prijsstellingen vastleggen.  2a Prijsstelling, uren- en onkostenregistratie We starten hier met een voorbeeld. Met de klant is een vaste prijsafspraak gemaakt waarbij 4 keer per jaar 200 euro wordt gefactureerd:      Eventueel advies wordt gefactureerd voor 80 euro per uur. Op 25 januari rijdt u naar de klant voor advies. Hiervan wordt deze urenregistratie gemaakt:     De enkele reis naar de klant is 30 kilometer en hiervoor maakt u deze onkostenregistratie waarop u aangeeft dat dit aan de klant wordt gedeclareerd:   2b Declaraties aanmaken en overbrengen U maakt dit declaratievoorstel aan:     De declaratieregels zien er als volgt uit:   Nadat hier Goedkeuren is gekozen, is het mogelijk de declaratie naar eAccounting over te brengen: Nadat deze actie voltooid is, komt de declaratie in de declaratiehistorie van Advisor te staan. 2c Conceptfactuur in eAccounting In eAccounting is voor de overgebrachte declaratie een conceptfactuur aangemaakt die u hier verder kunt verwerken.     Als de debiteur in eAccounting is aangemaakt omdat deze daar nog niet bestond, dan krijgt deze automatisch als betalingsvoorwaarde Factuurdatum + 30 dagen. Als de debiteur al bestond in eAccounting, dan wordt de betalingsconditie gerespecteerd die bij de debiteur is vastgelegd. Wilt u voor alle conceptfacturen de datum van overzetten vanuit Advisor gebruiken, dan kiest u in eAccounting voor Instellingen > Bedrijf > Facturering en markeert u Gebruik voor conceptfacturen altijd oorspronkelijke datum. Als u deze optie niet markeert, dan wordt de datum van de factuur verschoven en wordt deze gelijk aan de datum van de dag waarop u de factuur voltooit.

In deze supportnote lees je hoe je zelf het probleem kunt verhelpen wanneer de klant geen e-mail krijgt na het versturen van een samenwerkingsverzoek vanuit Visma Advisor.   Laat jouw klant eerst nagaan of de e-mail bij de spam binnen is gekomen. Zo niet, dan dient jouw klant in te loggen bij www.vismaonline.com met het e-mailadres en bijbehorend wachtwoord*.   Op de pagina Mijn diensten selecteert je klant het uitroepteken en klikt op Accepteer bij Uitnodiging voor het starten van een samenwerking.        De samenwerking is nu actief.   Ziet jouw klant de tegel van de zojuist ingeschakelde dienst niet? Kies dan in het uitrolvenster Gebruikers en diensten. Selecteer de gebruiker en zet een vinkje bij de gewenste dienst en bewaar.   *Wanneer de gebruiker zijn wachtwoord niet weet, kies dan na de invoer van het e-mail adres voor Wachtwoord vergeten ?. In het volgende scherm kiest de gebruiker voor Wachtwoord herstellen. De gebruiker krijgt dan een link toegestuurd voor het aanmaken van een nieuw wachtwoord. 

Vraag Ik log standaard in bij www.vismaonline.com maar zie daar geen tegel om Visma Online Samenstel-assistent te kunnen starten. Waar kan ik deze vinden? Antwoord Als u inlogt bij www.vismaonline.com, dan ziet u daar alle diensten op het Visma Online-platform.      Andere toepassingen die niet onder de paraplu van Visma Online vallen, kunt u vinden door in te loggen bij www.home.visma.com.      Op deze verzamelpagina vindt u de tegel waarmee u Visma Online Samenstel-assistent kunt starten. U treft hier meer nuttige tegels aan. Denk bijvoorbeeld aan de Visma Community waar u veelgestelde vragen kunt vinden of zelf vragen kunt publiceren. Of de tegel voor Visma Online Academy waar u in uw eigen tijd uw kennis over Visma-producten kunt bijspijkeren. Daarnaast is er ook een tegel om door te klikken naar het Visma Online-platform.   Tip: Zet www.home.visma.com in uw favorieten of bookmarks! 

Wanneer u een (nieuwe) medewerker toegang wilt geven tot de eAccounting-cliëntadministraties, dan moet u de medewerker eerst in Visma Advisor aanmaken. Als u dit al hebt gedaan, dan kunt u door naar stap 2.   1. Een nieuwe medewerker aanmaken in Visma Advisor   Open Visma Advisor. Ga in het menu naar Instellingen - Medewerkers en klik rechtsboven op Nieuw. De pagina Gebruikers en diensten in Visma Online wordt geopend. Klik rechtsboven op Maak gebruiker aan. Voer vervolgens de gegevens van de medewerker in en klik op Maak aan. Nu kunt u aan de rechterkant de gewenste dienst(en) activeren:   Met de dienst Visma Advisor (€ 10 p/m) heeft de medewerker toegang tot de volledige functionaliteit van Visma Advisor en kunt u in Visma Advisor de medewerker toegang geven tot de eAccounting-cliëntadministraties.   Wilt u de medewerker ook toegang geven tot de eAccounting-administratie van uw kantoor, dan schakelt u de dienst Visma eAccounting Pro in. De overige diensten die u hier ziet hebben alleen betrekking op uw kantooradministratie. Als de medewerker ook tot die diensten toegang moet hebben, dan schakelt u die op dezelfde manier in.        5. Activeer de gewenste dienst(en) en klik op Bewaar.     2. Medewerkers toegang geven tot eAccounting-cliëntadministraties   Om medewerkers toegang te geven tot de eAccounting-cliëntadministraties moet de medewerker als deelnemer worden toegevoegd aan de dienst waarbij de samenwerking in eAccounting is aangemaakt. In Visma Advisor kunt u dit op twee manieren doen, namelijk: Individueel per klant Groepsgewijs voor meerdere klanten tegelijk   Individueel per klant   Ga in het menu van Visma Advisor naar Klanten. Klik op de betreffende klant en ga naar het tabblad Diensten. Kies de dienst waarbij de eAccounting-administratie is aangemaakt en voeg de medewerker(s) toe bij Deelnemers:      4. Klik op Opslaan.     Groepsgewijs voor meerdere klanten tegelijk   Ga in het menu van Visma Advisor naar Klanten. Maak eventueel met behulp van de filters een selectie van de klanten waartoe de medewerker toegang moet krijgen. Klik rechtsboven op het pictogram voor Groepsgewijs bijwerken en kies Dienst bewerken: Er wordt een overzicht van de geselecteerde klanten weergegeven. Klik op Volgende. Kies de dienst waarbij de eAccounting-samenwerking is aangemaakt en voeg de medewerker(s) toe:        6. Klik op Volgende en daarna op Bevestigen.

Vraag Hoe kan ik toch journaalposten importeren als er (nog) geen koppeling is? Antwoord In Visma eAccounting is het mogelijk om bijvoorbeeld loonjournaalposten uit Nmbrs of Loket te verwerken via de API-koppeling. Maar wat als u met een andere salarisapplicatie werkt die niet gekoppeld is? Of uw klant werkt met een kassasysteem dat niet aan Visma eAccounting kan worden gekoppeld? Dan zou Visma eAccounting Mutatie Import een goed alternatief kunnen zijn.    Op onze websitepagina https://import.eaccounting.nl kunt u bij eAccounting Mutatie Import inloggen en mutaties in de Visma eAccounting-administratie van uw klanten importeren. U kunt mutaties importeren die de vorm hebben van de volgende boekstukken:  Verkoopmutaties  Loonjournalen  Kasstaten  Memoriaalboekingen Wilt u zien hoe deze gratis module werkt? Bekijk dan onze video op YouTube.

U bent vast bekend met de Visma eAccounting app, maar wist u dat het ook mogelijk is met andere Visma Online-oplossingen op een smartphone te werken? Visma Online is namelijk geoptimaliseerd voor de weergave in een browser op uw smartphone. Zo kunt u bijvoorbeeld via uw smartphone uren registreren in Advisor.   Start op uw smartphone een browser (bijvoorbeeld Google Chrome) en ga naar Visma Online:     Nadat u uw e-mailadres en wachtwoord hebt opgegeven ziet u het overzicht van uw diensten:     Als u Visma Advisor kiest, dan wordt uw actielijst  getoond en daaronder de grafieken die u hebt toegevoegd aan het tabblad Overzicht van uw startpagina:     Als u via de drie liggende streepjes het menu opent, dan ziet u de opties die u in de browser op uw smartphone kunt kiezen:     Als u het klokje kiest, dan kunt u uren registreren:  

Visma Online is geoptimaliseerd voor de weergave in een browser op een smartphone. Hierdoor kunt u een klant op zijn smartphone met Financial Overview inzicht in zijn financiële situatie geven.  Laat de klant op zijn smartphone een browser (bijvoorbeeld Google Chrome) starten en naar Visma Online gaan:     Nadat de klant zijn e-mailadres en wachtwoord heeft opgegeven ziet deze het overzicht van zijn diensten:     Wanneer de klant Visma Financial Overview kiest, dan worden de grafieken op zijn startpagina van Financial Overview getoond:     Door de scrollbar naar beneden te schuiven krijgt de klant alle grafieken te zien.  Bovendien kan de klant diverse rapporten weergeven door via de drie liggende streepjes het menu te openen:  

Vraag Hoe kan ik snel inzicht krijgen in de grootboeksaldi in Visma Online Samenstel-assistent? Antwoord Per samenstelmoment is het mogelijk in het venster Balans / V&W om de cijfers per maand in te zien. Hierdoor is het in een oogopslag duidelijk dat bepaalde boekingen wel of niet zijn verwerkt in de administratie van uw klant. De weergave van het venster kunt u instellen of wijzigen door rechts bovenaan het venster op het tandwieltje te klikken.   Voorbeeld 1: Hieronder ziet u vrij snel dat de kosten van huur en gas/water/elektra voor de maand maart nog niet zijn geboekt.   Voorbeeld 2: In dit voorbeeld ziet u dat de afschrijvingen tot en met maart keurig zijn geboekt. Tevens valt op dat er een investering in de vervoermiddelen is geboekt. Iets om na te kijken in de vaste activa?    

In Visma Financial Overview is het mogelijk om opmerkingen aan de startpagina en aan de verschillende rapporten toe te voegen. U kunt met opmerkingen werken in het zijpaneel, dat u opent door op het pictogram voor opmerkingen te klikken.     Nadat u uw opmerking hebt verzonden, ziet uw cliënt in Visma Financial Overview dat er een nieuwe opmerking is binnengekomen. De cliënt kan zelf ook een opmerking toevoegen:      

In deze supportnote ziet u een voorbeeld van hoe u kunt omgaan met het werken met voorschotten in Advisor. De supportnote is verdeeld in deze onderwerpen: Afspraak met de klant Vastleggen van gegevens Inzetten van rapportage Verrekenen van voorschotten 1. Afspraak met de klant U spreekt spreekt met de klant af de boekhouding van de klant te doen en daarvoor minimaal 2400,- euro per jaar in rekening te brengen. Daarbij gaat u er vanuit dat er 2 uur per maand voor de boekhouding nodig is. De uren die u extra nodig heeft voor de boekhouding van de klant, worden bij de klant in rekening gebracht voor 100,- euro per uur. De klant ontvangt iedere maand een factuur van 200,- euro. De eventuele extra uren worden per kwartaal gefactureerd. 2. Vastleggen van gegevens Via Instellingen > Diensten wordt de dienst “Boekhouding” toegevoegd. Via Instellingen > Prijslijsten wordt een prijslijst toegevoegd waarin wordt vastgelegd dat voor alle activiteiten een prijs van 100,- euro geldt.   In de klantgegevens wordt de prijslijst “100,- per uur” geselecteerd: Op het tabblad Diensten bij de klant wordt de dienst “Boekhouding” toegevoegd. Op het tabblad Prijsstelling bij de klant wordt deze prijsstelling van het type “Vaste prijs” toegevoegd:   Nadat in de prijsstelling is gekozen voor Declaratieschema bijwerken, ziet het schema er zo uit:   3. Inzetten van rapportage In de maanden januari en februari heeft de klant een factuur van 200,- euro ontvangen. Voordat u de declaratie van maart aanmaakt, bekijkt u het rapport Vaste prijs over de periode tot en met maart om inzicht te krijgen in het eerste kwartaal:     Het was gepland dat er in het eerste kwartaal 600,- euro zou worden gedeclareerd. Januari en februari zijn al gedeclareerd, dus er is nog 200,- euro te declareren. U schatte in het eerste kwartaal 6 uur nodig te hebben voor de boekhouding van de klant, maar er is 7 uur geregistreerd. Omdat een uurtarief van 100,- euro is vastgelegd, is in de kolom Afwijking -100 zichtbaar. Oftewel er is in het eerste kwartaal 100,- euro te weinig gedeclareerd. De kosten (-490) worden bepaald door het uurtarief van de medewerker (70) te vermenigvuldigen met het daadwerkelijk aantal uur dat de medewerker bezig geweest is (7). De contributiemarge wordt bepaald door deze kosten van de geplande declaraties af te trekken.  4. Verrekenen van voorschotten Van januari tot en met februari blijkt er 5 uur te zijn geregistreerd. U kunt deze registraties niet meer bewerken en maakt een nieuwe urenregistratie aan waarbij Declarabele uren naast vaste prijs wordt gemarkeerd en 0,00 wordt ingevoerd bij Uren, omdat de extra uren al zijn geregistreerd. Het gaat hier alleen om het declareren van extra uren. Daarom wordt bij Declarabele uren het aantal extra bestede uren opgegeven. De prijs van deze declarabele uren is 100,- euro, dit is bij stap 2b in de prijslijst vastgelegd.   U maakt hierna de declaratie van maart aan en ziet dat er zoals verwacht 300,- in plaats van 200,- euro wordt gedeclareerd:    Nadat deze declaratie voltooid is, wordt opnieuw het rapport Vaste prijs opgevraagd en daarbij wordt Declarabele uren naast vaste prijs gemarkeerd:   Het rapport toont nu dat het gedeclareerde bedrag aansluit op het aantal geregistreerde uren. In de kolom Afwijking staat dan ook nu 0:  

In deze supportnote lees je hoe je zelf een beëindigde licentie van een klantadministratie kunt activeren en zo de samenwerking kunt herstellen.   Ga in Visma Advisor via Klanten naar de klantenkaart van de te activeren administratie en selecteer het tabblad Samenwerkingen.  Klik op Lees meer bij de service Visma eAccounting; selecteer het gewenste abonnement en klik op Activeren.   Vul de gevraagde gegevens in met behulp van het uitrolvenster en klik op Volgende om het samenwerkingsverzoek te verzenden  Laat de hoofdcontactpersoon (de klant) inloggen met zijn geregistreerde e-mailadres en wachtwoord bij www.vismaonline.com  Laat de hoofdcontactpersoon vervolgens bovenaan bij de rode melding de samenwerking accepteren door te klikken op Accepteer:   De samenwerking is hersteld en het icoon Visma eAccounting is weer zichtbaar in Advisor.   NB: voor het abonnement eAccounting Factureren geldt dit alleen wanneer zowel de samenwerking als de licentie is beëindigd en de klant niet na het beëindigen van de samenwerking zelfstandig heeft doorgewerkt met Visma eAccounting.