Vejledninger i My Visma

Vedhæftet finder du vejledning i arbejdstidsregistrering. Vejledningen beskriver hvordan medarbejdere og ledere bekræfter arbejdstid.    

Vejledning til registrering af arbejdstid i My Visma app:  

Denne vejledning beskriver, hvordan registrering af arbejdstid opsættes og foretages i My Visma / Visma HR.    

Beskrivelse af roller i Visma HR og My Visma    I Visma HR er der en række standardroller til rådighed, som frit kan benyttes af  virksomheder, der anvender systemet. Standardrollerne er opsat med udgangspunkt i de roller og processer, der typisk findes i danske virksomheder.    I My Visma og My Visma Self Service er rollerne begrænset til en leder-, medarbejder- og administratorrolle.   Dette dokument indeholder en overordnet beskrivelse af alle standardroller.    Virksomhedens adgang til Visma HR styres først og fremmest af de moduler, virksomheden har adgang til. Herefter er det den enkelte rolles opsætning, der er afgørende for, hvilke menupunkter og felter en bruger har adgang til. På rolleniveau styres adgangen via moduler eller via rettigheder (opret, læs, rediger, slet eller Ja/Nej).    Roller i Visma HR Følgende standardroller findes i Visma HR:    Administrator, organisation Administrator, firma HR Løn Specielle oplysninger Fraværsregistrator Kursusadministrator Afdelingsleder, læs Leder (til brugere af Leder- medarbejdermodul) Medarbejder (til brugere af Leder- medarbejdermodul) My Visma Medarbejder - beskrevet under My Visma Menupunkter i Visma HR Rollebeskrivelser følger strukturen i menupunkterne:    Dashboard Firma Medarbejdere Godkend fravær og lønregistreringer (kun til Leder- medarbejdermodul) Kurser og uddannelse Fælles rapportering fravær  Indlæs oplysninger Rapporter Påmindelser Indstillinger Administrator, organisation Minimum én person i virksomheden skal have denne rolle (se undtagelse under Administrator, firma). Administrator har som udgangspunkt adgang til alle medarbejdere og felter, herunder indstillinger på de moduler, som er tilknyttet kundens Visma HR.   Dashboard Adgang til Dashboard, hvor rollen kan oprette virksomhedsnyt og nyttige links, som vises på ledere og medarbejderes dashboard.   Firma  Rollen har alle rettigheder (opret, læs, rediger, slet) til virksomhedens organisation, herunder  firma, afdelinger og afdelingsledere.    Medarbejdere  Rollen har alle rettigheder (opret, læs, rediger, slet) til medarbejdernes:    Medarbejder Stamoplysninger Ansættelse Løn, pension og goder Statistik Pårørende Fremtidig lønseddel Ansættelsesudvikling Fravær Uddannelse Specielle oplysninger Dokumenter Lønregistreringer (kun Leder- medarbejdermodul) Firmabil Evt. Saldi sidste lønkørsel Arbejdskalender   Godkend fravær og lønregistreringer (kun Leder- medarbejdermodul)  Rollen kan godkende eller afvise medarbejdernes fraværs- og lønregistreringer.    Kurser og uddannelse  Rollen kan administrere kurser og uddannelse ved hjælp af menupunkterne Kursuskatalog,  Kursusudbyder samt definere uddannelseskrav.    Fælles rapportering fravær  Adgang til at registrere fravær på flere medarbejdere på en nemmere måde.   Indlæs oplysninger  Her kan indlæses fravær og specielle oplysninger på medarbejderne.  Rapporter Rollen har adgang til følgende standardrapporter:   Rapportoversigt Anciennitet Ansættelse Ansættelse og fratrædelser Dokumenter Fraværsliste Fødselsdage Goder Jubilæer Kontaktinformation Løn, pension og goder Lønregistreringsrapport Medarbejderliste Specielle oplysninger Uddannelse   Gemte rapporter HRM Analytics (tilkøb) Revisionsspor Fraværssaldi organisation Påmindelser Rollen kan oprette påmindelser vedr.  Fødselsdage Runde fødselsdag Jubilæer Fraværsregistrering Godkend registreringer Fravær refusion Specielle oplysninger Indstillinger Rollen har i menupunktet Indstillinger mulighed for at tilrette virksomhedens Visma HR opsætning på en lang række punkter, f.eks.: Indhold i opslagstabeller, specielle oplysninger og oplysningskategorier, fraværskalender, kategorier til dokumenter, arbejdsplan, projektnumre, fravær via e-mail, opsætning af løn- og fraværskoder, fraværssaldi osv.  Under Indstillinger styrer administrator også brugere og brugeradgange. Administrator, firma  Standardrollen ’Administrator, firma’ har næsten de samme rettigheder som rollen ’Administrator, organisation’. Typisk anvendes rollen ’Administrator, firma’, hvis virksomheden har flere firmaer, og hvor administratorerne kun må se data i ‘eget’ firma. Det samme kan være gældende, hvis der er flere kundeforhold i én Visma HR løsning. Nedenfor er kun nævnt de punkter, hvor de to roller har forskellige rettigheder.  Dashboard Lederadgang til Dashboard. Firma  Rollen har rettigheder (opret, læs, rediger, slet) til virksomhedens organisation, herunder firma, afdelinger og afdelingsledere. Rollen kan ikke oprette nye firmaer.  Indlæs oplysninger Rollen kan indlæse fravær på medarbejdere i det firma, rollen har adgang til. Rollen kan ikke indlæse specielle oplysninger Indstillinger  Under menupunktet Indstillinger har rollen begrænsninger i forhold til rollen ’Administrator, organisation’.  Rollen giver ikke adgang til at: oprette eller redigere brugeradgange se Opslagskoder, Opslagstabeller og Organisation oprette Arbejdsplan  automatisk adgang til alle specielle oplysninger mappe administration (kategori til dokumenter) HR  HR rollen har fuld adgang til de fleste menupunkter i systemet bortset fra de lønspecifikke.  Dashboard Lederadgang til Dashboard. Firma  Rollen har alle rettigheder (opret, læs, rediger, slet) til virksomhedens organisation, herunder  firma, afdelinger og afdelingsledere. Rollen kan ikke oprette nye firmaer.  Rollen har ikke automatisk adgang til alle firmaer og afdelinger. Medarbejder  Rollen har fuld rettighed (opret, læs, rediger, slet) til medarbejdernes:  Medarbejder Stamoplysninger Ansættelse Statistik Pårørende Ansættelsesudvikling Fravær Uddannelse Specielle oplysninger Dokumenter (rollestyret) Arbejdskalender Kurser og uddannelse  Rollen kan administrere kurser og uddannelse ved hjælp af menupunkterne Kursuskatalog,  Kursusudbyder samt definere uddannelseskrav.  Fælles rapportering fravær  Adgang til at registrere fravær på flere medarbejdere på en nemmere måde. Indlæs oplysninger  Her kan indlæses fravær på medarbejderne. Rollen kan ikke indlæse specielle oplysninger. Rapporter Rollen har adgang til følgende standardrapporter: Rapportoversigt Anciennitet Ansættelse Ansættelse og fratrædelser Dokumenter Fraværsliste Fødselsdage Jubilæer Kontaktinformation Medarbejderliste Specielle oplysninger Uddannelse   Gemte rapporter HRM Analytics (tilkøb) Fraværssaldi organisation Indstillinger  Adgangen til menupunktet Indstillinger begrænser sig til indhold i specielle oplysninger, specielle oplysningskategorier, fraværskalender og evt. projektnumre.  Løn  Rollen ’Løn’ har adgang til Visma HR med henblik på at kunne administrere løndata. Dashboard Lederadgang til Dashboard. Firma  Rollen kan se virksomhedens organisation, herunder firma, afdelinger og afdelingsledere. Rollen har ikke automatisk adgang til alle firmaer og afdelinger. Medarbejder  Rollen har adgang til medarbejdernes:  Medarbejder Stamoplysninger (læs) Ansættelse (opret, læs, rediger, slet) Løn, pension og goder (opret, læs, rediger, slet) Statistik Pårørende (læs) Fremtidig lønseddel Ansættelsesudvikling  Fravær (læs) Uddannelse (læs) Specielle oplysninger (opret, læs, rediger, slet) Dokumenter (læs) Lønregistreringer (opret, læs, rediger, slet) Firmabil Evt. Saldi sidste lønkørsel Arbejdskalender Kurser og uddannelse  Rollen kan se Kursuskatalog og Kursusudbyder.  Rapporter  Rollen har adgang til følgende standardrapporter: Rapportoversigt Anciennitet Ansættelse Ansættelse og fratrædelser Dokumenter Fraværsliste Fødselsdage Goder Jubilæer Kontaktinformation Løn, pension og goder Lønregistreringsrapport Medarbejderliste Specielle oplysninger Uddannelse   Gemte rapporter HRM Analytics (tilkøb) Fraværssaldi organisation Indstillinger Rollen har i menupunktet Indstillinger begrænset mulighed for at påvirke virksomhedens Visma HR opsætning. Men ’Løn’ kan se fraværskalender, redigere i specielle oplysninger,  oplysningskategorier, projektnumre, opsætning af løn- og fraværskoder.  Specielle oplysninger Rollen ‘Specielle oplysninger’ er beregnet til virksomheder, som ønsker at lægge administrationen af f.eks.udleveret IT udstyr ud til medarbejdere i en IT afdeling. Firma  Rollen har læseadgang til virksomhedens organisation, herunder firma, afdelinger og  afdelingsledere.  Medarbejder  Rollen har adgang til medarbejderne via menupunktet ‘Alle medarbejdere’, og rettighed til medarbejdernes Specielle oplysninger (opret, læs, rediger, slet) Rapporter  Rollen har adgang til følgende standardrapport: Rapportoversigt Specielle oplysninger Indstillinger  Rollen har adgang til Mine indstillinger NB: Det er administrator, der giver adgang til de faner på Specielle oplysninger, som rollen skal have adgang til. Fraværsregistrator  Rollen ’Fraværsregistrator’ er primært oprettet til brug for virksomheder, der ikke benytter Leder- og medarbejdermodul.  Firma  Rollen har læseadgang til virksomhedens organisation, herunder firma, afdelinger og  afdelingsledere.  Medarbejder  Rollen har rettighed til medarbejdernes:  Stamoplysninger (læs) Fravær (opret, læs, rediger, slet) Arbejdskalender Rollen kan også registrere fravær på medarbejderne via menupunkterne Fælles rapportering  fravær eller indlæse en Excel fil med fravær via menupunktet Indlæs oplysninger. Rapporter  Rollen har adgang til følgende standardrapporter: Rapportoversigt Fraværsliste   Gemte rapporter Indstillinger  Rollen har i menupunktet Indstillinger adgang til Mine indstillinger og Fraværskalender.  Kursusadministrator Denne rolle benyttes til administration af kurser og uddannelse. Firma  Rollen har læseadgang til virksomhedens organisation, herunder firma, afdelinger og  afdelingsledere.  Medarbejder Rollen har adgang til medarbejderdata i følgende menupunkter:  Stamoplysninger  Specielle oplysninger (opret, læs, rediger, slet) Uddannelse (opret, læs, rediger, slet) Rapporter Rollen har adgang til følgende standardrapporter: Rapportoversigt Specielle oplysninger  Uddannelse  Gemte rapporter Kurser og uddannelse  Rollen kan administrere kurser og uddannelse ved hjælp af menupunkterne Kursuskatalog,  Kursusudbyder samt definere uddannelseskrav.  Indstillinger  Adgang til Mine indstillinger.  Afdelingsleder, læs  Rollen ’Afdelingsleder, læs’ har læseadgang til alle medarbejderoplysninger. Dashboard Lederadgang til Dashboard. Firma  Rollen har læseadgang til virksomhedens organisation, herunder firma, afdelinger og  afdelingsledere.    Medarbejder  Rollen har læseadgang til egne medarbejderes:  Medarbejder Stamoplysninger (minus CPR nr. og reg./kontonr.) Ansættelse Løn, pension og goder Statistik Pårørende Ansættelsesudvikling Fravær Uddannelse Specielle oplysninger Dokumenter (rollestyret) Lønregistreringer Arbejdskalender Rollen kan eventuelt se: Saldi fra sidste lønkørsel og ramme/trin oplysninger. Kurser og uddannelse  Rollen har læseadgang til Kursuskatalog, Kursusudbyder samt Uddannelseskrav.  Rapporter  Rollen har adgang til følgende standardrapporter: Anciennitet Ansættelse Ansættelse og fratrædelser Dokumenter Fraværsliste Fødselsdage Goder Jubilæer Kontaktinformation Løn, pension og goder Lønregistreringsrapport Medarbejderliste Specielle oplysninger Uddannelse   Gemte rapporter Indstillinger  Rollen har meget begrænset adgang menupunktet Indstillinger, men har adgang til Mine indstillinger og kan se indhold i specielle felter og oplysningskategorier samt fraværskalender.   Leder  Denne rolle benyttes kun af virksomheder, der har Leder-medarbejdermodul.  Leder har adgang til egne oplysninger på samme måde som rollen Medarbejder. Derudover har Leder har adgang til en række oplysninger på egne medarbejdere.  Dashboard Lederadgang til Dashboard. Firma  Rollen kan se egen afdeling i virksomhedens organisation. Medarbejder  Rollen har adgang til medarbejdernes data i følgende menupunkter:  Stamoplysninger (kan redigere adresser, e-mails, telefonnumre og evt. reg./kontonr.)  Ansættelse (læse) Pårørende Fravær (kan ikke redigere lønbehandlet fravær) Lønregistreringer (kan ikke redigere lønbehandlet lønregistrering) Dokumenter (læse) Rollen kan eventuelt se: Saldi fra sidste lønkørsel, arbejdskalender og specielle oplysninger. Godkend fravær og lønregistreringer  Rollen kan godkende eller afvise medarbejdernes fraværs- og lønregistreringer.  Rapporter  Rollen har adgang til følgende standardrapporter: Rapportoversigt Anciennitet Ansættelse Ansættelse og fratrædelser Dokumenter Fraværsliste Fødselsdage Jubilæer Kontaktinformation Lønregistreringsrapport Medarbejderliste   Gemte rapporter HRM Analytics (tilkøb) Fraværssaldi organisation Indstillinger  Adgang til Mine indstillinger.  Medarbejder Denne rolle benyttes kun af virksomheder, der har Leder-medarbejdermodul.  Dashboard  Medarbejderadgang til Dashboard. Medarbejder Rollen har adgang til egne data i følgende menupunkter:  Stamoplysninger (kan redigere adresser, e-mailadr., telefonnumre og evt. reg./kontonr.) Pårørende Fravær (kan ikke redigere godkendt eller lønbehandlet fravær) Lønregistreringer (kan ikke redigere godkendt eller lønbehandlet lønregistrering) Dokumenter (rollestyret) Rollen kan eventuelt se: Saldi fra sidste lønkørsel, arbejdskalender og Specielle oplysninger. Rapporter  Medarbejder har ikke adgang til rapporter. Indstillinger  Adgang til Mine indstillinger.  Roller i My Visma - Self Service Menupunkter i My Visma - Self Service Rollebeskrivelser følger strukturen i menupunkterne:  Dashboard Firma Medarbejdere Godkend fravær og lønregistreringer Rapporter Påmindelser (tilkøb) Indstillinger Self Service Administrator Minimum én person i virksomheden skal have denne rolle. Administrator har som udgangspunkt adgang til alle medarbejdere og til indstillinger på moduler tilknyttet My Visma Self Service.  Dashboard Adgang til Dashboard, hvor rollen kan oprette virksomhedsnyt og nyttige links, som vises på ledere og medarbejderes dashboard. Firma  Rollen har alle rettigheder (opret, læs, rediger, slet) til virksomhedens organisation, herunder  firma, afdelinger og afdelingsledere.    Medarbejdere  Rollen har alle rettigheder (opret, læs, rediger, slet) til medarbejdernes:  Medarbejder Stamoplysninger Ansættelse Løn, pension og goder Statistik Pårørende Fremtidig lønseddel Ansættelsesudvikling Fravær Specielle oplysninger (Firmabil, Refusion barsel og sygdom, Udleverede effekter) Dokumenter Lønregistreringer Firmabil Arbejdskalender Godkend fravær og lønregistreringer Rollen kan godkende eller afvise medarbejdernes fraværs- og lønregistreringer.  Rapporter Rollen har adgang til følgende standardrapporter: Rapportoversigt Anciennitet Ansættelse Ansættelse og fratrædelser Dokumenter Fraværsliste Fødselsdage Goder Jubilæer Kontaktinformation Løn, pension og goder Lønregistreringsrapport Medarbejderliste Specielle oplysninger   HRM Analytics (tilkøb) Revisionsspor Fraværssaldi organisation Påmindelser (tilkøb) Rollen kan oprette påmindelser vedr.  Fødselsdage Runde fødselsdag Jubilæer Fraværsregistrering Godkend registreringer Fravær refusion Specielle oplysninger Indstillinger Rollen har i menupunktet Indstillinger mulighed for at tilrette opsætningen i systemet på en række områder, f.eks.: Indhold i opslagstabeller, specielle oplysninger (felter til registrering af Udleverede effekter), fraværskalender, arbejdsplan, fravær via e-mail, opsætning af løn- og fraværskoder, fraværssaldi osv.  Under Indstillinger styrer administrator også brugere og brugeradgange. Self Service Leder Denne rolle benyttes af virksomheder med My Visma med Self Service. Leder har adgang til egne oplysninger på samme måde som rollen Medarbejder. Derudover har Leder har adgang til en række oplysninger på egne medarbejdere.  Dashboard Lederadgang til Dashboard. Firma  Rollen kan se egen afdeling i virksomhedens organisation. Medarbejder  Rollen har adgang til medarbejdernes data i følgende menupunkter:  Stamoplysninger (kan redigere e-mailadresser og telefonnumre)  Medarbejder Stamoplysninger (læs) Ansættelse  (læs) Løn, pension og goder (læs) Statistik (læs) Pårørende (opret, læs, rediger, slet) Fravær (kan ikke redigere lønbehandlet fravær) Lønregistreringer (kan ikke redigere lønbehandlet lønregistrering) Dokumenter (læse) Specielle oplysninger (udleverede effekter) Arbejdskalender Godkend fravær og lønregistreringer  Rollen kan godkende eller afvise medarbejdernes fraværs- og lønregistreringer.  Rapporter  Rollen har adgang til følgende standardrapporter: Rapportoversigt Anciennitet Ansættelse Ansættelse og fratrædelser Dokumenter Fraværsliste Fødselsdage Goder Jubilæer Kontaktinformation Løn, pension og goder Lønregistreringsrapport Medarbejderliste Specielle oplysninger   HRM Analytics (tilkøb) Fraværssaldi organisation Indstillinger  Adgang til Mine indstillinger.  Self Service Medarbejder Dashboard  Medarbejderadgang til Dashboard. Medarbejder Rollen har adgang til egne data i følgende menupunkter:  Medarbejder Stamoplysninger (kan redigere adresser, e-mailadr. og telefonnumre) Ansættelse Løn, pension og goder Statistik Pårørende Fravær (kan ikke redigere godkendt eller lønbehandlet fravær) Lønregistreringer (kan ikke redigere godkendt eller lønbehandlet lønregistrering) Dokumenter Rapporter  Medarbejder har ikke adgang til rapporter. Indstillinger  Adgang til Mine indstillinger.  Roller i My Visma Menupunkter i My Visma Rollebeskrivelser følger strukturen i menupunkterne:  Dashboard Firma Medarbejdere Rapporter Indstillinger My Visma Administrator Minimum én person i virksomheden skal have denne rolle. Administrator har som udgangspunkt adgang til alle medarbejdere og felter i My Visma.  Dashboard Adgang til Dashboard, hvor rollen kan oprette virksomhedsnyt og nyttige links, som vises på ledere og medarbejderes dashboard. Firma  Rollen har alle rettigheder (opret, læs, rediger, slet) til virksomhedens organisation, herunder  firma, afdelinger og afdelingsledere.    Medarbejdere  Rollen har alle rettigheder (opret, læs, rediger, slet) til medarbejdernes:  Medarbejder Stamoplysninger Ansættelse Løn, pension og goder Statistik Pårørende Fremtidig lønseddel Ansættelsesudvikling Fravær Specielle oplysninger (Firmabil, Refusion barsel og sygdom, Udleverede effekter) Lønregistreringer (læs) Firmabil Arbejdskalender Rapporter Rollen har adgang til følgende standardrapporter: Rapportoversigt Anciennitet Ansættelse Ansættelse og fratrædelser Fraværsliste Fødselsdage Goder Jubilæer Kontaktinformation Løn, pension og goder Lønregistreringsrapport Medarbejderliste Specielle oplysninger   HRM Analytics (tilkøb) Revisionsspor Fraværssaldi organisation Indstillinger Rollen har i menupunktet Indstillinger mulighed for at tilrette opsætningen i systemet på en række områder, f.eks.: Indhold i opslagstabeller, specielle oplysninger (felter til registrering af Udleverede effekter), fraværskalender, arbejdsplan, opsætning af løn- og fraværskoder, fraværssaldi osv.  Under Indstillinger styrer administrator også brugere og brugeradgange. My Visma Leder Denne rolle benyttes af virksomheder med My Visma. Leder har adgang til egne oplysninger på samme måde som rollen Medarbejder. Derudover har Leder har adgang til en række oplysninger på egne medarbejdere.  Dashboard Lederadgang til Dashboard. Firma  Rollen kan se egen afdeling i virksomhedens organisation. Medarbejder  Rollen har læseadgang til medarbejdernes data i følgende menupunkter:  Medarbejder Stamoplysninger (kan redigere e-mailadresser og telefonnumre) Ansættelse Løn, pension og goder Statistik Pårørende Fravær Specielle oplysninger (udleverede effekter) Rapporter  Rollen har adgang til følgende standardrapporter: Rapportoversigt Anciennitet Ansættelse Ansættelse og fratrædelser Fraværsliste Fødselsdage Goder Jubilæer Kontaktinformation Løn, pension og goder Medarbejderliste Specielle oplysninger   HRM Analytics (tilkøb) Fraværssaldi organisation Indstillinger  Adgang til Mine indstillinger.  My Visma Medarbejder Denne rolle bruges primært til medarbejdere, der skal have adgang til My Visma appen. Hvis medarbejderen logger på web versionen vises dette meget begrænsede indhold. Dashboard  Medarbejderadgang til Dashboard. Medarbejder Rollen har adgang til egne data i følgende menupunkter:  Medarbejder Stamoplysninger (læs) Fravær Rapporter  Medarbejder har ikke adgang til rapporter. Indstillinger  Adgang til Mine indstillinger.  Fleksible roller (kun til Visma HR) I Visma HR er det muligt at oprette kundetilpassede roller. Dette kan være små  tilpasninger af eksisterende standardroller, f.eks. at Leder må godkende egne fraværs- og  lønregistreringer, men det kan også være opbygning af helt nye roller.   Ændring/oprettelse af roller foretages af en Visma konsulent og ydelsen er fakturerbar.  Adgang til dokumenter og specielle oplysninger Kundens administrator styrer selv hvilke roller, der skal have adgang til  dokument i de specifikke kategorier fanerne i specielle oplysninger En rolle, der har adgang til dokumenter på medarbejderne, har altid adgang til de dokumenter, der ikke er tilknyttet en kategori. Dette gør sig f.eks. gældende for dokumenter, der bliver uploadet via menupunktet Lønregistreringer. Disse dokumenter ligger ikke i en kategori, medmindre dokumenterne flyttes manuelt. Ved oprettelse af nye Specielle oplysningskategorier får rollen ‘Administrator, organisation’ altid adgang til disse faner på medarbejderne. Øvrige roller tildeles manuelt adgang af administrator. Adgang til rapporter Rollernes adgang til rapporter styres af hvilke oplysninger, rollen i øvrigt har adgang til. Man kan f.eks. ikke danne en rapport med lønoplysninger, hvis man ikke har adgang til dette menupunkt. Man får heller ikke vist CPR nr. i en rapport, hvis man ikke har adgang til CPR nr. på medarbejder stamoplysninger.  Rapporter dannes i Excel eller evt. PDF format. Adgang til My Visma app Alle medarbejdere, der har en rolle i Visma HR/My Visma, hvortil de har tilknyttet deres medarbejdernr., har adgang til My Visma app.