Mine produkter
Hjælp

Vejledning - Indlæs oplysninger

17-04-2020 13:39 (Senest opdateret 17-04-2020)
  • 0 Svar
  • 0 ros
  • 3381 Visninger

Indledning

I Visma HR kan du indlæse fravær og specielle oplysninger via menupunktet ’Indlæs oplysninger’.

Indlæsning af øvrige data sker via decentral indlæsning i Visma Løn.

 

Indlæs fravær

Alle fraværskoder kan indlæses via Visma HR, det gælder både standard fraværskoder fra Visma Løn og virksomhedens egne 3-cifrede fraværskoder i Visma HR.

Ved indlæsning af fravær, som kræver godkendelse, får fraværet status Afventer. Fravær, der ikke kræver godkendelse, vil automatisk få status Godkendt.

Status på fravær er kun aktuelt for virksomheder med Leder- og medarbejdermodul.

Vigtigt: Fravær indlæses pr. firma (arbejdsgiver) – der skal altså dannes én fil pr. firma.

 

Filformat

Fravær indlæses i Excel format. Nedenfor vises de felter, der kan indlæses. Hvert feltnavn svarer til en kolonneoverskrift. Det er vigtigt, at overskrifterne på kolonnerne skrives på engelsk, nøjagtigt som vist nedenfor.

 

Danske feltnavne

Engelske feltnavne

Felt/kolonne i Excel

Personalenr.

EmployeeNumber

Obligatorisk

Fraværskode

AbsenceTypeCode

Obligatorisk

Fraværsenheder

AbsenceNumber

Obligatorisk

Kalender

AbsenceCalendarName

Bruges ikke

Startdato

StartDate

Obligatorisk

Slutdato

EndDate

Obligatorisk

Beløb

Amount

Ej obligatorisk

Bemærkninger

Remark

Ej obligatorisk

 

 

Eksempel på fraværsfil Mie Eggers_3-1587122441770.png

 

 

Kolonnernes placering/rækkefølge har ingen betydning for indlæsningen, så længe kolonnerne har de korrekte engelske overskrifter.

Formatering af kolonner

Følgende datoformater kan bruges:

  • dd-mm-åååå
  • dd-mm-åå
  • ddmmåååå
  • ddmmåå

Datokolonner skal formateres som tekst ved formaterne ddmmåå og ddmmåååå for at undgå sletning af foranstillede nuller. På fraværsregistreringer, hvor fraværstypen er i timer, kan der angives klokkeslæt sammen med datoformatet.

Fraværsenhed skal også formateres som tekst for at bevare evt. foranstillede nuller.

Talformatet i antal- og beløbskolonnerne skal være #,##. Decimalseparatoren skal være ’komma’, men punktum kan benyttes, hvis programmet afvikles med internationale indstillinger. Talformatet må ikke indeholde tusindtalsseparator.

Undgå specielle tegn i bemærkninger.

 

Indlæsning af Excel fil

 

  • Vælg fanen Fravær i menupunktet Indlæs oplysninger
  • Vælg firma/arbejdsgiver
  • Klik på ’upload’ og find fraværsfilen
  • Klik på Åbn fil med fraværsregistreringer

 

Ved indlæsning valideres data i filen. Er der ingen fejl, vises ’Ændringer er gemt’. Er der derimod fejl i filen, som f. eks. overlap på startdato eller ugyldig fraværskode, vises dette således: Mie Eggers_4-1587122441778.png

 

Du kan sætte markering i ’Importer kun markerede linjer’. Klik på ’Importer fraværsregistreringer’ hvorefter fraværslinjer uden fejl indlæses. Du kan manuelt fjerne markeringer ud for fraværslinjer, som du alligevel ikke ønsker indlæst.

Fraværslinjer med fejl skal rettes i Excel filen, hvorefter filen indlæses igen. Kun fravær, der ikke allerede er indlæst, vil blive indlæst igen.

 

Bemærk: Hvis fraværsfilen ikke kan indlæses, kan det skyldes, at filen kommer fra et tidsregistreringssystem, således at der gemmer sig noget formatering i filen, som systemet ikke kan læse. Løsning kan være at kopiere fraværsdata over i et nyt Excel ark, hvorefter filen kan indlæses.

 

Indlæs specielle oplysninger

Specielle oplysninger på medarbejderne kan oprettes via indlæsning. Det er ikke muligt, at ændre eller slette specielle oplysninger på medarbejderne via indlæsning.

Filformat

Specielle oplysninger indlæses i CSV format. Filen skal indholde følgende kolonner:

 

Kolonne

Forklaring

 

Servicebureaunr

Kunderforholdsnr. i Visma Løn

Obligatorisk

Arbejdsgivernr

Arbejdsgivernr. i Visma Løn

Obligatorisk

Medarbejdernr

 

Obligatorisk

Specialopl.Kategori

Navn på kategorien (fanen)

Obligatorisk

Specielopl. Felt

Navn på feltet

Obligatorisk

Værdi

Skal udfyldes med værdi eller med en kode, hvis værdien er baseret på en opslagskode. Find koden i den relevante opslagstabel.

Obligatorisk

Bemærkninger

Undgå specielle tegn

Ej obligatorisk

Startdato

Format: dd-mm-åååå

Ej obligatorisk

Slutdato

Format: dd-mm-åååå

Ej obligatorisk, men skal udfyldes, hvis der skal sendes påmindelse

 

Kolonnneoverskrifterne skal bibeholdes i CSV filen ved indlæsning. Mie Eggers_5-1587122441779.png

 

Indlæsning af CSV fil

 

  • Vælg fanen Specielle oplysninger i menupunktet Indlæs oplysninger
  • Klik på ’upload’ og find filen med specielle oplysninger
  • Klik på Indlæs

Inden indlæsning valideres data i filen, og en forhåndvisning ses. Er der fejl i filen vises info om hviklen linje og kolonne, der er fejl i. Herefter er der disse to muligheder:

  • Ret fejl og indlæs fil igen
  • Indlæs og ignorer fejl

Er der ingen fejl, vises ’Data er importeret’.

 

Bemærk: Der kommer ingen fejlbesked, hvis man indlæser den samme fil to gange, men oplysningerne bliver registeret to gange på medarbejderne.

 

Mie Eggers_6-1587122441785.png

 

 

 

Bidragydere
Fremhævet tråd
Du mangler at tilføje dine favoritområder. Dem kan du let tilføje ved at trykke på knappen "Administrer Mine områder" herunder.