Bogføring og kontoplan

[#1]

Indledning

I Visma Løn findes et standard bogføringsbilag, som indeholder følgende kolonner:

• Kontotekst, afdeling, kontonummer, debet- og kreditbeløb.

Alle kontonumre er oprettet i en standard kontoplan, kaldet 'SD'. Kontonumrene kan ikke ændres på denne kontoplan, men for at oprette dine egne kontonumre og tekst skal du kopiere kontoplanen SD og give den et nyt navn, f.eks. 'A1' og en sigende tekst, f.eks. 'egen kontoplan'.

I lønkørslen dannes bogføringsbilaget hhv. som en HTML-fil og en csv-fil. Filerne hentes i menupunkterne Lønadministration og Udskrifter fra lønkørsel. Det er også muligt at få et bogføringsbilag med specifikationer. Dette kan dannes i menupunkterne Rapporter og Rapporter og i højremenuen vælger du ’Bogføringsbilag med spec.’ for den aktuelle kørsel.

Du kan også tilmelde rapporten, så den afvikles sammen med lønkørslen og kan hentes i menupunkterne Lønadministration og Udskrifter fra lønkørsel.

For kunder der får bogført løndata hos en bogføringscentral, dannes data til bogføringscentralen samtidig med at godkendelse af lønkørslen sker.

Efter en lønkørsel er godkendt, er det stadig muligt at ændre i opsætningen på et bogføringsbilag. Opsætningen kan derefter kontrolleres ved at danne opsætningsrapporten ’Kontrol af bogføring’. Det er ikke muligt at danne et bogføringsbilag eller bogføringsbilag med specifikationer med ændringerne i menupunkterne Rapporter og Rapporter det vil altid være det indhold der oprindelig blev dannet i lønkørslen.

Ønsker du mulighed for at kunne danne et bogføringsbilag under menupunkterne Rapporter og Rapporter efter du har tilrettet din kontoplan, kan du foretage en omkørsel af bogføringen i menupunktet Opsætning og Opsætningsrapporter i højremenuen vælger du ’Omkørsel af bogføring’ når det job er færdig, kan du udskrive nye bogføringsbilag under Rapporter og Rapporter.

Nedenfor er beskrevet, hvorledes du kan ændre kontonumre – og hvordan du opretter nye bogføringsbilag.

Menupunkter til bogføring

• Opsætning kontoplan
• Opsætning kontoplanfelt
• Opsætning sorteringskode
• Kontrol af bogføring
• Arbejdsgiver stamoplysninger – Kontoplan og Sorteringskode
• Medarbejder ansættelsesforhold – Afv. kontoplan og seks felter.
• Fordeling af lønudgifter – opsætning af fast omkontering

Kontoplan

Her tilknyttes dine egne finanskonti til de enkelte lønarter. Sker bogføringen igennem en bogføringscentral, skal tilknytning af finanskonti svare til de konti der modtages hos bogføringscentralen.

Kontoplanfelt

Kontoplanfeltet viser de kolonner, du har mulighed for at udvælge til dit bogføringsbilag.

Felterne Aflønning, Stillingskategori, Løngruppe, Afdeling, Udbetalingssted, Valgfri1, Valgfri2, Valgfri3, Valgfri4, Valgfri5, Valgfri6 og medarbejdernummer kan anvendes i bogføringen.

Alle felterne kan indlæses decentralt.

Under menupunkterne Opsætning, Kontoplan og Kontoplanfelt er det muligt at omdøbe kontoplanfeltet til egen tekst. På den måde kommer dine egne tekster som kolonneoverskrifter på bogføringsbilaget.

Du kan omdøbe kontoplanfelterne, så de fremgår af medarbejderens ansættelsesforhold på rapporten medarbejderstamkort, og så vil de fremstå som kolonneoverskrifter på rapporterne vedr. bogføringen

• Valgfri1
• Valgfri2
• Valgfri3
• Valgfri4
• Valgfri5
• Valgfri6

Sorteringskode

Her angives hvilke kontoplanfelter du ønsker udskrevet på bogføringsbilaget, og i hvilken rækkefølge de skal vises. Kolonnen ’Kontotekst’ vil altid ligge først i bogføringsbilaget, ligesom debet- og kreditkolonnerne altid vil ligge til sidst i bogføringsbilaget. Disse felter kan du derfor ikke vælge.

For hvert kontoplanfelt – undtagen det sidste – vil der blive lavet en sammentælling på bogføringsbilaget – en subtotal. Der er dog ingen sub-totaler i .csv versionen (Excel)

Når der anvendes bogføringscentral er rækkefølgen af felterne i sorteringskoden bestemt af den enkelte centrals record-format:

Bankdata

• Omkostningssted/reg.nr.
• Kontonr.

Omkostningssted/reg.nr. kan lægges i et af felterne på medarbejderens ansættelsesforhold, og sorteringskoden opsættes herefter.

Kontrol af bogføring

Her kan du køre rapporten ’Kontrol af bogføring’, som indeholder de rettelser du har foretaget siden lønkørslen. Rapporten anvender den sorteringskode og kontoplan, der ligger på arbejdsgiver. Rapporten kan dannes, både som HTML-rapport og som csv-fil.

Kundeforhold stamoplysninger

Kunder der har Bankdata som bogføringscentral skal udfylde felterne:

• Bruger ID
• Kunde ID

Arbejdsgiver stamoplysninger

Her angives i feltet ’Kontoplan’, hvilken kontoplan, der ønskes bogført efter. I feltet ’Sorteringskode’ angives, hvilken sorteringskode bogføringsbilaget sorteres efter.

Kunder der har Bankdata som bogføringscentral skal udfylde felterne:

• Banknr.
• H-reg

Medarbejder ansættelsesforhold

I feltet ’Afv. kontoplan’ angives en kontoplan, såfremt den aktuelle medarbejder skal bogføres efter en anden kontoplan end den, der er angivet på arbejdsgiver stamoplysninger.

Felterne Aflønning, Stillingskategori, Løngruppe, Afdeling, Udbetalingssted, Valgfri1, Valgfri2, Valgfri3, Valgfri4, Valgfri5, Valgfri6 og medarbejdernummer kan anvendes i bogføringen.

Opsætning kontoplan

Alle lønarter som anvendes skal oprettes med et finanskontonummer, til brug for bogføring.

Oprettelse af kontoplan

Der skal ved opstart altid oprettes en ny kontoplan, således at bogføringsbilaget kan tilpasses med egne kontonumre og kontotekster. Dette gøres f.eks. ved danne en rapport som csv-fil med kontoplan SD, tilrette filen og derefter indlæse den i lønsystemet igen, eller ved at kopiere standardkontoplanen i skærmbilledet ’Kontoplan’.

Navnet på din kontoplan kan indeholde 2 karakterer og kan bestå af både tal og bogstaver. Beskrivelsen på en kontoplan kan bestå af 30 karakterer.

Sådan opretter du en kontoplan som en kopi af standard kontoplanen:

1. Vælg Opsætning, Kontoplan og Kontoplan
2. Angiv ’SD’
3. Klik på Find
4. Kopier, klik på Kopier
5. Angiv en ny betegnelse for kontoplanen, f.eks. 'A1' samt et sigende kontoplannavn
6. Angiv ’Gyldig’
7. Klik på OK

Du kan nu oprette din egen kontoplan.

Sådan oprettes en kontoplan via decentral registrering:

1. Vælg Opsætning og Opsætningsrapporter
2. I højremenuen vælger du ’Kontoplaner’
3. Angiv den kontoplan der skal kopieres fra/tilrettes
4. Klik på OK
5. Åben filen.
6. Gem filen under et andet navn

 Derefter tilrettes filen med følgende:

1. Ret betegnelse og navn til det ønskede, f.eks. ’A1’ og ’Kontoplan’.
2. Ret kontonumre så de svarer til din egen finanskontoplan
3. Angiv hvilket kontoplanfelt, der skal anvendes til en evt. gruppekontering (se afsnit 3.2)
4. Tilret indhold af de forskellige felter på kontoplanlinjerne (se afsnit 3.3)
5. Feltet Anvendkode skal rettes til 0 (nul) hvis der i feltet står ’Bilag/Central’. Står der i feltet Excel, skal det erstattes med 3.
6. Indsæt tre kolonner før din kolonne 3 og tilføj følgende oplysninger i de nye felter:
   1. Kundeforholdsnr. – kan ses i højre hjørne af Visma Løn
   2. Blank, kolonne skal blot være der uden værdi
   3. MLE-17-KOPL
7. Slet første linje med kolonne overskrifter
8. Indlæs filen som beskrevet i vejledningen Decentral registrering.

Før den nye kontoplan kan anvendes, skal Arbejdsgiver tilpasses

1. Vælg Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamopl.
2. I feltet ’Kontoplan’, angives din betegnelse f.eks. ’A1’
3. I feltet ’Sorteringskode’, angives din betegnelse
4. Klik på Gem

Gruppekontering

Du kan bogføre på forskellige finanskonti på samme lønart, ved at anvende gruppekontering. Gruppen kan f.eks. være Afdeling, hvor forskellige afdelinger skal have bogført f.eks. månedslønnen eller timelønnen på forskellige finanskonti. Gruppekontering anvender et kontoplanfelt som en nøgle til den valgte kontering på den enkelte lønart.

Inden for samme Gruppe og lønart skal samme løbenummer anvendes.

Er der f.eks. opsat forskellige konti for to gruppeværdier på en lønart, vil Visma Løn kunne kontere lønarten på to forskellige linjer.

Følgende felter kan anvendes til gruppekontering:

• Afdeling
• Udbetalingssted
• Stillingskategori
• Løngruppe
• Valgfri 1 til Valgfri 6

I feltet ’Gruppe’ på kontoplanlinien er det muligt at udvælge et interval, der skal gruppekonteres.

Sådan tilrettes kontonumrene

1. Vælg Opsætning, Kontoplan og Kontoplan
2. Angiv kontoplan
3. I højremenuen vælger du ’Kontoplanlinie’
4. Dobbeltklik på den lønart, du ønsker at ændre kontonummeret på
5. Klik på Gem

6. Tilpasning af kontonr. kan også gøres med decentral registrering.

Følgende felter kan tilpasses i kontoplanlinien:

• Gruppe/afdeling - her angives den værdi for en gruppe, som ønskes opsat til kontering eller der kan benyttes wildcard ”*” , såfremt flere værdier skal være omfattet af kontoplanlinien.
• Lønart - her angives den lønart, som ønskes opsat til kontering eller der kan benyttes wildcard ”*”, såfremt flere lønarter skal være omfattet af kontoplanlinien.
• Lbnr - løbenummer. Starter med 1. Såfremt du ønsker at bogføre samme lønart flere gange, skal hver kontoplanlinie have et nyt løbenummer. Hvis der anvendes gruppekontering, skal benyttes samme løbenummer for alle kontoplanlinier, der er omfattet af gruppekonteringen.
• D/K – skal lønarten debiteres eller krediteres, angives et ’D’ = Debet eller ’K’ = Kredit
• Kontonr. – finanskontonummeret kan max være 20 karakterer.
• 'Tekst' – tekst, som skal vises på bogføringsbilaget, værdien kan være blank, så anvendes teksten fra Lønartstekst.
• Afd.kode – skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ’ANS’, eller du kan indsætte en konstant på max 6 karakterer eller værdien ’Blank’.
• Udb.kode – skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ’ANS’, eller du kan indsætte en konstant på max 6 karakterer eller værdien ’Blank’.
• Inputv.kode – værdien i kontoplanen kan være ’Blank’, den kan hentes fra lønarterne 1106,1107,1250,1251 så angives ’LØNOPL’, eller der kan indsættes en konstant på max 10 karakterer
• Valgfri1 – kan omdøbes i Kontoplanfelt. Skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ’ANS’, eller du kan indsætte en konstant på max 10 karakterer eller værdien ’Blank’.
• Valgfri2 – kan omdøbes i Kontoplanfelt. Skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ’ANS’, eller du kan indsætte en konstant på max 10 karakterer eller værdien ’Blank’.
• Valgfri3 – kan omdøbes i Kontoplanfelt Skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ’ANS’, eller du kan indsætte en konstant på max 10 karakterer eller værdien ’Blank’.
• Valgfri4 – kan omdøbes i Kontoplanfelt. Skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ’ANS’, eller du kan indsætte en konstant på max 10 karakterer eller værdien ’Blank’.
• Valgfri5 – kan omdøbes i Kontoplanfelt. Skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ’ANS’, eller du kan indsætte en konstant på max 10 karakterer eller værdien ’Blank’.
• Valgfri6 – kan omdøbes i Kontoplanfelt. Skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ’ANS’, eller du kan indsætte en konstant på max 10 karakterer eller værdien ’Blank’.
• Medarb.nr. – Såfremt medarbejdernummeret skal med i bogføringen og vises ud for den pågældende lønart, vælges ’Ja’.

• Afregnes via – Markering af om lønart afregnes og bogføres via bogføringscentral eller afregning sker med OS og kontering opsættes på kontoplanlinjen. OBS: Vær særligt opmærksom på, at bogføring kan fejle, hvis det ikke angives korrekt om det er via BC eller ej.

• Modulus – Her kan vælges Bankdata, hvis bogføringscentralen skal tilføje ciffer iht. modulus kontrol til kontonummeret.
• Anvend kode – Her vælges om kontoplanlinjen skal vises i alle filer og rapporter vedr. bogføringen. 

OBS! Det er kun er de kontoplanfelter, der er med i ’Sorteringskoden’, der bliver vist og bogført på bogføringsbilaget. Det enkelte felt vil kun blive vist, hvis det er sat op på både ’Sorteringskode’ og ’Kontoplanlinie’.

Anvendkode:

Anvendkoden angiver, hvordan lønarten skal vises i output. De enkelte poster vil altid indgå i rapporten ’Bogføring med spec’.

Du kan bruge følgende anvendkoder:

• Bilag / central       Danner datasæt til bogføringscentral, html-fil samt Excel-fil
• Bilag                       Danner html-fil og Excel-fil
• Central                   Danner datasæt til bogføringscentral og Excel-fil
• Excel                       Kun Excel-fil – intet bilag og intet datasæt

Samme lønart kan bogføres flere gange

En lønart kan bogføres flere gange ved at tildele den forskellige løbenumre.

1. Vælg Opsætning, Kontoplan og Kontoplan
2. Angiv kontoplankode
3. Klik på Find
4. I højremenuen vælger du ’Kontoplanlinie’
5. Dobbeltklik på lønarten og klik på Kopier
6. Tilret feltet ’Lbnr’ med værdien ’2’
7. Angiv ny finanskonto etc.
8. Klik på Gem

For bogføring af samme lønart flere gange gentages punkt 4-7 med det antal gange, du ønsker lønarten bogført, hvor du i punkt 5 giver et nyt løbenummer for hver linje.

Ved bogføring af samme lønart flere gange er det vigtigt, at den både debiteres og krediteres, da det ellers vil give en difference på bogføringsbilaget.

Opsætning i intervaller

Det er muligt at anvende ”*” i felterne Gruppe og Lønart som erstatning for en hvilken som helst værdi i feltet der indsættes. Værdien skal altid angives fra højre, f.eks. 91**. Det muliggør, at en kompleks opsætning kan forenkles på eksempelvis intervallerne af grupper og lønarter.

F.eks. hvis en kontoplan er opsat med gruppekontering på Afdeling. En kontoplanlinje, der opsættes med 10** i feltet ’Gruppe’ og 13** i feltet ’Lønart’ vil være et udtryk for, at afdelinger i intervallet 1000 til 1099 og lønarterne i intervallet 1300 til 1399 vil blive bogført iht. resten af gruppen. Er der enkelte lønarter eller grupper i intervallet der ikke ønskes bogført på samme måde, kan disse lønarter oprettes i kontoplanen og vil blive bogført forskelligt i forhold til lønarterne i intervallet.

OBS! Anvendes * skal antallet af * og karakterer samlet stemme overens. Afdeling 311 findes ikke ved opsætningen 3*, her skal skrives 3**.

Lønafregning/Lønfordeling

Lønafregning / Lønfordeling kan fravælges ved at slette de tilknyttede lønarter i kontoplanen.

Der kan være ønsker til opsætningen af kontoplanen omkring lønafregning og lønfordeling, hvor lønarterne, som standard, er posteret i grupper, der udligner hinanden.

Følgende lønarter indgår i lønfordeling/lønafregning:

Lønafregning / lønfordeling

Lønart	Løbenr.	Debet / Kredit	Kontonr.	Kontonavn
8651	1	D	0000000080	Skattefri del jub./fratrædelsesg.
9796	1	D	0000000020	A-indkomst uden AM-bidrag
9800	1	D	0000000010	A-indkomst kontant m/AM-bidrag
9807	1	D	0000000030	Pension medarbejder
9809	1	D	0000000040	AM-bidrag medarbejder
9810	1	D	0000000050	SP-bidrag
9811	1	D	0000000020	A-indkomst uden AM-bidrag
9812	1	D	0000000070	ATP medarbejder
9813	1	D	0000000090	AM bidrag særlig indkomst
9814	1	D	0000000100	SP bidrag særlig indkomst
9823	1	D	0000000120	Værdi af fri bil
9820	1	K	0000000170	Lønfordeling	modpost

Personalegoder til beskatning, lønfordeling

Lønart	Løbenr.	Debet / Kredit	Kontonr.	Kontonavn
3000	1	D	0000000120	Værdi af fri bil
3001	1	D	0000000120	Værdi af fri bil
3002	1	K	0000001330	Fri bil egenbetaling
3003	1	K	0000001330	Fri bil egenbetaling
3004	1	D	0000000190	Miljøtillæg
3017	1	D	0000000140	Værdi af gruppeliv
3018	1	D	0000000140	Værdi af gruppeliv
3019	1	D	0000000140	Værdi af gruppeliv regulering
3020	1	D	0000000140	Gruppeliv
3021	1	D	0000000140	Gruppeliv
3025	1	D	0000000140	Gruppeliv
3026	1	D	0000000140	Gruppeliv
3030	1	D	0000000150	Ulykkesforsikring
3031	1	D	0000000150	Ulykkesforsikring
3032	1	D	0000000150	Værdi af kritisk sygdom
3033	1	D	0000000150	Værdi af kritisk sygdom
3034	1	D	0000000150	Værdi af ulykkesforsikring
3035	1	D	0000000150	Værdi af ulykkesforsikring
3036	1	D	0000000150	Værdi af ulykkesforsikr. regul.
3039	1		0000000190	Husleje
3040	1	D	0000000160	Værdi af fri kost
3041	1	D	0000000160	Værdi af fri kost
3045	1	D	0000000150	Værdi af kritisk sygdom
3046	1	D	0000000150	Værdi af kritisk sygdom
3050	1	D	0000000132	Fri telefon
3051	1	D	0000000132	Fri telefon
3052	1	D	0000000132	Fri telefon
3053	1	D	0000000132	Fri telefon
3054	1	D	0000000132	Fri telefon
3055	1	D	0000000132	Fri telefon
3056	1	D	0000000132	Fri telefon
3057	1	D	0000000132	Fri telefon
3058	1	D	0000000132	Fri telefon
3060	1	D	0000000190	Værdi af sundhedsforsikring
3061	1	D	0000000190	Værdi af sundhedsforsikring
3062	1	D	0000000190	Værdi af sundhedsforsikring
3063	1	D	0000000190	Værdi af sundhedsforsikring
3064	1	D	0000000190	Værdi af sundhedsforsikring
3065	1	D	0000000190	Værdi af sundhedsforsikring
3095	1	D	0000000135	Værdi af benzin
9821	1	K	0000000180	Personalegoder, ej KONTANT	modpost

 Jubilæumsgratiale-Fratrædelsesgodtgørelse

Lønart	Løbenr.	Debet / Kredit	Kontonr.	Kontonavn
5500	1	D	0000000470	Jubilæumsgratiale
5501	1	D	0000000475	Fratrædelsesgodtgørelse
5510	1	D	0000000470	Jubilæumsgratiale
5511	1	D	0000000475	Fratrædelsesgodtgørelse
5520	1	D	0000000470	Jubilæumsgratiale
5521	1	D	0000000475	Fratrædelsesgodtgørelse
5530	1	D	0000000470	Jubilæumsgratiale
5531	1	D	0000000475	Fratrædelsesgodtgørelse
5540	1	D	0000000470	Jubilæumsgratiale
5541	1	D	0000000475	Fratrædelsesgodtgørelse
5550	1	D	0000000470	Jubilæumsgratiale
5551	1	D	0000000475	Fratrædelsesgodtgørelse
5560	1	D	0000000470	Jubilæumsgratiale
5561	1	D	0000000470	Skattefri Beløb Jubi/Fratr.
5562	1	D	0000000460	Fratrædelsesgodtgørelse
5565	1	D	0000000475	Fratrædelsesgodtgørelse
9815	1	K	0000001270	Pension Skyldig
9815	1	D	0000000110	Pension af Jub/Fratrædelsesg.
8619	1	D	0000001180	Skyldig AM Bidrag
8649	1	D	0000000095	AM Bidrag Særlig indkomst
8649	1	K	0000000170	Lønfordeling
9813	1	D	0000000090	AM Bidrag Særlig Indkomst
8651	1	D	0000000080	Skattefri del jub/fratr.Godtg
9820	1	K	0000000170	Lønfordeling

Negativ løn for perioden

En medarbejder kan i en lønperiode få en negativ løn. Den negativ løn bliver automatisk bogført på lønart 9991 – nettoløn. Ønsker du bogføringen separat kan du oprette lønart 9994 i kontoplanen.

• Lønart 9994 skal oprettes i debet på den konto du har sat på lønart 9991
• Lønart 9994 skal også oprettes i kredit på den konto du ønsker til negativ løn

Bogføring af skyldige poster i et beløb

Ønsker du at bestemte lønarter, som f.eks. skyldige beløb, bogføres samlet - og ikke under forskellige enheder - skal der enten være 'blank' eller indsat en konstant i det/de felter, omkostningerne fordeles efter. Ved 'blank' i nedennævnte felter vil hver lønart blive bogført som et samlet beløb og vises øverst på bogføringsbilaget.

• Afd.kode
• Udbet.kode
• Input.kode
• Valgfri1
• Valgfri2
• Valgfri3
• Valgfri4
• Valgfri5
• Valgfri6

Bogføring af skyldige feriepenge for funktionærer

Bogføringen giver mulighed for at bogføre de løbende opsparede feriepenge på funktionærer, samt feriepenge der udbetales kontant eller afregnes til 3. part.

Det gøres ved at opsætte kontonummer på følgende lønarter:

Husk at når du bogfør hensættelse af feriepenge eller ferietillæg, er det vigtigt at du får modposteret hensættelsen i forbindelse med udbetaling, fratrædelse eller afholdelse af ferie/ferietillæg. 

Hensættelse af optjente feriepenge - Ferie med løn

Ønsker du at hensætte optjente feriepenge skal følgende lønart oprettes i din kontoplan.

Lønarten oprettes i debet og kredit, det vil sige at du skal oprette to linjer. Én linje med lb.nr. 1, og én linje med lb.nr. 2

• 4703 - Feriepenge optjent 

Afholdelse af ferie i dage - Ferie med løn

Afholdes ferie med løn i dage, skal følgende lønart bogføres, for at nedskrive hensættelsen af de optjente feriepenge (lønart 4703).

Lønarten oprettes i debet på balancen og i kredit på resultatopgørelsen, det vil sige at du skal oprette to linjer. Én linje med lb.nr. 1, og én linje med lb.nr. 2

• 4911 - Ferieforbrug dage/Feriepenge

Afholdelse af ferie i timer - Ferie med løn

Afholdes ferie med løn i timer, skal følgende lønart bogføres, for at nedskrive hensættelsen af de optjente feriepenge (lønart 4703).

Lønarten oprettes i debet på balancen og i kredit på resultatopgørelsen, det vil sige at du skal oprette to linjer. Én linje med lb.nr. 1, og én linje med lb.nr. 2

• 4914 - Ferieforbrug timer/Feriepenge

Ønskes forskellige lønarter bogført på en samlet linje, skal tekst, kontonummer og resten af opsætningen på kontoplanlinjerne være ens for alle lønarter.

Difference i bogføring

Såfremt der benyttes en eller flere lønarter, der ikke er oprettet i kontoplanen, vil bogføringsbilaget udvise en difference. De lønarter som ikke er med i kontoplanen, skal oprettes på en konteringslinje i den aktuelle kontoplan.

Såfremt en lønkørsel har været godkendt med differencen og du foretager en rettelse af kontoplanen, kan du køre et nyt bogføringsbilag under menupunkterne Opsætning, Kontoplan, Kontoplan og Kontrol af bogføring. Ønsker du et nyt bogføringsbilag er det muligt at bestille en omkørsel af bogføringen hos Visma Løn hotline, hvor der bliver dannet et nyt bogføringsbilag til den nye kontoplan.

Er der difference på et bogføringsbilag kan du evt. danne ’Bogføringsbilag med spec’ og se hvilke medarbejdere der ikke stemmer. Find medarbejdernes lønseddel og kontrollere om de anvendte beløb og lønarter er med i kontoplanen:

1. Hent bogføringsbilag med spec. fra din lønkørsel
2. Sorter filen evt. Arbejdsgiver og dernæst medarbejder
3. Klik på fanen Data
   1. Vælg subtotaler
   2. I feltet ’Ved hver ændring’, vælg Medarbejder
   3. I feltet ’Anvend funktionen’, vælg Sum,
   4. I feltet ’Subtotaler’, vælg debet og kredit
   5. Klik OK
4. Klik på 2-tallet i venstre side af Excel arket, for at se en subtotal pr. medarbejder
5. Lave en formel på kolonne 2 minus kolonne 1
6. Find herefter differencen
7. Klik på ’+’ ud for den medarbejder, hvor der er en difference
8. Hent lønsedlen for pågældende medarbejder i Visma Løn
9. Tjek lønarter på lønsedlen om de også er med i bogføringsbilag med spec.
10. Tilføj evt. manglende lønarter i kontoplanen
11. Kør omkørsel af bogføring
    1. Klik på Opsætning/Opsætningsrapporter i Visma Løn
    2. Vælg i Højremenuen Omkørsel af bogføring
    3. Angiv kørselsordre
    4. Klik på OK
12. Når bogføringen er kørt om, kør Rapporten Bogføringsbilag og se om dit bogføringsbilag nu stemmer, ellers start fra punkt 2.

Oprettelse af sorteringskode

Der ligger en standardsorteringskode kaldet 'SD'. Denne kan ikke ændres, men kan kopieres over i egen sorteringskode, eller der kan oprettes en ny sorteringskode.

En sorteringskode kan navngives med 2 karakterer, der kan bestå af både tal og bogstaver. Beskrivelsen af en sorteringskode kan bestå af 30 karakterer.

Der kan sorteres på følgende 11 kontoplanfelter:

• Afdeling
• Aflønning
• Input.Kode – Inputværdikode fra lønart 1106,1107,1250,1251
• Kontonr – kontonummer fra kontoplan
• Løngruppe
• Medarb. - Medarbejdernummer
• Still.kat. - Stillingskategori
• Udbetsted – Udbetalingssted
• Valgfri1
• Valgfri2
• Valgfri3
• Valgfri4
• Valgfri5
• Valgfri6

Sådan oprettes en sorteringskode:

1. Vælg Opsætning, Kontoplan og Sorteringskode
2. Klik på Ny
3. Angiv en kode og angiv en tekst
4. Klik på OK
5. I højremenuen vælger du ’Kontoplan feltopbygning’
6. Klik på Ny
7. Angiv i feltet ’Placering’ ’1’ og find det kontoplanfelt, du ønsker som placering nr. 1, f.eks. Afdeling.
8. Klik på Gem

Gentag punkt 5 til 8 for flere kontoplanfelter.

Såfremt du ønsker, at medarbejdernummer skal fremgå af bogføringen, er det muligt at oprette dette kontoplanfelt som det sidste felt i kontoplan feltopbygning.

I ’Sorteringskoden’ er det muligt at vælge 'ja' eller 'nej' til sideskift for hver gang, der sker en ændring i det første kontoplanfelt. Det er kun relevant ved anvendelse at html filen.

Ændring af tekst på kontoplanfelt

Der kan ændres tekst på følgende kontoplanfelter til bogføringsbilaget:

• Afdeling
• Aflønning
• Input.Kode – Inputværdikode fra lønart 1106,1107,1250,1251
• Kontonr – kontonummer fra kontoplan
• Løngruppe
• Medarb. - Medarbejdernummer
• Still.kat. - Stillingskategori
• Udbetsted – Udbetalingssted
• Valgfri1
• Valgfri2
• Valgfri3
• Valgfri4
• Valgfri5
• Valgfri6

Sådan ændres teksten:

1. Vælg Opsætning, Kontoplan og Kontoplanfelt
2. Dobbeltklik på det kontoplanfelt, du ønsker at ændre teksten på
3. Angiv en ny beskrivelse
4. Klik på OK

Den tekst, du har angivet, vil optræde både på bogføringsbilaget og bogføringsfilens kolonneoverskrifter.

For felterne 'Valgfri1' til 'Valgfri6' vil den tekst, du har angivet, være den tekst der nu vises på ’Ansættelsesforhold’.

Periode på kontoplan

Det er muligt at vælge, hvornår en kontoplan skal være gyldig fra. Denne funktion bør kun anvendes ved skift i dato for anvendelse. Evt. nye lønarter oprettes med startdato fra kontoplanens oprettelse.

Dette gøres således:

1. Vælg Arbejdsgiver, Arbejdsgiver stamoplysninger
2. Klik på Ny periode
3. Angiv en ny periode startdato
4. Angiv en ny kontoplan
5. Klik på OK

Visma Løn vil herefter anvende den kontoplan, hvor lønperiodeslut fra disp.datotype har den ældste dato. Dvs. at for lønkørsler, hvor der er forudlønnede og bagudlønnede i samme kørsel, vil den bagudlønnede bestemme kontoplanen.

Eksempel

• Lønperioden for bagudlønnede er:               1.10.XX – 31.10.XX
• Lønperioden for forudlønnede er:                1.11.XX – 30.11.XX.

Kontoplanen er periodiseret til at gælde fra 1.10.XX. Da de bagudlønnede har den laveste dato, vil det være de bagudlønnede, der bestemmer, hvilken kontoplan der skal benyttes.

Oprettelse af flere kontoplaner

Det er muligt at have forskellige kontoplaner på forskellige arbejdsgivere. Du kan også have forskellige kontoplaner på udvalgte medarbejdere.

I disse tilfælde oprettes så mange kontoplaner, som der er behov for, og kontoplanerne tilknyttes de forskellige arbejdsgivere eller medarbejdere.

Ved mindre afvigelser på afdeling eller lign. anbefales at anvende gruppe-kontering.

Tildeling af afvigende kontoplan til medarbejder

Det er muligt at have en afvigende kontoplan for en enkelt medarbejder eller for en gruppe af medarbejdere. Tag en kopi af firmaets normale kontoplan således:

1. Vælg Opsætning, Kontoplan og Kontoplan
2. Angiv kontoplan
3. Klik på Find
4. Klik på Kopier
5. Angiv en ny kontoplankode, f.eks. 'A2' samt et kontoplannavn
6. Angiv en ’Gyldighed’
7. Klik på OK

Ret kontoplanlinierne som beskrevet i punkt 3.3 for de lønarter, hvor konteringen skal ændres.

Indsæt afvigende konteringskode på Medarbejder, Ansættelsesforhold.

I bogføringen vil konteringen for arbejdsgiver fremkomme samlet, som bestemt i sorteringskoden, mens de medarbejdere, der har afvigende kontering, vil stå på en selvstændig bogføringslinie, hvor de afviger fra resten.

Det er på denne måde muligt at lave en afvigende kontering for en enkelt konto eller for en hel kontoplan.

På rapporten ’Bogføringsbilag med specifikationer’ vises hvilken kontoplan der er anvendt på den enkelte medarbejder, så det altid er muligt at få et overblik over, om der er medarbejdere der har tilknyttet en afvigende kontoplan.

Fordeling af lønudgifter

Ønskes udvalgte lønarter fordelt med et fast beløb eller en procentdel, kan dette opsættes på udvalgte medarbejdere.

1. Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
2. I højremenuen vælger du ’Fordeling af lønudgifter’
3. Angiv lønarten der ønskes fordelt
4. Angiv fradato
5. Angiv tildato (såfremt der ikke angives tildato indsættes 31.12.9999)
6. Vælg hvilket kontoplantelt der ønskes fordelt til f.eks. Afdeling
7. Angiv værdi for kontoplanfelt f.eks. Afdelingsnummer
8. Vælg procent eller beløb og angiv værdi
9. Klik på OK
10. Gentag ovenstående såfremt du skal fordele på flere lønarter

Der kan fordeles lønudgifter pr. lønart på følgende kontoplanfelter:

• Afdeling
• Udbetalingssted
• Valgfri 1
• Valgfri 2
• Valgfri 3
• Valgfri 4
• Valgfri 5
• Valgfri 6

For at kontoplanfelterne kan vælges til fordeling af lønudgifter, skal kontoplanfelterne indgå i arbejdsgivers sorteringskode.

Der kan oprettes lønfordeling på de lønarter der findes i rapporten ’Bogføringsbilag med specifikationer’ når du skal sætte fordelingen op på medarbejderen, Det betyder at lønarterne under Personlig satser ikke kan anvendes til fordeling af lønudgifterne.

Inputkontering på udvalgte lønarter

Såfremt enkelte posteringer ønskes bogført på en anden konto er der mulighed for at indsætte en anden konto ved registrering af lønarten.

Der er mulighed for at anvende inputkontering på følgende kontoplanfelter

• Afdeling
• Udbetalingssted
• Kontonummer
• Valgfri1
• Valgfri2
• Valgfri3
• Valgfri4
• Valgfri5
• Valgfri6

For at kunne anvende inputkontering skal kontoplanfeltet være med i sorteringskoden. Der vil herefter blive åbnet for felterne ved indtastning i følgende:

• Variable lønoplysninger
• Faste lønoplysninger
• Fællesregistering, variable lønoplysninger
• Fællesregistering, faste lønoplysninger

Inputkontering overstyrer en evt. fordeling der er sat op på en lønart hos medarbejderen.

Kontrol af ny opsætning af kontoplan og sorteringskode

For at kunne se de ændringer, du har foretaget på dit bogføringsbilag, det kan f.eks. være ændring af kontonummer eller en anden sortering, er der forskellige muligheder.

I menupunkterne Opsætning og Kontoplan kan anvendes rapporten:

• Kontrol af bogføring.

Denne funktion udskriver et bogføringsbilag fra tidligere lønkørsler med den nye opsætning. Dog ikke tidligere end gyldighedsdatoen på kontoplanen. Rapporten anvender den sorteringskode og kontoplan, der står på arbejdsgiver og en evt. afvigende kontoplan på relevante medarbejdere.

Således udskrives Kontrol af bogføring:

1. Vælg Opsætning, Kontoplan og Kontrol bogføring
2. Angiv ’Kørselsordre’
3. Angiv ’Arbejdsgivernummer’, såfremt der kun ønskes bogføringsbilag på en bestemt arbejdsgiver
4. Angiv ’Ja’ i datafil output, hvis du ønsker en excelfil
5. Klik på OK

I menuen Opsætning og Opsætningsrapporter kan anvendes rapporten:

• Kontoplaner

Denne rapport giver et samlet overblik over kontoplanopsætningen.

1. Vælg Opsætning og Opsætningsrapporter
2. I højremenuen vælger du ’Kontoplaner’
3. Angiv ’kontoplan’ eller ønsker du en rapport over alle kontoplaner, skal feltet være blankt.
4. Angiv evt. ’gyldig pr.’
5. Klik på OK

Udskrivning af bogføringsbilag

Sammen med lønkørslen dannes rapporten ’Bogføringsbilag’ som både html og csv fil. Bogføringsbilaget i den enkelte lønkørsel kan findes ved at se i menupunkterne Lønadministration og Udskrifter fra lønkørsel, og vælge den relevante kørsel.

Rapporten kan også dannes ad hoc ved at gå ind i menupunkterne Rapporter og Rapporter, i højremenuen vælger du ’Bogføringsbilag’. Resultatet af denne rapport vil vise det bogføringsbilag der blev dannet i lønkørslen med mindre der er afviklet en omkørsel.

Rapportens udseende vil afhænge af opsætningen på sorteringskoden og kontoplanen samt evt. inputkontering.

Bogføringsbilag med specifikationer

Denne rapport kan afvikles sammen med lønkørslen, men er frivillig, og skal tilmeldes under menupunkterne Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamopl. I højremenuen vælger du ’Rapporterbestilling’ og angiver en dato for at rapporten skal køre med i fremtidige kørsler.

Den kan også afvikles ad hoc ved at gå ind i menupunkterne Rapporter og Rapporter. I højremenuen vælger du ’Bogføringsbilag med spec.’

Rapporten har en fast rækkefølge af kolonner. Indholdet af kolonnerne bestemmes af opsætningen på kontoplanen på arbejdsgiver/medarbejder.

F.eks. findes kolonner med hhv. KTO-afdeling og Afdeling. Den første viser evt. inputkontering/konstant i bogføringen, den anden kolonne viser registreringen på medarbejder.  Indholdet i kolonnerne Valgfri 1 – 6 (eller defineret navn fra Kontoplanfelter) vises kun med resultatet fra konteringen.

Kontonummeroversigt fra kontoplan SD

Standardkontoplanen SD ændrer sig løbende i Visma Løn, når der kommer nye lønarter i Lønartskataloget. For at se en oversigt over kontoplan SD, skal du i menuen vælge:

1. Vælg Opsætning, Opsætningsrapporter og Kontoplaner
2. Angiv kontoplan
3. Angiv ’Gyldig pr.’
4. Klik på OK

Der dannes nu en fil, med den aktuelle SD-kontoplan.