Lønkørsel i Visma Løn Finans

[#1]

1. Guide til Lønkørsel

Inden du starter din lønkørsel, er det en god idé at tjekke de lønoplysninger, der er indtastet til lønkørslen samt se, om der er noget, som skal efterreguleres.

2. Fremtidig lønseddel

Har du enkelte medarbejdere, hvor resultatet af lønkørslen ønskes kontrolleret inden lønkørslen sættes i gang, kan der køres en fremtidig lønseddel.

Dette gøres på følgende måde:

1. Vælg menuen Medarbejder og Ansættelsesforhold
2. Angiv evt. arbejdsgiver og medarbejder
3. Klik på Find
4. I højremenuen vælges ’Fremtidig lønseddel’
5. Angiv kørselsordre
6. Klik på OK

3. Registrerede lønoplysninger

Du kan danne en rapport for at se de registrerede lønoplysninger. Rapporten indeholder de faste og variable lønoplysninger, som er aktuelle på hver medarbejder, samt hvad der er aktuelt i personlige satser.

Rapporten dannes ved at gå i menuen:

1. Vælg Rapporter og Rapporter
2. I højremenuen vælges ’Reg. lønoplysninger’
3. Angiv evt. medarbejder interval, lønarts interval eller datoen for gyldig pr.
4. Klik på OK

4. Registrerede fraværsoplysninger

Du kan danne en rapport for at se de registrerede fraværsoplysninger. Rapporten indeholder fraværsoplysninger, som er aktuelle på hver medarbejder, men kan også bestilles for fravær der har været med i en tidligere lønkørsel.

Rapporten dannes ved at gå i menuen

1. Vælg Rapporter og Rapporter
2. I højremenuen vælges ’Reg. Fraværsoplysninger’

3. Angiv evt. medarbejder interval, fraværskode interval eller inkludér anvendt fravær.
4. Klik på OK

5. Kvittering på indlæste eSkattekort

Du kan danne en rapport for at se om cpr.nr. er validt på de oprettede medarbejdere du har foretaget til denne lønkørsel:

1. Vælg Rapporter og Rapporter
2. I højremenuen vælges ’Kvitt. på indlæste eSkattekort’
3. Angiv i periode et dato interval.
4. Klik på OK

Er cpr.nr. ikke validt vil der på rapporten stå en fejl meddelelse. Ret cpr.nr. og foretag en genrekvirering af skattekortet.

1. Vælg Medarbejder og Medarbejder stamopl.
2. Angiv evt. arbejdsgiver og medarbejder.
3. Klik på Find
4. I højremenuen vælges ’Genrekvirer eSkattekort’
5. Angiv Type, hovedkort eller bikort samt en startdato
6. Klik på OK

6. Efterregulering

Det er muligt at få efterreguleret løn og fravær i lønsystemet, såfremt der er ændret på oplysninger tilbage i tiden. Du kan også se i vejledningen ”Efterregulering”.

OBS!! Efterregulering kan kun foretages såfremt der har været godkendt en lønkørsel i Visma Løn.

Efterregulering startes ved at vælge menupunktet:

1. Vælg Lønadministration, Efterregulering og Start efterregulering
2. Klik på OK

Herefter starter et job. Når jobbet er kørt, vil rapporten, som hedder ’Efterreguleringsspec.’ kunne ses i skærmbilledet Rapporter og Vis job.

Denne rapport skal åbnes og kontrolleres for indhold. Det er meget vigtigt, at denne rapport gennemgås nøje, da det ikke er muligt at fortryde, hvis efterreguleringen er godkendt.

Såfremt du får godkendt efterreguleringer, som ikke skulle godkendes kan man skrive til Customer Care via www.community.visam.com, de vil kunne hjælpe dig med at tilbageføre din godkendelse.

Når efterreguleringsspecifikationen er gennemgået:

1. Vælg Lønadministration, Efterregulering og Godkend/slet/annuller
2. Vælg enten annuller eller godkend efterreguleringen.

Godkendes efterreguleringen vil reguleringen komme med i næst kommende lønkørsel.

Sletning af efterregulering

Såfremt efterreguleringsspecifikationen ikke er i orden, kan den slettes. Ved en sletning fjerner du alle linjerne på efterreguleringsspecifikationen, men du sletter ikke permanent. Det betyder, at såfremt der bliver sat en dato på en af medarbejderne igen, vil de efterreguleringer - som tidligere blev slettet - komme med igen.

7. Dispositionsdato

Det er muligt at ændre i dispositionsdatoen i kørselsselektionen, hvis den fraviger disp.dato fra stillingskategorien.

1. Vælg Lønadministration og Kørselsselektion
2. Angiv den ønskede kørselsordre
3. Klik på Find
4. Find den kørselsselektion, det vedrører
5. I feltet ’Disp.dato’ angives dispositionsdato på lønsedlen

HUSK at ændre for alle aflønningsformer (selektionsnummer).

8. Posteringsdato

Det er obligatorisk at der skal være en posteringsdato på kørselsselektionen. Der skal oprettes posteringsdato for både bagudløn, forudløn og timeløn. Posteringsdato skal være en bankdag. Der er validering på feltet, hvis man skriver en dato som ikke er en bankdag.

1. Vælg Lønadministration og Kørselsselektion
2. Angiv den ønskede kørselsordre
3. Klik på Find
4. Find den kørselsselektion, det vedrører
5. I feltet ’Posteringsdato’ angives bogføringsdato for hver kørselsselektion

9. Kør lønkørsel

En lønkørsel startes ved at vælge menuen

1. Vælg Lønadministration og Lønkørsel
2. I højremenuen vælges enten Start lønkørsel (med rapporter) eller Start lønkørsel (kun lønsedler) eller Natlig lønkørsel eller Natlig lønkørsel med annullering.
3. Angiv kørselsordre
4. Klik på OK

Det er nu muligt at gennemgå lønsedler og rapporter, inden lønkørslen godkendes. Vælger du at afvikle lønkørslen uden rapporter, er det stadig muligt at se resultatet af udvalgte rapporter via menupunktet Rapporter og Rapporter på den aktuelle lønkørsel, hvis du får behov for det.

10. Natlig lønkørsel

Når du bestiller ’Natlig lønkørsel’ vil lønkørslen køre igennem om natten og ligge klar til godkendelse når du møder ind næste morgen.

Natlig lønkørsel med annullering

Når du bestiller ’Natlig lønkørsel med annullering’ vil lønkørslen køre igennem om natten og annulleres med det samme. Rapporterne vil dog blive gemt, og dem kan du se under menupunktet Rapporter / ’Vis job’. Anvender I Visma HR vil denne kørsel ikke spærre for registreringer i Visma HR, mens I afventer at lønkørslen annulleres eller godkendes.

Mens natlig lønkørsel afventer

Du kan godt:

• Registrere ekstra løn og fravær, som medtages i lønkørslen, når den køres om natten.
• Bestille fremtidige lønsedler

Du kan ikke:

• Køre efterregulering

Fortryd bestilling af natlig lønkørsel

Har du bestilt en natlig lønkørsel med eller uden annullering, kan du fortryde bestillingen.

Ved bestillingen oprettes et jobnummer med status ’Bestilt’

Fortryd bestilling,  gøres under menupunktet Rapporter / Vis job. Når du har fortrudt bestillingen, vil jobbet ændre status til ’Annulleret’.

11. Afvis enkelte medarbejdere

Såfremt det registrerede løn på den enkelte medarbejdere, ikke er korrekt, er det muligt at tilbageføre løn på udvalgte medarbejdere.

1. Vælg Lønadministration og Tilbagefør/godkend
2. Klik på Vis alle
3. Marker medarbejderen, som skal afvises
4. Klik på ’Skift status medarbejder’
5. Gentag punkt 3 og 4, hvis flere medarbejdere skal afvises
6. Klik på OK
7. Klik på OK til den dialogboks, som popper op.

Når en medarbejder er afvist, er det muligt at

• Rette data i skærmbilledet Medarbejder og Medarbejder stamopl.
• Rette data i skærmbilledet Medarbejder og Ansættelsesforhold, herunder fratræde en medarbejder
• Oprette eller slette variable lønarter
• Oprette eller stoppe faste lønarter
• Oprette eller slette fravær

Efter du har rettet medarbejderens løn, starter du en omkørsel

1. Vælg Lønadministration og Lønkørsel
2. I højremenuen vælges start omkørsel
3. Klik på OK

OBS! Det er ikke muligt at køre efterregulering, fremtidig lønseddel eller rette i resultattabeller, når en medarbejder eller arbejdsgiver er afvist.

En omkørsel indeholder kun lønsedler. Ønsker du at kontrollere en rapport, kan du danne rapporten under menupunktet Rapporter.

1. Vælg Rapporter og Rapporter
2. Vælg den ønskede rapport i højremenuen
3. Angive kørselsnummer
4. Klik på OK

OBS! Afregningslisten kan ikke trækkes ad hoc med rettede data, men dannes, når lønkørslen godkendes.

12. Tilbageførsel af hele lønkørslen

1. Vælg Lønadministration og Tilbagefør/godkend
2. Klik på Vis alle
3. Klik på Afvis alle
4. Klik på OK
5. Klik på OK til den dialogboks, som popper op.

13. Kontrol af lønkørsel før godkendelse

Du kan sammenligne indeværende periodes lønkørsel med sidste periodes lønkørsel på både Bruttoløn og Nettoløn:

1. Vælg Lønadministration, Overførsel og Afvigelsesliste løn
2. Angiv kørselsordre
3. Angiv evt. en bestemt Arbejdsgiver
4. I feltet ’Datafil output’ kan vælge Ja, for at se rapporten i Excel
5. Klik på OK

14. Godkend lønkørsel

Såfremt lønsedlerne kan godkendes:

1. Vælg Lønadministration, Tilbagefør/godkend
2. Klik på Vis alle
3. Klik på Godkend alle
4. Klik på OK
5. Klik på OK til den dialogboks som popper op.

15. Godkend afregning

Når en lønkørsel er godkendt, skal overførsel af løn godkendes. Dette gøres ved at godkende afregning.

1. Vælg Lønadministration, Overførsel og Godkend afregning
2. Marker den kørsel, som skal godkendes
3. Klik på Godkend

Er det valgt, at der skal være 2 godkendere til lønkørslen, skal 2. godkender igennem samme procedure.

Husk! Der skal, i ’Godkend afregning’ være tidsstemplet i alle 3 kolonner – Hvis lønnen skal være til disposition den efterfølgende bankdag, skal afregningen være stemplet:

• inden kl. 11:00, ved anvendelse af Reg./Kontonr.
• inden kl. 8.00 ved anvendelse af NemKonto

16. TeleService Internet (Nets)

Når afregningen er godkendt, kan du se at Nets har modtaget overførslen af din løn samt at medarbejderens bankoplysninger er korrekte.

Gå via dette link: https://www.nets.eu/dk-da/kundeservice/datakommunikation/HTTP-S-l%C3%B8sning og Log på.

17. eIndkomst kvitteringsliste

Når lønnen er godkendt, vil der i Visma Løn komme en kvittering fra eIndkomst på at de har modtaget din indberetning. Denne kvitteringsliste bør kontrolleres efter hver lønkørsel for at tjekke om alt er indberettet korrekt.

Rapport vises i Rapporter, Vis job på den pågældende dag hvor lønnen er kørt kl. ca. 20 om aftenen.

OBS! Såfremt der er afviste indberetninger på rapporten, skal de afviste indberetninger foretages hos eIndkomst (www.Skat.dk).