1. Ansættelse af ny medarbejder
I Visma Løn (Tidligere MultiLøn Erhverv) kan du oprette alle de medarbejdere, du har brug for. Du skal bruge medarbejderens navn, adresse, postnummer, by, CPR-nr., ansættelsesoplysninger og evt. den personlige løn. Hvis I ikke anvender NemKonto, skal du også bruge registrerings- og kontonummer.
Når du opretter en medarbejder i Visma Løn, skal du selv angive et lønnummer, som ikke må have været anvendt før. Du bliver guidet igennem opretelse af medarbejderen.
Oprettelse af en medarbejder
Gå i menuen 'Medarbejder/Medarbejder stamoplysninger'. Vælg 'Ny', hvorefter guiden til oprettelse starter. Du kan bruge tabulatortasten til at bevæge dig rundt i skærmbilledet, når et felt er udfyldt.
Skærmbilledet 'Medarbejder stamoplysninger'
- Angiv et arbejdsgivernummer
- Angiv et medarbejdernummer
- Indtast medarbejderens efternavn, fornavn, adresse, CPR-nummer, landekode, første ansættelsesdato i formatet DDMMÅÅÅÅ, skattekorttype og dato for hvornår eSkattekortet skal virke fra. For at gemme klik OK eller tast ALT+G
Skærmbilledet 'Registrerings- og kontonummer'
- Indtast registrerings- og kontonummer
- Klik OK 2 gange
Skærmbilledet 'Ansættelsesforhold'
- Som minimum skal indtastes tiltrædelsesdato, stillingskategori, løngrupp, medarbejderens normtid hvis det er en funktionær eller funktionærlignende medarbejder samt evt. afvigende p-nummer.
- Klik på OK
Skærmbilledet 'Personlige satser'
- Angiv startdato for personlig sats
- Angiv lønart og sats
- Klik på OK to gange
Medarbejderen er nu oprettet, og du kan begynde at lønbehandle medarbejderen.
De felter, der er nævnt her er kravfelter, men der er en mulighed for flere oplysninger på medarbejderen.
I menuen 'Medarbejder/Medarbejder stamoplysninger' er der yderligere følgende felter:
- e-mail
- Initialer
- e-Boks - Afhængig af opsætning på arbejdsgiver kan e-Boks til- eller fravælges på den enkelte medarbejder
- Anciennitet - feltet beregner varigheden af medarbejderens ansættelse i virksomheden. Ancienniteten skrives i 'antal år+antal måneder+antal dage' i formatet ÅÅMMDD.
I højremenuen findes yderligere følgende menupunkter:
- Skattekort
- Telefon
- Notat (Fritekst, hvor du selv kan skrive tillægsoplysninger på medarbejderen)
- Fremtidig lønseddel
- Genrekvirer eSkattekort (Bruges ved genansættelse eller hvis abonnementet på medarbejderens eSkattekort er afbrudt)
I menuen 'Medarbejder/ansættelsesforhold' er der yderligere følgende felter, som kan udfyldes:
- Ansættelsesbetegnelse
- Afdeling
- Udbetalingssted
- Afv. P-nummer
- Afv. kontoplan
- Afv. foreningskode (Benyttes til statistikoplysninger)
- Valgfri felter 1-6, der kan benyttes til bogføring. Disse felter kan tildeles et valgfrit navn i menuen 'Opsætning - Kontoplan - Kontoplanfelt'.
- Arbejdsdage pr. uge (Anvendes til beregning af feriedage. Kan beregnes på 5- og 4-dages uger)
I højremenuen findes yderligere følgende:
- Ansættelsesoplysninger (Bruges til indberetning af statistik)
- Erindring (Bruges til mærkedage)
- Fremtidig lønseddel
- Felter eIndkomst (Benyttes til supplerende oplysninger til eIndkomst. F.eks. oplysninger om forskerordning eller fritagelse for AM-bidrag eller A-skat)
- Fordeling af lønudgifger (Benyttes til at fordele udvalgte lønudgifter til alternative omkostningssteder)
Landekode på medarbejderen
For lønmodtagere, der bor i udlandet, skal den nøjagtige udenlandske adresse samt landekode indberettes til SKAT. Da det er SKAT's landekode, der skal anvendes, er der en opslagsknap ud for feltet 'Landekode' på 'Medarbejder stamoplysninger', som du kan bruge til at søge Skattelandekode, hvis du ikke er bekendt med den for det pågældende land. Udenlansk adresse og postnummer skal registreres i Visma Løn i feltet Postnr. /By Udenlandsk i 'Medarbejder stamoplysninger'.
Landekoden anvendes endvidere til at skrive landenavnet i sidste linje på materiale til medarbejderen, f.eks. lønsedler.
Lønramme/løntrin på medarbejderen
For virksomheder, der anvender lønramme/løntrin vil der på 'Medarbejder/ansættelsesforhold' yderligere være følgende felter, som kan udfyldes.
- Lønramme/Løntrin
- Rykningstabel samt sidste og næste rykningsdatoer
2. Fratrædelse af medarbejder
Når en medarbejder fratræder, skal der sættes en kode, som fortæller hvordan evt. feriepenge skal afregnes. Der skal også angives en fratrædelsesdato, som er den sidste ansættelsesdato. Der vil efter denne dato ikke blive beregnet fast løn.
For funktionærer der fratræder på en dato forskellig fra den sidste dag i måneden, vil lønsystemet beregne en forholdsmæssig løn. Systemet anvender følgende formel:
- (Antal ansatte kalenderdage / kalenderdage i måneden) x månedsløn
Der vil kun blive opsparet feriedage/timer for ansættelsesperioden i fratrædelsesmåneden.
Du fratræder en medarbejder i menuen 'Medarbejder/ansættelsesforhold'
- I 'tiltrådt/fratrådt' angives en fratrædelseskode
- Angive sidste ansættelsesdato
- Klig OK (eller ALT+G)
Der er følgende fratrædelseskoder:
1. Feriepenge kontakt på lønseddel (Anvendes til medarbejder der har ferie med løn)
2. Feriepenge på feriekort (Anvendes til medarbejdere der har ferie med løn)
3. Feriepenge til FerieKonto
4. Feriepenge kvt. afr. timeløn, anvendes til alle medarbejdere, som får feriepenge løbende beskattet
8. Medarbejder uden ferie
9. Fratrådt i tidligere system
3. Genansættelse af medarbejder
Genansætter du en medarbejder, der tidligere har været ansat på samme ferievilkår, kan du åbne det gamle ansættelsesforhold ved at kopiere det og tilrette det med eventuelle ændringer i forhold til tidligere ansættelse. Det er ikke muligt at angive en ny periode på et fratrådt ansættelsesforhold. Det kan kun aktiveres igen ved at kopiere ansættelsesforholdet. Når du kopierer ansættelsesforholdet skal du huske at fjerne fratrædelseskode, og dette kan gøres ved at skrive '0' i feltet, eller ved at klikke på 'delete'. Alternativt kan du oprette medarbejderen på et nyt lønnummer ved at følge proceduren for oprettelse af en medarbejder.
OBS: Vi anbefaler altid at oprette på nyt lønnummer, hvis medarbejder ansættes på andre vilkår end tidligere - f.eks. hvis man før var 14-dageslønnet og nu skal være månedslønnet eller andre væsentlige ændringer.
Når en medarbejder genansættes på et tidligere benyttet lønnummer, skal der altid genrekvireres eSkattekort, da fratrædelsesdatoen er meddelt til SKAT.
Kopiering af et ansættelsesforhold
Et ansættelsesforhol kan kopieres ved at vælge menuen:
- 'Medarbejder/ansættelsesforhold'
- Find medarbejderen og tast ALT+C (Eller klik Kopier)
- Tilret ansættelsesforholdet med de nye oplysninger
- Klik OK
4. Ændring af ansættelsesforhold
Når et ansættelsesforhold ændres, skal der angives en ny dato, hvor ændringen er gældende fra. Dette gøres ved at oprette en ny periode på ansættelsesforholdet.
Ny periode på ansættelsesforhol oprettes ved at gå i menuen:
- 'Medarbejder/ansættelsesforhold'
- Find medarbejder - tast ALT+P (eller klik ny periode)
- Angiv den nye periode, hvor ansættelsesforholdet starter, og sørger for at ændre de forhold, som skal ændres
- Klik OK
OBS: Husk ALTID at angive nye periode, når du foretager ændringer på ansættelsen. Hvis du ikke angiver nye perioder (f.eks. ved ændring af normtid), men blot overskriver eksisterende data, så vil de data medføre efterreguleringer tilbage til den dato, der står som startdato på anstættelsesforholdet.
