Omsorgsdage i Visma Løn Finans

[#1]

Generelt om omsorgsdage

Ordninger

Visma Løn Finans understøtter følgende ordninger :

1. Omsorgsdage afholdes i løbet af året m/ overførsel til timebank efter årsskiftet
2. Omsorgsdage afholdes i løbet af året m/ udbetaling i januar
3. Omsorgsdage omregnes til timer og lægges i timebank.
4. Omsorgsdage tildeles kvartalsvis og afholdes i året

Bemærk: ved skift mellem ordninger skal stillingskategorilønarter og resultattabeller periodiseres.

Funktionalitet

Systemet hjælper dig med administration af følgende:

• Automatisk tildeling af omsorgsdage
  • ved kalenderårets begyndelse og ved ansættelse i løbet af året
  • for grupper af medarbejdere
  • første måned i kvartalet

• Automatisk reduktion i antal omsorgsdage ved årlig tildeling 
  • ved firedages uge
  • ved orlov uden løn 
  • ved fratrædelse i løbet af året

• Danne grundlag for beregning af beløb til udbetaling

• Afholdelse af omsorgsdage via fraværsregistrering eller variabel transaktion
• Udbetaling af omsorgsdage - Kontant udbetaling i januar
  • Overførsel til timebank i januar 
  • Ved anfordring 
  • Ved fratrædelse 
  • Løbende for vikarer og korte ansættelser

• Ingen tildeling af omsorgsdage

Til administration af systemet anvendes lønarter og resultattabeller.

Tildeling af omsorgsdage en gang årligt

Tildeling af omsorgsdage foretages i januar måned eller ved ansættelse i året.

Tildelingen sker i forhold til antal arbejdsdage pr. uge, der er registreret på Ansættelsesforhold gældende for perioden for tildelingen.

Hvis medarbejderen er ansat i lønperioden, beregnes hvor mange omsorgsdage medarbejderen skal tildeles, og hvis medarbejderen på tildelingstidspunktet er fratrådt ud i fremtidien, kan det opsættes at medarbejder kun får tildelt de dage, der er ret til i forhold til fratrædelsesdatoen. 

Det kan opsættes at dagene omregnes til timer og lægges i timebanken ved tildeling i stedet for i egen saldo.

Dage beregnes ud fra følgende perioder:

I forbindelse med orlov eller andet fravær uden løn opgøres disse dage pr. kvartal. hvorved retten til 1 omsorgsdag for det enkelte kvartal mistes. Dette sker automatisk.

Der kan maksimalt mistes 4 dage på et år, da 1 dag altid tildeles efter gældende regler.

Tildeling af omsorgsdage kvartalsvis

Der tildeles en omsorgsdag ved ansættelse / den 1. januar og yderlige en dag i lønkørsler hvor hhv. 1. januar, 1. april, 1. juli og 1. oktober ligger i lønperioden.

Her forholdsberegnes ikke i forhold til orlov eller fratrædelse.

Beregningsregler ved udbetaling

Beregningsregler for sats pr. omsorgsdag til udbetaling:

• Bruttoløn for året (sidste kalenderår) inkl. firma pensionsbidrag * 1,92 % / antal tildelte dage = sats pr. dag. Ganges med dage saldo fra året = udbetaling. (lønart 3325). Benyttes ved automatisk udbetaling i januar af ikke bruge dage fra året før.
• Bruttoløn år til dato * 1,92 % * 12 / 5 * beregnede dage (reduceret i forhold fratrædelses dato og ”mistede” dage ved f.eks. orlov uden løn) = udbetaling. (lønart 3324). Benyttes ved automatisk udbetaling ved fratrædelse.

I begge tilfælde gælder det, at hvis der er afholdt flere dage, end medarbejderen havde ret til, foretages der ikke fradrag i lønnen.

Opsætning

Opsætning af resultattabel

Definition af hvilke grupper af medarbejdere som skal tildeles omsorgsdage, styres af

• Resultattabel 3300 Tildeling af omsorgsdage

Resultattabel 3300 kan opsættes med følgende værdier:

• Indsæt 1 for tildeling af 5 dage i januar og reduktion på fratrædelsestidspunk
• Indsæt 2 for tildeling af 5 dage i januar, hvor der reduceres forholdsmæssigt, hvis fratrædelsesdato er kendt.
• Indsæt 3 for kvartalsvis tildeling af omsorgsdage
• Indsæt 4 for kvartalsvis tildeling af omsorgstimer'

Nyansatte tildeles et forholdsmæssigt antal dage ved ansættelse. For kode 1 vil der ske en forholdsmæssig tildeling, hvis fratrædelsesdatoen er registreret på tildelingstidspunktet.

For at beregne værdi af omsorgsdage ved udbetaling skal der oprettes en sats i

• Resultattabel 3302 - Procent af grundlag omsorg

Overenskomstens normale sats er 1,92 %

Er medarbejderen ikke opsat i resultattabellerne vil der ikke ske tildeling eller udbetaling af omsorgsdage.

Opsætning af stillingskategori

Tildeling og opgørelse af omsorgsdage i egen saldo

Aktivering af tildeling sker for hver enkelt stillingskategori ved oprettelse af

• Stillingskategori lønart 3301 - Tildeling af Omsorgsdage

Når medarbejder fratræder eller timerne opgøres en gang årligt kan dette opsættes til at ske automatisk:

• Overførsel af saldo til timebank
  • sel af saldo til timebank o Stillingskategorilønart 3319 omregner restdage til timer ud fra arbejdstidsfaktor, og overfører timernefor sidste år i den kørsel hvor der angives ikraftkode J på kørselsselektionen.
  • Stillingskategorilønart 3323 omregner restomsorgsdage til timer og overfører timerne til timebanken i forbindelse med fratrædelse.
• Udbetaling af omsorgsdagssaldo
  • Stillingskategori lønart 3325 - Omsorgsdage udbetalt - udbetaling i januar (sidste års opsparing) med ikrafttrædelseskode ”J” på kørselsselektion for januar.
  • Stillingskategori lønart 3324 - Omsorgsdage udbetalt – udbetaler ved fratrædelse og afregner eventuelle dage til gode for indeværende år.

Tildeling af omsorgsdage i timebank

Aktivering af tildeling sker for hver enkelt stillingskategori ved oprettelse af

• Stillingskategori lønart 1934 - Omsorgsdage til Timebank

Lønarten omregner omsorgdage til timer og lægger dem i Timebanken. For udbetaling se Guide til Timebank.

Opsætning af midlertidig ansatte

Medarbejdere der ansættes for en begrænset periode på f. eks. 3 måneder, skal ikke have tildelt omsorgsdage, men skal alene have udbetalt værdien af omsorgsdagsgrundlaget.

I Faste lønoplysninger skal oprettes

• Lønart 3340 - Omsorgsbeløb udbetalt

Lønarten udbetaler værdien for indeværende og sidste år i forbindelse med fratrædelse.

NB! Medarbejder skal være opsat i resultatatbellerne

Opsætning timelønnede medarbejdere

Timelønnede medarbejdere der skal have udbetalt værdien af omsorgsdagsgrundlaget skal have oprettet

• Stillingskategori Lønart 3330 - Omsorgsdage udbetalt

Lønarten udbetaler værdien af omsorgsdagene for sidste år, når Ikraftkode J er angivet på kørselsselektionen, normalt i den lønkørsel der afvikles sidst i januar. I årslønnen indgår følgende.

• Udbetalt skalaløn (Sædvanlig fast grundløn efter fradrag af eget pensionsbidrag)
• Udbetalte faste tillæg efter fradrag af eget pensionsbidrag
• Eget pensionsbidrag og pensionsbidrag fra virksomheden

I forbindelse med fratrædelse skal følgende lønart oprettes

• Stillingskategori lønart 3341 - Omsorgsbeløb udbetalt

Lønarten udbetaler værdien for indeværende år i forbindelse med fratrædelse.

Afholdelse af omsorgsdage

Registrering af afholdte omsorgsdage kan foretages med

• Fraværsregistrering hvor fraværskode 60 tilknyttes lønart 3315 - Afholdt omsorgsdag
• Variabel lønart 3316 - Afholdt omsorgsdag, dage i input

Ændring af tildeling af dage

Det er muligt, at ændre på de systemberegnede værdier af dage og grundlag for beregning af sats pr. dag.

• Ændring foretages via variabel lønart 3300 med antal dage, grundlag samt årstal i input.
• Dage som +/-, valgfri værdi dog altid ”0”
• Grundlag som +/-, valgfri dog altid ”0”.
• Årstal som 2xxx, skal altid udfyldes, og må ikke udfyldes med et årstal, hvor saldoen er opgjort/afregnet.

Manuel udbetaling af omsorgsdage

Manuel udbetaling af omsorgsdage foretages på følgende måder:

• Variabel lønart 3320 - Omsorgsdage udbetalt – udbetaler til medarbejdere efter eget valg
• Variabel lønart 3321 - Omsorgsdage udbetalt – udbetaler til medarbejdere efter eget valg med registrering af, dage og sats pr. dag i input

Bemærk: beregning sker i forhold til antal arbejdsdage pr. uge, der er registreret på Ansættelsesforholdet gældende for perioden for fratrædelsen.