Vejledninger i Visma Løn Finans

Vejledning til hvordan du læser din lønseddel.

NemKontobaserede lønudbetalinger I Visma Løn kan du vælge, at lønudbetaling skal ske til medarbejdernes NemKonto.  Udbetalingen via NemKonto sker via Nets. Dog kan udbetalinger via NemKonto kun gennemføres, hvis man har en gyldig aftale om overførselsservice med Nets, der inkluderer overførsler til NemKonto (OSN-aftale). Aftalen kan laves på et CVR-nummer, så benytter I et SE-nummer i stedet i Visma Løn, så kan I ikke benytte NemKonto. Er du i tvivl om I anvender CVR- eller SE-nummer kan det tjekkes på www.cvr.dk. Her vises kun CVR-numre. Denne aftale kan findes hos Nets under Overførselsservice og er en del af tilmelding til Overførselsservice.   Læs mere hos Nets her. Afleveringsfrister ved anvendelse af NemKonto Lønudbetaling til medarbejdernes NemKonto skal godkendes tidligere end udbetalinger til registrerings- og kontonumre, der vedligeholdes i lønsystemet. Afregning af løn til overførsel via NemKonto skal godkendes senest kl. 8.00 på bankdagen før, lønnen er til disposition   Overholdes tidsfristen ikke, kan Visma Enterprise ikke garantere, at alle leverancer når igennem til Nets inden kl. 9.00. Tidsfristen er afgørende for, at Nets kan nå at validere, om medarbejderen har en NemKonto, der kan overføres til.   Tilmelding til NemKonto i Visma Løn For at kunne anvende NemKonto til lønoverførsler via Visma Løn, skal du tilmelde arbejdsgiveren. Vær opmærksom på, at har I flere arbejdsgivere på jeres kundeforhold, så skal hver enkelt arbejdsgiver tilmeldes. Vælg Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamoplysninger I ’Løn udbetales via’, vælger du ’NemKonto’. Standard står der ’Anden konto’, som betyder, at du overfører via det registrerings- og kontonummer, som I har fået oplyst af medarbejderen. Klik på OK   Når du har tilmeldt arbejdsgiver, kan du på den enkelte medarbejder fravælge overførsel via NemKonto.   Tilmelding af medarbejder   Når arbejdsgiver tilmeldes NemKonto bliver alle medarbejdere automatisk omfattet af denne tilmelding. Undtagelsen er medarbejdere med fiktivt CPR-nummer: Mænd XXXXXX-9991 Kvinder XXXXXX-9992   Medarbejderens NemKonto vises ikke i Visma Løn, da det er Nets og KMD, der er ansvarlige for at fordele udbetalingerne i forhold til CPR-numre. Kontonumre oplyses derfor aldrig, hvilket er en del af den sikkerhed, der ligger bag NemKonto.   Nye medarbejdere Når ’Arbejdsgiver’ er tilmeldt til NemKonto, så vil tilmeldingen udover eksisterende medarbejdere også omfatte medarbejdere, der efterfølgende oprettes. Da medarbejder – bortset fra få undtagelser – har ret til at fravælge lønudbetaling til NemKonto, bør I oplyse det, inden medarbejderen får udbetalt sin første løn.   Overblik Ønsker du at tilmelde eller framelde flere medarbejdere, kan du via dette skærmbillede nemt få et overblik og tilrette medarbejdere. Vælg Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamopl.  Vælg ’Opslagsknappen’ i feltet ’Løn udbetales via’.   Du vil nu se et skærmbillede med samtlige medarbejdere, og hvorvidt de i Visma Løn er tilmeldt NemKonto eller ej.   Vil du ændre i oplysningerne om hvorvidt en medarbejder skal have udbetalinger via NemKonto eller ej, kan du dobbeltklikke på medarbejderen og rette til i formularen nederst på siden:   Ønsker du kun at se en liste over medarbejdere, der ikke er tilmeldt NemKonto i lønsystemet, kan du klikke af i denne boks i toppen af billedet:   Klik nu på ’Find’ for at få en liste over medarbejdere uden NemKonto vist.   Decentral registrering af NemKonto Når du opretter eller ændrer medarbejdere via decentral registrering, kan du også til- eller fravælge NemKonto. Tilvalg forudsætter at arbejdsgiveren er tilmeldt.   Se nærmere i vejledningen til decentral registrering under formatet ’MLE-25-MEDA’.    Medarbejders ret til at sige ’Nej tak’ Jeres medarbejdere har til enhver tid ret til at fravælge, at I som privat virksomhed udbetaler løn eller andet til dem via NemKonto:     Lov om offentlige betalinger m.v. § 5 a, stk. 3. Betalingsmodtageren kan til enhver tid meddele en privat udbetaler, at udbetalinger ikke ønskes indsat på modtagerens NemKonto.   Fravigelse ved kollektiv overenskomst Nogle kollektive overenskomster medfører, at løn og feriepenge mv. skal udbetales til medarbejderens NemKonto. Hør nærmere hos jeres arbejdsgiverorganisation, hvis I har behov for at vide mere.   Mulighed for at begrænse adgang til ændring af NemKonto Der er oprettet en brugeradgang, med fuld afgang til resten af Visma Løn. Denne brugeradgang hedder ’Fuld – NK’ og bestilles under ’Bestil hjælp til opgaver’. Brugeradgangen har ikke adgang til at kunne rette på arbejdsgiveroplysninger samt ændre på medarbejdernes reg./kontonummer eller NemKonto.    Dokumentation   Revisionsrapport Når du foretager ændringer på enten Arbejdsgiver eller Medarbejder, der vedrører brugen af NemKonto, så dokumenteres det i revisionsrapporten.   Lønseddel På lønsedlen vil der i stedet for medarbejderens registrerings- og kontonummer være information om, at der overføres via NemKonto:   Overførselsliste På overførselslisten vil der udfor Nettoløn stå ’NemKonto’ i stedet for medarbejderens registrerings- og kontonummer.   Mere information om NemKonto   Hos Nets: Info om Overførselsservice: Klik her Overførselsservice, vejledninger og regler: Klik her  Vilkår for aftale om tilslutning til behandling af NemKontobaserede udbetalinger: Klik her    Hos NemKonto: Udbetal via NemKonto: Klik her   Hos Borger.dk: Info om NemKonto: Klik her  

Lønramme/Løntrin – automatisk satsændring Funktionaliteten Lønramme/Løntrin er oprettet som et tilvalgsmodul til Visma Løn.  Ønsker du at benytte modulet, skal du bestille det via vores kundecenter.   Funktionaliteten er bl.a. udviklet for at imødekomme forespørgsler fra kunder, der udbetaler løn efter fastlagte lønrammer og løntrin med tilbagevendende og forudsigelige rykninger og reguleringer.    Løsningen omfatter også mulighed for regulering af timelønninger, tillæg og fradrag ud fra f.eks. anciennitet eller alderskriterier. Visma Løn kan anvendes til at finde den rigtige lønsats, samt automatisk opdatere den enkelte medarbejders Ansættelsesforhold i lønkørslen.   Løsningen er tilpasset eksisterende funktionalitet, så det er muligt at rette satser ud fra løngruppe og/eller stillingskategori og evt. anvende de eksisterende resultattabeller, også i en kombination med de ekstra felter Lønramme og Løntrin. Der kan også anvendes forskellige kombinationer af felterne for satssøgning.    Decentral registrering er tilpasset den funktionaliteten, så eksisterende resultattabeller kan trækkes i en rapport.      Lønramme og Løntrin på Ansættelsesforhold Medarbejderens ansættelsesforhold kan opdateres med en aktuel Lønramme og et aktuelt Løntrin. Til brug for dette anvendes følgende felter Lønramme Løntrin   Felterne findes under menuen Medarbejder og Ansættelsesforhold. Felterne kan opdateres med værdier, der er oprettet i tabellerne beskrevet i afsnit 2.1og 2.2. Ændringer på felterne tilbage i tid vil automatisk sætte et efterreguleringsflag på medarbejderen.     Opsætning af Lønramme Til brug for opdatering på medarbejderens ansættelsesforhold oprettes en tabel med de lønrammer, der er behov for. Vælg Opsætning og Lønramme Klik på Ny Angiv en betegnelse og en beskrivelse Klik på OK   Den betegnelse, der skal angives i Lønramme, er valgfri og kan indeholde op til 6 karakterer. Beskrivelsen for den enkelte lønramme er valgfri og kan være på i alt 30 karakterer. OBS! Sorteringen på felterne er alfanumerisk, dvs. at 10 kommer før 2. Det kan derfor være en god ide at foranstille nuller, hvis betegnelsen på den enkelte lønramme er af forskellig længde, så 02 kommer før 10.     Opsætning af Løntrin Til brug for opdatering på medarbejderens ansættelsesforhold oprettes en tabel med de løntrin der er behov for. Vælg Opsætning og Løntrin Klik på Ny Angiv en betegnelse og en beskrivelse Klik på OK   Den betegnelse, der skal angives i Løntrin, er valgfri og kan indeholde op til 6 karakterer. Beskrivelsen på Løntrin er valgfri og kan være på i alt 30 karakterer. OBS! Sorteringen på felterne er alfanumerisk, dvs. at 10 kommer før 2. Det kan derfor være en god ide at foranstille nuller, hvis betegnelsen på det enkelte løntrin er af forskellig længde, så 02 kommer før 10.     Lønsedlen Når felterne Lønramme/Trin er udfyldt på et ansættelsesforhold, vil felterne blive udskrevet på lønsedlen.     Rykningstabel på ansættelsesforhold Når en Rykningstabel (se afsnit 4) er oprettet, skal den indsættes på de ansættelsesforhold, hvor den er gældende. I felterne på ansættelsesforholdet findes tre linjer med tilhørende felter for hhv. Rykningstabel1, Rykningtabel2 og Rykningstabel3.    Første felt ud for Rykningstabel1 udfyldes med Rykningskoden. Rykningskoden kan vælges med opslagsknappen. Herefter udfyldes Næste ryk.dato med dato for, hvornår der første gang skal ske en rykning for den aktuelle medarbejder.    Når Rykningstabel1 er udfyldt med en Rykningskode, ændres Auto.ryk automatisk til Ja. Det er muligt at stoppe den automatiske rykning, ved at markere feltet Auto.ryk med Nej f.eks. hvis en medarbejder afholder orlov, og ikke optjener anciennitet.   Der er mulighed for at tilknytte op til 3 rykningstabeller på hver medarbejder.   OBS! Ved decentral indlæsning af rykningstabel på ansættelsesforholdet skal altid angives Ja. Er intet angivet oprettes automatisk Nej i feltet Auto.ryk.     Rykningstabeller En rykningstabel anvendes til automatisk at ændre en medarbejders opsætning på ansættelsesforholdet. Det er muligt at ændre følgende på ansættelsesforholdet: Lønramme Løntrin Stillingskategori Løngruppe Afdeling Udbetalingssted På rykningstabellen benævnes ovennævnte som Ryktyper.     Opsætning af en rykningstabel På rykningstabellen skal der angives, hvilke ryktyper der skal benyttes.  Ryktype LØNRAM svarer til Lønramme Ryktype LØNTRN svarer til Løntrin Ryktype ST.KAT svarer til Stillingskategori Ryktype LØNGRP svarer til Løngruppe Ryktype AFDELI svarer til Afdeling Ryktype UDBSTD svarer til Udbetalingssted   Når rykningstabellen er oprettet med de ønskede ryktyper, skal rykning udfyldes.    Rykning er delt i FRA og TIL samt antal måneder. Her vil de ryktyper, som er valgt på Rykningstabellen have åbne Fra- og Til-felter.    Når der vælges Rykning i højremenuen, vil der være to åbne felter der kan udfyldes med Fra- værdier og to åbne felter, der kan udfyldes med Til-værdien. Der kan anvendes opslagsknap til alle fire felter.    Feltet Antal mdr., påvirker datoen for den enkelte medarbejders næste rykning. Det angivne antal måneder afgør, hvor ofte der skal rykkes på medarbejderens ansættelsesforhold. Det oftest anvendte vil være 12 mdr.    Alle ryktyper oprettet på Rykningstabellen skal udfyldes i FRA felterne. Der skal minimum oprettes én Ryktype pr. Rykningstabel.   Vælg Opsætning og Rykningstabel Klik på Ny Angiv en Rykningskode samt en beskrivelse Angiv hvilke Ryktyper der skal benyttes (ikke udfyldte skal stå til sidst) Klik på OK I højremenuen vælges ’Rykning’ Angiv hvilke værdier der skal rykkes fra og rykkes til Angiv antal måneder til Næste Ryk.dato. Klik på OK   Rykningskoden kan udgøre op til 6 karakterer og beskrivelsen kan være på 30 karakterer. OBS! Der kan oprettes lige så mange Rykningstabeller, som der er behov for. Rykningstabellerne kan ikke periodiseres, og det anbefales at lave nye frem for at rette i tidligere anvendte rykningstabeller.  Der efterreguleres ikke ved opdatering i rykningstabellerne.     Opsætning af lønsatser Ved tilmelding til Lønramme/-trin – automatisk satsændring bliver det muligt at oprette resultattabeller til månedslønnede.    En månedsløn kan findes ud fra tre af følgende værdier på ansættelsesforholdet: Lønramme Løntrin Stillingskategori Løngruppe Afdeling Udbetalingssted For at der kan findes en månedsløn ud fra værdierne på ansættelsesforholdet, er der oprettet to resultattabeller RTLØN1 RTLØN2   Månedslønnen findes i følgende rækkefølge og første sted, hvor der findes et indhold for den aktuelle medarbejder, anvendes.:  Personlige satser lønart 9900 Resultattabel RTLØN1  Resultattabel RTLØN2   Løn via Resultattabel En resultattabel er standard opsat til at søge pr. løngruppe. Når kundeforholdet er tilmeldt Lønramme/trin – satsændring, bliver det muligt at ændre løngruppe til en kombination af følgende ryktyper.    Ryktype LØNRAM svarer til Lønramme Ryktype LØNTRN svarer til Løntrin Ryktype ST.KAT svarer til Stillingskategori Ryktype LØNGRP svarer til Løngruppe Ryktype AFDELI svarer til Afdeling Ryktype UDBSTD svarer til Udbetalingssted   Der kan oprettes op til 3 forskellige ryktyper på en resultattabel.    Hvis en resultattabel allerede er anvendt med forskellige Løngrupper, og der ønskes tilføjet flere Ryktyper, eller ændret i opsætningen, kan følgende gøres:   Periodiser resultattabellen, klik på Ny periode Slet underliggende resultattrin på den nye periodisering Tilret Ryktyper på resultattabellen og klik på Gem I højremenu vælges ’Resultattrin’ Opret resultattrin med aktuelle ryktyper og sats pr. aflønningsform.   OBS! Gamle resultattabeller kan udlæses: Vælg Opsætning og Opsætningsrapporter  I højremenuen vælges ’Resultattabeller’ Angiv Gyldig pr. og tabel.  Rapporten udlæses i en csv-fil, der hurtigt kan tilpasses den nye opsætning og indlæses decentralt. Ved Decentral indlæsning af Resultattabeller med Lønramme og Løntrin, skal Lønramme og Løntrin være oprettet inden indlæsning af Resultattabel.   Lønkørsel Er der på medarbejderen angivet en rykningstabel hvor Næste ryk.dato indgår i aktuel lønperiode, vil lønkørslen periodisere ansættelsesforholdet på datoen for Næste Ryk og opdatere ansættelsesforholdets felter med Ryktabellens Til-værdier.    Næste Ryk.dato vil i den nye periodisering være tillagt det antal måneder der er angivet i Ryktabellen.    Er der flere Rykningstabeller på ansættelsesforholdet med Næste ryk.dato i samme lønperiode, vil ansættelsesforholdet blive periodiseret flere gange i aktuel rækkefølge. Ligger Næste Ryk.dato med samme dato på samme ansættelsesforhold, vil periodiseringerne blive foretaget i rækkefølge med Rykningstabel1 først.   Er et ansættelsesforhold periodiseret skævt i måneden, vil satsen for månedsløn altid findes i den sidste periodisering i lønperioden.   På anmærkningslisten vil det fremgå, når en medarbejder er rykket i lønkørslen. Hvis fra værdien ikke findes, sker der ikke nogen periodisering af ansættelsesforholdet, og Næste ryk.dato vil ikke blive ændret. På anmærkningslisten fra lønkørslen, vil der komme en besked om at der ikke er foretaget en rykning i lønkørslen. Det kan ske, hvis der ikke er oprettet alle trin i en Ryktabel.   Har en medarbejder en fremtidig periodisering af ansættelsesforholdet, og der sker en automatisk opdatering i lønkørslen, vil den fremtidige periodisering ikke blive rettet. Det vil fremgå af anmærkningslisten, hvis det er tilfældet.     Eksempel på en opsætning I en overenskomst skal der rykkes et løntrin den 1. januar hvert år indtil sluttrin rammes for de berørte medarbejdere. Lønrammer ændres kun ved udnævnelse.   Rykningstabellens trin kunne se sådan ud: Ryk-nings-kode Betegn-else Ryktype1 Ryktype2 Fraryk1   Fraryk2   Tilryk1   Tilryk2   Antal måneder OK 02  Tabel 2                 LØNRAM LØNTRN 01     216    01     217    12 OK 02  Tabel 2                 LØNRAM LØNTRN 01     217    01     218    12 OK 02  Tabel 2                 LØNRAM LØNTRN 01     218    01     219    999 OK 02  Tabel 2                 LØNRAM LØNTRN 02     216    02     217    12 OK 02  Tabel 2                 LØNRAM LØNTRN 02     217    01     218    12 OK 02  Tabel 2                 LØNRAM LØNTRN 02     218    01     219    999 Når en medarbejder tildeles Rykningskode OK 02, angives aftalt lønramme og løntrin, samt hvornår næste rykning skal ske – f.eks. 01-01-2020, og der skal markeres for Ja til automatisk rykning.   I januar måneds lønkørsel vil en medarbejder der har lønramme 01 trin 217 få ansættelsesforholdet periodiseret pr. 01-01-2020. Løntrin vil ændres til 218 og Næste Ryk.dato ændres til 01-01-2021. I resultattabel RTLØN1 vil lønnen blive slået op med lønramme 01 løntrin 218.   I januar måneds lønkørsel vil en medarbejder der har lønramme 01 trin 218 få ansættelsesforholdet periodiseret pr. 01-01-2020. Løntrin vil ændres til 219 og næste Ryk.dato ændres til 31-12-9999. I resultattabel RTLØN1 vil lønnen blive slået op med lønramme 01 løntrin 219.   I januar måneds lønkørsel vil en medarbejder der har lønramme 27 trin 218 ikke blive periodiseret, og ansættelsesforholdet ændres ikke. Der kommer i stedet en fejlmeddelelse på Anmærkningslisten, om at medarbejder ikke er rykket. I resultattabel RTLØN1 vil lønnen blive slået op med lønramme 27 løntrin 218.   En medarbejder med lønramme 01 trin 218 skal flyttes en lønramme op i december måned.  Ansættelsesforholdet periodiseres 01-12-2020 og lønrammen rettes til 02. I januar måneds lønkørsel vil medarbejderens ansættelsesforhold automatisk blive periodiseret pr. 01-01-2021. Løntrin vil ændres til 219 og næste Ryk.dato ændres til 31-12-9999. I resultattabel RTLØN1 vil lønnen blive slået op med lønramme 02 løntrin 219..   Hvis lønnen tilbageføres, vil alle ansættelsesforhold opdateret i lønkørslen, blive sat tilbage til deres oprindelige udseende.  

Denne vejledning beskriver løsningen til Timebank og flekstid i Visma Løn Finans.

Beregning af løn i forbindelse med fravær uden løn Visma Løn Finans kan hjælpe dig med administration af løn i forbindelse med orlov.   Ved orlov kan det være aktuelt, at lønberegningen ændres så der i den periode hvor der er registreret orlov kun beregnes løn på udvalgte lønarter eller slet ingen lønberegning   For at løse dette kan medarbejderens faste lønarter stoppes eller startes i perioden for et eventuelt fravær.   Beregning af dage i forbindelse med fravær  For alle ”FASTE” lønarter gælder, at de forholdsberegnes efter følgende regel: Antal løndage beregnes efter start og slutdato på den faste lønart. Hvis fraværsdato starter før eller slutter efter lønperiodens start og slutdato, benyttes lønperiodens datoer. Tilsvarende benyttes datoer fra medarbejderens ansættelsesfohold i forbindelse med tiltrædelse af fratrædelse, hvis disse starter eller slutter i perioden.   Registrering af fravær i tidligere lønperioder Registreres orlov til en lønperiode der har været anvendt, skal der afvikles efterregulering, for at inkludere fraværsdage i tiden før lønperioden. Se vejledning til Efterregulering.   Oprettelse af lønarter med løntræk Ved anvendelse af en fraværskode hvor der forventes lønstop, oprettes yderligere en fast lønart til løntræk Fast lønart 1006 - Månedsløn træk Lønarten beregner en sats pr. dag afhængig af opsætning på MDLØN. Opsætning på MDLØN viser hvilke personlige tillæg der vil indgå i satsen pr. dag. Satsen beregnes udfra månedsløn divideret med antal dage pr.måned iht. opsætning på stillingskategori. Fast lønart 1007 - Månedsløn træk Lønarten beregner en sats pr. dag afhængig af opsætning på MDLØN. Sats pr. dag beregnes ud fra en faktor opsat på resultattabel FAKDAG. Fast lønart 1008 - Månedsløn træk Lønarten beregner en sats pr. time afhængig af opsætning på MDLØN. Opsætning på MDLØN viser hvilke personlige tillæg der vil indgå i satsen pr. time. Lønarten beregner timer for en hel arbejdsdag. Fast lønart 1009 - Månedsløn træk Lønarten beregner en sats pr. dag på samme måde som lønart 1006 afhængig af opsætning på MDLØN. Opsætning på MDLØN viser hvilke personlige tillæg der vil indgå i satsen pr. dag. Ovennævnte lønarter skal oprettes med samme periode som fraværet. Lønarterne vil herefter beregne antal dage/timer afhængig af opsætning på stillingskategori.  Opsætning af beregninger. For at du kan få MultiLøn Erhverv til at beregne løn ud fra forskellige satser, skal der ske en opsætning i systemet.   Opsætning af beregninger. For at Visma Løn Finans kan beregne løn ud fra forskellige satser, skal der ske en opsætning i systemet.    Opsætning af fraværskoder / lønarter.   Lønarter med særlige beregninger: 1006, månedsløn, træk: månedsløn * antal dage beregnet efter løntrans start og slutdato i forhold til periodens dage. F.eks. løn * 10 (dage fra trans / 20 (dage i perioden).  1007, månedsløn, træk: Årsløn (løntrin, personlig) / 260 (faktor fra resultattabel) * antal dage beregnet efter løntrans start og slutdato. F.eks. 246000 / 260 * 10 (dage fra trans).  1008, månedsløn, træk: timesats (beregnet af alm. Årsløn / årstimer) * antal timer (beregnet som, dage fra trans * 7,4 eller 7,2 * arbejdstidsprocent eller hvis arbejdstidskalender, timerne fra denne) For den enkelte fraværskode kan følgende lønart startes eller stoppes: