Vejledninger i Visma Løn Finans

Vejledning til 6. ferieuge i Visma Løn Finans Gældende pr. 1. september 2020

Generelt om omsorgsdage Ordninger Visma Løn Finans understøtter følgende ordninger : Omsorgsdage afholdes i løbet af året m/ overførsel til timebank efter årsskiftet Omsorgsdage afholdes i løbet af året m/ udbetaling i januar Omsorgsdage omregnes til timer og lægges i timebank. Omsorgsdage tildeles kvartalsvis og afholdes i året Bemærk: ved skift mellem ordninger skal stillingskategorilønarter og resultattabeller periodiseres.   Funktionalitet Systemet hjælper dig med administration af følgende:   Automatisk tildeling af omsorgsdage ved kalenderårets begyndelse o ved ansættelse i løbet af året for grupper af medarbejdere første måned i kvartalet   Automatisk reduktion i antal omsorgsdage ved årlig tildeling  ved firedages uge ved orlov uden løn  ved fratrædelse i løbet af året   Danne grundlag for beregning af beløb til udbetaling Afholdelse af omsorgsdage via fraværsregistrering eller variabel transaktion Udbetaling af omsorgsdage o Kontant udbetaling i januar Overførsel til timebank i januar  Ved anfordring  Ved fratrædelse  Løbende for vikarer og korte ansættelser Ingen tildeling af omsorgsdage Til administration af systemet anvendes lønarter og resultattabeller.   Tildeling af omsorgsdage en gang årligt Tildeling af omsorgsdage foretages i januar måned eller ved ansættelse i året.   Tildelingen sker i forhold til antal arbejdsdage pr. uge, der er registreret på Ansættelsesforhold gældende for perioden for tildelingen.   Hvis medarbejderen er ansat i lønperioden, beregnes hvor mange omsorgsdage medarbejderen skal tildeles, og hvis medarbejderen på tildelingstidspunktet er fratrådt ud i fremtidien, kan det opsættes at medarbejder kun får tildelt de dage, der er ret til i forhold til fratrædelsesdatoen.    Det kan opsættes at dagene omregnes til timer og lægges i timebanken ved tildeling i stedet for i egen saldo.   Dage beregnes ud fra følgende perioder:   I forbindelse med orlov eller andet fravær uden løn opgøres disse dage pr. kvartal. hvorved retten til 1 omsorgsdag for det enkelte kvartal mistes. Dette sker automatisk.   Der kan maksimalt mistes 4 dage på et år, da 1 dag altid tildeles efter gældende regler.   Tildeling af omsorgsdage kvartalsvis Der tildeles en omsorgsdag ved ansættelse / den 1. januar og yderlige en dag i lønkørsler hvor hhv. 1. januar, 1. april, 1. juli og 1. oktober ligger i lønperioden.   Her forholdsberegnes ikke i forhold til orlov eller fratrædelse.   Beregningsregler ved udbetaling   Beregningsregler for sats pr. omsorgsdag til udbetaling: Bruttoløn for året (sidste kalenderår) inkl. firma pensionsbidrag * 1,92 % / antal tildelte dage = sats pr. dag. Ganges med dage saldo fra året = udbetaling. (lønart 3325). Benyttes ved automatisk udbetaling i januar af ikke bruge dage fra året før. Bruttoløn år til dato * 1,92 % * 12 / 5 * beregnede dage (reduceret i forhold fratrædelses dato og ”mistede” dage ved f.eks. orlov uden løn) = udbetaling. (lønart 3324). Benyttes ved automatisk udbetaling ved fratrædelse. I begge tilfælde gælder det, at hvis der er afholdt flere dage, end medarbejderen havde ret til, foretages der ikke fradrag i lønnen.   Opsætning Opsætning af resultattabel Definition af hvilke grupper af medarbejdere som skal tildeles omsorgsdage, styres af Resultattabel 3300 Tildeling af omsorgsdage   Resultattabel 3300 kan opsættes med følgende værdier: Indsæt 1 for tildeling af 5 dage i januar og reduktion på fratrædelsestidspunk Indsæt 2 for tildeling af 5 dage i januar, hvor der reduceres forholdsmæssigt, hvis fratrædelsesdato er kendt. Indsæt 3 for kvartalsvis tildeling af omsorgsdage Indsæt 4 for kvartalsvis tildeling af omsorgstimer' Nyansatte tildeles et forholdsmæssigt antal dage ved ansættelse. For kode 1 vil der ske en forholdsmæssig tildeling, hvis fratrædelsesdatoen er registreret på tildelingstidspunktet.   For at beregne værdi af omsorgsdage ved udbetaling skal der oprettes en sats i Resultattabel 3302 - Procent af grundlag omsorg Overenskomstens normale sats er 1,92 %   Er medarbejderen ikke opsat i resultattabellerne vil der ikke ske tildeling eller udbetaling af omsorgsdage.   Opsætning af stillingskategori   Tildeling og opgørelse af omsorgsdage i egen saldo Aktivering af tildeling sker for hver enkelt stillingskategori ved oprettelse af Stillingskategori lønart 3301 - Tildeling af Omsorgsdage Når medarbejder fratræder eller timerne opgøres en gang årligt kan dette opsættes til at ske automatisk: Overførsel af saldo til timebank sel af saldo til timebank o Stillingskategorilønart 3319 omregner restdage til timer ud fra arbejdstidsfaktor, og overfører timernefor sidste år i den kørsel hvor der angives ikraftkode J på kørselsselektionen. Stillingskategorilønart 3323 omregner restomsorgsdage til timer og overfører timerne til timebanken i forbindelse med fratrædelse. Udbetaling af omsorgsdagssaldo Stillingskategori lønart 3325 - Omsorgsdage udbetalt - udbetaling i januar (sidste års opsparing) med ikrafttrædelseskode ”J” på kørselsselektion for januar. Stillingskategori lønart 3324 - Omsorgsdage udbetalt – udbetaler ved fratrædelse og afregner eventuelle dage til gode for indeværende år. Tildeling af omsorgsdage i timebank Aktivering af tildeling sker for hver enkelt stillingskategori ved oprettelse af Stillingskategori lønart 1934 - Omsorgsdage til Timebank Lønarten omregner omsorgdage til timer og lægger dem i Timebanken. For udbetaling se Guide til Timebank.   Opsætning af midlertidig ansatte Medarbejdere der ansættes for en begrænset periode på f. eks. 3 måneder, skal ikke have tildelt omsorgsdage, men skal alene have udbetalt værdien af omsorgsdagsgrundlaget. I Faste lønoplysninger skal oprettes Lønart 3340 - Omsorgsbeløb udbetalt Lønarten  udbetaler værdien for indeværende og sidste år i forbindelse med fratrædelse. NB! Medarbejder skal være opsat i resultatatbellerne   Opsætning timelønnede medarbejdere Timelønnede medarbejdere der skal have udbetalt værdien af omsorgsdagsgrundlaget skal have oprettet Stillingskategori Lønart 3330 - Omsorgsdage udbetalt Lønarten udbetaler værdien af omsorgsdagene for sidste år, når Ikraftkode J er angivet på kørselsselektionen, normalt i den lønkørsel der afvikles sidst i januar. I årslønnen indgår følgende. Udbetalt skalaløn (Sædvanlig fast grundløn efter fradrag af eget pensionsbidrag) Udbetalte faste tillæg efter fradrag af eget pensionsbidrag Eget pensionsbidrag og pensionsbidrag fra virksomheden I forbindelse med fratrædelse skal følgende lønart oprettes Stillingskategori lønart 3341 - Omsorgsbeløb udbetalt Lønarten udbetaler værdien for indeværende år i forbindelse med fratrædelse.   Afholdelse af omsorgsdage Registrering af afholdte omsorgsdage kan foretages med Fraværsregistrering hvor fraværskode 60 tilknyttes lønart 3315 - Afholdt omsorgsdag Variabel lønart 3316 - Afholdt omsorgsdag, dage i input Ændring af tildeling af dage Det er muligt, at ændre på de systemberegnede værdier af dage og grundlag for beregning af sats pr. dag. Ændring foretages via variabel lønart 3300 med antal dage, grundlag samt årstal i input. Dage som +/-, valgfri værdi dog altid ”0” Grundlag som +/-, valgfri dog altid ”0”. Årstal som 2xxx, skal altid udfyldes, og må ikke udfyldes med et årstal, hvor saldoen er opgjort/afregnet. Manuel udbetaling af omsorgsdage Manuel udbetaling af omsorgsdage foretages på følgende måder: Variabel lønart 3320 - Omsorgsdage udbetalt – udbetaler til medarbejdere efter eget valg Variabel lønart 3321 - Omsorgsdage udbetalt – udbetaler til medarbejdere efter eget valg med registrering af, dage og sats pr. dag i input Bemærk: beregning sker i forhold til antal arbejdsdage pr. uge, der er registreret på Ansættelsesforholdet gældende for perioden for fratrædelsen.    

    Fleksible Personalegoder Fleksible Personalegoder, f.eks. en avis eller et periodekort, er goder, som lønmodtageren én gang årligt har mulighed for at vælge mod til gengæld at få nedsat sin kontante bruttoløn med et beløb, der svarer til, hvad det koster arbejdsgiver at stille goderne til rådighed for lønmodtageren. Lønmodtageren får stadig pension, feriepenge mv. af den oprindelige løn. Aftalen reguleres én gang årligt.   Den anden mulighed er, at Fleksible Personalegoder trækkes fra efter skat, men dermed opnår lønmodtageren ikke en nedsættelse af sin bruttoløn.   Fleksible Personalegoder bliver KUN fradraget i lønnen, såfremt der har været noget løn, det kan fradrages i. Det betyder f.eks., at har du timelønnede, som i en lønperiode ikke får nogen løn, vil der ikke blive trukket for Fleksible Personalegoder.   I MultiLøn Erhverv er der oprettet lønarter til at håndtere de forskellige Fleksible Personalegoder. Til hvert personalegode er der oprettet 3 lønarter. En fast lønart med beløb i input, en fast lønart med en sats i resultattabel og en variabel lønart med beløb i input. Eneste undtagelse er medarbejderobligationer. Se skemaer nedenfor:   Gode Fast lønart beløb Variabel lønart beløb Fast lønart resultattabel Bredbånd 3110 3111 3112 Bredbåndstelefoni 3115 3116 3117 Bus- / Togkort 3120 3121 3122 Aviser / Tidsskrifter 3125 3126 3127 Massage 3130 3131 3132 Sundhedsforsikring 3135 3136 3137 Personaleg. 1 før skat 3140 3141 3142 Personaleg. 2 før skat 3150 3151 3152 Personaleg. 3 før skat 3210 3211 3212 Personaleg. 4 før skat 3215 3216 3217 Personaleg. 5 før skat 3220 3221 3222 Personaleg. 6 før skat 3225 3226 3227 Personaleg. 7 før skat 3230 3231 3232 Personaleg. 8 før skat 3235 3236 3237 Personaleg. 9 før skat 3240 3241 3242 Personaleg. A før skat 3250 3251 3252 Personaleg. 1 efter skat 9490 9491 9492 Personaleg. 2 efter skat 9495 9496 9497     Gode Fast lønart beløb + grundlag Fast lønart beløb Variabel lønart beløb Medarbejderobligationer 7800 7805 7806         Indberetning til eIndkomst Nogle fleksible personalegoder skal indberettes særskilt til SKAT. Her henvises til SKATs vejledninger.   Opsætning af resultattabel på ovenstående lønarter: Klik på ’Opsætning’/’Resultattabel’ Vælg en af ovenstående resultattabeller Opret ny periode med   ALT + P Angiv gyldighedsdato Klik ’OK’. Vælg Resultattrin (i højremenuen) Opret ny løngruppe   ALT + N Vælg løngruppen og indtast beløbet for aflønningsformen Klik ’OK’ Gentag for alle de løngrupper, du anvender.     Opsætning af bogføring Opsætning / Kontoplan / Kontoplan Angiv kontoplan, klik på   Find Vælg   Kontoplanlinje   i højremenuen Klik   ALT+N Angiv lønart og udfyld aktuelle felter Klik   Rapport ’Dataudtræk til 3. part’ – til fleksible personalegoder Til brug for samarbejde med eksterne partnere, er der oprettet en ny rapport   Dataudtræk til 3. part. Rapporten dannes i to forskellige filer. Medarbejderudtræk Personalegoder   Rapporten findes i menuen Lønadministration/Overførsel/Dataudtræk til 3. part   For at kunne danne en rapport med indhold skal arbejdsgiver tilmeldes   Serviceydelse 25 - Dataudtræk til 3. part   Opsætning af serviceydelse på arbejdsgiver   Vælg   Arbejdsgiver / Arbejdsgiver stamopl I højremenuen vælges   Tilmelding Opret ny,   ALT+N Angiv serviceydelse 25 og startdato Klik   Relevante stillingskategorier skal tilknyttes   Stillingskategorilønart 300010 - Def. af indhold i rapport Opsætning af stillingskategori   Vælg   Opsætning / stillingskategori Angiv   stilliingskategori, klik på   Find Opret ny periode,   ALT+P Angiv gyldighed Klik Vælg i højremenuen   Lønoplysninger Klik   Alt+N Angiv lønart 300010 og startdato Klik   OK     Relevante løngrupper skal på resultattabel   LRAP   På resultattabellen skal værdien ’30000’ oprettes til relevante løngrupper.   Medarbejderudtræk   Rapporten trækkes pr. kørselsordre evt. pr. udvalgt arbejdsgiver og indeholder et overblik over medarbejdere der har været med i en kørselsordre og viser   Nr. Medarbejdernr eMail Fornavn og Efternavn Adresse og postnummer Første ansættelsesdato Fratrædelsesdato P-nr Forventet årlig fast løn Forventet årligt pensionsbeløb fra arbejdsgiver Forventet årligt pensionsbeløb fra lønmodtager Forventet årlilgt opsparet ferietillæg Nr. Kundeforholdsnummer   Personalegoder   Rapporten trækkes pr. kørselsordre, evt. pr. udvalgt arbejdsgiver og har en line pr. medarbejder pr. gode.   Rapporten indeholder   Cpr nr. Lønart Arbejdsgivers forventede omkostning af fleksibel personalegode pr. år Medarbejders forventede betaling af fleksibel personalegode pr. år   Der er en kolonne til cpr.nr., lønart og omkostning for hhv. arbejdsgiver og medarbejder, samt start og evt. slutdato for det aktuelle gode.   Følgende lønarter indgår i rapporten:   Lønart 3000 og 3002          Vedr. fri bil og fast egenbetaling vedr. fri bil Lønart 3065                        Vedr. øvrige personalegoder indberettet til eIndkomst Lønart 3110 – 3252            Vedr. personalegoder med træk i bruttoløn dvs. betalt af medarbejder.