Afholdelse af ferie

[#1]

Pdf vejledning

1.     Ferieår

Feriesystemet arbejder med følgende år:

• Ferie Optjeningsår = 01.09.XXXX til 31.08.XXXX (start 01.09.2020)
• Ferieafholdelsesperiode: 01.09.XXXX til 31.12.XXXX (start 01.09.2020 - 31.12.2021)
• Overført ferie (første gang ferie kan overføres efter ferieloven pr. 01.01.2022)

1.1.  Afholdelse af ferie fra sidste år / tidligere år

Ældst ferie afholdes først og Visma Løn behandler ferie iht. den fraværsrækkefølge, der er sat op i lønsystemet.

2.     Fraværskoder som behandler ferie

Kombination af fraværskode og lønart:

Fraværskode	Lønart til fravær	Beskrivelse
40	3950	Ferie med løn i dag
41	4004	Ferie uden løn, timelønnede, kun dage – indgår i ATP beregningen
42	1587, 1597 (res 4011), 4880	Fri egen regning
43	1579, 11589	Fri egen regning, dage * sats
47	3814, 3872	Ferie med feriekort
49	3950	Ferie med løn i timer
50	3950, 3951	Ferie med løn, kan være dage eller timer

1. Vælg Opsætning og Stillingskategori
2. I højremenuen vælges ’Tilladte fraværskoder’
3. Klik på Ny
4. Udfyld
   
   
   
5. Klik på OK

3.     Fraværsrækkefølge

Visma Løn er oprettet med en fraværsrækkefølge, der sikre at det ældste ferie afholdes først og derefter ny ferie samt ferie på forskud. Når alt ferie og ferie på forskud er afholdt trækkes medarbejderen i løn for antal feriedage/timer.

Fraværsrækkefølgen er som standard:

1. Optjent ferie, det ældste ferie blive afholdt først
2. Ferie på forskud, hvis det er tildelt medarbejderen
3. Træk i løn

I nogle overenskomster samt lokalaftaler, er der ”regler” for hvilken slags ferie der skal afholdes først. Det er muligt at få tilpasset standard fraværsrækkefølgen med f.eks. feriefri-.

Eksempel

1. Afholdelse af feriefridage
2. Afholdelse af optjent ferie
3. Afholdt ferie på forskud
4. Træk i løn

Fraværsrækkefølgen oprettes med hjælp fra en konsulent eller kan bestilles via vores webshop. Fraværet registreres på fraværskode 40/50 til ferie med løn.

4.     Reduktion af den ferieberettigede løn

Når der afholdes ferie med løn, optjenes der ikke feriepenge. Den ferieberettigede løn reduceres  standard med 4,8 procent af månedslønnen pr. feriedag. Følgende lønarter tages med i beregningen:

• 1000, 1060, 1065-1069, 1101, 1103, 1108, 1150, 1152, 1154, 1156, 1158, 1214, 1215, 1251, 1340, 1342, 1344, 1346, 1348, 1480-1482, 1500, 1502, 1510-1519, 1536, 1538, 1540, 1542, 1544, 1595, 1596, 1660, 1662, 1664, 1666, 1668, 1740, 1741, 2999, 3000, 3002, 3004, 3020, 3022, 3024, 3029, 3030, 3032, 3040, 3042, 3044, 3048, 3050-3055, 3059-3067, 3090, 3100, 3999, 33000, 33002, 33004, 33022, 33042, 33044, 43066-43069.

Reduktionen af den ferieberettigede løn kan ændres på Resultattabel ’FEREDU’.

Der findes fire muligheder for nedskrivning af ferieberettigede løn. Opret resultattabellen med en af følgende værdier:

• Blank eller 0 (nul) - nedskriver den ferieberettigede løn med 4,8% pr. afholdt feriedag jf. ferieloven (standard)
• 1 – Løntræk sker med timelønnen ganget med 7,4 timer pr. feriedag, medmindre værdien af en dag er ændret på resultattabel TRTIM eller personlig lønart 9918.
• 2 – Løntrækket sker med 1/260 pr.  afholdt feriedag.
• 3 – Nedskriver IKKE den ferieberettigede løn

Er resultattabel ’FEREDU’ oprettet med 0 (nul) eller blank og ønsker du den ferieberettigede løn reduceret med en anden procent, opretter du procenten på:

• Resultattabel 4004 - Feriesats pr. dag (4,8 %)

1. Vælg Opsætning og Resultattabel
2. Vælg resultattabel 4004
3. Klik på Find
4. Klik på Ny periode
5. Udfyld feltet Gyldig
6. Klik på OK
7. I højremenuen vælges ’Resultattrin’
8. Klik på Ny
9. Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen

10. Klik på Gem

Ønskes den ferieberettigede løn reduceret med en anden procentsats for enkelte medarbejdere (resultattabel FEREDU skal have værdien Blank eller 0(nul)), oprettes

• Lønart 9909 – Personlig dagssats ferie pct.

1. Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
2. I højremenuen vælges ’Personlige satser’
3. Klik på Ny
4. Udfyld

5. Klik på OK

4.1.  Timelønnede medarbejdere, ferie med løn (lærlinge/elever)

Disse medarbejdere optjener ferie med løn i dage. Når disse medarbejdere afholder ferie bliver den ferieberettigede løn nedskrevet med 4,8% af deres timeløn.

• Resultattabel FEREDU skal være 0/blank for denne løngruppe

For at dette grundlag kan være timelønnen, skal lønartstype 4750 oprettes med f.eks. lønart 1100 og sekvens = 0, hvis der er flere lønarter der skal danne grundlaget oprettes disse tilsvarende på denne lønartstype. Kontakt en konsulent hos Visma, for at få hjælp til opsætningen.

4.2.  Timelønnede ferie med løn, reduceres i den ferieberettiget løn

Timelønnede der er ansat med ret til ferie med løn, skal reduceres i den ferieberettigede løn, når de afholder ferie. Dette kræver at fraværsrækkefølge benyttes (fraværslønart 3950 skal oprettes på fraværskoden), samt at resultattabel:

• DAGTIM er udfyldt med 1 på relevante løngrupper

5.     Ferieregistreringer

Afholdelse af ferie registreres via 'Fraværsregistrering', hvor der angives en ’Startdato’, ’Slutdato’ og ’Varighed’ på medarbejderen.

5.1.  Registrering af ferie på månedslønnede

Registrering af ferie på medarbejdere der er ansat med ret til afholdelse af ferie med løn, skal registreres på

• Fraværskode 40/50 – Afholdt feriedage
• Fraværskode 49 – Afholdt ferietimer

Feriesaldoen nedskrives ved afholdelse af ferie. Såfremt medarbejderen ikke har en feriesaldo, vil der ske et træk i lønnen.

På lønsedlen vises afholdt ferie med følgende lønarter, når der nedskrives i feriesaldoen:

• Fraværskode 40/50 – Afholdt feriedage, lønart 4911
• Fraværskode 49 – Afholdt ferietimer, lønart 4914

Ønskes standard teksten på lønarten ændret skal følgende lønarter oprettes med den ønsket tekst under Opsætning/Lønartsopsætning:

• 44911 for Afholdte feriedage, visningslønart 4911
• 44914 for Afholdte ferietimer, visningslønart 4914

5.2.  Registrering af ferie ved skift af ferieår

Ved registrering af ferie tager systemet udgangspunkt i den registrerede ’Startdato’ ved nedskrivning af ferie.

Derfor skal registrering af ferie hen over skift af ferieår (eksempelvis 29/8 – 1/9) altid deles i 2 registreringer: 29/8 – 31/8 samt 1/9 – 1/9.

5.3.  Registrering af ferie for timelønnede medarbejdere med feriekort

Fraværskode 47 kan bruges på timelønnede medarbejdere, med feriegodtgørelse til Feriekort.  Du kan holde øje med hvor mange feriedage en medarbejder dermed har afholdt.

OBS!!! Fraværskoden er kun til registrering, der sker ingen beregning eller nedskrivning ved brug af denne fraværskode.

Fraværskode 47 kan bruges med følgende fraværslønarter:

• 3814 – fraværet vises IKKE på lønsedlen
• 3872 – fraværet vises på lønsedlen

5.4.  Registrering af ferie på ”faste” timelønnede

Der skal beregnes ATP, når medarbejdere afholder ferie optjent i virksomheden, og har månedlige lønudbetalinger. Dette gælder for timelønnede medarbejdere med feriegodtgørelse (dog ikke løsarbejdere og lærlinge/elever).

Du bruger følgende fraværkode for beregning af ATP, hvor det ikke er løntimer:

• Fraværskode 41 med tilhørende fraværslønart 4004

1. Vælg Opsætning og Stillingskategori
2. I højremenuen vælges ’Tilladte fraværskoder’
3. Klik på Ny
4. Udfyld
   
   
   
   
   
5. Klik på OK

6.     Udbetaling af feriepenge med feriekort

For at udbetale feriepenge til medarbejderen, hvor arbejdsgiver administrerer feriepengene, oprettes variable lønart

• 4790 - ‘Anmodet Feriekort udbetaling’ med det antal feriedage og feriepenge der står i Virk.dk.

Beløbet bliver beskattet i lønkørslen og nettoferiepengene udbetales til medarbejderen.

OBS!!! Når du skal udbetale feriepenge til en fratrådt medarbejder, kan det være en god ide, at foretage en ‘Genrekvirering af eSkattekort’ i form af et bikort, da trækprocenten standard er 55%, så det er medarbejderens bikort som anvendes.

Visma har en Feriekortservice, som automatisk henter og registrerer feriepengeanmodninger - så behøver du ikke længere at tænke over udbetaling af feriekort. Læs mere om den nye service her. 

7.     Feriepengedifference beregning 

I ferieloven findes en 0% regel.  Det betyder for medarbejdere som optjener ferie med løn og afholder ferie på forskellig normtid, skal der foretages arbejdstidsdifferenceberegning mellem optjeningstidspunktet og afholdelsestidspunktet for ferie. Dette sker automatisk i lønsystemet, når ferie registreres i dage.

OBS!!! Ved afholdelse af ferie i timer optjenes ferietimer allerede i forhold til normtiden, så der anvendes ikke feriepengedifference beregning.
Der foretages ikke feriepengedifference beregning på 14-dagslønnede medarbejdere.

Formlen lønsystemet bruger:

Nuværende arbejdstidsprocent = medarbejder normtid fra Ansættelsesforhold / overenskomst normtid fra Ansættelsesforhold * 100

Timer pr. dag = medarbejder normtid fra Ansættelsesforhold * 12 / 52 / 5, afrundet til 2 decimaler

Nuværende = -Timer pr. dag * Dage (fortegnet er minus)

Optjent = Timer pr. dag * (Optjent arbejdstidsprocent / Nuværende arbejdstidsprocent) * Dage

Eksempel:

• Der afholdes 5 feriedage
• Arbejdstid på ferieafholdelsestidspunktet – 160,33 = 7,4 timer pr. dag
• Arbejdstid på optjeningstidspunktet – 130 = 6 timer pr. dag
• Timesatsen på afholdelsestidspunktet = 150 kr.

• -7,4 time * 5 feriedage = -37 timer
• 7,4 time * ((130/160,33*100=81)/(160,33/160,33*100=100)) * 5 feriedage = 30 timer
• Medarbejderen trækkes i løn: -37 timer + 30 timer * 150 kr. = -1.050 kr.

Regneark til brug for kontrol af udregning i Visma Løn

8.     Fri egen regning

Ved afholdelse af ferie, hvor du ikke har ferie til gode, vil der ske træk i lønnen for ikke optjent ferie. Løntrækket kan beregnes på tre måder:

• 4,8% af den ferieberettigede løn pr. feriedage. Det er følgende lønarter der danner grundlaget: Som er følgende faste lønarter:

1000, 1060, 1065-1069, 1101, 1103, 1108, 1150, 1152, 1154, 1156, 1158, 1214, 1215, 1251, 1340, 1342, 1344, 1346, 1348, 1480-1482, 1500, 1502, 1510-1519, 1536, 1538, 1540, 1542, 1544, 1595, 1596, 1660, 1662, 1664, 1666, 1668, 1740, 1741, 2999, 3000, 3002, 3004, 3020, 3022, 3024, 3029, 3030, 3032, 3040, 3042, 3044, 3048, 3050-3055, 3059-3067, 3090, 3100, 3999, 33000, 33002, 33004, 33022, 33042, 33044, 43066-43069.

• 7,4 time gange timesatsen. 
• 1/260 pr. afholdt feriedag

Resultattabel ’FEEGEN’ har tre muligheder for at styre beregningen af løntrækket ved afholdelse af ferie. Resultattabel ’FEEGEN’ kan oprettes med en af følgende værdier:

• Blank eller 0 (nul) – løntrækket sker med 4,8% af den ferieberettigede løn per. afholdt feriedag
• 1 – løntræk sker med timelønnen ganget med 7,4 timer pr. feriedag, medmindre værdien af en dag er ændret på resultattabel TRTIM eller personlig lønart 9918.
• 2 – løntrækket sker med 1/260 pr.  afholdt feriedag.

Er resultattabel ’FEREDU’ oprettet med 0 (nul) eller blank og ønsker du den ferieberettigede løn reduceret med en anden procent, opretter du procenten på:

• Resultattabel 4004 - Feriesats pr. dag (4,8 %)

1. Vælg Opsætning og Resultattabel
2. Vælg resultattabel 4004
3. Klik på Find
4. Klik på Ny periode
5. Udfyld feltet Gyldig
6. Klik på OK
7. I højremenuen vælges ’Resultattrin’
8. Klik på Ny
9. Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen
11. Klik på Gem     

Ønskes den ferieberettigede løn reduceret med en anden procentsats for enkelte medarbejdere (resultattabel FEEGEN skal have værdien Blank eller 0(nul)), oprettes

• Lønart 9909 – Personlig dagssats ferie pct.

1. Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
2. I højremenuen vælges ’Personlige satser’
3. Klik på Ny
4. Udfyld

5. Klik på OK

8.1.  Medarbejdere med månedsløn og løbende optjening af feriepenge

Når disse medarbejdere afholder ferie uden løn og deres løn skal reduceres med 4,8%,  anvendes følgende fraværskode:

• 42 – Ferie egen regning, med tilhørerende fraværslønart 1587

Du kan også vælge at bruge samme fraværkode som du bruger i forvejen til afholdelse af ferie f.eks. 40, 50 eller 42 og på stillingskategorien oprette med følgende lønart:

• 4880 - Fri egen regning

Med denne fraværslønart betyder det at ferierækkefølgen ikke anvendes og der vil altid trækkes fri egen regning. Lønarten har dage i input.  

Fraværslønarten bruger opsætningen i resultattabel FEEGEN, for beregning af fri egen regning. Såfremt resultattabellen er blank trækkes 4,8% pr. feriedag.
Følgende værdier kan anvendes:

• Blank eller 0 - beregnes reduktionen i procent af månedslønnen iht. opsætning på personlig sats 9909, eller resultattabel 4004 eller med generel sats 4,8% pr. feriedag.
• 1 - beregnes reduktionen med timelønnen gange timer pr. dag  iht. opsætning på personlig sats 9918, resultattabel TRTIM eller generel sats 7,4 timer pr. dag ganget feriedage.

På kontoplan skal en af følgende lønarter oprettes i kredit:

• 4881 - Fri egen regning 4,8%
• 4882 - Fri egen regning træk med timesatsen.

Lønarterne går til statistik i IL-type 0026 ”Afholdte feriedage uden løn (fastlønnede)”.

Sådan opretter du fraværskoden til relevante stillingskategori:

1. Vælg Opsætning og Stillingskategori
2. I højremenuen vælges ’Tilladte fraværskoder’
3. Klik på Ny
4. Udfyld
   
   
   
   
   
   
5. Klik på OK

9.     Prorata udbetaling af ferietillæg og ekstra ferietillæg - ferieår

I ferieloven står der at du kan udbetale ferietillæg i forbindelse med at medarbejderen afholder ferie, det vil sige løbende udbetaling. Der er oprettet variable lønarter til manuel udbetaling af opsparet ferietillæg og ekstra ferietillæg fra ferieloven optjent i ferieåret.

• 4788 - Udbetaling Ferietillæg lovgrundlag - beløb
  Anvendes til manuel udbetaling af ferietillæg opsparet af lovgrundlag.  

(Optjent via stillingskategorilønart 4900) 

• 4789 - Udbetaling Ferietillæg OK-grundlag - beløb

Anvendes til manuel udbetaling af ferietillæg opsparet af OK-grundlag.  

(Optjent via stillingskategorilønart 4901) 

• 4783 - Udbetaling Ferietillæg ekstra lovgrundlag - beløb

Anvendes til manuel udbetaling af ekstra ferietillæg opsparet af lovgrundlag. 
(Optjent via stillingskategorilønart 4610) 

• 4784 - Udbetaling ekstra Ferietillæg OK-grundlag - beløb

Anvendes til manuel udbetaling af ekstra ferietillæg opsparet af OK-grundlag.  (Optjent via stillingskategorilønart 4907) 

Husk opsætning på din kontoplan af ovenstående lønarter, så de bliver konteret i dit bogføringsbilag.

10.  Afslutning af ferieafholdelsesåret 

10.1.                       Overførsel af ferie

Beskrivelse af lønsystemets håndtering af overført ferie

Når ferieafholdelsesåret slutter den 31. december, slutter også afholdelsesperioden for ferie optjent i ferieåret.  Ifølge ferieloven skal restferie op til 5 dage udbetales. Det kan i stedet aftales med medarbejderen, at ferien overføres til afholdelse i næste kalenderår.  

Ferie som ikke er afholdt ved udgangen af en tilhørende afholdelsesperiode betragtes i Visma Løn som overført ferie. 

I lønsystemet vil ferien automatisk blive til overført ferie og indgår stadig i puljen af ferie til afholdelse. Der er derfor ingen grænse for hvor meget ferie der kan overføres. Ferie fra forrige og tidligere år betragtes også som overført.

Da samtidighedsferie bliver afholdt efter FIFO (first in first out) princippet, vil overført ferie blive afholdt før ferie fra indeværende ferieår. Det kræver altså ikke særskilt handling at afholde overført ferie, det sker automatisk.

Læs evt. mere her.