annuller
Viser resultater for 
Søg i stedet efter 
Mente du: 
Mine områder

Log på eller tilmeld dig som ny bruger

for automatisk at få relevante områder

Ferie vejledning til Visma Løn

12-10-2020 14:16 (Senest opdateret 25-02-2021)
  • 0 Svar
  • 0 ros
  • 3404 Visninger
Ferievejledning

Feriesystemet

I Visma Løn er det muligt at administrere

  • Optjent ferie i dage eller timer
  • Afholdt ferie i dage eller timer
  • Ferie med løn, udbetaling af ferietillæg/ekstra ferietillæg og overført ferie
  • Løbende afregning af feriepenge til FerieKonto/Feriekasse
  • Løbende beregning af feriepenge til feriekort
  • Ferie på forskud
  • Ingen Ferie

 

Opsætning af feriesystemet sker via den stillingskategori, som den enkelte medarbejder er tilknyttet.

 

1.    Ferieår

Feriesystemet kan arbejde med følgende år:

  • Ferie Optjeningsår = 01.09.XXXX til 31.08.XXXX (start 01.09.2020)
  • Ferieafholdelsesperiode: 01.09.XXXX til 31.12.XXXX (start 01.09.2020 - 31.12.2021)
  • Overført ferie (første gang ferie kan overføres efter ferieloven pr. 01.01.2022)

 

2.    Skat af løbende optjente feriepenge

I hver lønkørsel beregnes skat af feriepengene til FerieKonto og Feriekasse (3F Feriekasse, Bager- og Konditormestre i Danmark, Danske Slagtermestre, Feriefonden Hotel- & Rest.erhv. (HORESTA), Frisør- og kosmetikerfagets Ferieordning eller MFD Feriekasse).

 

3.    FerieKonto indberetning og indbetaling

Perioden for indberetning og indbetaling til FerieKonto, vil ændre sig fra 1.9.2020. Lønsystemet vil automatisk ud fra Lønperioden, afregne efter nedenstående regler:

  • Ferie med løn fratrædelse
    • Senest den sidste dag i fratrædelses måneden indberettes og indbetales

  • Feriegodtgørelse - lønsystemet kigger her på om Lønseddelsperioden er udfyldt og så er det slutdatoen på perioden der afgør hvornår afregningen sker. Er Lønseddelsperioden ikke udfyldt på kørselsordren vil det være Lønperioden der afgør afregningstidspunktet:
    • Slutter lønperioden mellem den 1. og den 15. i en måned, indberettes og indbetales inden udgangen af samme måned
    • Slutter lønperioden mellem den 16. og indtil udgangen af måneden, indberettes og indbetales senest den 15. i den efterfølgende måned

 

Det vil fremgå af rapporterne Ny ferielov Ferieafregningsliste og Ny Overførselsliste, hvad der er indberettet og indbetalt til FerieKonto.

4. Feriepengeinfo

På borger.dk findes en digital løsning for feriepenge, hvor medarbejderne ét sted kan se og søge om deres feriepenge. Alle arbejdsgivere har pligt til at indberette ferieoplysninger til eIndkomst.

4.1.Indberetning til feriepengeinfo

Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamoplysninger findes der to felter til indberetning af oplysninger til feriepengeinfo.

 

Feriekort indberetning - indeholder tre valgmuligheder:

  • ’1 Arbejdsgiver CVRnr’ skal udfyldes, hvis du har FerieKonto, Feriekasse eller feriekort.     
  • ’2 Ingen indberetning’ skal udfyldes, hvis ingen indberetning til eIndkomst
  • ’3 Feriekasse/koncern’ skal udfyldes, hvis du indberetter til særlige feriekasser.

 

  • Feriekasse/koncern - udfyldes med CVR-nummer, hvis du i feltet ’Feriekort indberetning’ har udfyldt med ’3 Feriekasse/koncern’.

 

Indberetninger bliver dokumenteret på rapporterne:

  • Afstemningsliste (eIndkomst)
  • Ny ferielov Ferieafregningsliste

 

5.    Optjening af feriepenge

Lønsystemet optjener standard 12,5 procent i feriepengegodtgørelse af al ferieberettiget løn.

Stillingskategori lønart optjener feriepenge, så på relevante stillingskategorier skal en af følgende lønarter være oprettet, for at der beregnes feriepenge:

  • 4600 – Ferie med løn (funktionær)
  • 4601 – Løbende optjening af feriepenge (timelønnede)

 

Du har mulighed for at ændre feriepengeprocenten for en løngruppe på:

  • Resultattabel 4002 - Feriepengeprocent

 

  1. Vælg Opsætning og Resultattabel
  2. Vælg resultattabel 4002
  3. Klik på Find
  4. Klik på Ny periode
  5. Udfyld feltet ’Gyldig’
  6. Klik på OK
  7. I højremenuen vælges ’Resultattrin’
  8. Klik på Ny
  9. Vælg løngruppen og skriv procentsats for aflønningsformen
  1. Klik på Gem

Ønsker du at ændre feriepengeprocenten for enkelte medarbejdere, kan du gøre det på:

  • Personlig sats lønart 9907 – Personlig sats feriepenge

 

  1. Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
  2. I højremenuen vælges ’Personlige satser’
  3. Klik på Ny
  4. Udfyld
  1. Klik på OK

 

6.    Optjening af feriedage

Lønsystemet optjener standard 2,08 feriedage pr. ansættelsesmåned. Ved skæv ansættelse eller fratrædelse optjenes 0,07 feriedage pr. ansættelsesdag.

Ansættelsesperioden kan have indvirkning på optjening af feriedage:

  • For 14-dageslønnede opsparer 0,96 feriedage pr. lønperioder.
  • Ved ansættelse eller fratrædelse midt i en lønperiode optjenes 0,07 feriedage pr. ansættelsesdag i lønperioden.

 

Resultattabellen ’FEENH’ styrer optjening af ferie i dage, med værdien for de pågældende stillingskategorier:

  • Blank eller 0 (nul) for de respektive løngrupper

 

6.1.Optjening af feriedage med mindre end 5 dages arbejdsuge

Medarbejdere der er på deltid og ikke arbejder hver dag i virksomheden, kan optjene ferie i henhold til det antal arbejdsdage medarbejderen har:

  • Personlig sats lønart 9980 oprettes på den pågældende medarbejder med det antal feriedage medarbejderen optjener i et ferieår (1.9.XX-31.8.XX)


Eksempel: En medarbejder der arbejder 4 dage om ugen skal oprettes med 20 feriedage på denne lønart 9980. Lønsystemet vil pr. måned tildele medarbejderen forholdsmæssige feriedage regnet ud fra de 20 divideret med 12 måneder = 1,67.

 

  1. Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
  2. I højremenuen vælges ’Personlige satser’
  3. Klik på Ny
  4. Udfyld
  1. Klik på OK

 

6.2.Afrunding af feriedage

14-dagslønnede og månedslønnede bliver afrundet til 25 feriedage i relevant lønkørsel for lønperiode august, såfremt der er optjent 24,96 feriedage ultimo august.
Afrundingen indrapporteres til eIndkomst på timelønnede medarbejdere.

Har en medarbejder ikke været ansat hele året, og ønsker arbejdsgiver at opskrive antallet af feriedage anvendes korrektionslønart 40012. Det samme gælder, hvis en medarbejder flyttes mellem to arbejdsgivere med samme CVR.nr.

7.    Afregning af feriepenge

Feriedage og Feriepenge kan afregnes og indberettes til eIndkomst, for grupper af medarbejdere til følgende ordninger:

  • FerieKonto
  • Feriekort
  • Feriekasse – manuelt afregning

 

7.1.Feriepenge til FerieKonto

Stillingskategorien og en resultattabel styrer afregning af feriepenge til FerieKonto. På relevant stillingskategori skal følgende være oprettet:

  • Stillingskategorilønart 4600 – Ferie med løn


Eller

 

  • Stillingskategorilønart 4601 – Ferie løbende beregning og beskatning.

Derudover skal

  • Resultattabel FEAFR – Ferieafregning

Indeholde værdien ’0’ eller blank for de relevante løngrupper og aflønningsformer.

 

  1. Vælg Opsætning og Resultattabel
  2. Vælg resultattabel ’FEAFR’
  3. Klik på Find
  4. Klik på Ny periode
  5. Udfyld feltet Gyldig
  6. Klik på OK
  7. I højremenuen vælges ’Resultattrin’
  8. Klik på Ny
  9. Vælg stillingskategori
  10. Angiv 0 (nul) i den gældende aflønningsformen
  1. Klik på Gem         

 

7.2.Feriepenge til feriekort

Stillingskategori og resultattabel styrer afregning af feriepenge til feriekort. På den relevante stillingskategori skal følgende være oprettet:

  • Stillingskategorilønart 4601 – Ferie løbende beregning for timelønnede


Eller

 

  • Stillingskategorilønart 4600 – Ferie med løn for månedslønnede

 

Derudover skal

  • Resultattabel FEAFR – Ferieafregning

 

Indeholde værdien ’2’ ud for de relevante stillingskategorier.

 

  1. Vælg Opsætning og Resultattabel
  2. Vælg resultattabel ’FEAFR’
  3. Klik på Find
  4. Klik på Ny periode
  5. Udfyld feltet ’Gyldig’
  6. Klik på OK
  7. I højremenuen vælges ’Resultattrin’
  8. Klik på Ny
  9. Vælg stillingskategori
  10. Angiv 2 i den gældende aflønningsformen
  1. Klik på Gem         

 

7.3.Feriepenge til Feriekasse

Der indberettes feriepengeoplysninger til eIndkomst for følgende feriekasser:

Feriekasse (3F Feriekasse, Bager- og Konditormestre i Danmark, Danske Slagtermestre, Feriefonden Hotel- & Rest.erhv. (HORESTA), Frisør- og kosmetikerfagets Ferieordning eller MFD Feriekasse).

Feriepengene afregnes manuelt, uden om Visma Løn.

På relevante stillingskategorier opretter du én af følgende:

  • Stillingskategorilønart 4600 – Ferie med løn


Eller

  • Stillingskategorilønart 4601 – Ferie løbende beregning

 

  1. Vælg Opsætning og Stillingskategori
  2. Vælg stillingskategori
  3. Klik på Find
  4. I højremenuen vælges ’Lønoplysninger’
  5. Klik på Ny
  6.  
    Udfyld
  7. Klik på OK

 

  • Resultattabel FEAFR – Ferieafregning, skal have værdien ’1’ ud for de relevante løngrupper.

 

  1. Vælg Opsætning og Resultattabel
  2. Vælg resultattabel ’FEAFR’
  3. Klik på Find
  4. Klik på Ny periode
  5. Udfyld feltet Gyldig
  6. Klik på OK
  7. I højremenuen vælges ’Resultattrin’
  8. Klik på Ny
  9. Vælg stillingskategori
  10. Angiv 1 i den gældende aflønningsformen
  1. Klik på Gem

 

7.4.Fratrædelse af bag- og forudlønnede til Feriekort/Feriekasse

Beholder du feriepengene hos jer selv i forbindelse med fratrædelse af en medarbejder, som har ferie med løn, eller bliver feriepengene udbetalt fra en Feriekasse, skal følgende resultattabel oprettes:

  • FEAFR oprettes med værdien for feriekort = 2 eller værdien = 3 for feriekasse

 

  1. Vælg Opsætning og Resultattabel
  2. Angiv ’FEAFR’
  3. Klik på Find
  4. Klik på ‘Ny periode’
  5. Angiv en dato
  6. Klik på Gem
  7. Vælg i højremenuen ‘Resultattrin’
  8. Klik på ‘Ny’
  9. Angiv stillingskategorien f.eks. 1001 og værdien 2 for Feriekort
  10. Klik på Gem

    Gentag ovenstående, hvis du har flere stillingskategorier som anvender Feriekort eller Feriekasse.

7.5.Særlig ferieopsparing HORESTA

For Horesta-medlemmer gælder at det særlige løntillæg ikke er omfattet af Ferieloven, og skal derfor udbetales til medarbejderne fra Horestas Feriefond. 

 

 

Du skal oprette stillingskategorilønart:

  • 4040 ‘Opsparing særlige tillæg’ 

 

Sådan oprettes lønarten på stillingskategorierne:

  1. Klik på Opsætning og Stillingskategori
  2. Find relevant stillingskategori.
  3. Klik på højremenu
  4. Vælg lønoplysninger
  5. Klik på ny
  6. Angiv lønart og dato
  7. Klik på Gem

 

Når lønarten er oprettet på de ønskede stillingskategorier, skal procenten for det særlige tillæg oprettes i Resultattabel 4040 ‘Særlige tillæg sats’. Procenten oprettes pr. løngruppe og pr. aflønningsform. 

  1. Vælg Opsætning og Resultattabel
  2. Angiv resultattabel 4040
  3. Klik på Find.
  4. Klik på højremenu
  5. Vælg resultattrin
  6. Klik på Ny
  7. Angiv løngruppe og procent for den gældende aflønningsform
  8. Klik på knappen Gem
  9. Klik på Ny, hvis procenten skal oprettes for flere løngrupper

 

Følgende lønarter skal oprettes i din kontoplan for at sikre korrekt bogføring:

  • 4040 Opsparing særlige tillæg i debet
  • 8290 AM-bidrag særlige tillæg i kredit
  • 8295 A-skat særlige tillæg i kredit 
  • 8296 Skyldige særlige tillæg i kredit

 

Det særlige tillæg vises på rapporten Afstemningsliste (lønperioden) under lønartstype 

  • 1369 - Særlige Tillæg.

 

Visma Løn indberetter og afregner IKKE automatisk det særlige tillæg til HORESTA, her henvises til deres hjemmeside for månedlig indberetning.

7.6.Skat af løbende optjente feriepenge

I hver lønkørsel beregnes skat af feriepengene til FerieKonto og Feriekasse (3F Feriekasse, Bager- og Konditormestre i Danmark, Danske Slagtermestre, Feriefonden Hotel- & Rest.erhv. (HORESTA), Frisør- og kosmetikerfagets Ferieordning eller MFD Feriekasse).

Feriepenge til FerieKonto og Feriekasse vil blive beskattet i lønkørsel og blive til Nettoferiepenge, som skal overføres til FerieKonto eller Feriekasse.

Feriepenge til Feriekort, det vil sige at de bibeholdes hos Arbejdsgiver er bruttoferiepenge, altså feriepenge før skat, som først bliver til nettoferiepenge på udbetalingstidspunktet.

 

8.    Medarbejderens lønseddel

På medarbejderens lønseddel vises følgende saldi felter midt på lønsedlen:

  • Ferieberettiget løn
  • Feriedage/timer til rådighed
  • Feriepenge
  • Optjent ferietillæg og ekstra ferietillæg for indeværende ferieår (for medarbejdere, der har ferie med løn)

 

9.    Ferierækkefølge

Visma Løn er oprettet med en ferierækkefølge, der sikre at det ældste ferie afholdes først og derefter nyt ferie samt ferie på forskud. Når alt ferie og ferie på forskud er afholdt trækkes medarbejderen i løn for antal feriedage/timer.

Ferierækkefølgen vil afholde ferie i følgende rækkefølge:

  1. Optjent ferie, det ældste ferie blive afholdt først
  2. Ferie på forskud, hvis det er tildelt medarbejderen
  3. Træk i løn

 

I nogle overenskomster samt lokalaftaler hos virksomheder, er der ”regler” for hvilken slags ferie der skal afholdes først. Det er muligt at få tilpasset standard ferierækkefølgen med f.eks. feriefri-. Rækkefølgen kunne være

 

  1. Afholdelse af feriefridage
  2. Afholdelse af optjent ferie
  3. Afholdt ferie på forskud
  4. Træk i løn

 

Det kan oprettes med hjælp fra en konsulent fra Visma Enterprise A/S eller bestilles via vores webshop. Rækkefølge opsættes specifikt efter hvordan ”reglerne” er i jeres virksomheden. Fraværet registreres på samme fraværskode til ferie med løn, men kan også ændres til f.eks. fraværskode 50.
Visma Løn finder selv finde ud af hvilken saldi der skal tages af først.

10.Feriepengedifference beregning 

I ferieloven findes en 0% regel.  Det betyder for medarbejdere som optjener ferie med løn, at der skal foretages arbejdstidsdifferenceberegning mellem optjeningstidspunktet og afholdelsestidspunktet for ferie, såfremt der er sket ændring i medarbejderens normtid. Dette sker automatisk i lønsystemet, når ferie registreres i dage.

OBS!!! Ved afholdelse af ferie i timer optjenes ferietimer allerede i forhold til normtiden, så der anvendes ikke feriepengedifference beregning.


Formlen lønsystemet bruger:

Nuværende arbejdstidsprocent = medarbejder normtid fra Ansættelsesforhold / overenskomst normtid fra Ansættelsesforhold * 100

Timer pr. dag = medarbejder normtid fra Ansættelsesforhold * 12 / 52 / 5, afrundet til 2 decimaler

Nuværende = -Timer pr. dag * Dage (fortegnet er minus)

Optjent = Timer pr. dag * (Optjent arbejdstidsprocent / Nuværende arbejdstidsprocent) * Dage

 

Eksempel:

  • Der afholdes 5 feriedage
  • Arbejdstid på ferieafholdelsestidspunktet – 160,33 = 7,4 timer pr. dag
  • Arbejdstid på optjeningstidspunktet – 130 = 6 timer pr. dag
  • Timesatsen på afholdelsestidspunktet = 150 kr.

 

  • -7,4 time * 5 feriedage = -37 timer
  • 7,4 time * ((130/160,33*100=81)/(160,33/160,33*100=100)) * 5 feriedage = 30 timer
  • Medarbejderen trækkes i løn: -37 timer + 30 timer * 150 kr. = -1.050 kr.

 

OBS!!! Feriepengedifferenceberegningen skal håndteres manuelt for de dage der ikke er opsparet fra 1. september 2020 eller senere, men som afholdes efter 1.9.2020. Når du har regnet beløbet medarbejderen skal have eller trækkes for, oprettes det på en variabel lønart, som IKKE er ferieberettigede, f.eks. 1171.

 

Regneark til brug for kontrol af udregning i Visma Løn

 

11.Ferietillæg efter ferieloven

Visma Løn optjener standard 1% i ferietillæg af den ferieberettigede løn.

Det er muligt at ændre det lovpligtige ferietillæg til en anden procent. Det kan enten gøres via en resultattabel, eller en personlig sats lønart.

  • Resultattabel 4003 - Ferietillæg lovpligtig

 

 

  1. Vælg Opsætning og Resultattabel
  2. Vælg resultattabel 4003
  3. Klik på Find
  4. Klik på Ny periode
  5. Udfyld feltet Gyldig
  6. Klik på OK
  7. I højremenuen vælges ’Resultattrin’
  8. Klik på Ny

  9. Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen
  1. Klik på Gem
             

 

Ønsker du at ændre ferietillægsprocenten for den enkelte medarbejdere, kan du gøre det på:

  • Personlig sats lønart 9908 – Personlig sats ferietillæg

 

  1. Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
  2. I højremenuen vælges ’Personlige satser’
  3. Klik på Ny
  4. Udfyld
  1. Klik på OK

 

Udbetaling ifølge ferieloven

Visma Løn er standard sat op til at udbetale ferietillægget efter følgende:

  • Optjent for perioden 1.9.XXXX til 31.5.XXXX udbetales med maj lønnen. Det vil sige, at for bagudlønnede sker det i lønkørsel 1XX05, og for forudlønnede sker det i lønkørsel 1XX04.
  • Optjent for perioden 1.6.XXXX til 31.8.XXXX udbetales med august lønnen. Det vil sige, at for bagudlønnede sker det i lønkørsel 1XX08, og for forudlønnede sker det i lønkørsel 1XX07.

Udbetalingen aktiveres ved ikrafttrædelseskode ’T’ på den relevante kørselsselektion. Visma opdater Visma Løn med det lov pligtige udbetaling af ferietillægget.

 

Beregning af ferietillæg

Der findes to stillingskategori lønarter til håndtering af beregning af ferietillægget. Følger du ferieloven er det lovgrundlaget du skal anvende:

  • Stillingskategorilønart 4900 - Ferietillæg lovgrundlag 
    Det opsparede ferietillæg beregnes af lovgrundlaget for ferieberettiget løn, dvs. der sker nedskrivning af beregningsgrundlaget, når der afholdes ferie og når medarbejderen har fri for egen regning

  • Stillingskategorilønart 4901 - Ferietillæg OK-grundlag
    Det opsparede ferietillæg beregnes af OK-grundlaget for ferieberettiget løn, dvs. grundlaget bliver ikke nedskrevet, når der afholdes ferie. Dog nedskrives grundlaget når medarbejderen holder fri for egen regning.

 

Stillingskategori lønarterne oprettes således:

  • Vælg Opsætning og Stillingskategori
  • Angiv f.eks. ’1001’
  • Klik på Find
  • Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger
  • Klik på Ny
  • Angiv enten stillingskategori lønart 4900 eller 4901
  • Angiv en dato
  • Klik på Gem

11.1. Udbetaling af ferietillæg - ferieår variabelt

Lønarten tømmer opsparet, men endnu ikke udbetalt ferietillæg. Udbetalingen er inklusiv opsparet ferietillæg i den lønkørsel hvor udbetalingen sker.

  • Variabel lønart 4785 - ‘Ferietillæg lov- og OK-grundlag’

 

12.Ekstra ferietillæg ferieår

Ekstra ferietillæg er overenskomst- eller aftale bestemt, og perioden det opspares for ændres ikke alle steder til at følge perioden for ferieloven.

Til håndtering af ekstra ferietillæg der følger ferieloven, dvs. opspares i ferieåret (1/9 – 31/8), og udbetales på det aftalte tidspunkt, skal én af følgende stillingskategori lønarter oprettes på de relevante stillingskategorier:

  • Stillingskategorilønart 4610 - Ekstra ferietillæg lovgrundlag
    Det opsparede ekstra ferietillæg beregnes af lovgrundlaget for ferieberettiget løn, dvs. der sker nedskrivning af beregningsgrundlaget, når der afholdes ferie og når medarbejderen har fri for egen regning.

  • Stillingskategorilønart 4607 - Ekstra ferietillæg OK-grundlag opsparing
    Det opsparede ekstra ferietillæg beregnes af OK-grundlaget for ferieberettiget løn, dvs. grundlaget bliver ikke nedskrevet, når der afholdes ferie. Dog nedskrives grundlaget når medarbejderen holder fri for egen regning.

 

Stillingskategori lønarterne oprettes således:

  1. Vælg Opsætning og Stillingskategori
  2. Angiv f.eks. ’1001’
  3. Klik på Find
  4. Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger
  5. Klik på Ny
  6. Angiv enten stillingskategori lønart 4610 eller 4607
  7. Angiv en dato
  8. Klik på Gem

 

Procenten for ekstra ferietillæg, oprettes enten generelt for en løngruppe på en resultattabel, eller personligt på en medarbejder:

  • Resultattabel 4007 - Ekstra ferietillæg - kalenderår

 

  1. Vælg Opsætning og Resultattabel
  2. Vælg resultattabel 4007
  3. Klik på Find
  4. Klik på Ny periode
  5. Udfyld feltet Gyldig
  6. Klik på OK
  7. I højremenuen vælges ’Resultattrin’
  8. Klik på Ny
  9. Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen
  1. Klik på Gem
             

 

Ønsker du at ændre ferietillægsprocenten for den enkelte medarbejdere, kan du gøre det på:

  • Personlig sats 9912 - Ekstra ferietillæg - kalenderår

 

  1. Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
  2. I højremenuen vælges ’Personlige satser’
  3. Klik på Ny
  4. Udfyld
  1. Klik på OK

 


Udbetaling af ekstra ferietillæg årligt

Ekstra ferietillæg får ikrafttrædelseskode E, for at sikre at udbetalingen kan ske uafhængigt af ferielovens ferietillæg.

Ikrafttrædelseskode E skal du oprette på den, eller de, kørselsselektioner hvor ekstra ferietillæg ønskes udbetalt.

Når ikrafttrædelseskoden aktiveres i lønkørslen, tømmes opsparet, ikke udbetalt ekstra ferietillæg til medarbejderen.

Oprettes Ikrafttrædelseskoden kun til én lønkørsel i året, udbetales ferietillægget årligt. Udbetaling skal ske senest i august måned. Oprettes den til flere lønkørsler deles udbetalingen på samme måde som lovpligtigt ferietillæg.

 

Oprettelse af Ikrafttrædelseskode

 

  1. Vælg Lønadministration og Kørselsselektion
  2. Angiv kørselsordre f.eks. ’12105’
  3. Klik på Find
  4. Vælg i ‘Højremenuen’, Ikrafttrædelseskode
  5. Klik på Ny
  6. Angiv ‘E’
  7. Klik på Gem

    Gentag ovenstående hvis du både har forudlønnede (selektion = 2), bagudlønnede (selektion = 1) eller timelønnede (selektion = 3) samt hvis du ønsker det ekstra ferietillæg udbetalt flere gang om året, ligesom det lovpligtige ferietillæg.

 

12.1. Udbetaling af ekstra ferietillæg - ferieår variabelt

Lønarten tømmer opsparet, men endnu ikke udbetalt ekstra ferietillæg. Udbetalingen er inklusiv opsparet ekstra ferietillæg i den lønkørsel hvor udbetalingen sker

  • Variabel lønart 4780 -  ‘Ferietillæg ekstra lov + OK-grundlag’ 

 

13.Ferietillæg – Kalenderår

Der er overenskomster som har vedtaget, at opsparing af ferietillæg opspares i kalenderåret og udbetales i efterfølgende april måneds lønkørsel.

Der optjenes 1% i ferietillæg, som opspares fra 1. januar til 31. december og udbetales i april måneds lønkørsel til alle. Dvs. april lønperiode for de bagudlønnede og maj lønperiode for de forudlønnede - kørselsordre 12X04.

Er procenten for ferietillægget en anden end 1%, kan det ændres generelt for en løngruppe på en resultattabel eller det kan ændres personligt på en medarbejder:

  • Resultattabel 4003 - Ferietillæg lovpligtig

 

  1. Vælg Opsætning og Resultattabel
  2. Vælg resultattabel 4003
  3. Klik på Find
  4. Klik på Ny periode
  5. Udfyld feltet Gyldig
  6. Klik på OK
  7. I højremenuen vælges ’Resultattrin’
  8. Klik på Ny
  9. Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen
  1. Klik på Gem
             

 

Ønsker du at ændre ferietillægsprocenten for den enkelte medarbejder, kan du gøre det på:

  • Personlig sats lønart 9908 – Personlig sats ferietillæg

 

  1. Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
  2. I højremenuen vælges ’Personlige satser’
  3. Klik på Ny
  4. Udfyld
  1. Klik på OK

For at sætte Visma Løn op til optjening af ferietillægget i kalenderår, kræver det en ændring på stillingskategorien. Her skal oprettes en af følgende to stillingskategori lønarter, som håndterer optjening i kalenderår.
Der er to forskellige grundlag, alt efter om den ferieberettigede løn skal nedskrives når ferie afholdes, eller den ikke skal:

 

  • 4902 - Ferietillæg lov – kalenderår
    Det opsparede ferietillæg beregnes af lovgrundlaget for ferieberettiget løn, dvs. der sker nedskrivning af beregningsgrundlaget, når der afholdes ferie og når medarbejderen har fri for egen regning.

 

  • 4904 - Ferietillæg OK-grundlag - kalenderår.
    Det opsparede ferietillæg beregnes af OK-grundlaget for ferieberettiget løn, dvs. at beregningsgrundlaget ikke nedskrives, når der afholdes ferie. Dog nedskrives grundlaget når medarbejderen holder fri for egen regning.

 

  1. Vælg Opsætning og Stillingskategori
  2. Angiv f.eks. ’1001’
  3. Klik på Find
  4. Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger
  5. Klik på Ny
  6. Angiv enten stillingskategori lønart 4902 eller 4904
  7. Angiv datoen 01-09-2020
  8. Klik på Gem



Udbetaling af ferietillægget

Det kræver at du på kørselsordre opretter f.eks. 12104 ikrafttrædelseskode ‘U’, for at ferietillægget der er optjent for sidste kalenderår bliver udbetalt. Husk at der kan være flere kørselsselektioner det skal oprettes på f.eks. 1 - Bagud, 2- Forud eller 3- Timeløn

 

  1. Vælg Lønadministration og Kørselsselektion
  2. Angiv kørselsordre f.eks. ’12104’
  3. Klik på Find
  4. Vælg i ‘Højremenuen’, Ikrafttrædelseskode
  5. Klik på Ny
  6. Angiv ‘U’
  7. Klik på Gem

    Gentag ovenstående hvis du både har forudlønnede (selektion = 2), bagudlønnede (selektion = 1) eller timelønnede (selektion = 3).

13.1. Udbetaling af ferietillæg - kalenderår variabelt

Lønarten tømmer opsparet ekstra ferietillæg, som endnu ikke er udbetalt, men opsparet i foregående kalenderår. 

  • Variabel lønart 4775 ‘Ferietillæg lov- og OK-grundlag’

 

 

14.Ekstra Ferietillæg – Kalenderår

Der er overenskomster der har vedtaget, at opsparing af ekstra ferietillæg opspares i kalenderåret og udbetales i efterfølgende april måneds lønkørsel, som det er kendt i den gamle ferielov.

Det ekstra ferietillæg optjenes fra 1. januar til 31. december og udbetales i april måneds lønkørsel til alle. Dvs. april lønperiode for de bagudlønnede, og maj lønperiode for de forudlønnede - kørselsordre 12X04.

Procenten for ekstra ferietillæg, oprettes enten generelt for en løngruppe på en resultattabel, eller personligt på en medarbejder:

  • Resultattabel 4007 - Ekstra ferietillæg - kalenderår

 

  1. Vælg Opsætning og Resultattabel
  2. Vælg resultattabel 4007
  3. Klik på Find
  4. Klik på Ny periode
  5. Udfyld feltet Gyldig
  6. Klik på OK
  7. I højremenuen vælges ’Resultattrin’
  8. Klik på Ny

  9. Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen
  1. Klik på Gem
             

 

Ønsker du at ændre ferietillægsprocenten for den enkelte medarbejdere, kan du gøre det på:

  • Personlig sats 9912 - Ekstra ferietillæg - kalenderår

 

  1. Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
  2. I højremenuen vælges ’Personlige satser’
  3. Klik på Ny
  4. Udfyld
  1. Klik på OK

 

For at sætte Visma Løn op til optjening af ekstra ferietillæg i kalenderår, kræver det at du opretter en af følgende to stillingskategori lønarter, som håndterer optjening i kalenderår. Der er to forskellige grundlag, alt efter om den ferieberettigede løn skal nedskrives når ferie afholdes eller den ikke skal:

 

  • 4622 - Ekstra ferietillæg OK-grundlag – kalenderår
    Det opsparede ferietillæg beregnes af OK-grundlaget for ferieberettiget løn. Dvs. at beregningsgrundlaget ikke nedskrives, når der afholdes ferie. Dog nedskrives grundlaget når medarbejderen holder fri for egen regning


  • 4624 - Ekstra ferietillæg lov – kalenderår
    Det opsparede ekstra ferietillæg beregnes af lovgrundlaget for ferieberettiget løn. Dvs. der sker nedskrivning af beregningsgrundlaget, når der afholdes ferie og når medarbejderen har fri for egen regning

 

  1. Vælg Opsætning og Stillingskategori
  2. Angiv f.eks. ’1001’
  3. Klik på Find
  4. Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger
  5. Klik på Ny
  6. Angiv enten stillingskategori lønart 4622 eller 4624
  7. Angiv en dato
  8. Klik på Gem

 

 

Udbetaling af ekstra ferietillægget

Udbetaling af ekstra ferietillæg kræver, at du på kørselsordre, f.eks. 12X04, opretter ikrafttrædelseskode ‘U’, for at det ekstra ferietillæg, der er optjent for sidste kalenderår, bliver udbetalt. Husk at der kan være flere kørselsselektioner det skal oprettes på f.eks. 1 - Bagud, 2- Forud eller 3- Timeløn

 

  1. Vælg Lønadministration og Kørselsselektion
  2. Angiv kørselsordre f.eks. ’12104’
  3. Klik på Find
  4. Vælg i ‘Højremenuen’, Ikrafttrædelseskode
  5. Klik på Ny
  6. Angiv ‘U’
  7. Klik på Gem

    Gentag ovenstående hvis du både har forudlønnede (selektion = 2), bagudlønnede (selektion = 1) eller timelønnede (selektion = 3).

 

14.1. Udbetaling af ekstra ferietillæg - kalenderår variabelt

Lønarten tømmer opsparet ferietillæg, som endnu ikke er udbetalt, men opsparet i foregående kalenderår. 

  • Variabel lønart 4770 ‘Ferietillæg ekstra lov + OK-grundlag’

 

15.Prorata udbetaling af ferietillæg og ekstra ferietillæg - ferieår

I ferieloven står der at du kan udbetale ferietillæg i forbindelse med at medarbejderen afholder ferie, det vil sige løbende udbetaling. Der er oprettet variable lønarter til manuel udbetaling af opsparet ferietillæg og ekstra ferietillæg fra ferieloven optjent i ferieåret.

 

  • 4788 - Udbetaling Ferietillæg lovgrundlag - beløb
    Anvendes til manuel udbetaling af ferietillæg opsparet af lovgrundlag.  

(Optjent via stillingskategorilønart 4900) 

 

  • 4789 - Udbetaling Ferietillæg OK-grundlag - beløb

Anvendes til manuel udbetaling af ferietillæg opsparet af OK-grundlag.  

(Optjent via stillingskategorilønart 4901) 

 

  • 4783 - Udbetaling Ferietillæg ekstra lovgrundlag - beløb

Anvendes til manuel udbetaling af ekstra ferietillæg opsparet af lovgrundlag. 
(Optjent via stillingskategorilønart 4610) 

 

  • 4784 - Udbetaling ekstra Ferietillæg OK-grundlag - beløb

Anvendes til manuel udbetaling af ekstra ferietillæg opsparet af OK-grundlag.  (Optjent via stillingskategorilønart 4907) 

 

Husk opsætning på din kontoplan af ovenstående lønarter, så de bliver konteret i dit bogføringsbilag.

 

16.Udbetaling af ferietillæg ved fratrædelse

Ferietillæg skal udbetales enten samtidig med, at ferien, eller også udbetales ferietillægget for perioden 1. september til 31. maj sammen med lønnen for maj måned. Dette kan du læse i ferielovens § 18.

Har en medarbejder afholdt ferie efter ny ferielov ved sin fratræden, men endnu ikke fået udbetalt ferietillægget, der svarer til de afholdte feriedage. Her vil arbejdsgiveren i forbindelse med lønmodtagerens fratræden skulle afregne ferietillægget svarende til de feriedage, som lønmodtageren har afholdt. Dette ferietillæg skal bare udbetales direkte til lønmodtageren.

For den ferie, som lønmodtageren ikke har holdt, skal arbejdsgiveren afregne feriegodtgørelse med 12,5 % til FerieKonto. Dette står i ferielovens § 16, stk. 4. Der skal ikke udbetales ferietillæg for den ferie, som lønmodtageren ikke har holdt endnu. Der er i beregningen af 12,5 % i feriegodtgørelse taget højde for ferietillægget på 1 %. 

Eksempel på fratrædelse pr. 31. marts

  • Optjent i ferieåret 14,56 feriedage
  • Afholdt ferie i alt ultimo fratrædelsesmåned 10 feriedage
  • Restferie til Feriekonto (14,56 - 10 dage) 4,56 feriedage
  • Ferietillæg udbetales ifm. fratrædelse (14,56 -4,56) 10 feriedage
  • Kørsel en lønkørsel frem, før du sætter fratrædelsesdatoen på og fra rapporten Ny ferielov ferieregnskab, tager du de optjente dage (kolonne R) og dividere det op i Ferietillæg (kolonne AH) og ganger med de 10 feriedage og udbetaler det på en af nedenstående lønarter.

 

Til udbetaling af ferietillæg (optjent i ferieåret), i forbindelse med fratrædelse, kan bruges en af følgende variable lønarter:

  • 4788 - Udbetaling Ferietillæg lovgrundlag – beløb

Anvendes til manuel udbetaling af ferietillæg opsparet af lovgrundlag.
(Optjent via stillingskategorilønart 4900)

  • 4789 - Udbetaling Ferietillæg OK-grundlag – beløb

Anvendes til manuel udbetaling af ferietillæg opsparet af OK-grundlag.
(Optjent via stillingskategorilønart 4901)

 

Husk opsætning på din kontoplan af ovenstående lønarter, så de bliver konteret i dit bogføringsbilag.

17.Ekstra ferietillæg i forbindelse med fratrædelse - ferieår

I nogle overenskomster skal det ekstra ferietillæg håndteres særskilt i forbindelse med en fratrædelse. 

Opret en af følgende stillingskategori lønarter for få afregnet ekstra ferietillæg ifb. med fratrædelse:

  • Stillingskategorilønart 4626 - Ekstra ferietillæg OK-grundlag udb fratrædelse
  • Stillingskategorilønart 4627 - Ekstra ferietillæg lovgrundlag udb fratrædelse

 

  1. Vælg Opsætning og Stillingskategori
  2. Angiv f.eks. ’1001’
  3. Klik på Find
  4. Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger
  5. Klik på Ny
  6. Angiv enten stillingskategori lønart 4626 eller 4627
  7. Angiv en dato
  8. Klik på Gem

 

18.Ekstra ferietillæg i forbindelse med fratrædelse - kalenderår

I nogle overenskomster skal det ekstra ferietillæg håndteres særskilt i forbindelse med en fratrædelse. 

Opret en af følgende stillingskategori lønarter for få afregnet ekstra ferietillæg ifb. med fratrædelse:

  • Stillingskategorilønart 4628 - Ekstra ferietillæg OK-grundlag udb. fratrædelse
  • Stillingskategorilønart 4629 - Ekstra ferietillæg lovgrundlag udb. fratrædelse

 

  1. Vælg Opsætning og Stillingskategori
  2. Angiv f.eks. ’1001’
  3. Klik på Find
  4. Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger
  5. Klik på Ny
  6. Angiv enten stillingskategori lønart 4628 eller 4629
  7. Angiv en dato
  8. Klik på Gem

 

19.Udbetaling af ferietillæg ved fratrædelse - optjent efter gammel FERIELOV

Ved fratrædelse er der mulighed for at afregne ekstra ferietillæg på følgende lønarter.

Denne lønart afregner ekstra ferietillæg kontant sammen med lønnen uden modregning

i feriepengene:

  • Variabel lønart 3700 - Ferietillæg ekstra afregning

 

Denne lønart afregner ekstra ferietillæg kontant sammen med lønnen med modregning

i feriepengene:

  • Variabel lønart 3701 - Ferietillæg ekstra afregning

 

Denne lønart lægger det ekstra ferietillæg til feriepengene og afregnes sammen med feriepengene:

  • Variabel lønart 3702 - Ferietillæg ekstra afregning

 

  1. Vælg Medarbejder og Variable lønoplysninger
  2. Klik på Ny
  3. Udfyld
  1. Klik på OK

 

20.Reduktion af den ferieberettigede løn

Når en medarbejder holder ferie med løn, optjenes der ikke feriepenge af lønnen i ferieperioden. Derfor reduceres den ferieberettigede løn med 4,8 procent af månedslønnen for hver feriedag. Resultattabel ’FEREDU’ styrer nedskrivningen af den ferieberettigede løn.

Der findes fire muligheder for nedskrivning af ferieberettigede løn. Opret resultattabellen med en af følgende værdier:

  • Blank eller 0 (nul) - nedskrives den ferieberettigede løn med 4,8% pr. afholdt feriedag jf. ferieloven.
  • 1 – løntræk sker med timelønnen ganget med 7,4 timer pr. feriedag, medmindre værdien af én dag er ændret på resultattabel TRTIM eller personlige lønart 9918, så vil det være den værdi der anvendes.
  • 2 – løntrækket sker med 1/260 pr.  afholdt feriedag.
  • 3 – nedskriver IKKE den ferieberettigede løn ved afholdelse af ferie med løn

 

Har du i resultattabel ’FEREDU’ angivet 0 (nul) eller blank og ønskes den ferieberettigede løn reduceret med en anden procentsats kan du bruge

  • Resultattabel 4004 - Feriesats pr. dag (4,8 %)

 

  1. Vælg Opsætning og Resultattabel
  2. Vælg resultattabel 4004
  3. Klik på Find
  4. Klik på Ny periode
  5. Udfyld feltet Gyldig
  6. Klik på OK
  7. I højremenuen vælges ’Resultattrin’
  8. Klik på Ny
  9. Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen
  1. Klik på Gem         

 

Ønskes den ferieberettigede løn reduceret med en anden procentsats for enkelte medarbejdere (resultattabel FEREDU skal have værdien Blank eller 0(nul)), oprettes

  • Lønart 9909 – Personlig dagssats ferie pct.

 

  1. Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
  2. I højremenuen vælges ’Personlige satser’
  3. Klik på Ny
  4. Udfyld
 

 

  1. Klik på OK

20.1. Timelønnede medarbejdere, ferie med løn (lærlinge/elever)

Disse medarbejdere optjener ferie i dage med løn. Når disse medarbejdere afholder ferie bliver den ferieberettigede løn nedskrevet med 4,8% af deres timeløn.

  • Resultattabel FEREDU skal være 0/blank for denne løngruppe

 

For at dette grundlag kan være timelønnen, skal lønartstype 4750 oprettes med f.eks. lønart 1100 og sekvens = 0, hvis der er flere lønarter der skal danne grundlaget oprettes disse tilsvarende på denne lønartstype. Kontakt en konsulent hos Visma, for at få hjælp til denne opsætning.

20.2. Timelønnede ferie med løn, reduceres i den ferieberettiget løn

Timelønnede der er ansat med ret til ferie med løn, skal reduceres i den ferieberettigede løn, når de afholder ferie. Dette kræver at ferierækkefølge benyttes (fraværslønart 3950 skal oprettes på fraværskoden), samt at resultattabel:

  • DAGTIM er udfyldt med 1 på relevante løngrupper.

 

21.Ferie egen regning

Ved afholdelse af ferie med løn, hvor du endnu ikke har optjent nok ferie, vil der ske træk i lønnen for ikke optjent ferie. Løntrækket kan beregnes på tre måder:

  • 4,8% af den ferieberettigede løn pr. feriedage
  • 7,4 time gange timesatsen. 
  • 1/260 pr. afholdt feriedag

 

Resultattabel ’FEEGEN’ har tre muligheder for at styre beregningen af løntrækket ved afholdelse af ferie. Resultattabel ’FEEGEN’ kan oprettes med en af følgende værdier:

  • Blank eller 0 (nul) – løntrækket sker med 4,8% af den ferieberettigede løn per. Afholdt feriedag
  • 1 – løntræk sker med timelønnen ganget med 7,4 timer pr. feriedag, medmindre værdien af en dag er ændret på resultattabel TRTIM eller personlige lønart 9918, så vil det være den værdi der anvendes.
  • 2 – løntrækket sker med 1/260 pr.  afholdt feriedag.

 

Har du i resultattabel ’FEEGEN’ angivet 0 (nul) eller blank og ønskes den ferieberettigede løn reduceret med en anden procentsats kan du bruge

  • Resultattabel 4004 - Feriesats pr. dag (4,8 %)

 

  1. Vælg Opsætning og Resultattabel
  2. Vælg resultattabel 4004
  3. Klik på Find
  4. Klik på Ny periode
  5. Udfyld feltet Gyldig
  6. Klik på OK
  7. I højremenuen vælges ’Resultattrin’
  8. Klik på Ny
  9. Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsformen
  10. Klik på Gem         

 

Ønskes den ferieberettigede løn reduceret med en anden procentsats for enkelte medarbejdere (resultattabel FEEGEN skal have værdien Blank eller 0(nul)), oprettes

  • Lønart 9909 – Personlig dagssats ferie pct.

 

  1. Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
  2. I højremenuen vælges ’Personlige satser’
  3. Klik på Ny
  4. Udfyld
  1. Klik på OK

 

21.1. Medarbejdere med månedsløn og lb. Beregning af feriepenge

Når disse medarbejdere afholder ferie uden løn og deres månedsløn skal reduceres med 4,8%, kan du anvende følgende fraværskode:

  • 42 – Ferie egen regning, med tilhørerende fraværslønart 1587

 

Sådan opretter du fraværskoden til relevante stillingskategori:

 

  1. Vælg Opsætning og Stillingskategori
  2. I højremenuen vælges ’Tilladte fraværskoder’
  3. Klik på Ny
  4.  
    Udfyld
  5. Klik på OK

 

 

22.        Administration af ferie i timer

22.1. Optjening af ferie med løn i timer (15,41)

På den relevante stillingskategori tilknyttes

  • Stillingskategorilønart 4600 - Ferie med løn

 

Resultattabel ’FEENH’ oprettes på relevante løngrupper med værdien ’1’.

 

Med denne opsætning på stillingskategorien og resultattabellen vil medarbejderne ved hver lønkørsel optjene 15,41 timer pr. ansættelsesmåned.
Antallet af ferietimer reduceres ved ansættelse eller fratrædelse midt i lønperioden.

Ved deltid beregnes der en forholdsmæssig tildeling af ferietimer ud fra normtiden.

 

22.2. Afrunding af ferietimer

Månedslønnede bliver afrundet til 185 ferietimer i relevant lønkørsel for lønperiode august, såfremt der er optjent 184,92 ferietimer ultimo august.

Har en medarbejder ikke været ansat hele året, og ønsker arbejdsgiver at opskrive antallet af ferietimer anvende korrektionslønart 40017. Det samme gælder, hvis en medarbejder flyttes mellem to arbejdsgivere med samme CVR.nr.

22.3. Fratrædelse af medarbejdere med ferie i timer

Ved fratrædelse sker der en automatisk omregning til feriedage (timer * arbejdstidsprocent / 7.4) 

Eksempel

Hvis en medarbejder fratræder, så beregnes 185 ferietimer * 100% / 7.4 = 25 feriedage til afregning.

 

23.Ferieregistreringer

Afholdelse af ferie registreres via 'Fraværsregistrering', hvor der angives en ’Startdato’, ’Slutdato’ og ’Varighed’ på medarbejderen.

 

23.1. Registrering af ferie på månedslønnede

Registrering af ferie på medarbejdere der er ansat med ret til afholdelse af ferie med løn, skal registreres på

  • Fraværskode 40/50 – Afholdt feriedage
  • Fraværskode 49 – Afholdt ferietimer

 

Visma Løn vil nedskrive i den optjente feriesaldo. Såfremt medarbejdere ikke har en feriesaldo, vil der blive trukket med den værdi der er oprettet på resultattabel ’FEEGEN’. Såfremt medarbejderen har en feriesaldo, nedskrives denne.

 

23.2. Registrering af ferie ved skift af ferieår

Ved registrering af ferie tager systemet udgangspunkt i den registrerede ’Startdato’ ved nedskrivning af ferie.

Derfor skal registrering af ferie hen over skift af ferieår (eksempelvis 29/8 – 1/9) altid deles i 2 registreringer: 29/8 – 31/8 samt 1/9 – 1/9.

 

23.3. Registrering af ferie for timelønnede medarbejdere med feriekort

Fraværskode 47 kan bruges på timelønnede medarbejdere, med feriegodtgørelse til Feriekort, så du kan holde øje med hvor mange feriedage en medarbejder har afholdt.

OBS!!! Fraværskoden er kun til registrering, der sker ingen beregning eller nedskrivning ved brug af denne fraværskode.

Fraværskode 47 kan bruges med følgende lønarter:

  • Fraværslønart 3814 – fraværet vises IKKE på lønsedlen
  • Fraværslønart 3872 – fraværet vises på lønsedlen

 

  1. Vælg Opsætning og Stillingskategori
  2. I højremenuen vælges ’Tilladte fraværskoder’
  3. Klik på Ny
  4.  
    Udfyld
  5. Klik på OK

 

24.Udbetaling af feriepenge med feriekort

For at udbetale feriepenge til medarbejderen oprettes variable lønart

  • 4790 - ‘Anmodet Feriekort udbetaling’ med det antal feriedage og feriepenge der står i Virk.dk.

 

Beløbet bliver nu beskattet i lønkørslen og nettoferiepengene udbetales til medarbejderen.

OBS!!! Når du skal udbetale feriepenge til en fratrådt medarbejder, kan det være en god ide, at foretage en ‘Genrekvirering af eSkattekort’ i form af et bikort, så trækprocenten ikke standard er 55%, men den faktiske trækprocent som fremgår af medarbejderens skattekort.

 

Visma har en Feriekortservice, som automatisk henter og registrerer feriepengeanmodninger - så behøver du ikke længere at tænke over udbetaling af feriekort. Læs mere om den nye service her

 

25.Lønarter, som behandler feriefravær

Kombination af fraværskode og lønart:

Fraværskode

Lønart til fravær

Beskrivelse

40

3950

Ferie med løn i dag

42

1587, 1597 (res 4011)

Fri egen regning

43

1579

Fri egen regning, dage * sats

47

3814, 3872

Ferie med feriekort

49

3950

Ferie med løn i timer

50

3950

Ferie med løn, kan være dage eller timer

 

  1. Vælg Opsætning og Stillingskategori
  2. I højremenuen vælges ’Tilladte fraværskoder’
  3. Klik på Ny
  4. Udfyld

  5. Klik på OK

 

26.Ferieberettigede grundlag – kundespecifikt

Visma Løn har standard defineret hvilke lønarter som er ferieberettiget og hvilke lønarter, som ikke er ferieberettiget. Med hjælp fra en konsulent fra Visma Enterprise, kan du definere hvilke lønarterne som du ønsker, skal være ferieberettiget eller ej.

 

Grundlaget specificeres under lønartstype 1109. Denne lønartstype er som udgangspunkt tom. Lønartstypen oprettes med de lønarter som f.eks. ikke skal tælles med i den ferieberettiget løn med et minus og med et plus for de lønarter som skal tælles med i grundlaget for ferieberettiget løn.

 

26.1. Kontering af ferieberettigede grundlag – kundespecifikt

Ferieberettigede løn beregnes standard på ’lønartstype 1103’, men kan tilpasses på ’lønartstype 1109’. For at bogfør det grundlag skal nedenstående lønart oprettes på din kontoplan i både debet og kredit. Lønarten påvirker ingen feriesaldi.

  • Lønart 9841 - Kontering Ferieberettiget løn

 

27.Fratrædelse af en medarbejder

Når en medarbejder fratræder, skal der afregnes restferiepenge med tilhørende dage for alle ferieår.

Afregningen sker ved at oprette en fratrædelseskode samt fratrædelsesdato, hvorefter lønsystemet automatisk udløser feriepenge for henholdsvis indeværende, sidste og forrige ferieår samt udbetaler overført ferie kontant på lønsedlen. Det betyder, at alle dage/timer samt feriepenge afregnes uden yderligere administration.

Hvis ferien administreres i timer, omregnes disse til dage.

Ferietillæg for indeværende og sidste år nulstilles automatisk ved fratrædelse.

 

27.1. Fratrædelseskoder

Nedenstående fratrædelseskoder bruges i forbindelse med fratrædelse, hvor der skal tages højde for, hvad der skal ske med feriepengene.

 

Fratrædelseskode

Funktion

1

Feriepenge kontant på lønseddel

2

Feriepenge på feriekort funktionær

3

Feriepenge til FerieKonto/feriekasse funktionær

4

Feriepenge løbende beregning, timeløn FerieKonto/Feriekort/Feriekasse

8

Medarbejder uden ferie

9

Fratrådt i tidligere system

 

  1. Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
  2. Udfyld feltet fratrådt
  3. Klik på Gem

 

28.Tidsregistreringssystem levere ferie fravær i timer

Har du et tidsregistreringssystem som medarbejderen anvender til registrering af afholdt ferie, og dette tidsregistreringssystem, kan kun levere registreringen i timer men du optjener og afholder faktisk ferie med løn i dage, skal resultattabel:

  • FEFRAV have værdien 1 for de pågældende løngrupper

 

Lønsystemet vil omregne ferietimerne til feriedage ved at tage værdien fra registreringen og dividere med 7,4 timer svarende til 1 feriedag. Medmindre resultattabel TRTIM indeholder en anden værdi, eller den personlige lønart 9918 har en anden værdi, så anvendes denne værdi. Resultattabel FEFRAV skal sættes op til håndtering af at registreringen er i timer der skal omregnes til dage:

  1. Vælg Opsætning og Resultattabel
  2. Angiv ’FEFRAV’
  3. Klik på Find
  4. Klik på ‘Ny periode’
  5. Angiv datoen 01-09-2020
  6. Klik på Gem
  7. Vælg i højremenuen ‘Resultattrin’
  8. Klik på ‘Ny’
  9. Angiv løngruppe f.eks. F1 og værdien 1 for ferie i timer
  10. Klik på Gem

29.Direktør

Der findes tre måder at håndterer direktører på i Visma Løn:

  1. Der optjenes IKKE feriepenge, feriedage og ferietillæg:
    • Opret fast lønart 905 - Stop feriepengeberegning

  2. Der optjenes Kun ferietillæg:
    • Tjek at der på stillingskategorien er oprettet følgende stillingskategori lønarter:
      • 4600 - Ferie med løn
      • 4900 - Opsp. ferietillæg lovgrundlag 
    • Resultattabel 4002, skal oprettes med værdien 0, for ingen optjening af feriepenge

      1. Vælg Opsætning og Resultattabel
      2. Angiv ’4002’
      3. Klik på Find
      4. Klik på ‘Ny periode’
      5. Angiv en dato
      6. Klik på Gem
      7. Vælg i højremenuen ‘Resultattrin’
      8. Klik på ‘Ny’
      9. Angiv løngruppe f.eks. KA og værdien 0 for Ingen optjening af feriepenge
      10. Klik på Gem


    • Personlig sats lønart 9980, skal oprette med værdien 0, for at der IKKE optjenes feriedage.

      1. Vælg Medarbejder og Ansættelsesforhold
      2. I højremenuen vælges Personlig sats
      3. Klik på Ny
      4. Angiv startdato 1.9.2020, lønart 9980 og værdien 0
      5. Klik på Gem


  1. Der optjenes feriedage og ferietillæg, men IKKE feriepenge
    • Direktøren kan ligge i samme stillingskategori som i dag, men på resultattabel 4002, oprettes løngruppen med værdien = 0 (kræver at direktøren ligger i egen løngruppe), så optjenes der ikke feriepenge:

      1. Vælg Opsætning og Resultattabel
      2. Angiv ’4002’
      3. Klik på Find
      4. Klik på ‘Ny periode’
      5. Angiv datoen 01-09-2020
      6. Klik på Gem
      7. Vælg i højremenuen ‘Resultattrin’
      8. Klik på ‘Ny’
      9. Angiv løngruppe f.eks. KA og værdien 0 for Ingen optjening af feriepenge
      10. Klik på Gem

30.Ferie på forskud

Ferie på forskud kan aftales mellem arbejdsgiver og lønmodtager. Der kan max tildeles det antal feriedage/timer på forskud, som kan optjenes i samme ferieår. F.eks. står du i august måned, så kan der kun tildeles 2,08 feriedag, for det er de feriedage du kan optjene med august lønnen.

Har medarbejdere på fratrædelsestidspunktet nogle feriedage på forskud, som ikke kan nå at blive modregnet i den optjente ferie, vil der ske en modregning i tilgodehavende løn/feriegodtgørelse. Hvis tilgodehavendet ikke dækker ferie på forskud, kan der ikke rejses yderligere krav.

OBS!!! Tildelt forskudsferie som er afholdt, vil vises på lønsedlen i hele ferieåret.

 

30.1. Medarbejdere, ferie med løn

Når en medarbejder bruger af sin ferie på forskud, vil medarbejderen modtage sin almindelige løn. Den optjente ferie i den pågældende måned, hvor der afholdes ferie på forskud, vil blive modregnet i ferie på forskud, så gælden på ferie på forskud nedskrives hos arbejdsgiver.

Tildeling af ferie på forskud skal ske på en af følgende variable lønarter:

  • 4765 - Ferie med løn i dage
  • 4766 - Ferie med løn i timer

 

30.2. Medarbejdere med feriegodtgørelse

Tildeling af ferie på forskud skal ske med et antal dage, samt værdien af dagene. Værdien af feriedagene beregnes på baggrund af lønnen de sidste 4 uger før ferieafholdelse, jvf. ferieloven. Skulle der ske en regulering i medarbejderens løn, vil denne regulering IKKE påvirke de feriepenge der er blevet beregnet ved tildeling af ferie på forskud.

 

FerieKonto/Feriekasse: Visma indberetter de feriedage og feriepenge som er tildelt ferie på forskud, som så sørger for udbetalingen til medarbejderen. Det er vigtigt at dette kommer med i en lønkørsel eller supplerende lønkørsel, før medarbejderen skal bruge af sin ferie på forskud, for ellers vil der ikke kunne ske en udbetaling fra FerieKonto/Feriekasse.

 

Feriekort: Visma indberetter de feriedage og feriepenge som er tildelt ferie på forskud til eIndkomst. Det er vigtigt at dette kommer med i en lønkørsel eller supplerende lønkørsel, før medarbejderen skal bruge af sin ferie på forskud, for det er ikke muligt for arbejdsgiver at udbetale ferie på forskud i samme lønkørsel som det er tildelt. 

For disse medarbejdere gælder det at lønsystemet modregner de feriedage og feriepenge der er tildelt ferie på forskud, i de optjente feriedage og feriepenge fra lønkørslen. 

Derfor skal tildeling af ferie på forskud, tidligst ske i lønkørslen før ferie på forskud skal anvendes.

Tildeling af ferie på forskud skal ske på en af følgende variable lønarter:

  • Lønart 4767 - Lb. indberetning FerieKonto, Feriekasse og Feriekort
  1. Vælg Medarbejder og Variabel lønoplysninger
  2. Klik på Ny
  3. Angiv datoen f.eks. 01-09-2020, lønart 4765, 4766 eller 4767
  4. Udfyld med antal feriedage/timer på forskud samt på lønart 4767 feriepenge
  5. Klik på Gem, hvis der ikke er flere medarbejder eller tryk på Tab og gentag punkt 3 og 4.

    Du kan også bruge Fællesregistrering/Variable lønoplysninger, hvis det er en gruppe af medarbejdere der skal tildeles ferie på forskud.

 

30.3. Fratrædelse af medarbejdere som skylder forskudsferie

Har du medarbejdere der fratræder og skylder ferie på forskud, skal du køre en fremtidig lønseddel og aflæse på lønsedlen, hvad medarbejderen skylder i feriepengene og feriedagene. De skyldige feriedage og feriepengene oprettes på en af nedenstående variable lønarter og vil dermed blive modregnet i lønnen, som fri egen regning før skat:

 

  • 4796 - Tilbageførsel af forskudsferie i dage (Ferie med løn og løbende beregning af feriepenge til Feriekort, FerieKonto eller Feriekasse) 

 

  • 4797 - Tilbageførsel af forskudsferie i timer (Ferie med løn)

 

Du skal oprette ovenstående lønarter i din kontoplanen:

  • Lønart 4796
    Debet i resultatopgørelse (Konto vedr. forskudsferie)

Kredit i balancen (Konto vedr. forskudsferie)

Kredit i resultatopgørelse (konto som fri egen regning)

 

  • Lønart 4797:

Debet i resultatopgørelse (Konto vedr. forskudsferie)

Kredit i balancen (Konto vedr. forskudsferie)

Kredit i resultatopgørelse (konto som fri egen regning)

 

31.Udbetaling af ferie ved feriehindring 

Er feriehindringen sygdom eller orlov efter barselsloven, og består feriehindringen fortsat frem til udgangen af den følgende ferieafholdelsesperiode, kan feriepenge udbetales til medarbejderen. 

Udbetaling sker på baggrund af de Bruttoferiepenge og feriedage/-timer til rådighed, der vises på rapporten ‘Ny ferielov ferieregnskab’. Følgende variable lønarter kan oprettes på medarbejderen:

  • 40110 - Udbetaling af feriedage, kontant
  • 40111 - Udbetaling af ferietimer, kontant

 

32.Bogføring af ferie

Oprettelse af de nye lønarter i forbindelse med ferie, er beskrevet i et separat vejledning, som hedder ‘Kom godt i gang med ny ferielov - Bogføring’. Vejledningen findes samme sted, som du har hentet denne vejledning:

https://community.visma.com/t5/Vejledninger-i-Visma-Lon/tkb-p/DK_EN_Visma-Lon_Vejledninger/label-nam...

 

33.Hensættelse til Feriepulje – gælder kun for standard Visma Løn

Du kan hver måned opspare en procentdel af et valgfrit grundlag til en feriepujle. Når en medarbejder afholder ferie med løn eller ferie egen regning, bliver feriepuljen nedskrevet med en procentdel.

  • Lønartstype 9870 oprettes i samarbejde med en konsulent fra Visma Enterprise A/S.
  • Resultattabel 9870 oprettes med en procent, som der skal hensætte til feriepuljen
  • Resultattabel 9871 oprettes med en procent, som feriepuljen skal nedskrives med i forbindelse med afholdelse af ferie
  • På den pågældende stillingskategori oprettes stillingskategorilønart 9870
  • I bogføringen skal lønart 9870 og 9871 oprettes i både debet og kredit.

34.Tilpas af tekster på lønsedler   

Anvender du engelsk tekst eller ønsker du at ændre teksten på dine lønsedler, skal du have tilpasset nedenstående lønarter med den engelske tekst/nye tekst, for at ‘Ny ferielov bliver vist som du ønsker:

 

Lønart

Udskriftslønart

Navn

4993

44200

Ferieberettiget løn

44765

44220

Tildel forskudsferie, dage

44766

44220

Tildel forskudsferie, timer

44953

44230

Forskudsferie afh. dage

44954

44230

Forskudsferie afh. timer

44955

44235

Skyldige feriepenge på forskud

44947

44250

Ferietimer til rådighed lønseddel

44949

44260

Feriedage til rådighed lønseddel

4991

44280

Feriepenge lønseddel

4992

44300

Ferietillæg lønseddel Lov

4997

44300

Ferietillæg lønseddel

4994

44320

Ferietillæg ekstra

4998

44320

Ferietillæg ekstra.Lov lønseddel

44902

44902

Ferietillæg L.grl Ovk Lønseddel

44904

44904

Ferietillæg Ovk-g.lg Lønseddel

44905

44905

Ekstra ferietillæg lov/OK Lønseddel

44906

44906

Ekstra ferietillæg lov Lønseddel

4962

8302

Feriepenge I. år (timer/Dage)

4967

8303

AM-bidrag af feriepenge I. år

4924

8304

A-skat af feriepenge I. år

4969

8305

Overført til FerieKonto

 

 

 

Sådan tilpasses teksten på lønsedlen:

  1. Klik på Opsætning og Lønartsopsætning
  2. Angiv en af ovenstående lønart
  3. Klik på Find
  4. Klik på Ny
  5. Angiv datoen 1.9.2020 og evt. Tekstekode f.eks. EN (teksten koden findes på stillingskategorien under Opsætning) og angiv den danske/engelske tekst i Bruger tekst og Udskrift tekst
  6. Klik på Gem


Gentag ovenstående for de øvrige lønarter

 

35.Korrektionslønarter

35.1. Medarbejdere som har ferie med løn

Nedenstående lønarter kan anvendes under variable lønoplysninger og må KUN benyttes til medarbejdere som har været med i en lønkørsel i Visma Løn. 

Oprettes lønarterne med en dato tidligere end nuværende lønperiode, vil lønarterne blive efterreguleret for at få rettelsen i den korrekte lønperiode:

 

  • 40012 ’Korrektion Feriedage’. Bogføres IKKE indberettes IKKE til eIndkomst på aktive medarbejdere. På fratrådte medarbejdere indberettes til eIndkomst
    • Feriedage +/-
    • Arbejdstid (Arbejdstidsprocenten SKAL udfyldes med ’0’ såfremt der i lønkørslen automatisk bliver beregnet optjente feriedage. Bliver der IKKE beregnet optjente feriedage i lønkørslen kan arbejdstidsprocenten udfyldes)

  • 40015 ’Korrektion Feriepenge’. Bogføres (skal oprettes i din kontoplan) men indberettes IKKE til eIndkomst på aktive medarbejdere. På fratrådte medarbejdere indberettes til eIndkomst.
    • Bruttoferiepenge +/-

  • 40017 Korrektion Ferietimer. Bogføres IKKE indberettes IKKE til eIndkomst på aktive medarbejdere. På fratrådte medarbejdere indberettes til eIndkomst
    • Ferietimer +/-
    • Arbejdstid (Arbejdstidsprocenten SKAL udfyldes med ’0’ såfremt der i lønkørslen automatisk bliver beregnet optjente feriedage. Bliver der IKKE beregnet optjente feriedage i lønkørslen kan arbejdstidsprocenten udfyldes)

 

35.2. Medarbejdere som har løbende beregning af ferie

Nedenstående lønarter kan anvendes under variable lønoplysninger og må KUN benyttes til medarbejdere som har været med i en lønkørsel i Visma Løn. 

Oprettes lønarterne med en dato tidligere end nuværende lønperiode, vil lønarterne blive efterreguleret for at få rettelsen i den korrekte lønperiode.

  • 40055 Korrektion feriedage/feriepenge løbende beregning.
    Bogføres og indberettes til eIndkomst

 

36.Saldi lønarter

Saldolønarterne kan benyttes til medarbejdere som IKKE har været lønbehandlet i Visma Løn (f.eks. en ny kunde i Visma Løn eller medarbejdere som skifter fra én arbejdsgiver til en ny arbejdsgiver).

De opdaterede saldi dokumenteres i:

  • Medarbejderens lønseddel.
  • Rapporten Ny ferielov Ferieregnskab.

 

Lønarterne indberettes ikke til eIndkomst og bliver ikke bogført.

  • 40011 ‘Saldo Feriedage’ -
    Opdater saldoen for feriedage med værdien der er oprettet på lønarten. Lønarten oprettes med følgende værdier:
    • Optjente feriedage 
    • Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.2021
    • Måned (den måned hvor dagene er optjent) f.eks. ‘9’ for september måned
    • Arbejdstid (Arbejdstidsprocenten for den måned feriedagene er optjent. Har medarbejderen optjent feriedagene på fuldtid skal værdien i feltet = 100%. Har medarbejderen optjent feriedagene på 30 timer om uge vil det svare til at værdien skal være 81,08%. Hvis ikke procenten er korrekt kan det udløse feriepengedifference beregning på medarbejderen når ferie afholdes)

 

  • 40014 ‘*Saldo Feriepenge’

Opdaterer saldoen for bruttoferiepenge med værdien der er oprettet på lønarten. Lønarten oprettes med følgende værdier:

  • Optjente bruttoferiepenge
  • Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.2021
  • Måned (den måned feriepengene er optjent) f.eks. ‘9’ for september måned

 

  • 40016 ‘Saldo Ferietimer’

Opdaterer saldoen for ferietimer med værdien der er oprettet på lønarten. Lønarten oprettes med følgende værdier:

  • Optjente ferietimer
  • Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.2021
  • Måned (den måned timerne er optjent) f.eks. ‘9’ for september måned
  • Arbejdstid (Arbejdstidsprocenten for den måned ferietimerne er optjent. Har medarbejderen optjent feriedagene på fuldtid skal værdien i feltet = 100%. Har medarbejderen optjent feriedagene på 30 timer om uge vil det svare til at værdien skal være 81,08%. Hvis ikke procenten er korrekt kan det udløse feriepengedifference beregning på medarbejderen når ferie afholdes)

 

  • 40020 ‘Saldo Ferietillæg - lovgrundlag’

Opdaterer saldoen for ferietillæg (lovgrundlag).  Lønarten oprettes med følgende værdier:

  • Opsparet ferietillæg
  • Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.2021
  • Måned (den måned ferietillægget er optjent) f.eks. ‘9’ for september måned
  • Grundlag (ferieberettigede løn)

 

  • 40021 ‘Saldo Ferietillæg OK-grundlag’

Opdaterer saldoen for ferietillæg (OK-grundlag).  Lønarten oprettes med følgende værdier:

  • Opsparet ferietillæg
  • Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.2021
  • Måned (den måned ferietillægget er optjent) f.eks. ‘9’ for september måned
  • Grundlag (ferieberettigede løn)

 

  • 40022 ‘Saldo ekstra ferietillæg - lovgrundlag ’

Opdaterer saldoen for ekstra ferietillæg (lovgrundlag).  Lønarten oprettes med følgende værdier:

  • Opsparet ekstra ferietillæg
  • Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.2021
  • Måned (den måned ferietillægget er optjent) f.eks. ‘9’ for september måned

 

  • 40023 ‘Saldo ekstra ferietillæg OK-grundlag’

Opdaterer saldoen for ekstra ferietillæg (OK-grundlag).  Lønarten oprettes med følgende værdier:

  • Opsparet ekstra ferietillæg
  • Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.2021
  • Måned (den måned ferietillægget er optjent) f.eks. ‘9’ for september måned

 

  • 40040 ‘Saldo Ferietillæg - lovgrundlag kalenderår’

Opdater saldoen for ferietillæg (lovgrundlag).  Lønarten oprettes med følgende værdier:

  • Opsparet ferietillæg
  • Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.2021
  • Grundlag (ferieberettigede løn)

 

  • 40042 ‘Saldo Ferietillæg OK-grundlag kalenderår’

Opdater saldoen for ferietillæg (OK-grundlag).  Lønarten oprettes med følgende værdier:

  • Opsparet ferietillæg
  • Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.2021
  • Grundlag (ferieberettigede løn)

 

  • 40045 ‘Saldo ekstra Ferietillæg - lovgrundlag kalenderår’

Opdater saldoen for ferietillæg (lovgrundlag).  Lønarten oprettes med følgende værdier:

  • Opsparet ferietillæg
  • Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.2021

 

  • 40047 ‘Saldo ekstra Ferietillæg OK-grundlag kalenderår’

Opdater saldoen for ferietillæg (OK-grundlag).  Lønarten oprettes med følgende værdier:

  • Opsparet ferietillæg

Ferieår f.eks. 2020 for optjeningsperiode 1.9.2020-31.8.202

Bidragydere
Fremhævet tråd