I Visma Løn administreres afholdt feriefri gennem fraværssystemet. Tildeling, udbetaling og opsparing af beløb sker via lønarter.
Optjening og afholdelse af ferie følger kalenderåret i systemet. Hvis I bruger ferieåret til optjening og afholdelse, skal alle saldi overføres manuelt til et nyt kalenderår ved årsskiftet.
Der er følgende former for feriefri:
Tildeling
Den løbende opsparing af feriefridage eller –timer pr. lønperiode sker via nogle resultattabeller, hvor du skriver de dage eller timer, der skal spares op i lønperioden.
Resultattabel:
Husk også at lægge en stillingskategorilønart ind på stillingskategorien, som sørger for, at de lønmodtagere, der er knyttet til denne stillingskategori, løbende sparer feriefri op.
Stillingskategorilønart:
Stop tildeling
Har du har en eller flere medarbejdere i en stillingskategori, som ikke skal spare feriefri op løbende, kan du lægge en såkaldt ”stop lønart” under faste lønoplysninger, så medarbejderen ikke opsparer feriefri fra den dato:
Tildeling
Du kan tildele feriefridage i forhold til saldoen i lønsystemet via
Eller du kan lægge en saldo ind frem i tiden, når medarbejderen har optjent ret til feriefridage, via
Automatisk tildeling
Resultattabel 3800 Feriefridage tildeling, oprettes med antal dage, som medarbejderne skal tildeles på det givne tidspunkt.
Resultattabel FRISM Feriefri år start MD, oprettes med den tildelingsmåned f.eks. 2= februar, 3= marts osv., hvor feriefri skal tildeles og tildelingen vil ske hvert år i den måned.
Stillingskategori Lønart 3790 Feriefridage tildel. årlig, oprettes på stillingskategorien.
Medarbejdere som skal have en anciennitet på f.eks. 9 måneder, inden tildeling af feriefridage:
Eksempel
Medarbejderen er ansat 1.1.2016 og skal have feriefridage tildelt d. 1.10.2016.
Lønart 3795 Feriefri opsp. Stop, oprettes under faste lønoplysninger med startdato 1.1.2016 og slutdato 30.09.2016
Lønart 3800 Feriefridage, oprettes under variable lønoplysninger med startdato 1.10.2016
Året efter vil medarbejderen automatisk få tildelt feriefridage.
Afholdelse
Når medarbejderen holder feriefridage, hvor det kun er feriefridagene, der skal registreres, bruger du
Når medarbejderen holder feriefridage, hvor der udbetales en sats pr. feriefridag, bruger du
Skal den ferieberettigede løn nedskrives med 4,8% (ligesom ferie) i forbindelse med afholdelse af en feriefridag, bruger du
Udbetales de oprettede feriefridage til en timesats, anvendes denne fraværskode. Fraværskoden vil nedskrive feriefridagene i saldoen for feriefridage, og udbetaler dagene med formlen: oprettede dage gange med normtimer pr. dag gange timeløn. Normtimerne er en af følgende: personligsats 9918 eller resultattabel TRTIM eller 7,4 time.
Skal medarbejderen trækkes i løn for afholdte feriefridage, oprettes under ’Variable lønoplysninger’
Medarbejderen vil blive trukket i løn udfra beregningen:
Antal indtastede feriefridage gange medarbejderens normtid pr. dag gange med timelønnen (månedsløn divideret med normtid pr. måned)
Tildeling
Du kan tildele timerne i forhold til saldoen i lønsystemet via
Eller du kan lægge en saldo ind frem i tiden, når medarbejderen har optjent ret til feriefritimer, via
Automatisk tildeling
Resultattabel 3801 feriefritimer tildeling, oprettes med antal timer, som medarbejderen skal tildeles på det givne tidspunkt.
Resultattabel FRISM Feriefri år start, oprettes med tildelingsmåneden, f.eks. ’05’ for maj måned eller ’01’ for januar måned, så vil tildelingen ske i den angivet måned hvert år.
Stillingskategori Lønart 3791 Feriefritimer tildel. årlig, oprettes på stillingskategorien.
Medarbejdere som skal have anciennitet på f.eks. 9 måneder, inden tildeling af feriefritimer:
Eksempel
Medarbejderen er ansat 1.1.2016 og skal have feriefritimer tildelt d. 1.10.2016
Lønart 3795 Feriefri opsp. stop, oprettes under faste lønoplysninger med startdato 1.1.2016 og slutdato 30.09.2016
Lønart 3801 Feriefritimer, oprettes under variable lønoplysninger med startdato 1.10.2016
Året efter vil medarbejderen automatisk få tildelt feriefritimer.
Afholdelse
Månedslønnede
Når medarbejderen holder feriefritimer, hvor det kun er timerne, der skal registreres, bruger du
Skal feriepengegrundlaget reduceres i forbindelse med afholdelse af feriefri, skal du sætte følgende resultattabel op:
Opret stillingskategorilønart 3845 på stillingskategorien.
Når medarbejderen holder feriefritimer, hvor der skal udbetales en sats pr. time, bruger du
Timerne bliver IKKE ganget med satsen, og beløbet bliver IKKE nedskrevet i det opsparede feriebeløb (lønart 3805).
Timelønnede
Når medarbejderen holder feriefritimerne, bruger du
De indrapporterede feriefritimer bliver ganget enten med den personlige timeløn fra ansættelsesforhold/Personlig sats/Lønart 9905 eller med satsen fra Resultattabel 1100. Timerne nedskrives i saldo (lønart 3801).
De indrapporterede feriefritimer bliver ganget enten med den personlige timeløn fra ansættelsesforhold/Personlig sats/Lønart 9905/+Lønart 9906 eller med satsen fra Resultattabel 1100. Timerne nedskrives i saldo (lønart 3801).
Hvis timelønnen IKKE bliver udbetalt som ferieberettiget løn ved afholdelse af feriefritimer, skal du bruge
Timerne nedskrives i saldo (lønart 3801) - beløbet nedskrives IKKE.
Hvis feriefri bliver udbetalt med timer gange sats, skal du bruge
Timerne bliver ganget med satsen, og beløbet bliver nedskrevet i det opsparede feriefribeløb (lønart 3805).
Hvis medarbejderens afholdelse af feriefritimerne betyder, at der skal udbetales en sats for timerne, skal du bruge
Timerne bliver IKKE ganget med satsen, og beløbet bliver IKKE nedskrevet i det opsparede feriefribeløb.
Hvis medarbejderens afholdelse af feriefritimerne betyder, at satsen skal udbetales til timeløn (lønart 9905 eller resultattabel 1100) + tillæg (1090-1099, 1101, 1104(9906) -1107, 1110, 1114-1119, 1121, 1122, 1210, 1211, 1213-1215, 1250, 1251, 1270-1281), skal du bruge
Timerne bliver ganget med satsen af ovenstående lønarter, og beløbet bliver nedskrevet i de opsparede feriefritimer.
Tildeling
Du kan tildele beløbet i forhold til saldoen i lønsystemet via
Eller du kan lægge en saldo ind frem i tiden, når medarbejderen har opsparet ret til et feriefribeløb, via
Udbetaling
Hvis ferien udbetales med enhed gange sats, skal du bruge
Fraværskoden kræver indtastning af enheder og sats, som bliver ganget med hinanden. Beløbet bliver nedskrevet i feriebeløbet (lønart 3805), men enhederne bliver ikke nedskrevet.
Har du feriefridage, hvor der opspares en procent af den ferieberettigede løn, skal du gøre følgende:
Opsparing af feriefribeløbet sker som en procent af den ferieberettigede løn.
Lønart 3840 skal oprettes på de stillingskategorier, hvor der skal opspares et feriefribeløb. Opsparing vises på lønsedlen, så der kan ses hvad der bliver beregnet for indeværende lønperiode.
Procenten for det opsparede feriefribeløb lægges på Resultattabel 3840.
Tildeling af feriefridage
Du kan tildele dagene i forhold til saldoen i lønsystemet via
Eller du kan lægge en saldo frem i tiden, når medarbejderen har optjent ret til feriefridage, via
Afholdelse
Afholdelse af feriefridage og nedskrivning i det opsparede feriebeløb skal ske via fraværsregistreringen på
Har du feriefritimer, hvor der opspares en procent af den ferieberettigede løn, som skal bruges i forbindelse med afholdelse af feriefritimer, skal du gøre følgende:
Opsparing af feriefribeløbet sker som en procent af den ferieberettigede løn.
Lønart 3840 oprettes på de stillingskategorier, hvor feriefribeløb skal opspares.
Procenten for det opsparede beløb lægges på Resultattabel 3840.
Tildeling
Du kan tildele timerne i forhold til saldoen i lønsystemet via
Eller du kan lægge en saldo ind frem i tiden, når medarbejderen har optjent ret til feriefritimer, via
Afholdelse
Feriefribeløb - ikke ferieberettiget
Afholdelse af feriefritimer og nedskrivning i det opsparede feriefribeløb skal ske via fraværsregistreringen på
Nedskrivningen sker i det opsparede feriefribeløb (lønart 3805) og i de tildelte ferietimer (lønart 3801).
Feriefribeløb - ferieberettiget
Afholdelse af feriefritimer og nedskrivning i det opsparede feriefribeløb sker via fraværsregistreringen på
Nedskrivningen foregår i det opsparede feriefribeløb (lønart 3805) og i de tildelte feriefritimer (lønart 3801).
De indrapporterede feriefritimer ganges med sygeløn (kvartalsvist gennemsnit). Feriefritimer nedskrives i saldo (lønart 3801), og feriefribeløbet nedskrives i den opsparede saldo (lønart 3805).
De udbetalende lønarter og fraværskoder til feriefribeløb, hvor saldoen ikke er opsparet, bliver vist som negativ saldo på lønsedlen. For at undgå dette, kan du med hjælp fra en konsulent fra Visma Enterprise, definerer hvilke lønarter som skal påvirke saldofeltet feriefribeløbet. Det vises på lønartstype 3805 Feriefribeløb saldo. Pris for denne ydelse er pt. 2.450 kr.
Har du en overenskomst, hvor feriefri opspares ved forhøjelse af SH-procenten, skal du gøre følgende:
Lønart 4500 skal oprettes på de stillingskategorier, hvor der skal opspares et forhøjet SH til feriefri og SH.
Procenten lægges ind på resultattabel 4500 med den samlede procent for både SH og feriefri.
Tildeling
Du kan tildele feriefritimer/feriefridage i forhold til saldoen i lønsystemet via
Eller du kan lægge en saldo ind frem i tiden, når medarbejderen har optjent ret til feriefritimer, via
Afholdelse
Skal feriefritimerne nedskrives i saldoen, og feriefribeløbet udbetales som sats, skal du bruge
På fraværskoden indberetter du de timer, som nedskriver saldoen for ferietimer (lønart 3801).
Beløbet, der udbetales, nedskrives i den saldo, der er optjent ved forhøjelse af SH-procenten. Fraværskoden ganger IKKE timer med satsen.
Skal feriefridagene nedskrives i saldoen, og feriefribeløbet udbetales som sats, skal du bruge
Udbetaling
Hvis du udbetaler et feriefribeløb, hvor timerne IKKE bliver registreret, skal du bruge
Lønarten kræver indtastning af enheder gange sats.
Du kan udbetale feriefri som en variabel lønoplysning, hvor der ikke sker en registrering i fraværssystemet.
Du kan bruge følgende variable lønarter til udbetaling af feriefri:
Ønskes hele feriesaldoen udbetalt, kan du bruge følgende lønarter:
OBS! Lønarter, der udbetaler saldo, kan ikke efterreguleres.
Oprettelse af variabel lønart
Oprettelse af fraværskode
Oprettelse af faste lønart
Find de stillingskategorier, du bruger
Tjek fraværskoden på stillingskategorien
Opsæt fraværskode med tilhørende fraværslønart
Du skal bruge samme fremgangsmåde, hvis du skal tilknytte en anden fraværslønart på en eksisterende fraværskode.
Ændring af eksisterende fraværskode med ny fraværslønart
Find de stillingskategorier, du bruger
Tjek, om lønarten til opsparing af feriefri findes på stillingskategorien
Opret stillingskategorilønart til opsparing af procent
Skriv opsparingsprocent i resultattabel
Opsparingsprocent til feriefribeløb
Forhøjelse af SH-opsparingsprocent i resultattabel
Opsparingsprocent til forhøjelse af SH
Rapporten ’Medarbejder til gode (år til dato)’ viser ’år til dato’ saldi for
Rapporten er sorteret efter Arbejdsgiver / Afdeling / Medarbejdernummer. Rapporten er som udgangspunkt en liste, men kan også udskrives som csv-fil, der kan læses af Excel. Du kan vælge denne filtype ved dannelsen af rapporten ved at vælge ’Ja’ til Datafil-output.
Rapporten/filen kan rekvireres på følgende måder:
I lønkørslen
Hvis rapporten/filen ønskes dannet ved hver lønkørsel, skal du sætte rapporten op på følgende måde:
Rapporten dannes både som liste og som csv-fil i lønkørslen.
Ved bestilling ad hoc
Du kan danne rapporten på følgende måde:
Her får du mulighed for at bestille rapporten som liste eller som en csv-fil. Rapporten/filen rekvireres pr. kørselsordre.
For en lang række virksomheder tildeles feriefridage/-timer i januar måned. Andre virksomheder tildeler feriefri ved starten af det nye ferieår den 1. maj.
Du tildeler ferie under variable lønoplysninger eller fællesregistrering på følgende lønarter:
For automatisk nulstilling af feriefridage/feriefritimer, kræver det opsætning af ferierækkefølge.
Nulstilling feriefridage/feriefritimer opsættes på følgende måde:
Resultattabel FRINUL opsættes med den måned, hvor nulstillingen skal ske. Som regel er det samme måned som tildelingen af nye feriefridage/feriefritimer. Er det f.eks. maj måned, angives der 05 udfor de løngrupper hvor nulstillingen af feriefridage/feriefritimer skal ske.
Visma Løn nulstiller automatisk feriefridage/feriefritimer når nulstillingsmåned nås men gemmer feriefridage/feriefritimer, hvis der senere skulle komme fravær vedr. gammel periode, eller hvis de nulstillede feriefridage/feriefritimer ønskes udbetalt.
Kommer der fravær vedr. gammel periode, nedskrives de nulstillede feriefridage/feriefritimer med det forbrugte antal.
Skal der efterfølgende ske udbetaling af de resterende nulstillede feriefridage/feriefritimer:
På Medarbejder/Medarbejdersaldi kan der på hver enkelt medarbejder ses, hvor mange nulstillede timer der er til rest.
Variabel lønart 3792 Nulstil. Feriefridage/saldo oprettes med det antal dage der skal udbetaltes. Herefter oprettes lønarten til udbetaling af dagene, f.eks. 3825 Udbetal feriefridage, med antal dage og den ønskede sats.
Bliver feriefribeløbet på lønsedlen vist med en negativ saldo, kan dette ændres ved at definere hvilke lønarter der skal påvirke saldofeltet. Denne ændring kan foretages ved at kontakte en konsulent fra Visma Enterprise.
Afholdelse af feriefri følger kalenderåret, skal de resterende feriefridage/-timer overføres til nyt kalenderår, kan det gøres ved at bruge variable lønoplysninger eller fællesregistrering.
I nogle overenskomster skal det løbende optjente feriefribeløb, beskattes i perioden og netto feriefri beløb skal overføres til en fond.
Den løbende optjening af feriefri, sker ved oprettelse af stillingskategori lønart 3840 og resultattabel 3840 oprettes med procenten, som der skal beregnes af den ferieberettigede løn, for de respektive løngrupper. Feriefri grundlaget vises på lønsedlen ud for lønart 3840.
For at beskatning foretages, oprettes Lønartstype 3815 Grundlag AM feriefribeløb med stillingskategorilønart 3840. Herefter vil feriefribeløbet blive vist på lønsedlen, med Brutto feriefri, AM-bidrag af feriefri, A-skat af feriefri og Netto feriefri.
Overførsel til den enkelte feriefond, skal foretages manuelt. Netto feriefribeløb vil fremgå af rapporten ’Bogføringsbilag med spec’.
For at saldoen nedskrives på lønsedlen og i rapporten Medarbejder til gode, skal Lønartstype 3805 oprettes med lønart 8284.
Overenskomst der indeholder aftale om at afholdelse af feriefri skal nedskrives i fritvalgskontoen.
Opsættes på følgende måde for de forskellige medarbejdergrupper:
Fastlønnede timelønnede med træk i løn ved afholdelse af feriefri i timer
Fraværskode 61 Feriefri i timer, oprettes med fraværslønart 3867 udb. af feriefritimer fra fritvalgskontoen på de anvendte stillingskategorier.
Udbetalingen af feriefritimer med en fast sats pr. time, oprettes time satsen på resultattabel 3867 for de respektive løngrupper. Oprettes resultattabellen 3867 ikke, udbetales feriefritimerne med medarbejderens samlede timeløn.
Kontering af udbetalingen af feriefritimerne på lønart 3867 og træk i løn på lønart 13863 Træk feriefritimer.
Timelønnede afholdelse af feriefri i timer
Fraværskode 61 Feriefri i timer, oprettes med fraværslønart 3854 udbetaling af feriefritimer fra fritvalgskontoen på de anvendte stillingskategorier.
Udbetalingen af feriefritimer med en fast sats pr. time, oprettes time satsen på resultattabel 3867 for de respektive løngrupper. Oprettes resultattabellen 3867 ikke, udbetales feriefritimerne med medarbejderens samlede timeløn.
Kontering af udbetalingen af feriefritimerne på lønart 3854 Udbetaling feriefri fra fritvalgskonto.
Månedslønnede afholdelse af feriefri i timer
Fraværskode 61 Feriefri i timer, oprettes med fraværslønart 3849 Afholdelse af feriefritimer fra fritvalgskontoen på de anvendte stillingskategorier.
Kontering af afholdelse af feriefritimerne på lønart 3849 Afholdelse feriefri fra fritvalg. Konteres lønart 9826 Skyldig fritvalgskonto, skal lønart 3849 ikke konteres.
Timelønnede afholdelse af feriefri i dage
Fraværskode 60 Feriefri i dage, oprettes med fraværslønart 3856 udbetaling af feriefridage fra fritvalgskontoen på de anvendte stillingskategorier.
Udbetalingen af feriefritimer med en fast sats pr. dag. Opret resultattabel 3856 med sats pr. dag for de respektive løngrupper. Oprettes resultattabellen 3856 ikke, udbetales med medarbejderens samlede timeløn gange 7,4 pr. dag.
Kontering af udbetalingen af feriefritimerne på lønart 3856 Udbetaling feriefri fra fritvalg.
Månedslønnede afholdelse af feriefri i dage
Fraværskode 61 Feriefri i timer, oprettes med fraværslønart 3855 Afholdelse af feriefridage fra fritvalgskontoen på de anvendte stillingskategorier.
Kontering af afholdelse af feriefritimerne på lønart 3855 Afholdelse feriefri fra fritvalg. Konteres lønart 9826 Skyldig fritvalgskonto, skal lønart 3855 ikke konteres.
Overenskomster der indeholder at afholdelse af feriefri skal nedskrives i SH saldoen.
Opsættes på følgende måde for de forskellige medarbejdergrupper:
Fastlønnede timelønnet med træk i løn for afholdelse af feriefri i timer
Fraværskode 61 Feriefri i timer, oprettes med fraværslønart 3859 udbetaling af feriefritimer fra SH saldoen på de anvendte stillingskategorier.
Udbetalingen af feriefritimer med en fast sats pr. time. Oprettes resultattabel 3859 med sta pr. time for de respektive løngrupper. Oprettes resultattabellen 3859 ikke udbetales med medarbejderens samlede timeløn.
Kontering af udbetalingen af feriefritimerne på lønart 3857 og Træk i løn på lønart 13862 Træk feriefritimer.
Timelønnede afholdelse af feriefri i timer
Fraværskode 61 Feriefri i timer, oprettes med fraværslønart 3857 udbetaling af feriefritimer fra SH saldoen for de anvendte stillingskategorier.
Udbetalingen af feriefritimer med en fast sats pr. time. Opret resultattabel 3857 med sats pr. time for de respektive løngrupper. Oprettes resultattabellen 3857 ikke udbetales med medarbejderens samlede timeløn.
Kontering af udbetalingen af feriefritimerne på lønart 3857 Udbetaling feriefri fra SH saldoen
Månedslønnede afholdelse af feriefri i timer
Fraværskode 60 Feriefri i timer, oprettes med fraværslønart 3858 Afholdelse af feriefritimer fra SH saldoen for de anvendte stillingskategorier.
Kontering af afholdelse af feriefritimer på lønart 3858 Afholdelse feriefri fra SH saldoen.
Konteres lønart 9818 Skyldig fritvalgskonto, skal lønart 3858 ikke konteres.
Feriefridage kan hensættes ved at oprette resultattabel FRIHEN med ’1’ for de respektive løngrupper.
Når du opretter dage, ganges dagene med den sats som er angivet for timer pr. dag (personligsats 9918 eller resultattabel TRTIM eller 7,4) gange med timelønnen (månedsløn/normtid for månedslønnede) og beløbet bogføres via nedenstående bogføringslønarter.
OBS!!! Timerne bliver afrundet til hele eller halve dage. Eksempel der optjenes 0,42 feriefridage pr. måned og de ganges med 7,4 time = 3,108 det afrundes til 3 timer som bliver ganget med timesatsen og hensat i bogføringen.
Hensættelse (Ferifridage) til timeløn gange en procent
Feriefridage kan hensættes til timeløn + en procentsats ved at oprette resultattabel FRIHEN med en sats for de respektive løngrupper. Hvis f.eks. timelønnen hensættes med timeløn gange 25%, skal resultattabel FRIHEN oprettes med 1,25 på de respektive løngrupper.
For ovenstående punkter gælder at:
Når du opretter dage, ganges dagene med den sats som er angivet for timer pr. dag (personligsats 9918 eller resultattabel TRTIM eller 7,4) gange med timelønnen (månedsløn/normtid for månedslønnede) og beløbet bogføres via nedenstående bogføringslønarter.
Bruges feriefri i dage, skal du oprette lønarterne 13850, 13852, 13853, 13854, 13855, 13856, 13858 både debet og kredit på kontoplanen.
Hensættelse (Feriefritimer) til timeløn
Feriefritimer kan hensættes ved at oprette resultattabel FRIHEN med ’1’ for de respektive løngrupper.
Når du indtaster timer, ganges timerne med timelønnen (månedsløn/normtid for månedslønnede) og beløbet bogføres via nedenstående bogføringslønarter.
Hensættelse (Ferifritimer) til timeløn gange en procent
Feriefritimer kan hensættes til timeløn + en procentsats ved at oprette resultattabel FRIHEN med en sats for de respektive løngrupper. Hvis f.eks. timelønnen hensættes med timeløn gange 25%, skal resultattabel FRIHEN oprettes med 1,25 på de respektive løngrupper.
Når du opretter timer, ganges timerne med timelønnen (månedsløn/normtid for månedslønnede) og beløbet bogføres via nedenstående bogføringslønarter.
Bruges feriefri i timer, skal du oprette lønarterne 13851, 13854, 13857, 13859,13860 både debet og kredit på kontoplanen.
Visma Enterprise A/S
Lautrupbjerg 6
2750 Ballerup, Danmark
Tlf: 88 97 97 97Copyright © 2019 Visma.com. All rights reserved.