Kom godt i gang med ny ferielov

[Helle Valso]

Vejledning til ny ferielov

Indledning

Denne vejledning beskriver, hvordan Visma Løn vil håndtere den nye ferielov, som er gældende fra 1. september 2020.

I denne vejledning vil vi beskrive, hvad du skal gøre i Visma Løn, for at du håndterer ferieloven, som den er gældende for jer og der vil også stå, hvad Visma gør for at opdatere den nye ferielov så automatisk om mulig for dig.

Ferieloven har følgende ferieperioder:

• Ferie Optjeningsår = 01.09.XXXX til 31.08.XXXX (start 01.09.2020)
• Ferieafholdelsesperiode: 01.09.XXXX til 31.12.XXXX (start 01.09.2020 - 31.12.2021)
• Overført ferie (første gang ferie kan overføres efter ny ferielov pr. 01.01.2022)

Efter ferieloven er Visma Løn sat op til følgende:

• 2,08 feriedage pr. måned
• 0,07 feriedag optjenes ved skæv ansættelse eller fratrædelse
• 12,5% i feriegodtgørelse
• 1% i ferietillæg, med udbetaling i maj lønnen for perioden 1.9.XXXX til 31.5.XXXX og august lønnen for perioden 1.6.XXXX til 31.8.XXXX.
• 4,8% af lønnen, trækkes ved ej optjent ferie med løn, pr. feriedag.
• Den ferieberettigede løn nedskrives med 4,8% pr. afholdt feriedag
• Afregning til FerieKonto

Overførsel af ferie fra gammel til ny ferielov

Ferie optjent på gammel ferielov, som ikke er afholdt pr. 30.09.2020, overføres automatisk til Ny ferielov. 

Den ferie der er overført fra gammel til ny ferielov behandles i henhold til reglerne på ny ferielov, dette håndteres automatisk via den opsatte ferierækkefølge. 

Feriepengedifference beregning 

I den gamle ferielov var der en 20% regel. Den udgår og erstattes af en 0% regel i den nye ferielov. 

Det betyder for medarbejdere som optjener ferie med løn, at der skal foretages arbejdstidsdifferenceberegning mellem optjeningstidspunktet og afholdelsestidspunktet for ferie, såfremt der er sket ændring i medarbejderens normtid. Dette sker automatisk i lønsystemet, når ferie registreres.

Formlen lønsystemet bruger:

Nuværende arbejdstidsprocent = medarbejder normtid fra Ansættelsesforhold / overenskomst normtid fra Ansættelsesforhold * 100

Timer pr. dag = medarbejder normtid fra Ansættelsesforhold * 12 / 52 / 5, afrundet til 2 decimaler

Nuværende = -Timer pr. dag * Dage (fortegnet er minus)

Optjent = Timer pr. dag * (Optjent arbejdstidsprocent / Nuværende arbejdstidsprocent) * Dage

Eksempel:

• Der afholdes 5 feriedage
• Arbejdstid på ferieafholdelsestidspunktet – 160,33 = 7,4 timer pr. dag
• Arbejdstid på optjeningstidspunktet – 130 = 6 timer pr. dag
• Timesatsen på afholdelsestidspunktet = 150 kr.

• -7,4 time * 5 feriedage = -37 timer
• 7,4 time * ((130/160,33*100=81)/(160,33/160,33*100=100)) * 5 feriedage = 30 timer
• Medarbejderen trækkes i løn: -37 timer + 30 timer * 150 kr. = -1.050 kr.

OBS!!! Feriepengedifferenceberegningen skal håndteres manuelt for de dage der ikke er opsparet fra 1. september 2020 eller senere, men som afholdes efter 1.9.2020.

Regneark til brug for udregning

Afrunding ferie

14-dagslønnede og månedslønnede bliver afrundet til 25 feriedage i relevant lønkørsel for lønperiode august, såfremt der er optjent 24,96 feriedage ultimo august. Afrundingen indrapporteres til eIndkomst for timelønnede. 

Medarbejdere som optjener ferie i timer, bliver afrundet til 185 timer i relevant lønkørsel for lønperiode august, såfremt der er optjent 184,92 ferietimer ultimo august.

Har en medarbejder ikke været ansat hele året, og ønsker arbejdsgiver at opskrive antallet af feriedage anvendes en korrektionslønart. Det samme gælder, hvis medarbejder flyttes mellem to arbejdsgivere med samme CVR.nr. 

Fratrædelse af medarbejdere med feriekort

Fratrædes en medarbejder efter 1. oktober 2020 og der er feriepenge tilbage efter gammel ferielov, skal disse IKKE beskattes ved fratrædelse, men indberette som bruttoferiepenge. 

Fratræder du før 1. oktober 2020 vil feriepenge efter gammel ferielov blive beskattet.

Hvad gør Visma

Feriepenge optjening og afregning

Alle stillingskategorier skal have ændret lønarterne som optjener ‘ferie i dage’, ‘ferie i timer’ som har ‘feriegodtgørelse til FerieKonto’ eller ‘feriegodtgørelse til Feriekort’, der beholder feriepengene derhjemme. Det betyder at vi ændre følgende stillingskategorilønarter:

• 4017 - optjening af ferie med løn i timer ændres til 4600 og resultattabel FEENH = 1 (der tages højde for 14-dagsløn)
• 4019 - optjening af ferie med løn i dage ændres til 4600 og resultattabel FEENH = blank (der tages højde for 14-dagsløn)
• 4009 - optjening af feriegodtgørelse til FerieKonto ændres til 4601, altid ferie i dage. Resultattabel FEAFR = blank (der tages højde for 14-dagsløn)
• 4010 - optjening af feriegodtgørelse til Feriekort ændres til 4601, altid ferie i dage. Resultattabel FEAFR ændres til 2 (der tages højde for 14-dagsløn)

Skattefradrag på feriepengegodtgørelse stoppes

Fra den lønperiode hvor 1. september 2020 indgår, vil der ikke længere blive benyttet en del af skattefradraget på feriepengene. Det betyder at du ikke længere i en lønkørsel skal angive hvor mange skattedage medarbejderen skal bruge i lønkørslen på følgende lønart:

• 8190 - Antal skattedage i perioden

Stillingskategorilønart 8349 lukkes pr:

• 31.8.2020 - for månedslønnede
• 23.8.2020 - for 14 dagsløn, lige uger
• 30.8.2020 - for 14 dagsløn, ulige uger

Nulstilling af ferie

Fra 1. september 2020 vil det ikke længere være muligt at nulstille restferie. Visma lukker stillingskategorilønart 4270 - Nulstil ikke afholdt ferie, pr. 31.8.2020.

Pensionsgrundlag opdateres med de nye ferielønarter

Der kommer nye lønarter til håndtering af feriepenge i forbindelse med fratrædelse på både funktionærer og timelønnede.

I den forbindelse vil Visma opdatere pensionsgrundlagene med de nye lønarter, så du blot kan fratræde en medarbejder som du plejer.

Det drejer som om følgende lønarter:

Lønarter før 1.9.2020	Lønarter efter 1.9.2020
4003 + 54003 Feriegodtgørelse timelønnede	4704 + 4767 + 44951
4120 Feriepenge forrige år	4976 Feriepenge forrige år
4125 Feriepenge forrige år kontant
4126 Feriepenge forrige år
4128 Feriepenge forrige år, kontant
4130 Feriepenge sidste år	4971 Feriepenge sidste år
4135 Feriepenge sidste år, kontant
4136 Feriepenge sidste år
4138 Feriepenge sidste år, kontant
4140 Feriepenge indeværende år	4966 Feriepenge indeværende år
4145 Feriepenge indeværende år, kontant
4070 Kontant udbetaling	40110 + 40111 Feriepenge kontant
4080 Kontant udbetaling
14066 Fri egen regning	4871 + 4872 Fri egen regning
14067 Fri egen regning

Fraværskode 47

Fraværskoden kan bruges på timelønnede medarbejdere, med feriegodtgørelse til Feriekort, så du kan holde øje med hvor mange feriedage en medarbejder har afholdt

Lønarter 4075 og 4076 samt fraværskode 41 til udbetaling af feriepenge fra Feriekort udgår, når alt ferie efter gammel ferielov er afholdt, og erstattes af en variabel lønart 4790

Fraværskode 47 kan bruges med følgende lønarter. Visma vil sørge for at fraværskode 47 opdateres med disse lønarter:

Fraværslønart før 1.9.2020	Fraværslønart efter 1.9.2020
3844	Erstattes med 3814 (fraværet vises ikke på lønsedlen)
3873	Erstattes med 3872 (fraværet vises på lønsedlen)

Ferierækkefølge

Efter den nye ferielov skal alle kunder have en ferierækkefølge sat op. Det betyder at jeres fraværslønart på fraværskoderne:

• 40 Afholdt ferie med løn i dage
• 49 Afholdt ferie med løn i timer
• 50 Afholdt ferie med løn efter en eksisterende ferierækkefølge.

Vil blive erstattet med fraværslønart 3950. 

Ferierækkefølgen vil afholde ferie i følgende rækkefølge:

• Optjent ferie, det ældste ferie blive afholdt først
• Ferie på forskud, hvis det er tildelt medarbejderen
• Træk i løn

Finans kunder

Finanskunderne anvender allerede i dag ferierækkefølge og den vil fortsætte med tilpasning til den nye ferielov. 

Det betyder at fraværskode 50 med tilhørende fraværskønart 3810, vil fortsætte uændret.

Ferietillæg efter ferieloven

Lønsystemet beregner automatisk 1% i ferietillæg for alle medarbejdere.

Ferietillægget vil fremover blive opsparet for perioden 1.9.xxxx til 31.8.xxxx, startende fra 1.9.2020.

Udbetalingen af ferietillægget vil fremover ske to gange om året, som lønsystemet automatisk håndtere:

• 1.9.XXXX til 31.5.XXXX udbetales med maj lønnen. Det vil sige for bagudlønnede sker det i lønkørsel 1XX05, for forudlønnede sker det i lønkørsel 1XX04.
• 1.6.XXXX til 31.8.XXXX udbetales med august lønnen. Det vil sige for bagudlønnede sker det i lønkørsel 1XX08, for forudlønnede sker det i lønkørsel 1XX07.

Det er muligt at fravige opsparings- og udbetalingstidspunkterne for ferietillægget med kollektiv aftale.

Nuværende stillingskategorilønart til  ferietillæg bliver ændret:

Før 1.9.2020		Efter 1.9.2020
3910	Ferietillæg med reduktion	4900 - Opsp. ferietillæg lovgrundlag
3920	Ferietillæg uden reduktion

Finanskunder

Visma ændres ikke stillingskategori lønarter for denne gruppe af medarbejdere, da optjening sker individuelt, f.eks. ferieår/kalenderår. For opsætning af ferietillæg se under ”Hvad skal jeg gøre i Visma Løn”.

FerieKonto indberetning og indbetaling

Perioden for indberetning og indbetaling til FerieKonto, vil ændre sig fra 1.9.2020. Lønsystemet vil automatisk ud fra Lønperioden, afregne efter nedenstående regler:

• Ferie med løn fratrædelse
• Senest den sidste dag i fratrædelses måneden indberettes og indbetales
  
  
• Feriegodtgørelse - lønsystemet kigger her på om Lønseddelsperioden er udfyldt og så er det slutdato på periode der afgør hvornår afregningen sker. Er Lønseddelsperiode ikke udfyldt på kørselsordren vil det være Lønperioden der afgør afregning tidspunktet:
• Slutter lønperioden mellem den 1. og den 15. i en måned,  indberettes og indbetales inden udgangen af samme måned
• Slutter lønperioden mellem den 16. og indtil udgangen af måneden, indberettes og indbetales senest den 15. i den efterfølgende måned

Det vil fremgå af rapporterne Ferieafregningsliste og Overførselsliste, hvad der er indberettet og indbetalt til FerieKonto.

Ferie egen regning

Ved afholdelse af ferie med løn, hvor du endnu ikke har optjent nok ferie, vil der ske træk i lønnen for ikke optjent ferie. Løntrækket kan beregnes på to måder:

• 4,8% af lønnen pr. feriedage
• med 7,4 time gange timesatsen. 

Visma vil opsætte ny ferielov efter følgende regler:

Frø 1.9.2020	Efter 1.9.2020
Resultattabel DAGTIM = 0/blank	Resultattabel FEEGEN = 0/blank, svarende til 4,8% eller den sats der står i resultattabel 4004.
Resultattabel DAGTIM = 1	Resultattabel FEEGEN = 1, svarende til timelønnen beregnes og ganges med 7,4 medmindre værdien af en dag er ændret på resultattabel TRTIM eller den personlige lønart 9918, så vil det være den værdi der anvendes.Afholdt ferie registreres i dage.
Resultattabel DAGTIM = 2	Resultattabel FEEGEN = 1, svarende til timelønnen beregnes og ganges med 7,4 medmindre værdien af en dag er ændret på resultattabel TRTIM eller den personlige lønart 9918, så vil det være den værdi der anvendes. Afholdt ferie registreres i timer.

Nedskrivning af ferieberettiget løn

Ved afholdelse af ferie med løn, skal den ferieberettigede løn nedskrives ved afholdelse af ferie med løn. Nedskrivningen kan beregnes to måder:

• 4,8% af lønnen pr. feriedage
• med 7,4 time gange timesatsen

Visma vil opsætte ny ferielov efter følgende regler:

Før 1.9.2020	Efter 1.9.2020
Resultattabel DAGTIM = 0/blank	Resultattabel FEREDU = 0/blank, svarende til 4,8% eller den sats der står i resultattabel 4004.
Resultattabel DAGTIM = 1	Resultattabel FEREDU = 1, svarende til timelønnen beregnes og ganges med 7,4 medmindre værdien af en dag er ændret på resultattabel TRTIM eller den personlige lønart 9918, så vil det være den værdi der anvendes. Afholdt ferie registreres i dage.
Resultattabel DAGTIM = 2	Resultattabel FEREDU = 1, svarende til timelønnen beregnes og ganges med 7,4 medmindre værdien af en dag er ændret på resultattabel TRTIM eller den personlige lønart 9918, så vil det være den værdi der anvendes. Afholdt ferie registreres i timer.

Lønsumsgrundlag finanskunderne

Lønsumsgrundlaget bliver opdateret af Visma med de nye lønarter for medarbejdere med feriegodtgørelse og ferie med løn

Før 1.9.2020	Efter 1.9.2020
Feriegodtgørelse, lønart 4003	Erstattes med 4767, 4704 og 44951
Ferie med løn, lønart 14066 og 14067	Erstattes med 4871

Pensionslønarter fra overgangsordningen

Visma lukker nedenstående lønarter til pension i overgangsordningen pr. 31.8.2020:

• 6095, 6245, 6495, 55370, 55375 

Hvad skal jeg gøre i Visma Løn

Registrering af ferie i overgangsperioden

Har du kørt din august løn og har du ferie registreringer, der går tilbage til august måned 2020 som skal nedskrives efter gammel ferielov, og dermed også skal indberettes til FerieFonden, skal du oprette en supplerende lønkørsel for at få det med i korrekt ferielov og ferieår:

1. Opret ferie med datoen for hvornår det er afholdt f.eks. 20-08-2020 til 24-08-2020.
2. Opret en supplerende lønkørsel, og kør og godkend lønnen inden september lønnen skal køres. Se evt. vejledning til Supplerende lønkørsel.
   
   

Løbende feriepengegodtgørelse til Feriekasse

Skal du afregne feriepenge til en Feriekasse, f.eks. 3F Feriekasse, Bager- og Konditormestre i Danmark, Danske Slagtermestre, Feriefonden Hotel- & Rest.erhv. (HORESTA), Frisør- og kosmetikerfagets Ferieordning eller MFD Feriekasse.

Så skal du angive værdien 1 = Feriekasse på resultattabel FEAFR:

1. Vælg Opsætning, Resultattabel
2. Angiv ’FEAFR’
3. Klik på Find
4. Klik på ‘Ny periode’
5. Angiv datoen 01-09-2020
6. Klik på Gem
7. Vælg i højremenuen ‘Resultattrin’
8. Klik på ‘Ny’
9. Angiv stillingskategorien f.eks. 2014 og værdien 1 for Feriekasse
10. Klik på Gem

Gentag ovenstående, hvis du har flere stillingskategorier som anvender Feriekasse.

Afholdelse af ferie med løn i timer

Afholder I ferie med løn i timer, skal du oprette Resultattabel:

• FEFRAV med 1 for de pågældende løngrupper, for at registreringen sker i timer
• FEENH med 1 for de pågældende løngrupper, for at enheden er timer. Timerne bliver omregnet til dage ved fratrædelse af en funktionær
  
  

1. Vælg Opsætning, Resultattabel
2. Angiv ’FEFRAV’
3. Klik på Find
4. Klik på ‘Ny periode’
5. Angiv datoen 01-09-2020
6. Klik på Gem
7. Vælg i højremenuen ‘Resultattrin’
8. Klik på ‘Ny’
9. Angiv løngruppe f.eks. F2 og værdien 1 for ferie i timer
10. Klik på Gem

Har du et tidsregistreringssystem som medarbejderen anvender til registrering af afholdt ferie, og dette tidsregistreringssystem, kan kun levere registreringen i timer men du optjener og afholder faktisk ferie med løn i dage, skal Resultattabel FEFRAV have værdien 1 for de pågældende løngrupper og lønsystemet vil omregne ferietimerne til feriedage ved at tage værdien fra registreringen og dividere med 7,4 timer svarende til 1 feriedag. Medmindre resultattabel TRTIM indeholder en anden værdi, eller den personlige lønart 9918 har en anden værdi, så anvendes denne værdi. Resultattabel FEFRAV skal sættes op til håndtering af at registreringen er i timer der skal omregnes til dage:

1. Vælg Opsætning, Resultattabel
2. Angiv ’FEFRAV’
3. Klik på Find
4. Klik på ‘Ny periode’
5. Angiv datoen 01-09-2020
6. Klik på Gem
7. Vælg i højremenuen ‘Resultattrin’
8. Klik på ‘Ny’
9. Angiv løngruppe f.eks. F1 og værdien 1 for ferie i timer
10. Klik på Gem

Samtidighedsferie efter gl. ferielov - §48E/F forskerordningen

Medarbejdere der i forvejen har samtidighedsferie sat op i Visma Løn, skal lukke resultattabel SAMTID, når ferie optjent efter gammel ferielov er afholdt, men ikke før. 

Resultattabel SAMTID lukkes på følgende måde:

1. Vælg Opsætning, Resultattabel
2. Angiv ’SAMTID’
3. Klik på Find
4. I feltet ‘Gyldighed’ skal tildato udfyldes med f.eks. 31.8.2020, hvis alt ferie er afholdt efter gammel ferielov.
5. Klik på Gem

Medarbejderne overgår pr. 01.09.2020 til generel samtidighedsferie på ny ferielov. 

• Sikre dig at NYFLOV ikke længere er markeret med 1 for de løngrupper med samtidighedsferie, sæt en slutdato på resultattabellen:

1. Vælg Opsætning, Resultattabel
2. Angiv ’SAMTID’
3. Klik på Find
4. I feltet ‘Gyldighed’ skal tildato udfyldes med f.eks. 31.8.2020, hvis alt ferie er afholdt efter gammel ferielov.
5. Klik på Gem

Ferieberettigede løn

Når en medarbejder afholder ferie med løn, vil der ske en nedskrivning i den ferieberettigede løn med standard 4,8% af lønnen eller et træk i lønnen, hvis der ikke er optjent ferie med løn. Den løn der bliver beregnet 4,8% af svarer til beskrivelsen i ferieloven. Såfremt du ikke ønsker at det skal gøres af alt løn, skal du rette henvendelse til hotline på tlf. 88 97 97 00. Visma vil oprette et brugertilpasset grundlag på baggrund af de lønarter du oplyser os.

Du vil efterfølgende kunne se dit grundlag under Opsætning/lønartstype på lønartstype = 4750, som viser de aftalte lønarter.

Ferieberettigede løn nedskrives ikke ved afholdelse af ferie

Skal den ferieberettigede løn IKKE nedskrives når der afholdes ferie, skal resultattabel ‘FEREDU’ oprettes med værdien = 3.

Finans kunder

Når der afholdes ferie jvf. overenskomsten, så kan den ferieberettigede løn reduceres med 1/260. For at det sker skal resultattabel FEREDU oprettes med værdien = 2.

1. Vælg Opsætning, Resultattabel
2. Angiv ’FEREDU’
3. Klik på Find
4. Klik på ‘Ny periode’
5. Angiv datoen 01-09-2020
6. Klik på Gem
7. Vælg i højremenuen ‘Resultattrin’
8. Klik på ‘Ny’
9. Angiv løngruppe f.eks. F1 og værdien 3 for Ingen reduktion eller 2 for 1/260
10. Klik på Gem

Skal der ske et træk i lønnen for finans kunderne ved afholdelse af ferien, skal resultattabel FEEGEN oprettes med 2 for de løngrupper, hvor der skal ske en træk i lønnen med 1/260

1. Vælg Opsætning, Resultattabel
2. Angiv ’FEEGEN’
3. Klik på Find
4. Klik på ‘Ny periode’
5. Angiv datoen 01-09-2020
6. Klik på Gem
7. Vælg i højremenuen ‘Resultattrin’
8. Klik på ‘Ny’
9. Angiv løngruppe f.eks. FU og værdien 2 for træk i løn med  1/260
10. Klik på Gem

Direktør

Der findes tre måder at håndterer direktører på i Visma Løn:

1. Der optjenes IKKE feriepenge, feriedage og ferietillæg:
1. Opret fast lønart 905 - Stop feriepengeberegning
   
   
2. Der optjenes Kun ferietillæg:
1. Der oprettes egen stillingskategori, hvor lønart 4600 - Ferie med løn ikke er oprettet på stillingskategorien. Tag en kopi af den stillingskategori direktøren ligger i dag og tilpas den:
   
   
1. Vælg Opsætning, Stillingskategori
2. Angiv f.eks. ’1001’
3. Klik på Find
4. Klik på Kopier
5. Skriv f.eks. Nr. 1031 og ret teksten til Månedsløn, direktør
6. Klik på Gem
7. Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger
8. Dobbeltklik på lønart 4600
9. Klik på Slet

Nu skal den nye stillingskategori oprettes på direktøren:

1. Klik på Medarbejder/Ansættelsesforhold
2. Find direktøren
3. Klik på ‘Ny periode’
4. Angiv datoen 01-09-2020 og Stillingskategori f.eks. 1031
5. Klik på Gem
   
   
1. Der optjenes feriedage og ferietillæg, men IKKE feriepenge
1. Direktøren kan ligge i samme stillingskategori som i dag, men på resultattabel 4002, oprettes løngruppen med værdien = 0 (kræver at direktøren ligger i egen løngruppe), så optjenes der ikke feriepenge:
   
   
1. Vælg Opsætning, Resultattabel
2. Angiv ’4002’
3. Klik på Find
4. Klik på ‘Ny periode’
5. Angiv datoen 01-09-2020
6. Klik på Gem
7. Vælg i højremenuen ‘Resultattrin’
8. Klik på ‘Ny’
9. Angiv løngruppe f.eks. KA og værdien 0 for Ingen optjening af feriepenge
10. Klik på Gem
    
    

Optjening af ferie på deltidsmedarbejdere i dage

Medarbejdere der er på deltid, som har en eller flere ugentlige fridage, er det muligt at sætte Visma Løn op så optjening af feriedage ikke bliver 2,08 feriedage pr. måned.

På medarbejderen under Personlige satser oprettes følgende lønart:

• 9980 - Omregning feriedage, deltid. Lønarten oprettes med det antal feriedage medarbejdere skal have pr. ferieår.
  Eksempel:. En medarbejder der arbejder 4 dage om uge skal oprettes med 20 feriedage på denne lønart.

Ferie på forskud

Ferie på forskud kan aftales mellem arbejdsgiver og lønmodtager. Der kan max tildeles det antal feriedage/timer på forskud, som kan optjenes i samme ferieår. F.eks. hvis du står i august måned, så kan kun tildeles 2,08 feriedag, for det er de feriedage du kan optjene med august lønnen.

Har medarbejdere på fratrædelsestidspunktet nogle feriedage på forskud, som ikke kan nå at blive modregnet i den optjente ferie, vil der ske en modregning i tilgodehavende løn/feriegodtgørelse. Hvis tilgodehavendet ikke dækker ferie på forskud, kan der ikke rejses yderligere krav.

Medarbejdere, ferie med løn

Når en medarbejder bruger af sin ferie på forskud, vil medarbejderen modtage sin almindelige løn. Den optjente ferie i den pågældende måned, hvor der afholdes ferie på forskud, vil blive modregnet i ferie på forskud, så gælden på ferie på forskud nedskrives hos arbejdsgiver.

Tildeling af ferie på forskud skal ske på en af følgende variable lønarter:

• 4765 - Ferie med løn i dage
• 4766 - Ferie med løn i timer

Medarbejdere med feriegodtgørelse

Tildeling af ferie på forskud skal ske med et antal dage, samt værdien af dagene. Værdien af feriedagene beregnes på baggrund af lønnen de sidste 4 uger før ferieafholdelse. Skulle der ske en regulering i medarbejderens løn, vil denne regulering IKKE påvirke de feriepenge der er blevet beregnet ved tildeling af ferie på forskud.

FerieKonto/Feriekasse: Visma indberetter de feriedage og feriepenge som er tildelt ferie på forskud, som så sørger for udbetalingen til medarbejderen. Det er vigtigt at dette kommer med i en lønkørsel eller supplerende lønkørsel, før medarbejderen skal bruge af sin ferie på forskud, for ellers vil der ikke kunne ske en udbetaling fra FerieKonto/Feriekasse.

Feriekort: Visma indberetter de feriedage og feriepenge som er tildelt ferie på forskud til eIndkomst. Det er vigtigt at dette komme med i en lønkørsel eller supplerende lønkørsel, før medarbejderen skal bruge af sin ferie på forskud, for det er ikke muligt for arbejdsgiver at udbetale ferie på forskud i samme lønkørsel som det er tildelt. 

For disse medarbejdere gælder det at lønsystemet modregner de feriedage og feriepenge der er tildelt ferie på forskud, i de optjente feriedage og feriepenge fra lønkørslen. 

Derfor skal tildeling af ferie på forskud, tidligst ske i lønkørslen før ferie på forskud skal anvendes.

Tildeling af ferie på forskud skal ske på en af følgende variable lønarter:

• Lønart 4767 - Lb. indberetning FerieKonto, Feriekasse og Feriekort

1. Vælg Medarbejder, Variabel lønoplysninger
2. Klik på Ny
3. Angiv datoen f.eks. 01-09-2020, lønart 4765, 4766 eller 4767
4. Udfyld med antal feriedage/timer på forskud samt på lønart 4767 feriepenge
5. Klik på Gem, hvis der ikke er flere medarbejder eller tryk på Tab og gentag punkt 3 og 4.
   
   Du kan også bruge Fællesregistrering/Variable lønoplysninger, hvis det er en gruppe af medarbejdere der skal tildeles ferie på forskud.

Afholdelse af ferie med feriekort

Når en medarbejdere i borger.dk har anmodet om ferie, skal du som virksomhed ind i Virk.dk og trække en oversigt for at se hvilke medarbejdere der har anmodet om ferie. Efterfølgende skal disse anmodninger oprettes i Visma Løn, for at der kan ske en udbetaling af feriepenge til medarbejderen. 

De gamle lønarter 4075, 4076 og fraværskode 41 kan ikke anvendes på ferie der er optjent efter 1.9.2020.

For at udbetale feriepenge til medarbejderen oprettes variable lønart 4790 - ‘Anmodet Feriekort udbetaling’ med det antal feriedage og feriepenge der står i Virk.dk. Beløbet bliver nu beskattet i lønkørslen og nettoferiepengene udbetales til medarbejderen.

Visma har oprettet en ny Feriekortservice, som automatisk henter og registrerer feriepengeanmodninger - så behøver du ikke længere at tænke over udbetaling af feriekort. Læs mere om den nye service her. 

Fratrædelse af medarbejdere ferie med løn

FerieKonto/Feriekasse

Ved fratrædelse af medarbejdere, hvor alt ferie ikke er registreret, kan du fratræde medarbejderen med en fratrædelses kode 8 i standard lønkørslen. Efterfølgende kan det manglende ferie registreres og seneste to dage før sidste hverdag i måned, køres en supplerende lønkørsel med fratrædelses kode 3 - afregning til FerieKonto, og feriepengene vil blive afregnet til tiden.

Feriekort

Når du skal udbetale feriepenge til en fratrådt medarbejder, kan det være en god ide, at foretage en ‘Genrekvirering af eSkattekort’ i form af et bikort, så trækprocenten ikke standard er 55%, men den faktiske trækprocent som fremgår af medarbejderens skattekort.

Ferietillæg efter ferieloven

Det er muligt at ændre det lovpligtige ferietillæg til en anden procent. Det kan enten gøres via en resultattabel, eller en personlig sats lønart.

• Resultattabel 4003 - Ferietillæg lovpligtig
• Personlig sats 9908 - Ferietillæg lovpligtig

Udbetaling ifølge ferieloven:

• 1.9.XXXX til 31.5.XXXX udbetales med maj lønnen. Det vil sige, at for bagudlønnede sker det i lønkørsel 1XX05, og for forudlønnede sker det i lønkørsel 1XX04.
• 1.6.XXXX til 31.8.XXXX udbetales med august lønnen. Det vil sige, at for bagudlønnede sker det i lønkørsel 1XX08, og for forudlønnede sker det i lønkørsel 1XX07.

Der er oprettet to stillingskategori lønarter til håndtering af beregning af ferietillægget.

Stillingskategorilønart 4900 - Ferietillæg lovgrundlag 

• Det opsparede ferietillæg beregnes af lovgrundlaget for ferieberettiget løn, dvs. der sker nedskrivning af beregningsgrundlaget, når der afholdes ferie og når medarbejderen har fri for egen regning

Stillingskategorilønart 4901 - Ferietillæg OK-grundlag

• Det opsparede ferietillæg beregnes af OK-grundlaget for ferieberettiget løn, dvs. grundlaget bliver ikke nedskrevet, når der afholdes ferie. Dog nedskrives grundlaget når medarbejderen holder fri for egen regning.

Stillingskategorilønarterne oprettes således:

1. Vælg Opsætning, Stillingskategori
2. Angiv f.eks. ’1001’
3. Klik på Find
4. Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger
5. Dobbeltklik på lønart 3910 eller 3920
6. Angiv en slutdato 31-08-2020
7. Klik på Gem
8. Klik på Ny
9. Angiv enten stillingskategori lønart 4900 eller 4901
10. Angiv datoen 01-09-2020
11. Klik på Gem

Udbetaling af ferietillæg lov variabelt

Variabel lønart 4785 - Ferietillæg lov + ‘OK-grundlag’

• Lønarten tømmer opsparet, men endnu ikke udbetalt ferietillæg. Udbetalingen er inklusiv opsparet ferietillæg i den lønkørsel hvor udbetalingen sker.

Ekstra ferietillæg ferieår

Ekstra ferietillæg er overenskomst- eller aftale bestemt, og perioden det opspares for ændres ikke alle steder til at følge perioden for ny ferielov.

Til håndtering af ekstra ferietillæg der følger den nye ferielov, dvs. opspares i det nye ferieår (1/9 – 31/8), og udbetales på det aftalte tidspunkt, skal en af følgende stillingskategori lønarter oprettes på de relevante stillingskategorier pr. 1/9 2020.

Stillingskategorilønart 4035 skal lukkes pr. 31.8.2020 og erstattes med en af følgende stillingskategorilønarter:

Stillingskategorilønart 4610 - Ekstra ferietillæg lovgrundlag

• Det opsparede ekstra ferietillæg beregnes af lovgrundlaget for ferieberettiget løn, dvs. der sker nedskrivning af beregningsgrundlaget, når der afholdes ferie og når medarbejderen har fri for egen regning.

Stillingskategorilønart 4607 - Ekstra ferietillæg OK-grundlag opsparing

• Det opsparede ekstra ferietillæg beregnes af OK-grundlaget for ferieberettiget løn, dvs. grundlaget bliver ikke nedskrevet, når der afholdes ferie. Dog nedskrives grundlaget når medarbejderen holder fri for egen regning.

Stillingskategori lønarterne oprettes således:

1. Vælg Opsætning, Stillingskategori
2. Angiv f.eks. ’1001’
3. Klik på Find
4. Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger
5. Klik på Ny
6. Angiv enten stillingskategori lønart 4610 eller 4607
7. Angiv datoen 01-09-2020
8. Klik på Gem

Oprettes en af ovenstående lønarter på en stillingskategori pr. 01-09-2020, skal den tidligere lønart for opsparing af ekstra ferietillæg lukkes pr. 31-08-2020

• 4035 - Opsparing ferietillæg ekstra
  
  

1. Vælg Opsætning, Stillingskategori
2. Angiv f.eks. ’1001’
3. Klik på Find
4. Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger
5. Dobbeltklik på lønart 4035
6. Angiv slut datoen 31-08-2020
7. Klik på Gem

Stillingskategorilønarterne 3915/3925 - Udbetaling af ekstra ferietillæg, som anvendes til udbetaling af ekstra ferietillæg opsparet i perioden 1. januar 2020 til 31. august 2020, skal først lukkes efter udbetaling i 2021.

Udbetaling af ekstra ferietillæg årligt

Ekstra ferietillæg får ikrafttrædelseskode E som skal benyttes på den gamle lønart 3925, for at sikre at udbetalingen kan ske uafhængigt af ferielovens ferietillæg.

Ikrafttrædelseskode E oprettes på den, eller de, kørselsselektioner hvor ekstra ferietillæg ønskes udbetalt.

Når lønarten aktiveres i lønkørslen, tømmes opsparet, ikke udbetalt ekstra ferietillæg til medarbejderen.

Oprettes Ikrafttrædelseskoden kun til én lønkørsel i året, udbetales ferietillægget årligt. Udbetaling skal ske senest i august måned. Oprettes den til flere lønkørsler deles udbetalingen på samme måde som lovpligtigt ferietillæg.

Oprettelse af Ikrafttrædelseskode

1. Vælg Lønadministration og Kørselsselektion
2. Angiv kørselsordre f.eks. ’12105’
3. Klik på Find
4. Vælg i ‘Højremenuen’, Ikrafttrædelseskode
5. Klik på Ny
6. Angiv ‘E’
7. Klik på Gem

Gentag ovenstående hvis du både har forudlønnede (selektion = 2), bagudlønnede (selektion = 1) eller timelønnede (selektion = 3) samt hvis du ønsker det ekstra ferietillæg udbetalt flere gang om året, ligesom det lovpligtige ferietillæg.

Udbetaling af ekstra ferietillæg lov variabelt

 Variabel lønart 4780 - Ferietillæg Ekstra

• Lønarten tømmer opsparet, men endnu ikke udbetalt ekstra ferietillæg. Udbetalingen er inklusiv opsparet ekstra ferietillæg i den lønkørsel hvor udbetalingen sker.

Ferietillæg – Kalenderår

Der er overenskomster som har vedtaget, at opsparing af ferietillæg fortsat opspares i kalenderåret og udbetales i efterfølgende april måneds lønkørsel, som det er kendt i den gamle ferielov.

Der optjenes 1% i ferietillæg, som opspares fra 1. januar til 31. december og udbetales i april måneds lønkørsel til alle. Dvs. april lønperiode for de bagudlønnede og maj lønperiode for de forudlønnede - kørselsordre 12X04.

Er procenten for ferietillægget en anden end 1%, kan det ændres generelt for en løngruppe på en resultattabel eller det kan ændres personligt på en medarbejder:

• Resultattabel 4003 - Ferietillæg procent 
• Personlig sats lønart 9908 - Ferietillæg procent

For at sætte Visma Løn op til optjening af ferietillægget i kalenderår, kræver det en ændring på stillingskategorien. Her skal oprettes en af følgende to stillingskategorilønarter, som håndterer optjening i kalenderår. Der er to forskellige grundlag, alt efter om ferieberettigede løn skal nedskrives når ferie afholdes, eller den ikke skal:

• 4902 - Ferietillæg lov - kalenderår.
  Det opsparede ferietillæg beregnes af lovgrundlaget for ferieberettiget løn, dvs. der sker nedskrivning af beregningsgrundlaget, når der afholdes ferie og når medarbejderen har fri for egen regning.

• 4904 - Ferietillæg OK-grundlag - kalenderår.
  Det opsparede ferietillæg beregnes af OK-grundlaget for ferieberettiget løn, dvs. at beregningsgrundlaget ikke nedskrives, når der afholdes ferie. Dog nedskrives grundlaget når medarbejderen holder fri for egen regning.

1. Vælg Opsætning, Stillingskategori
2. Angiv f.eks. ’1001’
3. Klik på Find
4. Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger
5. Klik på Ny
6. Angiv enten stillingskategori lønart 4902 eller 4904
7. Angiv datoen 01-09-2020
8. Klik på Gem

Udbetaling af ferietillægget kræver, at der på kørselsordre f.eks. 12X04 oprettes ikræftrædelseskode ‘U’, for at ferietillægget der er optjent for sidste kalenderår bliver udbetalt. Husk at der kan være flere kørselsselektioner det skal oprettes på f.eks. 1 - Bagud, 2- Forud eller 3- Timeløn

1. Vælg Lønadministration og Kørselsselektion
2. Angiv kørselsordre f.eks. ’12104’
3. Klik på Find
4. Vælg i ‘Højremenuen’, Ikrafttrædelseskode
5. Klik på Ny
6. Angiv ‘U’
7. Klik på Gem

Gentag ovenstående hvis du både har forudlønnede (selektion = 2), bagudlønnede (selektion = 1) eller timelønnede (selektion = 3).

Udbetaling af ferietillæg - kalenderår variabelt

Variabel lønart 4770 ‘Ferietillæg lov + OK-grundlag’

• Lønarten tømmer opsparet ferietillæg, som endnu ikke udbetalt, men opsparet i foregående kalenderår. 

Ekstra Ferietillæg – Kalenderår

Der er overenskomster der har vedtaget, at opsparing af ekstra ferietillæg opspares i kalenderåret og udbetales i efterfølgende april måneds lønkørsel, som det er kendt i den gamle ferielov.

Det ekstra ferietillæg optjenes fra 1. januar til 31. december og udbetales i april måneds lønkørsel til alle. Dvs. april lønperiode for de bagudlønnede, og maj lønperiode for de forudlønnede - kørselsordre 12X04.

Procenten for ekstra ferietillæg, oprettes enten generelt for en løngruppe på en resultattabel, eller personligt på en medarbejder:

• Resultattabel 4007 - Ekstra ferietillæg - kalenderår
• Personlig sats 9912 - Ekstra ferietillæg - kalenderår

For at sætte Visma Løn op til optjening af ekstra ferietillæg i kalenderår, kræver det en ændring på stillingskategorien. Den tidligere lønart 4035 udgår pr.31.8.2020. Der skal i stedet for oprettes en af følgende to stillingskategorilønarter, som håndterer optjening i kalenderår. Der er to forskellige grundlag, alt efter om den ferieberettigede løn skal nedskrives når ferie afholdes eller den ikke skal:

• 4622 - Ekstra ferietillæg OK-grundlag - kalenderår.
  Det opsparede ferietillæg beregnes af OK-grundlaget for ferieberettiget løn. Dvs. at beregningsgrundlaget ikke nedskrives, når der afholdes ferie. Dog nedskrives grundlaget når medarbejderen holder fri for egen regning
  
  

• 4624 - Ekstra ferietillæg lov - kalenderår.
  Det opsparede ekstra ferietillæg beregnes af lovgrundlaget for ferieberettiget løn. Dvs. der sker nedskrivning af beregningsgrundlaget, når der afholdes ferie og når medarbejderen har fri for egen regning

1. Vælg Opsætning, Stillingskategori
2. Angiv f.eks. ’1001’
3. Klik på Find
4. Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger
5. Klik på Ny
6. Angiv enten stillingskategori lønart 4622 eller 4624
7. Angiv datoen 01-09-2020
8. Klik på Gem

Udbetaling af ekstra ferietillæg kræver, at der på kørselsordre, f.eks. 12X04, oprettes ikrafttrædelseskode ‘U’, for at det ekstra ferietillæg, der er optjent for sidste kalenderår, bliver udbetalt. Husk at der kan være flere kørselsselektioner det skal oprettes på f.eks. 1 - Bagud, 2- Forud eller 3- Timeløn

1. Vælg Lønadministration og Kørselsselektion
2. Angiv kørselsordre f.eks. ’12104’
3. Klik på Find
4. Vælg i ‘Højremenuen’, Ikrafttrædelseskode
5. Klik på Ny
6. Angiv ‘U’
7. Klik på Gem

Gentag ovenstående hvis du både har forudlønnede (selektion = 2), bagudlønnede (selektion = 1) eller timelønnede (selektion = 3).

Ekstra Ferietillæg – gammel ferielov

Har medarbejderen opsparet ekstra ferietillæg for perioden fra 1. januar 2020 til 31. august 2020

Det ekstra ferietillæg der er opsparet på gammel ferielov, men som endnu ikke er udbetalt, vil blive udbetalt sammen med første udbetaling af ekstra ferietillæg på ny ferielov.

På medarbejderens lønseddel fremgår ekstra ferietillæg med to beløb i 2021: 

• Beløb for ekstra ferietillæg på gammel ferielov
• Beløb for ekstra ferietillæg på ny ferielov.

Udbetaling af ekstra ferietillæg - kalenderår variabelt

Variabel lønart 4775 ‘Ferietillæg Ekstra lov+OK’

• Lønarten tømmer opsparet ekstra ferietillæg, som endnu ikke er udbetalt, men opsparet i foregående kalenderår. 

Ekstra ferietillæg i forbindelse med fratrædelse ferieår

I nogle overenskomster skal det ekstra ferietillæg håndteres særskilt i forbindelse med en fratrædelse. 

Er Visma Løn i dag oprettet med stillingskategori lønart som fremgår af nedenstående skema, skal du sættes en sludato på samt oprette en ny stillingskategorilønart pr. 1.9.2020: 

Før 1.9.2020 Lønart	Betegnelse	Slutdato	Efter 1.9.2020 Lønart	Betegnelse	Startdato
3690	Ferietillæg ekstra afregning	31-12-2021	4626	Ekstra ferietillæg OK-grundlag udb fratrædelse	01-09-2020
3690	Ferietillæg ekstra afregning	31-12-2021	4627	Ekstra ferietillæg lovgrundlag udb fratrædelse	01-09-2020

Fremadrettet styres afregning af ekstra ferietillæg ifb. med fratrædelse af opsparingslønarten - enten lønart 4607 og 4610.

• Hvis stillingskategorien er oprettet med 4607, skal stillingskategorien oprettes med lønart 4626. 
• Hvis stillingskategorien er oprettet med 4610, skal stillingskategorien oprettes med lønart 4627

Lønart 3690 skal først lukkes med slutdato 31-12-2021, da den sikre udbetaling af ekstra ferietillæg opsparet i perioden 01-01-2020 til 31-08-2020 i forbindelse med fratrædelse.

Ekstra ferietillæg i forbindelse med fratrædelse ferie

I nogle overenskomster skal det ekstra ferietillæg håndteres særskilt i forbindelse med en fratrædelse. 

Er Visma Løn i dag oprettet med stillingskategori lønart som fremgår af nedenstående skema, skal du sættes en sludato på samt oprette en ny stillingskategorilønart pr. 1.9.2020: 

Før 1.9.2020 Lønart	Betegnelse	Slutdato	Efter 1.9.2020 Lønart	Betegnelse	Startdato
3690	Ferietillæg ekstra afregning	31-12-2021	4628	Ekstra ferietillæg OK-grundlag udb fratrædelse	01-09-2020
3690	Ferietillæg ekstra afregning	31-12-2021	4629	Ekstra ferietillæg lovgrundlag udb fratrædelse	01-09-2020

Fremadrettet styres afregning af ekstra ferietillæg ifb. med fratrædelse af opsparingslønarten - enten lønart 4622 og 4624.

• Hvis stillingskategorien er oprettet med 4622, skal stillingskategorien oprettes med lønart 4628. 
• Hvis stillingskategorien er oprettet med 4624, skal stillingskategorien oprettes med lønart 4629

Lønart 3690 skal først lukkes med slutdato 31-12-2021, da de sikre udbetaling af ekstra ferietillæg opsparet i perioden 01-01-2020 til 31-08-2020 i forbindelse med fratrædelse.