Mine områder

Sign in Du mangler at tilføje dine favoritområder. Dem kan du let tilføje ved at trykke på knappen "Administrer Mine områder" herunder.
annuller
Viser resultater for 
Søg i stedet efter 
Mente du: 
(updated by Helle Valso VISMA ‎17-10-2019 12:00 )
Helle Valso
  • 0 Svar
  • 0 ros
  • 303 Visninger
Bogføringsvejledning

Indledning

I Visma Løn findes et standard bogføringsbilag, som indeholder følgende kolonner:
 

  • Kontotekst, afdeling, kontonummer, debet- og kreditbeløb.

Alle kontonumre er oprettet i en standard kontoplan, kaldet 'SD'. Kontonumrene kan ikke ændres på denne kontoplan, men for at oprette dine egne kontonumre og tekster, skal du kopiere kontoplan SD og give den et nyt navn, f.eks. 'A1' og en sigende tekst, f.eks. 'egen kontoplan'.

 

I lønkørslen dannes bogføringsbilaget hhv. som en HTML-fil og en csv-fil. Filerne hentes i menupunkterne Lønadministration og Udskrifter fra lønkørsel. Det er også muligt at få et bogføringsbilag med specifikationer. Dette kan dannes i menupunkterne Rapporter og Rapporter og i højremenuen vælger du ’Bogføringsbilag med spec.’ for den aktuelle kørsel. 

Du kan også tilmelde rapporten, så den afvikles sammen med lønkørslen og kan hentes i menupunkterne Lønadministration og Udskrifter fra lønkørsel.

 

Efter en lønkørsel er godkendt, er det stadig muligt at ændre i opsætningen på et bogføringsbilag. Opsætningen kan derefter kontrolleres ved at danne opsætningsrapporten ’Kontrol af bogføring’. Det er ikke muligt at danne et bogføringsbilag eller bogføringsbilag med specifikationer med ændringerne i menupunkterne Rapporter og Rapporter det vil altid være det indhold der oprindelig blev dannet i lønkørslen.

 

Ønsker du mulighed for at kunne danne et bogføringsbilag under menupunkterne Rapporter og Rapporter efter du har tilrettet din kontoplan, kan det bestilles ved henvendelse til Visma Løn hotline.

 

Nedenfor er beskrevet, hvorledes du kan ændre kontonumre – og hvordan du opretter nye bogføringsbilag.

 

 

  • Menupunkter til bogføring

 

  • Opsætning kontoplan
  • Opsætning kontoplanfelt
  • Opsætning sorteringskode
  • Kontrol af bogføring
  • Arbejdsgiver stamoplysninger – Kontoplan og Sorteringskode
  • Medarbejder ansættelsesforhold – Afv. kontoplan og seks felter.
  • Fordeling af lønudgifter – opsætning af fast omkontering

 

  • Kontoplan

Her tilknyttes dine egne finanskonti til de enkelte lønarter.

 

 

  • Kontoplanfelt

Kontoplanfeltet viser de kolonner, du har mulighed for at udvælge til dit bogføringsbilag.

Felterne Aflønning, Stillingskategori, Løngruppe, Afdeling, Udbetalingssted, Valgfri1, Valgfri2, Valgfri3, Valgfri4, Valgfri5, Valgfri6 og medarbejdernummer kan anvendes i bogføringen. 

Alle felterne kan indlæses decentralt.

Under menupunkterne OpsætningKontoplan og Kontoplanfelt er det muligt at omdøbe kontoplanfeltet til egen tekst. På den måde kommer dine egne tekster som kolonneoverskrifter på bogføringsbilaget.

 

Du kan omdøbe kontoplanfelterne, så de fremgår af medarbejderens ansættelsesforhold på rapporten medarbejderstamkort, og så vil de fremstå som kolonneoverskrifter på rapporterne vedr. bogføringen

 

  • Valgfri1
  • Valgfri2
  • Valgfri3
  • Valgfri4
  • Valgfri5
  • Valgfri6

 

 

  • Sorteringskode

Her angives hvilke kontoplanfelter du ønsker udskrevet på bogføringsbilaget, og i hvilken rækkefølge de skal vises. Kolonnen ’Kontotekst’ vil altid ligge først i bogføringsbilaget, ligesom debet- og kreditkolonnerne altid vil ligge til sidst i bogføringsbilaget. Disse felter kan du derfor ikke vælge.

 

For hvert kontoplanfelt – undtagen det sidste – vil der blive lavet en sammentælling på bogføringsbilaget – en subtotal. Der er dog ingen sub-totaler i .csv versionen (Excel)

 

 

  • Kontrol af bogføring

Her kan du køre rapporten ’Kontrol af bogføring’, som indeholder de rettelser du har foretaget siden lønkørslen. Rapporten anvender den sorteringskode og kontoplan, der ligger på arbejdsgiver. Rapporten kan dannes, både som HTML-rapport og som csv-fil.

 

 

  • Arbejdsgiver stamoplysninger

Her angives i feltet ’Kontoplan’, hvilken kontoplan, der ønskes bogført efter. I feltet ’Sorteringskode’ angives, hvilken sorteringskode bogføringsbilaget sorteres efter. 

 

 

  •  Medarbejder ansættelsesforhold

I feltet ’Afv. kontoplan’ angives en kontoplan, såfremt den aktuelle medarbejder skal bogføres efter en anden kontoplan end den der er angivet på arbejdsgiver stamoplysninger.

 

 

  • Opsætning af kontoplan

Alle lønarter skal som udgangspunkt oprettes med et finanskontonummer, til brug for bogføringen. 

 

 

  • Oprettelse af kontoplan

Der skal ved opstart altid oprettes en ny kontoplan, således at bogføringsbilaget kan tilpasses med egne kontonumre og kontotekster. Dette gøres f.eks. ved danne en rapport som csv-fil med kontoplan SD, tilrette filen og derefter indlæse den i lønsystemet igen, eller ved at kopiere standardkontoplanen i skærmbilledet ’Kontoplan’.

 

Navnet på din kontoplan kan indeholde 2 karakterer og kan bestå af både tal og bogstaver. Beskrivelsen på en kontoplan kan bestå af 30 karakterer.

 

Sådan opretter du en kontoplan som en kopi af standard kontoplanen:

 

  1. Vælg menupunkterne OpsætningKontoplan og Kontoplan
  2. Angiv ’SD’
  3. Klik på Find
  4. Kopier, klik på Kopier
  5. Angiv en ny betegnelse for kontoplanen, f.eks. 'A1' samt et sigende kontoplannavn
  6. Angiv ’Gyldig’
  7. Klik på OK 

 

Du kan nu oprette din egen kontoplan.

 

Sådan oprettes en kontoplan via decentral registrering:

 

  1. Vælg menupunkterne Opsætning og Opsætningsrapporter
  2. I højremenuen vælger du ’Kontoplaner’
  3. Angiv den kontoplan der skal kopieres fra/tilrettes 
  4. Klik på OK
  5. Åben filen. 
  6. Gem filen under et andet navn og tilret kolonnerne i henhold til recordformat MLE-17-KOPL, som kan ses i Guide til Decentral registrering.

 

 Derefter tilrettes filen med følgende:

 

  1. Ret betegnelse og navn til det ønskede, f.eks. ’A1’ og ’Kontoplan’. 
  2. Ret kontonumre så de svarer til din egen finanskontoplan
  3. Angiv hvilket kontoplanfelt, der skal anvendes til en evt. gruppekontering (se afsnit 3.2) 
  4. Tilret indhold af de forskellige felter på kontoplanlinjerne (se afsnit 3.3)
  5. Slet første linje med kolonne overskrifter
  6. Indlæs filen i MLE som beskrevet i Guide til Decentral registrering.

 

Før den nye kontoplan kan anvendes, skal Arbejdsgiver tilpasses

 

  1. Vælg menupunkterne Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamopl.
  2. I feltet ’Kontoplan’, angives din betegnelse f.eks. ’A1’
  3. I feltet ’Sorteringskode’, angives din betegnelse
  4. Klik på Gem

 

 

  • Gruppekontering

Du kan bogføre på forskellige finanskonti på samme lønart, ved at anvende gruppekontering. Gruppen kan f.eks. være Afdeling, hvor forskellige afdelinger skal have bogført f.eks. månedslønnen eller timelønnen på forskellige finanskonti. Gruppekontering anvender et kontoplanfelt som en nøgle til den valgte kontering på den enkelte lønart.

Inden for samme Gruppe og lønart skal samme løbenummer anvendes. 

 

Er der f.eks. opsat forskellige konti for to gruppeværdier på en lønart, vil Visma Løn kunne kontere lønarten på to forskellige linjer. 

 

Følgende felter kan anvendes til gruppekontering:

 

  • Afdeling
  • Udbetalingssted
  • Stillingskategori
  • Løngruppe
  • Valgfri 1 til Valgfri 6

 

I feltet ’Gruppe’ på kontoplanlinien er det muligt at udvælge et interval, der skal gruppekonteres for (se afsnit 3.5).

 

 

  • Sådan tilrettes kontonumrene

  1. Vælg menupunkterne OpsætningKontoplan og Kontoplan
  2. Angiv kontoplan
  3. I højremenuen vælger du ’Kontoplanlinie’
  4. Dobbeltklik på den lønart, du ønsker at ændre kontonummeret på
  5. Klik på Gem

 

Tilpasning af kontonr. kan også gøres med decentral registrering. 

 

Følgende felter kan tilpasses i kontoplanen:

 

  • Gruppe - her angives den værdi for en gruppe, som ønskes opsat til kontering eller der kan benyttes wildcard ”*” (se afsnit 3.5), såfremt flere grupper skal bogføres ens.
  • Lønart - her angives den lønart, som ønskes opsat til kontering eller der kan benyttes wildcard ”*” (se afsnit 3.5), såfremt flere lønarter skal konteres ens. 
  • Lbnr - løbenummer. Starter med 1. Såfremt du ønsker at bogføre samme lønart flere gange, skal hver kontoplanlinje have et nyt løbenummer. Hvis der anvendes gruppekontering, skal der benyttes samme løbenummer for alle kontoplanlinjer, der er omfattet af gruppekonteringen. 
  • D/K – skal lønarten debiteres eller krediteres, angives et ’D’ = Debet eller ’K’ = Kredit
  • Kontonr. – finanskontonummeret kan max. være 20 karakterer. 
  • Tekst – tekst, som skal vises på bogføringsbilaget.
  • Afd.kode – skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ’ANS’, eller du kan indsætte en konstant på max 6 karakterer eller værdien ’Blank’.
  • Udb.kode – skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ’ANS’, eller du kan indsætte en konstant på max 6 karakterer eller værdien ’Blank’.
  • Inputv.kode – værdien i kontoplanen kan være ’Blank’, den kan hentes fra lønarterne 1106,1107,1250,1251 så angives ’LØNOPL’, eller der kan indsættes en konstant på max 10 karakterer
  • Valgfri1 – kan omdøbes i Kontoplanfelt. Skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ’ANS’, eller du kan indsætte en konstant på max 10 karakterer eller værdien ’Blank’.
  • Valgfri2 – kan omdøbes i Kontoplanfelt. Skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ’ANS’, eller du kan indsætte en konstant på max 10 karakterer eller værdien ’Blank’.
  • Valgfri3 – kan omdøbes i Kontoplanfelt Skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ’ANS’, eller du kan indsætte en konstant på max 10 karakterer eller værdien ’Blank’.
  • Valgfri4 – kan omdøbes i Kontoplanfelt. Skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ’ANS’, eller du kan indsætte en konstant på max 10 karakterer eller værdien ’Blank’.
  • Valgfri5 – kan omdøbes i Kontoplanfelt. Skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ’ANS’, eller du kan indsætte en konstant på max 10 karakterer eller værdien ’Blank’.
  • Valgfri6 – kan omdøbes i Kontoplanfelt. Skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ’ANS’, eller du kan indsætte en konstant på max 10 karakterer eller værdien ’Blank’.
  • Medarb.nr. – Såfremt medarbejdernummeret skal med i bogføringen og vises ud for den pågældende lønart, vælges ’Ja’.

 

OBS! Husk, at det kun er de kontoplanfelter, der er med i ’Sorteringskoden’, der bliver vist og bogført på bogføringsbilaget. Det enkelte felt vil kun blive vist, hvis det er sat op på både ’Sorteringskode’ og ’Kontoplanlinie’. 

 

Anvendkode:

Anvendkoden angiver, hvordan lønarten skal vises i output. De enkelte poster vil altid indgå i rapporten ’Bogføring med spec’.

 

Du kan bruge følgende anvendkoder:

 

  • Bilag / central Danner datasæt til bogføringscentral, html-fil samt Excel-fil
  • Bilag Danner html-fil og Excel-fil
  • Central Danner datasæt til bogføringscentral og Excel-fil
  • Excel Kun Excel-fil – intet bilag og intet datasæt

 

 

  • Samme lønart kan bogføres flere gange

En lønart kan bogføres flere gange ved at tildele den forskellige løbenumre. 

 

  1. Vælg menuenpunkterne OpsætningKontoplan og Kontoplan
  2. Angiv kontoplankode
  3. Klik på Find
  4. I højremenuen vælger du ’Kontoplanlinie’
  5. Dobbeltklik på lønarten og klik på Kopier
  6. Tilret feltet ’Lbnr’ med værdien ’2’
  7. Angiv ny finanskonto etc.
  8. Klik på Gem

 

For bogføring af samme lønart flere gange gentages punkt 4-7 med det antal gange, du ønsker lønarten bogført, hvor du i punkt 5 giver et nyt løbenummer for hver linje. 

 

Ved bogføring af samme lønart flere gange er det vigtigt, at den både debiteres og krediteres, da det ellers vil give en difference på bogføringsbilaget.

 

 

  • Opsætning i intervaller

Det er muligt at anvende ”*” i felterne Gruppe og Lønart som erstatning for en hvilken som helst værdi i feltet der indsættes. Værdien skal altid angives fra højre, f.eks. 91**. Det muliggør, at en kompleks opsætning kan forenkles på eksempelvis intervallerne af grupper og lønarter.

 

F.eks. hvis en kontoplan er opsat med gruppekontering på Afdeling. En kontoplanlinje, der opsættes med 10** i feltet ’Gruppe’ og 13** i feltet ’Lønart’ vil være et udtryk for, at afdelinger i intervallet 1000 til 1099 og lønarterne i intervallet 1300 til 1399 vil blive bogført iht. resten af gruppen. Er der enkelte lønarter eller grupper i intervallet der ikke ønskes bogført på samme måde, kan disse lønarter oprettes i kontoplanen og vil blive bogført forskelligt i forhold til lønarterne i intervallet.

 

OBS! Anvendes * skal antallet af * og karakterer samlet stemme overens. Afdeling 311 findes ikke ved opsætningen 3*, her skal skrives 3**. 

 

 

  • Lønafregning/Lønfordeling

Lønafregning / Lønfordeling kan fravælges ved at slette de tilknyttede lønarter i kontoplanen. 

 

Der kan være ønsker til opsætningen af kontoplanen omkring lønafregning og lønfordeling, hvor lønarterne, som standard, er posteret i grupper, der udligner hinanden. 

Følgende lønarter indgår i lønfordeling/lønafregning:

 

 

  • Lønafregning / lønfordeling

Lønart

Løbenr.

Debet /
Kredit

Kontonr.

Kontonavn

 

8651

1

D

0000000080

Skattefri del jub./fratrædelsesg.

 

9796

1

D

0000000020

A-indkomst uden AM-bidrag

 

9800

1

D

0000000010

A-indkomst kontant m/AM-bidrag

 

9807

1

D

0000000030

Pension medarbejder

 

9809

1

D

0000000040

AM-bidrag medarbejder

 

9810

1

D

0000000050

SP-bidrag 

 

9811

1

D

0000000020

A-indkomst uden AM-bidrag

 

9812

1

D

0000000070

ATP medarbejder

 

9813

1

D

0000000090

AM bidrag særlig indkomst

 

9814

1

D

0000000100

SP bidrag særlig indkomst

 

9823

1

D

0000000120

Værdi af fri bil

 

9820

1

K

0000000170

Lønfordeling

modpost

 

 

  • Personalegoder til beskatning, lønfordeling

Lønart

Løbenr.

Debet / Kredit

Kontonr.

Kontonavn

 

3000

1

D

0000000120

Værdi af fri bil

 

3001

1

D

0000000120

Værdi af fri bil

 

3002

1

K

0000001330

Fri bil egenbetaling

 

3003

1

K

0000001330

Fri bil egenbetaling

 

3020

1

D

0000000140

Gruppeliv

 

3021

1

D

0000000140

Gruppeliv

 

3025

1

D

0000000140

Gruppeliv

 

3026

1

D

0000000140

Gruppeliv

 

3030

1

D

0000000150

Ulykkesforsikring

 

3031

1

D

0000000150

Ulykkesforsikring

 

3032

1

D

0000000150

Ulykkesforsikring

 

3033

1

D

0000000150

Ulykkesforsikring

 

3035

1

D

0000000150

Ulykkesforsikring

 

3036

1

D

0000000150

Ulykkesforsikring

 

3040

1

D

0000000160

Værdi af fri kost

 

3041

1

D

0000000160

Værdi af fri kost

 

3045

1

D

0000000150

Værdi af kritisk sygdom

 

3046

1

D

0000000150

Værdi af kritisk sygdom

 

3050

1

D

0000000132

Fri telefon

 

3051

1

D

0000000132

Fri telefon

 

3052

1

D

0000000132

Fri telefon

 

3053

1

D

0000000132

Fri telefon

 

3054

1

D

0000000132

Fri telefon

 

3055

1

D

0000000132

Fri telefon

 

3056

1

D

0000000132

Fri telefon

 

3057

1

D

0000000132

Fri telefon

 

3058

1

D

0000000132

Fri telefon

 

3060

1

D

0000000133

Sundhedsforsikring

 

3061

1

D

0000000133

Sundhedsforsikring

 

3062

1

D

0000000133

Sundhedsforsikring

 

3063

1

D

0000000133

Sundhedsforsikring

 

3064

1

D

0000000133

Sundhedsforsikring

 

3065

1

D

0000000133

Sundhedsforsikring

 

3095

1

D

0000000135

Værdi af benzin

 

9821

1

K

0000000180

Personalegoder, ej KONTANT

modpost

 

 

  • Jubilæumsgratiale-Fratrædelsesgodtgørelse

Lønart

Løbenr.

Debet / Kredit

Kontonr.

Kontonavn

5500

1

D

0000000470

Jubilæumsgratiale

5501

1

D

0000000475

Fratrædelsesgodtgørelse

5510

1

D

0000000470

Jubilæumsgratiale

5511

1

D

0000000475

Fratrædelsesgodtgørelse

5520

1

D

0000000470

Jubilæumsgratiale

5521

1

D

0000000475

Fratrædelsesgodtgørelse

5530

1

D

0000000470

Jubilæumsgratiale

5531

1

D

0000000475

Fratrædelsesgodtgørelse

5540

1

D

0000000470

Jubilæumsgratiale

5541

1

D

0000000475

Fratrædelsesgodtgørelse

5550

1

D

0000000470

Jubilæumsgratiale

5551

1

D

0000000475

Fratrædelsesgodtgørelse

5560

1

D

0000000470

Jubilæumsgratiale

5561

1

D

0000000470

Skattefri Beløb Jubi/Fratr.

5562

1

D

0000000460

Fratrædelsesgodtgørelse

5565

1

D

0000000475

Fratrædelsesgodtgørelse

9815

1

K

0000001270

Pension Skyldig

9815

1

D

0000000110

Pension af Jub/Fratrædelsesg.

8619

1

D

0000001180

Skyldig AM Bidrag 

8649

1

D

0000000095

AM Bidrag Særlig indkomst

8649

1

K

0000000170

Lønfordeling

9813

1

D

0000000090

AM Bidrag Særlig Indkomst

8651

1

D

0000000080

Skattefri del jub/fratr.Godtg

9820

1

K

0000000170

Lønfordeling

 

 

  • Hensættelse til Feriepulje

Du kan hver måned opspare en procentdel af et valgfrit grundlag til en feriepujle. Når en medarbejder afholder ferie med løn eller ferie egen regning, bliver feriepuljen nedskrevet med en procentdel.

  • Lønartstype 9870 oprettes i samarbejde med en konsulent fra Bluegarden.
  • Resultattabel 9870 oprettes med en procent, som der skal hensætte til feriepuljen
  • Resultattabel 9871 oprettes med en procent, som feriepuljen skal nedskrives med i forbindelse med afholdelse af ferie
  • På den pågældende stillingskategorien oprettes stillingskategorilønart 9870
  • I bogføringen skal lønart 9870 og 9871 oprettes i både debet og kredit.

 

 

  • Negativ løn for perioden

En medarbejder kan i en lønperiode få en negativ løn. Den negativ løn bliver automatisk bogført på lønart 9991 – nettoløn. Ønsker du bogføringen separat kan du oprette lønart 9994 i kontoplanen. 

  • Lønart 9994 skal oprettes i debet på den konto du har sat på lønart 9991
  • Lønart 9994 skal også oprettes i kredit på den konto du ønsker til negativ løn



 

  • Bogføring af skyldige poster i et beløb

Ønsker du at bestemte lønarter, som f.eks. skyldige beløb, bogføres samlet - og ikke under forskellige enheder - skal der enten være 'blank' eller indsat en konstant i det/de felter, omkostningerne fordeles efter. Ved 'blank' i nedennævnte felter vil hver lønart blive bogført som et samlet beløb og vises øverst på bogføringsbilaget.

 

  • Afd.kode
  • Udbet.kode
  • Input.kode
  • Valgfri1
  • Valgfri2
  • Valgfri3
  • Valgfri4
  • Valgfri5
  • Valgfri6

 

 

  • Bogføring af skyldige feriepenge for funktionærer

Bogføringen giver mulighed for at bogføre de løbende opsparede feriepenge på funktionærer, samt feriepenge der udbetales kontant eller afregnes til 3. part.

 

Det gøres ved at opsætte kontonummer på følgende lønarter:

 

  • Lønart 9840 – kontering ferie med løn: Debet på driftskonto / kredit på feriepengehensættelse
  • Lønart 14048 – Reduktion af feriepenge hensættelse (timer): Kredit på driftskonto / debet på feriepengehensættelse)
  • Lønart 14049 – Reduktion af feriepenge hensættelse (dage): Kredit på driftskonto / debet på feriepengehensættelse.

 

Lønarterne skal både debiteres og krediteres for, at bogføringen stemmer.

 

Ønskes forskellige lønarter bogført på en samlet linje, skal tekst, kontonummer og resten af opsætningen på kontoplanlinjerne være ens for alle lønarter.

 

OBS!! Hvis evt. ferie fra forrige år nulstilles, eller der laves manuelle korrektioner til feriepengeopsparingen, skal bogføringen af feriepengeforpligtigelsen håndteres manuelt.

 

 

  • Bogføring af skyldig ferietillæg for funktionærer

Bogføringen giver mulighed for at bogføre det løbende opsparede ferietillæg på funktionærer.

 

Det gøres ved at opsætte kontonummer på følgende lønarter:

 

  • Lønart 4008 – kontering ferietillæg indeværende år: Debet på driftskonto / kredit på ferietillægshensættelse
  • Lønart 4035 – kontering af ekstra ferietillæg indeværende år: Debet på driftskonto / kredit på ferietillægshensættelse
  • Lønart 4039 – kontering af opsparing af ferietillæg på overtid: Debet på driftskonto / kredit på ferietillægshensættelse

 

Når en funktionær bliver fratrådt bliver ferietillægget nulstillet i ferieregnskabet. Denne nulstilling kan bogføres via nedenstående lønarter. Ferietillægget som bliver beregnet i den måned som funktionæren fratræder, bliver først nulstillet måneden efter funktionæren fratræder. :

 

  • Lønart 501 - Fratr. nulstil ferietillæg nulstiller sidste års optjente ferietillæg. : Debet på driftskonto / kredit på ferietillægshensættelse 
  • Lønart 503 - Fratr. nulstil ferietillæg nulstiller indeværende års ferietillæg. Ferietillægget som bliver beregnet i den måned som funktionæren fratræder, bliver først nulstillet måneden efter funktionæren fratræder.: Debet på driftskonto / kredit på ferietillægshensættelse

 

  • Difference

Såfremt der benyttes en eller flere lønarter, der ikke er oprettet i kontoplanen, vil bogføringsbilaget udvise en difference. De lønarter som ikke er med i kontoplanen, skal oprettes på en konteringslinje i den aktuelle kontoplan.

 

Såfremt en lønkørsel har været godkendt med differencen og du foretager en rettelse af kontoplanen, kan du køre et nyt bogføringsbilag under menupunkterne Opsætning, Kontoplan, Kontoplan og Kontrol af bogføring. Ønsker du et nyt bogføringsbilag er det muligt at bestille en omkørsel af bogføringen hos Visma Løn hotline, hvor der bliver dannet et nyt bogføringsbilag til den nye kontoplan.

 

Er der difference på et bogføringsbilag kan du evt. danne ’Bogføringsbilag med spec’ og se hvilke medarbejdere der ikke stemmer. Find medarbejdernes lønseddel og kontrollere om de anvendte beløb og lønarter er med i kontoplanen:

 

  1. Hent bogføringsbilag med spec. fra din lønkørsel
  2. Sorter filen evt. Arbejdsgiver og dernæst medarbejder
  3. Klik på fanen Data
    1. Vælg subtotaler
    2. I feltet ’Ved hver ændring’, vælg Medarbejder
    3. I feltet ’Anvend funktionen’, vælg Sum,
    4. I feltet ’Subtotaler’, vælg debet og kredit
    5. Klik OK
  4. Klik på 2-tallet i venstre side af Excel arket, for at se en subtotal pr. medarbejder
  5. Lave en formel på kolonne 2 minus kolonne 1
  6. Find herefter differencen
  7. Klik på ’+’ ud for den medarbejder, hvor der er en difference
  8. Hent lønsedlen for pågældende medarbejder i Visma Løn
  9. Tjek lønarter på lønsedlen om de også er med i bogføringsbilag med spec.
  10. Tilføj evt. manglende lønarter i kontoplanen
  11. Kør omkørsel af bogføring
    1. Klik på Opsætning/Opsætningsrapporter i Visma Løn
    2. Vælg i Højremenuen Omkørsel af bogføring
    3. Angiv kørselsordre
    4. Klik på OK
  12. Når bogføringen er kørt om, kør Rapporten Bogføringsbilag og se om dit bogføringsbilag nu stemmer, ellers start fra punkt 2.

 

  • Oprettelse af sorteringskode

Der ligger en standardsorteringskode kaldet 'SD'. Denne kan ikke ændres, men kan kopieres over i egen sorteringskode, eller der kan oprettes en ny sorteringskode.

 

En sorteringskode kan navngives med 2 karakterer, der kan bestå af både tal og bogstaver. Beskrivelsen af en sorteringskode kan bestå af 30 karakterer.

 

Der kan sorteres på følgende 11 kontoplanfelter:

 

  • Afdeling
  • Aflønning
  • Input.Kode – Inputværdikode fra lønart 1106,1107,1250,1251
  • Kontonr – kontonummer fra kontoplan
  • Løngruppe
  • Medarb. - Medarbejdernummer
  • Still.kat. - Stillingskategori
  • Udbetsted – Udbetalingssted
  • Valgfri1
  • Valgfri2
  • Valgfri3
  • Valgfri4
  • Valgfri5
  • Valgfri6

 

Sådan oprettes en sorteringskode:

 

  1. Vælg menupunkterne OpsætningKontoplan og Sorteringskode
  2. Klik på Ny
  3. Angiv en kode og angiv en tekst
  4. Klik på OK
  5. I højremenuen vælger du ’Kontoplan feltopbygning’
  6. Klik på Ny
  7. Angiv i feltet ’Placering’ ’1’ og find det kontoplanfelt, du ønsker som placering nr. 1, f.eks. Afdeling.
  8. Klik på Gem

 

Gentag punkt 5 til 8 for flere kontoplanfelter.

Såfremt du ønsker, at medarbejdernummer skal fremgå af bogføringen, er det muligt at oprette dette kontoplanfelt som det sidste felt i kontoplan feltopbygning.

 

I ’Sorteringskoden’ er det muligt at vælge 'ja' eller 'nej' til sideskift for hver gang, der sker en ændring i det første kontoplanfelt. Det er kun relevant ved anvendelse at html filen.

 

 

  • Ændring af tekst på kontoplanfelt

Der kan ændres tekst på følgende kontoplanfelter til bogføringsbilaget:

 

  • Afdeling
  • Aflønning
  • Input.Kode – Inputværdikode fra lønart 1106,1107,1250,1251
  • Kontonr – kontonummer fra kontoplan
  • Løngruppe
  • Medarb. - Medarbejdernummer
  • Still.kat. - Stillingskategori
  • Udbetsted – Udbetalingssted
  • Valgfri1
  • Valgfri2
  • Valgfri3
  • Valgfri4
  • Valgfri5
  • Valgfri6

 

Sådan ændres teksten:

 

  1. Vælg menupunkterne Opsætning, Kontoplan og Kontoplanfelt
  2. Dobbeltklik på det kontoplanfelt, du ønsker at ændre teksten på
  3. Angiv en ny beskrivelse
  4. Klik på OK

 

Den tekst, du har angivet, vil optræde både på bogføringsbilaget og bogføringsfilens kolonneoverskrifter. 

 

For felterne 'Valgfri1' til 'Valgfri6' vil den tekst, du har angivet, være den tekst der nu vises på ’Ansættelsesforhold’.

 

 

  • Periode på kontoplan 

Det er muligt at vælge, hvornår en kontoplan skal være gyldig fra. Denne funktion bør kun anvendes ved skift i dato for anvendelse. Evt. nye lønarter oprettes med startdato fra kontoplanens oprettelse.


Dette gøres således:

 

  1. Vælg menupunkterne ArbejdsgiverArbejdsgiver stamoplysninger
  2. Klik på Ny periode
  3. Angiv en ny periode startdato
  4. Angiv en ny kontoplan
  5. Klik på OK

 

Visma Løn vil herefter anvende den kontoplan, hvor lønperiodeslut fra disp.datotype har den ældste dato. Dvs. at for lønkørsler, hvor der er forudlønnede og bagudlønnede i samme kørsel, vil den bagudlønnede bestemme kontoplanen.

 

Eksempel

  • Lønperioden for bagudlønnede er: 1.10.XX – 31.10.XX
  • Lønperioden for forudlønnede er: 1.11.XX – 30.11.XX.

 

Kontoplanen er periodiseret til at gælde fra 1.10.XX. Da de bagudlønnede har den laveste dato, vil det være de bagudlønnede, der bestemmer, hvilken kontoplan der skal benyttes.

 

 

  • Oprettelse af flere kontoplaner

Det er muligt at have forskellige kontoplaner på forskellige arbejdsgivere. Du kan også have forskellige kontoplaner på udvalgte medarbejdere.

 

I disse tilfælde oprettes så mange kontoplaner, som der er behov for, og kontoplanerne tilknyttes de forskellige arbejdsgivere eller medarbejdere.

 

Ved mindre afvigelser på afdeling eller lign. anbefales at anvende gruppe-kontering (se afsnit 3.2)

 

 

  • Tildeling af afvigende kontoplan til medarbejder

Det er muligt at have en afvigende kontoplan for en enkelt medarbejder eller for en gruppe af medarbejdere. Tag en kopi af firmaets normale kontoplan således:

 

  1. Vælg menupunkterne Opsætning, Kontoplan og Kontoplan
  2. Angiv kontoplan
  3. Klik på Find
  4. Klik på Kopier
  5. Angiv en ny kontoplankode, f.eks. 'A2' samt et kontoplannavn
  6. Angiv en ’Gyldighed’
  7. Klik på OK

 

Ret kontoplanlinierne som beskrevet i punkt 3.3 for de lønarter, hvor konteringen skal ændres.

 

Indsæt afvigende konteringskode på Medarbejder, Ansættelsesforhold.

 

I bogføringen vil konteringen for arbejdsgiver fremkomme samlet, som bestemt i sorteringskoden, mens de medarbejdere, der har afvigende kontering, vil stå på en selvstændig bogføringslinie, hvor de afviger fra resten.

 

Det er på denne måde muligt at lave en afvigende kontering for en enkelt konto eller for en hel kontoplan.

 

På rapporten ’Bogføringsbilag med specifikationer’ vises hvilken kontoplan der er anvendt på den enkelte medarbejder, så det altid er muligt at få et overblik over, om der er medarbejdere der har tilknyttet en afvigende kontoplan.

 

 

  • Fordeling af lønudgifter

Ønskes udvalgte lønarter fordelt med et fast beløb eller en procentdel, kan dette opsættes på udvalgte medarbejdere.

 

  1. Vælg menupunkterne Medarbejder og Ansættelsesforhold
  2. I højremenuen vælger du ’Fordeling af lønudgifter’
  3. Angiv lønarten der ønskes fordelt
  4. Angiv fradato
  5. Angiv tildato (såfremt der ikke angives tildato indsættes 31.12.9999)
  6. Vælg hvilket kontoplantelt der ønskes fordelt til f.eks. Afdeling
  7. Angiv værdi for kontoplanfelt f.eks. Afdelingsnummer
  8. Vælg procent eller beløb og angiv værdi
  9. Klik på OK
  10. Gentag ovenstående såfremt du skal fordele på flere lønarter

 

Der kan fordeles lønudgifter pr. lønart på følgende kontoplanfelter:

 

  • Afdeling
  • Udbetalingssted
  • Valgfri 1
  • Valgfri 2
  • Valgfri 3
  • Valgfri 4
  • Valgfri 5
  • Valgfri 6

 

For at kontoplanfelterne kan vælges til fordeling af lønudgifter, skal kontoplanfelterne indgå i arbejdsgivers sorteringskode.

Der kan oprettes lønfordeling på de lønarter der findes i rapporten ’Bogføringsbilag med specifikationer’ når du skal sætte fordelingen op på medarbejderen, Det betyder at lønarterne under Personlig satser ikke kan anvendes til fordeling af lønudgifterne.

 

 

  • Omkørsel af fordelte lønudgifter

Det er muligt at få fordeling af lønudgifter med i en omkørsel af bogføring eller i rapporten ’Kontrol af bogføring’ på tidligere lønkørsler.

 

 

  • Inputkontering på udvalgte lønarter

Såfremt enkelte posteringer ønskes bogført på en anden konto er der mulighed for at indsætte en anden konto ved registrering af lønarten.

 

Der er mulighed for at anvende inputkontering på følgende kontoplanfelter

 

  • Afdeling
  • Udbetalingssted
  • Kontonummer
  • Valgfri1
  • Valgfri2
  • Valgfri3
  • Valgfri4
  • Valgfri5
  • Valgfri6

 

For at kunne anvende inputkontering skal kontoplanfeltet være med i sorteringskoden. Der vil herefter blive åbnet for felterne ved indtastning i følgende:

 

  • Variable lønoplysninger
  • Faste lønoplysninger
  • Fællesregistering, variable lønoplysninger
  • Fællesregistering, faste lønoplysninger

 

Inputkontering overstyrer en evt. fordeling der er sat op på en lønart hos medarbejderen.

 

 

  •  Kontrol af ny opsætning af kontoplan og sorteringskode

For at kunne se de ændringer, du har foretaget på dit bogføringsbilag, det kan f.eks. være ændring af kontonummer eller en anden sortering, er der forskellige muligheder. 

 

I menupunkterne Opsætning og Kontoplan kan anvendes rapporten:

 

  • Kontrol af bogføring.

 

Denne funktion udskriver et bogføringsbilag fra tidligere lønkørsler med den nye opsætning. Dog ikke tidligere end gyldighedsdatoen på kontoplanen. Rapporten anvender den sorteringskode og kontoplan, der står på arbejdsgiver og en evt. afvigende kontoplan på relevante medarbejdere.

 

Således udskrives Kontrol af bogføring:

 

  1. Vælg menupunkterne OpsætningKontoplan og Kontrol bogføring
  2. Angiv ’Kørselsordre’
  3. Angiv ’Arbejdsgivernummer’, såfremt der kun ønskes bogføringsbilag på en bestemt arbejdsgiver
  4. Angiv ’Ja’ i datafil output, hvis du ønsker en excelfil
  5. Klik på OK

 

I menuen Opsætning og Opsætningsrapporter kan anvendes rapporten:

 

  • Kontoplaner

 

Denne rapport giver et samlet overblik over kontoplanopsætningen. 

 

  1. Vælg menupunkterne Opsætning og Opsætningsrapporter
  2. I højremenuen vælger du ’Kontoplaner’
  3. Angiv ’kontoplan’ eller ønsker du en rapport over alle kontoplaner, skal feltet være blankt.
  4. Angiv evt. ’gyldig pr.’
  5. Klik på OK

 

 

  • Udskrivning af bogføringsbilag

Sammen med lønkørslen dannes rapporten ’Bogføringsbilag’ som både html og csv fil. Bogføringsbilaget i den enkelte lønkørsel kan findes ved at se i menupunkterne Lønadministration og Udskrifter fra lønkørselog vælge den relevante kørsel. 

 

Rapporten kan også dannes ad hoc ved at gå ind i menupunkterne Rapporter og Rapporteri højremenuen vælger du ’Bogføringsbilag’. Resultatet af denne rapport vil vise det bogføringsbilag der blev dannet i lønkørslen med mindre der er afviklet en omkørsel.

 

Rapportens udseende vil afhænge af opsætningen på sorteringskoden og kontoplanen samt evt. inputkontering.

 

 

  • Bogføringsbilag med specifikationer

Denne rapport kan afvikles sammen med lønkørslen, men er frivillig, og skal tilmeldes under menupunkterne Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamopl. I højremenuen vælger du ’Rapporterbestilling’ og angiver en dato for at rapporten skal køre med i fremtidige kørsler. 

 

Den kan også afvikles ad hoc ved at gå ind i menupunkterne Rapporter og RapporterI højremenuen vælger du ’Bogføringsbilag med spec.’ 

 

Rapporten har en fast rækkefølge af kolonner. Indholdet af kolonnerne bestemmes af opsætningen på kontoplanen på arbejdsgiver/medarbejder.

F.eks. findes kolonner med hhv. KTO-afdeling og Afdeling. Den første viser evt. inputkontering/konstant i bogføringen, den anden kolonne viser registreringen på medarbejder.  Indholdet i kolonnerne Valgfri 1 – 6 (eller defineret navn fra Kontoplanfelter) vises kun med resultatet fra konteringen.

 

 

  • Kontonummeroversigt fra kontoplan SD

Standardkontoplanen SD ændrer sig løbende i MultiLøn Erhverv, når der kommer nye lønarter i Lønartskataloget. For at se en oversigt over kontoplan SD, skal du i menuen vælge: 

 

  1. Vælg menupunkterne Opsætning, Opsætningsrapporter og Kontoplaner
  2. Angiv kontoplan
  3. Angiv ’Gyldig pr.’
  4. Klik på OK

 

Der dannes nu en fil, med den aktuelle SD-kontoplan.

Vedhæftede filer
Bidragydere