eBoks og direkte forsendelse

[#1]

Vejledning eBoks og direkte forsendelse 

• Introduktion

Det er muligt i Visma Løn at vælge data til medarbejderen leveret til:

• eBoks
• Direkte forsendelse
• Eller en kombination af de to muligheder

Data til medarbejderen er lønsedler og Årstotal pr. medarbejder. Det er kun tilladt at sende data til medarbejdere med cpr. nr.

Arbejdsgiveren sættes op til eBoks og Direkte forsendelse i lønsystemet under Arbejdsgiver stamoplysninger. 

Når medarbejderen oprettes i eBoks vil data fra Visma Enterprise til medarbejderen automatisk komme til indbakken i eBoks, når arbejdsgiver har valgt at sende data til eBoks. 

Har en medarbejder ikke adgang til eBoks, når arbejdsgiver har oprettet funktionaliteten i lønsystemet, vil lønsedlen og Årstotal pr. medarbejder vente hos eBoks, indtil medarbejderen får adgang.

Medarbejder kan se lønsedler i eBoks, dagen før dispositionsdagen. Årstotal pr. medarbejder vises i medarbejderens eBoks, dagen efter årskørslen. 

Vælges Direkte forsendelse af lønsedler og Årstotal pr. medarbejder, vil begge dele blive sendt til medarbejderens hjemadresse, når lønkørslen godkendes.

Arbejdsgiver kan på lønseddel vist under Lønadministration og Udskrifter fra lønkørsel, se en dato i øverste venstre hjørne, hvis medarbejderen får vist sine dokumenter i eBoks, og et d, hvis der er valgt direkte forsendelse. Det samme er gældende for den specielle rapport Årstotal pr. medarbejder. 

• eBoks og Direkte forsendelse på Arbejdsgiver Stamoplysninger

Skån miljøet og slip for omkostninger og besvær ved at digitalisere og effektivisere forsendelsen af post. Virksomheden sparer tid på at sortere og sende lønsedlerne, mens medarbejderen har mulighed for at få digitale fordele.

Med eBoks og direkte forsendelse har du forskellige muligheder for at sende lønsedlen til dine medarbejdere. 

1. Vælg Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamoplysninger
2. I feltet ’Lønseddel via’, har du følgende muligheder:

• eBoks alle

Alle medarbejdere modtager deres data i eBoks

• eBoks/Direkte forsend

Medarbejdere, der ønsker at få deres data, i eBoks markeres med Ja på ’Medarbejder stamoplysninger’. Øvrige data, sendes direkte til medarbejderens adresse.

• Direkte forsendelse

Alle medarbejdere får data sendt direkte til deres private adresse.

’Lønseddel via’ ændres på følgende måde:

1. Vælg Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamoplysninger
2. I feltet ’Lønseddel via’ vælges en af ovenstående muligheder
3. Klik på Gem

OBS! Data til eBoks kan tidligst leveres 45 dage før dispositionsdato. 

• eBoks alle

Har du i menuen Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamoplysninger valgt 

vil alle medarbejdere få data, leveret i eBoks. 

Feltet eBoks i menuen Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamoplysninger låses med markering for Ja til eBoks på alle medarbejdere og kan ikke ændres.

OBS!! Husk at orientere medarbejderne om, at de skal tilmeldes eBoks, på www.e-boks.dk, for at kunne modtage deres lønseddel.

Medarbejderen har mulighed for at få data i eBoks. Det kræver adgang til Internettet og en digital signatur, adgang til Netbank eller en personlig pinkode. Mere information kan fås på
www.e-boks.dk. 

• eBoks/direkte forsend

Har du i menuen Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamoplysninger valgt 

vil udvalgte medarbejdere få data, sendt via eBoks, og øvrige medarbejdere vil få data sendt direkte hjem.

For at udvælge hvilke medarbejdere der skal have data i eBoks og hvilke der skal have data sendt direkte hjem, skal feltet eBoks i menuen Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamoplysninger tilrettes med følgende:

• Medarbejdere med ja til eBoks vil få data i eBoks
• Medarbejdere med nej til eBoks vil få data sendt direkte hjem

• Direkte forsendelse

Har du i menuen Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamoplysninger valgt 

vil alle medarbejdere få data sendt direkte hjem.

Feltet eBoks på ’Medarbejder stamoplysninger’ låses med markering for Nej til eBoks på alle medarbejdere og kan ikke ændres.

• Fællesregistrering eBoks 

Menuen Fællesregistrering eBoks giver et overblik over medarbejdere med Ja eller Nej til eBoks. Samtidig kan menuen benyttes til at opdatere hvilke medarbejdere, der ønsker data leveret til eBoks. 

For at benytte Fællesregistrering af eBoks gøres følgende:

1. Vælg Medarbejder, Medarbejder stamoplysninger og Fællesregistrering eBoks
2. Dobbeltklik på den medarbejder der skal have lønseddel via eBoks
3. Klik i feltet eBoks
4. Vælg Ja eller Nej
5. Klik på Gem
6. Gentag ovenstående indtil alle medarbejdere er valgt.

Skærmbilledet kan også benyttes, hvis flere medarbejdere skal have ændret status fra Ja til Nej til eBoks.

• Registrering af eBoks via decentral registrering på Medarbejder

Du kan indlæse en fil med markering af de medarbejdere der ønsker eller ikke ønsker at få data i eBoks.

På filformatet ’MLE-25-MEDA’ benyttes feltet ’eBoks’. Feltet skal have værdien Ja, hvis medarbejder ønsker at benytte eBoks, og værdien Nej, hvis medarbejder ønsker at få data sendt til hjem adressen.

OBS!! Arbejdsgiver stamoplysninger skal i feltet ’Lønseddel via’ være sat til eBoks/Direkte forsend, for at du kan indlæse data.

• Rapport der viser hvilke medarbejdere der benytter eBoks

Du har mulighed for at køre en rapport, der viser hvilke medarbejdere, der har valgt at få deres data sendt via eBoks.

1. Vælg menuen Rapporter og Rapporter
2. I højremenuen vælges ’Tilmeldte medarbejdere til eBoks’ 
3. Angiv arbejdsgiver i feltet Arbejdsgiver
4. Udfyld feltet ’Gyldig pr.’ 
5. Feltet ’Incl. Fratrådte’ udfyldes med Nej, hvis du ikke ønsker de fratrådte med og Ja, hvis du ønsker de fratrådte med 
6. Feltet ’Datafil output’, udfyldes med Nej, hvis rapporten skal vises i formatet HTML og Ja hvis rapporten skal vises, som en csv-fil, der kan åbnes i Excel. 
7. Klik på OK

• Rapporter med oplysninger om eBoks – Direkte forsendelse

I forbindelse med lønkørslen dannes der forskellige rapporter, som indeholder informationer omkring eBoks:

• Ændringslisten 

Viser om der er ændring i forhold til levering af lønsedler/Årstotal. Ændringslisten viser koder for de forskellige værdier på Arbejdsgiver stamoplysninger:
"Forsend medarb":

• eBoks alle
• eBoks/Direkte forsend
• Direkte forsendelse

Feltet "eBoks" på medarbejder er ligeledes markeret for 0=Nej og 1=Ja, og kommer på ændringslisten, hvis der ændres på den enkelte medarbejder.

• Medarbejder stamkort

Viser alle stamoplysninger på en medarbejder. Her vises feltet eBoks med tekst Ja for tilmeldt eBoks og Nej for ikke tilmeldt eBoks.

• Arbejdsgiver stamkort 

Viser stamoplysninger på arbejdsgiver. Her vises feltet Lønseddel via med tekst ’eBoks alle’, ’eBoks/Direkte forsend’ og ’Direkte forsendelse’.

• Følgeseddel 

Viser hvor mange lønsedler og evt. Årstotal pr. medarbejder der er afleveret til eBoks eller hvor mange sendt direkte til medarbejderen pr. arbejdsgiver

• Revisionsrapport

Ønsker du at se de ændringer du har foretaget i Visma Løn:

1. Vælg Lønadministration og Udskrifter for lønkørsel
2. Vælg Revisionsrapport 
3. Klik på hent aktuel

• Lønseddel 

Hentes lønsedlen under Lønadministration og Udskrifter fra lønkørsel, vil der på medarbejdere, der får deres lønseddel til eBoks, stå en dato i øverste venstre hjørne. Datoen viser, hvornår lønsedlen kan ses i eBoks.

Lønsedler der sendes direkte til medarbejderen, er markeret med et d.

• Årstotal pr. medarbejder 

Hentes Årstotal pr, medarbejder under Lønadministration og Udskrifter fra lønkørsel, vil der på medarbejdere der får deres dokumenter til eBoks, stå en dato i øverste venstre hjørne. Datoen viser, hvornår årstotalen kan ses i eBoks.

Årstotal pr. medarbejder der sendes direkte til medarbejderen, er markeret med et d.