Om du er ny eller erfaren bruger af Visma Community, så kan man altid bruge en god vejledning. Derfor har vi samlet en masse vejledninger til brugen af Visma Community.
Vi har lavet et lønartskatalog i Excel, hvor du kan bruge filterfunktionaliteten til at søge de lønarter frem, du har behov for.
Bemærk at kataloget indeholder flere faner med:
Lønarter
Fraværskoder
Stillingskategorier
Resultattabeller
Bogføringslønarter
Lønartstyper
Download lønartskataloget via linket herunder
HORESTAs Feriefond blev afviklet i løbet af 2021/2022 og virksomheder med overenskomst med HORESTA skal selv administrere og udbetale feriepenge og det særlige løntillæg. Det særlige løntillæg skal udbetales to gange årligt i juni og december lønkørsel.
Pdf vejledning
I Visma Løn er der mulighed for genvejstaster og her vil du kunne se, hvilke der er og hvordan de anvendes.
Ens for dem alle er at de åbner et menupunkt i Hovedmenuen til venstre – derefter kan du navigere i undermenuerne med ↓ og ↑ - når du står på det menupunkt du gerne vil vælge, så klik på Enter
Beskrivelse
Genvej
Forklaring
Arbejdsgiver
Alt + A
Åbner menupunktet Arbejdsgiver i hovedmenuen, hvor du finder al information om den eller de arbejdsgivere der er
Medarbejder
Alt + M
Åbner menupunktet Medarbejder i hovedmenuen – her vises undermenuer til registrering af stamdata og løndele mm.
Lønadministration
Alt + L
Åbner menupunktet Lønadministration i hovedmenuen – her vises undermenuer, som omhandler lønkørsler, decentrale indlæsninger, samt visning af f.eks. lønsedler for en periode på én enkelt medarbejder
Rapporter
Alt + T
Åbner menupunktet Rapporter i hovedmenuen – her findes der standardrapporter eller du kan anvende tilkøbt rapportmodul, samt visning af jobs der er kørt i systemet under Vis job
Opsætning
Alt + S
Åbner menupunktet Opsætning i hovedmenuen – her vises undermenuer, hvor du bl.a. kan se Stillingskategorier, resultattabeller, kontoplan mm.
Visma Løn
Alt + I
Åbner menupunktet Visma i hovedmenuen – her finder du Kontakt os og kan se, hvordan du kommer i kontakt med os
Højremenu
Alt + E
Kan anvendes når du står i en undermenu og der er yderligere valgmuligheder i højre side i en dropdown menu. Når du står i højremenuen, vælg med pilene, menupunktet du ønsker at se, tryk herefter på Enter for at vælge
Et niveau tilbage
Esc
Ønsker du at gå et skridt tilbage eller annullere en proces – tryk på Esc og ved flere tryk på Esc kommer du til hovedmenuen
Ny
Alt + N
Anvendes når du er i en undermenu og ønsker at oprette f.eks. en ny medarbejder eller en ny lønart, fraværskode
Kopier
Ctrl + C
Kopierer den tekst eller de tal du har markeret enten i Visma Løn eller andet program, hvorfra du skal bruge data til at sætte ind i Visma Løn
Indsæt
Ctrl + V
Indsætter det du har kopieret sidst med kopi funktionen (Ctrl + C)
Fortryd
Ctrl + Z
Fortryder du din sidste handling – kan gøres flere gange i træk, hvis der er foretaget flere rettelser i træk uden at gemme i processen
Ny periode
Alt + P
Anvendes når du står i menuen Ansættelsesforhold, Resultattabel eller Kontoplan og skal oprette en ny periode
Gem
Alt + G
Anvendes til at gemme eller starte en funktion/rapport
Ok
Alt + O
Anvendes til at gemme eller starte en funktion/rapport
Slet
Alt + X
Anvendes til sletning af f.eks. lønart, fravær eller resultattrin
Søg
Alt + Q
Anvendes når du i en undermenu ønsker at søge en medarbejder frem, hvor muligheden Søg er tilgængelig
Søg i oversigt
Ctrl + F
Søgning af specifik data – enten i systemet, i en oversigt, i lønsedler eller f.eks. kontoplan/linier
Hjælp
Alt + J
Anvendes til at få hjælp til skærmbillede eller felter, så kommer en beskrivelse op i et pop up vindue
Frem
Page Down
Anvendes, hvis du skal bladre frem og tilbage på medarbejderne eller f.eks. under Vis job i datoerne
Tilbage
Page Up
Anvendes, hvis du skal bladre frem og tilbage på medarbejderne eller f.eks. under Vis job i datoerne
Første forekomst
Ctrl + Home
Fører dig til f.eks. første medarbejder under Ansættelsesforhold
Sidste forekomst
Ctrl + End
Fører dig til f.eks. sidste medarbejder under Ansættelsesforhold
I Visma Løn (MultiLøn Erhverv) kan du anvende resultattabeller primært til at oprette satser der er gældende for flere lønmodtagere. Læs denne guide, og lær hvordan du bruger resultattabellerne i Visma Løn.
PDF vejledning
1. Opsætning af ny lønart i Visma Løn
Skal du anvende en lønart for første gang i Visma. Så er der her nogle ting du skal være opmærksom på for at lønarten kommer til at virke optimalt i både Visma Løn, Visma HR og My Visma.
Når du i et release dokument eller i lønartskataloget har fundet den rigtige lønart kan du gøre følgende.
2. Ændre tekst på lønart i Visma Løn
Du kan ændre teksten på lønarten, så det er den tekst der kommer ud på lønsedlen eller så du ved hvad du bruger lønarten til:
Vælg Opsætning og Lønartsopsætning
Angiv lønarten
Klik på Find
Klik på Ny
Udfyld med ’Startdato’, Vis lønart = Ja, Brugertekst og Udskrifttekst skal være den tekst du ønsker vist på lønsedlen.
Klik på Gem
3. Tilpasning af resultattabel
Din nye lønart, har måske en sats i en resultattabel, så skal du lige huske at tilføje satsen her:
Vælg Opsætning og Resultattabel
Angiv resultattabel, typisk er det samme nr. som lønarten (se lønartskatalog)
Klik på Find.
Klik på højremenu
Vælg resultattrin
Klik på Ny
Angiv løngruppe og værdi for den gældende aflønningsform
Klik på knappen Gem
4. Tilpasning af kontoplan
Det sidste du skal gøre er at oprette lønarten i din kontoplan, så lønarten bogføres på en finanskonto, samt at den vises i rapporterne ’Bogføringsbilag’ og ’Bogføringsbilag med spec.’
Du kan enten oprette lønarten fra bunden eller du kan kopiere en eksisterende lønart:
Oprettelse af ny lønart i din kontoplan
Vælg Opsætning, Kontoplan og Kontoplan
Angiv kontoplan
I højremenuen vælger du ’Kontoplanlinie’
Klik på Ny
Udfyld felterne med kontonr, tekst, afdeling mm.
Klik på Gem
Kopiering af eksisterende lønart til ny lønart i din kontoplan
Vælg Opsætning, Kontoplan og Kontoplan
Angiv kontoplan
I højremenuen vælger du ’Kontoplanlinie’
Dobbeltklik på den lønart, du ønsker at kopier fra
Klik på Kopier
Ret i feltet lønarten til den nye lønart
Klik på Gem
Omkørsel af bogføringsbilag Har du allerede anvendt lønarten i en lønkørsel og du har glemt at oprette lønarten i din kontoplan, kan du køre en omkørsel, så du kan få lønarten med ud i dit bogføringabilag. Tilpas din kontoplan med lønarten og foretag en omkørsel
Vælg Opsætning og Opsætningsrapporter
I højremenuen vælger du ’Omkørsel af bogføring’
Angiv kørselsordre
Klik på Gem
Når det job er færdig, kan du udskrive nye bogføringsbilag
Klik på Rapporter og Rapporter
I højremenuen vælger du ’Bogføringsbilag’ eller ’Bogføringsbilag med spec.
Angiv kørselsordre
Klik på Gem
5. Opsætning af ny lønart i Visma HR/My Visma
Når lønarten er oprettet i Visma Løn, skal du huske at tilpasse den i Visma HR/My Visma, hvis du skal kunne bruge den her eller hvis dine medarbejdere skal kunne anvende den online eller i App’en.
6. Tilpasning af Løndele/Fraværskoder
Første step i Visma HR er at tilføje nye løndele og fraværskoder her:
Vælg Indstillinger og Løndele/Fraværskoder
Vælg den fane, hvor lønarten skal vises
Klik på ’Nyt felt’
Vælg fra dropdown-listen lønarten
Klik på det ’grønne’ flueben for at gemme
7. Ændre tekst på lønart eller fraværskode i Visma HR
Hvis lønarten skal have en anden tekst i Visma HR kan teksten ændres i en opslagstabel.
Vælg Indstillinger og Opslagskoder
Vælg den opslagstabel lønarten hører til i en af følgende grupper:
Opslagstabel 318 – Løn
Opslagstabel 319 – Pension
Opslagstabel 320 - Personalegoder
Opslagstabel 317 – Lønfradrag
Opslagstabel 324 – Variabel lønregistrering
Opslagstabel 322 – Fraværstyper
Klik på den lønart der skal have ændret tekst og ret teksten i feltet Dansk og evt. Engelsk tekst
Klik på Gem
8. Opsætning af stillingskategori, koder
Virksomheder, der har Self-service eller Leder-medarbejdermodul, kan her styre hvilke lønarter, der skal være tilgængelige på de enkelte stillingskategorier.
Du tilføjer nye koder til en stillingskategori således:
Vælg Indstilling og Stillingskategori, koder
Klik på stillingskategorien, så den bliver blå
Åbn underpunkterne ved at klikke på +
Find relevant lønart i øverste del af skærmbilledet
Klik på koden, og den er nu tilføjet stillingskategorien.
På tilsvarende vis fjernes en kode ved at klikke på den under stillingskategorien.
Klik på Gem
OBS!!! Klik ikke på ’Fjern alle’ – så mister du hele opsætningen.
9. Opsætning af begrænset adgang
I menupunktet ’Opsætning af koder’ kan du begrænse adgang til at registrere på de enkelte løndele. Her er det muligt at angive, om en lønart:
Kræver godkendelse af leder eller administrator
Vises i Visma HR for medarbejderne
Vises i Visma HR for medarbejderne efter lønkørsel
Vælg Indstilling og Opsætning af koder
Sæt et flueben udfor lønarten med den tilladelse, som lønarten skal have. Se beskrivelse af kolonnerne:
Kræver godkendelse
I denne kolonne markerer du, om registreringer på en lønarten skal godkendes, inden de tages med i en lønkørsel.
Kode vises i Visma HR
Her kan du opsætte, om en lønregistreringskode skal være synlig i Visma HR eller ej. Den opsætning, du foretager her, kan overstyres i opsætning af roller. Du kan f.eks. give medarbejderrollen adgang til kun at kunne registrere på 1100 – timeløn, mens du selv som administrator har adgang til alle lønkoder.
Vises når lønbehandlet
Denne opsætning skal du primært bruge til lønregistreringer, hvor informationen først må komme til medarbejderens kendskab efter en lønkørsel. Et eksempel kan være en bonus, som lederen gerne vil informere medarbejderen om. Her skal oplysningen ikke være synlig for medarbejderen, i det øjeblik registreringen er lagt ind i lønsystemet.
Det er værd at bemærke, at medarbejderen kan se registreringen, allerede når en lønk