Kan jeg bogføre i to regnskabsår samtidigt i Mamut?

[#1]

Overgangen fra et regnskabsår til et andet medfører brug af specielle procedurer, hvis primære funktion er at sikre en korrekt tidsbegrænsning i regnskabet.

Som regel er det nødvendigt at kunne fortsætte bogføringen i foregående regnskabsår et stykke tid efter at du er begyndt på et nyt år. Dette skyldes, at der altid vil være nogle uafsluttede administrative rutiner, som f.eks. at fakturaer for varer, som er leveret i slutningen af december, gerne bliver faktureret et stykke ind i januar og lignende. Desuden vil det sjældent være aktuelt at bogføre årsafslutningsposteringerne før et stykke ind i det nye år.

Samtidig skal dette ikke forhindre, at den daglige bogføring kan foregå som normalt. Du behøver ikke skulle udsætte bogføringen for det nye år til årsafslutningen for det foregående regnskabsår omsider er afsluttet. I Mamut Business Software løses dette ved at ændre det aktive regnskabsår i Regnskabsindstillinger eller i Kassekladde. Dermed får du et spillerum med hensyn til årsafslutningen, samtidig med at den løbende bogføring ikke lider under dette.

Regnskabsåret afsluttes først, når alle efterposteringer er foretaget, og den udgående balance (Ultimo Saldo) for det foregående regnskabsår overføres som indgående balance (Primo Saldo) i det nye år. Når årsafslutningen er fuldført, er det ikke længere muligt at bogføre eller redigere i bogførte oplysninger for det afsluttede år. Hvis der senere skulle opstå forhold, som du gerne ville have haft med, er den eneste løsning at medtage disse som en korrektionspostering i det nye regnskabsår. Sådanne sikkerhedsforanstaltninger er obligatoriske, hvis bogføringslovens krav om ikke sletbare lagringsmedier skal overholdes. 

Regnskabsperioder og -år

Regnskabet i Mamut Business Software har 13 regnskabsperioder. Periode 1 til 12 er årets tolv måneder, periode 13 anvendes til at postere årsafslutningsposteringerne.

Regnskabsmodulet er lavet således, at du som bruger skal have størst mulig fleksibilitet ved overgangen til et nyt år. Det indebærer, at du ikke behøver at gøre noget specielt for at tage systemet i brug i et nyt år udover at oprette det nye regnskabsår, hvis ikke dette allerede er gjort. Herunder beskrives, hvordan de forskellige moduler bestemmer hvilket regnskabsår, posteringer bliver bogført i.

Ordre/Fakturamodulet

I Mamut Business Software kan du styre hvilken periode (dato), en faktura skal bogføres i, ved at angive ønsket fakturadato i feltet ”Fakturadato” i Ordre/Fakturamodulet. Det er denne dato, som bestemmer, hvilken periode fakturaen bliver bogført i. Hvis du ikke angiver en fakturadato, benyttes systemdatoen..

Indkøbsmodulet

Indkøbsmodulet tildeler periode og regnskabsår ved hjælp af systemdatoen. Ellers fungerer modulet som Ordre/Fakturamodulet. Systemdatoen ændres ved at vælge Filer og klikke Systemdato.

Kassekladde

I Kassekladde kan du frit vælge regnskabsår og periode. Du vil fortsat have mulighed for at bogføre bilag for foregående regnskabsår i uafsluttede/åbne perioder. Hvis periode 12 i det foregående regnskabsår er afsluttet, vil du kun kunne bogføre i periode 13 i dette år.

Bilagsnumrene begynder på nr. 1 i nyt regnskabsår

I Mamut Business Software er det mest normalt, at hver bilagstype har sin egen nummerserie. Hver nummerserie begynder hvert år med nr. 1, med mindre du overstyrer dette manuelt, inden du begynder at bogføre bilag.

Indstillinger for bilagsnummerserier finder du ved at vælge Vis og klikke Indstillinger. Klik derefter på knappen Regnskab, vælg fanebladet Regnskabsindstillinger og knappen Bilagstypeindstillinger og nummerserier.

VIGTIGT

Indstillingerne må foretages, inden du begynder at benytte Ordre/Faktura og Kassekladde i et nyt regnskabsår. Dette gælder også, hvis du ønsker at vælge Fælles nummerserie for alle bilagstyper.

Andre nummerserier

Nummerserierne for f.eks. Ordrenummer, Fakturanummer og Kundenummer vil fortsætte, hvor de slap i det foregående regnskabsår. Med andre ord 'nulstilles' disse nummerserier ikke, idet disse registre ikke har et klart skel pr. år på samme måde som regnskabet.

Periode 13 og årsopgørelsesposteringer

Når periode 12 i det foregående regnskabsår er afsluttet, er næste periode, du kan bogføre på i dette år, periode 13. Denne periode afsluttes automatisk, når du foretager årsafslutningen for dette år.

Den vigtigste grund til, at du i et regnskabssystem har periode 13, er at de fleste brugere ikke ønsker at foretage årsafslutningen for sidste år før et stykke tid ind i det nye år. Mange afslutter ikke et år før i april/maj året efter.

De vigtigste posteringer, som dermed må foretages i periode 13, er tidsafgrænsningsposteringer (afskrivninger, varelagervurderinger, afsætninger etc.) og disponering af årsoverskud/underskud. De fleste benytter et traditionelt årsafslutningsprogram, gerne i samarbejde med sin revisor.