Når medarbejderne skal registrere i Visma HR

[#1]

1. Indledning

Det er muligt at give jeres medarbejdere adgang til Visma HR via det såkaldte leder-medarbejdermodul, så de kan registrere eget fravær og variable lønregistreringer, for eksempel KM-godtgørelse, overarbejde og diæter.

Det er også muligt at give medarbejderen adgang til blandt andet egne stamdata, ansættelses- og lønoplysninger samt ferie- og fraværssaldi. Modulet er procesunderstøttet, hvorved ledere automatisk får vist løn- og fraværsregistreringer, der ligger klar til godkendelse. Så snart registreringerne er godkendt, kan de overføres til Visma Løn.

Der vil være adgang til siderne i Visma HR for medarbejder, leder og HR/administrator i organisationen. Denne vejledning er hovedsagligt rettet mod virksomhedens administrator med beskrivelse af de enkelte menupunkter og adgange hertil.

2. Ikoner

Ved registrering af lønarter og fravær bruges følgende ikoner til ret, slet, opdater og fortryd registrering.

3. Bluegardens sikkerhedsløsning – login modul

Alle brugere, der skal have adgang til Visma HR, skal først være oprettet som bruger i Vismas login modul, som er den sikkerhedsløsning, der bruges til alle Bluegardens produkter.

Så snart brugeren er oprettet her, modtager han eller hun en mail med teksten: Du er den 21-10-2015 oprettet som bruger af Bluegardens produkter med følgende oplysninger: CVR-nummer: xxxxxxxx Brugernavn: demotest1 Mobilnummer: xxxxxxxx E-mail: xxx@firma.dk

Har du ændringer til dine oplysninger bør du kontakte din brugeradministrator. Før du kan logge ind på et Visma produkt skal du oprette en adgangskode. Klik på nedenstående link. Vær opmærksom på, at nedenstående link er aktivt i 30 dage fra du modtager mailen. Hvis du ikke når at klikke inden for de 30 dage, skal du logge ind via community.visma.com og finde dit produkt under "Links". Når du har valgt dit produkt, klikker du på "Hvad gør jeg hvis jeg har glemt min adgangskode" og følger vejledningen på skærmen. Link til Login Modul Bemærk at denne mail ikke kan besvares. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte teknisk support

Brugeren skal som minimum have mailadresse, han eller hun kan blive oprettet og får tilsendt en engangskode. Brugere, som ikke er oprettet med mobiltelefonnummer, har kun 72 timer til at lave en adgangskode.

4. Log på Visma HR

Med ovennævnte oplysninger + adgangskode kan brugeren nu logge på de sider i Visma HR, som han eller hun har fået adgang til. Gå ind på https://community.visma.com/t5/Visma-HR/ct-p/DK_EN_Visma-HR og find links-menuen i højre side af billedet. Klik på "Log på Visma HR" 

Her indtastes nu den engangspinkode, som tilsendes pr. sms eller e-mail.

5. Medarbejderadgang til Visma HR

Medarbejder har som standard adgang til følgende menupunkter:

• Medarbejder
  • Stamoplysninger
  • Pårørende
  • Ansættelse
  • Ansættelsesudvikling
  • Fravær
  • Lønregistrering
• Rapporter
• Indstillinger

Derudover kan du give medarbejderen adgang til følgende menupunkter:

• Løn og pension
• Lønudvikling
• Personalegoder
• Uddannelse
• Specielle oplysninger
• Dokumenter
• Arbejdskalender
• Ferie-/fraværssaldi

5.1. Stamoplysninger

Alle medarbejdere har adgang til at se - men ikke rette - egne stamoplysninger.

Systemet kan dog sættes op, så du kan give medarbejderen adgang til at redigere visse felter, hvis I ønsker det. Der er følgende muligheder for redigering: Alle felter Adresse Telefonnummer og e-mail Reg./kontonr.

5.2. Fravær og lønregistreringer

I tilknytning til fravær og lønregistreringer er der oprettet statuskoder, der viser, hvor i processen den enkelte registrering er:

• Afventer – registrering venter på ledergodkendelse
• Godkendt - registrering er godkendt af Leder
• Afvist - registrering er afvist af Leder
• Overført – overført til lønbehandling i Visma Løn. Det betyder, at registreringen kun kan slettes eller ændres af administrator.

Godkendt fravær kan sendes som mødebooking til medarbejderens elektroniske kalender, hvis dette er valgt på virksomhedsniveau.

5.2.1. Fravær

I menupunktet ’Fravær’ opretter medarbejderen sit eget fravær, der automatisk får tildelt status som ’Afventer’. 

Medarbejder kan rette eller slette registreret fravær, så længe fraværet ikke er overført til Visma Løn.

Hvis leder godkender fraværet, overføres dett til lønbehandling. Registreringen figurerer nu med status som ’Overført’. Hverken medarbejder eller leder kan herefter rette eller slette fraværet.

Hvis leder afviser fraværet, bliver det vist hos medarbejderen med status som ’Afvist’ og med en ’Afvis kommentar’. Medarbejder kan nu rette eller slette det afviste fravær.

• Medarbejder klikker på ’Ret’ og efter rettelsen på ’Opdater’. Fravær får status som ’Afventer’ og ligger igen til godkendelse hos Leder.
• Medarbejder klikker på ’Slet’. Fravær kommer ikke videre til godkendelse, heller ikke til lønbehandling. Medarbejder kan vælge at oprette nyt fravær.

I øverste højre hjørne af fraværsbilledet er der et filter til visning af fravær. Filteret bruges til at vælge en specifik fraværstype og/eller periode. Som standard vises indeværende ferieår i periode og alle fraværstyper.

Hvis der skal registreres et projekt på den enkelte fraværsregistrering, kan det kun sker, hvis dette er sat på på virksomhedsniveau.

5.2.2. Lønregistreringer

I menupunktet ’Lønregistrering’ opretter medarbejderen egne lønregistreringer (variabel lønoplysninger), der automatisk får tildelt status som ’Afventer’. Medarbejderen kan rette eller slette lønregistreringen, så længe denne ikke er overført til Visma Løn.

Når lederen godkender lønregistreringen, kommer den til lønbehandling. Hverken medarbejder eller leder kan rette eller slette en overført lønregistrering.

Hvis lederen afviser lønregistreringen, vises den hos medarbejderen med status som ’Afvist’ og med en ’Afvis kommentar’. Medarbejderen kan nu rette eller slette den afviste lønregistreringen.

• Medarbejder klikker på ’Ret’ og efter rettelsen på ’Opdater’. Lønregistrering får status som ’Afventer’ og ligger igen til godkendelse hos Leder.
• Medarbejder klikker på ’Slet’. Lønregistrering kommer ikke videre til godkendelse, heller ikke til lønbehandling. Medarbejderen kan vælge at oprette ny registrering.

Uanset lønregistreringstype er det muligt for medarbejderen at uploade et dokument eller skrive en kommentar i tilknytning til registreringen. Det kan for eksempel være en hel uges timeregistrering, der er gemt som Excel-fil.

Det totale antal timer tastes på én lønregistrering, og filen uploades som dokumentation. Ved registrering af kørselsgodtgørelse er det obligatorisk at udfylde feltet ’Bemærkning’. Der er ingen validring på, hvordan feltet udfyldes. Også her er det muligt at uploade et dokument, der viser specificerede kørsler i en given måned.

Dermed skal der kun ske én registrering med det samlede antal kilometer. I øverste højre hjørne af skærmbilledet er der et filter til visning af lønregistreringer. Filteret bruges til at vælge en bestemt lønart eller periode, der ønskes vist.

Hvis der skal registreres et projekt på den enkelte lønregistrering, kan det kun ske, hvis dette er sat op på virksomhedsniveau.

5.3. Arbejdskalender

Arbejdskalenderen giver et overblik over:

• fravær (eget fravær)
• ekstra fridage (ekstra firmafridage)
• helligdage
• arbejdsplan (enten vises firmaets arbejdsplan eller medarbejderens personlige arbejdsplan)

5.4. Saldi

I menupunktet ’Saldi sidste lønkørsel’ er det muligt at få vist forskellige ferie-/fraværssaldi fra lønsystemet. Her vises kun se de saldi, som HR afdelingen har valgt at gøre tilgængelige.

5.5. Rapporter

Medarbejder har adgang til fraværsrapporter og en lønregistreringsrapport.

5.6. Indstillinger

I ’Mine indstillinger’ kan vælges andet sprog. Dansk er standardsprog, men medarbejderen kan også vælge engelsk som sprog.

Øvrige felter i ’Mine indstillinger’ skal som udgangspunkt ikke bruges eller ændres.

6. Leder

Leder har kun adgang til oplysninger om medarbejdere i sin egen afdeling(er). Dette styres i opsætning af bruger/adgange.

6.1. Medarbejder

Leder har via menupunktet ’Medarbejder’ adgang til følgende menupunkter:

• Medarbejderoversigt
  • Stamoplysninger
  • Pårørende
  • Ansættelse
  • Ansættelsesudvikling
  • Fravær
  • Dokumenter
  • Lønregistrering
  • Godkend fravær og lønregistreringer
• Rapporter
• Indstillinger

Der kan gives yderligere adgang til følgende menupunkter:

• Løn og pension
• Lønudvikling
• Personalegoder
• Uddannelse
• Specielle oplysninger
• Arbejdskalender
• Ferie-/fraværssaldi

6.1.1. Medarbejderoversigt

Under ’Medarbejderoversigt’ kan leder kun se medarbejdere i sin egen afdeling. Når lederen klikker på den ønskede medarbejder, vises dennes stamoplysninger.

6.1.2. Stamoplysninger

Lederen kan kun se - ikke rette - medarbejdernes stamoplysninger. Dette er standardopsætning for lederrollen i Visma HR. Der er muligt at åbne op for, at lederen kan vedligeholde adresse, e-mail og - hvis lederen får adgang til at rette, slette og opdatere - stamoplysninger.

Se skærmbillede i afsnit 6.1.

6.1.3. Ansættelse

Lederen kan kun se - ikke rette - medarbejdernes ansættelsesoplysninger.

6.1.4. Fravær

Her kan lederen se – og godkende eller afvise - den enkelte medarbejders fravær. Det er menupunktet ’Godkend fravær og lønregistreringer’, der som udgangspunkt bruges til at godkende fravær.

Godkend fravær på en enkelt medarbejder

Fravær, der skal godkendes, har status som ’Afventer’.

Leder kan vælge at:

• godkende fravær ved at klikke på ’Ret’ ud for den enkelte fraværsregistrering og ændre status til ’Godkendt’
• afvise fravær ved at klikke på knappen ’Ret’ og derefter vælge status ’Afvist’. ’Afvis kommentar’ skal altid udfyldes, når fravær afvises.

I skærmbilledets øverste del vises totaler på registreret fravær, og der kan søges på en specifik periode og på fraværstypen.

6.1.5. Lønregistrering

Her kan lederen se – og godkende eller afvise - den enkelte medarbejders lønregistrering. Det er menupunktet ’Godkend fravær og lønregistreringer’, der som udgangspunkt bruges til at godkende lønregistreringer.

Godkend lønregistrering på en enkelt medarbejder

Lønregistrering, der skal godkendes, har status som ’Afventer’.

Leder kan vælge at: 

• godkende lønregistrering ved at klikke på ’Ret’ ud for den enkelte registrering og ændre status til ’Godkendt’
• afvise lønregistrering ved at klikke på knappen ’Ret’ og derefter vælge status ’Afvist’. ’Afvis kommentar’ skal altid udfyldes, når lønregistrering afvises.

I skærmbilledets øverste del kan lederen søge på en specifik periode og på lønart. Nederst på skærmbilledet vises lønartstotaler.

6.1.6. Godkend fravær og lønregistreringer

Dette skærmbillede består af fanerne fravær lønregistrering. Det er her, leder kan se alle registreringer, der har status som ’Afventer’ og dermed er klar til godkendelse. Registreringerne kan godkendes enkeltvis eller samlet ved at bruge fluebensmarkeringen.

Nedenfor ses godkendelsesmenuen for fravær – tilsvarende findes på lønregistreringer.

Leder kan vælge at:

• godkende fravær ved at sætte flueben ud for den enkelte fraværsregistrering eller alle registreringer og klikke på knappen ’Godkend markerede’
• afvise fravær ved at klikke på knappen ’Ret’ og derefter vælge status ’Afvist’. ’Afvis kommentar’ skal altid udfyldes, når fraværet afvises.

I skærmbilledets øverste del kan lederen søge på en specifik medarbejder, periode, fraværstype og afdeling. Nederst på skærmbilledet vises fraværstotaler.

Leder kan vælge at godkende fravær ved at:

• sætte flueben ud for den enkelte lønregistrering eller alle registreringer og klikke på knappen ’Godkend markerede’
• afvise lønregistrering ved at klikke på knappen ’Ret’ og derefter vælge status ’Afvist’. ’Afvis kommentar’ skal altid udfyldes, når lønregistreringen afvises.

I skærmbilledets øverste del kan lederen søge på en specifik medarbejder, periode, lønart og afdeling. Nederst på skærmbilledet vises lønartstotaler. Ved klik på kolonneoverskrifterne sorteres der på kolonnens indhold.

6.1.7. Leders eget fravær og lønregistrering

Leder kan som standard ikke godkende egne fraværs- og lønregistreringer.

6.2. Rapporter

Leder har adgang til forskellige standardrapporter for medarbejdernes ansættelse, løn og pension samt fravær.

6.3. Indstillinger

I ’Mine indstillinger’ kan der skiftes sprog fra dansk til engelsk.

Det er også her, leder vælger, om han eller hun vil have tilsendt en mail, når der ligger en løneller fraværsregistrering til godkendelse. De øvrige felter i ’Mine indstillinger’ skal som udgangspunkt ikke bruges eller ændres.

7. Administrator

Virksomheden skal altid have en eller flere personer, der har administratorrettigheder i Orkidé. Typisk er det medarbejdere i HR eller økonomiafdelingen. Administrator har adgang til menupunkterne:

• Firma
• Medarbejder
• Kurser og uddannelse
• Rapporter
• Multifunktion
• Indstillinger
• Import/Eksport

Hvis du som virksomhed allerede bruger Visma HR og tilkøber muligheden for, at medarbejderne selv kan registrere i systemet, får du også adgang til menupunktet ’Godkend fravær og lønregistreringer’.

7.1. Medarbejder

Alle menupunkter under menuen ’Medarbejder’ er beskrevet i Afsnit 6 – Leder. I forhold til leder har administrator adgang til at se samtlige medarbejdere og har derudover lidt flere beføjelser. Disse er beskrevet nedenfor.

7.2. Ret godkendt fravær og lønregistrering

Der er kun administrator – og medarbejder selv – der kan rette eller slette registreret fravær eller lønregistrering (med status som ’Afventer’ eller ’Godkendt’).

7.2.1. Ret overført fravær

En fraværsregistrering, der er overført til Visma Løn, kan stadig rettes af administrator. Følgende felter i fraværsregistreringen kan rettes:

• Fraværstype Start- og slutdato
• Antal fraværsenheder
• Fraværssats

Hvis administrator retter efter lønkørsel, skal lønbogholderen huske at starte en efterregulering i MultiLøn Erhverv, når registreringen er overført.

7.2.2. Ret overført lønregistrering

Hvis en lønregistrering er overført til Visma Løn, kan den ikke rettes. Registreringen kan kun slettes, hvorefter medarbejderen kan lave en korrekt registrering.

7.3. Rapporter

Administrator har adgang til alle standardrapporter for ansættelse, løn og pension samt fravær og uddannelse for alle medarbejdere og afdelinger.

7.4. Indstillinger

I menupunktet ’Indstillinger’ har administrator har adgang til følgende:

• Mine indstillinger (se afsnit 6.3)
• Organisation
• Opslagstabeller
• Opslagskoder
• Specielle oplysningskategorier
• Specielle felter
• Fraværskalender
• Kategorier til dokumenter
• Projektnummer
• Bruger/adgang
• Løndele/fraværskoder
• Arbejdsplan
• Stillingskategori, koder
• Fravær via e-mail
• Opsætning af koder
• Realtidssaldi (Finanskunder)

Der kan være virksomheder, der ikke har adgang til alle menupunkter under ’Indstillinger’.

Nedenfor er nogle af emnerne beskrevet.

7.4.1. Opslagstabeller og opslagskoder

Her kan opslagstabeller og opslagskoder oprettes og vedligeholdes.

7.4.2. Brug/adgang

Her tildeles øvrige brugere adgang til systemet. Detaljeret beskrivelse af bruger/adgang findes i ’Vejledning i brugeradgang til Visma HR.

7.4.3. Løndele/fraværskoder

Under ’Løndele/fraværskoder’ kan administrator tilføje nye lønarter. Det er kun lønarter og fraværskoder, der allerede eksisterer i Visma Løn, der bliver overført til Visma Løn.

7.4.4. Stillingskategori, koder

Lønarter og fraværstyper kan tildeles til alle eller til nogle stillingskategorier. Det betyder, at for eksempel funktionærer med stillingskategori 1001 eller 1002 kan have adgang til forskellige lønarter og fraværstyper.

7.4.5. Opsætning af koder

Under dette menupunkt kan administrator vælge de fravær- og lønregistreringer, der kræver godkendelse, og om disse skal skjules for medarbejder og leder.

7.5. Import/Eksport

Her kan administrator starte integration til Visma Løn og se integrationsrapporter. En detaljeret beskrivelse af integrationen findes i vejledning ´Visma HR integration til Visma Løn’. Det er også her, det er muligt at eksportere data fra Visma HR til Excel. Se beskrivelse i vejledningen ’Eksport af data fra Visma HR’.