Import / Eksport - Opbyg dit eget format

20-07-2015

I Stellar kan du selv opsætte hvilken formater du ønsker at benytte til import / eksport af stamoplysninger såsom kontoplan/ Debitor / Kreditor og Varer. Vi kigger på hvordan du selv kan opbygge et format med udgangspunkt i kontoplanen.

Det er muligt at ind- og udlæse data i Stellar, således at du kan genbruge data fra andre økonomisystemer, regneark og så videre.
Typisk skal filen være i et CSV format – det vil sige, at alle feltoplysningerne er adskilt af semikoloner. Det er det mest benyttet format, når du skal ind- og udlæse data mellem forskellige programmer.

Vigtigt når du laver import!

Lav altid en sikkerhedskopi af dine data før du tilføjer data. Import af data kan ikke fortrydes.

Hvad er Formater i Stellar?

Der er ingen tvivl om, at du kan spare meget tid på at ind- og udlæse data sådom eks. varer, debitorer og kreditorer, bilag etc. frem for at indtaste dem manuelt. Er du i tvivl om, hvordan Formatet skal opbygges, har du to muligheder: Enten kan du følge denne vejledning evt. suppleret med dyberegående beskrivelse i onlinehjælpen (F1) Regler for opbygning af formater og felter eller du kan købe professionel hjælp til oprettelse af formaterne. Tag fat i vores salgsafdeling og forhøre om dine muligheder.

Det store arbejder ligger i oprettelsen af formater. Når først formater er opbygget kan de gemmes og genbruges.

Du skal igennem følgende punkter før du har opbygget et vellykket Format i Stellar

Identificer de data du ønsker at udveksle, således du har besluttet hvilke felter der skal medtages samt hvilke filformat du ønsker at arbejde med.
Opbyg et format som passer til dit behov.
Kontrollér om formatet virker efter hensigten.

Sådan identificer du data

I dette eksempel vælger vi at tage udgangspunkt i en .CSV fil (semikolon separeret filformat) men som udgangspunkt kunne det være et hvilket som helst filformat. Blot du ved hvad felterne er adskilt med (eks. komma, tabulater (fastformat) etc.)

Som udgangspunkt må du tælle antallet af semikolonner da der skal være lige mange af disse i hver linje. Vi har 13 stk

Filen vist i Notesblok

Filen vist i Excel

Sådan opbygger du et format der passer til dit behov

Vi tager udgangspunkt i en kontoplan som ønskes importeres i Stellar. Hvis du ønsker at udlæse/eksporter data er princippet for, hvorledes du opbygger formatet det samme, men selve eksporten sker under Funktioner - Eksporter til fil.

Eksempel på Import af kontoplan :

Gå via Funktioner - Indlæs fra fil - Kontplan - Importer

Vælg Opsætning hvorefter vinduet Kontoplanimport : Bestem importformat vises

Nu skal du tilpasse de valgte elementer således de passer med overskrifterne fra Excel.

Eks.

1 : Kontonr.

2 : Betegnelse

3 : Forkortelse

4 : Inddelt i afdelinger

5: Afdelingsnr

6 : Type

7: Summer fra

8 : Summer til

9 : Først på ny side

10: Momskode

11:Standard deb/kre beløb

12:Standard modkonto

13:Tælleværknr

14:Tælleværkssummering

15:Linjeskift/Afslutning

Klik på Gem og dernæst Luk

Nu kan importen påbegyndes; men inden da, tager du en sikkerhedskopi!

Kontroller om formatet virker efter hensigten

Når du har importeret data i Stellar, vil du få en status af hvilke poster der er ændret / tilføjet.

Når du har aflæst statusbilledet, bør du gå til eks. Kontoplan for at tjekke om posterne er tilføjet som forventet og summeringerne er korrekt. Dette kan udføres ved udskrive en kontoplan (Finans - Udskrifter Stamregistre - Kontoplan)

Hvis data ikke er tilføjte som forventet, er der ikke andet at gøre end gå tilbage til en sikkerhedskopi og ændre formatet, tage en ny sikkerhedskopi og indlæse én gang til.