Import af debitor (og/eller kreditor)

14-07-2015

Der er ingen tvivl om du kan spare meget tid på at importer debitor / kreditor / emner, frem for at at indtaste dem alle manuel.

Import af data kræver disciplin!

For det første skal du kende dine importdata til bunds. Det vil sige du skal kende opbygningen af filen, herunder betydningen af hver enkelt felt i importfilen, da du skal vide præcis, hvilke data der skal udelades og hvilke der skal medtages. Med andre ord skal du kunne identificere hver enkelt felt i importfilen i forhold til felterne i Stellar.

Opbygning af importformatet kan gemmes og genbruges. Det store arbejder ligger i oprettelsen af importfilens formater. Når dette er på plads kan du løbende benytte importen og ved blot at vælge det gemte format.

Du skal igennem følgende punkter før du kan importer data i Stellar.

1. Identificer de data du ønsker at importer således du har besluttet hvilke felter du ønsker at importer.

2. Opbyg et format som passer til dine data

3. Importer data under forudsætning at de skal være markeret som debitor/kreditor eller begge dele.

4. Selve importen

5. Kontrol af import.

Og ikke mindst! Lav altid en sikkerhedskopi af dine data før import. En import kan ikke fortrydes.

Sådan importer du debitorer i Stellar

Identificer først dine data du ønsker at importer

Vi ønsker at tage udgangspunkt i følgende data og vil med dette eksempel tage udgangspunkt i den første linje, når vi åbner filen i Notesblok/notepad

Eksempel på fil:

Sådan læser du din importfil

I den fil vi vil eksporter vil vi have nedenstående informationer flyttet over i kartotekskort for debitorer

I filen læses første linje således :

Firma nr.: 46558744
Navn: Grete og Lars Rasmussen
Adresselinje 1 : Kornblomstvej 14
Adresselinje 2 : Blank (angivet med separator ; uden yderligere information)
Adresselinje 3 : Blank (angivet med separator ; uden yderligere information)
Post nr. : 4000 Postnummer
By : Roskilde By (udelades da denne genereres automatisk i Stellar)

Bemærk de tekster der er fremhævedet med fed, svarer til de elementer/felter vil vælger senere, når vi skal opbygge et importformat.

Eksempel på Debitors stamoplysninger, hvortil oplysninger fra filen vil blive udfyldt under importen:

Tip! - Hvis du er i tvivl om hvad feltet hedder, kan du altid holde musen over feltet, hvorefter feltnavnet vises.

Sådan opbygger du dit importformat

Nu ved vi hvilke information som skal placeres i følgende elementer/felter

46558744 ønskes importeres til Firma nr.:
Grete og Lars Rasmussen ønskes importers til feltet Navn:
Kornblomstvej 14 ønkes importeres til feltet Adresselinje 1 :
Blank (angivet med separator ; uden yderligere information) ønskes importeres til feltet Adresselinje 2 (denne medtages da der ved nogle debitorer godt kan være udfyldt noget i Adresselinje 2)
Blank (angivet med separator ; uden yderligere information) ønskes importeres til feltet Adresselinje 3 (d.o.)
4000 ønskes importeres til feltet Post nr. :
Roskilde (udelades da denne genereres automatisk i Stellar)

Åbn Stellar og vælg det regnskab du ønsker at foretage importen.

Gå via Funktioner - Importer fra fil og Vælg Firmaer og knappen Importer Hvorefter vinduet Regler for import af firmaer vises.

Marker Sæt til at være debitorer

Klik på knappen Opsætning og du ser nu følgende skærmbillede

Opsætning af eksportformat:

Nu ønsker vi at opbygge et nyt format hvor de ønskede felter fra debitors stamoplysninger skal importers

1: I området Format laver du et Ny(t) format og vælger at Gem(me) den inden du importer. Du navngiver formatet eks. Mine debitorer i feltet til højre for format.

2. I vinduets venstre side (2) er listet alle de elementer du kan Importer

3. Knappen Indsæt / Fjern kan du flytter felter mellem Elementer (2) og Valgte elementer (4)

4. Her listes de valgte elementer/felter med udgangspunktet i Debitors stamoplysninger. Det er disse informationer du har fra din importfil og hvortil de ønskes importeres i Stellar

5. Med pilene kan du bestemme rækkefølgende af de valgte elementer

6. Her vises løbende et eksempel på de valg du har fortaget dig.

Husk altid og afslut med et linjeskift!

Når du er færdig med at definer felterne lukkes skærmbilledet via knappen Luk for at vende tilbage til vinduet Regler for Import af firmaer.

Hvis du ikke har taget en sikkerhedskopi på nuværnede, skal det udføres nu! (importen kan ikke fortrydes)

Nu er du klar til at importér

Klik på knappen Ok hvorefter et vindue fremkommer hvor du kan angive hvor din importfil ligger

Vælg Ok og importen starter.

Når importen er vises et statusbillede af antal poster der er Tilføjet / Ændret

Eksempel på Antal poster som er importeret

Vælg Ok for at afslutte importen.

Sådan kontroller du din import

Gå via Debitor - Kartoteker Debitor og Debitorer

Find debitor Grete og Lars Rasmussen

Vælg Ret og kontroller om de importerede informationer findes som forventet

Nu har du lært hvorledes du analyser din importfil, opbygger formatet og sluttelig foretager selve importen