Åbningsbalance import - Best Practice

[#1]

Visma.net Åbnings balance - Best practice

Kladdetransaktion

Når man skal importere en åbningsbalance til et Visma.net regnskab, anbefaler vi, at du gør det via Kladdetransaktioner.

Du opretter en kladde transaktion og importerer din kontoplan fra dit gamle regnskab med åbningsbalance ind i kladdetransaktions billedet vist nedenfor.

Du skal klargøre en excel fil der indeholder din gamle kontoplan med åbningsbalance poster. Du skal sørge i filen at konvertere dine gamle konti til dem der allerede eksisterer i dit Visma.net regnskab. Filen kan godt indeholde underkonti hvis disse benyttes i det nye regnskab.

Sørg for at oprydning og evt. sammenlægning af konti fra gl. kontoplan allerede er defineret i excel filen.

Når excel filen er gjort helt klar uploades den til en kassekladde og denne bogføres direkte i det nye regnskab.

Vigtigt. Når kassekladden bogføres vil de værdier, som står i excel filen, overskrive evt. saldi på konti i Visma.net regnskabet.

Eksempel på fil:

I forhold til den dato du vælger at bogføre din åbningsbalance i, kommer an på hvordan du ønsker dit regnskab.

Du kan bogføre åbningsbalance på sidste dato i måneden før man går LIVE.

Det har den betydning at hvis man går LIVE 01.01 og regnskabsåret starter 01.01, skal du være opmærksom på at have oprettet et regnskabsår året inden og ligge åbningsbalancen ind pr. 31.12. I det gamle regnskabsår og sørge for at afslutte hele året. 

På denne måde vil rapporter optræde med de reelle tal for et regnskab uden de også indeholder en åbningsbalance, men det er en vurdering fra virksomhed til virksomhed hvad man ønsker. Der er ingen regler for eller best practice i Danmark for hvilken dato man bør bogføre en åbningsbalance på.

Du kan også bogføre åbningsbalancen ind pr. 01.01 i den måned du går LIVE med Visma.net.

Umiddelbart anbefaler vi ikke at bruge tid på at oprette et helt regnskabsår og afslutte dette for at importere åbningsbalancen. Men igen det er op til virksomheden selv hvad de ønsker. Visma.net kan håndtere begge datovalg.

Vores erfaring ind til videre er at vores Visma.net brugere ligger åbningsbalancen ind dne sidste dag i måneden før en GO LIVE dato.

Håndtering af åbne leverandør- og kunde fakturaer 

Ved konvertering af gl. Regnskab til et nyt Visma.net regnskab kan der være åbne poster på henholdsvis leverandører og kunder, altså fakturaer der ikke er betalt af kunden og leverandørfakturaer der ikke er betalt endnu.

Der er 2 måder at håndtere disse på

1. Man kan tage højde for den balance værdi der er åbenstående. Dvs. at man nedskriver balanceposten inden importen til kassekladden, således kontoen for f.eks. skyldige leverandører er trukket ud af balance posten således at fakturaerne ikke figurerer i balancen.

Da det kan være en udfordring at importere filen, når denne ikke stemmer alt i alt, er det vigtigt at sørge for at den værdi der nedskrives med på den ene konto bliver balanceret på en modpost således at totalen reguleres. 

Husk, denne modpost skal man således benytte efterfølgende når de åbne poster skal udlignes.

Efterfølgende kan du ligge åbne fakturaer ind som helt almindelige fakturaer da de ikke figurerer i åbningsbalancen.

2. En anden metode er at ligge balancen ind inkl. de åbne poster på leverandører og kunder.

Efterfølgende laver man et import scenarie til at importere de åbne fakturaer. (Vi kan tilbyde assistance til at lave disse import scenarier).

Modkontoen for disse åbne fakturaer kan evt. være samlekonto for kreditorer/debitorer. På den måde udlignes værdien og påvirker ikke saldoen, men du ender med at få fakturaer der står åbne i dit regnskab. Nogle vælger at gøre dette på en specifik balancekonto til kun dette formål, sålede de “normale” konti ikke påvirkes af importen, men giver samme resultat i sidste ende.

Vi anbefaler at foretage en vurdering af, hvor mange åbne fakturaer der er ved opstart i et Visma.net regnskab. 

Vurder om det kan være en del af læringsprocessen for kunden, simpelthen at taste åbne fakturaer ind ved opstart. 

Benyt kun metoden med import scenarier, hvis dette vurderes at være mest værdiskabende for kunden.

Alternativer

Prøve Balance/Trial balance

En Prøvebalance er tiltænkt at man kan uploade en excel fil med kontoplanen og balanceposter fra sit gamle regnskab til Visma.net.

Man arbejder med konvertering fra gammel kontoplan til Visma.net kontoplan i prøvebalance billedet.

Hvis f.eks den samme konto optræder flere gange fra den gamle kontoplan vil prøvebalancen samle disse til den definerede konto i Visma.net regnskabet.

Gå i Finans og Transaktioner og vælg Prøvesaldo, klik på plus tegnet og importer excel fil med gl. Kontoplan:

  

Nu kan du inde i prøvebalancen tilknytte gl. konto til den nye fra Visma.net og tilføje underkonto om nødvendigt.

Når du frigiver din prøvebalance vil de værdier der står i denne overskrive evt. Balancer på de konti der er i Visma.net, således at det de værdier der står i prøvebalancen der er gældende.

Der er ingen af vores nuværende kunder der har benyttet sig af denne funktionalitet endnu.

Vores erfaring er at det er lige så let at klargøre en åbningsbalance i en excel fil og uploade denne til en kassekladde fil.

Håndtering af åbne leverandør- og kunde fakturaer - Alternativ

I Visma.net findes en 3. metode at håndtere åbne leverandør/kunde fakturaer.

I Leverandører, Indstillinger, Leverandørindstillinger (tilsvarende for kundeindstillinger) har man mulighed for at sætte et flueben i “Aktiver migreringstilstand”

 

Har du sat dette flueben vil det medføre at når der tastes en leverandørfaktura vil denne ikke blive bogført, men kun figurere som en åben post på leverandøren. Denne åbne faktura kan nu betales/behandles også via AutoPay modulet men den bliver blot ikke bogført.

Vær dog opmærksom på at en sådan post kan figurere med en saldo på en rapport men uden den reelt er bogført. Dette kan give årsag til forvirring, så vurder om det er en brugbar løsning.

Eksempel på leverandør faktura i “Aktiver migreringstilstand”. Balancen er her 0,00:

  

Når fakturaen frigives ændres faktura status til “Lukket” og bogføringen lander på en batch “MIGRATED” med nul saldo.

Vær dog opmærksom på at summen af dine kunde, og leverandør poster i migreringstilstand SKAL korrespondere med saldi for åbne kunde- og leverandører i åbningsbalancen.

Vi håber denne lille guide giver et overblik over de anbefalinger vi har vedr. åbningsbalance import og hvilke muligheder Visma.net byder på.

Kontakt os gerne skulle du have brug for yderligere vejledning.

Visma.net Teamet